CONTRATTO TIPO Conferenze scientifiche di alto livello

CONTRATTO TIPO
Conferenze scientifiche di alto livello
CONTRATTO N. _________
La Comunità europea (in seguito denominata «la Comunità») rappresentata dalla
Commissione delle Comunità europee (in seguito denominata «la Commissione»),
rappresentata ai fini della firma del presente contratto dal/dalla [Sig. (da completare)]
[Sig.ra (da completare)], direttore generale della [nome della DG] o da un suo
rappresentante autorizzato,
da una parte,
e
- [Nome del contraente] ([sigla]), con sede in [nome dello Stato e indirizzo
completo],in persona del/dei legale(i) rappresentante(i) in virtù di statuto/procura,
[Sig./Sig.ra (da completare)], [funzione],
dall'altra,
HANNO CONVENUTO un progetto di conferenza (in seguito «il progetto»)
denominato « [nome del progetto] » nell’ambito del programma specifico intitolato
“Accrescere il potenziale umano di ricerca e la base di conoscenze socioeconomiche”
(«programma specifico ») in base alle disposizioni che seguono.
2
Articolo 1 - Oggetto
Il contraente1 si impegna a svolgere le attività indicate nell’allegato I del presente
contratto (“il progetto”), che comprendono l’organizzazione di [numero]
manifestazioni in forma di [EuroConferences] [Euro Summer Schools]
[EuroLabCourses] [EuroWorkshops] [Large Conferences] [PhD EuroConferences]
[Eurotron Conferences], alle condizioni previste dal presente contratto.
Salvo il caso di forza maggiore, il contraente farà tutto il necessario per realizzare i
risultati previsti dal progetto.
In caso di forza maggiore il contraente informa tempestivamente ed esaurientemente la
Commissione, per lettera raccomandata, in merito alle ripercussioni sulla buona
esecuzione del progetto derivanti da tale caso di forza maggiore. Le parti contraenti
concordano le misure da adottare.
Articolo 2 - Durata
1.
La durata del progetto è di [numero] mesi a decorrere dal [primo giorno del
mese successivo alla data dell'ultima firma delle parti contraenti] [data].
2.
Il presente contratto entra in vigore alla data in cui è stato sottoscritto da tutte le
parti contraenti.
Il presente contratto cessa di avere effetto alla data di versamento del pagamento
finale del contributo finanziario della Comunità. Tuttavia,
- gli articoli 5, 6 e 8 del presente contratto,
- l’articolo 3, paragrafi 4 e 5; l’articolo 6; gli articoli da 9 a 11; gli articoli 14 e
15 dell’allegato II del presente contratto,
si applicano anche dopo tale data nei limiti eventualmente stabiliti dagli stessi
articoli.
Articolo 3 - Costi stimati e contributo finanziario massimo della Comunità
1.
Il totale stimato dei costi ammissibili per il progetto ammonta a [importo in cifre]
EUR ([importo in lettere] euro).
2.
La Comunità finanzia i costi ammissibili del progetto, come indicato
nell’allegato I del presente contratto e nella tabella relativa alle informazioni
finanziarie sul contributo CE richiesto, fino alla concorrenza di [importo in cifre]
EUR ([importo in lettere] euro).
1
Le parole in corsivo sono intese nell’accezione definita nell’articolo 1 dell’allegato II del presente
contratto.
3
3.
Il contributo finanziario della Comunità al progetto è versato secondo le modalità
definite dall’articolo 3 dell’allegato II del presente contratto sul seguente conto
bancario del contraente:
[dati bancari del contraente].
L'importo dell'acconto iniziale per il progetto è [importo in cifre, 80%/N del
contributo finanziario della Comunità, ove N= numero di manifestazioni] EUR
([importo in lettere] euro).
Articolo 4 - Elementi da fornire del progetto da presentare alla Commissione
1.
Il contraente è tenuto a presentare una copia delle relazioni, delle note spese e
della dichiarazione delle quote di iscrizione, prescritte dal presente contratto,
nonché due copie delle eventuali pubblicazioni previste nell’allegato I dello
stesso, secondo le modalità definite dall’articolo 4 dell’allegato II del presente
contratto. Le relazioni devono essere redatte in [lingua].
L'allegato I stabilisce il numero di copie e la lingua in cui devono essere redatti
gli altri elementi da fornire del progetto.
2.
Se la fine dei lavori è anteriore alla fine della durata del progetto, la relazione
finale e l’eventuale nota spese corrispondente si riferiscono al periodo che va
fino a tale data.
Gli altri elementi da fornire del progetto si riferiscono ai periodi indicati
nell'allegato I del presente contratto.
Articolo 5 - Legge applicabile e foro competente
1.
Il presente contratto è regolato dalla legge belga.
2.
Il Tribunale di primo grado delle Comunità europee e, in caso di impugnazione,
la Corte di giustizia delle Comunità europee, sono i soli competenti a conoscere
delle controversie tra la Comunità, da una parte, e i contraenti, dall'altra, relative
alla validità, all’applicazione e all’interpretazione del presente contratto.
Articolo 6 - Condizioni speciali
Non si applicano condizioni speciali.
4
Articolo 7 – Modificazioni
Il presente contratto ed i relativi allegati possono essere modificati unicamente
mediante patto scritto tra i rappresentanti autorizzati delle parti contraenti. Gli
accordi verbali a ciò diretti non vincolano le parti contraenti.
Le richieste di modificazioni devono pervenire alla Commissione almeno due mesi
prima della fine della durata del progetto.
Articolo 8 - Disposizioni finali
1.
I seguenti allegati costituiscono parte integrante del presente contratto:
Allegato I - Descrizione dei lavori
Allegato II - Condizioni generali
2.
In caso di conflitto tra le norme dell’allegato I e qualsiasi altra disposizione del
presente contratto, prevale quest’ultima.
Articolo 9 - Sottoscrizione e lingua del contratto
Il contratto è firmato dalle parti contraenti in [numero (minimo due)] esemplari in
[lingua] e solo la versione in questa lingua fa fede.
Fatto a Bruxelles,
Per [nome e sigla del contraente]:
Nome: (per esteso)
Funzione:
Firma:
(timbro dell’organismo)
Per la Commissione:
Nome: (per esteso)
Funzione:
Firma:
Data:
5
ALLEGATO II - CONDIZIONI GENERALI
PARTE A:
ESECUZIONE DEL PROGETTO
Articolo 1 - Definizioni
Articolo 2 - Gestione del progetto e ruolo del coordinatore e dell’organizzatore
locale.
Articolo 3 - Contributo finanziario della Comunità
Articolo 4 - Presentazione degli elementi da fornire del progetto
Articolo 5 - Subcontratti
Articolo 6 - Responsabilità
Articolo 7 - Risoluzione del contratto
PARTE B :
DISPOSIZIONI IN MATERIA DI PROPRIETÀ
INDUSTRIALE, PUBBLICITÀ E RISERVATEZZA
INTELLETTUALE
ED
Articolo 8 - Proprietà delle conoscenze
Articolo 9 - Divulgazione delle conoscenze
Articolo 10 - Pubblicità
Articolo 11 - Riservatezza
PARTE C : RIMBORSO DEI COSTI
Articolo 12 - Costi ammissibili principi generali
Articolo 13 - Costi diretti
Articolo 14 - Giustificazione dei costi
PARTE D :
CONTROLLI
Articolo 15 - Controlli contabili
Articolo 16 - Controllo tecnico del progetto
PARTE E:
MODELLO DI NOTA SPESE
6
PARTE A: ESECUZIONE DEL PROGETTO
Articolo 1 - Definizioni
1.
Per «decisione» si intende la decisione 1999/65/CE del Consiglio, del 22
dicembre 1998, relativa alle norme per la partecipazione delle imprese, dei centri
di ricerca e delle università e per la divulgazione dei risultati della ricerca ai fini
dell’attuazione del Quinto programma quadro della Comunità europea (19982002)2;
2.
Per «regolamento» si intende il regolamento (CE) n. 996/1999 della
Commissione, dell'11 maggio 1999, recante le modalità di applicazione della
decisione 1999/65/CE del Consiglio relativa alle norme per la partecipazione
delle imprese, dei centri di ricerca e delle università e per la divulgazione dei
risultati della ricerca ai fini dell'attuazione del quinto programma quadro della
Comunità europea (1998-2002)3.
3.
Per «parti contraenti» si intendono la Comunità e i contraenti.
4.
Per «contraente» si intende un soggetto giuridico o un’organizzazione
internazionale, nonché il Centro comune di ricerca (CCR), che abbia concluso il
presente contratto con la Comunità.
5.
Per «subcontratto» si intende un contratto di prestazione di servizi o di fornitura
o di consegna di beni concluso tra un contraente ed uno o più subcontraenti per
le necessità specifiche del progetto.
6.
Per «subcontraente» si intende un soggetto giuridico o un’organizzazione
internazionale, nonché il CCR, che abbia concluso un subcontratto.
7.
Tipi di conferenze scientifiche di alto livello.
•
Per “EuroConference” si intende una conferenza di alto livello, focalizzata
su temi relativi alla ricerca di punta, che costituisca un’occasione di
incontro fra giovani ricercatori e ricercatori affermati. Ogni manifestazione
prevista in un progetto di EuroConference può durare, in generale, fino a
cinque giorni. Il numero di partecipanti che prendono parte ad ogni
manifestazione non deve, di norma, essere superiore a 100.
•
Per “Euro Summer School” si intende un corso avanzato di formazione
destinato a giovani ricercatori, tenuto da scienziati di fama internazionale. I
corsi riguardano specifici temi scientifici e seguono un preciso programma
di studio. Un corso Euro Summer School ha di norma durata non superiore
alle due settimane, accoglie fino ad 80 partecipanti ed è di preferenza
organizzato in una struttura dedicata. Il luogo in cui si svolgono i corsi
deve disporre delle strutture logistiche necessarie per promuovere i contatti
2
GU L 26 dell’1.2.1999, pag. 46.
3
GU L 122 del 12.5.1999, pag. 9.
7
e il confronto scientifico tra i partecipanti, in particolare tra i giovani
ricercatori e tra questi e i relatori. La Euro Summer School può essere
organizzata in qualunque periodo dell’anno.
•
Per “EuroLabCourse” si intende un corso avanzato di formazione,
riguardante soprattutto tecniche ed esperienze pratiche e di laboratorio,
organizzato presso università, istituti di ricerca, centri scientifici o
laboratori industriali. Ai corsi partecipano ricercatori che intendono seguire
una formazione relativa alle tecniche scientifiche o a speciali metodi di
ricerca. I relatori possono essere collaboratori del centro che ospita il corso
ma anche ricercatori o esperti esterni, per esempio provenienti
dall’industria. Un EuroLabCourse dura in media fino a due settimane ed
accoglie di norma fino a 30 partecipanti, compresi i relatori.
•
Per “EuroWorkshop” si intendono brevi incontri, la cui durata non è di
norma superiore alle due settimane e cui partecipano in genere non oltre 30
persone attive in settori scientifici particolarmente dinamici, finalizzati
all’analisi dei più recenti risultati della ricerca ed alla discussione e
pianificazione degli sviluppi futuri. La maggioranza dei ricercatori
partecipanti deve aver pubblicato di recente articoli di particolare rilievo
nella materia considerata.
La divulgazione dei risultati è un elemento fondamentale per questo tipo di
manifestazione, al fine di consentire all’intera comunità scientifica di
beneficiare delle riflessioni e delle posizioni all’avanguardia messe a punto
durante l’incontro.
•
Per “Large Conference” si intende la possibilità di offrire sostegno
finanziario a giovani ricercatori che intendono prendere parte a
manifestazioni che prevedono oltre 100 partecipanti.
Per promuovere l’aspetto formativo, i giovani ricercatori devono svolgere
un ruolo attivo durante la manifestazione, presentando i propri risultati
scientifici.
•
Per “PhD EuroConference” si intende una manifestazione che presenta
tutte le caratteristiche di una EuroConference, ma che è organizzata da e
destinata esclusivamente a giovani ricercatori: coordinatori, organizzatori
locali, comitato scientifico e tutti i relatori devono essere giovani
ricercatori.
La “PhD EuroConference” ha fra l’altro l’obiettivo di dare modo ai
giovani ricercatori di acquisire esperienza nell’organizzazione e nella
gestione di conferenze scientifiche e di discutere e sviluppare idee
radicalmente nuove in un ambiente internazionale, senza preclusioni
scientifiche di sorta. Il comitato scientifico di una PhD EuroConference,
come definito al paragrafo 12 del presente articolo, non deve
necessariamente essere composto da ricercatori di fama internazionale.
•
Per “Eurotron Conference” si intende una conferenza che presenta tutte le
caratteristiche di una EuroConference, ma che si svolge in teleconferenza :
i partecipanti rimangono presso la propria sede e si incontrano nello spazio
virtuale mediante interconnessione tra i loro computer.
8
8.
Per «progetto di conferenza» si intende il complesso dei lavori indicati
nell’allegato I del presente contratto (in seguito “progetto”).
9.
Per “manifestazione” si intende il reale svolgimento di uno degli incontri di cui
al paragrafo 7 del presente articolo. Il numero di manifestazioni e le condizioni
che ne regolano lo svolgimento sono indicati nell’allegato I.
10. Per «coordinatore» di un progetto si intende il ricercatore responsabile di tutti
gli aspetti scientifici della conferenza, che funge da organizzatore principale
della stessa. Tale ricercatore, o ricercatrice, è l’unico referente nei confronti
della Commissione, sia per tutta la corrispondenza relativa alla proposta, sia per
il contratto, in caso di esito positivo della selezione.
11. Per “organizzatore locale” si intende colui che rappresenta il coordinatore nel
luogo della manifestazione o che ha il compito di facilitare l’organizzazione di
una serie di manifestazioni in luoghi diversi. La nomina di un organizzatore
locale non è obbligatoria ed il contraente può decidere di svolgere tale compito
personalmente.
12. Per “comitato scientifico” si intende l’organismo consultivo cui fanno capo il
contraente e/o il coordinatore, per tutte le questioni scientifiche del progetto.
Tale comitato deve essere costituito da ricercatori di fama internazionale nelle
materie sui cui verte la conferenza.
13. Per “ospiti o relatori invitati” si intendono esperti di fama internazionale nelle
materie trattate, invitati a tenere una conferenza o un discorso introduttivo
nell'ambito di una manifestazione. La portata e la qualità scientifica di tali
interventi devono essere notevolmente superiori alla media.
14. Per “giovani ricercatori” si intendono ricercatori di età inferiore ai 35 anni alla
data di inizio di una particolare manifestazione. In deroga a tale regola generale,
per i giovani ricercatori che fungono da ospiti o relatori invitati può essere
utilizzata come data di riferimento quella del termine ultimo di ricevimento delle
proposte da parte della Commissione. Condizioni particolari si applicano per i
periodi di servizio di leva obbligatorio (per il periodo realmente passato sotto le
armi o svolgendo servizio civile) o per quelli spesi ad accudire un figlio a carico
(massimo due anni per figlio e solo per il periodo in cui è stata sospesa l’attività
lavorativa).
15. Per “altri ricercatori partecipanti” si intendono i ricercatori diversi dal
coordinatore e dall'organizzatore locale, che non fanno parte del comitato
scientifico e che non rientrano né fra gli ospiti o relatori invitati né fra i giovani
ricercatori.
16. Per «data di inizio del progetto» si intende la data prevista dall’articolo 2,
paragrafo 1 del presente contratto.
17. Per «durata del progetto» si intende il periodo di esecuzione del progetto
previsto dall’articolo 2, paragrafo 1 del presente contratto.
9
18. Per «scadenza del contratto» si intende la data prevista dall’articolo 2, paragrafo
2, secondo comma del presente contratto.
19. Per «elementi da fornire del progetto» si intendono le relazioni e le note spese
menzionate all’articolo 4 del presente contratto e all’articolo 4 del presente
allegato, nonché qualsiasi altro elemento designato come tale dall’allegato I del
presente contratto.
20. Per «Stato associato» si intende uno Stato parte di un accordo internazionale
concluso con la Comunità in particolare sulla base dell’articolo 170 del trattato
che istituisce la Comunità europea, in virtù del quale esso contribuisce al
finanziamento del programma quadro.
21. Per «paese terzo» si intende un paese che non è né uno Stato membro, né uno
Stato associato.
22. Per «cambiamento di controllo» si intende qualsiasi cambiamento relativo al
controllo esercitato su un contraente, secondo l'articolo 5, paragrafo 1, terzo
comma del regolamento. Il controllo può risultare, in particolare da una delle
circostanze seguenti:
-
detenzione diretta o indiretta della maggioranza del capitale sociale del
contraente o della maggioranza dei diritti di voto degli azionisti o dei soci
dello stesso,
oppure
-
detenzione, diretta o indiretta, di fatto o di diritto, del potere di decisione in
seno al contraente.
23. Per «forza maggiore», si intende qualsiasi evento imprevedibile e
insormontabile che incida sull'esecuzione del progetto da parte del contraente.
24. Gli «interessi della Comunità» vengono valutati tenendo conto in particolare:
–
dell’obiettivo di rafforzare la competitività internazionale dell’industria
comunitaria,
–
dell’obiettivo di favorire in maniera adeguata il mantenimento e la creazione
di posti di lavoro nella Comunità,
–
dell’obiettivo di promuovere uno sviluppo sostenibile e di migliorare la
qualità della vita nella Comunità,
–
delle esigenze connesse ad altre politiche comunitarie a sostegno delle quali
sono condotte le azioni indirette di RSTI,
–
dell’esistenza di accordi di cooperazione scientifica e tecnica tra la Comunità
e Stati terzi od organizzazioni internazionali.
25. Per «conoscenze» si intendono i risultati, comprese le informazioni, di qualsiasi
progetto intrapreso in base alla decisione n. 182/1999/CE del Parlamento
10
europeo e del Consiglio, del 22 dicembre 1998, relativa al Quinto programma
quadro delle azioni comunitarie di ricerca, di sviluppo tecnologico e di
dimostrazione (1998-2002)4 (in seguito denominato «Quinto programma
quadro»), nonché i diritti d’autore o i diritti relativi ai risultati, in virtù di
domanda o di rilascio di brevetto per invenzione, modelli di utilità o ornamentali
o nuove varietà vegetali, di certificati complementari o di altre forme di tutela
analoghe.
26. Per «conoscenze tecniche (know-how) preesistenti» si intendono le informazioni,
diverse dalle conoscenze, detenute dai contraenti prima della conclusione del
contratto o acquisite parallelamente al contratto e necessarie per l'attuazione del
progetto, nonché il diritto d’autore o i diritti relativi a dette informazioni, in virtù
di domanda o di rilascio di brevetto per invenzioni, modelli di utilità o
ornamentali o nuove varietà vegetali, di certificati complementari o di altre
forme di tutela analoghe.
27. Per «valorizzazione» si intende l’utilizzazione diretta o indiretta delle
conoscenze nell'ambito di attività di ricerca o a fini di sfruttamento.
28. Per «sfruttamento» si intende l'utilizzazione diretta o indiretta delle conoscenze
per la creazione e la commercializzazione di un prodotto o di un processo o per
la creazione e la prestazione di un servizio.
29. Per «divulgazione» si intende la diffusione delle conoscenze con ogni mezzo
idoneo, diverso dalla pubblicazione, nel rispetto delle formalità relative alla
tutela delle conoscenze, al fine di promuovere il progresso scientifico e tecnico.
30. Per «legittimo interesse» si intende qualsiasi interesse, specie di natura
commerciale, di un contraente, che possa essere invocato nei casi previsti dal
presente allegato a condizione che il contraente stesso dimostri che la lesione di
tale interesse può arrecare, date le circostanze, un pregiudizio preciso e
sproporzionato, considerato lo scopo della disposizione a fronte della quale è
invocato.
31. Per “costi ammissibili” si intendono i costi indicati dall’articolo 13 del presente
allegato, nel rispetto delle condizioni fissate nell’articolo 12 dello stesso.
Articolo 2 - Gestione del progetto e ruolo del contraente
1.
Il contraente:
a) stabilisce concordemente le disposizioni necessarie per la corretta
esecuzione dei lavori assegnati dall’allegato I del presente contratto,
designando a tal fine un coordinatore e, se del caso, un organizzatore locale,
secondo la definizione dell’articolo 1, punti 10 e 11, del presente allegato; il
coordinatore ha il compito di dirigere i lavori e di assicurare che i compiti
assegnati siano portati a termine correttamente;
4
GU L 26 dell’1.2.1999, pag. 1.
11
b) comunica alla Commissione qualsiasi fatto venuto a sua conoscenza, che
possa incidere in maniera sostanziale sul progetto, compresi i cambiamenti
delle persone menzionate alla lettera a) del presente paragrafo, i
cambiamenti di controllo e qualsiasi altra circostanza che possa incidere
sulle norme di partecipazione previste dagli articoli da 3 a 12 della
decisione;
c) conserva, se del caso, gli originali debitamente sottoscritti dei subcontratti;
d) fornisce alla Commissione le bozze dei programmi di qualsiasi
manifestazione, almeno tre mesi prima che queste abbiano luogo; nei
programmi devono essere indicati i nomi degli ospiti o relatori invitati, di
cui all’articolo 1, paragrafo 13, del presente allegato.
e) fa in modo che ad ogni manifestazione non più di un terzo dei partecipanti
abbia la stessa nazionalità;
f) trasmette alla Commissione le relazioni previste dall’articolo 4 del presente
contratto e dall’articolo 4 del presente allegato, nonché le eventuali note
spese corrispondenti; egli procede allo stesso modo per qualsiasi altro
elemento da fornire del progetto, salvo altrimenti disposto dall'allegato I;
g) partecipa alle riunioni di controllo, di accompagnamento e di valutazione del
progetto, di suo interesse;
h) fornisce tutte le informazioni specifiche richieste dalla Commissione ai fini
di una corretta gestione del presente contratto;
i) informa la Commissione degli spostamenti delle spese preventive indicate
nelle tabelle F1 ed F2, effettuati tra diverse manifestazioni e varie categorie
di costo, nel rispetto delle condizioni stabilite dall'articolo 12, paragrafo 5,
del presente allegato.
2.
La Commissione può farsi assistere da esperti indipendenti nelle riunioni
previste al paragrafo 1, lettera g), del presente articolo.
Essa adotta le misure opportune per assicurare che tali esperti rispettino l'obbligo
di riservatezza in relazione ai dati che sono loro comunicati. Prima di tali
riunioni, essa comunica ai contraenti nominativi degli esperti di cui è previsto
l'intervento. Essa valuta le conseguenze di qualsiasi obiezione dei contraenti
fondata su legittimi interessi.
Articolo 3 1.
Contributo finanziario della Comunità
Il contributo finanziario della Comunità è versato secondo le seguenti modalità:
a) un acconto iniziale è versato entro 60 giorni dalla data in cui è stata apposta
l’ultima firma delle parti contraenti; tale acconto è pari all’80% del
contributo totale CE diviso per il numero di manifestazioni (N), cioè pari a
1/N x 80% del contributo totale CE;
12
b) se il progetto prevede una sola manifestazione, non è previsto nessun
ulteriore versamento fino al pagamento finale; se il progetto prevede più
manifestazioni, pagamenti intermedi, ciascuno di importo non superiore
all’80% del contributo totale CE diviso per il numero di manifestazioni (cioè
fino a 1/N x 80% del contributo totale CE), vengono effettuati entro 60
giorni dalla data in cui la Commissione ha approvato, o si considera che
abbia approvato, secondo l'articolo 4, paragrafo 3, del presente allegato, la
relazione relativa alla manifestazione e la nota spese corrispondente;
la somma dell'acconto iniziale e dei versamenti periodici non può superare
l'importo massimo del contributo finanziario previsto all’articolo 3,
paragrafo 3, del presente contratto, dedotta una trattenuta di garanzia; la
trattenuta è pari al 20% dell'importo massimo di tale contributo;
c) il versamento del saldo è effettuato entro 60 giorni a decorrere dalla data in
cui la Commissione ha approvato, o si considera che abbia approvato
secondo l'articolo 4, paragrafo 3, del presente allegato, la relazione finale,
l’eventuale nota spese finale e gli altri elementi da fornire del progetto.
I versamenti previsti al primo comma, lettere da a) a c), del presente paragrafo si
considerano effettuati nella data dell'addebito sul conto bancario della
Commissione.
La Commissione può sospendere in qualsiasi momento il decorso del termine di
60 giorni menzionato al primo comma, lettere b) e c), del presente paragrafo,
comunicando ai contraenti interessati che ritiene necessario procedere a verifiche
supplementari. Il termine riprende a decorrere una volta concluse le verifiche
supplementari.
Decorso il termine stabilito e salvo il disposto del terzo comma del presente
paragrafo, il contraente può chiedere entro due mesi dalla ricezione del
pagamento tardivo, che siano loro corrisposti interessi di mora al tasso applicato
dalla Banca centrale europea alle proprie operazioni principali di rifinanziamento
nel primo giorno del mese in cui è scaduto il termine, maggiorato di un punto e
mezzo. Gli interessi decorrono dal giorno successivo alla scadenza del termine
per il versamento fino alla data del versamento effettivo.
2.
Se sul contraente grava il sospetto di frode o di grave irregolarità finanziaria, la
Commissione può sospendere i versamenti. Il contraente resta soggetto ai suoi
obblighi contrattuali.
3.
Fatto salvo l'articolo 15 del presente allegato, tutti i versamenti sono equiparati
ad acconti fino all’approvazione dell’ultimo elemento da fornire del progetto.
4.
Se il contributo finanziario totale dovuto dalla Comunità, tenuto conto di
eventuali rettifiche, incluse quelle conseguenti a seguito di controllo contabile a
norma dell'articolo 15 del presente allegato, è inferiore alla somma dei
versamenti di cui al paragrafo 1, primo comma, del presente articolo, il
contraente interessato rimborsa la differenza in euro, su domanda della
13
Commissione inviata a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento ed
entro il termine ivi indicato.
Se un contraente non provvede al rimborso entro il termine fissato dalla
Commissione, gli importi dovuti sono maggiorati di interessi di mora al tasso
applicato dalla Banca centrale europea alle proprie operazioni principali di
rifinanziamento il primo giorno del mese in cui scade il termine fissato dalla
Commissione, maggiorato di un punto e mezzo, salvo che non siano già dovuti
interessi in virtù di un'altra norma del presente contratto. Gli interessi decorrono
dal giorno successivo alla scadenza del termine fino alla data di ricevimento dei
fondi da rimborsare.
Le spese bancarie derivanti dal rimborso delle somme dovute alla Comunità sono
interamente a carico del contraente.
L'ordine di riscossione concernente i versamenti effettuati dalla Commissione e
comunicato al contraente tenuto a restituire un importo costituisce titolo
esecutivo a norma dell’articolo 256 del trattato che istituisce la Comunità
europea.
La Commissione può decidere di procedere al rimborso delle somme dovute alla
Comunità mediante compensazione con somme dovute a qualsiasi titolo al
contraente.
5.
Dopo la scadenza del contratto o in seguito alla sua risoluzione, la Commissione
può ingiungere o ingiunge, secondo il caso, al contraente, qualora siano
constatate frodi o gravi irregolarità finanziarie in sede di controllo contabile,
come disposto dall’articolo 15 del presente allegato, il rimborso dell'intero
contributo finanziario comunitario che gli è stato versato. Su tale importo sono
dovuti interessi al tasso, maggiorato di due punti, applicato dalla Banca centrale
europea alle proprie operazioni principali di rifinanziamento il primo giorno del
mese in cui il contraente ha ricevuto i fondi. Gli interessi decorrono dalla data di
ricevimento dei fondi fino alla data di rimborso degli stessi.
Articolo 4 1.
Presentazione degli elementi da fornire del progetto
Per quanto riguarda le relazioni,
a) sono sottoposte all'approvazione della Commissione le seguenti relazioni:
(i)
relazioni relative alle manifestazioni, in cui sono contenute
informazioni relative ad ogni manifestazione realizzata,
(ii)
eventuali pubblicazioni, come indicato nell’allegato I del presente
contratto,
(iii)
una relazione finale che riguardi tutti i lavori, gli obiettivi, i
risultati e le conclusioni e contenga un riassunto di tutti questi
elementi;
14
b) la configurazione delle relazioni deve essere conforme alle regole
comunicate dalla Commissione; la qualità delle relazioni destinate alla
pubblicazione deve consentirne una riproduzione diretta.
2.
Per quanto riguarda le note spese e le dichiarazioni sulle quote di iscrizione,
a) sono sottoposte all'approvazione della Commissione i seguenti documenti:
i)
note spese relative alle manifestazioni, da allegare alla relazione
relativa ad ognuna delle manifestazioni di cui al paragrafo 1, lettera a),
punto i) del presente articolo,
ii)
le copie del formulario che figura nella parte E-3 del presente allegato,
inserite in ogni relazione relativa ad una determinata manifestazione e
firmate in originale dai ricercatori le cui quote di iscrizione sono poste
a carico della Comunità,
iii)
una nota spese finale, se del caso, da allegare alla relazione finale di
cui al paragrafo 1, lettera a), punto iii) del presente articolo;
l’eventuale nota spese finale si riferisce al periodo indicato nel
paragrafo 3, secondo comma, del presente articolo;
b) le note spese sono espresse in euro e nella divisa utilizzata nella contabilità
del contraente; i tassi di conversione e di cambio dell’euro ai fini della
compilazione delle note spese e dei relativi versamenti sono quelli pubblicati
dalla Commissione per l’esecuzione del bilancio e in vigore il primo giorno
lavorativo del mese successivo alla fine del periodo cui si riferisce la nota
spese considerata; non si tiene conto dei profitti o delle perdite sul cambio
intervenuti tra la compilazione della nota spese e il ricevimento del
versamento corrispondente;
c) la configurazione delle relazioni deve essere conforme alle regole
comunicate dalla Commissione.
3.
Ogni relazione relativa ad una determinata manifestazione, le note spese
corrispondenti e le dichiarazioni sulle quote di iscrizione, nonché ogni
pubblicazione prevista nell'allegato I, sono presentate dal contraente entro tre
mesi dalla fine della manifestazione stessa.
La relazione finale e l’eventuale nota spese finale relative al periodo successivo
all’ultima manifestazione (in seguito denominato “periodo finale”) sono
presentate alla Commissione entro tre mesi dalla fine del progetto.
Gli elementi da fornire del progetto si intendono approvati se la Commissione
non formula osservazioni entro due mesi dal ricevimento degli stessi.
4.
In caso di omessa presentazione, entro i termini previsti dal paragrafo 3 del
presente articolo o dall'allegato I, a seconda del caso, di una nota spese o di una
relazione relativa ad una manifestazione o di un altro elemento da fornire del
15
progetto, la Commissione si riserva il diritto di trattenere una parte e, in casi
eccezionali, il totale del versamento del contributo finanziario della Comunità
fino allo scadere del periodo cui si riferisce la nota spese successiva,
La Commissione può decidere di non procedere al versamento corrispondente ai
costi sostenuti durante l'ultimo periodo, in caso di omessa presentazione entro i
termini previsti dal paragrafo 3 del presente articolo:
-
delle eventuali note spese relative all'ultimo periodo,
-
della relazione(i) finale(i) e delle eventuali pubblicazioni previste
nell’allegato I al presente contratto, nonché degli altri elementi da fornire del
progetto,
purché ne dia preavviso scritto di un mese comunicando di non aver ricevuto
detto documento.
5.
Nel caso di progetti che prevedono un’unica manifestazione, non sono richieste
né la relazione relativa alla manifestazione né la relativa nota spese, se la
relazione finale e la relativa nota spese finale sono presentate dal contraente
entro tre mesi dalla fine della manifestazione stessa.
Articolo 5 - Subcontratti
1.
Il contraente può concludere subcontratti, se ciò è necessario al fine di eseguire i
lavori che gli sono affidati.
A meno che l'allegato I del presente contratto non contenga dati sufficientemente
dettagliati, è necessaria l’autorizzazione scritta preliminare della Commissione:
a) quando la somma del valore dei subcontratti del contraente è superiore al
20% dei suoi costi ammissibili stimati.
b) quando il subcontraente è stabilito in un paese terzo.
L’autorizzazione della Commissione si intende accordata in mancanza di
osservazioni entro due mesi dalla data di ricevimento della domanda inoltrata dal
contraente.
2.
Il contraente provvede ad includere nei subcontratti l’obbligazione per i
subcontraenti:
- di presentare le fatture recanti un riferimento al progetto e contenenti
informazioni dettagliate sulla prestazione o sulla fornitura interessata,
- di sottoporsi ai controlli previsti dagli articoli 15 e 16 del presente allegato.
Articolo 6 -
Responsabilità
16
1.
Le responsabilità reciproche delle parti contraenti per danni, perdite o pregiudizi
di qualsiasi natura subiti nell’esecuzione del presente contratto sono regolate
dalla legge designata all’articolo 5, paragrafo 1 del presente contratto.
2.
Il contraente adotta le misure necessarie e ragionevoli al fine di garantire
l’esecuzione dei lavori. Le misure da prendere in caso di forza maggiore sono
concordate tra le parti contraenti.
Le parti contraenti convengono espressamente che qualsiasi difetto di prodotti o
servizi utilizzati ai fini dell'esecuzione del presente contratto e che incida sulla
medesima, ivi comprese le anomalie del funzionamento o del rendimento di detti
prodotti e servizi dovute o connesse al passaggio all'anno 2000, non
costituiscono casi di forza maggiore.
3.
La Comunità non è responsabile di atti o omissioni imputabili al contraente
nell'esecuzione del presente contratto. Essa non risponde di alcun difetto dei
prodotti o servizi eventualmente ideati sulla base delle conoscenze generate dal
progetto, e in particolare di anomalie di funzionamento o di rendimento di tali
prodotti o servizi dovute o connesse al passaggio all'anno 2000.
4.
Il contraente manleva integralmente la Comunità e si impegna a tenerla indenne
da qualunque azione, reclamo o procedimento di terzi nei suoi confronti a seguito
di danni causati da atti o omissioni imputabili al contraente nell'esecuzione del
presente contratto ovvero dai prodotti o servizi eventualmente ideati sulla base
delle conoscenze generate dal progetto, nella misura in cui il contraente ha
concorso alla perdita o al danno di cui trattasi o ne è considerato responsabile.
In caso di azione di terzi contro la Comunità in relazione all’esecuzione del
presente contratto, il contraente, che potrebbe essere chiamato a risponderne, è
tenuto ad assistere la Comunità.
5.
In caso di azione di terzi contro il contraente in relazione all’esecuzione del
presente contratto, la Commissione, salvo il disposto del paragrafo 1 del presente
articolo, può prestare assistenza al contraente che ne faccia richiesta scritta. I
costi sostenuti dalla Commissione a tal fine sono a carico del contraente.
Articolo 7 - Risoluzione del contratto
1. La Commissione può risolvere il contratto,
a)
per motivi tecnici o economici rilevanti che incidano sul progetto in maniera
sostanziale (compresa l'ipotesi in cui sia impossibile riprendere l'esecuzione
del contratto in seguito alla sua sospensione per cause di forza maggiore);
b)
a causa di una notevole riduzione del potenziale di valorizzazione dei
risultati del progetto.
17
La Commissione fissa nella sua lettera raccomandata con ricevuta di ritorno il
termine di preavviso, che non può essere superiore a un mese dalla data di
ricevimento della lettera stessa.
2. La Commissione non può opporsi alla risoluzione del contratto richiesta per
iscritto dal contraente per i motivi indicati al paragrafo 1 del presente articolo.
La risoluzione del contratto ha effetto:
-
alla data della lettera di accettazione della Commissione, inviata per lettera
raccomandata con ricevuta di ritorno,
-
entro un mese dal ricevimento della comunicazione dell’interessato senza
che la Commissione abbia formulato osservazioni scritte.
3. La Commissione può risolvere immediatamente il presente contratto a decorrere
dalla data di ricevimento della lettera raccomandata con ricevuta di ritorno:
a) quando il contraente non ha completamente adempiuto alle proprie
obbligazioni, dopo che è stato diffidato per iscritto dalla Commissione ad
adempiervi entro il termine massimo di un mese,
b) quando un cambiamento di controllo inerente il contraente possa incidere in
maniera sostanziale sul progetto o sugli interessi della Comunità,
c) in caso di fallimento, di liquidazione, di cessazione dell'attività, di
amministrazione controllata o giudiziaria, di concordato preventivo, di
sospensione dell'attività del contraente o di altre procedure analoghe previste
da leggi e regolamenti nazionali ed aventi le stesse finalità,
d) in caso di grave irregolarità finanziaria.
4. La Commissione risolve immediatamente il presente contratto a decorrere dalla
data di ricevimento della lettera raccomandata con ricevuta di ritorno:
a)
quando vengono meno le condizioni di partecipazione al progetto di cui agli
articoli da 3 a 12 della decisione, a meno che non ritenga che il progetto sia
indispensabile per l'esecuzione del programma specifico;
b) quando un contraente si sia reso responsabile di dichiarazioni false a lui
imputabili o di deliberate omissioni al fine di ottenere il contributo
finanziario della Comunità o di fruire di altri vantaggi previsti dal contratto.
5. Il contraente prende le misure opportune per annullare o ridurre gli impegni
assunti non appena ricevuta la lettera della Commissione contenente la
comunicazione della risoluzione del contratto.
In caso di risoluzione del contratto a norma del paragrafo 1 o del paragrafo 2 del
presente articolo, il contributo finanziario della Comunità riguarda solo i costi
ammissibili che si riferiscono agli elementi da fornire del progetto accettati dalla
18
Commissione e i costi ammissibili successivamente dichiarati in buona fede
prima della data indicata al primo comma del presente paragrafo.
In caso di risoluzione del contratto
(a) a norma del paragrafo 2 e del paragrafo 3, lettera b) o d) del presente articolo,
la Commissione può esigere il rimborso totale o parziale del contributo
finanziario della Comunità, tenuto conto della natura e dei risultati dei lavori
intrapresi nonché della loro utilità per la Comunità nell'ambito del programma
specifico;
(b)a norma del paragrafo 3, lettera c) o del paragrafo 4, lettera a) del presente
articolo, sono rimborsabili solo i costi ammissibili che si riferiscono agli
elementi da fornire del progetto approvati dalla Commissione, dichiarati
anteriormente alla data del fatto che ha determinato la risoluzione del
contratto, nonché i costi ammissibili successivamente dichiarati in buona fede
prima della data indicata al primo comma del presente paragrafo;
(c) in caso di risoluzione del contratto a norma del paragrafo 3, lettera a) o e) o
del paragrafo 4, lettera b) del presente articolo, la Commissione può esigere il
rimborso totale o parziale del contributo finanziario della Comunità; su tale
importo sono dovuti interessi al tasso, maggiorato di due punti, applicato dalla
Banca centrale europea alle proprie operazioni principali di rifinanziamento il
primo giorno del mese in cui il contraente ha ricevuto i fondi; gli interessi
decorrono dalla data di ricevimento dei fondi fino alla data di rimborso degli
stessi.
6. Nonostante la risoluzione del contratto, le disposizioni seguenti si applicano
anche dopo tale data, nei limiti eventualmente ivi indicati:
- gli articoli 5, 6 e 8 del presente contratto,
- l’articolo 3, paragrafi 4 e 5; l’articolo 6; gli articoli da 9 a 11; gli articoli 14 e
15 del presente allegato,
Il contraente presenta gli elementi da fornire del progetto relativi ai lavori effettuati
prima della data di risoluzione del contratto.
PARTE B:
DISPOSIZIONI IN MATERIA DI PROPRIETÀ
INTELLETTUALE
ED
INDUSTRIALE,
PUBBLICITÀ E RISERVATEZZA
Articolo 8 - Proprietà delle conoscenze
Qualora ne venga richiesto, ogni contraente concede alla Commissione il diritto
irrevocabile, a titolo gratuito, di tradurre, riprodurre, utilizzare, pubblicare e
distribuire qualunque documento elaborato, su qualunque supporto, nell’ambito del
progetto.
19
Articolo 9 - Divulgazione delle conoscenze
La Commissione assicura che le conoscenze generate dal progetto, adatte alla
divulgazione, siano divulgate dal contraente con ogni mezzo idoneo. Se del caso, la
Commissione assicura essa stessa la divulgazione di tali conoscenze.
Il contraente concorda con la Commissione i termini per la divulgazione delle
conoscenze entro un periodo di tempo ragionevole, rispettando l’esigenza di
salvaguardare i diritti di proprietà intellettuale ed industriale e la riservatezza, nonché
tenendo conto dei vantaggi derivanti dalla pronta divulgazione e dei legittimi interessi
del contraente.
Articolo 10 - Pubblicità
1.
La Commissione può pubblicare, con qualsiasi mezzo adeguato e per tutto il
tempo necessario, informazioni generali riguardanti, tra l'altro, gli obiettivi, il
costo totale stimato, la durata e lo stato di avanzamento del progetto, il
contributo finanziario della Comunità e le conoscenze, così come descritte nella
relazione finale. Anche la denominazione legale del contraente e i nomi degli
organizzatori locali che eseguono i lavori sono pubblicati, salva la previa e
tempestiva opposizione degli interessati motivata da legittimi interessi
imprescindibili.
Se le iniziative di cui al primo comma del presente paragrafo presuppongono
l'accesso della Commissione o di suoi rappresentanti autorizzati ai locali del
contraente, quest’ultimo può rifiutare tale accesso in considerazione di legittimi
interessi.
2.
La comunicazione o pubblicazione, sotto qualsiasi forma e su qualunque
supporto (inclusa Internet), riguardante lo stato di avanzamento del progetto o le
conoscenze:
–
deve riportare la seguente dicitura “Con il sostegno della Commissione
europea, DG Ricerca, Programma potenziale umano, Conferenze scientifiche
di alto livello” ed il numero del contratto;
e
–
precisa, quando è effettuata dal contraente, che l'autore è il solo responsabile
della comunicazione o pubblicazione, che essa non rappresenta l'opinione
della Comunità e che la Comunità non è responsabile dell'uso che potrà
essere fatto dei dati contenuti nella comunicazione o pubblicazione.
Se il contributo CE è pari o superiore ad un terzo del costo totale della
manifestazione, in titolo della manifestazione dovrà, a seconda del tipo,
contenere una delle seguenti formule: EuroConference, Euro Summer School,
EuroLabCourse, EuroWorkshop, PhD EuroConference, Eurotron Conference.
Nessuna particolare formula va indicata nel caso di Large Conferences. Subito
20
dopo il titolo della manifestazione dovrà inoltre figurare la seguente menzione
“Con il sostegno della Commissione europea, DG Ricerca, Programma
potenziale umano, Conferenze scientifiche di alto livello” ed il numero del
contratto.
Se il contributo CE è invece inferiore ad un terzo del costo totale della
manifestazione, è sufficiente menzionare il sostegno della Commissione europea
inserendo subito dopo il titolo della manifestazione la seguente dicitura “Con il
sostegno della Commissione europea, DG Ricerca, Programma potenziale
umano, Conferenze scientifiche di alto livello” ed il numero del contratto.
L'eventuale utilizzazione dell'emblema europeo deve avvenire nel rispetto delle
regole applicate dalla Commissione, in particolare di quelle grafiche.
Articolo 11 - Riservatezza
1.
Salvi il disposto degli articoli 9 e 10 del presente allegato e gli altri obblighi
derivanti dal presente contratto, la Commissione ed il contraente salvaguardano
la natura riservata di dati, conoscenze, documenti e delle conoscenze tecniche
preesistenti comunicati in via riservata o la cui divulgazione potrebbe recare
pregiudizio ad uno di loro.
Tale obbligo cessa:
2.
–
quando il contenuto di tali dati, conoscenze, documenti e delle conoscenze
tecniche preesistenti diviene accessibile al pubblico in conseguenza di lavori
o iniziative legali estranee al presente contratto e che non si fondano su
attività rientranti nel medesimo,
–
in seguito alla comunicazione di tali dati, conoscenze, documenti e
conoscenze tecniche preesistenti senza vincoli di riservatezza o alla
successiva rinuncia alla riservatezza da parte di chi li ha comunicati.
Nei casi in cui il presente contratto prevede che siano comunicati dati o
conoscenze, ovvero le conoscenze tecniche preesistenti o i documenti di cui al
paragrafo 1 del presente articolo, la Commissione ed i contraenti principali si
assicurano preliminarmente che il ricevente ne salvaguardi la riservatezza e li
utilizzi unicamente per gli scopi per i quali sono stati comunicati.
PARTE C : RIMBORSO DEI COSTI
Articolo 12 - Costi ammissibili
1.
I costi ammissibili sono i costi definiti dall’articolo 13 del presente allegato. Essi
devono rispondere alle seguenti condizioni:
- essere necessari per il progetto,
- essere stati sostenuti in pendenza della durata del progetto,
21
- essere calcolati in base al criterio contabile del costo storico e alle regole
interne in vigore presso il contraente, sempreché queste siano ritenute
accettabili dalla Commissione,
- essere registrati nella contabilità entro la data di scadenza del contratto o nei
documenti fiscali,
e
- escludere qualsiasi margine di profitto.
Salvo il disposto del primo comma,
- i costi di elaborazione della relazione finale sono ammissibili sempreché siano
sostenuti dal contraente entro e non oltre tre mesi dalla fine della durata del
progetto.
2.
A titolo non tassativo, i costi non ammissibili sono i seguenti:
-
qualsiasi utile sul capitale impiegato;
gli accantonamenti per eventuali perdite o oneri futuri,
gli interessi debitori,
gli accantonamenti per crediti contestati,
le risorse messe a disposizione a titolo gratuito dal contraente,
il valore dei conferimenti in natura,
le spese inutili o avventate,
costi di commercializzazione, vendita e distribuzione di prodotti e servizi,
le imposte indirette, inclusa l'IVA,
le spese di rappresentanza, ad eccezione di quelle riconosciute dalla
Commissione come pienamente ed assolutamente necessarie per la corretta
esecuzione del contratto.
3.
Qualsiasi costo sostenuto dal contraente deve essere imputato ad una delle
categorie di costi ammissibili indicate all’articolo 13 del presente allegato.
4.
Costi ammissibili per ogni manifestazione
Il contributo comunitario riguarda:
A) fino al 100% dei costi legati alla partecipazione di giovani ricercatori,
cittadini di uno Stato membro o di uno stato associato, che svolgono la
propria attività in uno Stato membro o in uno stato associato al momento
della manifestazione (viaggio, soggiorno e quote d’iscrizione);
B) fino al 100% dei costi legati alla partecipazione di ricercatori, cittadini di uno
Stato membro o di uno stato associato, che svolgono la propria attività al di
fuori di uno Stato membro o di uno Stato associato al momento della
manifestazione (viaggio, soggiorno e quote d’iscrizione);
C) fino al 50% dei costi legati alla partecipazione di ospiti e oratori invitati e di
organizzatori scientifici, compresi i membri del comitato scientifico della
conferenza, a prescindere dalla loro nazionalità (viaggio e soggiorno);
D) la partecipazione alle spese legate all’organizzazione del progetto; tale
contributo è proporzionale alla quota di partecipanti alla manifestazione che
22
beneficiano del sostegno comunitario rispetto al numero totale di partecipanti:
se, ad esempio, al 40% dei partecipanti è stato accordato il contributo
comunitario potrà essere imputato alla Comunità il 40% dei costi della
categoria di cui alla lettera D.
A titolo di spese di soggiorno, nelle categorie A, B, e C sono considerate ammissibili
solo le spese relative a pasti e pernottamenti (in hotel di categoria non superiore alle
tre stelle).
A titolo di spese di viaggio, nelle categorie A, B, e C è considerato ammissibile e
verrà pertanto riconosciuto come tale solo il minore fra i seguenti importi, purché
debitamente giustificato:
a) l'importo minore fra: volo in classe economica, biglietto ferroviario di seconda
classe e biglietto dell'autobus dal posto di lavoro del ricercatore al luogo della
manifestazione;
oppure
b) le spese di viaggio effettivamente sostenute.
I costi legati all'impiego di auto propria saranno rimborsati sulla base della tariffa
ferroviaria più conveniente relativa al percorso compiuto nella spettante classe,
secondo il percorso più breve ed escluso qualsiasi supplemento.
Non sono ammissibili le spese di taxi, quelle per gli spostamenti locali nel luogo della
manifestazione, né qualsiasi altro costo non previsto dal presente articolo.
A titolo di quote di iscrizione, nelle categorie A, B, e C sono considerate ammissibili
solo le quote ufficialmente pubblicate, che non devono risultare maggiori di quelle
pagate dagli altri partecipanti né sproporzionate rispetto a quelle di analoghe
manifestazioni internazionali.
Se la quota di iscrizione comprende spese imputabili alla categoria D o alla voce
"spese di soggiorno" (nelle categorie A, B e C), tali spese non possono essere
imputate una seconda volta in queste ultime categorie.
Al momento di presentare la nota spese di cui all'articolo 4, paragrafo 2, del presente
allegato, il contraente deve presentare alla Commissione, per ogni ricercatore i cui
costi di partecipazione sono sostenuti dalla Comunità, una copia del formulario
fornito nella parte E-3 del presente allegato debitamente compilato e sottoscritto.
Alla categoria D possono essere imputati l'affitto della struttura in cui si tiene la
manifestazione, le spese di pubblicazione, quelle dei materiali didattici, nonché quelle
di segreteria della manifestazione. Non sono invece considerati ammissibili i costi
sostenuti per l'acquisto di beni durevoli.
5.
Spostamenti delle spese preventive
23
La prevista ripartizione dei costi ammissibili per ogni categoria di costo, come
indicata nelle tabelle F1 ed F2 dell’allegato I, ha carattere meramente indicativo.
Il contraente informa la Commissione degli spostamenti delle spese preventive
tra diverse categorie di costo, quando presenta le relazioni relative alle diverse
manifestazioni e la relazione finale. Qualsiasi spostamento è soggetto ad
autorizzazione preventiva della Commissione se riguarda un importo superiore al
20% dei costi imputati ad una determinata categoria.
La prevista ripartizione dei costi ammissibili per ogni manifestazione, come
indicata nelle tabelle F1 ed F2 dell’allegato I, ha carattere meramente indicativo.
Il contraente informa la Commissione degli spostamenti delle spese preventive
relative alle manifestazioni, quando presenta le relazioni relative alle diverse
manifestazioni e la relazione finale; Qualsiasi spostamento è soggetto ad
autorizzazione preventiva della Commissione se riguarda un importo superiore al
20% dei costi relativi ad una determinata manifestazione.
Gli spostamenti delle spese preventive indicati nel presente paragrafo non
devono influire sui costi ammissibili totali del progetto, come definiti
nell’articolo 3 del presente contratto, e devono rispettare le disposizioni dei
commi 1 e 2 del presente articolo.
Articolo 13 - Costi diretti
1.
Personale
Per quanto riguarda le spese per il personale,
a)
si può imputare al contratto unicamente il costo delle ore di lavoro effettivamente
dedicate al progetto dalle persone che eseguono direttamente i lavori in tale
contesto.
Tali persone:
-
devono lavorare direttamente presso il contraente secondo la sua legge
nazionale,
-
devono essere sottoposte alla sua supervisione tecnica esclusiva,
e
-
devono essere retribuite secondo le pratiche abituali del contraente, purché
queste siano ritenute accettabili dalla Commissione.
Tutte le ore di lavoro imputate al contratto devono essere registrate in pendenza
della durata del progetto ed essere convalidate almeno una volta al mese dalla
persona incaricata dei lavori o dal responsabile finanziario del contraente,
debitamente autorizzato;
b) Le spese per il personale sono costituite:
24
-
dai costi effettivi (retribuzioni lorde e relativi oneri),
-
dai costi salariali medi, purché siano determinati secondo la prassi abituale
del contraente interessato e non si discostino in misura significativa dai costi
effettivi e purché tali pratiche siano considerate accettabili dalla
Commissione.
2. Subcontratto
Ad eccezione dei costi imputati al contratto a norma del paragrafo 1 del presente
articolo, i costi effettivi di subcontratto possono essere imputati al contratto quando:
3.
-
essi sono stati sostenuti conformemente alle disposizioni dell'articolo 5 del
presente allegato,
-
i subcontratti sono assegnati e conclusi secondo le procedure abituali dei
contraenti,
-
sono stati conformi ai prezzi di mercato,
-
le copie delle relative fatture sono allegate alle note spese corrispondenti.
Materiale di consumo
Possono essere imputati al contratto i costi effettivi del materiale di consumo, incluse
in particolare le licenze per uso di software, specificamente acquistato ai fini del
progetto e che sia stato congruamente utilizzato.
Tali costi comprendono di norma quelli relativi agli aspetti organizzativi di un
determinato progetto, come indicato nella categoria di costo di cui all’articolo 12,
paragrafo 4, lettera D, del presente allegato.
4.
Altri costi specifici
Gli altri costi specifici effettivi sono quelli che non rientrano in nessuna delle
categorie di costi ammissibili indicate ai paragrafi da 1 a 4 del presente articolo.
Tali costi sono ammissibili solo quando siano oggetto di un'autorizzazione preventiva
scritta della Commissione, a meno che essi non siano previsti dall'allegato I del
presente contratto.
L’autorizzazione della Commissione si intende accordata in mancanza di
osservazioni entro due mesi dal ricevimento della domanda inoltrata dal contraente.
Articolo 14 - Giustificazione dei costi
I costi ammissibili sono rimborsati solo se sono giustificati dal contraente.
A tal fine, il contraente tiene, in modo regolare e secondo le normali convenzioni
contabili dello Stato in cui è stabilito, la contabilità del progetto e la documentazione
25
idonea a comprovare ed attestare in particolare i costi e le ore dichiarate nelle note
spese.
La documentazione deve essere precisa, completa e comprovante.
PARTE D : CONTROLLI
Articolo 15 - Controlli contabili
1.
La Commissione, anche tramite suoi rappresentanti autorizzati, può iniziare un
controllo contabile in qualsiasi momento in vigenza del contratto ed entro i
cinque anni successivi alla data di ciascun versamento del contributo
comunitario, così come definito dall'articolo 3, paragrafo 1, primo comma del
presente allegato.
Il procedimento di controllo contabile si intende avviato nella data di ricevimento
della relativa lettera raccomandata con ricevuta di ritorno inviata dalla
Commissione.
Esso si svolge nel rispetto della riservatezza.
2.
La Commissione, anche tramite suoi rappresentanti autorizzati, può, in qualsiasi
momento ragionevolmente scelto, conferire con il personale del contraente e
accedere alla documentazione menzionata all'articolo 14 del presente allegato,
agli archivi informatici e alle apparecchiature da essa ritenute pertinenti. A tal
fine può chiedere che le siano forniti, nella forma adeguata, i dati necessari per
poter verificare fra l'altro l'ammissibilità dei costi.
La Commissione prende i provvedimenti adeguati per assicurare che i propri
rappresentati autorizzati rispettino la riservatezza dei dati a cui hanno accesso o
che sono stati loro forniti.
3. Sulla base delle risultanze dei controlli contabili, viene redatta una relazione
provvisoria che viene comunicata dalla Commissione al contraente. Il contraente
può formulare osservazioni entro un mese dalla data di ricevimento della
relazione.
La relazione finale è inviata al contraente. Questi può comunicare le sue
osservazioni alla Commissione entro un mese dal ricevimento della relazione. La
Commissione può decidere di non tenere conto delle osservazioni comunicate
oltre tale termine.
In base alle conclusioni del controllo contabile, la Commissione prende i
provvedimenti che reputa necessari, inclusa l'eventuale emissione di un ordine di
recupero di tutti i versamenti effettuati o di una parte di essi.
4.
La Corte dei conti può verificare, seguendo le proprie procedure, l'impiego del
contributo finanziario della Comunità nell'ambito del presente contratto.
26
Articolo 16 - Controllo tecnico del progetto
1.
La Commissione, anche tramite suoi rappresentanti autorizzati, può avviare un
controllo tecnico fino alla scadenza del contratto per verificare se il progetto
viene eseguito o è stato eseguito secondo le condizioni dichiarate dal contraente.
Il procedimento di controllo tecnico si intende avviato nella data di ricevimento
della relativa lettera raccomandata con ricevuta di ritorno inviata dalla
Commissione.
Esso si svolge nel rispetto della riservatezza.
2.
La Commissione, anche tramite suoi rappresentanti autorizzati, può accedere ai
luoghi e ai locali in cui sono svolti i lavori, a tutta la documentazione
concernente detti lavori e chiedere la consegna di documenti secondo le
disposizioni dell'articolo 15, paragrafo 2, del presente allegato.
Prima dell'esecuzione del controllo tecnico, la Commissione comunica ai
contraenti i nominativi dei rappresentanti autorizzati di cui è previsto l'intervento.
Essa valuta le conseguenze di qualsiasi obiezione del contraente fondata su
legittimi interessi.
3.
Il contraente fornisce alla Commissione o ai suoi rappresentanti autorizzati
un'adeguata assistenza.
4.
Una relazione sul controllo tecnico del progetto è inviata al contraente. Questi
può comunicare le sue osservazioni alla Commissione entro un mese dal
ricevimento della relazione. La Commissione può decidere di non tenere conto
delle osservazioni comunicate oltre tale termine.
27
PARTE E-1
CONFERENZE SCIENTIFICHE DI ALTO LIVELLO
NOTA SPESE RELATIVA AD UNA MANIFESTAZIONE
COMMISSIONE EUROPEA
DG RICERCA – AFFARI SCIENTIFICI,
RICERCA E SVILUPPO
PROGRAMMA POTENZIALE UMANO
Titolo abbreviato
della proposta
Titolo abbreviato
della
1
manifestazione
Durata della
1
manifestazione
ERBHPCFCT –
Contratto n.
Manifestaz. n.
Inizio
1
manifestaz.
Luogo
1
manifestaz.
Codice
1,5
paese
Costi delle categorie A, B e C6
Categ.
costo.
Nome del
ricercatore
Nazio3
nalità
5
Luogo di lavoro
2
Età
Sesso
[M/F]
,5
Viaggio
e
soggiorn
6
o
Quota
pa6,7
rtecip.
[EUR]
Totale
[EUR]
4
Subtotali
Totali
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Da completare solo sulla prima pagina della nota spese.
Per i giovani ricercatori (Cat. costo A) di età superiore ai 35 anni, indicare il tipo di proroga nella colonna "Età" : M = Servizio di leva obbligatorio/servizio
civile, C = Cura figli a carico. Ad esempio: 37.5M per un periodo supplementare di 18 mesi giustificato dallo svolgimento del servizio di leva.
Criterio della residenza per i cittadini di paesi terzi (cioè cittadini di paesi che non sono né Stati membri né Stati associati).
Se vengono compilate più pagine del formulario E-1, le caselle “Subtotali” vanno compilate su ogni pagina e la casella “Totali” solo sull’ultima pagina.
Inserire il nome della città ed il codice paese utilizzato ufficialmente dalla Commissione (cfr. la guida del proponente).
Per le categorie di costo A e B: fino al 100% delle spese di viaggio e soggiorno e delle (eventuali) quote d’iscrizione.
28
7)
Per la categoria di costo C: solo fino al 50% elle spese di viaggio e soggiorno; nessun contributo per le quote d’iscrizione.
Altri costi specifici.
PARTE
E-2
CONFERENZE SCIENTIFICHE DI ALTO LIVELLO
2
NOTA SPESE RELATIVA AD UNA MANIFESTAZIONE
COMMISSIONE
EUROPEA
DG RICERCA – AFFARI
SCIENTIFICI, RICERCA E
SVILUPPO
PROGRAMMA POTENZIALE
UMANO
Contratto n.
Titolo abbreviato
della proposta
Titolo abbreviato
della
1
manifestazione
Durata della
1
manifestazione
ERBHPCFCT –
Manifestaz. n.
2
Inizio
1
manifestaz.
Luogo
1
manifestaz.
Codice
1,5
paese
Bilancio totale
della
4
manifestazione
N. totale
4
partecipanti
Costi relativi alla categoria D (costi diretti)
Personale
[EUR]
Mat. di
consumo
[EUR]
Affitto
sala/attrezzature.
Pubblicazioni
Subcontratti
[EUR]
Altri costi
specifici
[EUR]
Totale
[EUR]
Materiale didattico
Segreteria
manifestazione
Totali
Sintesi del contributo CE3
Categoria A
Viaggio e
soggiorno
Altri costi
specifici:
quote iscriz.
Categoria B
Viaggio e
soggiorno
Altri costi
specifici:
Categoria C
Categoria D
Viaggio e
soggiorno
Organizzazio
ne
6
Totale
A+B+C+D
In
percentual
e sul
4
totale
[%]
quote iscriz.
Costi
[EUR]
Numero di
partecipa
nti
Dichiarazione
I sottoscritti dichiarano che:
- i costi indicati sono relativi alle risorse impiegate, necessarie per lo svolgimento dei compiti previsti dal contratto;
- tali costo sono stati effettivamente sostenuti e rientrano fra i costi ammissibili ai sensi del contratto;
- sono state ottenute tutte le necessarie autorizzazioni da parte della Commissione;
- tutti i documenti giustificativi delle spese sostenute sono disponibili per un’eventuale verifica contabile.
I sottoscritti dichiarano inoltre che tutte le variazioni, apportate per qualsiasi ragione rispetto alle precedenti note spese, sono
state inserite nella presente nota.
Nome del
coordinatore
Nome del
responsabile
finanziario
29
Data e firma
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Data e firma
Da completare solo sulla prima pagina della nota spese.
In caso di nota spese finale, non legata ad una specifica manifestazione, inserire F nel campo "Manifestazione n.".
Solo per contratti relativi a conferenze scientifiche di alto livello.
Totali dei finanziamenti da fonti CE e non CE.
Inserire il codice paese utilizzato ufficialmente dalla Commissione (cfr. la guida del proponente).
Nella casella "Numero di partecipanti" inserire solo il totale delle categorie A, B e C.
30
PARTE E-3
COMMISSIONE EUROPEA
DG RICERCA – AFFARI SCIENTIFICI,
CONFERENZE SCIENTIFICHE DI ALTO LIVELLO
2
NOTA SPESE RELATIVA AD UNA MANIFESTAZIONE
RICERCA E SVILUPPO
PROGRAMMA POTENZIALE UMANO
Contratto n.
Manifestaz. n.
Inizio
manifestaz.
ERBHPCFCT –
Titolo abbreviato
della proposta
Titolo abbreviato
della
manifestazione
Durata della
manifestazione
Luogo
manifestaz.
Codice paese
1
Costi relativi alle categorie A e B
DICHIARAZIONE DELLE QUOTE DI ISCRIZIONE
Il/la sottoscritto/a, ………………………………………………………………… (nome e cognome),
…………………………… (data di nascita), ………………………………… (nazionalità)
dichiara con la presente di aver partecipato alla manifestazione sopraindicata; dichiara inoltre di non aver
dovuto pagare agli organizzatori NESSUNA quota di iscrizione.
Data:
Firma:
………………
…………………………….
1)
Inserire il codice paese utilizzato ufficialmente dalla Commissione (cfr. la guida del proponente).
31