Presupposti per una sana gestione di progetti

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Presupposti per una
sana gestione di
progetti
Conferenza Hermes
Manno, 16 novembre 2006
Sonia Boutari, PMP
Indice
1
I progetti: più successi o più fallimenti?
2
Management di progetto: il “COSA” (WHAT)
3
Benefici di una metodologia rivolta ai progetti
4
La metodologia Hermes: il “COME” (HOW) ed il PMBOK®
5
Conclusione
Sonia Boutari, PMP
Conferenza Hermes – Manno, 16/11/06
2
Principali cause di fallimento dei
progetti...
Analisi dei
rischi
Risorse Umane
Team di progetto
Pianificazione
Modifiche
ed altre
Investimenti
Fallimento
del
progetto
Management della
informazione
Sonia Boutari, PMP
Bonus /
Penalità
La direzione
aziendale
Costi
Tempi
Capo Progetto
3
…nel mondo informatico
z
Secondo lo Standish Group Chaos Study, 2001
z
Soltanto 28% dei progetti informatici riescono nel rispetto
dei tempi e budget previsti (erano16% nel 1994)
z I motivi di successo:

z
Utilizzo di processi di management
Utilizzo di strumenti per il monitoraggio e controllo
dell’avanzamento lavori
Maggiori competenze dei capi progetto
In particolare:

Sonia Boutari, PMP
97% hanno un capo progetto assegnato ufficialmente
58% utilizzano uno specifico sistema di misura
46% utilizzano una metodologia di management di progetto
4
…altre testimonianze
z
Gartner Inc. (proiezione valida per gli USA)
z
z
75 Miliardi $ spesi annualmente in progetti informatici che
falliscono
Principale motivo di fallimento : mancata metodologia di
management di progetto
(fonte: PM Solutions – The Value of Project Management – 2002)
z
Helion S.A. (Polonia) - editore
z
L’applicazione dei principi di management di progetto ha
permesso
z
z
z
30% riduzione dei costi operativi
60% crescita di mercato
30% riduzione del time-to-market
(fonte: PM Network – Septembre 2006)
Sonia Boutari, PMP
5
Indice
1
2
3
4
5
Conclusione
Sonia Boutari, PMP
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Il Management di progetto
Quali correnti ?
z
Varie scuole di pensiero, associazioni, approcci...
z
z
z
IPMA, APM, AFNOR, PMI, ....
TOC (Theory of Constraints), eXtreme project management,
Agile project management, ...
Tra le maggiori associazioni: Project Management
Institute (PMI®) fondato nel 1969
z
z
z
z
z
Oltre 200.000 membri in circa 120 Stati (sui cinque continenti)
Oltre 190.000 capi progetto con certificazioni (PMP(1) o CAPM(2))
Innumerevoli pubblicazioni professionali
La pubblicazione del PMBOK® tradotto in circa 12 lingue (poco
meno di 2 millioni di copie vendute ad oggi)
Il sito: www.pmi.org
(1) PMP: Project Management Professional
(2) CAPM: Certified Associate in Project Management
Sonia Boutari, PMP
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Il Management di progetto
Lo standard del PMI®
z
Il Project Management Body of Knowledge o PMBOK®
z
z
z
z
z
Una guida strutturata che contempli le migliori pratiche per il
management di progetti (progetti singoli)
Applicabile a tutti i tipi di progetti, in qualunque tipo di azienda ed
in qualsiasi industria / settore
Un punto di riferimento autorevole per la disciplina di
management di progetto
Uno standard ANSI alla sua terza versione (2004)
Il PMBOK® non pretende essere ne esauriente ne
esaustivo
Sonia Boutari, PMP
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Management di progetto
Il PMBOK® alias il COSA
z
Il management di progetto:
z
z
z
È l’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche
alle attività di gestione di progetto per realizzarne gli obiettivi
Si compie con l’utilizzo e l’integrazione di processi di avvio,
pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura
Comprende:
z
z
z
z
Identificazione dei requisiti
Definizione di obiettivi chiari e raggiungibili
Bilanciamento tra requisiti di qualità, ampiezza dello scopo, tempi e
costi impartiti
Adeguamento delle specifiche, dei piani e dell’approccio alle aspettative
e preoccupazioni delle parti coinvolte nel e dal progetto
Sonia Boutari, PMP
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Management di progetto
L’approccio del PMBOK®
z
Il management di progetto è definito attraverso:
z
z
z
z
9 Aree di Conoscenza
5 Gruppi di Processi
44 singoli processi sparsi nei 5 Gruppi
Il PMBOK® ha un approccio per processi (processbased)
z
z
z
I Gruppi di Processi sono applicabili
z Sia ad una fase di progetto
z Sia all’insieme del progetto
I Gruppi di Processi s’interfacciano tra loro ma possono anche
sovrapporsi
L’insieme dei processi utilizzati nello svolgimento di un progetto
costituisce il ciclo di vita del management di progetto
Sonia Boutari, PMP
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Lo standard del PMBOK®
Le Aree di Conoscenza
Scopo
Tempi
Integrazione
Costi
9 Aree di Conoscenza
Approvvigionamenti
Qualità
Rischi
Comunicazioni
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Risorse
Umane
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I Gruppi di Processi
Definizione ed
autorizzazione del
progetto o di una sua
fase
Rilevamento e
controllo delle azioni
di progetto nonchè
definizione di azioni
correttive
Avvio
Monitoraggio
e Controllo
Pianificazione
Esecuzione
Definizione e
precisazione degli
obiettivi nonchè
pianificazione delle
azioni del progetto
Coordinamento delle
persone ed altre
risorse durante lo
svolgimento del
progetto
Chiusura
Formalizzazione
dell’accettazione di
quanto prodotto e
chiusura del progetto
Sonia Boutari, PMP
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PMBOK® - Aree di Conoscenza, Gruppi
di Processi e Processi (esempio)
Avvio
Pianificazione
Esecuzione
Monitoraggio e
Controllo
7. COSTI del
PROGETTO
7.1 Stima dei costi
7.2 Calcolo del budget
8. QUALITÀ del
PROGETTO
8.1 Piani ficazione
della qualità
8.2 Applicazione
della Quality
Assurance
8.3 Applicazione
del controllo della
qualità
9. RISORSE
UMANE del
PROGETTO
9.1 Pianificazione
delle risorse umane
9.2 Costituzione
della squadra di
progetto
9.3 Guida dello
sviluppo della
squadra di progetto
9.4 Direzione della
squadra di
progetto
10. COMUNICAZIONI
del PROGETTO
10.1 Pianificazione
delle comunicazioni
10.2 Diffusione
dell’informazione
10.3 Raccolta dei
dati e distribuzione
dei rapporti sullo
stato del progetto
10.4 Gestione delle
parti coinvolte nel
progetto
Sonia Boutari, PMP
Chiusura
7.3 Controllo dei
costi
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PMBOK®
Il singolo processo
Avvio
7. COSTI del
PROGETTO
Pianificazione
7.1 Stima dei costi
7.2 Calcolo del budget
Dati in Entrata (es.)
• Costi iniziali
• Informazioni
sull’avanzamento lavori
• Richieste di modifica
accettate
….
Sonia Boutari, PMP
Esecuzione
Strumenti e Tecniche (es.)
• Analisi delle
performance rilevate
(i.e. Cost Performance
Index)
• Revisione delle
performance del progetto
(i.e. EV, Trend Analysis)
......
Monitoraggio e
Controllo
Chiusura
7.3 Controllo dei
costi
Dati in Uscita (es.)
• Revisione delle stime
• Azioni correttive
da intraprendere
….
14
Deming ed i Gruppi di processi
z
Rappresentazione dei Gruppi di Processi secondo il
modello di Deming per sottolineare l’interazione che
esiste tra questi gruppi
Controllo e
Monitoraggio
Plan
Pianificazione
Do
Avvio
Act
Chiusura
Check
Esecuzione
Sonia Boutari, PMP
(Fonte PMBOK®Conferenza
Guide - Third
Hermesedition)
– Manno, 16/11/06
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I limiti del progetto
Limiti del progetto
Controllo e
Monitoraggio
Pianificazione
Iniziatore /
Mandante
del progetto
Dati in entrata
al progetto
Utilizzatori
Registrazioni
del progetto
Attivo
organizzativo
Clôture
Chiusura
Avvio
Esecuzione
Sonia Boutari, PMP
Consegne
del progetto
Guide - Third
Hermesedition)
– Manno, 16/11/06
16
Applicazione dei gruppi di processi
Gruppi
di processi
del progetto
Ciclo di vita
Fase
Sonia Boutari, PMP
Fase
Fase
Guide - Third
Hermesedition)
– Manno, 16/11/06
17
Il management di progetto
Che cosa offre il PMBOK®?
z
z
z
z
Ciascuno dei 44 singoli processi è descritto con i suoi:
z Dati in entrata
z Strumenti e tecniche più idonei
z Dati in uscita
Non tutti i processi ne tutti i rispettivi dati, tecniche e strumenti
sono utilizzabili da tutti i progetti, e proprio in questo consiste la
flessibilità dello standard
Gli strumenti e le tecniche non sono descritte esaurientemente;
sono fornite indicazioni generali, al fine di dare la possibilità di
selezionare quelli più adatti al caso
Le attività di management di progetto sono di supporto ad un
management di portafoglio di progetti e ad un programma, e ciò
consente la sua integrazione con altri processi
Sonia Boutari, PMP
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Indice
1
2
3
Benefici di una metodologia orientata ai progetti
4
5
Conclusione
Sonia Boutari, PMP
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Metodo e metodologia, in generale
z
z
Metodo e metodologia sono spesso usati
indistintamente
Per la precisione:
z
z
z
Metodo = insieme ordinato di principi, di regole, di
passi che permettono di ottenere un determinato
risultato
Metodologia = insieme di metodi e di tecniche consoni
ad una determinata disciplina
Al management di progetto, una metodologia offre:
z
z
Uno specifico quadro di lavoro (processi repetibili, linee
guida, tecniche di lavoro)
Non trascurabili prospettive di successo
Sonia Boutari, PMP
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Una metodologia è utile al capo
progetto, all’azienda ....
z
Per il capo progetto
z
z
z
z
z
z
Maggiore visibilità e quindi possibilità di controllo
Maggiore garanzia di rispetto dei tempi, del budget e di un
buon livello di qualità
Attitudini e azioni attive piuttosto che reattive
Costituzione di una squadra e non di un gruppo di persone
Disponibilità di dati su esperienze precedenti
Per l’azienda
z
z
z
z
Possibilità di consolidare i dati di vari progetti
possibilità di paragone tra progetti simili
Corretta interpretazione delle informazioni
Capacità di stabilire propri “benchmarks”
Sonia Boutari, PMP
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… ed al gruppo di management di
progetto
z
La metodologia consente alle squadre di progetto e
alle loro interfacce di:
z
z
z
z
z
z
z
Utilizzare un lessico comune
Uniformare l’approccio alla gestione delle singole attività
Assicurare un massimo di qualità
Migliorare le performance personali
Facilitare la comunicazione
Contribuire a mantenere la “memoria” delle esperienze
fatte
Accrescere le probabilità di riuscita del progetto
Sonia Boutari, PMP
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Le posizioni rispetto all’uso di una
metodologia sono varie
z
I sostenitori dichiarano
z
z
z
z
z
Gli insoddisfatti lamentano
z
z
z
z
Essere più atti a rispettare tempi / costi / qualità
Riuscire spesso ad ottimizzare l’uso delle risorse
Inquadrare meglio le esigenze ed attese dei clienti
Gestire con maggiore consapevolezza gli aspetti
problematici
Un eccesso di lavoro
Una eccessiva lentezza a reaggire alle richieste di
cambiamento
Una causa di disattenzione rispetto agli obiettivi del
progetto
Chi ha ragione e chi ha torto ?
Sonia Boutari, PMP
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Una metodologia deve essere
adattabile
z
Una metodologia di management di progetto:
z
z
z
z
Non si deve applicare indiscriminatamente
Non deve trasformarsi in un iter amministrativo
Non deve prevalere sullo spirito di iniziativa
Il capo progetto deve poterla “ritagliare” secondo le
esigenze dettate:
z
z
Dal tipo di progetto
Dal ciclo di vita del progetto
Sonia Boutari, PMP
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Metodologia
Quali principali caratteristiche
z
Una metodologia deve essere un mezzo capace di
adattarsi al livello di rigore richiesto dal management
di un progetto
z
Le tecniche di management di progetto ed il livello di
rigore devono essere consoni agli specifici rischi ed
opportunità di ciascun progetto
z
Una metodologia flessibile fornisce quindi la possibilità
di rispondere ai soli requisiti di complessità del
progetto, ritagliandola su misura
Sonia Boutari, PMP
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I suggerimenti di J. Charvat (Project
Management Methodologies, 2003)
Complexity
Use “light”
methodology
Use “heavy”
methodology
Program
Very High
Large A
Large B
Medium A
Medium B
Medium C
Small A
Small B
Small C
1-2 mo
2-6 mo
6-12 mo
High
Medium
Low
Sonia Boutari, PMP
Large C
Time
12-18 mo
> 2 years
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La scelta della metodologia
z
Le aziende implementano una metodologia:
z
z
z
z
Sia acquistandola da un’altra azienda
Sia sviluppandola
Sia personalizzando una metodologia presente sul
mercato
L’uso di una metodologia non idonea può avere
conseguenze disastrose:
z
z
z
z
Slittamenti
Problemi di comunicazione
Totale affidamento alle sole capacità della metodologia per
il successo del progetto
Spreco di tempo e di risorse per attività amministrative non
utili
Sonia Boutari, PMP
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Indice
1
2
3
4
5
Conclusione
Sonia Boutari, PMP
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Tipi di metodologie
z
z
Numerose metodologie a volte costose, complesse
o rigide
Due tipi:
z
z
La metodologia SDM (Systems Development Methodology):
z suggerisce le tappe da seguire per creare un “prodotto”
informatico
z spesso comprende alcune funzionalità di management di
progetto
La metodologia PMM (Project Management Methodology):
z stabilisce come pianificare, organizzare e controllare tutte le
attività svolte nelle varie fasi del SDM
z È idonea a qualunque tipo di progetto (non solo informatico)
Sonia Boutari, PMP
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Il PMBOK® e Hermes:
Il “COSA” ed il “COME”
z
Il PMBOK® tratta del “COSA” - un procedimento
basato sulle migliori pratiche conosciute
z
z
z
z
I processi di management e le verifiche necessarie
I tipi di dati che servono ai vari processi e quelli che si
otterrebbero al termine della loro esecuzione
I tipi di strumenti e di tecniche di appoggio ai processi
Hermes stabilisce il “COME”: la messa in pratica
z
z
z
z
Un procedimento per processi con traguardi per le prese di
decisioni
Degli strumenti e tecniche già implementate, da utilizzare
Dei ruoli e responsabilità definiti per le parti in gioco
La natura dei dati e dei risultati da ottenere
Sonia Boutari, PMP
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La metodologia Hermes alias
…il COME
Sonia Boutari, PMP
31
Hermes ed il PMBOK®
… ciclo di vita del management di
progetto
Avvio
Esecuzione
Pianificazione
Chiusura
* Iterazione
Controllo
Sonia Boutari, PMP
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...fasi / ciclo di vita del progetto…
Ciclo di vita
Fase
Sonia Boutari, PMP
Fase
Fase
Fase
Fase
Fase
33
…. stessi criteri di successo
Tempistica
Costi
HERMES
Specifiche
+
Qualità
PMBOK ®
Sonia Boutari, PMP
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Le similitudini
z
Lo standard ANSI (il PMBOK®) e la metodologia
assodata (Hermes) mostrano come:
z
z
z
I tradizionali processi di management di progetto definiti
dal PMBOK® sono applicati anche da Hermes
Gli stessi criteri di successo di un progetto sono
riconosciuti da entrambi
Tuute le caratteristiche aggiuntive di Hermes non
possono che accrescere le probabilità di successo
di un progetto (informatico o meno)
Sonia Boutari, PMP
35
Hermes come metodologia per
altri progetti ?
z
Se il PMBOK® conviene a qualsiasi tipo di progetto, perchè
non sarebbe lo stesso anche per la metodologia Hermes ?
z
La metodologia Hermes comprende:
z Un iter metodico (passi, risultati/consegne, ruoli e
controlli)
z Innumerevoli strumenti e tecniche utilizzabili con poca o
nessuna modifica
z Un corredo di documentazione, abbondante, tradotta e
gratuita
z Una certificazione che garantisce la qualità del suo
utilizzo
Sonia Boutari, PMP
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Indice
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3
4
5
Conclusione
Sonia Boutari, PMP
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A cos’altro può servire una
metodologia?
z
Una metodologia di management di progetto:
z
z
z
z
Aggevola il cammino verso una certificazione di tipo
aziendale (i.e. CMMI)
Fornisce supporto alla realizzazione di un
management di portafoglio di progetti e di programmi
Rappresenta un fattore importante di crescita della
maturità dell’azienda
Garantisce l’allineamento dei progetti sulle strategie
aziendali
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Quali vantaggi per il capo
progetto?
z
L’impiego di una metodologia per il capo progetto
significa, tra l’altro:
z
z
z
z
Percorrere nell’ordine le tappe del management di
progetto
Non dover convincere superiori e colleghi quanto al
valore delle tecniche di management di progetto
Poter scambiare esperienze con altri capi progetto
(della stessa azienda o meno)
Favorire la propria crescita professionale
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Metodologia – Le cautele
z
z
Una metodologia non è un toccasana per tutti i
problemi di progetto
Una metodologia deve essere accompagnata da:
z
z
z
z
Un effecttivo contributo/supporto della direzione
aziendale
Delle competenze
Una sua accettazione da parte di tutti
Una metodologia è un componente chiave che
consente l’identificazione di tutto quanto sia
necessario al progetto
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Allora, quali presupposti per una
sana gestione di progetti ?
CERTIFICAZIONI
TE
M
PI
CONTESTO
CONOSCENZE
COMPETENZE
Specifiche e Qualità
PERSONALE
E
RS
SO
RI
REGOLAMENTI
LEGISLAZIONE
Processi aziendali
Processi del progetto
METODOLOGIE
Sonia Boutari, PMP
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E per concludere…
Sonia Boutari, PMP
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Sonia Boutari, PMP
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