Procedura

PROCEDURA N. 3
Modifica dei dati identificativi dell’utente
Per modificare i dati identificativi associati al proprio profilo utente, la procedura prevede che
l’utente interessato:
ü effettui la richiesta on-line di modifica (pag. 2)
ü invii all’amministratore nazionale la documentazione necessaria (pag. 4), secondo le
modalità riportate (pag. 5).
Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l’amministratore nazionale provvede,
entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione, ad approvare la richiesta
effettuata on-line.
Di seguito viene fornita una guida dettagliata per effettuare la richiesta on-line di modifica dei dati
identificativi dell’utente, un elenco dei documenti da fornire e le modalità di invio degli stessi.
Per eventuali richieste di chiarimenti o supporto, scrivere a:
[email protected]
1
Richiesta on-line di modifica dei dati identificativi dell’utente
Step
1
Azione
Interfaccia
Accedete alla pagina del Registro, nella sezione italiana, tramite il link
https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/IT/index.xhtml e, se necessario,
selezionate “italiano” tramite l’apposito menu a tendina nell’angolo in alto a destra
2
Nel menu a sinistra fate click su Login
3
Se non già specificato, inserite l’indirizzo e-mail e
la password
Selezionate Cellulare + SMS dal menu “Metodo
di autenticazione”
Inserite il numero di cellulare, tra quelli associati
all’account, che volete sia autorizzato per
l’accesso
Fate click su Accedi
4
Inserite negli appositi campi il codice di tre
triplette che ricevete per SMS sul vostro telefono
cellulare
Fate click su Accedi
5
Nel menu a sinistra fate click su Modifica dati
personali
2
6
Modificate i campi che desiderate aggiornare
(quelli obbligatori sono contrassegnati da
simbolo verde) inserendo gli STESSI DATI
comunicati con la documentazione inviata per la
richiesta di modifica dei dati personali
EVENTUALI DISCREPANZE BLOCCHERANNO
L’APPROVAZIONE DELLA RICHIESTA ON-LINE IN
FASE SUCCESSIVA
Fate click su Avanti
7
Controllate i dati inseriti e fate click
si Invia
Il sistema assegna un codice
identificativo alla richiesta e la
inoltra all’amministratore nazionale
per l’approvazione
Se la documentazione pervenuta sarà corretta e completa, l’amministratore nazionale approverà
la richiesta
3
Documentazione da inviare
Per richiedere la modifica dei dati personali l’utente deve provvedere all'invio della seguente
documentazione:
1) Modulo 3 compilato seguendo le indicazioni riportate in fondo al documento (pag. 6)
IMPORTANTE: il modulo deve contenere le informazioni relative all’utente così come sono
state inserite durante la richiesta on-line di modifica dei dati personali.
2) Prova dell'identità dell’utente che chiede la modifica, che può essere la copia autenticata
di uno dei seguenti documenti:
(a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o
dell'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico;
(b) passaporto
La copia deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente
dichiarazione: “Confermo di richiedere la modifica dei seguenti dati (elencare i campi
modificati)” Luogo, data e firma
SOLO NEL CASO LA MODIFICA RIGUARDI I DATI RELATIVI A UN NUOVO DOCUMENTO DI
IDENTITA’ inviare anche:
3) Prova dell'indirizzo di residenza permanente dell’utente che chiede la modifica, che può
essere la copia di uno dei seguenti documenti:
(a) documento d'identità presentato a norma del punto 2) se contiene l'indirizzo di
residenza permanente;
(b) qualsiasi altro documento d'identità rilasciato da uno Stato contenente 'indirizzo
di residenza permanente;
(c) se il paese di residenza permanente non rilascia documenti d'identità contenenti
l'indirizzo di residenza permanente, una dichiarazione delle autorità locali che
confermi la residenza permanente dell’utente che chiede la modifica
Tutte le copie dei documenti presentati come prova (punti 2 e 3) devono essere certificate come autentiche
da un notaio o da un ufficio dell’autorità locale.
I riferimenti del notaio o dell’ufficio per le autentiche devono essere visibili sulla copia o essere allegati alla
documentazione.
Per quanto attiene ai documenti rilasciati fuori della UE, le copie devono essere autenticate (*).
La data della certificazione o dell'autenticazione non può essere anteriore di oltre tre mesi alla data della
richiesta.
Le copie dei documenti presentati come prova possono essere in lingua Italiana, Inglese, francese o
spagnola. Se l’originale è in altra lingua, dovrà essere accompagnato da una traduzione certificata in
Italiano (la traduzione deve riportare il timbro “per traduzione conforme”).
(*) Presso il Ministero degli Esteri dei Paesi che hanno aderito alla Convenzione de l’Aja, il titolare del passaporto deve legalizzare la
firma sulla copia mediante l'annotazione della cosiddetta apostille (legalizzazione della firma). Successivamente, il documento può
essere autenticato presso la Cancelleria Consolare Italiana (in Consolato o Ambasciata Italiana).
4
Modalità di invio
Affinché il processo di modifica dei dati personali vada a buon fine è necessario inviare la suddetta
documentazione secondo le seguenti modalità:
1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo xls e scansione della copia del
documento d’identità e dell’eventuale certificato di residenza) all’interno di una cartella
che dovrà essere nominata con il nome dell’utente.
2) Comprimere la cartella in formato “.zip” o equivalente (“.rar”, “.7z”).
3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un
certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del
7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà
l’estensione “.p7m”.
Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA),
(http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei
soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito
sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni.
4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi:
[email protected]
e in copia a [email protected]
IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della
pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è
obbligatorio riportare nell’oggetto dell’e-mail il seguente testo:
REGISTRO ETS – modifica dati identificativi
Inoltre, per facilitare il lavoro e ridurre i tempi di approvazione, riportate nel testo dell’e-mail il
CODICE IDENTIFICATIVO DELLA RICHIESTA effettuata on-line che il sistema comunica a
conclusione della procedura
Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non
vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate
all’indirizzo [email protected]
5
Indicazioni per la compilazione del Modulo 3
Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la
compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco.
Al momento dell’invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO Di COLORE GIALLO (= campo
obbligatorio non compilato) anche nel caso in cui il relativo dato debba restare immutato.
Dati personali
Informazioni richieste
Note sulla compilazione
URID dell’utente
Inserire il proprio numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx
(visualizzabile dopo l’accesso nella barra del menu in alto)
Nome
La modifica del dato NON deve comportare un cambiamento di
identità dell’utente per cui saranno accettate solo le modifiche
necessarie per correggere eventuali errori o integrare parti
mancanti nella scrittura del nome. Tali modifiche devono
peraltro risultare dal documento di identità allegato
Cognome
La modifica del dato NON deve comportare un cambiamento di
identità dell’utente per cui saranno accettate solo le modifiche
necessarie per correggere eventuali errori o integrare parti
mancanti nella scrittura del cognome. Tali modifiche devono
peraltro risultare dal documento di identità allegato
Titolo
Selezionare una delle possibili opzioni dal menu a tendina. Se si
desidera specificare un titolo diverso, lasciare il campo vuoto e
inserire il dato solo nella richiesta on-line (verrà comunque
approvato non trattandosi di un’informazione rilevante)
Numero documento identità
La modifica del dato è consentita per correggere eventuali errori
o in seguito a rinnovo di un documento scaduto o se si vuole
comunicare un diverso tipo di documento. In tutti i casi, la
modifica deve poter essere riscontrata nel documento di
identità allegato
Tipo documento identità
Selezionare dal menu a tendina il tipo di documento
6
altro (specificare)
Compilare questo campo se il tipo di documento non rientra tra
le opzioni del menu a tendina del campo precedente
Scadenza documento identità
(gg/mm/aaaa)
Inserire la data di nascita nel formato specificato
Indirizzo e-mail
Inserire l’indirizzo e-mail che si desidera associare all’utenza (NB:
questa modifica ha senso solo se è stato aggiornato l’indirizzo email anche del login ECAS)
Lingua preferita per le
comunicazioni
Selezionare dal menu a tendina la lingua preferita per ricevere
comunicazioni e contattare l’Helpdesk
Domanda segreta
Inserire una domanda a piacimento che verrà utilizzata per
eventuali fasi successive di verifica dell’identità
Risposta segreta
Inserire la risposta alla domanda del campo precedente. NB: la
domanda e la risposta dovrebbero essere di tipo personale per
essere efficaci
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