sistemi informatici e modelli organizzativi aziendali

SISTEMI INFORMATICI E MODELLI ORGANIZZATIVI AZIENDALI
SISTEMI INFORMATICI
NELL’OTTICA DI RAZIONALIZZARE IL PIU’ POSSIBILE L’ATTIVITA’ GESTIONALE DELL’AZIENDA, NEL
CORSO SOPRATTUTTO DELL’ULTIMO ANNO, SI E’ OPTATO PER L’INFORMATIZZAZIONE DI TUTTI I
SERVIZI
CHE
NON
NECESSITAVANO
DI
UNA
RISPONDENZA
CARTACEA,
AD
ESEMPIO
LE
COMUNICAZIONI INTERNE TRA UFFICI, GLI ORDINI DI SERVIZIO, ECC… OLTRE AD AVER ATTIVATO
DALL’INIZIO DELL’ANNO IN CORSO LA PEC E LA FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI, OVE PREVISTA,
GRAZIE AL QUALE SI E’ OTTENUTO ANCHE UN NOTEVOLE RISPARMIO DI CARTA, OLTRE ALLA
TRACCIABILITA’ DI OGNI DOCUMENTO IN ENTRATA E IN USCITA.
La dotazione informatica di ATER Verona è costituita da una una rete di una sessantina di computer con un CED
dove si trovano cinque server di sistema. La rete è stata cablata in categoria 6 nel corso del 2011 e dei primi mesi
del 2012 e consta di 6 switch, disposti nei vari piani della sede, con una dorsale in fibra ottica e le derivazioni in
rame.
I server sono dedicati alle varie attività gestionali collegate ai software applicativi:
−
TX600 server di gestione del dominio, degli accessi alla rete, dell'antivirus;
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−
ML350 server di gestione patrimoniale e dell'utenza;
−
ML380 server di gestione del protocollo informativo e documentale;
−
SERVERMAGONET server di gestione contabile;
−
REMOTE server per il collegamento in remoto tramite VPN.
Sono presenti, a disposizione dei vari uffici, delle macchine multifunzione, collegate direttamente alle rete, che
permettono la stampa, la scansione e l'invio tramite fax dei documenti.
I principali software applicativi specifici in dotazione sono:
• SITIPatri, programma di gestione patrimoniale con i relativi documenti, dei contratti di locazione, delle
procedure di vendita.
• ProtoFlow, applicativo di protocollo informatico e di gestione documentale;
• MagoNet, programma di contabilità generale e di bilancio.
Per quanto riguarda il software SITIPatri si sta procedendo dal 2011 all'implementazione di questo programma e si
prevede di concludere l'attività per i primi mesi del 2013. E' un applicativo web che sostituisce il precedente
software client/server. SITIPatri si occupa dell'intera gestione immobiliare, dall'acquisizione, alla gestione del
cantiere, all'immissione in patrimonio, alla attività di manutenzione, fino alla vendita.
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Oltre ai dati ha la possibilità di gestire, in collegamento ai vari cespiti, tutta la documentazione inerente comprese
planimetrie, disegni, elaborati progettuali e di cantiere e fotografie. Tutta la documentazione relativa all'attività di
cantiere è dunque reperibile in un unico database gestito dal programma stesso.
In particolare, per quanto riguarda l'attività di manutenzione, il software utilizza due moduli specifici, SITIRich e
SITIManu che gestiscono rispettivamente le richieste d'intervento, come un vero e proprio call center, e gli
interventi manutentivi.
Oltre alla regolare immissione in tempo reale della documentazione prodotta e di cui si viene in possesso gli uffici
hanno programmato una attività di recupero, digitalizzazione e inserimento della documentazione d'archivio
disponibile solo in cartaceo. Questa attività permette un reperimento molto veloce in quanto il riferimento è sempre
indirizzato all'immobile oggetto di ricerca.
Il software gestisce i dati relativi all'utenza, provvede al calcolo dei canoni di locazione, della relativa fatturazione,
dei pagamenti e dell'insoluto.
Archivia tutta la documentazione relativa all'utenza, compresi i documenti relativi alle dichiarazioni di reddito che
vengono automaticamente collegati sia alle posizioni degli inquilini che alle registrazioni di protocollo, tramite
l'utilizzo del codice a barre.
La procedura relativa alle vendite degli immobili si effettua tramite il modulo SITIVend
partendo dalla
pubblicazione del bando all'atto notarile di cessione.
Il programma facilita l'interscambio di dati con l'esterno come già avviene con l'Amministrazione Comunale di
Verona.
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Il programma ProtoFlow permette la gestione del Protocollo in via informatica, con collegamento del file del
documento originale alla registrazione di protocollo. E' stato implementato un account di PEC che permette l'invio e
il ricevimento automatico della posta elettronica certificata.
La corrispondenza viene smistata per competenza ai vari responsabili d'ufficio che, a loro volta, possono
indirizzarla ai propri collaboratori.
Il programma utilizza una rubrica che permette la completa archiviazione dei dati dei soggetti e facilita le ricerche.
La gestione documentale è sempre effettuata per competenza ed è costituita da cartelle aperte sulla base delle
esigenze espresse dai vari uffici.
E' stata organizzata una procedura per la gestione della firma digitale che riguarda anche i documenti interni, come,
ad esempio, per il Sistema di Qualità.
MagoNet è il programma in dotazione all'Area Affari Contabili per la gestione della contabilità generale e del
bilancio. Gestisce la fatturazione attiva, in collegamento con SITIPatri, la fatturazione passiva ed i relativi incassi e
pagamenti.
Proseguendo nel già avviato percorso di contenimento delle spese inerenti l'uso della carta, su richiesta del
Direttore Generale, è stato implementato il programma Permessi On Line che permette la gestione delle richieste,
da parte dei dipendenti, delle assenze dal servizio. Redatto da un dipendente ATER, Permessi On Line sfrutta la
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piattaforma WAMP, acronimo composto dalle prime lettere delle parole Windows (il Sistema Operativo), Apache (il
Web Server), MySQL (il Database Management System) e PHP (il linguaggio di scripting). Tali pacchetti applicativi,
assoggettati alla licenza di distribuzione GNU, sono completamente gratuiti. Nell'applicativo in discussione, MySQL
è stato sostituito da Microsoft SQL Server 2008 Express, anch'esso gratuito.
Attraverso un form HTML, il dipendente, dopo aver scelto il tipo di permesso, la durata temporale in giorni ed ore,
specificato la motivazione ed il mezzo usato se trattasi di missione o uscita di servizio, aggiunto eventuali note per i
responsabili o per l'Ufficio del Personale, invia la richiesta tramite mail al proprio responsabile (capo ufficio o capo
area). Il responsabile, ricevuta la mail, la autorizza inviandola automaticamente al responsabile di grado superiore
e da questi, previa autorizzazione, la stessa giunge al responsabile del personale: si chiude, quindi, la catena
gerarchica e la richiesta viene registrata nel database (MS SQL 2008). Oltre a questa azione, l'autorizzazione del
responsabile del personale genera due nuove mail: una di ricevuta per il dipendente ed una, per conoscenza,
all'Ufficio Personale che provvede alla sua registrazione nel programma di gestione delle presenze.
La mail inviata tramite form e tutte le altre conseguenti vengono processate tramite linguaggio PHP: a questi script
ed all'invio delle mail sovrintende il Web Server Apache.
I Backup vengono effettuati tramite due NAS disposti in piani diversi della sede con accesso riservato ai soli
operatori IT.
Viene effettuato un backup completo settimanale e dei salvataggi quotidiani incrementali.
Vengono svolte settimanalmente operazioni di restore ed è presente un piano per il disaster recovery.
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RISORSE UMANE E GESTIONE DEL PERSONALE
Prima di iniziare a presentare la situazione delle risorse umane e della loro gestione all’interno dell’ATER di
Verona , ritengo di dare uno schema che raccoglie le posizioni previste nella pianta organica vigente ed approvata
dalla Regione Veneto e le posizioni effettivamente ricoperte alla data del 31 dicembre 2011.
E’ importante, infatti, sottolineare che le posizioni vacanti sono n. 12, quindi l’ATER di Verona lavora con circa un
20% in meno del personale a suo tempo previsto.
Infatti il personale dell’ATER alla data del 31.12 2011 era composto di effettivi n. 53 dipendenti così suddivisi :
Posizioni in dotazione posizioni ricoperte al
organica
31.12.2011
Livelli/Qualifiche N°
Livelli/Qualifiche N°
Dirigenti
3
Dirigenti
1
Quadri
4
Quadri
3
8°
2
8°
2
7°
13
7°
7
6°
19
6°
15
5°
13
5°
13
7
4°
11
4°
12
Totale
65
Totale
53
L’organizzazione aziendale è costituita da aree funzionali in particolare:
• L’ Area Tecnica, comprendente anche il settore Manutenzione alloggi;
• L’ Area Contabile;
• L’ Area Patrimonio e Vendite .
• L’Area Legale, che comprende l’Ufficio Utenza, Autogestione e Recupero Crediti, tra loro strettamente
collegati.
In Staff alla Direzione Generale vi sono:
• Gli Uffici di Staff alla Direzione e di Supporto giuridico ai RUP
• L’ Area Affari Generali e Gestione del Personale
Per ogni AREA è previsto un responsabile inquadrato o nell’VIII livello o in Quadro. Attualmente ci sono 4 livelli
Quadro e un VIII livello per l’Area Patrimonio e Vendite.
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L’attuale assetto organico dell’ente non prevede altri dirigenti se non il Direttore Generale e questo con un
contenimento di costi che sicuramente ha preceduto tutta la normativa in materia di recente approvazione sia a
livello nazionale che regionale.
L’Azienda dal 2003 è certificata ISO 9001:2008 da parte della Società di Certificazione del Sistema di Gestione
della Qualità, Dasa Raegister.
Le verifiche esterne hanno scadenza annuale e si distinguono in verifiche di sorveglianza (per 2 anni a campione
per alcuni uffici) mentre il terzo anno ci sono verifiche di rinnovo della Certificazione.
Quest’anno le verifiche hanno interessato l’intera Organizzazione, in quanto necessarie al rinnovo della
Certificazione ISO 9001:2008.
In data 28/06 u.s. si è pertanto accertato che in ogni Area ed Ufficio, inserito nel Sistema di Gestione della Qualità,
venissero rispettate le norme UNI EN ISO 9001:2008, per esempio l’osservanza delle procedure, l’utilizzo della
modulistica aziendale ufficiale, l’aggiornamento della registrazione dei dati, l’esecuzione delle verifiche ispettive
interne .
L’Audit ha evidenziato una assoluta crescita di miglioramento positivo ed ha elencato ben 5 punti di forza
dell’Azienda che ritengo valga la pena di segnalare visto che riguardano tutti i settori dell’Azienda ed in particolare:
- per la Direzione il riesame e la rielaborazione dei dati e della struttura;
- per la Manutenzione l’investimento in sistemi gestionali ed informatici;
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- per la Qualità la puntualità delle visite ispettive e la digitalizzazione di tutti i documenti con l’eliminazione totale
del supporto cartaceo;
- per il settore Tecnico soluzioni ed accorgimenti per il risparmio energetico in ottica con la certificazione casa clima.
A quanto sopra deve essere aggiunto l’esito positivo dell’incontro con le OO.SS. di categoria le quali hanno
accolto e approvato i contenuti del verbale del 5 giugno u.s. di FEDERAMBIENTE ed hanno accordato con
l’Amministrazione ATER di Verona la riduzione fino alla totale eliminazione del lavoro straordinario. In caso di
necessità, ogni singolo capo area, durante la riunione con la DG ogni primo lunedì del trimestre, relaziona e motiva
il monte ore straordinario necessario per completare le mansioni di competenza, che verrà autorizzato o meno
dalla stessa DG. Per il corrente anno resta comunque fermo il monte ore massimo di 200, che non potrà essere
superato, neppure in deroga.
Anche la pianta organica dell’Azienda è stata oggetto di discussione con le OO.SS e di richiesta di variazione.
La Direzione Generale ha proposto, e le OOSS accolto, che la dotazione organica sarà rivista in relazione
quanto disposto
dalla
a
normativa regionale in materia di Edilizia Residenziale pubblica, che all’uopo sta
approvando un progetto di legge (già approvato dalla Giunta Regionale) per il riordino degli Enti Strumentali della
Regione Veneto.
L’indirizzo dato è quello di ampliare le funzioni non più alla mera edilizia abitativa, ma al settore edilizio in generale,
con possibilità di fungere non solo da stazione appaltante per i Comuni e gli Enti pubblici che lo richiedessero o
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privati , ma anche come servizio di progettazione e per la certificazione energetica. Una sorta di engineering a
tutto campo, che prevede da parte del personale di ATER una sempre più specifica formazione e una più
profonda conoscenza delle normative in materia sia nazionali che europee.
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