Vademecum Proponenti - Festival della Scienza

Vademecum Proponenti
Informazioni per la partecipazione al Festival della Scienza
Questo documento costituisce un’anteprima dei principali impegni tra l’Associazione Festival della Scienza
e il Proponente. Il rapporto formale tra Associazione e Proponente verrà in ogni caso formalizzato con
opportuno Contratto o Accordo firmato dalle parti, che riprenderà in modo sostanziale gli elementi
contenuti nel presente documento. Nel Contratto o Accordo verrà chiesto di aver visionato e accettato le
condizioni illustrate nel presente documento.
Organizzazione generale
La gestione della bigliettazione e dell’animazione sono di competenza dell’Associazione. L’Associazione si
impegna a provvedere alla prenotazione delle visite e alla bigliettazione durante il periodo del Festival, ivi
inclusa l’apertura delle pratiche SIAE quando richiesto.
Nel caso si ritenga che l'evento proposto debba essere obbligatoriamente a fruizione gratuita, il
Proponente deve segnalarlo in modo chiaro e tempestivo al Referente. L'organizzazione si riserva di
considerare queste situazioni e di decidere in merito.
Per quanto riguarda l’animazione, l’Associazione provvederà al reclutamento e alla formazione degli
animatori sia per la gestione degli eventi (animatori scientifici) che per il controllo dei flussi di pubblico
(animatori). Il Proponente si impegna a mostrare agli animatori scientifici assegnati all'evento il
funzionamento degli oggetti/exhibit del proprio evento, ad allestimento concluso e prima
dell’inaugurazione della manifestazione.
Ai Proponenti di spettacoli verrà messa a disposizione una scheda con il materiale messo a disposizione
dal Teatro ospitante.
Nel caso siano previsti locandine o altro materiale promozionale, dell’evento, questi dovranno riportare il
logo del Festival, essere fornirti all’Associazione dal Proponente e approvati dall’Associazione.
Il Proponente si impegna a garantire la presenza del Referente o di persona incaricata in occasione
dell’evento o, nel caso di eventi di durata superiore alla giornata, almeno il primo giorno di svolgimento
dell’evento stesso.
Responsabili operativi
L’Associazione si impegna a supportare il Proponente in tutte le fasi dell’organizzazione dell’Attività. Sia
l’Associazione che il Proponente dovranno nominare i responsabili operativi o Referenti per tutte le
comunicazioni e quanto altro necessario ed utile per la realizzazione dell’Attività.
Divulgazione e comunicazione esterna
Limitatamente ai periodi di svolgimento del Festival della Scienza, sarà cura dell’Associazione portare a
conoscenza del pubblico e dei media gli atti e le comunicazioni inerenti lo svolgimento dell’Attività e il
Proponente si impegna ad attenersi a tale strategia ed a produrre all’Associazione ogni documento o atto
utile a tale scopo.
Database del Festival della Scienza e suo utilizzo ai fini della definizione dell’Attività
Il Database del Festival della Scienza (spesso indicato con il termine Back End) è lo strumento informatico
grazie al quale verranno veicolati tutti i contenuti e le informazioni relative l’Attività.
Qui si potranno inserire tutte le informazioni utili alla compilazione di catalogo, sito internet, informazioni
per l’ufficio stampa, orari e modalità di visita dell’Attività e le esigenze relative la sede.
E’ possibile accedere al database del Festival all’indirizzo http://admin.festivalscienza.it/fadmin/ con gli
username e la password già utilizzati in fase di compilazione del bando oppure con quelli che saranno
comunicati al Proponente.
Il Proponente dovrà compilare
i campi richiesti. Se non saranno rese disponibili tutte le informazioni
necessarie, l’Associazione non potrà garantire la presenza dell’Attività nel proprio materiale di
comunicazione.
L’area “programma” del database è organizzata in 5 sezioni:
• comunicazione
• organizzazione
• ufficio stampa
• allestimento
• contratto
Comunicazione: Sezione dedicata all’inserimento di tutti i contenuti utili a veicolare le informazioni
relative all’Attività ai fini del catalogo e del sito internet. Sarà cura del Proponente fornire le informazioni
necessarie compilando tutti i campi entro la data concordata con il referente. L’Associazione si riserva il
diritto di modificare i contenuti secondo le esigenze del materiale di comunicazione. Il testo dell’abstract
sarà utilizzato per il programma cartaceo, mentre il testo della descrizione sarà utilizzato per la
comunicazione via web. A tal proposito è importante che i due testi siano differenti e redatti tenendo
conto di queste due diverse finalità di comunicazione.
Il campo “Descrizione tecnica” dovrà contenere indicazioni utili a dare maggiori informazioni al pubblico
e alle scolaresche (ad esempio specificare il numero di exhibit esposti, il loro funzionamento e in che
modo avviene l’interazione con il pubblico).
Organizzazione: Sezione dedicata all’inserimento delle informazioni relative agli orari degli eventi, ai turni
di visita quando previsti e alle modalità di prenotazione.
La compilazione della sezione “organizzazione” è ad esclusiva cura dell’Associazione, anche se ogni
elemento sarà concordato con il Proponente.
Ufficio stampa: Sezione dedicata all’inserimento di tutti i contenuti utili a veicolare le informazioni
relative all’Attività ai fini dell’attività dell’ufficio stampa. L’inserimento o meno nella cartella stampa è ad
insindacabile giudizio dell’Associazione.
Allestimento: Sezione dedicata all’inserimento di tutte le informazioni utili all’Associazione per il
reperimento della sede più idonea. Qui si possono trovare informazioni utili per il coordinamento
dell’allestimento e del disallestimento.
Contratto: Sezione dedicata all’inserimento dei dati fiscali e anagrafici del Proponente necessari alla
stipula dell’Accordo/Contratto e all’erogazione dell’eventuale contributo.
IMPORTANTE: La compilazione accurata e completa di questi dati è condizione essenziale per la
preparazione del Contratto. In assenza di questi dati il Contratto NON verrà preparato. Nel caso di dubbi si
prega di contattare il proprio referente.
Gestione degli spazi
La gestione degli spazi è di competenza esclusiva dell’Associazione. Eventuali richieste specifiche da
parte del Proponente relative alla sede assegnata devono essere rivolte all’Associazione attraverso il
Referente assegnato.
Sono di competenza dell’Associazione i costi di gestione della sede dove verrà allestita l’Attività durante
tutto il periodo del Festival (costo della sede, pulizie, sorveglianza, energia elettrica fino ad un consumo di
3 KW).
Sono escluse le spese relative a linee telefoniche e connessione Internet.
Sono escluse spese di adattamento della sede (spostamento di prese elettriche, richieste speciali
di
illuminazione, ecc). Il proponente si impegna a trattare i locali assegnati con la dovuta cura e cautela e
a riconsegnarli nelle stesse condizioni in cui li ha ricevuti, pena l’addebitamento dei danni eventuali.
Nel caso in cui il Proponente intenda utilizzare una sede propria o comunque non messa a disposizione
dall’Associazione, è necessario fornirne i riferimenti precisi al Referente dell’Associazione.
Assicurazioni
L’Associazione si assume il compito di garantire presso i locali ove si svolgerà l’Attività, il rispetto di tutte
le norme di sicurezza, di cui il Proponente deve prendere visione e garantire l’osservanza.
L’Associazione si assume ogni responsabilità, per danni diretti od indiretti, conseguenti allo svolgimento
dell’Attività, attivando apposite polizze assicurative per responsabilità civile contro terzi.
Per quanto riguarda gli oggetti facenti parte dell'evento, i pezzi esposti sono assicurati secondo la
modalità “da chiodo a chiodo” sulla base dei dati forniti dal Proponente.
Si precisa che l'assicurazione copre i danni derivanti da furto con scasso ma non da furto con
destrezza. E' necessario segnalare al Referente situazioni particolari, in modo da evitare il
determinarsi di situazioni di rischio (es. esposizione di materiale di valore facilmente asportabile, ecc).
Inaugurazione ed orari degli eventi
Non sono previste inaugurazioni per le singole Attività, E' tuttavia possibile che l'organizzazione del
Festival previa comunicazione al Proponente decida di inserire alcune Attività in percorsi inaugurali.
Gli orari degli spettacoli saranno definiti dall’Associazione in accordo con il Proponente e con i teatri
ospitanti. Ogni richiesta di modifica dovrà essere concordata con il Referente dell’Associazione.
In generale, le mostre e i laboratori inseriti nel programma del Festival saranno fruibili per tutto il periodo
del Festival e dovranno rispettare i seguenti orari di apertura al pubblico:
dalle 9.00 alle 18:00 dal lunedì al venerdì
dalle 10.00 alle 19.00 il sabato e i festivi
Situazioni particolari (numero di giorni ridotti, orari diversi, aperture straordinarie, ecc.) dovranno essere
opportunamente segnalati e saranno concordate tra i Referenti.
Le modalità di fruizione degli eventi speciali saranno concordate dai Referenti.
Allestimento e disallestimento
Il costo dell’allestimento dell’evento è a carico esclusivo del Proponente.
Informazioni dettagliate utili all’allestimento sono contenute nella sezione allestimento del database. Un
elenco di fornitori del Festival che hanno stipulato accordi vantaggiosi e convenzioni con l’Associazione
può essere richiesto dal Proponente all’Associazione. Ogni Proponente è comunque libero di scegliere i
propri fornitori e non è in alcun modo obbligato ad utilizzare quelli indicati dall’Associazione.
Il Proponente si impegna a provvedere, a propria cura e spesa, all’imballaggio, spese di carico e scarico
nonché al trasporto di tutto il materiale costituente l’Attività, concordando con l’Associazione, entro il
30 settembre, il piano dettagliato della consegna del materiale e dell’allestimento.
Il piano di allestimento e il layout grafico vanno inviati per approvazione all’Associazione entro fine
Agosto.
Il Proponente si impegna a utilizzare materiali in buono stato di conservazione
funzionanti.
e perfettamente
Per gli spettacoli in cui la scheda tecnica sia a carico del Festival, il Proponente dovrà fornire scheda
tecnica dettagliata e definitiva. In questo caso sarà l’Associazione a effettuare le scelte relative ai fornitori
e a coprire i costi relativi.
Per Mostre e Laboratori gli orari per allestimento e disallestimento dovranno essere concordati con
l’Associazione e saranno stabiliti secondo le esigenze delle sede; se dovesse essere necessario allestire
o disallestire in orari notturni o in giorni di chiusura è indispensabile farne richiesta all’Associazione con
largo anticipo Per gli Spettacoli, i tempi per allestimenti e disallestimenti dovranno essere concordati
dai Referenti tenendo conto delle esigenze delle compagnie e dei Teatri ospitanti. I costi di straordinario
del personale saranno a carico del Proponente.
Al termine del disallestimento è fatto obbligo al proponente di provvedere alla rimozione e allo smaltimento
di eventuali rifiuti ingombranti, nel caso in cui ciò non avvenisse i costi dellosmaltimento gli verranno
comunque addebitati senza obbligo di preavviso da parte del Festival.
Per quanto riguarda le operazioni di carico e scarico, si fa presente che:
Tutto il centro storico di Genova è zona a traffico limitato, pertanto è necessario avere specifici permessi
per accedere al centro della città e per caricare e scaricare il materiale; tali permessi vengono rilasciati da
Genova Parcheggi (per accedere ai varchi del centro) e dalla Polizia Municipale (per operazioni di carico e
scarico).
Solo per i Proponenti, (non per allestitori o personale d’appoggio), l’Associazione può emettere dei
permessi specifici ed è indispensabile che vengano comunicate le targhe dei mezzi come descritto
all'indirizzo web: proponenti.festivalscienza.it
Per camion di grandi dimensioni o autoarticolati è necessario avere specifici permessi che l’Associazione
potrà provvedere ad inoltrare alla Polizia Municipale per conto del Proponente, previo l’invio
all’Associazione di informazioni relative a targa del mezzo, orario previsto di arrivo e partenza, nei tempi
indicati all'indirizzo web di cui sopra.
Si ricorda che in nessun caso i permessi dell’Associazione consentono la sosta per parcheggio, ma solo
per carico/scarico.
Non è previsto alcun rimborso da parte dell’Associazione in caso di contravvenzioni per violazioni al
codice della strada (sosta sui marciapiedi o in zone riservate ai disabili, accesso a zone pedonali, ecc.).
Ospitalità
L’ospitalità di proponenti e personale, sia durante gli allestimenti e i disallestimenti sia durante il
Festival, è interamente a carico del Proponente. Si consiglia di contattare gli alberghi il prima possibile.
L’Associazione può mettere a disposizione su richiesta un elenco di strutture convenzionate da contattarsi
direttamente.
Credits e sponsor
In caso di sponsor propri è possibile veicolare il logo ed eventuali ringraziamenti solo nella sede del
proprio evento secondo modalità che dovranno essere concordate con l’Associazione. Sul catalogo e sul
sito internet sarà possibile inserire credits scritti nella sezione illustrativa dell’evento (Con il supporto di...)
ma non il logo.
L’Associazione si riserva il diritto di trovare sponsor per gli eventi in programma previa verifica con il
proponente stesso.
Chi volesse distribuire al pubblico materiale promozionale può farlo solo nella sede del proprio evento. Nel
caso il Proponente fosse interessato a proporre all'Associazione un contatto per una sponsorizzazione per
l'evento, può segnalare la possibilità al Referente, che provvederà a metterlo in contatto con la Direzione.
Accesso all’Attività e diritti di copyright
Le Parti concordano che, per tutta la durata dell’edizione del Festival della Scienza, l’Attività venga inserita
nel programma di visite guidate organizzate dall’Associazione secondo i calendari che verranno stabiliti di
comune accordo.
L’Associazione acquisisce il diritto ad utilizzare i contenuti dell’Attività per le finalità connesse allo
svolgimento del Festival della Scienza, nonché per il loro sviluppo editoriale su supporti cartacei e
digitali. I materiali inviati a uso comunicazione e ufficio stampa (immagini eccetera) devono essere liberi
da diritti di copyright.
Si avvisa inoltre che alcuni eventi del Festival potrebbero essere soggetti a riprese video, nel qual
caso
sarà fatta firmare una apposita liberatoria ai diretti interessati. Potrebbe essere richiesta, prima e durante il
Festival, la disponibilità per la realizzazione di interviste, anche in questo caso verrà fatta esplicita
richiesta ai diretti interessati.
Riservatezza
Ogni trasmissione di informazioni dall’Associazione al Proponente e viceversa, finalizzate al migliore
risultato dell’Attività, è da considerarsi confidenziale ed utilizzabile nei limiti e per gli scopi della migliore
riuscita della manifestazione.
Durata dell’accordo
L’accordo tra Associazione e proponente ha validità dalla data di stipula del Contratto/Accordo sino alla
data di fine attività, disallestimento incluso.
Tale durata potrà essere di comune accordo prorogata su richiesta scritta e motivata della parte che
richiederà la proroga.
Corrispettivo e modalità di pagamento
Non è prevista l’erogazione di alcun contributo per la progettazione e la realizzazione dell’Attività, salvo
indicazioni diverse da parte dell’Associazione. L’ ammontare di un’eventuale contribuzione e la sua
concessione sono ad insindacabile giudizio dell’Associazione.
Nel caso in cui l’Associazione accordi un contributo economico per la realizzazione dell’Attività, il
contributo stesso e le modalità e i tempi di erogazione verranno dettagliati nel Contratto tra le parti.
Qualunque sia l’entità del contributo, lo stesso verrà erogato esclusivamente a fine evento dietro
presentazione di regolare fattura o altro documento fiscalmente idoneo da parte del Proponente, con
scadenza minima a 60 giorni.