L`innovazione del processo di acquisto nella Pubblica

Milano
Roma
Bari
Napoli
L’innovazione del processo di acquisto
nella Pubblica Amministrazione
Ing. Filippo Chesi
CONFERENZA “Acquisti di beni e servizi nella PA”
Milano, e 21 aprile 2004
www.lattanzioeassociati.it
1- L’impatto della razionalizzazione della spesa
Il contesto di riferimento
z
Pressioni esterne/istituzionali sul miglioramento delle
prestazioni complessive della PA
z
z
z
Innovazioni normative
z
z
z
aumento della qualità dei servizi
contenimento e razionalizzazione della spesa
trasferimento di funzioni e riforma Tit. V
semplificazione e innovazione della gestione degli
approvvigionamenti
Innovazioni tecnologiche (e-procurement)
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1
1- L’impatto della razionalizzazione della spesa
Il contenimento della spesa pubblica
CONTENIMENTO della spesa pubblica
razionalizzazione delle spese di funzionamento
IMPATTO SULLA GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI:
z
COSA COMPRARE?
z
COMPRARE BENE
z
COMPRARE QUELLO CHE SERVE
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2 – La situazione degli enti pubblici
Il modello di lettura delle innovazioni
Considera tre grandi aree di contenuto, viste in
maniera integrata:
A. Gli aspetti organizzativo-gestionali
B. La gestione dei rapporti con il mercato
C. La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement
4
2
2 – La situazione degli enti pubblici
Gli aspetti organizzativo-gestionali
Q
Q
Q
Modelli organizzativi e ruoli sviluppati in funzione
della gestione degli approvvigionamenti
Articolazione e presidio dei processi di
approvvigionamento
Valutazione dei fabbisogni e
programmazione degli approvvigionamenti
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2 – La situazione degli enti pubblici
La gestione dei rapporti con il mercato
•
Esperienze di valutazione dei fornitori strutturata e
sistematica
•
Attivazione di acquisti in forma associata
•
Oggetto della fornitura: dal servizio singolo al global
service
•
Creazione di marketplace ad uso degli enti del territorio
6
3
2 – La situazione degli enti pubblici
Il ruolo di Consip
• Ricorso diffuso alle convenzioni Consip: risparmi, riduzione tempi,
capitolati ingegnerizzati
• Stimolo verso approcci evoluti all’approvvigionamento:
• uso dei capitolati Consip per orientare il mercato locale
• partnership e supporto alla realizzazione di innovazioni
• riferimento per le scelte di approvvigionamento
• Progetti di attivazione di “Consip locali” e/o settoriali.
I principali limiti segnalati
• sistematicità e costanza del servizio
• adeguatezza dell’offerta
• difficoltà di integrazione con i processi interni
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2 – La situazione degli enti pubblici
La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement
•
Soluzioni ICT funzionali all’organizzazione della funzione
acquisti
- S.I. a supporto del ciclo dell’ordine
- sistemi di valutazioni fornitori (Albo fornitori
“intelligente”) per innescare un circuito virtuoso di
miglioramento
- integrazione con i sistemi amministrativi in una logica
“ERP”
•
Soluzioni ICT funzionali ai rapporti con il mercato
- database gestionali sui fabbisogni e sui consumi
- supporto alla gestione dei contratti quadro
8
4
2 – La situazione degli enti pubblici
Sintesi finale
•
Tensione diffusa a innovare/migliorare la gestione degli
approvvigionamenti:
• scelte organizzativo-gestionali
• modalità di approccio al mercato
•
Portata dell’innovazione
• molti approcci parziali ma significativi
• non si riscontrano casi di approccio integrato e
coordinato di tutti gli aspetti del problema
•
Tecnologie ICT ed e-procurement sono una leva importante
ma, ancora, non determinante nel panorama delle
innovazioni attuali. L’orientamento sembra privilegiare
l’organizzazione del “sistema approvvigionamenti” nel suo
complesso.
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2 – La situazione degli enti pubblici
Criticità ed aree di intervento
Fase del
ciclo di
approvvigionamento
Criticità
Possibili leve di intervento
Vincoli
Scelte gestionali
e-procurement
Imposta-· difficoltà di
· pubblicità dei · strategie
·
zione
previsione
fabbisogni
approvvigionamento
approvvi
· capienza del
·
giona- sscarsa integrazione
Bilancio,
integrazione con ciclo
menti
tra utilizzo e
· ciclo di
programmazione
·
programmazione
programmazione·
…..
monitoraggio dei
consumi
magazzini
integrati
…..
· capacità di
·
fare/gestire
contratti
Ciclo · selezione fornitori
acquisto· onerosità
·
· tempi lunghi
·
market place
asta on-line
cataloghi
elettronici
…..
Gestione·
della
·
fornitura·
·
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Problematiche per la P.A.
procedure ad
evidenza
pubblica
·
razionalizzazione
processi
strumenti:
vincoli temporali·
contratti quadro
…..
·
vendor rating
· strutture associate di
acquisto
livello di servizio· ciclo
· razionalizzazione
tempestività
autorizzatorio
processi
controllo qualità·
…..
· semplificazione
……
procedure
responsabilizzaz. sui
consumi
·
·
·
·
·
·
integrazione online clientefornitore
servizi a valore
aggiunto da parte
del fornitore
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3- L’innovazione dei modelli di acquisto
Le possibili direzioni
GESTIRE IN MANIERA CONSAPEVOLE LA LEVA
DELL’APPROVVIGIONAMENTO:
z
Presidio del mercato (opportunità e vincoli) e delle in
novazioni tecnologiche
z
Strategia di approvvigionamento (COSA? COME?)
z
Ruolo della funzione approvvigionamenti
z
Razionalizzazione del processo
z
z
z
Visione integrata del processo: collegamento clienti
interni/fornitori esterni
Presidio delle fasi critiche
Uso della tecnologia (sistemi informativi ed e-procurement)
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3 – L’innovazione dei modelli di acquisto
L’innovazione della funzione approvvigionamento
CARATTERISTICHE
SERVIZIO ACQUISTI TRADIZIONALE
(PROVVEDITORATO)
FUNZIONE APPROVVIGIONAMENTI
STRUTTURA
ORGANIZZATIVA
BASSA VISIBILITA’
DISTANZA DAI VERTICI
ALTA VISIBILITA’
DIPENDENZA DIRETTA DAI VERTICI
PERCEZIONE
ESTERNA
EVASIONE PRATICHE DI GARA
FUNZIONE ATTIVA, CONSULENZIALE
INFORMAZIONI
DISPONIBILI
PROBLEMATICHE LEGATE AGLI
APPALTI
POCHE INFORMAZIONI SUI VOLUMI E
SULLE CARATTERISTICHE
AMPIA GAMMA DI DATI INTERNI ED
ESTERNI, BEN STRUTTURATI
FOCUS
SUPPORTO OPERATIVO E DECISIONALE
RISPETTO PROCEDURA
RESPONSABILITA’
IMPOSTAZIONE GARA D’APPALTO
SELEZIONE DELL’OFFERTA PIU’
ECONOMICA
12
·
·
·
RIFERIMENTO NELL’ENTE PER:
PIANIFICAZIONE DEI FABBISOGNI
INFORMAZIONI SUI MERCATI
ANDAMENTO MERCATO
RAPPORTI CON I
FORNITORI
ANTAGONISMO
MOLTI FORNITORI IN CONCORRENZA
TRA LORO
COSTRUZIONE DI RAPPORTI DI
PARTNERSHIP CON NUMERO
CONTENUTO DI FORNITORI
SUPPORTO ALLA
STRATEGIA
DELL’ENTE
SCARSO O NULLO
REPERIBILITA’ DI BENI E/O SOLUZIONI
GESTIONALI INNOVATIVE
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3- L’innovazione dei modelli di acquisto
La razionalizzazione dei processi
Previsione
fabbisogni
PIANIFICAZIONE
E STRATEGIA DI
APPROVVIGIO_
NAMENTO
GESTIONE PROCESSI
DI ACQUISTO
AD EVIDENZA
PUBBLICA
GESTIONE
Stesura
RICHIESTE
capitolato
ACQUISTO
GESTIONE PROCESSI
DI ACQUISTO NON
AD EVIDENZA
PUBBLICA
STIPULA
CONTRATT
O ED
Valutazione
EMISSIONE fornitori
ORDINI DI
ACQUISTO
Procedure
di ordine
GESTIONE FORNITURA
GESTIONE BENI A MAGAZZINO
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3- L’innovazione dei modelli di acquisto
Le strategie di approvvigionamento
z
Modalità con cui si attua la risposta della funzione
approvvigionamenti alle esigenze dell’Ente:
z
z
z
z
z
z
z
modulazione degli sforzi
tipologie dei rapporti e di integrazione messe in atto con i
fornitori
criteri di negoziazione
tipologie di contratto
sistemi di qualifica e valutazione
sviluppo del marketing d'acquisto
.......
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7
3- L’innovazione dei modelli di acquisto
Le strategie di approvvigionamento – criteri principali
z
z
z
z
z
z
rapporto tra la struttura territoriale dei fornitori e quella
della P.A:
grado di specificità dei bisogni nella P.A.
rilevanza strategica del prodotto per l’Ente
complessità e rischi connessi con il mercato della
fornitura
il fatturato relativo per classe di materiale (curva ABC)
forza relativa Ente/fornitore
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3- L’innovazione dei modelli di acquisto
aumentare
potere
contrattuale
enfasi sui
rapporti
DISPERSO
(molti fornitori su
scala nazionale)
LOCALE
(prevalenza di
fornitori locali)
MERCATO
CONCENTRATO
(pochi fornitori su
scala nazionale)
Le strategie di approvvigionamento – ESIGENZE
ricerca di
economie
di scala
enfasi sul
prezzo
definizione
standard
SPECIFICO
COMUNE
FABBISOGNO
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8
3- L’innovazione dei modelli di acquisto
DISPERSO
(molti fornitori su
scala nazionale)
LOCALE
(prevalenza di
fornitori locali)
MERCATO
CONCENTRATO
(pochi fornitori su
scala nazionale)
Le strategie di approvvigionamento – RISPOSTE
aumentare
potere
contrattuale
enfasi Agenzie
sui
rapporti
specialistiche
CONSIP
ricerca
di
Centrali
economie
d’acquisto
Acquisti ad hoc
locali
di scala
enfasi Gruppi
sul
d’acquistodefinizione
prezzo
Protocolli d’intesa standard
SPECIFICO
COMUNE
FABBISOGNO
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3- L’innovazione dei modelli di acquisto
ALTA
La leva tecnologica
GARA
DOMANDA
Valore acquisti
MARKET PLACE
ASTA ON LINE
BASSA
CATALOGO ELETTRONICO A
CONVENZIONE MULTIPLA
BASSA
MEDIA
ALTA
DOMANDA
(Frequenza d'acquisto)
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9
Conclusioni
I problemi
Gli enti pubblici si confrontano storicamente con una serie
di difficoltà per affrontare efficacemente il problema degli
approvvigionamenti:
z
z
z
z
Vincoli burocratici e amministrativi
Resistenze culturali
Inerzia
Scarsità di risorse da dedicare all’innovazione
DA DOVE INIZIARE?
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Conclusioni
Le opportunità
Gli enti pubblici nel loro complesso possono sfruttare delle
leve e opportunità di innovazione molto potenti:
z
Rappresentano un mercato enorme, che può
esercitare un forte potere d’acquisto
z
Possono sfruttare leve di sussidiarietà e/o solidarietà
reciproca
z
Sono di fronte ad una scelta obbligata
20
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Lattanzio e Associati
Le aree di intervento
Sistemi di governance interna
Modelli organizzativi, programmazione, riforma del bilancio, controllo
strategico e gestionale, contabilità analitica, internal auditing, valutazione
dei dirigenti, produttività ed incentivazione.
Sistemi di governance esterna
Governance e modelli di cooperazione interistituzionale per la gestione
delle politiche, programmazione partecipata, gestione associata dei
servizi e delle funzioni.
e-government
Semplificazione amministrativa, sportelli unici, ridisegno dei processi e
nuove tecnologie ICT.
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Lattanzio e Associati
Le aree di intervento
Modelli di gestione degli acquisti
Programmazione dei fabbisogni, strategie di approvvigionamento, eprocurement, outsourcing e global service.
Public Utilities
Strategie e piani industriali, evoluzioni societarie, gestione dei contratti di
servizio, controllo di gestione ed operativo.
Formazione manageriale
Programmazione e definizione di piani formativi, progettazione,
coordinamento e realizzazione, valutazione.
Gestione dell’innovazione
Laboratori, Cantieri, diffusione buone prassi, project management.
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Le sedi operative
Milano
Via Borgonuovo, 26 (20121)
Tel. 02 – 29061165, Fax 02 - 29061102
Roma
Viale di Trastevere, 85 (00153)
Tel. 06 – 58300195, Fax 06 - 5813174
Bari
Corso della Carboneria, 15 (70123)
Tel. 080 – 5277221, Fax 080 - 5722318
Napoli
Centro direzionale Isola E5, scala A (80143)
Tel. 081 – 7782225, Fax 081 - 5627220
Per informazioni: [email protected], www.lattanzioeassociati.it
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