PROGETTO “SHEEP” Analisi del costo del ciclo di vita del prodotto
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PROGETTO “SHEEP” Analisi del costo del ciclo di vita del prodotto
PROGETTO “SHEEP” Analisi del costo del ciclo di vita del prodotto Indice dei contenuti 1 Costo del ciclo di vita..................................................................................................2 2 Perché è importante il costo del ciclo di vita ..............................................................2 3 Chi è coinvolto ............................................................................................................3 4 La metodologia del costo del ciclo di vita ..................................................................5 5 Struttura di scomposizione dei costi (CBS) ................................................................5 6 Stima del costo ............................................................................................................5 7 Attualizzazione............................................................................................................6 8 L'inflazione dei costi ...................................................................................................6 9 Altre questioni .............................................................................................................7 Allegato: Esempio di un'analisi del costo del ciclo di vita............................................8 Fase 1 Produrre una struttura di scomposizione dei costi........................................9 Fase 2: Produrre una stima dei costi .........................................................................9 Fase 3: Trarre conclusioni ....................................................................................... 11 Altre letture .................................................................................................................12 Siti web .......................................................................................................................12 Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 1/11 Premessa La presente dispensa è stata realizzata nell’ambito del progetto “SHEEP” finanziato dal programma europeo “Energie Intelligenti per l’Europa”. I dettagli sul progetto e tutti i documenti prodotti sono pubblicati nel sito internet www.aplusplus.eu. Dal sito Internet è possibile accedere alla pagina Facebook del progetto al quale tutti possono aderire e con il quale è possibile stringere amicizia. 1. Costo del ciclo di vita L’analisi del costo del ciclo di vita (LCC) è una tecnica per stabilire il costo totale legato alla proprietà di un bene o di un servizio. Si tratta di un approccio strutturato che riguarda tutti gli elementi di questo costo e può essere utilizzato per produrre un profilo di spesa del prodotto o servizio sulla prevista durata di vita. I risultati di una analisi LCC possono essere usati per assistere l’acquirente (azienda, Ente, persona fisica, etc.) in un processo decisionale che preveda una scelta fra opzioni diverse. La precisione dell'analisi LCC diminuisce tanto più viene proiettata nel futuro, quindi è più utile come strumento comparativo quando si applicano le ipotesi a lungo termine a tutte le opzioni, di modo che abbiano lo stesso impatto. 2. Perché è importante il costo del ciclo di vita I costi visibili di qualsiasi acquisto rappresentano solo una piccola parte del costo totale di proprietà. Costo di acquisizione R&D, Produzione Costo della formazione Servizio al cliente (costo del personale) Costo dell'attrezzatura di supporto e Supporto della fornitura (costi di distribuzione e inventario) Costo di trasporto e manutenzione Costi di ritiro e smaltimento Costo dei servizi Decisione di fornitura Costo dei dati Figura 1: Visibilità del Costo Totale - L'effetto iceberg In molti casi (Enti, aziende), la responsabilità dei costi di acquisto e il conseguente finanziamento è condivisa da diverse aree e, di conseguenza, vi sono pochi incentivi ad applicare i principi del LCC alle politiche di acquisto.. Ci sono 4 principali vantaggi di un'analisi LCC: valutazione delle diverse opzioni di acquisto; una migliore consapevolezza dei costi totali derivanti dal possesso di un bene; previsione più accurata dei profili di costo e confronto fra risultati e costi. Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 2/11 Valutazione delle opzioni. Le tecniche di LCC permettono la valutazione delle diverse proposte sulla base dei costi di vita. L'analisi LCC è rilevante per la maggior parte dei contratti di servizio e nelle decisioni di acquisto delle attrezzature. Maggiore consapevolezza. L'applicazione delle tecniche LCC fornisce all'acquirente una maggiore consapevolezza dei fattori che determinano i costi e delle risorse necessarie per l'acquisto. E' importante che siano individuati i fattori che determinano i costi in modo che possano anche essere messi in atto approcci gestionali tesi ad un contenimento degli stessi nello specifico ambito di generazione del costo. Migliore previsione. L'applicazione delle tecniche LCC permette che l'intero costo associato ad un approvvigionamento venga stimato con maggiore precisione. Essa produce un miglioramento dei processi decisionali a tutti i livelli, ad esempio le decisioni di investimento o la creazione di interventi economicamente efficaci. Inoltre, l'analisi LCC permette una previsione più accurata della spesa futura che si può applicare alla valutazione dei costi a lungo termine. Nelle decisioni di acquisto il costo non è l'unico fattore da considerare nella valutazione delle varie opzioni. Ci sono altri fattori, come il soddisfacimento di richieste, la qualità dei beni e i livelli di servizio da fornire. 3. Chi è coinvolto Chi prende le decisioni di investimento (in genere il consiglio di amministrazione o l’amministratore unico per un’azienda o la giunta e/o il Dirigente di un settore nell’Ente pubblico) è responsabile per qualsiasi decisione relativa al costo di un progetto o programma. Il Dirigente Senior (OAD) ha la responsabilità di assicurare che le stime siano basate sui costi totali di vita e può essere assistito da collaboratori interni incaricati per seguire la decisione di acquisto. Principi Il costo di proprietà di un bene o servizio è sostenuto per tutta la durata della vita di tale bene e non si verifica interamente al momento dell’acquisto. costo Figura 2: profilo tipico del costo operatività La Figura 2 fornisce un esempio di un profilo di spesa che mostra come i costi variano con il tempo. In alcuni casi il costo di smaltimento sarà negativo perché l'articolo avrà un valore di rivendita, mentre per altri acquisti il costo di smaltimento, cessazione o sostituzione è estremamente alto e deve essere preso in considerazione nella fase di pianificazione. acquisto Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 3/11 I costi di acquisizione sono quelli sostenuti nel periodo tra la decisione di procedere con l'acquisto e l'accesso dei beni o servizi all'utilizzo operativo I costi operativi sono quelli sostenuti durante la vita operativa del bene o del servizio I costi di fine vita sono quelli connessi con lo smaltimento, cessazione o sostituzione del bene o servizio. Nel caso dei beni, il costo di smaltimento può essere negativo perché il bene ha un valore di rivendita. Una decisione di acquisto normalmente vincola l'utente per oltre il 95 per cento dei costi da sostenere nell’arco della vita del prodotto/servizio. C'è poca possibilità di cambiare i costi di proprietà, dopo che l'articolo è stato consegnato. I principi del LCC possono essere applicati a progetti sia semplici, come il banale acquisto di attrezzature, sia complessi, come ad esempio una grande iniziativa finanziaria privata. LCC comporta l'individuazione dei costi individuali relativi alla fornitura del prodotto o del servizio. Questi possono essere costi "one-off" o "ricorrenti". E' importante comprendere la differenza tra questi tipi di costo perché i costi one-off si concludono con l'acquisizione mentre i costi ricorrenti variano nel tempo e continuano ad essere sostenuti per tutta la vita del prodotto o servizio. Inoltre, i costi ricorrenti possono aumentare con il tempo, ad esempio per un aumento dei costi di manutenzione con l'invecchiamento delle attrezzature. I tipi di costi sostenuti variano in base ai prodotti o servizi in corso di acquisizione; alcuni esempi sono riportati di seguito. Esempi di costi one-off sono: approvvigionamento; sviluppo e accettazione; formazione iniziale; documentazione; attrezzature; modifiche ai processi aziendali. Esempi di costi ricorrenti sono: nuova formazione professionale; costi operativi; costi del servizio; costi di gestione del contratto e del fornitore; costo dei cambiamenti; i tempi di fermo / non disponibilità; manutenzione e riparazione; e trasporto e movimentazione. 4. La metodologia dell’analisi del costo del ciclo di vita L’analisi LCC si basa sulla premessa che per arrivare a decisioni di acquisto significative si deve prendere in considerazione ogni opzione disponibile. Devono essere affrontate tutte le spese significative che possono verificarsi come risultato di ogni decisione. Bisogna considerare accuratamente tutti i costi rilevanti per ciascuna delle opzioni, dalla fase iniziale fino allo smaltimento. Il grado di sofisticazione del LCC varia a seconda della complessità dei prodotti o dei servizi da acquistare. Il costo della raccolta dei dati necessari può essere considerevole, e dove gli stessi elementi vengono acquistati di frequente può essere creata una banca dati dei costi. Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 4/11 I seguenti concetti fondamentali sono comuni a tutte le applicazioni dell’analisi LCC: struttura di scomposizione dei costi; stima del costo; attualizzazione; e inflazione. 5. Struttura di scomposizione dei costi (CBS) La CBS è centrale per l'analisi LCC. Varia di complessità a seconda della decisione di acquisto. Il suo scopo è quello di identificare tutti gli elementi di costo rilevanti e deve avere dei confini ben definiti al fine di evitare omissioni o duplicazioni. Qualunque sia la complessità, qualsiasi CBS dovrebbe avere le seguenti caratteristiche di base: essa deve comprendere tutti gli elementi di costo che sono rilevanti per l'opzione in esame, compresi i costi interni; ogni elemento di costo deve essere ben definito in modo che tutte le persone coinvolte abbiano una chiara comprensione di ciò che deve essere incluso in tale elemento; ogni elemento di costo dovrebbe essere identificabile con un lavoro notevole o con un importante apparecchiatura o un software; la scomposizione dei costi dovrebbe essere strutturata in modo tale da consentire l'analisi di specifiche aree. Per esempio, l'acquirente potrebbe aver bisogno di confrontare i singoli costi per ogni opzione; questi costi dovrebbero pertanto essere individuati all'interno della struttura; la CBS dovrebbe essere compatibile, attraverso l'indicizzazione incrociata, con le procedure contabili utilizzate nella raccolta dei costi. Ciò permetterà ai costi di essere immessi direttamente nell'analisi LCC; la CBS dovrebbe essere progettata per consentire diversi livelli di dettaglio dell’analisi dei dati all'interno di varie categorie di costo. Per esempio, l'analista potrebbe voler esaminare in modo molto dettagliato i costi della manodopera e stimare invece in modo superficiale il contributo per la manutenzione. La CBS dovrebbe essere sufficientemente flessibile da consentire l'allocazione dei costi sia orizzontalmente che verticalmente. 6. Stima del costo Dopo aver prodotto una CBS, è necessario calcolare i costi di ogni categoria. Questi sono determinati attraverso uno dei seguenti metodi: fattori già noti: sono input per l'analisi LCC con una precisione nota. Per esempio, se il costo di produzione unitario e la quantità sono noti, allora può essere calcolato il costo di acquisto. Allo stesso modo, se sono noti i costi dei diversi livelli del personale e i tempi effettivi impiegati per l'erogazione del servizio, può essere calcolato il costo del personale per l'erogazione del servizio; rapporti sulla stima del costo (CER): sono derivati da dati storici o empirici. Per esempio, se l'esperienza ha dimostrato che per beni simili il costo dei pezzi di ricambio iniziali era il 20 per cento del costo unitario di produzione, questo potrebbe essere usato come CER per il nuovo acquisto. I CER possono diventare molto complessi ma, in generale, più semplice è il rapporto più efficace è il CER. I risultati prodotti dai CER devono essere trattati con cautela in quanto rapporti non corretti possono portare a grandi errori nel LCC. Alcune fonti contengono esperienze di acquisto simili, fatte all’interno dell’azienda o in altre organizzazioni. Si deve prestare attenzione ai dati storici, in particolare nei settori in rapida evoluzione come l'IT, dove possono diventare presto obsoleti. opinione degli esperti: anche se aperta al dibattito, spesso è l'unico metodo disponibile quando i dati reali sono introvabili. Quando l'opinione degli esperti viene utilizzata in un'analisi LCC essa dovrebbe includere i presupposti e le motivazioni che sostengono tale opinione. Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 5/11 7. Attualizzazione L'attualizzazione è una tecnica utilizzata per confrontare costi e benefici che si verificano in diversi periodi di tempo. E' un concetto diverso da quello di inflazione, e si basa sul principio che, in generale, la gente preferisce ricevere beni e servizi ora piuttosto che dopo. Questo è noto come 'preferenza temporale'. Quando si confrontano due o più opzioni, è necessaria una base comune per garantire una valutazione equa. Poiché il presente è il riferimento temporale più adatto, tutte le spese future deve essere aggiustate al loro valore attuale. L'attualizzazione si riferisce all'applicazione di un tasso di sconto scelto in modo che ogni costo futuro sia regolato al tempo presente, in pratica il momento in cui la decisione è presa. L'attualizzazione riduce l'impatto del risparmio a valle e, pertanto funge da disincentivo a migliorare l'affidabilità del prodotto. La procedura per l'attualizzazione è semplice: i tassi di sconto per acquisti pubblici sono pubblicati nel Libro Verde. I tassi di sconto utilizzati dall'industria variano notevolmente e bisogna fare attenzione quando si confrontano le analisi LCC. 8. L'inflazione dei costi E' importante non confondere sconto e inflazione: il tasso di sconto non è il tasso di inflazione, ma è il "premio" dell'investimento sull'inflazione. L'inflazione prevista per tutti i costi è approssimativamente uguale, è prassi normale escludere gli effetti dell'inflazione, quando si intraprende un'analisi LCC. Tuttavia, se l'analisi stima i costi di due prodotti molto diversi con differenti tassi di inflazione, per esempio il prezzo del petrolio e i tassi della manodopera, allora l'inflazione dovrebbe essere considerata. Tuttavia, si dovrebbe essere estremamente attenti a evitare il doppio computo degli effetti dell'inflazione. Per esempio, la proposta di un fornitore potrebbe già includere un fondo per l'inflazione e, a meno che ciò non sia noto, vi è una buona possibilità che sia inclusa una stima aggiuntiva per l'inflazione. 9. Altre questioni Valutazione del rischio Le stime dei costi sono costituite dalla stima di base (il costo stimato senza alcuna indennità di rischio) e una indennità di rischio (il costo stimato consequenziale se i rischi chiave si materializzano). L'indennità di rischio dovrebbe essere costantemente ridotta nel tempo se i rischi o le loro conseguenze vengono ridotti al minimo attraverso una buona gestione del rischio. Sensibilità La sensibilità delle stime dei costi a fattori quali i cambiamenti nei volumi, l'utilizzo, ecc. deve essere considerata. Propensione all'ottimismo La propensione all'ottimismo è la tendenza sistematica dimostrata ad essere troppo ottimisti sui parametri chiave del progetto. Può sorgere in relazione a: Costi di capitale; Durata dei lavori; Costi operativi, e Erogazione delle prestazioni. La propensione all'ottimismo deve essere gestita con cautela, perché l'esperienza ha dimostrato che l'eccessivo ottimismo sui benefici che si possono ottenere in relazione al rischio avrà un impatto significativo sui costi. Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 6/11 Un approccio consigliato è quello di considerare il caso migliore e quello peggiore, in cui l'ottimismo e il pessimismo possono essere bilanciati. La probabilità che questi casi si verifichino realmente viene valutata e la spesa prevista viene adeguata di conseguenza. Allegato: Esempio di un'analisi LCC Un reparto effettua una richiesta di 50 macchine fotocopiatrici, ciascuna in grado di produrre 40000 copie al mese. Ci sono 2 fotocopiatrici che soddisfano pienamente le specifiche tecniche del reparto insieme ai requisiti di qualità. La durata prevista delle fotocopiatrici è di 5 anni. Il costo misurato per copia proposto dai fornitori comprende gli oneri di manutenzione e tutti i materiali di consumo. Le due proposte sono le seguenti: Fotocopiatrice A Fotocopiatrice B Prezzo unitario per un ordine di 50 € 10.745 € 8.625 Costo misurato / copia fissato in contante per 5 anni 0.9c l.0c Per accertare l'acquisto più conveniente in termini di costo durante il ciclo di vita viene svolta un'analisi LCC. Per tale analisi viene usato un tasso di sconto del 6 per cento (6%) in termini reali (ossia tenendo conto dell'inflazione) il quale dà i seguenti fattori di sconto: Anno 0 1 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 0943 0,89 0,84 0792 L'esempio che segue illustra le fasi di questo procedimento. Tutti i costi sono espressi nei prezzi dell'anno '0'. Le spese di personale e materiali di consumo aumenteranno quasi sicuramente in linea con l'inflazione. Ma tutti i costi che rimarranno uguali, in termini di contante, nei cinque anni dovranno essere regolati ai prezzi dell'anno '0' con una previsione di inflazione che la vostra divisione finanziaria sarà in grado di darvi. In questo esempio, l'inflazione si presume essere del 4 per cento all'anno. Si presume inoltre che le macchine siano realizzate in luoghi distinti sparsi per l'edificio, non come parte di una sala stampa a flusso continuo. Nel caso di quest'ultimo, sarebbe necessario prevedere una certa funzione stand-by per mantenere il livello di produzione richiesto. Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 7/11 Fase 1 Produrre una struttura di scomposizione dei costi COSTO TOTALE ACQUISIZIONE COSTI DI FUNZIONAMENTO E MANUTENZIONE Costi di acquisto MANODOPERA Costi per l'ufficio acquisti Costi per la manodopera Formazione iniziale Carta Formazione continua MANUTENZIONE Costo misurato/copia Costo di sblocco Fase 2: Produrre una stima dei costi Acquisizione Fotocopiatrice A Fotocopiatrice B Costi di acquisto € 537.25K € 431.25K Costi per l'ufficio acquisti (2 persone a settimana) (Tempo di formazione dell'operatore richiesto per fotocopiatrice Costo totale della formazione (2 operatori per fotocopiatrice) a € 10 all'ora x 50 fotocopiatrici Costo totale di acquisizione € 2.5K 3 ore € 3K € 2.5K 2 ore € 2K € 542.75K € 435.75K Funzionamento (5 anni) Costo dell'operatore €K €K Anno 0 600 600 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 565,8 534,0 504,0 475,2 565,8 534,0 504,0 475,2 Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 8/11 Carta (€ 5 per 1000) Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Formazione continua €K 120 113,2 106,8 100,8 95,0 1,5 Costo totale del funzionamento € 3216,3 € 3215,8 €K 120 113,2 106,8 100,8 95,0 1 Fotocopiatrice A Fotocopiatrice B Manutenzione (5 anni) 0.9c Costo misurato per copia Rettificato del 4% all'anno Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 1 .0 c Poi attualizzati al 6% Fotocopiatrice A Fotocopiatrice B Fotocopiatrice A Fotocopiatrice B €K €K €K €K 216,0 207,7 199,7 192,0 184,6 240,0 230,8 221,9 213,3 205,1 216,0 195,7 177,7 161,3 146,2 240,0 217,4 197,4 179,2 162,5 Costo Operatore / supervisore di sblocco Numero medio di copie tra i bloccaggi (Fonte: precedente esperienza) 5000 3000 Tempo medio di inattività 0.5 h 1h Costo di 5 anni a 10£/ora €K €K Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 24 22,6 21,4 20,2 19,0 80 75,4 71,2 67,2 63,4 Costo Totale di manutenzione ~ 1004,1 LCC Totale per 5 anni LCC € 1353,7 € 4.831m € 5.080m Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 9/11 Analisi L'esempio mostra che il costo di acquisto è destinato ad essere di gran lunga superato dai costi di manutenzione. Il costo dell'operazione, sebbene ampio, è influenzato dalla decisione di comperare la fotocopiatrice e non tanto dalla scelta fra i due modelli. Pertanto, non era necessario attualizzare tali costi, in quanto sono validi per entrambe le opzioni. I costi di manutenzione mostrano i fattori di costo principali su cui il fornitore ha un certo controllo. Sono importanti non solo i costi misurati ma anche il tempo speso da parte dell'operatore nello sblocco della macchina. Prima di intraprendere una decisione bisogna ragionare in termini di prestazioni. Il criterio principale per fotocopiatrici di pari prestazioni è la disponibilità per l'uso. Questa può essere calcolata come segue: Disponibilità = TEMPO DI FUNZIONAMENTO TEMPO TOTALE Con i seguenti dati: Fotocopiatrice A Fotocopiatrice B Totale disponibilità possibile 176 ore I tempi di inattività per la sostituzione di materiali 3 ore di consumo / mese / fotocopiatrice (brochure aziendali) I tempi di inattività per l'operatore di sblocco / 4 ore mese / copiatrice (esperienza dell'utilizzatore) Tempi di inattività per tecnici di manutenzione / mese 5,4 ore / copiatrice (opinione di esperti) 176 ore 4 ore 13,3 ore 10,8 ore Tempo di inattività media al mese per ciascuna fotocopiatrice Funzionamento 12,4 ore 28,1 ore Tempo totale 176 176 Disponibilità. 93% 84% 176-12,4 176-28,1 Fase 3: Trarre conclusioni La fotocopiatrice A anche se più costosa di oltre € 100.000 è più conveniente di circa € 349.000 se considerata in termini di LCC in 5 anni (cioè la differenza tra i costi operativi e di manutenzione delle fotocopiatrici A e B). Inoltre, essendo la fotocopiatrice A una macchina di qualità superiore con una migliore affidabilità rispetto alla fotocopiatrice B è mediamente il 9 per cento (9%) più disponibile rispetto all’altra, o in alternativa, la fotocopiatrice B non sarebbe disponibile per il doppio del tempo rispetto alla fotocopiatrice A. L'ulteriore investimento nell'acquisto sarà più che recuperato durante la vita delle fotocopiatrici. Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 10/11 Altre letture • • • • • • • • • Abernethy, Robert B., The New Weibull Handbook, 4th edition, 536 Oyster Road, North Palm Beach, FL 33408-4328 (2002) Barringer, H. Paul and David P. Weber, “Life Cycle Cost Tutorial”, Fifth International Conference on Process Plant Reliability, Gulf Publishing Company, Houston, TX. (1996) Bloch, Heinz P. and Fred K. Geitner, Practical Machinery Management for Process Plants, Volume 2: Machinery Failure Analysis and Troubleshooting, 2nd Edition, Gulf Publishing Company, Houston, TX (1994) Bloch, Heinz P. and Fred K. Geitner, “Simplified Life-Cycle Cost Computations Applied in the Hydrocarbon Processing Industries”, Fourth International Conference on Process Plant Reliability, Gulf Publishing Company, Houston, TX. (1995) B.S. Dhillon, Life Cycle Costing for Engineers, CRC Press ISDN 978-1-4398-1688-2 Chang, S. E., and Shinozuka, M. 1996. Life-cycle cost analysis with natural hazard risk. Journal of Infrastructure Systems Del Re, V., Lezzerini, L., Menna, E., Moro, F., Auer, C., and Bevilacqua, S. 2005.Neptune: A tool and an approach for life cycle cost reduction in space ground segment. Proceedings of the 6th International Symposium on Reducing the Costs of Spacecraft Ground systems and Operations Hunkeler, D., Lichtenvort, K., and Rebitzer, G., eds. 2008. Environmental life cycle costing. Boca Raton, FL: CRC Press. Reich, M. C. 2005. Economic assessment of municipal waste management systems— Case studies using a combination of life cycle assessment (LCA) and life cycle costing (LCC). Journal of Cleaner Production 13 Siti Web • • • The European Commission's LCA database ELCD OGC - Life Cycle Costing LED Street Lights Life-cycle Cost Analysis ‘The sole responsibility for the content of this [webpage, publication etc.] lies with the authors. It does not necessarily reflect the opinion of the European Union. Neither the EACI nor the European Commission are responsible for any use that may be made of the information contained therein.” Progetto SHEEP “A Schools' panel for High Energy Efficiency Products“ 11/11