GLI AVVOCATI E LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA L`e

GLI AVVOCATI E LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
L'e-mail è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di informazioni. La
posta elettronica o e-mail (acronimo di Electronic Mail) è un mezzo di comunicazione in forma scritta via
Internet. Il principale vantaggio dell'e-mail è l'immediatezza oltre che i costi irrisori. I messaggi possono
includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente una
ricevuta elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.
"Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti
informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova
legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo,
quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata)
consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia
informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la
riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
L’utilizzo della PEC da parte degli avvocati è un vero e proprio obbligo di legge ai sensi dell’Art. 16 del DL
185/2008 convertito con Legge 2/2009, attivando un vero e proprio “domicilio elettronico” virtuale.
La PEC permette di sostituire raccomandate A/R, fax, corriere, con un notevole vantaggio in termini di
velocità, prezzo, facilità d’uso, sicurezza, integrazione con gli strumenti informatici di uso quotidiano,
certificazione dell’invio, della consegna, del contenuto della trasmissione, di data e ora esatta.
La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile
alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della
trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.
Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n.
68, e nei collegati documenti tecnici:
o Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta
elettronica certificata
o Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49
I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste
regole servono a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta
certificata.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 82/2005 modificato ed integrato dal Decreto
Legislativo 235/2010), ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come
strumento di trasmissione telematica (ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole
della PEC sono disponibili nel sito DigitPA – già CNIPA www.digitpa.gov.it ).
Il Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009 impone lo sviluppo delle trasmissioni
telematiche attraverso l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata
L'articolo 16 del Decreto sancisce che :
o le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle imprese
o i professionisti (tra cui gli avvocati!) devono dichiarare, entro novembre 2009, l'indirizzo PEC ai
rispettivi ordini
o le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese
o tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC
Caratteristiche principali della Posta Certificata
Una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario
sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte
delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta
consegna). Ciò significa che la casella di posta PEC può inviare o ricevere messaggi da e verso email
“normali” ma senza valore di certificazione, comportandosi come una normale casella di posta. Ciò ne
rende ancora più vantaggioso l’utilizzo poiché può sostituire anche l’email ordinaria, ma senza avere molti
problemi di quest’ultima (dipendenza dall’ISP per il relaying, mancanza di interoperabilità ecc.)
I gestori di posta certificata sono obbligati a registrare tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione
per 30 mesi da fornire come prova da parte degli interessati. I gestori sono anche tenuti ad utilizzare
sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le
registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ...) conterranno sempre l'ora esatta con
valore di certificazione.
Accesso e identificazione
I servizi di posta certificata utilizzano esclusivamente protocolli sicuri (gestiti da tempo dai più diffusi
strumenti di posta), per impedire qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi, come:
o https, per webmail
o smtps
o smtp starttls
o pop3s
o imaps
L'identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali.
La falsificazione di identità è formalmente esclusa: Il gestore assicura che il mittente utilizzi come indirizzo
(casella "from" o “da”) solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene
generalmente nei server di posta presenti in internet dove si può cambiare la casella mittente con estrema
facilità.
Certificazione dell'invio
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di
posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione
ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in
formato testo sia in formato xml.
Integrità del messaggio
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene
il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il
provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella
trasmissione).
Per garantire l'integrità del messaggio, mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC
solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.
I controlli sull’integrità del messaggio sono sostanzialmente automatici e disponibili attraverso il
programma di posta in esecuzione presso il destinatario (quello con cui scarica la posta) come ad esempio
Outlook di Microsoft o Thunderbird ecc.
Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di
trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di
consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che attesta:
o la consegna
o data e ora di consegna
o contenuto consegnato.
Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero
e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente
una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data
e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai
normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.
Vediamo come è fatta un’email PEC. (le schermate successive sono tratte da Outlook 2007)
Il messaggio si prepara e si invia come si farebbe con qualsiasi altra email; l’unica differenza è che il
mittente è un account di posta PEC ed il destinatario è una casella di posta PEC. Nell’esempio che segue ho
inviato un’email al mio stesso indirizzo di posta PEC (si può fare tranquillamente).
Ovviamente ho ricevuto il mio stesso messaggio ma ho ricevuto pure la ricevuta di “accettazione” da parte
del mio fornitore di posta e poco dopo la ricevuta di “consegna”. Il mio messaggio oltre tutto è ora dotato
di data certa, essendo transitato sul server del gestore di posta.
Ecco il messaggio inviato
Ecco il messaggio che si
riceve subito dopo l’invio
con la “accettazione” da
parte del mio gestore di
posta (qui pec.areuba.it)
Ecco come si presenta
un’email PEC al
destinatario.
In realtà il messaggio
inviato è la bustina
gialla allegata e
denominata
“postacert.eml”
Aprendo
l’allegato trovo il
messaggio vero e
proprio spedito
dal mittente
Al mittente invece ritorna la “ricevuta”.
La ricevuta PEC da
conservare come
prova della consegna
La PEC costa poco, è utile ed è pure obbligatoria: adottiamola e avremo fatto un passo nella direzione
giusta per la gestione informatica dello studio e per la tenuta dei rapporti con l’Ordine, con i Colleghi ed i
terzi e, di qui a poco, anche con l’Autorità giudiziaria.