DokFLOW - Keyover

Dok FLOW
DOKFLOW È IL MODULO DI GESTIONE DEI
FLUSSI DOCUMENTALI, PROCEDIMENTI E
ATTI AMMINISTRATIVI BASATO SU
TECNOLOGIA WEB
Dok SUITE
Gestione documentale, protocollo e workflow
Dok FLOW
PROTOCOLLO E PROCEDIMENTI: L’INTEGRAZIONE
CON DOKPRO
gestione flussi documentali, procedimenti, processi
Implementa la gestione dei Flussi Documentali (procedimenti
amministrativi o processi di workflow) integrando uno dei più
diffusi ed evoluti Workflow Engine opensource: JBOSS jBPM,
sostenuto dall’organizzazione JBOSS, sicura garanzia di
mantenimento, supporto ed evoluzione.
Il modulo si integra perfettamente con tutte le componenti
della DokSUITE, condividendone l’infrastrutture di gestione
dei documenti (DokDUO) e dei protocolli (DokPRO).
Un apposito tool di sviluppo, il Graphical Process Designer
(jBPM GPD) consente di “disegnare” graficamente il
processo, associando gli utenti e le variabili ad ogni singolo
task. E’ possibile programmare le azioni da eseguire al
VERSO L’AUTOMAZIONE: SVILUPPO E CUSTOMIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI
GPD è il tool di sviluppo e configurazione di base. Fornito direttamente da JBOSS.org, può essere configurato per “esportare” direttamente il processo realizzato su DokFLOW oppure su file system, per
eventuali modifiche manuali. Una modifica tipica, è l’immagine (.jpg)
che rappresenta il grafo del procedimento. Se lo stile jBPM non piace
è possibile generare una immagine con qualunque tool grafico e
sostituirla a quella generata da GPD.
Il GPD ed il modulo di amministrazione dei processi, consentono di
definire il modello di processo definendo i task e le azioni: le azioni
regolano i passaggi di
stato determinando la
sequenza dei task (iter)
che il processo è obbligato
a seguire. Per ogni task, è
possibile definire le informazioni che gli utenti devono
compilare
durante
lo
sviluppo del procedimento.
Le stesse informazioni
possono essere associate
ad uno o più task e, per
ciascuno, indipendentemente, possono essere in sola
lettura o lettura / scrittura.
I loro valori (metadati)
possono essere assegnati automaticamente da
procedure integrate (ad
esempio il numero di
protocollo), o manualmente dagli utenti utilizzando
l’interfaccia web.
Possono essere date, testo libero, elenchi a scelta singola o multipla
o documenti (integrazione DokDUO e DokPRO). Il motore di
DokFLOW genera automaticamente l’interafaccia web per mostrare
le informazioni coerentemente alla loro tipologia.
Il modello di processo permette di definire le deadline dei task o
dell’intero processo. Si tratta di definire i parametri temporali, ad
esempio la durata massima prevista per un procedimento o per un
task, allo scadere della quale il modulo abilita l’esecuzione automatica di un evento: ad esempio inviare e-mail o sms di notifica o di
sollecito, ma è anche possibile eseguire procedure automatiche
come forzare il passaggio di stato del procedimento o altre azioni
customizzate.
verificarsi di determinati eventi (mail o SMS, aggiornamenti di
basi dati collegate, copia di file, pubblicazione documenti sul
Portale Dell’Ente, azioni personalizzate).
DokFLOW è in grado di gestire il versioning dei processi: ogni
istanza di procedimento iniziata con una versione continuerà
con la stessa fino alla sua conclusione. Questa funzionalità è
fondamentale per un sistema in produzione poichè consente
di apportare tutte le modifiche/variazioni al modello di
processo, senza preoccuparsi di cosa accadrà alle istanze già
in corso di lavorazione.
DokFLOW consente inoltre di tracciare tutte le fasi dell’iter di un
procedimento (audit) e di ricavare le statistiche di performance.
DokFLOW supporta tutti i più comuni workflow pattern che consentono
di modellizzare qualunque tipologia di procedimento amministrativo.
In particolare, supporta la possibilità di gestire task paralleli (due o
più attività sullo stesso procedimento contemporaneamente in
carico a persone diverse), “task sequenziali”, “join e split”; per
maggiori informazioni circa i possibili workflow pattern visitare il sito
specializzato www.workflowpatterns.com
Mediante il modulo di amministrazione si assegnano gli attori (utenti)
che partecipano al workflow con i rispettivi ruoli e task per cui sono
coinvolti nel particolare processo, abilitando le azioni che essi
possono compiere sui task a loro assegnati, in particolare le azioni
possibili sono le seguenti:
• abilitato: l’attore è abilitato
a vedere sulla propria
task-list, un task di questo
processo a lui assegnato
• avvio: l’attore può creare
una nuova istanza di
questo processo (avviare
un procedimento)
• vis. storico: l’attore ha la
possibilità di visualizzare la
storia degli eventi che si
sono succeduti
• termina: l’attore ha la
possibilità di concludere
l’Iter del procedimento
indipendentemente dallo
stato in cui si trova, anche
se non previsto dal normale flusso. La chiusura
forzata di un iter dovrebbe
essere utilizzata in casi
estremi e va sempre fatta
da personale specializzato.
È possibile inserire la motivazione della chiusura forzata del procedimento
• sospendi/riavvia processo: è possibile sospendere e riavviare i
processi: nel periodo in cui un processo risulta sospeso, eventuali
azioni legate al tempo non vengono eseguite.
• riassegna task: l’attore assegnatario di un task, dotato di questo
privilegio, può assegnare il task ad un altro utente
• sospendi/riavvia task: è possibile sospendere e riavviare un
singolo task: nel periodo in cui un task risulta sospeso, eventuali
azioni legate al tempo, sul dato task, non vengono eseguite. Il
processo comunque è attivo, quindi in caso di task paralleli, gli altri
task proseguono normalmente nel loro iter.
L’iter di un Procedimento Amministrativo, nella pubblica
amministrazione, generalmente parte dal protocollo informatico.
In DokPRO è possibile definire, per ogni titolario di classificazione, la
lista dei Procedimenti Amministrativi che è possibile avviare
automaticamente in fase di creazione del fascicolo o di
protocollazione sul titolario stesso.
LA GESTIONE DEL TO-DO: LA TASK-LIST
Un’area di notifica, presente sul desktop della DokSUITE,
comunicherà il numero di task in carico all’utente abilitato alla
procedura. Un task è una azione o più azioni da compiere all’interno
di un iter di procedimento/processo.
Cliccando sull’area di notifica si accede alla task-list (in figura), ossia
l’elenco di tutti i task in carico. L’elenco riporta, in ordine da sinistra a
destra, un identificativo dell’istanza di processo (il numero univoco
che identifica il procedimento), la data e l’ora in cui il task è stato
assegnato all’utente, il nome del task (o stato), il nome del processo,
la versione del processo cui il task si riferisce. Nell’ultima colonna, se
un task è assegnato ad una Unità Organizzativa (UO), compare una
In particolare quando un utente di protocollo crea un fascicolo sotto
una voce di titolario, può decidere se avviare una istanza di
procedimento tra quelle associate. Se lo fa, il procedimento è avviato
su DokFLOW ed a questo è agganciato il fascicolo appena creato. Il
task in carico sarà visibile agli utenti di DokFLOW secondo la
configurazione del procedimento stesso. Da DokPRO, tra i metadati
del fascicolo, sarà evidenziato il numero di istanza associato al
fascicolo, mentre da DokFLOW è possibile accedere al fascicolo e
visualizzarne i documenti.
freccia rossa che consente ad un utente di prendere in carico il task.
Finché nessun utente della UO prende in carico il task, questo
comparirà nella task-list di tutti gli utenti della UO abilitati alla
gestione del procedimento. Quando un utente prende il task in
carico, questo scompare dalle altre task-list.
Mediante due filtri (nome del task e nome del processo) è possibile
selezionare un sottoinsieme dei task in carico.
COSA DEVO FARE? LA GESTIONE DI UN TASK
Dalla task-list è possibile accedere alla pagina di gestione di un task,
mostrata nella figura seguente. Sulla destra è visualizzato l’intero
grafo del processo; lo stato attuale è evidenziato in rosso.
Nell’area si sinistra si trovano le variabili di stato del task attivo:
l’interfaccia HTML si compone automaticamente in funzione del tipo
di variabile (data, testo, documento), e del fatto che sia in lettura o
anche in scrittura per lo stato corrente.
L’utente può visualizzare i campi o i documenti associati, compilare i
campi in scrittura di sua competenza o eseguire le azioni previste per
lo specifico task (il sistema genera automaticamente un tasto per
ogni azione definita).
Sulla base di variabili temporali (ad esempio il tempo di permanenza
di un task in un determinato stato), possono essere intraprese delle
azioni automatiche, ad esempio l’invio di una mail di sollecito.
STATISTICHE
STORICO ITER
Nel processo di riforme della Pubblica Amministrazione in atto,
assume un ruolo di primaria importanza l’orientamento verso la
produzione di risultati valutabili e misurabili. Risulta evidente che la
programmazione, il controllo e la valutazione finale dei risultati
conseguiti, in funzione degli obiettivi prefissati, sono fondamentali nel
continuo processo di orientamento al miglioramento dell’erogazione
dei servizi perseguendo gli obiettivi di efficienza, efficacia ed
economicità delle azioni amministrative. In questo quadro si
innestano i sistemi di controllo di gestione e gli strumenti in grado di
fornire gli indici e i parametri numerici di valutazione delle
performances.
Un utente abilitato, può controllare l’evoluzione storica di una istanza
di processo: una tabella riassume gli stati attraversati, gli utenti che
hanno lavorato il task, la data di uscita dallo stato ed il tempo di
permanenza. Sulla base dei permessi assegnati, un utente può
eseguire delle azioni come nel caso mostrato in figura, riassegnare il
task ad un altro utente, sospendere il task.
DokFLOW è in grado di raccogliere ed esporre statistiche sui
procedimenti: i tempi di attraversamento, il numero di task svolti dalle
UO e dagli utenti (assoluti e per unità di tempo), gli scostamenti
rispetto ai tempi previsti ed agli obiettivi fissati: tutte statistiche sulle
performance utili all’ente per individuare colli di bottiglia, carenze di
personale, uffici sovraccarichi di lavoro.
SYSTEM INTEGRATION
Su ogni evento possono essere attivate azioni eseguite
automaticamente dal motore di workflow in grado di interagire e
favorire l’integrazione con i Sistemi Informativi esistenti.
DokFLOW dispone di una libreria di azioni predeterminate (inviare
una mail, aggiornare una tabella di database, copiare o spostare un
file, pubblicare un documento sul portale dell’ente). La libreria può
essere estesa (Java), o integrata con librerie compatibili con
qualunque sistema informativo esistente.
IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
L.59/1997: il documento informatico
DPR 513/1997: la firma digitale
DPR 445/2000: testo unico sulla documentazione amministrativa
Del. 11/2004 CNIPA e relative note esplicative: l’archiviazione sostitutiva
PIATTAFORMA
REQUISITI CLIENT
Application Server J2EE
• JBOSS 4.0.3 su JDK 1.6
• Tomcat 6 su JDK 1.6
• Oracle AS 10g o superiore
Stazioni standard di protocollazione e/o sola consultazione
• Microsoft Windows 2000 o superiore
• Linux / Unix
• Microsoft Internet Explorer 5.5 o superiore
• Mozilla Firefox 2.0 o superiore
Database RDBMS
• Oracle Database 8.1.7 o superiore
• PostgreSQL 8.4 o superiore
• MySQL 5 o superiore
Stazioni specialistiche (scansione documenti, firma digitale)
• Microsoft Windows 2000 o superiore
• Microsoft Internet Explorer 5.5 o superiore
Sistema Operativo
• Microsoft Windows 2000 Server o superiore
• Linux / Unix
KEYOVER s.r.l.
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