atc agenzia territoriale per la casa della provincia di - ATC

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A.T.C.
AGENZIA TERRITORIALE PER LA CASA
DELLA PROVINCIA DI CUNEO
____________________
Via S. Croce, 11 - 12100 Cuneo - Tel. 0171440511 fax 0171440562 - e-mail: [email protected] - P.E.C. [email protected]
Cod. Fisc. e Partita IVA 00180300048
Procedure software gestionali e amministrative:
fornitura e relativo contratto di manutenzione,
aggiornamento e assistenza per il periodo dal
01/03/2011 al 28/02/2014 (codice C.I.G. 0516913A17 C.U.P. J25F10000100005)
1
2
PROCEDURE SOFTWARE GESTIONALI E AMMINISTRATIVE: FORNITURA E
RELATIVO CONTRATTO DI MANUTENZIONE, AGGIORNAMENTO E ASSISTENZA
PER IL PERIODO DAL 01/03/2011 AL 28/02/2014 ......................................................... 1
NORME GENERALI ............................................................................................................ 7
Articolo 1 - Importo dell’appalto ...................................................................................... 7
Articolo 2 - Durata del contratto ...................................................................................... 7
Articolo 3 - Responsabile Tecnico ..................................................................................... 7
Articolo 4 – Collaudo ........................................................................................................ 7
Articolo 5 - Spese a carico dell’Impresa ............................................................................ 8
Articolo 6 - Modalità di fatturazione e pagamento........................................................... 9
Articolo 7 - Penali ............................................................................................................. 9
Articolo 8 – Risoluzione .................................................................................................... 9
Articolo 9 - Recesso ........................................................................................................ 10
Articolo 10 - Osservanza Norme ..................................................................................... 10
Articolo 11 – Spese Contrattuali ..................................................................................... 10
Articolo 12 - Controversie .............................................................................................. 10
SCOPI E FUNZIONI DEL PACCHETTO ................................................................................... 11
IGIENE E SICUREZZA .................................................................................................................. 12
SPECIFICHE TECNICHE AMBIENTE HARDWARE ............................................................. 13
ATTUALE COMPOSIZIONE SOFTWARE E RELATIVO CONTRATTO ........................... 15
APPLICATIVI – CARATTERI GENERALI ............................................................................... 17
SISTEMA CONTABILE A.T.C. ............................................................................................ 17
CONTABILITÀ' ECONOMICO-PATRIMONIALE ...................................................................17
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GESTIONE ANAGRAFICHE ............................................................................................17
GESTIONE DOCUMENTI E REGISTRAZIONI A VIDEO ....................................................18
INTERROGAZIONI PARAMETRICHE ..............................................................................19
GESTIONE SCRITTURE CRONOLOGICHE .......................................................................19
GESTIONE SCRITTURE SISTEMATICHE .........................................................................19
APERTURE E CHIUSURE AUTOMATICHE ......................................................................19
GESTIONE RITENUTE D'ACCONTO E MODELLO 770 ....................................................19
GESTIONE RITENUTE INPS (10%) e INAIL .....................................................................20
ACQUISIZIONE DATI CONTABILI, FINANZIARI E FISCALI DALLE ALTRE PROCEDURE ....20
STAMPE .......................................................................................................................20
CONTABILITÀ' I.V.A. .........................................................................................................21
GESTIONE ANAGRAFICHE CLIENTI E FORNITORI .........................................................21
GESTI0NE REGISTRI IVA SETTORIALI ............................................................................21
GESTIONE REGISTRO IVA RIEPILOGATIVO E LIQUIDAZIONI IVA PERIODICHE..............21
GESTIONE FATTURAZIONE CLIENTI E REGISTRAZIONE FATTURE FORNITORI ..............21
STAMPE .......................................................................................................................22
CONTABILITA' FINANZIARIA .............................................................................................23
GESTIONE ANAGRAFICHE FINANZIARIA ......................................................................23
GESTIONE BILANCIO DI PREVISIONE............................................................................24
GESTIONE IMPEGNI E ACCERTAMENTI ........................................................................24
GESTIONE VARIAZIONI ALLE PREVISIONI DI BILANCIO ................................................24
GESTIONE MANDATI E REVERSALI ..............................................................................25
GESTIONE RENDICONTO CONSUNTIVO .......................................................................25
STAMPE .......................................................................................................................25
CESPITI AMMORTIZZABILI ................................................................................................27
GESTIONE ARCHIVIO CESPITI .......................................................................................27
GESTIONE ARCHIVIO BENI GRATUITAMENTE DEVOLVIBILI .........................................27
CALCOLO AMMORTAMENTI ........................................................................................27
CALCOLO AMMORTAMENT1 FINANZIARI ...................................................................27
GESTIONE REGISTRO CESPITI .......................................................................................27
STAMPE .......................................................................................................................28
GESTIONE FINANZIAMENTI ..............................................................................................29
GESTIONE ANAGRAFICHE INTERVENTI E FINANZIAMENTI ..........................................29
GESTIONE FINANZIAMENTI AUTORIZZATI ...................................................................29
GESTIONE E CONTROLLO QUADRI ECONOMICI ..........................................................29
GESTIONE DATI METRICI .............................................................................................30
GESTIONE SCHEDE AMMINISTRATIVE DI CANTIERE ...................................................30
GENERAZIONE ORDINATIVI DI PAGAMENTO ..............................................................30
RENDICONTAZIONE ACCREDITI: CALCOLO ACCREDITI E PAGAMENTI BIMESTRALI ....31
CALCOLO E GESTIONE COMPETENZE TECNICHE .........................................................31
STAMPE .......................................................................................................................31
GESTIONE ECONOMATO ..................................................................................................32
INVENTARIO DEI BENI MOBILI .....................................................................................32
4
GESTIONE MOVIMENTAZIONE CASSA ECONOMATO ..................................................32
GESTIONE REGISTRO DEL DENARO, TITOLI E OGGETTI DI VALORE .............................33
GESTIONE DEL RENDICONTO PERIODICO DELL’ECONOMO ........................................33
GESTIONE DEI SERVIZI E DELLE FORNITURE ................................................................34
GESTIONE ALBO FORNITORI ........................................................................................34
SCRITTURE SISTEMATICHE E CRONOLOGICHE.............................................................34
STAMPE .......................................................................................................................35
GESTIONE MANUTENZIONE PATRIMONIO ......................................................................36
GESTIONE ALBO IMPRESE ............................................................................................36
GESTIONE ELENCO PREZZI ...........................................................................................36
GESTIONE RICHIESTE DI VERIFICA ...............................................................................36
GESTIONE ORDINATIVI DI LAVORO .............................................................................36
GESTIONE CONSUNTIVI ...............................................................................................37
GESTIONE SCHEDE STORICHE TECNICO-PATRIMONIALI..............................................37
GESTIONE RECUPERO SPESE DI MANUTENZIONE DA INQUILINI.................................37
STATISTICHE E STAMPE ...............................................................................................37
CONTRATTI DI LOCAZIONE E REPERTORIO ATTI ..............................................................38
INSERIMENTO E GESTIONE ANAGRAFICHE ASSEGNATARI .........................................38
GESTIONE ANAGRAFE REDDITI E SITUAZIONI PATRIMONIALI .....................................38
GESTIONE ALLOGGI SFITTI ..........................................................................................38
GESTIONE CONTRATTI DI LOCAZIONE .......................................................................39
GESTIONE ADEMPIMENTI DI LEGGE ............................................................................39
INVENTARIO CAUZIONI DEPOSITATE ...........................................................................39
STAMPE .......................................................................................................................40
PATRIMONIO IMMOBILIARE ............................................................................................41
GESTIONE DATI PATRIOMIALI ......................................................................................41
GESTIONE DATI CATASTALI ..........................................................................................41
CALCOLI E RIPARTI MILLESIMALI ................................................................................41
REPERTORIO GARANZIE CONCESSE A TERZI ................................................................42
STAMPE GESTIONE PATRIMONIALE ............................................................................42
UTENZA E FATTURAZIONE ...........................................................................................43
DETERMINAZIONE DEI CANONI ...................................................................................43
PREPARAZIONE RUOLO DI CARICO ..............................................................................43
EMISSIONE E STAMPA FATTURE E/O BOLLETTE CANONI E ADDEBITI DIVERSI ...........43
INCASSI. RIMBORSI E CONTABILITA' UTENTI ..............................................................44
LIBRI I.V.A. E LIBRI GIORNALI SETTORIALI ....................................................................44
CALCOLO IMPONIBILE I.R.E.S./I.R.A.P. REDDITI PATRIMONIALI ..................................45
INCOMBENZE I.C.I. .......................................................................................................45
RIPARTIZIONE E RENDICONTAZIONE SPESE E SERVIZI.................................................45
GESTIONE TABELLE ......................................................................................................46
STAMPE .......................................................................................................................46
GESTIONE MOROSITA' E RECUPERO CREDITI ..................................................................47
SCHEDA STORICA DELLE AZIONI LEGALI E DELLA CORRISPONDENZA .........................47
5
SOLLECITI DI MOROSITA' .............................................................................................47
INTERESSI LEGALI .........................................................................................................47
DECADENZE .................................................................................................................47
DECANDENZA PER MOROSITA’....................................................................................47
ABUSIVISMO ................................................................................................................48
UTENZA E FATTURAZIONE - ELENCO STAMPE ...........................................................48
CONSULTAZIONE SUL SITO WEB DEL DATABASE UTENZA E FATTURAZIONE ..............51
GESTIONE RIENTRI FINANZIARI ........................................................................................52
GESTIONE CONSUNTIVI ANNUALI ...............................................................................52
GESTIONE QUOTE di amministrazione, manutenzione e residuali. Calcolo Fondo
E.R.P.S. .........................................................................................................................52
STAMPE .......................................................................................................................52
CESSIONE DEGLI ALLOGGI ................................................................................................53
GESTIONE OPERAZIONI PRELIMINARI DI CESSIONE E FATTURAZIONE........................53
GESTIONE PIANI DI AMMORTAMENTO .......................................................................53
GESTIONE ARCHIVIO STORICO ALLOGGI CEDUTI ........................................................53
STAMPE .......................................................................................................................53
TRASFERIMENTO DATI .....................................................................................................53
GESTIONE TRASFERIMENTO DATI ALLA REGIONE .......................................................54
STAMPE .......................................................................................................................54
GENERAZIONE FILES DA MEMORIZZARE SU SUPPORTI MAGNETICI ...........................54
CONDOMINI E AUTOGESTIONI ........................................................................................55
ANAGRAFICA CONDOMINI E AUTOGESTIONI ..............................................................55
GESTIONE RIPARTI SPESE ............................................................................................55
GESTIONE MOROSITA' SPESE SERVIZI E FATTURAZIONE/BOLLETTAZIONE .................55
ESTRATTI CONTO PARAMETRIZZATI ............................................................................55
ACCREDITI QUOTA % QUOTA DI MANUTENZIONE .....................................................55
GESTIONE VIA WEB AGGIORNAMENTO ANAGRAFICHE E RIPARTI SPESE ...................56
STAMPE .......................................................................................................................56
SISTEMA DOCUMENTALE .................................................................................................57
PROTOCOLLO ...................................................................................................................57
PROTOCOLLO POSTA IN ENTRATA ...............................................................................57
PROTOCOLLO POSTA IN USCITA ..................................................................................58
GESTIONE PROTOCOLLO IN ENTRATA E IN USCITA COMMISSIONE ASSEGNAZIONE
ALLOGGI.......................................................................................................................58
GESTIONE DELIBERE E DETERMINAZIONI ....................................................................59
GESTIONE REPERTORIO ATTI NON PUBBLICI ...............................................................59
ARCHIVIO REGISTRI FISCALI .........................................................................................59
GESTIONE LIBRERIA ..............................................................................................59
GESTIONE ARCHIVIO DOCUMENTI ....................................................................60
COMMISSIONE ASSEGNAZIONE ALLOGGI........................................................................61
GESTIONE LIBRO VERBALI ............................................................................................61
STAMPE .......................................................................................................................61
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NORME GENERALI
Articolo 1 - Importo dell’appalto
L’importo complessivo massimo presunto per l’espletamento del servizio è fissato
in Euro 30.000,00= annui, oltre IVA nei termini di legge.
Articolo 2 - Durata del contratto
Il contratto decorre dalla data di stipula e avrà durata di 36 (trentasei) mesi
decorrenti dalla data di collaudo positivo della fase (corrispondente alla data di
collaudo positivo del Piano di attivazione – vedi successivo articolo 4),
eventualmente prorogabile di ulteriori tre anni, avvalendosi del disposto dell’art.
57, comma 5, lettera b) del D. Lgs. 163/2006, previa adozione di apposito atto,
preceduto da procedimento di indagine di mercato meramente esplorativo e se ne
venga rilevata dall’Ente Appaltante una convenienza economica.
Articolo 3 - Responsabile Tecnico
L’Agenzia Territoriale per la Casa della Provincia di Cuneo, nell’ambito del
contratto per l’appalto in questione, nominerà un Responsabile Tecnico che avrà il
compito, in collaborazione con il personale messo a disposizione dall’impresa, di
far fronte a tutte le problematiche di vigilanza e verifica della piena e corretta
esecuzione del contratto per tutti i servizi e le attività in esso previste.
In particolare è demandato al Responsabile Tecnico la verifica del rispetto dei
livelli di servizio contrattualizzati.
Tale attività verrà svolta trimestralmente e, nel caso di non rispetto dei livelli
previsti il Responsabile Tecnico provvederà a segnalare al Responsabile Unico del
Procedimento (o suo delegato) la percentuale di scostamento rispetto ai livelli di
servizio in questione. In tal caso il Responsabile Unico del Procedimento
(R.U.P.) affiderà un tempo in genere non superiore a 20 giorni per la rimozione
delle anomalie riscontrate. Al termine, in relazione al tipo di problematiche oggetto
della rimozione, si potrà prevedere il ricorso al collaudo eccezionale di cui al
successivo articolo 4, comma 3).
Articolo 4 – Collaudo
Le attività di collaudo verranno effettuate a conclusione delle seguenti fasi:
1. al termine del Piano di Attivazione - con lo scopo di determinare l’avvio della
operatività del contratto;
2. annualmente – per verificare la buona esecuzione del servizio;
3. eccezionalmente – su richiesta del R.U.P. - quando sia necessario verificare il
ripristino delle condizioni di buon funzionamento.
Nello specifico:
• il collaudo che dovrà essere effettuato al termine del Piano di Attivazione, dovrà
verificare la messa in esercizio di tutto quanto ritenuto necessario alla erogazione
dei servizi software;
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• il collaudo che verrà svolto annualmente, dovrà verificare il corretto svolgimento,
nell’arco temporale a cui si riferisce, delle attività contrattualizzate ed il rispetto dei
livelli di servizio prefissati;
• il collaudo svolto eccezionalmente, verrà effettuato al fine di verificare il
ripristino di condizioni di buon funzionamento a seguito della rimozione di
anomalie riscontrate nel corso dell’esecuzione del contratto.
Le attività di collaudo verranno eseguite in contraddittorio dal Responsabile
Tecnico di cui all’articolo 3 e da un responsabile dell’Impresa.
Il collaudo al termine del Piano di Attivazione verrà effettuato entro 20 giorni
dalla comunicazione da parte dell’impresa al Responsabile Unico del Procedimento
del completamento della singola fase.
Per il collaudo previsto annualmente, verrà fissata la data in accordo fra le parti
(non potrà essere eseguito prima di 10 mesi dal precedente e non oltre i 14).
Infine il collaudo richiesto in via eccezionale verrà fissato dal R.U.P., in un tempo
non superiore a 20 giorni dalla data stabilita per la rimozione completa delle
anomalie individuate.
Le parti concorderanno il giorno, ora e luogo fissati per lo svolgimento del
collaudo.
Del collaudo verrà redatto specifico processo verbale firmato dai collaudatori.
Nel caso di esito positivo del collaudo previsto per il Piano di Attivazione, verrà
da quella data iniziata l’attività contrattuale successivamente prevista, con
attivazione della fatturazione degli importi dovuti nei termini fissati dal successivo
articolo 6.
I collaudi effettuati annualmente e quelli eventualmente effettuati eccezionalmente,
se conclusi con esito positivo, rimarranno come momenti di verifica del buon
andamento delle attività contrattuali.
Nel caso di collaudo non positivo sarà possibile:
1. dichiarare i servizi posti a collaudo “rivedibili” in quanto seppur non
perfettamente aderenti all’attività contrattualizzata e/o ai livelli di servizio richiesti,
possono entro il tempo massimo di 20 giorni essere resi conformi alle prescrizioni
fissate, rinviando quindi il collaudo a data da fissare non superiore comunque a 30
giorni dalla prima seduta;
2. dichiarare per i servizi posti in esame “collaudo negativo” in quanto del tutto
non conformi alle prescrizioni contrattuali.
Nei casi:
1. della mancata messa in esercizio dei servizi nei tempi fissati nel contratto sulla
base di quanto indicato nell’offerta tecnica, relativamente alla fase Piano di
Attivazione;
2. inadempimento delle attività contrattuali tali da determinarne il collaudo
negativo;
l’Amministrazione potrà procedere alla risoluzione immediata del contratto, ai
sensi dell’art. 1456 del c.c. nei termini previsti al successivo articolo 8 del presente
capitolato.
Articolo 5 - Spese a carico dell’Impresa
Sono da considerarsi a carico della ditta aggiudicataria le spese di viaggio, di
trasporto, consegna, di personale, di materiali e altro necessario per l’espletamento
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dei servizi, nonché ogni altra spesa che si renderà necessaria durante l’esecuzione
del contratto.
Articolo 6 - Modalità di fatturazione e pagamento
Tutti i servizi contrattuali previsti nel presente Capitolato Speciale d’Appalto
verranno fatturati con cadenza trimestrale posticipata.
La prima fattura verrà emessa a partire dal 1° del mese successivo alla data di
collaudo ed inizio della operatività del contratto e limitatamente ai posti di lavoro
attivi.
Alle fatture dovranno essere allegati specifici report relativi ai servizi continuativi
nonché ai servizi collaterali quali: gli spostamenti, gli interventi “Nuovo hardware”
e gli altri servizi IMAC effettuati, gli interventi di assistenza e manutenzione svolti
fuori dall’orario contrattualizzato.
Le fatture, previa verifica del Responsabile Tecnico, verranno ammesse al
pagamento nei 30 (trenta) giorni successivi al ricevimento.
L’Amministrazione, nei casi in cui siano contestate inadempienze sia nella fase di
collaudo che nella verifica dei livelli di servizio, può sospendere, ferma
l’applicazione delle eventuali penali, i pagamenti all’impresa fino a che non si sia
posta in regola con gli obblighi contrattuali.
Articolo 7 - Penali
Al superamento, nel trimestre, di una percentuale di scostamento pari o superiore al
0,5% del livello di servizio contrattualizzato per una o più tipologie di servizio,
l’Ente potrà applicare la penale del 3% sulla base del canone mensile del servizio,
o dei servizi, nei quali si è manifestato lo scostamento.
Gli importi delle penalità che dovessero eventualmente applicarsi nei modi
sopraddetti saranno trattenuti sull’ammontare delle fatture ammesse al pagamento
o, in assenza di queste ultime, sulla cauzione definitiva versata dall’aggiudicatario.
Articolo 8 – Risoluzione
L’Amministrazione procederà alla risoluzione del contratto nei seguenti casi:
a) quando si verificano le ipotesi previste al precedente articolo 4 ultimo
capoverso;
b) per percentuali di scostamento del livello di servizio per una o più tipologie del
servizio, nel semestre e nell’anno, superiori all’1%;
c) quando per due trimestri consecutivi, oppure, per più trimestri non consecutivi
nel corso di un anno, venga superata la percentuale di scostamento dello 0,5% del
livello di servizio contrattualizzato per una o più tipologie di servizio.
Nei casi di cui alle precedenti lettere b) e c) l’Amministrazione comunicherà
l’inadempienza riscontrata, assegnando al Fornitore un termine di 15 giorni per
rimuoverla. Trascorso il suddetto termine senza che l’inadempienza venga risolta,
l’Amministrazione provvederà alla risoluzione del contratto.
In caso di risoluzione l’Amministrazione procederà ad incamerare la cauzione
definitiva versata dall’impresa, fatto salvo l’eventuale ulteriore risarcimento del
danno.
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Articolo 9 - Recesso
L’Amministrazione può in ogni momento recedere dal contratto stipulato per
sopravvenuti motivi di interesse pubblico. Viceversa è fatto divieto all’impresa di
recedere dal contratto.
Articolo 10 - Osservanza Norme
La ditta aggiudicataria è sottoposta a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti,
risultanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro e
assicurazioni sociali ed assume a suo carico tutti gli oneri relativi.
La ditta aggiudicataria è obbligata ad attuare nei confronti dei propri dipendenti
occupati nelle prestazioni oggetto del contratto, condizioni normative e retributive
non inferiori a quelli risultanti dai contratti collettivi di lavoro della categoria e
dagli accordi integrativi territoriali. Nell’esecuzione del contratto, il contraente è
responsabile per infortuni e danni arrecati a persone o cose dell’Amministrazione
Comunale o a terzi, per fatto proprio o dei suoi dipendenti e collaboratori, con
conseguente esonero dell’Amministrazione da qualsiasi eventuale responsabilità al
riguardo.
Articolo 11 – Spese Contrattuali
Tutte le spese per la predisposizione dei documenti inerenti l’accordo contrattuale e
la loro registrazione sono a totale carico della ditta aggiudicataria, senza alcun
diritto di rivalsa.
Articolo 12 - Controversie
Qualora per la definizione delle controversie si ricorra all’autorità giudiziaria è
competente il foro di Cuneo.
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SCOPI E FUNZIONI DEL PACCHETTO
Il presente pacchetto software dovrà costituire lo strumento necessario per rendere
più veloce ed efficace il lavoro di chi si occupa delle varie attività e problematiche
dell'Agenzia Territoriale per la Casa.
Le Agenzie sono già oggi chiamate a svolgere i propri compiti con una
impostazione e organizzazione aziendale di tipo privatistico e quindi a gestire
patrimoni non solo propri, ma di altri enti o addirittura di privati, pertanto sarà
necessaria un'impostazione multi-aziendale e multi-filiale delle procedure oggetto
del presente capitolato.
Il sempre crescente volume di incombenze fiscali e amministrative, unito
all'aumento degli utenti dell'edilizia popolare, rendono ormai impossibile pensare
ad un'organizzazione efficiente senza l'ausilio dell'informatica perché
comporterebbe un enorme impiego di tempo e risorse di personale senza avere la
certezza di raggiungere l'esattezza e la precisione voluti.
Va inoltre sottolineato come i normali metodi di archiviazione non sono più
sostenibili in quanto rallentano notevolmente le operazioni di ricerca impegnando
lungamente il personale a scapito di una maggiore attenzione all'utenza.
Pertanto gli scopi principali delle procedure dovranno essere:
- assolvere alle incombenze derivanti dalle imposizioni di legge, fiscali e
amministrative;
- sostituire il personale in tutti i lavori ripetitivi o che comportano la manipolazione
di grandi masse di dati o grossi volumi di documenti da archiviare;
- agevolare le incombenze di routine e il reperimento di qualsiasi tipo di
informazione in tempo reale;
- offrire la possibilità di poter utilizzare, in brevissimo tempo, i dati memorizzati
tramite files in formato autonomamente gestibili, stampe estemporanee e stesure
statistiche;
- normalizzazione degli archivi dati e ottimizzazione sia a livello di utilizzo della
memoria centrale che di quella di massa.
Tutto il pacchetto dovrà offrire una gestibilità semplice ed interattiva, in modo da
poter essere utilizzata da tutto il personale con un minimo impegno di
addestramento.
I software degli applicativi saranno supportati, a cura della ditta fornitrice, da tutti i
software di base necessari (quali software gestori del database, client, interfacce
utente, ecc..) e non già in dotazione all’A.T.C. della Provincia di Cuneo
I vari moduli offriranno inoltre un'autonoma operatività e contestualmente saranno
in grado di acquisire o aggiornare dati in quelli paralleli. La gestione dell'intero
sistema non dovrà essere vincolante ma, attraverso opportune parametrizzazioni
tabellari, verrà offerta la possibilità di adeguare le modalità di funzionamento delle
varie procedure all'organizzazione aziendale esistente o maturanda.
Tutte le procedure devono poter interagire via web per lo scambio di dati con
amministrazioni e/o utenti terzi.
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La gestione delle stampe dovrà fornire supporti atti alla realizzazione di report ed
analisi dei dati non previste a programma e via, via nascenti dalle necessità di
gestione dell'agenzia.
Tutte le stampe dovranno prevedere la possibilità di migrazione dei dati su file di
tipo Microsoft Excel.
Ogni modulo sarà corredato del relativo "help in linea" e offrirà la possibilità di
gestire la sicurezza dei dati a più livelli.
IGIENE E SICUREZZA
Le recenti disposizioni legislative hanno richiamato l'attenzione sull’igiene e la
sicurezza dei posti di lavoro. Il software del presente pacchetto dovrà pertanto
essere strutturato in modo tale da evitare situazioni di stress o di sovraffaticamento
visivo. La certificazione della conformità alle norme UNI EN ISO 9000 sarà
pertanto elemento essenziale.
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SPECIFICHE TECNICHE AMBIENTE HARDWARE
Il pacchetto delle procedure dovrà operare sull'hardware esistente che si compone
del seguente parco macchine e della seguente organizzazione:
SISTEMA DI PC ORGANIZZATI IN RETE
Sistemi operativi:
Service Pack 2 32 bit
Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition
Microsoft Windows XP Professional Versione 2002
Service Pack 3 32 bit
Microsoft Windows Vista Business Service Pack 1 32 bit
Microsoft Windows 7 Professional 32 bit
Server di rete:
Fujitsu Siemens Primergy TX 200 S4 con le seguenti
caratteristiche tecniche:
Processore QUAD CORE XEON 2.5 GHz.,
RAM 4 Gb
n. 4 hard disk SAS da 300 Gb
controller RAID 5/6 da 512 Mb
Lettore DVD Rom 16x
Unità di back-up a nastro TANDBERG LTO 2
n.
37 personal computers collegati in rete, di cui:
n. 17 Fujitsu Siemens Esprimo P5925 con le seguenti caratteristiche tecniche:
Processore Intel Core™ 2 CPU E8400 3,00 GHz.,
Ram 4 Gb DDR2,
Hard Disk 250 Gb. Serial ATA II,
scheda video integrata con 128 Mb memoria dedicata,
Scheda rete LAN 100/1000 (Megabit),
DVD SuperMulti Double Layer Serial ATA;
n. 14 Fujitsu Siemens Esprimo Edition P2520 con le seguenti caratteristiche
tecniche:
Processore Intel Core™ 2 CPU E4500 2,20 GHz.,
Ram 2 Gb DDR2 (667 MHz.),
scheda video integrata con 128 Mb memoria dedicata,
Scheda rete LAN 100/1000 (Megabit),
DVD SuperMulti Double Layer Serial ATA;
di cui n. 1 con funzioni di server per la consultazione, tramite WEB, della
morosità da parte di utenti soggetti esterni autorizzati dagli uffici dell’Ente
n. 3 Personal Computers Siemens Esprimo Mobile D9510 con le seguenti
caratteristiche tecniche:
Processore Intel Core™ 2 Duo T8100 2.26 GHz.
Ram 2 Gb DDR3
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DVD SuperMulti Double Layer
LCD TFT 15.4”
Scheda di rete
n. 3 Personal Computers portatile Fujitsu Siemens LIFEBOOK P8110 con le
seguenti caratteristiche tecniche:
Processore Intel Core ™ 2 Duo CPU SU9600 1.6 GHz.
Ram 4 Gb DDR3
Hard Disk 320 Gb. 5400 rpm Serial ATA,
Lettura/scrittura CD, DVD + e DVD LCD XGA 12.1” 1920 x 1200 / true color / 60 Hz
Scheda di rete Gigabit Ethernet
n. 7 stampanti laser bianco e nero HP Laserjet 2014
n. 15 stampanti multifunzione a getto di inchiostro HP PHOTOSMART C4280
n. 7 stampanti multifunzione a getto d’inchiostro HP PHOTOSMART C5280
n. 4 fotocopiatrici multi-funzione che, collegate in rete, operano quali stampanti di
sistema di cui:
n. 1 fotocopiatrice OLIVETTI D-COPIA 400
n. 1 fotocopiatrice PANASONIC CP-C265
n. 2 fotocopiatrici SHARP AR-450, di cui una completa di unità di bucatura
e fascicolatura;
n. 1 Firewall D-LINK DFL 2660
Software antivirus centralizzato SYMANTEC ENDPOINT Protection versione
11.0.2000.1567
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ATTUALE COMPOSIZIONE
CONTRATTO
SOFTWARE
E
RELATIVO
Il database utilizza il software ORACLE versione 11g.
L’A.T.C. della Provincia di Cuneo ha acquistato le licenze di utilizzo dalla G.C.S.
S.p.A. dei seguenti applicativi:
1. SICEFIN*WIN, applicativo per la gestione della contabilità economicopatrimoniale e finanziaria
2. CASSA*WIN, applicativo per la gestione della contabilità settoriale della
cassa economale
3. SICEORD*WIN, applicativo per la gestione delle gare e forniture
economali, per l’emissione di buoni d’ordine e la creazione degli impegni
in contabilità finanziaria, con contemporanea verifica della capienza dei
relativi capitoli di spesa;
4. GESFIN*WIN (E), applicativo per la gestione della contabilità Gestione
Speciale e dei relativi finanziamenti, con predisposizione di schede
analitiche e sintetiche a livello di singolo cantiere;
5. GEMAN8*WIN, applicativo per la gestione degli interventi di
manutenzione ordinaria, con conseguente emissione di buoni d’ordine,
generazione dell’impegno di spesa nella contabilità finanziaria,
registrazione documenti e contabilizzazione degli stessi sulla procedura di
contabilità generale;
6. INFOCESP*WIN, software per la gestione dell’inventario dei beni
immobili e mobili e per la gestione degli ammortamenti degli stessi;
7. GECOND2, software per la gestione dei condomini e autogestioni, con
possibilità di riparto delle spese condominiali, registrazione e
contabilizzazione delle stesse sugli applicativi contabili, trasferimenti
addebiti e/o accrediti agli inquilini;
8. GEPAT8, software per la gestione del patrimonio immobiliare di proprietà
e in gestione all’Ente.
L’Ente ha inoltre locato le licenze software per i seguenti applicativi:
1. GELIM8, software per la gestione della contabilità settoriale legata alle
locazioni e cessioni di immobili, con emissione delle bollette/fatture agli
inquilini, incasso delle stesse. Gestione dei contratti di locazione, delle
provvidenze sociali, del recupero crediti, ecc.; l’applicativo permette il
trasferimento dei dati alla contabilità economico-patrimoniale;
2. GELIM*WEB, applicativo che consente la consultazione, tramite web,
mediante accesso sicuro (con attribuzione di apposite credenziali), al
database GELIM, da parte di utenti esterni.
L’Ente inoltra ha locato le licenze di utilizzo dell’applicativo SCRIBA, per la
gestione del sistema documentale, costituito da:
1. Protocollo della posta in ingresso e in uscita dell’Ente,
2. Protocollo della posta in ingresso e in uscita relativa alla Commissione
Assegnazione Alloggi,
3. Gestione Deliberazioni del Consiglio di Amministrazione,
15
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Gestione Determinazioni del Direttore Generale,
Gestione Verbali Commissione Tecnica,
Gestione Verbali Commissione Assegnazione Alloggi,
Archiviazione Digitale Libri fiscali obbligatori,
Gestione Repertorio atti non pubblici,
Gestione Libreria documentale, contenente una raccolta di normativa,
articoli di interesse dei vari uffici.
Tale database si appoggia al software LOTUS Notes versione 8.
16
APPLICATIVI – CARATTERI GENERALI
SISTEMA CONTABILE A.T.C.
Le A.T.C. sono assoggettate ad un regime contabile particolare che prevede la
tenuta della contabilità pubblica, tipica degli Enti territoriali, e la tenuta della
contabilità economico-patrimoniale, essendo tassate in base ai risultati di bilancio.
Le due contabilità, anche se analizzate separatamente, dovranno essere
opportunamente integrate tra di loro.
La procedura permetterà la gestione di più utenti, più filiali ed esercizi contabili
diversi.
CONTABILITÀ' ECONOMICO-PATRIMONIALE
o
Gestione anagrafiche
o
Gestione documenti e registrazioni a video
o
Interrogazioni parametriche
o
Gestione scritture cronologiche
o
Gestione scritture sistematiche
o
Aperture e chiusure automatiche
o
Gestione ritenute d'acconto e Modello 770
o
Gestione ritenute INPS (10%) e INAIL
o
Acquisizione dati contabili, finanziari e fiscali dalle altre procedure
o
Stampe
GESTIONE ANAGRAFICHE
Le anagrafiche gestiranno:
1. il Piano dei Conti, a struttura variabile con almeno tre livelli di conto (mastro,
conto, sottoconto) oltre alla sezione, dovrà offrire la possibilità di abbinamento ad
altre codifiche con rapporto 1 a 1 o 1 a diversi (esempio: capitoli finanziaria,
Codice Programma d'intervento, ecc.) e dovrà consentire la corretta gestione del
Bilancio CEE, mediante la gestione del riferimento U.E. a livello di singolo
sottoconto,
2. le anagrafiche dei clienti diversi dagli inquilini e dei fornitori (codifiche
numeriche o alfanumeriche),
3. le varie tabelle necessarie per un dinamico e veloce funzionamento del pacchetto
nel suo insieme.
Saranno tabellate tutte le operazioni ripetitive o passibili di automazione, nonché
descrizioni e causali ricorrenti.
Le ricerche saranno parametrizzate per codice, codice fiscale o partita Iva,
alfabetico, ecc. L'immissione dei dati sarà soggetta a controllo formale e di merito
sulla natura del dato richiesto.
17
GESTIONE DOCUMENTI E REGISTRAZIONI A VIDEO
I documenti contabili che concorrono all'aggiornamento e alla movimentazione
della contabilità sono i seguenti:
1. fatture IVA fornitori e clienti;
2. note Credito IVA fornitori e clienti;
3. giustificativi di spesa numerati e classificati separatamente in base all'ufficio di
provenienza o al tipo di spesa;
4. ordini d'incasso numerati e classificati come sopra;
5. movimenti contabili (brogliacci) di prima-nota in partita doppia ad inserimento
manuale o acquisizione automatica da altre applicazioni (possibilità di inserimento
di prime note complesse del tipo Diversi a Diversi);
6. documenti tipici della contabilità finanziaria che verranno trattati nell'analisi
della procedura specifica.
I documenti che generano le movimentazioni contabili significative sotto il profilo
economico-patrimoniale, vengono codificati e raggruppati in serie diverse a
seconda dell'ufficio proponente la spesa (centro di costo) o del tipo e delle modalità
di registrazione.
Si possono avere, quindi, più serie di fatture di acquisto o fatture di vendita a cui
faranno capo altrettanti sezionali di Libro I.V.A; parimenti sono utilizzati più serie
di giustificativi di spesa (documenti non rilevanti ai fini I.V.A.).
E' necessario quindi prevedere la gestione di numerosi tipi di documento diversi,
liberamente codificabili e a gestione parametrizzata, tutti liquidabili e pagabili o
riscuotibili direttamente.
Le fatture ricevute, relative a servizi e forniture su appalti, dovranno
automaticamente aggiornare la contabilità dei finanziamenti e, quindi,
permetteranno, in questa sede, l'acquisizione di tutti i sottocodici d'imputazione.
Ugualmente le fatture relative a costi di manutenzione dei fabbricati aggiorneranno
la contabilità della procedura "Manutenzione Patrimonio" e quelle relative a spese
servizi verranno recepite agli archivi della procedura di riparto delle spese servizi.
Ogni importo addebitato in contabilità offrirà la possibilità di imputazione,
opzionale, al centro di costo interessato.
Le maschere video dovranno offrire la possibilità di inserire il maggior numero di
dati possibili senza necessità di spostamenti su videate diverse ma ricorrendo, ove
necessario, all'apertura di finestre di aggiornamento o di consultazione. Tutte le
tabelle di supporto alle registrazioni saranno consultabili e verranno attivate
direttamente dal campo interessato.
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INTERROGAZIONI PARAMETRICHE
Tutti gli archivi, tabelle, anagrafiche saranno consultabili attraverso interrogazioni
a video parametrizzate ed offriranno la possibilità di stampa dei dati visualizzati.
Le stampe a supporto delle interrogazioni e direttamente previste in procedura
saranno:
- lista di controllo movimenti contabili;
- stampa di controllo della prima-nota;
- lista di controllo documenti (con pagamenti e liquidazioni) per data e per ordine
alfabetico.
GESTIONE SCRITTURE CRONOLOGICHE
Come già accennato in premessa, le A.T.C. sono soggette a tutti gli adempimenti
fiscali e civilistici previsti per le società di capitali, pertanto saranno attivati tutti i
libri previsti dal Codice Civile.
In merito alle scritture cronologiche si richiede la possibilità di attivare più libri
settoriali riassumibili, mediante periodiche scritture riepilogative, nel libro giornale
generale.
In particolare per la gestione delle Fatture/Bollette emesse nei confronti degli
inquilini si richiede l'attivazione di una contabilità clienti settoriale, con autonoma
anagrafica Clienti e con un libro-settoriale avente la doppia funzionalità di libro
I.V.A. e libro Giornale, come già precisato nella procedura specifica.
Le principali stampe richieste direttamente alla procedura sono:
- Bilanci e aggregati di Bilancio;
- Libri giornale.
GESTIONE SCRITTURE SISTEMATICHE
Come per la procedura precedente, saranno attivate tutte le scritture sistematiche
previste dalle norme civilistiche e fiscali: partitari, estratti-conto, ecc..
APERTURE E CHIUSURE AUTOMATICHE
Tutte le operazioni di chiusura e apertura verranno gestite in automatico dalla
procedura proponendo comunque scelte guidate nelle varie fasi e permettendo
l'intervento manuale di rettifica sulle scritture generate.
In particolare le aperture dei rapporti di debito-credito mediante trasporto nel
nuovo esercizio dei documenti insoluti, dovranno permettere ripetuti e successivi
aggiornamenti.
GESTIONE RITENUTE D'ACCONTO E MODELLO 770
La procedura, che verrà aggiornata automaticamente dalla contabilità Generale e
Finanziaria, oltre a permettere la compilazione del modello fiscale 770 gestirà:
- la contabilità delle ritenute operate, consentendo l’inserimento di più tipologie di
ritenute (es. ritenute IRPEF, addizionali regionali, addizionali comunali, altre
ritenute, contributi iscrizione ad albi, ordini, ecc..),
- la certificazione prevista per legge,
- le schede, riepilogative per ogni nominativo, dei compensi corrisposti a terzi,
ecc..
La procedura consentirà inoltre la generazione del file per l’invio telematico
all’Amministrazione Finanziaria del modello 770.
19
GESTIONE RITENUTE INPS (10%) e INAIL
Analogamente alla procedura precedente, la presente permetterà la
contabilizzazione analitica e l'espletamento di tutte le incombenze previste dalle
normative vigenti in materia di ritenute INPS e INAIL a cui vanno assoggettati i
compensi di collaborazione coordinata e continuativa.
ACQUISIZIONE DATI CONTABILI, FINANZIARI E FISCALI DALLE ALTRE
PROCEDURE
L’applicativo consentirà l’acquisizione di dati contabili, finanziari e fiscali dalle
altre procedure, comprese nel pacchetto software fornito ed estranee agli
applicativi da fornire (ad esempio, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, si
citano: l’acquisizione files generati dalle procedure PAGHE, l’acquisizione files
generati dalle procedure legate alla gestione dei contratti di appalto lavori, ecc..).
STAMPE
Le stampe previste a programma permetteranno la riproduzione di tutti i dati
memorizzati, la compilazione di tutti i documenti o dichiarazioni previste per legge
oltre ad offrire la possibilità di stampe e analisi estemporanee.
Tutte le stampe della contabilità generale economico-patrimoniale permetteranno la
conversione dei dati nei formati elaborabili dai più diffusi pacchetti di officeautomation (Word, Excel, Access, ecc..).
20
CONTABILITÀ' I.V.A.
o
Gestione anagrafiche Clienti e Fornitori
o
Gestione Registri Iva settoriali
o
Gestione Registro IVA Riepilogativo e liquidazioni I.V.A. periodiche
o
Gestione fatturazione Clienti e registrazioni fatture fornitori
o
Stampe
GESTIONE ANAGRAFICHE CLIENTI E FORNITORI
La procedura permetterà l'inserimento, la correzione, l'aggiornamento da altre
procedure e la visualizzazione delle anagrafiche Clienti e Fornitori. Le codifiche
permetteranno la gestione di un codice alfanumerico o numerico di 10 caratteri.
GESTI0NE REGISTRI IVA SETTORIALI
La procedura permetterà, come già accennato, la gestione di più libri I.V.A.
settoriali parametrizzati, attivabili a scelta dell'operatore in diretta corrispondenza
con i tipi documento attivati. A scelta dell'operatore alcuni potranno non avere
valenza fiscale ma offriranno la possibilità di effettuare stampe di controllo (ad
esempio: giustificativi di spesa).
GESTIONE REGISTRO IVA RIEPILOGATIVO E LIQUIDAZIONI IVA PERIODICHE
La normativa fiscale vigente prevede l'attivazione di un registro I.V.A.
riepilogativo, nel caso siano in essere più registri I.V.A. settoriali, sul quale
operare anche la liquidazione Iva periodica.
La procedura permetterà pertanto l'elaborazione di tutti i riepiloghi I.V.A. richiesti,
provenienti anche dalle contabilità settoriali degli inquilini (esterna alla Contabilità
Generale), il conteggio dell'imposta da contabilizzare a credito o a debito
dell'erario, il passaggio delle risultanze alla contabilità generale per le scritture in
partita doppia e, qualora il risultato sia a credito dell'erario, l'emissione del
mandato di pagamento.
GESTIONE FATTURAZIONE CLIENTI E REGISTRAZIONE FATTURE
FORNITORI
La procedura permetterà l'emissione di fatture/note debito a clienti, diversi dagli
inquilini, con aggiornamento automatico della contabilità generale mediante
compilazione del relativo movimento contabile per le registrazione in partita
doppia, e della contabilità finanziaria mediante generazione automatica di
accertamenti, per la successiva emissione delle reversali di incasso.
La stampa dei documenti emessi, potrà essere effettuata:
1)
seguendo un apposito schema grafico su foglio A/4, in duplice copia, o
2)
mediante generazione di un file immodificabile, secondo le specifiche
tecniche precisate dall’Ente, da trasmettere mediante posta elettronica al
cliente.
21
La procedura consentirà la registrazione dei documenti ricevuti, con
contemporaneo inserimento del movimento contabile relativo.
La procedura gestirà inoltre gli scadenziari FORNITORI-CLIENTI consultabili a
video o riproducibili come elenco stampato con importi suddivisi in imponibile,
I.V.A. e totale.
STAMPE
22
CONTABILITA' FINANZIARIA
La contabilità finanziaria opera mediante opportune integrazioni con la contabilità
economico-patrimoniale.
Gli agganci tra le due contabilità sono essenzialmente realizzati nei seguenti punti:
a. collegamento (opzionale) tra capitolo/articolo e conto/sottoconto per
eventuale automatismi in fase di registrazione dei movimenti di contabilità
finanziaria;
b. collegamento (opzionale) tra conto/sottoconto e capitolo/articolo per
agevolare le operazioni di liquidazione;
c. collegamento (opzionale) tra un qualsiasi documento ed un
impegno/accertamento durante la fase di liquidazione;
d. movimentazione sia del bilancio finanziario che di quello economicopatrimoniale durante la registrazione di ordini di pagamento e di incasso, con
controllo della disponibilità di cassa sul capitolo.
o
o
o
o
o
o
o
Gestione anagrafiche finanziaria
Gestione Bilancio di Previsione
Gestione impegni e accertamenti
Gestione variazioni alle previsioni di bilancio
Gestione mandati e reversali
Gestione Rendiconto consuntivo
Stampe
GESTIONE ANAGRAFICHE FINANZIARIA
Le anagrafiche che la procedura dovrà gestire sono quelle previste dal Decreto
Ministero dei Lavori Pubblici del 10 ottobre 1986 Prot. n. 3440 così come integrato
dalla circolare del Ministero del Tesoro n. 105 del 23 dicembre 1992, per quanto
riguarda il Piano dei Conti adottato per la contabilità finanziaria e per lo schema di
bilancio e l’emanando regolamento di contabilità ai sensi della Legge Regione
Piemonte n. 3/2010.
Nel codice del bilancio finanziario vengono identificati:
1.
parte o sezione
2.
titolo
3.
categoria
4.
voce economica relativa
5.
voce economica assoluta
6.
capitolo
7.
articolo
23
GESTIONE BILANCIO DI PREVISIONE
La procedura permetterà l'acquisizione automatica dei dati previsionali
dell'esercizio precedente, la memorizzazione delle previsioni dell'anno attuale, le
variazioni alle previsioni (classificate per competenza +/-, residui +/-, cassa +/-)
intervenute durante l'esercizio.
In qualsiasi momento sarà possibile stampare il bilancio assestato fino alla data
desiderata e del relativo quadro riassuntivo.
In occasione dell'approvazione del Bilancio Consuntivo dell'esercizio precedente,
la procedura offrirà la possibilità dell'assestamento automatico dei residui
sull'esercizio in corso mediante la comparazione dei dati previsionali e dei dati
consuntivi e la registrazione delle relative variazioni di bilancio sia in termini di
residui che di cassa. Le variazioni così determinate dovranno essere modificabili a
scelta dell'operatore.
GESTIONE IMPEGNI E ACCERTAMENTI
La procedura permetterà la gestione di tutti gli impegni e accertamenti relativi alle
spese e alle entrate dell'Ente.
Ogni liquidazione di spesa o di entrata prevista dalle varie procedure, dovrà
generare un impegno o un accertamento che in modo automatico aggiorni la
presente procedura; tuttavia, in questa sede, deve permanere la possibilità della
registrazione manuale.
Il pagamento o l'incasso, dovranno offrire la possibilità, opzionale, di azzeramento
automatico dell'impegno o accertamento pagato/incassato.
Qualora l'impegno sia generato da un contratto per forniture periodiche e
sistematiche, la procedura permetterà la contabilizzazione delle varie erogazioni e
l'evidenziazione delle disponibilità residue.
Per la diretta consultazione degli archivi impegni/accertamenti sono richieste le
seguenti visualizzazioni e stampe:
- visualizzazione singolo impegno-accertamento;
- visualizzazione variazioni per ogni singolo impegno/accertamento;
- visualizzazione impegni/accertamenti per fornitore/cliente;
- visualizzazione impegni/accertamenti per capitolo;
- visualizzazione impegni/accertamenti per data;
- stampa cronologica elenco impegni/accertamenti per capitolo con totalizzazione
parziale a livello di anno di riferimento (la parametrizzazione offrirà la possibilità
di scelta di tutti o solo quelli non pagati) e subtotali generali a livello di residui e di
competenza;
- stampa elenco impegni/accertamenti per debitore/creditore;
- stampa elenco impegni/accertamenti per deliberazione/determinazione.
GESTIONE VARIAZIONI ALLE PREVISIONI DI BILANCIO
La procedura gestirà l'inserimento, la visualizzazione, la correzione di tutte le
variazioni alle previsioni iniziali che intervengono in corso d'esercizio. Le
consultazioni e le stampe saranno organizzate come segue:
- elenco cronologico variazioni con totalizzazioni a livello di competenza,cassa e
residui;
- elenco variazioni per tipo;
- elenco variazioni per capitolo.
24
GESTIONE MANDATI E REVERSALI
La procedura permetterà l'emissione di mandati e reversali a fronte di operazioni di
pagamento e incasso, mediante l'inserimento manuale dei dati e l'acquisizione e la
generazione automatica da altre procedure. Provvederà ad aggiornare
automaticamente la contabilità economico-patrimoniale.
La procedura opererà un controllo di merito sull'importo degli impegni assunti a
monte e sulla capienza del capitolo, segnalando eventuali sfondamenti del tetto di
spesa; tali controlli, tuttavia non saranno bloccanti.
Una riflessione particolare deve essere fatta per quanto riguarda i pagamenti
relativi a parcelle o note spese su cui è necessario operare le ritenute d'acconto e/o
la ritenuta del 10% INPS e/o la ritenuta INAIL.
Nel caso specifico la procedura deve offrire la possibilità di emettere
contestualmente e automaticamente le reversali d'incasso per le ritenute di legge,
evidenziare sul mandato il lordo del pagamento che si va ad effettuare,
l'annotazione delle reversali che operano una riduzione su tale importo, ed infine, il
netto a pagare.
La stampa dei mandati e delle reversali viene eseguita su a carta A4 e dovrà essere
effettuata seguendo uno schema predefinito. Qualora i mandati siano emessi a
fronte di elenchi di beneficiari o per un numero elevato di documenti, lo stesso sarà
integrato dalla lista dei beneficiari o dalla lista dei documenti pagati.
La procedura dovrà inoltre consentire la generazione di un files, generato
seguendo le specifiche tecniche fornite dall’Istituto Tesoriere, per la trasmissione
telematica dei documenti di pagamento/incasso.
Le stampe richieste sono:
1. stampa mandato/reversale con riproduzione di un modulo personalizzato su
carta A4 mediante stampa laser o mediante generazione di un file secondo
le specifiche tecniche richieste dall’Istituto Tesoriere;
2. distinta mandati/reversali emessi;
3. distinta di trasmissione mandati/reversali all’Istituto Tesoriere;
4. emissione automatica dei mandati IVA a fronte di fatture con codice iva
detraibile;
5. giornale cronologico mandati/reversali distinti per tesoriere, per
competenza e residui e con l'evidenziazione del saldo di cassa progressivo.
GESTIONE RENDICONTO CONSUNTIVO
La procedura gestirà la stesura di tutti i documenti consuntivi, previsti dalla
normativa vigente in materia, e articolati, anche graficamente, come da allegati alle
norme stesse.
In dettaglio gli elaborati in questione, che vanno a formare parte integrante del
bilancio d'esercizio, sono quelli normati dalle seguenti disposizioni:
1. Decreto Ministero del Tesoro 21/12/1996;
2. Circolare Ministero del Tesoro n. 105 del 23/12/1992;
3. Legge Regione Piemonte n. 3/2010 e emanandi regolamenti attuativi.
STAMPE
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Le stampe richieste dal modulo, oltre a quelle elencate nelle singole procedure,
sono le seguenti:
- scheda riassuntiva per ogni capitolo/articolo di finanziaria organizzata a paragrafi
diversi:
1. previsioni iniziali e variazioni alle previsioni;
2. residui ed elencazione impegni/accertamenti e loro stato di
pagamento/incasso;
3. impegni/accertamenti dell'esercizio e loro situazione di pagamento/incasso;
4. mandati/reversali in conto residui;
5. mandati/reversali in conto competenza;
6. dati riepilogativi del capitolo;
- giornale di cassa con possibilità di stampe parametrizzate (globale, residui,
competenza, per singolo tesoriere, consolidato);
- analisi statistiche per aggregati diversi.
26
CESPITI AMMORTIZZABILI
o
Gestione Archivio cespiti
o
Gestione Archivio beni gratuitamente devolvibili
o
Calcolo ammortamenti
o
Calcolo ammortamenti finanziari
o
Gestione Registro cespiti
o
Stampe
GESTIONE ARCHIVIO CESPITI
La procedura permetterà l'acquisizione automatica, dalla contabilità I.V.A., di tutti
gli acquisti dell'esercizio oltre alla possibilità di memorizzazione manuale; la
gestione storica degli archivi, la produzione di tutte le scritture fiscali e civilistiche.
I dati memorizzati saranno quelli richiesti dalle norme civilistiche e fiscali vigenti.
La procedura permetterà anche di estrapolare i cespiti che sono stati ceduti nel
corso dei diversi anni così come memorizzato nella gestione del patrimonio
immobiliare.
GESTIONE ARCHIVIO BENI GRATUITAMENTE DEVOLVIBILI
Le Agenzie costruiscono la maggior parte dei loro fabbricati in concessione di
diritto di superficie, pertanto tali immobili costituiscono beni gratuitamente
devolvibili allo scadere della concessione.
La procedura permetterà pertanto la memorizzazione di tutti gli elementi del
contratto di concessione, delle variazioni +/- della formazione del costo del
fabbricato ed ogni notizia utile.
Costituirà inoltre un valido scadenziario delle concessioni.
CALCOLO AMMORTAMENTI
La procedura espleterà tutti i calcoli tecnici di accantonamento periodico, la
memorizzazione di eventuali quote di ammortamento perso, l'aggiornamento della
consistenza dei fondi a fine periodo, le trasposizioni in contabilità generale delle
scritture riepilogative di accantonamento dell'esercizio, di annullo dei cespiti
ceduti, nonché del calcolo delle plusvalenze/minusvalenze realizzati.
CALCOLO AMMORTAMENT1 FINANZIARI
La procedura, in collaborazione con quella di contabilità generale, esegue la
formulazione del piano di ammortamento dei valori di bilancio dei fabbricati
costruiti in concessione di diritto di superficie, la compilazione del libro cespiti, la
contabilizzazione delle quote di ammortamento dell'esercizio.
GESTIONE REGISTRO CESPITI
La procedura eseguirà l'aggiornamento e la stampa di tutte le scritture fiscali e
civilistiche previste dal vigente ordinamento.
27
STAMPE
memorizzati oltre alla compilazione di tutti i documenti o dichiarazioni previste per
legge oltre ad offrire la possibilità di stampe e analisi estemporanee.
28
GESTIONE FINANZIAMENTI
o
Gestione anagrafiche interventi e finanziamenti
o
Gestione finanziamenti autorizzati
o
Gestione e controllo Quadri Economici
o
Gestione dati metrici
o
Gestione schede amministrative di cantiere
o
Generazione ordinativi di pagamento
o
Rendicontazione accrediti: calcolo accrediti e pagamenti bimestrali
o
Calcolo e gestione competenze tecniche
o
Stampe
Il modulo Gestione Finanziamenti edilizi si rivolgerà sia ai Servizi Amministrativi
che ai Servizi Tecnici dell'A.T.C..
L'obiettivo fondamentale del pacchetto è di risolvere in tempo reale la complessa
problematica della gestione finanziaria e contabile degli interventi Edilizi, siano
essi effettuati con contributi dello Stato, Regionali o con fondi propri dell'Agenzia.
La gestione consentirà il controllo completo ed immediato sia a livello del Budget
d'intervento che a livello delle singole voci di Q.T.E. (Quadro tecnico Economico).
Offrirà inoltre un quadro d’insieme dei vari atti amministrativi del caso (contratti,
garanzie, ecc..) e delle varie figure responsabili (tecnici, legali, responsabili, ecc..).
GESTIONE ANAGRAFICHE INTERVENTI E FINANZIAMENTI
La procedura consentirà l’inserimento dell’anagrafica degli interventi e
finanziamenti, mediante inserimento dei dati relativi all’intervento e finanziamento,
quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Programma di Intervento, Legge,
Biennio, Regione, Comune, Lotto, Suplettivo, Settore, ecc..
GESTIONE FINANZIAMENTI AUTORIZZATI
La procedura permetterà la memorizzazione di tutti i finanziamenti concessi, della
quota autorizzata con il dettaglio delle varie tranches e dei relativi provvedimenti
autorizzativi.
Per ognuno saranno memorizzati gli estremi dell'accredito, e la cronologia
dell'utilizzo a livello di legge di finanziamento.
GESTIONE E CONTROLLO QUADRI ECONOMICI
La procedura permetterà la memorizzazione storica dei vari Quadri economici,
perizie suppletive, ecc. che seguono l'iter costruttivo del cantiere, nonché dei vari
provvedimenti autorizzativi.
Le varie movimentazioni finanziarie ed economiche del cantiere (certificati di
pagamento, fatture, mandati, reversali) aggiorneranno in tempo reale la scheda di
cantiere, con controllo immediato di non sfondamento della spesa autorizzata per
singola voce e per importo globale di finanziamento autorizzato.
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GESTIONE DATI METRICI
La procedura permetterà la memorizzazione di tutti i dati metrici e statistici previsti
dalla modulistica dei Q.T.E. al fine, anche, del controllo dei massimali di spesa a
livello di singola voce di quadro economico.
Fornirà inoltre tutte le analisi e i raffronti necessari per la chiusura facilitata dei
Q.T.E..
GESTIONE SCHEDE AMMINISTRATIVE DI CANTIERE
Il nucleo fondamentale della procedura ruota attorno alla scheda cantiere: ciascun
intervento, (che viene definito "Programma di Intervento" viene codificato con il N.
di Intervento attribuito dalla Regione Piemonte ed è direttamente collegato con un
conto elementare della contabilità economico-patrimoniale) viene rappresentato da
una scheda specifica che raccoglie tutti i dati economici, finanziari e statistici
necessari.
Pertanto la procedura consentirà:
1. la consultazione dei dati memorizzati con la possibilità di organizzare i dati
stessi e strutturare la scheda cantiere per voci, a scelta dell'utente, e di
utilizzare tipi diversificati di scheda (NC, RE1, RE2);
2. l'aggiornamento, automatico ed in tempo reale, degli archivi storici della
procedura, dalle registrazioni eseguite nella contabilità generale, I.V.A. e
finanziaria;
3. la gestione finanziaria delle anticipazioni contrattuali, delle penali, degli
accrediti in conto cauzioni, ecc.;
4. la memorizzazione, come dati statistici, degli estremi e degli importi dei
vari contratti, o allegando un file formato immagine del contratto (e
all'occorrenza la consultazione automatica dei testi originali dei contratti a
repertorio dell'Agenzia);
5. la memorizzazione dei dati relativi all’impresa e delle relative cauzioni
prestate;
6. la memorizzazione dei dati relativi ad ogni figura professionale che segue
l'intervento: progettista, direttore dei lavori, tecnico preposto, collaudatore,
ecc.;
7. la memorizzazione dei dati relativi alle spese di pubblicità e dell’IVA
sostenuta sugli incarichi professionali esterni attinenti il Programma di
Intervento (P.I.);
8. la memorizzazione degli estremi degli atti di acquisto fabbricati/terreni;
9. l’emissione di un atto di liquidazione abbinato ai documenti registrati in
CONTABILITA’ PATRIMONIALE.
GENERAZIONE ORDINATIVI DI PAGAMENTO
La procedura permetterà di generare automaticamente gli ordinativi di pagamento e
le distinte di trasmissione, estrapolando i dati dalle fatture ancora da pagare.
Contestualmente provvederà all’aggiornamento di un archivio storico.
30
RENDICONTAZIONE ACCREDITI: CALCOLO ACCREDITI E PAGAMENTI
BIMESTRALI
La procedura permetterà la compilazione e l'aggiornamento automatico (ove
possibile) delle rilevazioni bimestrali e che si riferiscono a:
• Previsioni bimestrali di avanzamento lavori (necessarie per la richiesta di
accredito dei finanziamenti);
• Consuntivi bimestrali di cassa a rendicontazione dei finanziamenti già accreditati.
CALCOLO E GESTIONE COMPETENZE TECNICHE
La procedura permetterà il calcolo delle competenze maturate a livello di ogni
singolo Programma di Intervento (P.I.) e/o di ogni legge con stampa del relativo
riepilogo ed atti di liquidazione corrispondenti.
STAMPE
In particolare sarà possibile in qualsiasi momento, durante il corso dei lavori, avere
la situazione finanziaria dell'intervento con conseguente semplificazione delle
decisioni da assumere.
31
GESTIONE ECONOMATO
o
Inventario dei beni mobili
o
Gestione movimentazioni cassa economato
o
Gestione registro del denaro, titoli e oggetti di valore
o
Gestione del rendiconto periodico dell’Economo
o
Gestione dei servizi e delle forniture
o
Gestione Albo Fornitori
o
Scritture cronologiche e sistematiche
o
Stampe
INVENTARIO DEI BENI MOBILI
I regolamenti delle vigenti norme per gli enti locali dispongono che, l'inventario dei
beni patrimoniali, da farsi in appositi registri di consistenza, debba contenere le
seguenti indicazioni:
1. il luogo, la denominazione, l'estensione, la qualità e i dati catastali;
2. i titoli di provenienza;
3. l’estimo o il reddito imponibile, la rendita annua media, decennio per
decennio, ed il valore fondiario approssimativo;
4. le servitù e gli oneri di cui sono gravati;
5. l'uso speciale a cui sono addetti.
Tutti gli oggetti mobili, a qualunque categoria appartengano, devono essere dati in
consegna al segretario o ad altro impiegato (di regola l'economo) che ne sarà
responsabile, per mezzo di inventari dimostranti:
1. la designazione dei locali in cui si trovano;
2. la loro denominazione secondo la diversa natura e specie;
3. la quantità o il numero secondo le varie specie;
4. il valore determinato in base al prezzo di acquisto ove non sia altrimenti
stabilito;
5. il titolo di provenienza (fattura, donazione, ecc.).
Tutti gli aumenti, variazioni e le diminuzioni che si verificano nel valore e nella
consistenza dei beni, devono essere registrati nell'inventario.
GESTIONE MOVIMENTAZIONE CASSA ECONOMATO
L'economo gestisce un piccolo Fondo di Cassa con il quale fronteggia le piccole
spese. L'economo deve curare la registrazione delle riscossioni e dei pagamenti in
apposito partitario, per ogni singola voce ammessa al servizio di economato. Ogni
registrazione dovrà, in tempo reale aggiornare la contabilità finanziaria ed
economico-patrimoniale, per la rispondenza ai principi contabili del sistema del
reddito.
Per tale servizio vengono emessi dei mandati di anticipazione a favore
dell'economo, sull’apposito capitolo/articolo di partita di giro del bilancio
finanziario.
Le spese su dette anticipazioni vanno ordinate con appositi buoni, numerati
progressivamente e firmati dal creditore.
Ciascun buono deve indicare il nome del creditore, l'oggetto della spesa, i titoli
giustificativi della spesa, il capitolo e il conto elementare di riferimento.
32
Ogni movimentazione dell'economo viene registrata cronologicamente in un
registro di cassa con evidenziazione del saldo residuo.
L'emissione di ogni buono aggiorna automaticamente la contabilità finanziaria,
mediante generazione dell’impegno di spesa e controllo della capienza del
capitolo/articolo di bilancio finanziario, mentre la contabilità economicopatrimoniale verrà aggiornata solo in sede di resa del conto dell'Economo,
mediante passaggio dell’archivio dal settoriale “Giornale di Cassa” con simultanea
generazione della prima nota nella Contabilità Generale.
Esauritosi l'importo del mandato di anticipazione si provvede ad una nuova
anticipazione che viene autorizzata mediante assunzione di una determinazione del
Direttore Generale che approva la resa del conto dell'economo, distinta per
capitoli/articoli di bilancio. La procedura a questo punto deve consentire la
generazione automatica dei mandati di pagamento distinti per ogni capitolo/articolo
di bilancio per il quale è stata autorizzata l'anticipazione e la contemporanea
generazione di una reversale di incasso per l’importo complessivo della somma
complessivamente rendicontata nel periodo considerato, con movimentazione del
relativo capitolo/articolo di partita di giro di entrata. La procedura deve inoltre
prevedere un blocco che non consenta di superare la somma annuale prevista dal
regolamento vigente per le anticipazioni di cassa.
L’applicativo deve consentire le seguenti stampe:
1. stampa giornale sezionale di cassa per periodo, con varie
parametrizzazioni,
2. stampa elenco buoni di cassa per periodo, per capitolo/articolo, per voce di
cassa, ecc..,
3. stampa elenco mandati/reversali generati per periodo,
4. stampa buono/ordinativo/ricevuta di cassa.
GESTIONE REGISTRO DEL DENARO, TITOLI E OGGETTI DI VALORE
L'economo, quale funzionario autorizzato al maneggio dei valori, è anche
depositario dei valori (assegni, vaglia, ecc.) che transitano negli uffici a fronte di
crediti dell'Ente, e delle garanzie che via, via vengono prestate. Detti valori devono
essere cronologicamente annotati in apposito registro che riporti i seguenti dati:
1. data di registrazione,
2. nome e indirizzo del versante,
3. estremi del titolo di credito (data di emissione e numero di serie),
4. motivazione o estremi del credito dell'A.T.C.,
5. importo.
Quando il titolo di credito viene trasmesso all’Istituto Tesoriere si effettua la
movimentazione in uscita del titolo di credito, con annotazione del/i documento/i di
incasso (reversali).
L’applicativo deve consentire la stampa di un giornale cronologico che riporti i
movimenti dei titoli di credito/valori, con valorizzazione del saldo giornaliero.
GESTIONE DEL RENDICONTO PERIODICO DELL’ECONOMO
L'economo deve, con scadenza non superiore al trimestre, dare conto delle spese
effettuate con l'anticipazione del fondo di cassa per ottenerne il regolare scarico e il
reintegro delle anticipazioni. Il rimborso viene disposto con determinazione del
33
Direttore in base agli importi rendicontati a livello di ogni capitolo/articolo di
spesa.
La procedura provvederà pertanto alla redazione del rendiconto e alla generazione
dei mandati di rimborso, come analiticamente descritto nel paragrafo “GESTIONE
MOVIMENTAZIONE CASSA ECONOMATO”.
GESTIONE DEI SERVIZI E DELLE FORNITURE
L’economo provvede per le forniture di materiali di consumo, servizi e acquisto
beni mobili necessari al funzionamento degli uffici.
Le maggiori funzioni dell'economo, oltre a quelle già analizzate sono:
1. la gestione delle minute spese di ufficio e di piccole provviste che non
comportano la procedura dei contratti di appalto;
2. la gestione dei servizi, che per la loro natura, possono gestirsi in economia;
3. la gestione delle forniture di servizi e di beni che richiedono l'acquisizione
previa verifica del costo a mezzo di un numero minimo di preventivi;
4. la gestione di forniture di beni mobili o servizi che richiedono il ricorso
alle procedure di appalto.
La procedura permetterà pertanto la gestione di buoni d'ordine, che generano
contestualmente l'impegno di spesa in contabilità finanziaria con simultaneo
controllo della disponibilità di bilancio.
L’applicativo permetterà inoltre la memorizzazione e il confronto dei diversi
preventivi di spesa o prezziari con calcolo dei prezzi medi ponderati.
GESTIONE ALBO FORNITORI
L’Ente ha istituito, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 45 del Decreto Legislativo
163/2006, un proprio Albo Fornitori.
L’applicativo dovrebbe consentire la gestione dello stesso tramite web,
consentendo agli operatori economici interessati, previa registrazione su apposita
sezione del sito internet istituzionale dell’Agenzia (con conseguente
comunicazione di user-id e password da parte dell’Amministrazione), di inserire su
un’apposita pagina web i dati richiesti dalla normativa vigente per poter operare
quale fornitore accreditato, consentendo agli stessi la scelta della/e categoria/e
merceologica/he per la quale viene/vengono richiesta/e l’iscrizione.
L’iscrizione dell’operatore all’Albo verrà ratificata dall’Ente in seguito a verifica di
quanto dichiarato in sede di inserimento dei dati, con conseguente aggiornamento
dello stato del fornitore sul sito (da Iscrizione Provvisoria a Iscrizione Definitiva).
L’iscrizione, di durata annuale, dovrà essere rinnovata al termine dei dodici mesi,
mediante conferma o variazione dei dati a suo tempo inseriti/comunicati.
L’applicativo, prima della scadenza, dovrebbe inviare, tramite mail, un avviso al
fornitore per il sollecito del rinnovo.
L’applicativo dovrebbe inoltre consentire la stampa dei dati inseriti, sotto forma di
scheda anagrafica, con valorizzazione della data di iscrizione, della data di
scadenza e dell’eventuale data di rinnovo.
SCRITTURE SISTEMATICHE E CRONOLOGICHE
Mentre le norme che regolano la gestione del servizio economato non prevedono
termini diversi da quelli precedentemente esposti, ogni movimentazione contabile
dello stesso, comporta delle incombenze che debbono rispettare il dettato delle
34
norme fiscali e civilistiche in merito alla registrazione dei fatti contabili.
(cronologicità e tempestività nelle registrazioni, ecc.). Pertanto come già esaminato
nel paragrafo dedicato alla "Gestione movimentazioni di cassa economato" ogni
fatto contabile che genera una variazione numeraria della cassa, aggiornerà
automaticamente la contabilità generale. Sarà comunque possibile ottenere estratti
conto parziali filtrati attraverso le disposizioni effettuate dall'economo.
STAMPE
Le stampe previste dovranno permettere la riproduzione di tutti i dati memorizzati,
la compilazione di tutti i documenti o dichiarazioni previste per legge oltre ad
offrire la possibilità di stampe e analisi estemporanee.
35
GESTIONE MANUTENZIONE PATRIMONIO
o
Gestione albo imprese
o
Gestione elenco prezzi
o
Gestione richieste di verifica
o
Gestione ordinativo di lavoro
o
Gestione consuntivi e recuperi da inquilini
o
Gestione schede storiche tecnico patrimoniali
o
Gestione recupero spese di manutenzione da inquilini
o
Statistiche e Stampe
GESTIONE ALBO IMPRESE
La procedura permetterà di gestire un'anagrafica imprese e la corrispondenza in
merito all'affido dei lavori.
GESTIONE ELENCO PREZZI
Questa procedura, utile per la redazione di perizie o SAL per i lavori di
manutenzione straordinaria, permetterà la memorizzazione di elenchi prezzi
multipli acquisiti da console o mediante supporti informatici predisposti dalle
Camere di Commercio o dagli organi competenti.
GESTIONE RICHIESTE DI VERIFICA
La procedura permetterà la registrazione o correzione delle richieste d'intervento
che pervengono all'Agenzia; tale richiesta sarà, in un secondo tempo, confermata e
trasferita alla procedura "Gestione ordinativi" o essere annullata (per le verifiche
annullate verrà comunque mantenuta la registrazione).
GESTIONE ORDINATIVI DI LAVORO
La conferma della richiesta di verifica genera automaticamente l'ordinativo di
lavoro al quale viene attribuito un numero progressivo corrispondente al numero
dei lavori fino a quel momento convalidati. L’emissione dell’ordinativo di lavoro
(o buono d’ordine) genererà automaticamente un impegno di spesa nella procedura
contabile.
Vengono mantenuti tutti i dati precedentemente inseriti nella richiesta di verifica e
vengono richiesti tutti i dati tecnici, contabili e finanziari necessari per il prosieguo
dell'iter burocratico.
L'ordinativo di lavoro sarà, in sede di registrazione della fattura, aggiornato dai dati
relativi alla spesa effettivamente sostenuta. Il documento registrato dovrà essere
quindi trasferito automaticamente alla procedura contabile, simultaneamente
all’eventuale aggiornamento dell’impegno di spesa (mediante inserimento, nella
contabilità finanziaria, per l’impegno di spesa generato di una riga di variazione
positiva o negativa).
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GESTIONE CONSUNTIVI
La procedura dialoga sistematicamente con quelle preposte alla gestione di
contabilità generale, degli alloggi e degli inquilini utilizzando anche le specifiche
anagrafiche.
Per ogni unità immobiliare, fabbricato o quartiere sarà possibile ottenere una
scheda riepilogativa dei lavori di manutenzione effettuata con suddivisione delle
quote a carico proprietario e a carico inquilino; per quest'ultime saranno previsti i
piani di riparto in base ai criteri attribuiti ad ogni singola spesa e il passaggio
automatico degli addebiti alla procedura di Bollettazione.
GESTIONE SCHEDE STORICHE TECNICO-PATRIMONIALI
La gestione, sotto il profilo manutentivo, del patrimonio immobiliare implica
indubbiamente la conoscenza di numerose informazioni riguardanti la struttura, la
composizione, lo stato di conservazione e lo stato manutentivo del bene.
La disponibilità di tali informazioni garantisce una efficace e preventiva
pianificazione della manutenzione che permetterà, nel contempo, una riduzione dei
costi d'esercizio e dei tempi di attuazione.
La corretta gestione delle schede tecnico-patrimoniali è di basilare importanza per
tutto lo sviluppo successivo della procedura; pertanto il livello di dettaglio della
scheda dovrà essere molto alto.
GESTIONE RECUPERO SPESE DI MANUTENZIONE DA INQUILINI
La procedura permetterà:
1. la memorizzazione automatica delle spese manutenzione a carico inquilini
o autogestioni (in collaborazione con la procedura settoriale di contabilità
clienti di emissione delle fatture/bollette), imputando direttamente la spesa
a carico dell’assegnatario,
2. la stesura di rendiconti a livello di fabbricato,
3. la suddivisione delle spese, in base ai criteri scelti dall'operatore ed
attribuibili già in sede di registrazione delle fatture di spesa,
4. la compilazione di schede di riparto per unità abitativa,
5. l'addebito automatico su “nn" bollette di rateizzazione o addebito
all'autogestione.
STATISTICHE E STAMPE
La procedura gestirà stampe e statistiche parametrizzate che permetteranno di
analizzare tutti i dati memorizzati.
37
CONTRATTI DI LOCAZIONE E REPERTORIO ATTI
o
Inserimento e gestione anagrafiche assegnatari
o
Gestione anagrafe redditi e situazioni patrimoniali
o
Gestione alloggi sfitti
o
Gestione contratti di locazione
o
Gestione adempimenti di legge
o
Gestione registrazione contratti
o
Inventario cauzioni depositate
o
Stampe
INSERIMENTO E GESTIONE ANAGRAFICHE ASSEGNATARI
La procedura permetterà l'acquisizione dei dati anagrafici dei futuri assegnatari
dagli archivi del Protocollo (ove già inseriti). Sarà comunque prevista anche la
possibilità di recepire gli stessi dati mediante immissione manuale, per tutte quelle
movimentazioni che non passano attraverso la fase della protocollazione (vedi
cambi di intestazione, cambi di alloggio, ecc.).
Il codice identificativo dell’assegnatario corrisponderà anche al codice
identificativo del CLIENTE e costituirà la chiave di ricerca univoca e
gerarchicamente più alta a cui verranno ricondotti tutti i fatti relativi ad un
dato inquilino (attivazione contratti, cambi alloggi, locazione, riscatti, ecc..).
GESTIONE ANAGRAFE REDDITI E SITUAZIONI PATRIMONIALI
La procedura dovrà gestire l'anagrafe del nucleo familiare dell'assegnatario
finalizzata alle verifiche reddituali e patrimoniali sull'intero nucleo.
Le principali funzioni richieste sono:
1. gestione censimento dati anagrafe;
2. trasposizione automatica dati tramite le anagrafi comunali;
3. gestione anagrafe redditi e dati patrimoniali degli assegnatari e loro
familiari;
4. modulistica per la disposizione del censimento;
5. stampe di repertorio e parametrizzate.
GESTIONE ALLOGGI SFITTI
La gestione degli alloggi sfitti comporta un’attenta analisi periodica della
situazione in quanto le Agenzie sono tenute a vigilare sull'attività di assegnazione
dei Comuni. E' necessario quindi che le procedure siano in grado di estrarre,
periodicamente, dagli archivi del modulo "PATRIMONIO IMMOBILIARE" tutte
le unità immobiliari che restano sfitte, al fine di una tempestiva comunicazione ai
Comuni interessati per la riassegnazione.
1. aggiornamento elenchi unità sfitte (alloggi, box, posti auto, ecc.);
2. comunicazione ai Comuni interessati;
3. calcolo addebito canoni ai Comuni in caso di mancata assegnazione;
4. calcolo mancati introiti per sfittanza mediante simulazione canone;
5. statistiche e stampe parametrizzate.
38
GESTIONE CONTRATTI DI LOCAZIONE
Le principali funzioni richieste al presente modulo sono le seguenti:
1. convocazione e comunicazioni iniziali all'assegnatario;
2. verbale di consegna dell'alloggio;
3. calcolo del canone e dei relativi depositi cauzionali;
4. memorizzazione e stampa contratto di locazione con acquisizione
automatica dei dati variabili.
GESTIONE ADEMPIMENTI DI LEGGE
La presente procedura costituirà un valido supporto per tutte quelle incombenze
iniziali e ricorrenti che le norme impongono in merito alla locazione-cessione di
alloggi.
Le funzioni attualmente richieste sono:
1. calcolo imposta di bollo e di registro;
2. compilazione e stampa modello Richiesta di registrazione Agenzia delle
Entrate;
3. compilazione e stampa modello Denuncia di contratto verbale di locazione
ed affitto di beni immobili Agenzia delle Entrate;
4. scadenziario dei contratti al fine del versamento annuale dell’imposta di
registro.
5. predisposizione e stampa del modello Comunicazione di cessione di
fabbricato previsto dall’Art. 12 del D.L. 21.3.1978, n. 59, convertito in
legge 18.5.1978, n. 191;
6. creazione files per l’Agenzia delle Entrate e/o Federcasa per la
registrazione telematica dei contratti prorogati e per le annualità successive
dei contratti di locazione, con aggiornamento simultaneo in caso di
variazione dei tracciati imposti dagli organismi fiscali.
INVENTARIO CAUZIONI DEPOSITATE
La procedura dovrà memorizzare la cauzione originaria con i relativi estremi di
versamento, nonché le successive integrazioni o variazioni che verranno a
verificarsi (integrazioni per cambio intestazione, variazioni per cambi alloggi,
parziali incameramenti, ecc). Eventuali integrazioni, restituzioni, compensazioni
dovranno essere gestite mediante inserimento di apposito movimento di
variazione. Dovrà pertanto essere consentita la registrazione sulla scheda
dell’assegnatario di una riga di movimento, composta da:
1. Data del movimento
2. Descrizione del movimento
3. Importo di variazione (positivo e/o negativo)
4. Saldo della cauzione dopo ogni movimento di variazione.
Le stampe richieste sono:
1. inventario cauzioni depositate (stampe parametrizzata);
2. scheda cauzioni per nominativo (stampe parametrizzate);
3. stampa ordine di rimborso, con indicazione dei dati dell’assegnatario
(nome e cognome/denominazione, indirizzo, C.A.P., città, eventuali codici
IBAN, o modalità di restituzione se diverse dal bonifico, ecc..).
La procedura dovrà calcolare inoltre gli interessi maturati sulla cauzione, tenendo
conto delle variazioni intervenute nel tempo e calcolando gli interessi di
39
conseguenza. Dovrà essere inoltre consentito all’operatore l’inserimento, in
apposita tabella, del tasso di interesse aggiornato.
STAMPE
Le stampe previste nella procedura devono offrire la possibilità di riportare su
supporto cartaceo tutti i dati memorizzati, siano essi tabelle, anagrafiche o altro
dando all'operatore la possibilità di scelte parametrizzate.
Parallelamente la procedura deve offrire l'opportunità di eseguire statistiche e
report estemporanei a scelta dell'operatore, anche mediante generazione di files
tipo Microsoft Excel.
40
PATRIMONIO IMMOBILIARE
o
Gestione dati patrimoniali
o
Gestione dati catastali
o
Calcoli millesimali
o
Repertorio garanzie concesse a terzi
o
Stampe gestione patrimoniale
La locazione degli immobili rappresenta una delle problematiche più grosse per la
complessità dei contenuti e dei fattori di tipo legislativo e sociale che ne
condizionano le scelte.
Pertanto è necessario che il prodotto informatico che supporterà il lavoro degli
addetti sia opportunamente strutturato e attentamente analizzato. Verrà sviluppato
alla luce della normativa nazionale così come integrata e modificata da quella
Regionale.
GESTIONE DATI PATRIOMIALI
Attraverso la presente procedura saranno memorizzati e gestiti i dati patrimoniali
relativi a:
 Comuni
 Quartieri
 Fabbricati
 Vani scala
 Unità immobiliari: 1. Alloggio
2. Box
3. Posti auto
4. Locali comuni
I dati sopra elencati sono quasi tutti obbligatori in quanto utilizzati per la
determinazione del canone o per la compilazione dei modelli fiscali (Modello
UNICO e I.C.I.).
Il presente archivio, integrato dai dati catastali, permetterà la gestione
dell'inventario patrimoniale e la compilazione di schede riassuntive parametrizzate.
Per ogni fabbricato dovranno inoltre essere memorizzati tutti gli estremi relativi
agli atti di acquisizione dell'area, alle concessioni edilizie, ai certificati di
abitabilità, ecc..
Saranno previste base dati che consentano l’aggancio di codici provenienti da altre
procedure (ad esempio Programmi di Intervento [P.I.], per i riscontri e le ricerche
storiche.
GESTIONE DATI CATASTALI
La procedura deve essere strutturata in modo da gestire sia l'acquisizione e la
memorizzazione dei dati catastali relativi ad ogni unità immobiliare, sia il calcolo
automatico di tutti quei dati ricavabili o aggiornabili da altri (vedi la rendita. ecc.)
CALCOLI E RIPARTI MILLESIMALI
La gestione dei vari servizi, la costituzione delle autogestioni o dei condomini
comportano calcoli di ripartizioni basati su tabelle millesimali. La procedura dovrà
pertanto essere in grado di fornire per ogni quartiere, fabbricato o porzione di
fabbricato le tabelle per il riparto millesimale, nonché le tabelle di riparto dei
singoli servizi (ascensore, acqua, rifiuti, riscaldamento, ecc.).
41
REPERTORIO GARANZIE CONCESSE A TERZI
La presente funzione permetterà la memorizzazione cronologica degli estremi delle
garanzie concesse sugli immobili (ipoteche), la visualizzazione e la stampa di
scadenziari, estrazioni parametrizzate. ecc..
STAMPE GESTIONE PATRIMONIALE
supporto cartaceo tutti i dati memorizzati, siano essi tabelle, anagrafiche o altro
dando all'operatore la possibilità di scelte parametrizzate.
report estemporanei a scelta dell'operatore, anche mediante generazione di file di
formato tipo Microsoft Excel.
ELENCO STAMPE
Stampe tabelle;
Stampa elenco fabbricati: con parametrizzazioni varie, partendo dai dati inseriti
nella scheda del fabbricato;
Stampa Inventario delle unità immobiliari per categoria catastale, con possibilità
di stampa della rendita catastale e del valore,
Stampa dati catastali ed estrazione in file in formato tipo Microsoft Excel
Stampa elenco alloggi venduti, con parametrizzazioni varie.
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UTENZA E FATTURAZIONE
Tramite questa procedura vengono gestiti tutti i rapporti di debito/credito nei
confronti degli assegnatari nonché tutte le incombenze contabili e fiscali legate ai
redditi derivanti dagli immobili. Si tratta di una contabilità settoriale Clienti di cui
l’assegnatario é il protagonista principale. Di fatto un cliente può essere intestatario
di una pluralità di contratti, ma nella scheda dello stesso si deve poter ricostruire,
analiticamente e per tutte le posizioni contrattuali aperte e pregresse, la situazione
debitoria/creditoria, i depositi cauzionali, ecc..
Le principali funzioni richieste da questo applicativo sono:
o
determinazione canoni
o
preparazione ruolo di carico
o
emissione e stampa fatture e/o bollette canoni e addebiti diversi
o
incassi, rimborsi e contabilità utenti
o
libri iva e libri giornali-settoriali
o
calcolo imponibile I.R.E.S./I.R.A.P. redditi patrimoniali
o
incombenze I.C.I.
o
ripartizione e rendicontazione spese e servizi
o
gestione tabelle
o
utenza e fatturazione – stampe
o
consultazione sul sito web del database utenza e fatturazione
DETERMINAZIONE DEI CANONI
L'applicazione deve consentire il calcolo in modo parametrico dell'Equo Canone,
del canone sociale secondo la legislazione Regionale e per tipo contratto (usi e
consuetudini, patti in deroga, ecc.) nonché l'aggiornamento automatico degli stessi
in base agli indici ISTAT.
Il calcolo automatico del canone e delle rate di ammortamento si avvale dei dati
memorizzati nei vari moduli della procedura. Produrrà inoltre le bollettazioni di
conguaglio canoni che le modifiche legislative di volta in volta impongono.
PREPARAZIONE RUOLO DI CARICO
Per ogni utente sarà possibile emettere nell'arco dell'anno 12 fatture/bollette
ordinarie ed "n" fatture/bollette straordinarie per motivazioni diverse (conguagli
servizi, canoni, addebiti vari).
Le fatture/bollette vengono impostate tramite le seguenti azioni: gestione a video,
variazioni sulle voci che compongono il carico, variazioni automatiche dai dati
anagrafici, stampe di controllo, calcolo automatico interessi di mora, calcolo
automatico dell'I.V.A. sulle voci ad essa assoggettate.
EMISSIONE E STAMPA FATTURE E/O BOLLETTE CANONI E ADDEBITI
DIVERSI
La frequenza di emissione delle fatture e/o bollette (mensile, bimestrale,
trimestrale, quadrimestrale, semestrale, annuale) è legata al tipo di proprietà
(esempio alloggio di edilizia agevolata, ex-Gescal, ex-Stato, alloggi costruiti con
contributo dello Stato, ecc..) locata dall’assegnatario e sarà quindi parametrizzata.
43
La procedura dovrà offrire la possibilità di simulazione di stampa e ristampa di una
singola bolletta o dell'intero ruolo e produrre stampe e visualizzazioni di controllo
con possibilità di correzione ed integrazione delle fatture e/o bollette generate.
La stampa della bolletta-fattura deve offrire la doppia opzione di stampa su
supporto cartaceo e/o invio tramite POSTEL, inoltre richiederà di volta in volta
l'indicazione del conto corrente postale su cui emettere i bollettini.
La procedura dovrà inoltre generare un flusso telematico per quegli utenti che
hanno scelto come modalità di pagamento il R.I.D., emettendo il bollettino di conto
corrente postale con importi asteriscati.
L'emissione di un bollettino con importo negativo genera un documento NotaCredito con importi di conto corrente postale asteriscati.
I dati riepilogativi di ogni emissione verranno riportati a margine della stampa del
libro I.V.A. Giornale settoriale e comunicate automaticamente alla contabilità
economico-patrimoniale mediante la generazione di prime note. Contestualmente
alla generazione delle prime note verranno aggiornati i dati relativi alla contabilità
I.V.A. e verranno generati e/o incrementati gli accertamenti e/o gli impegni di
spesa della relativa contabilità finanziaria.
INCASSI. RIMBORSI E CONTABILITA' UTENTI
Gli incassi delle bollette possono essere registrati manualmente o tramite
acquisizione di file generati da vari istituti (istituti bancari, Poste Italiane S.p.A.).
Possono avvenire per incassi totali o parziali con causali d'incasso diversificate
(C/C, vaglia postali, accrediti diversi, ecc.).
L'emissione di bollette-note credito genera un'operazione di rimborso che può
essere disposta in modi diversi: compensazione con partite debitorie, accredito su
fatture/bollette future, emissione di mandato di rimborso.
Gli incassi registrati genereranno automaticamente le reversali di incasso
riepilogative per capitoli/articoli di bilancio e per competenza e residui, riducendo
automaticamente i relativi accertamenti (generati automaticamente sulla contabilità
finanziaria nel momento del passaggio automatico del ruolo emesso).
I rimborsi genereranno invece i mandati, sventagliati sui diversi capitoli su cui è
disposto il rimborso; a scelta dell'operatore potranno essere emessi mandati
uninominali oppure mandati unici o multipli (riepilogativi a livello di
Capitolo/Articolo di Bilancio) a fronte di un elenco di beneficiari.
La procedura offrirà la possibilità di ottenere in tempo reale stampe e
visualizzazioni di estratti conto, situazioni riepilogative di incassi, pagamenti, ecc..
LIBRI I.V.A. E LIBRI GIORNALI SETTORIALI
Le varie operazioni contabili costituiscono un organico complesso di scritture
soggette alle normative fiscali e civilistiche.
Nello specifico sarà gestita una contabilità clienti settoriale.
Tutti i documenti I.V.A. emessi (fatture e note credito) verranno riportati a Libro
vidimato che, nel caso specifico, assolve alla doppia funzione di Libro I.V.A. e
libro giornale settoriale; parimenti gli incassi saranno registrati, in ordine
cronologico, sul libro settoriale vidimato (denominato Giornale Sezionale Incassi
Clienti).
Entrambi i libri dovranno riportare a margine, delle stampe periodiche richieste, un
riepilogo sintetico dei dati registrati che costituirà l'insieme di scritture di raccordo
44
che, a loro volta, costituiranno prime note riepilogative da riportare sul libro
giornale generale (movimento contabile riepilogativo canoni).
Tali registri obbligatori vengono archiviati digitalmente. Pertanto occorrerà
generare un file immagine, non modificabile, al quale verrà apposta la firma
digitale e la marca temporale. Tale file dovrà essere memorizzato su un’apposita
procedura di archivio che dovrà consentire la tempestiva stampa del libro in caso di
verifica fiscale. Tale procedura dovrà inoltre produrre, simultaneamente al
procedimento di memorizzazione, il calcolo dell’impronta digitale del documento
(in formato PDF).
Il sistema di scritture fiscali e civilistiche sarà completato dalle scritture
sistematiche settoriali (scheda contabile cliente, inventario clienti, partitario clienti,
ecc…).
CALCOLO IMPONIBILE I.R.E.S./I.R.A.P. REDDITI PATRIMONIALI
L'A.T.C. della Provincia di Cuneo è soggetto passivo dell'l.R.E.S. e dell’I.R.A.P.
per quanto riguarda il proprio patrimonio, mentre è escluso il patrimonio dei
comuni gestito dalla stessa.
Sarà pertanto opportuno prevedere una attenta selezione sulle unità immobiliari e le
diverse casistiche impositive, i cui redditi, assoggettati ad imposta, dovranno essere
inseriti nel dichiarativo.
E' richiesta una stampa di controllo dei dati, ad uso interno e con valenza di
documentazione fiscale da produrre in sede di verifica, molto analitica; infine la
predisposizione dei modelli fiscali proporrà l'opzione di scelta tra supporto
cartaceo o generazione di un file per la trasmissione al Ministero delle Finanze in
via telematica, qualora sia previsto.
INCOMBENZE I.C.I.
Come per l'I.R.E.S. e l’I.R.A.P. l'Agenzia è chiamata ad assolvere a tutte le
incombenze relative all'imposizione I.C.I.: versamento dell'acconto e del saldo a
livello di comune; dichiarazione annuale delle variazioni intervenute nell'esercizio,
ecc..
La procedura effettuerà il calcolo automatico dell'imposta, produrrà un ruolo ICI
dettagliato ad uso interno, e con valenza di documentazione fiscale da produrre in
sede di verifica, la stampa laser dei bollettini di versamento o la generazione di un
file per i versamenti mediante modello F24 on line, la stampa su modelli laser
(come sopra per l'I.R.E.S./I.R.A.P.) della denuncia delle variazioni.
RIPARTIZIONE E RENDICONTAZIONE SPESE E SERVIZI
Le fatture ricevute e i documenti contabili relativi a spese da ripartire, registrate in
contabilità aggiorneranno automaticamente gli archivi necessari alla presente
procedura generando uno storico che verrà gestito autonomamente al fine di poter
organizzare i conguagli alle scadenze consuete che generalmente non coincidono
con l'esercizio contabile.
Un ambito di ripartizione può essere costituito da un vano scala, da un fabbricato,
da un quartiere, da un raggruppamento particolare di unità immobiliare o di
fabbricati (es. località).
45
Per ogni unità immobiliare sarà possibile registrare "Carature" fino a 10 tipi di
spesa da rendicontare, ad ognuno dei quali va attribuita la caratura in millesimi di
competenza dell'unità immobiliare.
Il periodo di tempo interessato dal conguaglio potrà essere di durata variabile,
scelta effettuata dall'operatore al momento dell'estrazione delle spese da ripartire.
Le spese interessate dalla rendicontazione saranno organizzate in modo tale da
rendere agevole sia la produzione di stampe riepilogative parametrizzate, sia la
visualizzazione o la stampa di estratti conto analitici per ogni inquilino. Sugli
estratti conto prodotti e memorizzati sarà possibile intervenire per rettifiche e
integrazioni personalizzate.
Il trasferimento delle quote di acconto e di saldo alla procedura di fatturazione e/o
bollettazione avverrà in modo totalmente automatico. L'addebito di detti importi
sarà disposto, a scelta dell'operatore, mediante addebiti/accrediti rateizzati su
fatture/bollette future o tramite una fatturazione e/o bollettazione straordinaria
capace di gestire la produzione di più rate (emissione di unico documento I.V.A.
accompagnato da più bollettini di conto corrente postale).
GESTIONE TABELLE
L'organizzazione delle tabelle e degli archivi viene lasciata a discrezione
dell'autore a condizione che sia garantita al 100% la trasposizione dei dati esistenti
sugli archivi attualmente in uso dall'A.T.C. della Provincia di Cuneo.
STAMPE
Stampe e visualizzazioni dovranno offrire una vasta scelta parametrizzata e, come
in tutte le procedure, la possibilità di effettuare report estemporanei a scelta
dell’utente e la migrazione su file di formato tipo Microsoft Excel.
46
GESTIONE MOROSITA' E RECUPERO CREDITI
o
Scheda storica delle azioni legali e della corrispondenza
o
Solleciti di morosità
o
Interessi legali
o
Sfratti
o
Decadenze
o
Decadenze per morosità
o
Abusivismo
SCHEDA STORICA DELLE AZIONI LEGALI E DELLA CORRISPONDENZA
A supporto e a promemoria delle azioni legali, che a volte si protraggono per più
anni, sarà predisposta una scheda-diario per la memorizzazione di tutte le
iniziative, sentenze, corrispondenza e quant'altro sia ritenuto utile per l'iter legale
della pratica.
La stessa scheda riporterà le situazioni periodiche di debito/credito richieste in
concomitanza con le varie azioni esperite.
SOLLECITI DI MOROSITA'
La procedura permetterà e predisporrà l'invio di solleciti standardizzati o
personalizzati a scelta dell'operatore, con e senza estratto conto, con e senza il
dettaglio delle indennità e degli interessi di mora. L'invio potrà avvenire tramite
posta ordinaria o mediante POSTEL.
La stessa procedura permetterà l'invio di circolari e lettere a testo libero con
possibilità di estrazione di dati, mediante scelte parametrizzate, da tutte le
anagrafiche del pacchetto informatico. Sarà auspicabile la possibilità di utilizzare
testi generati da pacchetti tipo Microsoft Office.
INTERESSI LEGALI
La procedura offrirà la possibilità di ricalcolo delle indennità di mora e degli
interessi legali e la stampa dei conteggi analitici da allegare alle pratiche di
recupero. Il calcolo sarà parametrizzato e, previa conferma dell'operatore,
aggiornerà automaticamente le procedure di fatturazione e/o bollettazione.
DECADENZE
La procedura fornirà periodicamente, mediante rilevazione automatica dei dati
dagli archivi anagrafici e reddituali degli assegnatari, gli elenchi degli inquilini che
vengono a trovarsi in situazioni economico-sociali di decadenza dall'assegnazione,
nonché le conseguenti opportune comunicazioni.
DECANDENZA PER MOROSITA’
La procedura fornirà periodicamente, mediante rilevazione automatica dei dati
dagli archivi degli assegnatari, gli elenchi degli inquilini che vengono a trovarsi in
situazioni di morosità tali da comportare la decadenza dall'assegnazione, nonché le
conseguenti opportune comunicazioni.
47
ABUSIVISMO
La procedura fornirà un supporto per la memorizzazione storica delle azioni
effettuate nei confronti degli occupanti a titolo abusivo gli alloggi E.R.P.S., dei
relativi rapporti di debito/credito, della corrispondenza, ecc.
UTENZA E FATTURAZIONE - ELENCO STAMPE
BOLLETTE/FATTURE EMESSE
Stampa bollette/fatture: stampa i documenti emessi su formato A4 (con
l’intestazione dell’Ente) e i dati fiscali obbligatori in base alla normativa vigente,
generazione di file immagine, in formato non modificabile (ad esempio utilizzando
Acrobat Writer), per la successiva archiviazione digitale;
Lista di controllo emesso: stampa di un elenco di tutti documenti emessi in un
dato periodo, con relativo dettaglio, con relativo riepilogo;
Stampa carico bollette/fatture: stampa con una pluralità di parametri (a titolo
esemplificativo, ma non esaustivo: per immobile, per mese, per anno, per tipo di
contratto, ecc..);
Elenco bollette con importi anomali: stampa elenco delle bollette il cui totale è
inferiore o maggiore dei limiti inseriti in apposite tabelle (fatture/bollette a importo
zero, di importo negativo, di importi superiori ai limiti inseriti in apposita tabella);
Elenco voci di dettaglio di fattura/bolletta: estrae un elenco, ordinato per stabile
e/o per utente/contratto, con le voci di dettaglio indicate in fattura per periodi
parametrizzabili;
Conteggio bollette/fatture per località: parametrizzata per unità immobiliare,
tipologia di patrimonio (esempio patrimonio ex-Gescal, ex-Stato, patrimonio in
Agevolata, ecc.), periodo, ecc..
Stampa parametrica delle bollette/fatture su modulo postale.
Estrazione anomalie/errori: stampa elenco anomalie per controlli prima
dell’emissione delle fatture.
Elenco utenti attivi senza carico valorizzato.
Stampe relativa alla ripartizione degli acconti: per tutte le tipologie di utenti.
Stampa conguagli per utente: stampa relativa ai conguagli di canone calcolati
dall’applicativo, ordinata per tipo di contratto o proprietà, unità immobiliari ed
utenti;
Stampe parametrizzate per tutte le tabelle di base;
Stampa calcolo interessi di mora e stampa dettagliata e parametrizzata degli
interessi calcolati per singolo assegnatario
Stampa di controllo per la spedizione solleciti, con indicazione dell’utente
moroso, delle fatture/bollette non pagate e con evidenziazione degli interessi di
mora e generazione del file in formato tipo Microsoft Office;
Stampa estratti conto dei Depositi Cauzionali: per singolo utente, parametrizzata
per periodo, tipologia di versamento cauzionale, tipologia di proprietà, ecc…
Generazione file in formato tipo Microsoft Excel con le cauzioni attive ad una data,
la restituzione di cauzioni, l’elenco delle cauzioni per assegnatario e per periodo.
Stampa di controllo elenco in Excel degli utenti per i quali non sono valorizzate
in anagrafica determinati campi (quali a titolo esemplificativo, ma non esaustivo
codice fiscale, indirizzo, CAP, coodinate bancarie, ec..);
48
Stampa Elenco anagrafica degli utenti correntisti bancari;
Stampa elenco dell’estrazione dei bollettini postali a zero a causa di
pagamento a mezzo RI.D. : estrae tutte le bollette con incasso mediante RID;
Stampa simulazione emissione bolletta/fattura da carico fisso e variabile.
STAMPE CONTABILITA’ SETTORIALE CLIENTI
Stampa elenco dettagliato saldi di conto cliente, con evidenziazione del saldo
iniziale, dei movimenti in Dare e in Avere e del saldo a fine anno dei conti intestati
ai singoli clienti;
Stampa Schede Conto per utente/periodo, parametrizzabile;
Stampa Estratto conto per utente: con varie parametrizzazioni
STAMPE PER DICHIARAZIONI FISCALI VARIE
Stampa Prospetto analitico dichiarazione annuale IVA: produce un elenco
analitico, sintetico e per Regioni dei clienti, titolari di Partita I.V.A., da inserire nel
quadro apposito della Dichiarazione Annuale I.V.A.;
Stampa Allegato Clienti: stampa nella quale verranno indicate le aliquote
configurante in modo errato oppure non più presenti nella tabella di codifica, con
possibilità di generare un file contenente i dati dei clienti che si dovranno
eventualmente trasmettere alle Agenzie fiscali;
Stampa I.C.I. da versare: stampa un elenco, suddiviso per comune, con indicazione
delle tipologie di unità immobiliare interessate e calcolo dell’imposta da versare;
Stampa bollettini I.C.I. in versione Bancoposta, su modulo A4 o generazione file
per compilazione F24 telematico;
Stampa Dichiarazione ICI: stampa di controllo e stampa su modello ministeriale;
stampa dei dati I.C.I. per singolo Comune, con parametri vari (es. periodo di
imposta, versamenti in acconto, versamento a saldo, ecc..)
Stampe per modello UNICO (ai fini del versamento delle imposte) sia per i
terreni sia per i fabbricati di proprietà, con parametrizzazioni diverse; stampa
calcolo Ires e Stampa elenco delle unità immobiliari che presentano differenze
tra il reddito lordo effettivo presente nella tabella I.R.E.S. e l'importo
effettivamente emesso in bolletta; stampa fabbricati: stampa riepilogativa dei dati
IRES e I.C.I. dell'anno in esame, dei dati ICI di anni pregressi e dei dati utili per
l'eventuale dichiarazione.
DATI DA TRASMETTERE ALLA REGIONE PIEMONTE
Stampe parametrizzate per dati da trasmettere alla Regione Piemonte, quali
ad esempio elenco fabbricati, elenco unità immobiliari, elenco canoni di locazione,
elenco componenti nucleo famigliare;
Stampa Calcolo Valore Locativo Regione Piemonte;
Stampa parametrizzata della Gestione/visualizzazione incassi per utente;
Stampa prospetto per il calcolo del canone di locazione per utente/contratto;
Stampa prospetto di calcolo del conguaglio canone per singolo utente;
parametrizzabile
Stampa elenco utenti per tipologia di patrimonio (esempio patrimonio ex-Gescal,
ex-Stato, patrimonio in Agevolata, ecc.), per tipo canone.
Stampa numero utenti e totali per fascia di reddito.
Stampa Movimenti Acconti per utente.
49
ANAGRAFE UTENZA
Stampe modulistica per censimento utenza (ad esempio Scheda Anagrafe,
situazione reddituale per tipo reddito, estrazione indirizzi per mancata
documentazione reddituale, dichiarazione sostitutiva atto di notorietà)
Estrazione in Excel e stampa componenti per età e soli nel nucleo famigliare;
componenti per età e non soli nel nucleo famigliare.
FONDO SOCIALE
Stampa tabella di Dettaglio del Fondo Sociale relativamente ai Pensionati ed ai
Morosi Incolpevoli;
Stampa e generazione file in formato tipo Microsoft Excel del Fondo Sociale per
Comune, per identificativo fondo richiesto.
Stampa estrazione ricerca soggetti presenti in più categorie (Pensionati,
Incolpevoli)
Stampa estrazione bollette senza fascia di reddito.
LIBRI GIORNALI SEZIONALI E GESTIONE CONTABILITA’ CLIENTI
Stampa libri contabili obbligatori conseguente generazione del file immagine,
non modificabile, per l’archiviazione digitale dei volumi (Giornale Sezionale IVA
Emissioni e Giornale Sezionale Incassi Fatture Assegnatari);
Stampa
Accertamenti/Impegni
Residui
per
capitolo/articolo
con
parametrizzazioni varie: effettua l'estrazione, raggruppata per capitolo/articolo,
degli impegni/accertamenti che presentano un saldo positivo/negativo in
Contabilità finanziaria.
Stampe emesso/incassato con parametri diversi oltre al periodo temporale, quali:
per voce di fattura/bolletta e tipologia di proprietà (es. Agevolata, ex-Gescal, exStato, ecc..), per utente e voce di fattura/bolletta, per voce di fattura e bolletta e
Comune, per Capitolo/Articolo di Bilancio Finanziario,
Stampa incassi per data di pagamento, per data di registrazione, per tipologia di
pagamento (se mediante assegno, bonifico, conto corrente postale) .
Stampa acconti e relativa movimentazione, con parametrizzazioni varie.
STAMPE VARIE
Stampa elenco inquilini con varie parametrizzazioni, quali: stampa elenco
assegnatari in ordine alfabetico, estrazione di tutti gli inquilini attivi con data di
assegnazione valida per tipo unità immobiliare e per tipo di proprietà (es.
Agevolata, ex-Gescal, ex-Stato, ecc..), elenco assegnatari con pratiche legali e
stampa elenco note pratiche legali.
STAMPE DI CONTROLLO PER ASSEGNAZIONI E VARIAZIONI
CONTRATTUALI
Stampa variazioni contrattuali: stampa un Giornale delle variazioni avvenute
per gli assegnatari, quali ad esempio, nuovi contratti,assegnazioni, variazioni, ecc.,
parametrizzata e con indicazione dell’operatore che ha eseguito
l’aggiornamento/variazione e della data modifica.
Stampe elenco assegnazioni per unità immobiliari, per utente.
Stampa estrazione indirizzi su file Excel per stampa etichette in Word.
50
Stampa elenco Unità Immobiliari: completo, disponibili, sfitte, storico locazioni,
per data di decorrenza, per anno di costruzione, elenco unità immobiliari con dati
catastali, vani per tipologia di proprietà, elenco superfici e vani convenzionali,
elenco superfici e canoni,
Stampa elenco assegnazioni con importo canoni e stampa elenco storico delle
assegnazioni per unità immobiliare.
CONSULTAZIONE SUL SITO WEB DEL DATABASE UTENZA E FATTURAZIONE
L’applicativo consentirà inoltre, previa richiesta di registrazione (mediante
attribuzione di user-id e password) la consultazione, tramite web, del database
Utenza e Fatturazione. Gli utenti registrati potranno quindi consultare la propria
posizione debitoria/creditoria, i dati relativi alle proprie condizioni reddituali, ecc..
51
GESTIONE RIENTRI FINANZIARI
o
Gestione consuntivi annuali
o
Gestione quote di amministrazione, manutenzione e residuali. Calcolo Fondo
E.R.P.S.
o
Stampe
GESTIONE CONSUNTIVI ANNUALI
La gestione delle unità immobiliari facenti capo ai diversi patrimoni, propri e di
terzi, si configura come servizio reso ai terzi, pertanto è necessario predisporre una
rendicontazione, separata per ogni ente e/o proprietà, dei canoni, delle
manutenzioni effettuate e di ogni fatto contabile che venga ad interessare tale
gestione.
GESTIONE QUOTE di amministrazione, manutenzione e residuali. Calcolo
Fondo E.R.P.S.
Il patrimonio residenziale è costituito per la maggior parte da alloggi costruiti con
il contributo dello Stato e pertanto soggetti alla normativa E.R.P.S. (Edilizia
Residenziale Pubblica Sovvenzionata), quindi, ai sensi della normativa vigente, la
procedura, in base ai vani amministrati (vani convenzionali dati dal rapporto
Superficie alloggio/14) produrrà il calcolo automatico delle quote di
amministrazione, manutenzione e rimborsi alla Regione.
La procedura gestirà la quantificazione del Fondo E.R.P.S., come previsto dalla
Delibera C.I.P.E. 13/03/1995.
STAMPE
Le stampe offriranno la maggior parametrizzazione possibile e la possibilità di
riprodurre su supporto cartaceo tutti i dati disponibili.
52
CESSIONE DEGLI ALLOGGI
o
Gestione operazioni preliminari di cessione e fatturazione
o
Gestione piani di ammortamento
o
Gestione archivio storico alloggi ceduti
o
Stampe
GESTIONE OPERAZIONI PRELIMINARI DI CESSIONE E FATTURAZIONE
Le operazioni di cessione sono predisposte mediante una serie di comunicazioni
che si susseguono nel periodo immediatamente precedente la stipula del rogito.
1. calcolo prezzi di cessione, formulazione ipotesi di pagamento e relative
comunicazioni agli inquilini;
2. fatturazione prezzo di cessione o acconto in contanti, nella contabilità
settoriale clienti, e trasferimento dati in contabilità generale.
GESTIONE PIANI DI AMMORTAMENTO
Le cessioni di alloggi con pagamento rateale richiedono l'attivazione di un piano di
ammortamento della quota di prezzo che verrà dilazionata; le maggiori funzioni
richieste sono:
1. formulazione piani di ammortamento e relative stampe;
2. aggiornamento periodico del debito estinto e del debito residuo in
contabilità generale;
3. aggiornamento della gestione bollettazione per l'emissione dei bollettini
periodici in presenza di pagamenti rateali;
4. aggiornamento "Contabilità generale" e "Cespiti ammortizzabili" mediante
l'annullo dei cespiti e relativi fondi.
GESTIONE ARCHIVIO STORICO ALLOGGI CEDUTI
Per ogni fabbricato verrà attivata una scheda storica per la memorizzazione degli
estremi di cessione dei vari alloggi:
1. assegnatario
2. legge di cessione
3. prezzo di cessione
4. modalità di pagamento (se rateale: acconto, rata, estremi delle garanzie,
scadenza rate)
5. notaio rogante
6. estremi atto
STAMPE
Le stampe dovranno offrire, così come le visualizzazioni, le massime scelte
parametrizzate e la riproduzione su supporto cartaceo di tutti i dati memorizzati.
TRASFERIMENTO DATI
o
Gestione trasferimento dati alla Regione
o
Stampe
53
o
Generazione files di comunicazione da memorizzare su supporti magnetici
GESTIONE TRASFERIMENTO DATI ALLA REGIONE
La procedura deve gestire il trasferimento dei dati. estratti dagli archivi A.T.C. nel
formato richiesto dai vari enti.
Attualmente gli archivi oggetto di trasferimento sono quelli che memorizzano i dati
relativi a:
1. anagrafiche inquilini,
2. canoni mensili specifici,
3. patrimonio/anagrafe inquilini.
STAMPE
La procedura permette di stampare i vari tracciati Record degli archivi e le stampe
di controllo sui dati oggetto di trasferimento.
GENERAZIONE FILES DA MEMORIZZARE SU SUPPORTI MAGNETICI
La procedura esegue il trasferimento dei dati attraverso una generazione di file
secondo il formato richiesto dagli enti destinatari da memorizzare su supporti
magnetici (CD, DVD, ecc).
54
CONDOMINI E AUTOGESTIONI
o
Anagrafica condomini e autogestioni
o
Gestione riparti spese
o
Gestione morosità spese di servizi e fatturazione/bollettazione
o
Estratti conto parametrizzati
o
Accrediti quota % quota di manutenzione
o
Gestione via Web aggiornamento anagrafiche e riparti spese
o
Stampe
Il presente modulo rappresenterà un valido supporto per tutti i rapporti intercorrenti
tra l'Agenzia e. gli amministratori di condomini o i responsabili delle autogestioni.
Tale procedura deve prevedere la possibilità di acquisire i dati via WEB.
ANAGRAFICA CONDOMINI E AUTOGESTIONI
Le presenti anagrafiche dovranno memorizzare tutti i dati relativi ai vari fabbricati,
quartieri, o complessi residenziali, i rispettivi conti bancari di appoggio, con
relativi codici ABI, CAB, CIN, IBAN, BIC-SWIFT – con possibilità di
inserimento di più credenziali - con le esatte intestazioni (spesso non
corrispondono all'intestazione del condominio o dell'autogestione), telefono, e
annotazioni varie, infine il riferimento all'amministratore o agli amministratori che
si sono susseguiti negli ultimi 3 anni.
GESTIONE RIPARTI SPESE
La procedura dovrà offrire un valido strumento di memorizzazione dei diversi
riparti spese, preventivi e consuntivi, provenienti dai condomini o dalle
autogestioni; i raffronti tra i dati preventivi e consuntivi e il controllo dei
conguagli.
GESTIONE MOROSITA' SPESE SERVIZI E FATTURAZIONE/BOLLETTAZIONE
La procedura memorizza le varie richieste di accredito provenienti da
amministratori e autogestori a fronte morosità per spese servizi non onorate dagli
assegnatari; elabora la formulazione degli elenchi da sottoporre all'approvazione
dell'organo deliberante, ed infine la comunicazione degli importi alla procedura
"Utenza e Fatturazione" per l'addebito automatico in fattura e/o bolletta.
ESTRATTI CONTO PARAMETRIZZATI
La procedura permetterà la visualizzazione e la stampa di situazioni riepilogative e
parametrizzate per condominio, amministratore, autogestore, riepiloghi dei
pagamenti disposti per atto di liquidazione, ecc..
ACCREDITI QUOTA % QUOTA DI MANUTENZIONE
La normativa vigente prevede l'accredito automatico di una percentuale delle quote
di manutenzione maturate per ogni singolo fabbricato in regime di autogestione
(vani convenzionali x quota autorizzata); il relativo atto di liquidazione viene
emesso solo dopo avvenuta rendicontazione dell'esercizio precedente. Un archivio
storico (massimo 5 anni) permetterà la memorizzazione e lo scalare dei dati di
consuntivo resi dai vari autogestori.
55
GESTIONE VIA WEB AGGIORNAMENTO ANAGRAFICHE E RIPARTI SPESE
Tale modulo dovrà consentire l’aggiornamento, tramite web, mediante
autenticazione e canali protetti, dell’anagrafica del condominio/autogestione da
parte dell’Amministratore o soggetto incaricato. Per anagrafica si intendono sia i
dati fiscali del soggetto sia le tabelle millesimali di riparto sia tutti quei dati che
subiscono variazioni di cui sono a conoscenza i soggetti esterni amministratori dei
vari stabili (a titolo esemplificativo e non esaustivo: le coordinate bancarie, gli
indirizzi e recapiti telefonici, ecc..). Dovrà inoltre essere prevista la possibilità, da
parte dell’Amministratore o soggetto incaricato che ne faccia richiesta,
l’inserimento dei prospetti di riparto spese condominiali.
STAMPE
Le stampe permetteranno di riprodurre su supporto cartaceo, con modalità
opportunamente parametrizzate, tutti i dati memorizzati dalla procedura.
56
SISTEMA DOCUMENTALE
La gestione del sistema documentale consentirà:
1. di gestire i vincoli gerarchici degli addetti, consentendo l’operatività piena
al soggetto che ricopre il ruolo Responsabile del Protocollo, limitando
l’operatività dei soggetti non abilitati a determinati ruoli,
2. di visualizzare l’iter e lo stato della pratica (completata, in fase di
completamento, inevasa),
3. l’eventuale gestione digitale dell’intero sistema documentale dell’Ente.
PROTOCOLLO
o
Protocollo posta in entrata
o
Protocollo posta in uscita
o
Protocollo posta in entrata e in uscita Commissione Assegnazione Alloggi
o
Gestione Deliberazioni e Determinazioni
o
Gestione Repertorio atti non pubblici
o
Archivio Registri fiscali e documenti dematerializzati
o
Gestione Libreria
o
Gestione archivio documenti
PROTOCOLLO POSTA IN ENTRATA
L’applicativo consentirà la tenuta digitale del Protocollo della Posta in Entrata
dell’Ente, in base alle normativa e alle direttive vigenti in materia. Per protocollo si
intende un numero progressivo attribuito ad un documento in entrata che verrà poi
successivamente smistato agli uffici competenti.
La videata di inserimento dovrà consentire l’inserimento dei seguenti dati:
- data del documento;
- eventuale numero di protocollo del documento, se presente;
- mittente (con i seguenti campi: denominazione, indirizzo, C.A.P., Città,
Provincia, Codice Fiscale, Partita I.V.A., eventuale indirizzo e-mail). Se il
mittente è già presente nel Database possibilità di collegamento con gli
altri applicativi onde evitare il reinserimento di dati già presenti, qualora il
mittente non sia presente in archivio e abbia trasmesso un documento
fiscale (fattura, ricevuta, nota credito, ecc..) possibilità di aggiornamento
delle anagrafiche degli applicativi di interesse;
- oggetto del documento;
- modalità di trasmissione dello stesso (posta prioritaria, e-mail, P.E.C., fax,
ecc..);
- possibilità di acquisire digitalmente il documento (a mezzo
scannerizzazione);
- attribuzione di data e numero di protocollo;
- trasmissione digitale del documento all’ufficio competente;
- campo di conferma di presa in carico da parte dell’ufficio/soggetto
destinatario;
- eventuale work flow della pratica.
57
Il registro protocollo dovrà poter essere stampato in formato cartaceo o potrà essere
richiesta la generazione di un file in formato non modificabile, da archiviare su
supporto magnetico.
L’applicativo dovrà essere in grado di gestire più serie di protocolli.
PROTOCOLLO POSTA IN USCITA
L’applicativo consentirà la tenuta digitale del Protocollo della Posta in Uscita
dell’Ente, in base alle normative e alle direttive vigenti in materia. Per protocollo si
intende un numero progressivo attribuito ad un documento in uscita. Tale
numerazione, unica per tutta l’Agenzia, dovrà poter essere attribuita da tutti gli
operatori che debbano inviare dei documenti all’esterno.
La videata di inserimento dovrà consentire l’inserimento dei seguenti dati:
- data del documento;
- destinatario (con i seguenti campi: denominazione, indirizzo, C.A.P., Città,
Provincia, Codice Fiscale, Partita I.V.A., eventuale indirizzo e-mail). Se il
destinatario è già presente nel Database possibilità di collegamento con gli
altri applicativi onde evitare il reinserimento di dati già presenti, qualora il
destinatario non sia presente in archivio possibilità di aggiornamento delle
anagrafiche degli applicativi di interesse, se si trasmette un documento
fiscale emesso (fattura, bolletta, nota debito, ecc..) possibilità di
aggiornamento dell’applicativo contabile con i dati del protocollo (numero
e data);
- oggetto del documento;
- modalità di trasmissione dello stesso (posta prioritaria, e-mail, P.E.C., fax,
ecc..);
- possibilità di acquisire digitalmente il documento;
- attribuzione di data e numero di protocollo in uscita;
- eventuale work flow della pratica e aggiornamento dello stesso.
Il registro protocollo della posta in uscita dovrà poter essere stampato in formato
cartaceo e/o potrà essere richiesta la generazione di un file in formato non
modificabile, da archiviare su supporto magnetico.
L’applicativo dovrà essere in grado di gestire più serie di protocolli.
GESTIONE PROTOCOLLO IN ENTRATA E IN USCITA COMMISSIONE
ASSEGNAZIONE ALLOGGI
La corrispondenza della Commissione Assegnazione Alloggi viene protocollata in
entrata e in uscita. La memorizzazione e classificazione dei singoli contenuti in
schede sintetiche costituirà un Registro Protocollo atto a favorire ricerche veloci e
sistematiche. Tale registro dovrà essere conforme a quanto previsto dalle vigenti
normative in materia e dovrà contenere i campi previsti dal Protocollo Generale
dell’Ente.
58
GESTIONE DELIBERE E DETERMINAZIONI
1. Gestione verbali Delibere C.A.
2. Gestione verbali Determinazioni Direttore
3. Gestione libri verbali diversi
4. Gestione repertori delle deliberazioni
5. Stampe varie
Il presente modulo gestirà, sfruttando le possibilità grafiche offerte dai pacchetti
Microsoft Office, la stesura, la memorizzazione e la catalogazione dei verbali di
deliberazione/Determinazioni assunti dai vari organi deliberanti dell'Agenzia.
I libri verbali sono generalmente numerati e vidimati.
Le stampe richieste saranno:
1. stampa dei verbali;
2. stampa di estratti e copie conformi;
3. stampa dei libri verbali;
4. repertorio cronologico dei titoli delle deliberazioni, riportante la data del
provvedimento, il numero e l’oggetto dello stesso;
5. elenchi di delibere con estrazione parametrizzata;
6. statistiche.
GESTIONE REPERTORIO ATTI NON PUBBLICI
L’applicativo consentirà la gestione di un Repertorio degli atti non Pubblici, emessi
dall’Ente. Dovrà essere consentito l’inserimento dei seguenti dati:
1. data di inserimento
2. oggetto del provvedimento
3. categoria/tipologia dell’atto
4. data dell’atto
5. possibilità di allegare il documento da repertoriare
6. attribuzione di numero e data di repertorio.
L’applicativo dovrà inoltre consentire la stampa periodica, parametrizzabile
alternativamente in base ai vari campi di inserimento. Dovrà inoltre prevedere la
generazione di un file, contenente i dati inseriti, visualizzabile secondo applicativi
standard (Microsoft Office, Adobe Acrobat, ecc…).
ARCHIVIO REGISTRI FISCALI
L’applicativo dovrà servire da “contenitore” per l’archivio dei registri civilistici e
fiscali tenuti digitalmente. I files, generati in formato pdf, immodificabile,
andranno firmati digitalmente, sugli stessi verrà apposta la marca temporale.
L’applicativo dovrà quindi procedere al calcolo automatico dell’impronta digitale.
GESTIONE LIBRERIA
L’applicativo dovrà servire da “contenitore” per la biblioteca normativa dell’Ente.
Si tratta di files in formato pdf, relativi a documenti digitalizzati (documenti,
sentenze, pareri, testi normativi vari, ecc..) di interesse dei vari uffici. I documenti
ivi archiviati dovranno poter essere consultati dai vari operatori e all’occorrenza
stampati o salvati su supporti magnetici.
59
GESTIONE ARCHIVIO DOCUMENTI
L’applicativo dovrà avere la funzione di archivio digitale dell’Ente, sostituendo
gradualmente l’archivio cartaceo dello stesso.
Si tratta di files, in formato pdf o altro formato immagine non modificabile, relativi
a documenti digitalizzati (documenti fiscali, atti vari, ecc..) che l’Ente deve
conservare.
I documenti ivi archiviati dovranno poter essere consultati dai vari operatori e
all’occorrenza stampati o salvati su supporti magnetici.
Tale archivio dovrà essere organizzato in modo tale da rendere semplice la ricerca
dei documenti, mediante creazione di appositi indici.
Periodicamente dovrà essere consentito il trasferimento dei files ivi archiviati su
supporti ottici.
Inoltre l’applicativo dovrà consentire l’eliminazione dei files relativi a documenti
per i quali è cessato l’obbligo di conservazione, eventualmente mediante creazione
di un supporto ottico.
60
COMMISSIONE ASSEGNAZIONE ALLOGGI
o
Gestione libro verbali
o
Stampe
GESTIONE LIBRO VERBALI
Le attività di segreteria della Commissione richiedono la memorizzazione dei
verbali compilati durante le sedute.
La memorizzazione e classificazione dei singoli contenuti in schede sintetiche
costituirà un repertorio delle stesse atto a favorire ricerche veloci e sistematiche.
STAMPE
supporto cartaceo tutti i dati memorizzati, siano essi tabelle, anagrafiche dando
all'operatore la possibilità di scelte parametrizzate.
report estemporanei a scelta dell'operatore.
61

atc agenzia territoriale per la casa della provincia di - ATC

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