Meccanismo per il trattamento delle denunce

La BEI, la banca dell’UE
Il Meccanismo per il trattamento delle denunce della BEI
FASE 1: R
icezione della
denuncia
Verifica di ammissibilità
Modulo di
denuncia
(telematico)
Ricevuta di ritorno
E-mail
Telefono
FASE 3: I ndagine sulla
denuncia
Ammissibile,
definizione
del
calendario
Inammissibile
Qualora
possibile,
consulenza
FASE 4: Esito dell’indagine
Parere motivato
Indagine di base
Decisione
della Banca
qualora
necessario
qualora
necessario
Risposta e
Rapporto conclusivo
Indagine supplementare
Il Mediatore europeo è un organo indipendente e imparziale
che chiede conto all’amministrazione dell’UE e conduce indagini su casi di cattiva amministrazione nell’azione di istituzioni,
organi, uffici e agenzie dell’Unione europea. Solo la Corte di
giustizia dell’UE, nell’esercizio della sua funzione giurisdizionale, non rientra nel mandato del Mediatore. Quest’ultimo
può constatare cattiva amministrazione nel caso in cui un’istituzione non rispetti i diritti fondamentali, le norme o i princípi
giuridici o i princípi della buona amministrazione.
Assenza di cattiva
amministrazione
qualora
necessario
Coinvolgimento
dell’interlocutore
Interventi operativi
di tipo correttivo
Riesame delle politiche
e/o delle procedure
Contatti
Le denunce possono essere presentate all’indirizzo seguente:
Segretario generale della BEI
98-100 Boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg
Denunciante insoddisfatto
Denuncia
accertativa
Denunciante
soddisfatto
Mediatore
europeo
15 giorni
lavorativi
FASE 5: F
ase finale della procedura
U [email protected]
3 +352 4379 – 82125
5 +352 4379 – 63362
www.eib.org/complaints
Rinvio alla Fase 2
FASE 3 e 4: 40 giorni lavorativi (proroga di 100 giorni lavorativi nei casi complessi)
Uno strumento di responsabilità dell’operato
della BEI, ovvero di accountability
La Banca europea per gli investimenti è la banca per i
finanziamenti di lungo termine dell’Unione europea. Gli
azionisti sono gli Stati membri dell’UE, e il Consiglio dei
governatori è composto dai rispettivi Ministri delle finanze.
La missione della BEI è promuovere il conseguimento degli
obiettivi dell’Unione europea accordando finanziamenti di
lungo periodo a sostegno d’investimenti validi. Nel 2011, i
finanziamenti complessivi della BEI sono stati 61 miliardi di
euro, di cui 54 miliardi diretti ai Paesi dell’Unione europea
e 7 miliardi ai Paesi terzi. La BEI ha finanziato 450 progetti
in 80 Paesi.
Per maggiori informazioni sul Meccanismo per il trattamento delle
denunce della BEI, consultare l’indirizzo www.eib.org/complaints.
© BEI – 07/2012 – QH- 32-12-206-IT- C – ISBN-978-92-861-1632-2 – d oi : 10.2867/ 60215 – © EIB G ra p h i cTe a m
Lettera
10 giorni lavorativi
Denuncia
FASE 2: Controllo preliminare
Banca europea per gli investimenti
Meccanismo per
il trattamento delle
denunce
Il Meccanismo per il trattamento delle denunce della BEI
Il meccanismo per il trattamento delle denunce della BEI è stato
concepito per agevolare l’iter di gestione delle denunce sporte
dai privati cittadini, da organizzazioni o da aziende che si ritengono lese dalle sue attività. I denuncianti non sono tenuti a
dimostrare che sono direttamente lesi da una decisione, azione
o omissione della BEI oppure a identificare le regole, i regolamenti o le politiche inerenti.
Quando è possibile sporgere denuncia?
Le denunce possono riguardare azioni e/o decisioni del Gruppo
BEI su cui le parti interessate considerano che vi sia stata o vi
sia una carenza o un’omissione, oppure un’irregolarità o un’ingiustizia. Esse possono vertere sull’accesso alle informazioni,
sull’impatto ambientale e sociale dei progetti, sulle procedure di
appalto, su questioni attinenti alle risorse umane, rapporti con la
clientela ecc., oppure su qualsiasi aspetto che rientra nella pianificazione, attuazione o impatto dei progetti della BEI.
Come funziona il Meccanismo?
Il Meccanismo per il trattamento delle denunce della BEI si articola su due livelli d’indagine:
1- Inizialmente, la Divisione preposta della Banca (EIB-CM), che
opera in tutta indipendenza dagli altri dipartimenti dell’istituzione, cercherà di trovare una soluzione al caso, proponendo
un parere alla BEI e indicando se necessario eventuali azioni
di composizione o misure correttive.
2- Se la Divisione EIB-CM non riesce a trovare una soluzione
oppure ad apportare una congrua risposta, il caso può essere
deferito al Mediatore europeo, che è un’istituzione europea
completamente indipendente.
Se il denunciante si reputa ancora insoddisfatto dell’esito della
procedura esperita, può essere immediatamente presentata
una denuncia «accertativa» e/oppure una successiva denuncia
al Mediatore europeo.
Tutte le denunce sono di norma trattate in via riservata. Se il
denunciante decide di rinunciare al diritto di riservatezza, la BEI
pubblica sul suo sito internet il rapporto afferente al caso corredato delle informazioni pertinenti.
La Divisione EIB-CM opera in due modi: con l’intermediazione
e/o con l’indagine.
• Mediazione – Se tutte le parti sono d’accordo, la Divisione
EIB-CM può attivare varie forme di processi di composizione
bonaria delle controversie tra i denuncianti e la Direzione della
Banca o altri membri del personale, il promotore del progetto
e/o le autorità nazionali, come opportuno.
• Indagine – La Divisione EIB-CM ha la facoltà di svolgere indagini o analisi di conformità allo scopo di determinare l’osservanza della BEI alle regole, ai regolamenti o ad altre disposizioni attinenti, quali politiche e norme e, ove opportuno,
determinare la loro stessa congruità.
I denuncianti possono richiedere specificatamente di ricorrere
alla via della mediazione oppure dell’indagine, o a una combinazione delle due. Spetta alla Divisione EIB-CM decidere quali
procedure applicare, tenendo conto delle specifiche richieste,
delle possibilità di mediazione e dell’esigenza di verifica della
conformità. Seguendo un metodo di problem-solving oppure
quello preventivo di risoluzione delle controversie, la Divisione
cercherà di dare una risposta alle istanze del denunciante attraverso un processo consensuale.
Inoltre, essa seguirà gli sviluppi successivi del caso e l’attuazione
delle misure correttive proposte e le raccomandazioni concordate dalla BEI.
Come sporgere una denuncia?
Le denunce possono essere presentate in una delle lingue ufficiali dell’UE, tuttavia sarà tenuto conto anche di quelle presentate da individui che si ritengono lesi da un progetto e redatte in
una lingua non appartenente all’UE.
Si prega cortesemente di specificare nel documento i propri
estremi, di illustrare chiaramente l’oggetto della denuncia e gli
esiti attesi. Qualora possibile, è preferibile integrare informazioni circostanziate e attinenti riguardanti il caso.
Le denunce devono essere presentate entro un anno dal riconoscimento del caso a cui si riferiscono.
Quelle inerenti all’accesso delle informazioni devono essere
presentate entro 20 giorni lavorativi dalla data dell’ultima corrispondenza della BEI riguardante la denuncia.
Quali sono le fasi successive?
La Divisione EIB-CM informerà il denunciante in merito all’ammissibilità della denuncia entro 10 giorni lavorativi dalla data
di ricezione del documento, e indicherà al contempo la data di
norma prevista per una risposta ufficiale.
L’iter di trattamento delle denunce varia a seconda (i) della tipologia e della complessità della denuncia, (ii) della procedura
prescelta, (iii) della valutazione iniziale che indica la presenza o
assenza di fondamento nel merito dell’istanza, e (iv) dei fatti che
emergono in sede di valutazione o di indagine.
La Divisione EIB-CM s’impegna a svolgere indagini su tutte le
denunce ammissibili e a stabilire un rapporto con l’interlocutore
per arrivare ad un parere informato e motivato e, laddove possibile, a giungere alla soluzione del problema.
Quali sono i probabili esiti di una denuncia?
I risultati dell’indagine condotta dalla Divisione EIB-CM possono
giungere alle seguenti conclusioni:
• N
on è stato rilevato alcun problema, o più problemi
• Il problema è stato risolto durante l’iter di trattamento della
denuncia
• Non è necessario un ulteriore intervento
• Si raccomanda uno, o più, interventi correttivi
• Si raccomandano miglioramenti alle politiche o alle procedure in corso alla BEI.
La decisione finale sulle raccomandazioni presentate dalla Divisione EIB-CM spetta alla BEI e viene comunicata al denunciante,
insieme al Rapporto conclusivo della Divisione, dal Segretario
generale della BEI.
La risposta finale è inviata entro 40 giorni lavorativi dalla ricevuta di ritorno da parte del denunciante, ed è prevista una
proroga di 100 giorni lavorativi nei casi complessi. Le denunce
riguardanti l’accesso alle informazioni possono essere evase in
minor tempo, la cui durata sarà stabilità in consultazione con il/i
denunciante/i.