L`esperienza della Biblioteca di Ateneo dell`Università degli studi di

L’esperienza della Biblioteca di
Ateneo dell’Università degli studi di
Milano Bicocca: alcuni esempi
Corso SUM residenziale
"La valutazione dei servizi bibliotecari:
audit, efficienza, efficacia e customer satisfaction"
(Reggio Calabria, 4-8 giugno 2007)
Maurizio di Girolamo
[email protected]
1
1998: la raccolta dati statistici
• Generali
• Per sede
• Per area disciplinare
Università degli Studi di Milano Bicocca
Biblioteca di Ateneo
Dati statistici 2006
Riepilogo generale
2007-03-30 / a cura di GG, FDT, AB, LB e MdG
Definizione
Dati 2006
•
•
•
•
•
•
•
•
Utenti
Patrimonio bibliografico
Spazi
Servizi
Risorse umane
Fondi
Attività di back office
Attività di front office
Utenti
GIM 1.1 – Professori e ricercatori
BIC 1.1 – Dottorandi
GIM 1.2 – Studenti iscritti
BIC 1.2 – Titolari di assegni di ricerca e borsisti
GIM 1.3 – Personale tecnico amministrativo
GIM 1.4 – Utenti potenziali
GIM 1.4.1 – Utenti potenziali primari istituzionali
GIM 1.4.2 – Utenti potenziali primari non istituzionali
GIM 1.5 – Utenti attivi
GIM 1.6 – Utenti attivi del prestito
GIM 1.7 – Visite
GIM 1.8 – Visitatori
2.592
484
29.605
227
680
33.104
33.104
n.r.
n.r.
9.735
869.336
24.078
2
2001: gli indicatori GIM
Università degli Studi di Milano Bicocca
Biblioteca di Ateneo
Confronto Indicatori 2001-2005
ver. 1.0
2007-01-10 / a cura di Federica De Toffol e MdG
2001
N.
• Accessibilità
• Efficacia,
fruibilità,
innovazione
• Efficienza,
produttività,
economicità
• peso delle
biblioteche in
Ateneo
• vitalità del
patrimonio,
offerta
risorse
Nome
1
2
3
4
5
6
7
8
Media delle ore di apertura settimanale
Superficie totale / utenti potenziali
Superficie accessibile al pubblico / superficie totale *100
Utenti potenziali / Posti di lettura
Metri lineari a scaffale aperto occupati dai materiali / utenti potenziali
Metri lineari totali a scaffale aperto / metri lineari totali di scaffalatura * 100
Unità amministrative
Punti di servizio / unità amministrative
9
Utenti potenziali / Personal computer destinati al pubblico
10
Personal computer destinati al pubblico / posti di lettura + PC destinati al pubblico * 100
11
Prestiti + prestiti interbibliotecari passivi + document delivery passivi / utenti potenziali
Prestiti interbibliotecari attivi + document delivery attivi / prestiti interbibliotecari totali +
document delivery totali * 100
Partecipanti ai corsi di formazione / studenti iscritti * 100
Prestiti interbibliotecari totali + document delivery totali / prestiti + ILL totali + DD totali *
100
Accessi a banche dati / utenti potenziali
Ore di formazione per l'utenza / studenti iscritti * 1000
Inventari in OPAC / patrimonio documentario * 100
12
13
14
15
16
17
18
19
20
20bis
20ter
20quater
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Spese della biblioteca per risorse bibliografiche (monografie, periodici cartacei, risorse
elettroniche, altro materiale documentario, spese sostenute a livello centrale)/ utenti
potenziali
Spese della biblioteca per i periodici cartacei / spese della biblioteca per risorse bibliografiche
* 100
Spese per risorse elettroniche (remote) / spese per risorse bibliografiche * 100
Spese reali* per periodici elettronici / spese per risorse bibliografiche * 100
Spese reali* per banche dati / spese per risorse bibliografiche * 100
Spese reali* totali per risorse elettroniche / spese per risorse bibliografiche * 100
Spese totali della biblioteca / utenti potenziali
Spese della biblioteca per il personale / spese totali della biblioteca * 100
Prestiti + prestiti interbibliotecari totali + document delivery totali / personale FTE
Acquisizioni / personale FTE
Patrimonio documentario / personale FTE
Personale FTE delle biblioteche / totale personale dell'Ateneo * 100
Superficie totale delle biblioteche / totale superficie dell'Ateneo * 100
Spesa totale per le biblioteche / spese complessive dell'Ateneo * 100
EP area delle biblioteche / totale del personale area delle biblioteche * 100
Presenza di un bilancio autonomo dello SBA
Misura 1
Misura 2
Valore dell'indicatore
2001
47,50
0,28
73,08
37,89
0,19
100,00
1,00
3,00
6.456
4.718
22.771
4.390
7.018
22.771
6.456
601
22.771
7.018
3
1
22.771
78
291,94
78
19.572
679
22.771
11,49
0,86
584
40
1.678
21.796
0,35
0,18
1.678
?
9
72.897
20.158
22.771
22.771
78.093
8,32
?
0,00
93,35
1.492.830,59
22.771
65,56
836.849,96
320.030,36
110.883,00
166.712,00
277.595,00
1.717.614,07
?
20.158
6.692
78.093
1.492.830,59
1.492.830,59
1.492.830,59
1.492.830,59
1.492.830,59
22.771
1.717.614,07
33,04
33,04
33,04
56,06
21,44
7,43
11,17
18,60
75,43
?
610,11
202,54
2363,59
28
6.456
1.717.614,07
1
?
?
144.212.946,51
28
?
?
1,19
3,57
SI
3
Accessibilità
Nome
SB BI
Media delle ore di apertura settimanale
no
sì
Superficie totale / utenti potenziali
sì
no
Superficie accessibile al pubblico / superficie totale *100
sì
sì
Posti di lettura / utenti potenziali
sì
no
Metri lineari a scaffale aperto occupati dai materiali / utenti
potenziali
sì
no
Metri lineari totali a scaffale aperto / metri lineari totali di
scaffalatura * 100
sì
sì
Unità amministrative
sì
no
Punti di servizio / unità amministrative
sì
no
4
Efficacia, fruibilità, innovazione
Nome
SBA
BIB
Personal computer destinati al pubblico / utenti
potenziali
sì
no
Personal computer destinati al pubblico / posti di lettura
* 100
sì
sì
Prestiti + prestiti interbibliotecari totali + document
delivery totali / utenti potenziali
sì
no
Prestiti interbibliotecari attivi + document delivery attivi /
prestiti interbibliotecari totali + document delivery totali
sì
sì
Partecipanti ai corsi di formazione / studenti iscritti * 100
sì
no
Prestiti interbibliotecari totali + document delivery totali /
prestiti * 100
sì
sì
Accessi a banche dati / utenti potenziali
sì
no
Ore di formazione per l'utenza / utenti potenziali
sì
no
Inventari in OPAC / patrimonio documentario * 100
sì
sì
5
Efficienza, produttività,
economicità
Nome
SB
BI
Spese della biblioteca per risorse bibliografiche (monografie,
periodici cartacei, risorse elettroniche, altro materiale
documentario, spese sostenute a livello centrale)/ utenti
potenziali
sì
no
Spese della biblioteca per i periodici / spese della biblioteca per
risorse bibliografiche * 100
sì
sì
Spese per risorse elettroniche / spese per risorse bibliografiche
* 100
sì
sì
Spese totali della biblioteca / utenti potenziali
sì
no
Spese della biblioteca per il personale / spese totali della
biblioteca * 100
sì
sì
Prestiti + prestiti interbibliotecari totali + document delivery totali
/ personale FTE
sì
sì
Acquisizioni / personale FTE
sì
sì
Patrimonio documentario / personale FTE
sì
6
sì
Peso delle biblioteche in Ateneo
Nome
SBA
BIB
Personale FTE delle biblioteche / totale personale
dell'Ateneo * 100
sì
no
Superficie totale delle biblioteche / totale superficie
dell'Ateneo * 100
sì
no
Spesa totale per le biblioteche / spese complessive
dell'Ateneo * 100
sì
no
EP area delle biblioteche / totale del personale area
delle biblioteche * 100
sì
no
Presenza di un bilancio autonomo dello SBA
sì
no
7
Vitalità del patrimonio, offerta
risorse
Nome
SB BI
Utenti potenziali / personale FTE
sì
no
Personale professionalizzato FTE / personale FTE * 100
sì
sì
Personale FTE / punti di servizio
sì
sì
Docenti e ricercatori / personale professionalizzato FTE
sì
no
Patrimonio documentario / utenti potenziali
sì
no
Periodici elettronici + Periodici cartacei: abbonamenti / docenti e
ricercatori
sì
no
Acquisizioni / utenti potenziali
sì
no
Periodici elettronici / periodici totali correnti (elettronici +
abbonamenti cartacei) * 100
sì
no
Spese della biblioteca per risorse bibliografiche / spese totali
della biblioteca * 100
sì
sì
Prestiti + prestiti interbibliotecari attivi + document delivery attivi
/ patrimonio documentario
sì
sì
8
Analisi in serie storica
Spese per periodici cartacei / Spese per materiale bibliografico
70,00
FO - Andamento dell'incremento delle voci
60,00
200,00%
50,00
40,00
150,00%
30,00
FTE
20,00
100,00%
Utenti
10,00
Prestiti
0,00
2001
2002
2003
50,00%
2004
2005
ILL/DD passivo
2006
mediana naz
GIM 2002
ILL/DD attivo
0,00%
-50,00%
2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006
FTE
37,50%
-12,32%
12,44%
23,28%
10,63%
Utenti
0,60%
31,74%
34,31%
37,41%
41,62%
Prestiti
38,57%
118,62%
110,89%
123,30%
133,90%
ILL/DD passivo 121,06%
149,27%
168,27%
180,92%
173,81%
7,16%
30,47%
17,87%
64,89%
ILL/DD attivo
27,91%
9
Esempio di correlazione i/o
60.000
60,00
50.000
50,00
40.000
40,00
Catalogazioni
30.000
30,00
Prestiti
FTE totale
20.000
20,00
10.000
10,00
0
0,00
2001
2002
2003
2004
2005
2006
10
2005: il progetto di Ateneo per la
rilevazione del fabbisogno di personale
La scheda di rilevazione
11
2005: il progetto di Ateneo per la
rilevazione del fabbisogno di personale
Complementarietà dei due approcci
12
2006: la rilevazione attività per
obiettivi (rilevanza e FTE)
Attività per rilevanza
Rilegature
Formazione
ILL-DD
100
Gestione spazi/sala/collezioni
80
Recuperi catalografici
Consolidamento AP
60
Gruppi di lavoro
40
Reference
Manutenzione catalogo
20
Gestione periodici
0
RILEVANZA
Attività
Prestito
Gestione periodici
Gestione monografie
Reference
ILL-DD
Formazione
Gruppi di lavoro
Recuperi catalografici
Consolidamento AP
Gestione
spazi/sala/collezioni
Manutenzione catalogo
Rilegature
ID
FO-01
BO-02
BO-01
FO-02
FO-04/05
IS-01
IS-02
BO-04
BO-03
FO-03
BO-08
BO-05
Prestito
% FTE
RILEVANZA
15
14
15
10
5
5
10
5
5
% FTE
21,88
16,06
15,00
12,88
7,81
5,69
5,69
3,75
3,38
5
10
1
3,31
2,38
2,19
Gestione monografie
Attività per FTE
Rilegature
Manutenzione catalogo
Gestione spazi/sala/collezioni
100
Consolidamento AP
80
Recuperi catalografici
Gruppi di lavoro
60
Formazione
40
ILL-DD
Reference
20
Gestione monografie
0
RILEVANZA
% FTE
Gestione periodici
Prestito
13
2006: la scheda obiettivi
14
Distribuzione delle attività
(rilevanza/FTE)
Attività
ID
RILEVANZA
% FTE
Prestito
FO-01
15
21,88
Gestione periodici
BO-02
14
16,06
Gestione monografie
BO-01
15
15,00
Reference
FO-02
10
12,88
ILL-DD
FO-04/05
5
7,81
Formazione
IS-01
5
5,69
Gruppi di lavoro
IS-02
10
5,69
distribuzione attività
5
4
fte
3
Attività
0
Attività
ID
RILEVANZA
1
2
2
3
4
5
% FTE
Prestito
FO-01
5,00
5,00
Gestione periodici
BO-02
4,67
3,67
Gestione monografie
BO-01
5,00
3,43
Reference
FO-02
3,33
2,94
ILL-DD
FO-04/05
1,67
1,79
Formazione
IS-01
1,67
1,30
Gruppi di lavoro
IS-02
3,33
1,30
1
0
rilevanza
15
2006: Modello per la ripartizione dei
fondi
Università degli Studi di Milano Bicocca
Biblioteca di Ateneo
Modello per la ripartizione fondi
Ver. 3.0 del …. 2007
/ a cura di GG, MR, FDT e MdG
POSSONO ESSERE MODIFICATE SOLTANTO LE CELLE EVIDENZIATE IN GIALLO
STANZIAMENTO DA RIPARTIRE
complessivo (dati a consunt.)
al netto 3^ quota su aree disc.
PESATURA FATTORI
pesi dettagliati
docenti
docenti a contratto
dottorandi
studenti
master
specializzandi
costo medio edit. monografie
costo medio invent. monografie
costo medio periodici
spesa monografie
spesa periodici
spesa/disponibile
var. avanzo
acquisizioni
patrimonio (prop. inv.)
(nuova) offerta didattica
tot
2004
2005
2006
€ 1.676.670,84
€ 1.424.770,84
€ 1.575.930,83
€ 1.437.330,83
€ 2.000.000,00
€ 1.500.000,00
2004
2005
2006
€ per voce su totale stanziamento
8
1
1
3
0,25
0,25
2
2
2
35
40
2
1
1,5
1
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
134.133,67
16.766,71
16.766,71
50.300,13
4.191,68
4.191,68
33.533,42
33.533,42
33.533,42
586.834,79
670.668,34
33.533,42
16.766,71
25.150,06
16.766,71
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
126.074,47
15.759,31
15.759,31
47.277,92
3.939,83
3.939,83
31.518,62
31.518,62
31.518,62
551.575,79
630.372,33
31.518,62
15.759,31
23.638,96
15.759,31
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
160.000,00
20.000,00
20.000,00
60.000,00
5.000,00
5.000,00
40.000,00
40.000,00
40.000,00
30.000,00
700.000,00
800.000,00
40.000,00
20.000,00
20.000,00
100 €
1.676.670,84
€
1.575.930,83
€
2.000.000,00
16
2007: la rilevazione mensile di
input/output
Mese
Cognome
Sede
Settore
Area disc
% FTE
FTE
Attività
Output
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Statistica
15,00%
0,013
Acquisizioni
30
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Base U6
0,00%
0,000
Acquisizioni
3
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Base U6
0,00%
0,000
Fascicoli
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Base U6
0,00%
0,000
Ordini
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Diritto
3,00%
0,003
Acquisizioni
646
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Sociologia
54,00%
0,045
Acquisizioni
252
Gennaio
Anonimo
U8
Back Office
Medicina
0,000
Acquisizioni
Gennaio
Anonimo
U8
Back Office
Medicina
0,000
Acquisizioni
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Economia
35,82%
0,030
Acquisizioni
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
0,00%
0,000
Acquisizioni
Gennaio
Anonimo
U6
Back Office
Psicologia
24,78%
0,021
Acquisizioni
Gennaio
Anonimo
U2
Back Office
Base U2
3,00%
0,003
Acquisizioni
Gennaio
Anonimo
U2
Back Office
Base U2
4,00%
0,001
Acquisizioni
195
Gennaio
Anonimo
U2
Back Office
Geologia
27,00%
0,007
Acquisizioni
5
Gennaio
Anonimo
U2
Back Office
Matematica
15,00%
0,004
Acquisizioni
29
14
0
198
171
17
Elaborazioni da tabella pivot
Attività
Dati
Acquisizioni
Fascicoli
Ordini
Area disc
Mese
Output
FTE
Output
FTE
Output
FTE
Diritto
Gennaio
14,66%
4,59%
12,15%
10,84%
5,86%
7,11%
Febbraio
6,81%
2,88%
13,74%
9,33%
14,68%
8,26%
Marzo
5,83%
2,93%
19,51%
15,22%
9,70%
6,48%
27,29%
10,41%
45,40%
35,39%
30,24%
21,84%
Gennaio
4,49%
3,69%
3,03%
5,49%
15,56%
5,59%
Febbraio
3,29%
6,88%
4,50%
5,02%
3,77%
2,50%
Marzo
7,76%
3,03%
4,62%
3,43%
13,06%
2,33%
15,54%
13,60%
12,15%
13,95%
32,39%
10,42%
Gennaio
7,62%
5,14%
3,86%
2,62%
1,48%
7,93%
Febbraio
3,79%
7,14%
2,79%
3,65%
3,70%
7,02%
Marzo
2,06%
6,45%
4,18%
3,29%
8,35%
6,34%
13,48%
18,73%
10,83%
9,56%
13,54%
21,28%
Gennaio
1,97%
3,97%
0,32%
0,21%
1,55%
0,57%
Febbraio
1,25%
1,87%
1,39%
1,07%
2,69%
2,64%
Marzo
0,54%
2,10%
0,88%
1,07%
1,75%
2,98%
3,77%
7,94%
2,59%
2,36%
5,99%
6,19%
Gennaio
3,88%
3,91%
1,15%
5,41%
0,00%
3,84%
Febbraio
4,13%
5,86%
4,26%
6,12%
0,00%
5,07%
Marzo
8,92%
9,30%
5,46%
4,42%
2,09%
3,85%
16,92%
19,07%
10,87%
15,95%
2,09%
12,77%
Diritto Totale
Economia
Economia Totale
Formazione
Formazione Totale
Informatica
Informatica Totale
Psicologia
Psicologia Totale
18
Grafici da tabella pivot
0,25
Somma di FTE
0,2
Attività
0,15
GdL Web / Linx
GdL Metalib/SFX
GdL Linx
GdL Aleph
0,1
0,05
0
U2
U6
Gennaio
U8
U2
U6
Febbraio
U8
U2
U6
U8
Marzo
Mese Sede
19
Lesson learned
La curiosità:
è l’anima dei Catunoti
… e dei bibliotecari?
20