procedura gestione delle risorse umane e delle

PG 02
PROCEDURA
Rev. 3
GESTIONE DELLE RISORSE UMANE E
Data 27.08.09
DELLE INFRASTRUTTURE
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GESTIONE DELLE RISORSE UMANE E DELLE INFRASTRUTTURE
n.
revisione
Data
Emissione
0
1
04.04.05
06.02.06
2
10.12.07
3
27.08.09
3
27.08.09
Redatto
Firma Resp.
Data 27.08.09
REVISIONI
Descrizione
Prima emissione
Introdotte indicazioni per la
ripetizione dei corsi di formazione da
parte delle sedi provinciali
Introduzione codici identificativi della
modulistica da utilizzare
Precisata la modalità di effettuazione
della valutazione di efficacia della
formazione, per il personale della
sede regionale
Introdotta la possibilità di effettuare
corsi di formazione per
raggruppamenti interprovinciali.
Organizzazione della formazione
annuale.
Ampliata la modalità di valutazione
dei corsisti.
Verificato
Firma RGQ
data 27.08.09
Rif.
paragrafo
-
Rif.
pagina
-
5.1.1
7 di 11
Intero
documento
5.1.1
Tutte
9 di 11
5.1.1
7 di 11
5.1.1
7/8 di 11
8/9 di 11
5.1.1
Approvazione
Firma COORD
data 27.08.09
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COPIA N° Unica
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DISTRIBUITA A CED
INDICE
1
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ..............................................................................3
2
RIFERIMENTI..........................................................................................................................4
3
ACRONIMI................................................................................................................................5
4
LEGENDA FLOW-CHART ......................................................................................................5
5
DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’......................................................................................6
5.1 FLOW CHART PROCESSO RISORSE UMANE ..............................................................................6
5.1.1 Descrizione processo risorse umane .......................................................................7
5.2 FLOW CHART PROCESSO INFRASTRUTTURE .........................................................................10
5.2.1 Descrizione processo infrastrutture ......................................................................11
6
MODULISTICA ......................................................................................................................12
7
ALLEGATI.................................................. ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO.
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SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Di seguito si definiscono le attività di formazione ed addestramento previste e
programmate da INCA-CGIL Toscana per il personale neo-inserito in organico o
comunque utilizzato nei processi, in conformità alle normative, leggi vigenti e
disposizioni di organi superiori, allo standard ISO 9001:2008.
Vengono definiti gli step formativi per il mantenimento e lo sviluppo delle competenze
individuate, a seguito di modifiche di mansione, a fronte dell’individuazione dei requisiti
minimi che INCA-CGIL Toscana ha definito per lo svolgimento delle attività di processo.
La programmazione dell’attività di formazione è gestita esclusivamente dalla sede
regionale; le sedi provinciali possono richiedere interventi formativi nel caso in cui tale/i
attività non siano programmabili, ma effettuati per ottemperare al rispetto dello
standard di servizio; in quest’ ultimo caso sarà responsabilità della sede regionale
aggiornare la Programmazione delle attività di formazione.
Inoltre si definiscono le modalità di predisposizione e manutenzione delle infrastrutture
necessarie per ottenere la conformità ai requisiti del servizio erogato: edifici e spazi in
cui viene erogato il servizio, attrezzature, apparecchiature di processo (hardware e
software) nonché i servizi di supporto all’erogazione del servizio.
Nel caso in cui gli spazi/edifici gestiti da INCA-CGIL per l’erogazione del servizio non
risultino di sua proprietà, sarà compito del COORD/DIR segnalare alle funzioni
competenti (interne o direttamente della Camera del Lavoro) l’adeguamento delle
infrastrutture utilizzate come previsto dalle norme cogenti e dalle norme/regolamenti
interni.
Sono inoltre previste le attività di registrazione delle manutenzioni straordinarie
eventualmente occorse.
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RIFERIMENTI
UNI EN ISO 9001:08 p.ti 6.2 - 6.3
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ACRONIMI
COORD
DIR
RES
OPE
RGQ
RSPP
CED
COF
COT
CPR
CVO
4
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Coordinatore regionale
Direzione provinciale
Responsabile di Zona (operatore)
Operatore
Resp. Sistema Qualità
Resp. Sicurezza Prevenzione e Protezione
Centro Elaborazione Dati
Commissione formazione
Commissione tecnica
Collaboratore a progetto
Collaboratore Volontario
LEGENDA FLOW-CHART
INPUT/OUTPUT
PROCESSO
INTERCONNESSIONE
DECISIONE
DOCUMENTO
INIZIO/FINE
CONNESSIO
NE
ATTIVITA'
FLUSSO
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DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’
5.1 Flow chart processo risorse umane
Inizio
task 1
Nuov o
Addetto
Requisiti Minimi
task 2
Formazione Annuale
task 3
Erogazione
task 4
Formazione
Formazione
Specifica
no
check 1
Valutazione
Efficacia
si
task 5
Aggiornamento
Profilo Individuale
Fine processo
Gestione Risorse
Riesame della
Direzione
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5.1.1
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Descrizione processo risorse umane
Task 1 Requisiti minimi:
COORD, definisce in collaborazione con RGQ, sulla base della struttura esistente e in
considerazione degli sviluppi definiti dalle strategie operative, le competenze minime che
ciascun addetto alle funzioni individuate in organigramma deve possedere, salvo deroghe
espresse; ciò viene evidenziato nell’allegato Mansionario sede Regionale e
Mansionario sede provinciale.
Task 2 Formazione annuale:
La formazione annuale è organizzata su tre distinti livelli:
- nazionale;
- regionale;
- provinciale.
Nella formazione nazionale è competenza della COF della sede Regionale effettuare la
Programmazione delle attività formative, pianificate dal livello nazionale ed
individuare, attraverso specifica riunione con COORD, DIR e RSQ, le giornate di
formazione per ogni livello professionale e il personale interessato alla formazione stessa.
Nella formazione regionale è competenza di COORD/DIR, RSQ/COT/COF regionale,
attraverso specifica riunione:
a) evidenziare gli interventi di formazione necessari;
b) stabilire le priorità di attuazione degli stessi;
c) individuare le giornate di formazione per ogni livello professionale e il personale
interessato alla formazione stessa.
COF e RSQ, in collaborazione, se necessario, con COORD, COT, pianificano periodicamente
la tipologia degli interventi formativi sul Mod. 01-PG02 “Programmazione attività di
Formazione”, questo deve essere approvato da COORD;
Per ogni attività indicata nella programmazione deve essere compilato il modello Mod.
Mod. 05-PG02 “Progetto formativo”, al fine di poter esprimere i fabbisogni per
progetto ed individuare finalità e obiettivi.
Nella formazione provinciale non viene effettuata una programmazione dell’attività
formativa in quanto vengono effettuate periodicamente riunioni di condivisione delle
attività e delle conoscenze. Nei casi in cui la programmazione regionale preveda la
ripetizione dei corsi in Sede Provinciale o di “Area Vasta”, i corsi dovranno
essere effettuati entro tre mesi dalla data di inizio del corso regionale. Lo
svolgimento sarà tenuto da docente scelto fra le professionalità provinciali o di
“Area Vasta” con la presenza di una funzione regionale. Qualora entro il
termine previsto dei tre mesi, la struttura Regionale non abbia ricevuto
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conferma dell’effettuazione
realizzazione del corso stesso.
del
corso,
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provvederà
direttamente
alla
Eventuali richieste di formazione aggiuntive e urgenti emerse nelle sedi provinciali devono
essere inoltrate a COF/COT Regionale che ne valuterà la fattibilità.
A seguito di eventuali aggiornamenti nella pianificazione o effettuazione dei corsi il Mod.
01-PG02 “Programmazione attività di Formazione” verrà aggiornato da RGQ e COF
con approvazione del COORD.
Il percorso di formazione previsto, ha i seguenti obiettivi:
PERSONALE
INTERESSATO
ESIGENZE FORMATIVE
AZIONE FORMATIVA
e/o Riqualificazione
A seguito di
cambiamento
di posizione,
ruolo,
mansione.
Acquisizione
di
nuove
differenti competenze
A seguito di
mutamenti
organizzativi
e/o di
innovazione
tecnologica, di
processo
Acquisizione di nuovi metodi Addestramento/Aggiorna
mento continuo
operativi e aggiornamento
professionale
Task 3 Erogazione formazione:
Il processo di formazione si applica a tutto il personale dell’organizzazione.
A fronte della programmazione effettuata, vengono notificati gli incarichi al/ai formatore/i
interni ed esterni, (per questi ultimi si veda PG 06 “Approvvigionamento) attraverso il
modello Mod. 06-PG02 “incarico di docenza formativa” se docente interno e/o
documento contrattuale se docente esterno, allegando a questi il relativo progetto
formativo.
Ad ogni intervento formativo programmato seguirà tempestiva comunicazione interna, al
fine di definire tempi e partecipanti al corso in oggetto.
Il controllo delle attività di formazione viene effettuata attraverso la compilazione del
registro dei partecipanti, il quale sarà utilizzato per la compilazione del data base corsi
operatori, al fine di monitorare l’attività formativa di ogni singola provincia e per ogni
singolo operatore.
Al termine di ogni percorso formativo il corsiste compila il Questionario di valutazione dei
corsisti; mentre il docente compila la parte finale del Mod. 05-PG02 “Progetto
formativo” che riporta una sezione riguardante la valutazione del corso.
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La valutazione del corso, effettuata dal docente, avviene attraverso una:
a) valutazione generale e complessiva sull’andamento del corso;
b) valutazione del singolo corsista, attribuendo ad ogni singolo corsista la seguente
valutazione: scarso, sufficiente, buono, ottimo.
Il suddetto modello sarà riconsegnato alla COF.
La COF effettuerà la stessa operazione di valutazione.
Task 4 Formazione specifica:
Nel caso in cui venga inserito nuovo personale all’interno dell’organizzazione, il nominativo
viene inserito nei data base corso operatori e SIINCA.
Il primo riporta le attività formative effettuate, il secondo evidenzia i requisiti posseduti dal
soggetto.
Per ogni inserimento di personale è prevista una attività di formazione minima su
Procedure gestionali e operative relative al sistema Qualità , sui principi informativi relativi
a requisiti cogenti applicabili all’organizzazione. Il tutto viene raccolto nel fascicolo del
progetto formativo.
Tutte le attività formative vengono registrate sui supporti sopra descritti.
Check 1 Valutazione efficacia:
La valutazione dell’efficacia è effettuata dai Direttori provinciali e registrata sul sistema
informativo SIINCA. Per il personale della sede regionale la valutazione dell’efficacia è
registrata nel Mod. 04-PG02“Scheda formazione e addestramento personale”.
In caso di esito negativo DIR o COORD programma un ulteriore formazione a
completamento del percorso formativo qualificante.
Task 5 Aggiornamento profilo individuale:
A seguito della valutazione dell’efficacia, il giudizio espresso su ogni discente interessato,
viene formalizzato sul sistema informativo SIINCA, in corrispondenza del percorso
formativo valutato. Per il personale della sede regionale tale giudizio è registrato nel Mod.
04-PG02“Scheda formazione e addestramento personale”.
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5.2 Flow chart processo infrastrutture
Inizio
t ask 1
Identificazione
Infrastrutture
task 2
Pianificazione
Manutenzione
task 3
task 4
Esecuzione
Manutenzione
Esecuzione Manutenzione
Straordinaria
check 1
Controllo
Manutenzione
si
Fine
Processo Tenuta
no
sotto controllo del
prodotto non conforme
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5.2.1
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Descrizione processo infrastrutture
Task 1 Identificazione Infrastrutture:
RGQ identifica le infrastrutture che impattano sul servizio:
o Attrezzature di lavoro (Hw e Sw);
o Attrezzature di accoglienza;
o Attrezzature generali di servizio, qualora individuate importanti dall’utente, ai fini
della soddisfazione dello stesso.
Per ogni attrezzatura individuata, nello specifico le attrezzature utilizzate per l’erogazione
del servizio, viene compilato il Mod. 02-PG02 “Scheda Manutenzione”, ove si riportano
i tempi e le modalità di manutenzione (ordinarie e straordinarie) quando risultano effettuate
non in remoto (in questo caso è il sistema a registrare la manutenzione effettuata).
Task 2 Attività Manutenzione:
RGQ in collaborazione con le funzioni competenti pianifica la manutenzione da effettuare, o
da far eseguire a fornitori di servizi, sul modulo Mod. 03-PG02 “Pianificazione delle
Manutenzioni”.
Task 3 Esecuzione Manutenzione:
La funzione competente, individuata da RGQ, provvede all’esecuzione della manutenzione
alla scadenza pianificata (solo per le attività non in remoto), provvedendo alla richiesta del
servizio, se fornita esternamente o incaricando gli addetti interni.
La funzione competente provvede all’archiviazione dei documenti giustificativi, in uno dei
seguenti modi:
o allegandoli alla Scheda Manutenzione o aggiornando la stessa per le manutenzioni
effettuate;
o allegandoli all’ordine di servizio;
Task 4 Esecuzione Manutenzione Straordinaria:
La funzione competente, individuata da RGQ, provvede inoltre alla notifica delle
manutenzioni straordinarie effettuate, sulla Mod. 02-PG02 “Scheda Manutenzione”.
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Check 1 Controllo Manutenzione:
RGQ verifica l’esecuzione della manutenzione alla scadenza pianificata ordinaria ed
eventualmente la registrazione di quella straordinaria, provvedendo all’aggiornamento ed
archiviazione del Piano Manutenzione. A seguito di tale verifica si riscontra:
9 Esito negativo, manutenzione non effettuata si attiva il processo di Tenuta sotto
controllo del prodotto non conforme, non conformità di sistema.
9 Esito positivo, si aggiorna come sopra indicato il Mod. 02-PG02 “Scheda
Manutenzione”
6
MODULISTICA
o Mod. 01-PG02 Programmazione attività di Formazione.
o Mod. 02-PG02 Scheda Manutenzione
o Mod. 03-PG03 Pianificazione delle Manutenzioni
o Mod. 04-PG02 Scheda formazione – addestramento
o Mod. 05-PG02 Progetto formativo
o Mod. 06-PG02 Incarico docenza formativa