Regolamento per l`acquisto di beni e servizi in economia

Regolamento per la disciplina dei contratti
Regolamento per l’acquisto di beni e servizi in economia
REGOLAMENTO
PER L’ACQUISTO DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA
APPROVATO CON DELIBERA DI ASSEMBLEA CONSORTILE N. 14 DEL 30/11/2004
Modificato con:
- Delibera di Assemblea Consortile n. 11 del 13/11/2006,
- Delibera di Assemblea Consortile n. 02 del 27/04/2010,
- Delibera di Assemblea Consortile n. 11 del 25/07/2013.
SOMMARIO
SEZIONE I AMBITO DI OPERATIVITA’
Art. 1 – Limiti di spesa.
Art. 2 – Tipologia di beni e servizi acquisibili con procedura in economia.
Art. 3 – Altri casi di acquisto di beni e servizi con procedura in economia.
SEZIONE II - PROCEDURE PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE E SERVIZI IN
ECONOMIA
Art. 4 – Responsabile del procedimento.
Art. 5 – Procedure per l’affidamento in economia
Art. 6 – Gestione del procedimento.
Art. 7 – Sottoscrizione del contratto o della lettera d’ordine.
Art. 8 – Pagamenti.
Art. 9 – Norme di rinvio.
Art. 10 – Entrata in vigore del regolamento.
Regolamento per la disciplina dei contratti
Regolamento per l’acquisto di beni e servizi in economia
SEZIONE I AMBITO DI OPERATIVITA’
Art. 1 – Limiti di spesa.
1.
2.
Si definiscono forniture in economia quelle relative all’acquisizione di beni e servizi
necessari per il funzionamento dell’Ente, e nel limite massimo di importo di € 50.000,00 al
netto dell’IVA, con esclusione dei casi in cui esse rappresentino ripetizione, frazionamento,
completamento e ampliamento di precedenti contratti.
Nessuna fornitura di beni o prestazione di servizi può essere artificiosamente frazionata.
Art. 2 – Tipologia di beni e servizi acquisibili con procedura in economia. 1
1.
Ai sensi della vigente normativa sono acquisibili con procedura in economia i seguenti:
a. CORSI E CONVEGNI: spese per partecipazione nonché per l'organizzazione di
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
1
convegni, congressi, conferenze, riunioni, mostre ed altre manifestazioni culturali e
scientifiche nell'interesse dell'Amministrazione;
SERVIZI DI CONSULENZA: servizi di consulenza, studi, ricerca, indagini e
rilevazioni;
PUBBLICITA’: divulgazione di bandi di concorso, di gara, o divulgazione di avvisi e
informazioni a mezzo stampa od altri mezzi di informazione;
COPISTERIA/TRADUZIONI: lavori di traduzione, interpretariato ed, eccezionalmente,
lavori di copia, nei casi in cui l'amministrazione non possa provvedervi con il proprio
personale, da liquidarsi dietro presentazione di apposita fattura,
TIPOLITOGRAFIA E STAMPA e AUDIOVISIVI: lavori di stampa, tipografia,
litografia, o realizzati a mezzo di tecnologia audiovisiva;
SPEDIZIONI E TRASPORTI di materiale, imballaggi, magazzinaggio e facchinaggio,
PUBBLICAZIONI: acquisto di libri, riviste, giornali e pubblicazioni di vario genere ed
abbonamenti a periodici e ad agenzie di informazione, rilegatura di libri e pubblicazioni;
SPESE DI RAPPRESENTANZA: acquisti di vettovaglie per cerimonie e ricevimenti e
onoranze, coppe, medaglie, diplomi ed altri oggetti per premi;
CANCELLERIA: spese per cancelleria, acquisto di toner e cartucce per attrezzatura
informatica e d’ufficio, acquisto di carta;
FORNITURE D’UFFICIO – ACQUISTO e MANUTENZIONE di mobili,
fotocopiatrici, fax, climatizzatori ed attrezzature varie (non informatiche);
ATTREZZATURA INFORMATICA – ACQUISTO e MANUTENZIONE di terminali,
personal computer, stampanti e materiale informatico di vario genere e acquisto di
servizi informatici
FORMAZIONE DEL PERSONALE: spese per corsi di preparazione, formazione e
perfezionamento del personale, partecipazione alle spese per corsi indetti da enti, istituti
ed amministrazioni varie;
ASSICURAZIONI: stipulazione di polizze di assicurazione obbligatorie per legge;
Questo articolo ricalca il DM economia/finanze 10/09/2002, che indica tipologie e limiti di spesa per gli acquisti in economia: in
generale si tratta di tutte le spese necessarie per il FUNZIONAMENTO dell’Ente. Anche a livello contabile sarebbe opportuno che tale
tipologia di spese rientrasse nel medesimo capitolo/intervento (tipo: beni e servizi di funzionamento).
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n. SERVIZI DI PULIZIA: servizi di pulizia, derattizzazione, disinfestazione, smaltimento
rifiuti speciali e servizi analoghi;
o. altri lavori, servizi e provviste occorrenti ai bisogni periodici e giornalieri, non previsti
nei precedenti punti e che per la loro natura non possono essere eseguiti o utilmente e
convenientemente realizzati con le procedure contrattuali;
p. PATROCINIO
LEGALE/RAPPRESENTANZA
IN
GIUDIZIO,
essendo
l’Amministrazione priva del servizio interno di avvocatura civica,
q. SERVIZI, ANCHE INTEGRATI, PER EVENTI: spese per lo svolgimento dell’attività
di comunicazione istituzionale dell’Amministrazione.
Art. 3 – Altri casi di acquisto di beni e servizi con procedura in economia.
1.
Indipendentemente dalla tipologia del bene o del servizio da acquisire, e nei limiti di spesa
previsti dalla vigente normativa di settore, il ricorso all’acquisizione in economia è altresì
consentito nelle seguenti ipotesi:
- acquisizione di beni e servizi di qualsiasi natura per i quali siano esperiti
infruttuosamente i pubblici incanti o le licitazioni o le trattative private e non
possa esserne differita l'esecuzione;
- risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente
inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire
la prestazione nel termine previsto dal contratto;
- necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste,
se non sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito del contratto medesimo;
- prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi
contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del
contraente, nella misura strettamente necessaria;
- urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di
scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per
l'igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale.
SEZIONE II - PROCEDURE PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE E SERVIZI IN
ECONOMIA
Art. 4 – Responsabile del procedimento.
1.
2.
3.
Il Direttore provvede all’acquisizione in economia di beni e servizi occorrenti all’Ente ed è
responsabile del relativo procedimento.
Provvede ai suddetti acquisti il responsabile di altro Servizio dell’Ente, se incaricato
appositamente dal Direttore o se risulta competente in base al provvedimento di nomina e
assegnazione dei compiti specifici adottato dal Direttore ai sensi dell’art. 3 comma 1 del
vigente Regolamento di ordinamento generale degli Uffici e Servizi.
I soggetti indicati ai sensi del precedente comma 2 divengono responsabili della procedura
di acquisto in economia; resta tuttavia demandata alla competenza del Direttore
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l’approvazione finale degli risultati della procedura nonché la sottoscrizione del contratto o
della lettera d’ordine con il contraente individuato e l’assunzione del relativo impegno di
spesa sull’ apposito capitolo di P.E.G.
Art. 5 – Procedure per l’affidamento in economia
1.
1bis.
2.
Il responsabile al fine di effettuare gli acquisti in economia:
a. è tenuto a fare ricorso al mercato elettronico in una delle sue forme (MePa gestito da
Consip S.p.A.; mercato elettronico creato ad hoc dalla stazione appaltante o quello
realizzato da centrali di committenza ai sensi dell’art. 33 dlg.163/2006);
b. può ricorrere alle convenzioni (ex artt.33 dlg.163/2006 e 26 l.488/1999) ovvero ne
utilizza i parametri di prezzo e qualità, come limiti massimi, per l’acquisto di beni e
servizi comparabili oggetto delle stesse da reperirsi attraverso il mercato elettronico;
c. può solo residualmente ricorrere al mercato tradizionale (nell’ipotesi di non
reperibilità, nel mercato elettronico o nelle convenzioni, dei beni o servizi necessitati
ovvero nel caso in cui, se pur disponibile, il bene e/o servizio si appalesi, per mancanza
di qualità essenziali, inidoneo rispetto alle necessità dell’Amministrazione). In
quest’ultimo caso dovrà essere motivata l’insussistenza o la non equipollenza e/o
sostituibilità con altri beni/servizi presenti sui mercati elettronici.
d. I contratti stipulati in violazione degli obblighi di realizzare acquisti sui mercati
elettronici (ovvero di convenzioni stipulate ai sensi dell’art. 26 l.488/1999) sono nulli.
L’utilizzo del mercato elettronico avviene in conformità alle disposizioni e ai limiti di
soglia previsti dal presente regolamento.
Le forniture e le prestazioni di servizi in economia sono eseguiti mediante il sistema del
cottimo fiduciario: con tale sistema l’esecuzione delle forniture e la prestazione dei servizi
viene affidata a persone o ad imprese di fiducia, individuate con le procedure di seguito
descritte, le quali assumono la fornitura o il servizio medesimi con l'obbligo di provvedere
con i propri mezzi alla relativa esecuzione totale o parziale, nel rispetto delle condizioni
stabilite nel presente regolamento e nella lettera d’invito. Per servizi o forniture inferiori a
ventimila euro è consentito l'affidamento diretto.
Art. 6 – Gestione del procedimento.
1.
2.
Il procedimento per l’acquisto in economia viene avviato dal responsabile del procedimento,
individuato ai sensi del precedente articolo 4, direttamente o dietro presentazione di una
semplice comunicazione da parte del responsabile del Servizio interessato alla prestazione
della fornitura o del servizio contenente:
a. l'esatta indicazione di ciò che viene richiesto o che si intende eseguire;
b. le cause che hanno determinato la necessità della richiesta;
c. l'importo presunto della spesa.
Per l'acquisizione di beni e servizi il responsabile si avvale delle rilevazioni dei prezzi di
mercato effettuate da amministrazioni od enti a ciò preposti ai fini di orientamento e della
valutazione della congruità dei prezzi stessi in sede di offerta.
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3.
4.
5.
6.
Il responsabile del procedimento provvede a redigere la lettera d’invito (o quanto di
equivalente nelle procedure del mercato elettronico) contenente i seguenti elementi:
a) l'oggetto della prestazione, le relative caratteristiche tecniche e il suo importo
massimo previsto, con esclusione dell'IVA;
b) le garanzie richieste all'affidatario del contratto;
c) il termine di presentazione delle offerte;
d) il periodo in giorni di validità delle offerte stesse;
e) l'indicazione del termine per l'esecuzione della prestazione;
f) il criterio di aggiudicazione prescelto;
g) gli elementi di valutazione, nel caso si utilizzi il criterio dell'offerta economicamente
più vantaggiosa;
h) l'eventuale clausola che preveda di non procedere all'aggiudicazione nel caso di
presentazione di un'unica offerta valida;
i) la misura delle penali, determinata in conformità delle disposizioni del codice e
comunque complessivamente non superiori al 10% dell’ammontare netto
contrattuale;
j) l'obbligo per l'offerente di dichiarare nell'offerta di assumere a proprio carico tutti gli
oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di
sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di accettare
condizioni contrattuali e penalità;
k) l'indicazione dei termini di pagamento;
l) il codice identificativo gara (CIG) attribuito dall’Autorità di vigilanza sui contratti
pubblici di lavori, servizi e forniture (AVCP) su richiesta dell’ente affidante,
obbligatorio ai sensi della normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari (rif. Legge
n. 136/2010 come modificata dal Decreto Legge n. 187/2010 convertito, con
modificazioni dalla Legge n. 217/2010);
m) i requisiti soggettivi richiesti all'operatore economico, e la richiesta allo stesso di
rendere apposita dichiarazione in merito al possesso dei requisiti soggettivi richiesti;
n) clausole di esclusione, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 46 del Codice;
o) clausola di rinegoziazione e diritto di recesso ai sensi di quanto previsto dall’art. 1
comma 13 del d.l.95/2012 convertito da l.135/2012;
p) clausola di risoluzione espressa nel caso di mancata comprova dei requisiti generali e
speciali successivamente alla stipulazione;
q) clausola disciplinante l’ammissibilità di offerte di importo pari alla base d’asta e la
gestione di eventuali pari-merito.
La lettera d’invito con la richiesta di offerta economica deve essere inviata ad almeno n. 5
operatori economici nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione, parità di trattamento.
In ottemperanza a quanto stabilito dall’art. 13 del Codice, non può essere reso noto fino alla
scadenza del termine per la presentazione delle offerte, l’elenco degli operatori invitati.
Alla scadenza del termine ultimo per la presentazione delle offerte indicata nella lettera
d’invito, il responsabile del procedimento valuta le proposte pervenute e individua la
migliore offerta secondo il criterio previsto nella lettera d’invito (o adempie a quanto di
equivalente, compatibilmente con le procedure del mercato elettronico).
Nel caso in cui il responsabile del procedimento sia un responsabile di altro Servizio
dell’Ente, individuato ai sensi del precedente art. 4 comma 2, questi sottopone
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all’approvazione del Direttore tutti gli atti della procedura nonché la valutazione finale delle
offerte ricevute con l’individuazione della migliore offerta.
Art. 7 – Sottoscrizione del contratto o della lettera d’ordine.
1.
1bis.
2.
Il Direttore provvede a sottoscrivere la lettera d’ordine o il contratto con il contraente
individuato all’esito del procedimento descritto al precedente art. 6 e a comunicare al
contraente stesso l’avvenuta aggiudicazione, nonché l’impegno e il capitolo di bilancio su
cui graverà la spesa, con l’indicazione altresì delle modalità di pagamento seguite dall’Ente
e con l’avvertenza che la successiva fattura dovrà essere completata con gli estremi della
suddetta comunicazione. La lettera d’ordine o il contratto devono riportare i medesimi
contenuti previsti dalla lettera d’invito. L'esito dell’affidamento è soggetto alle
comunicazioni di cui all’art. 331 del D.P.R. n. 207/2010.
Se si è fatto ricorso al mercato elettronico, salvo diversa previsione prevista dalla specifica
normativa e documentazione di riferimento, la scrittura privata può consistere anche nello
scambio dei documenti di offerta e accettazione firmati digitalmente dal fornitore e
dall’amministrazione. L’amministrazione procede nei confronti dell'esecutore alle verifiche
circa il possesso dei requisiti previsti e della cauzione definitiva di cui all'articolo 113, del
codice, e, nel caso siano stati consultati fornitori abilitati, a rendere noto ai controinteressati
l'esito della procedura.
Al responsabile del procedimento, sia esso il Direttore o un responsabile di altro Servizio
dell’Ente, compete il controllo del bene o servizio fornito, e laddove si riscontrino vizi o
difformità rispetto a quanto contenuto nell’ordinazione, il responsabile, previa
comunicazione al Direttore, è tenuto ad immediata contestazione, cui seguirà, se il
contraente non adempie conformemente ai propri obblighi, la risoluzione del contratto e
l’eventuale azione di risarcimento danni, secondo quanto eventualmente previsto nel
contratto sottoscritto ai sensi del precedente comma 1.
Art. 8 – Pagamenti.
1.
2.
La liquidazione delle spese sostenute per l’acquisizione di forniture e servizi in economia ai
sensi del presente regolamento
viene disposta dal Direttore sulla base della
documentazione necessaria a comprovare il diritto del creditore e in seguito al riscontro
operato sulla regolarità delle forniture e dei servizi e sulla rispondenza degli stessi ai
requisiti quantitativi e qualitativi, alle norme di sicurezza, ai termini ed alle condizioni
pattuite, in base alle disposizioni contenute nel Regolamento di Contabilità.
La liquidazione dei corrispettivi avviene in conformità alle disposizioni dell’art. 3 comma 7
della Legge n. 136/2010 come modificata dal Decreto Legge n. 187/2010 convertito, con
modificazioni dalla Legge n. 217/2010 (Tracciabilità dei flussi finanziari) ovvero sui conti
correnti dedicati alle commesse pubbliche specificatamente comunicati delle imprese
affidatarie (estremi bancari e generalità delle persone delegate autorizzate ad operare su
conti stessi).
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Art. 9 –
1.
Norme di rinvio.
Per quanto altro attiene alla materia dell’acquisto di beni e servizi in economia non
espressamente disciplinato dal presente Regolamento, si applicano le norme di cui al D.P.R.
207/2010 “Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006,
n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in
attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE” e al D.Lgs. 163/2006 nonché alla
normativa disciplinante le convenzioni di cui all’articolo 26, comma 3, della legge 23
dicembre 1999, n. 488 ed il mercato elettronico di cui all’art. 328 del D.P.R. 207/2010.
Art. 10 – Entrata in vigore del regolamento.
1.
Il presente regolamento entra in vigore con l’esecutività della deliberazione che lo ha
approvato.