Guida alla compilazione della procura

Guida alla
compilazione
della procura
Introduzione
La guida alla compilazione della procura si pone l’obiettivo di anticipare e risolvere alcuni dei quesiti
che vengono frequentemente posti dagli assicurati, nel momento in cui gli viene inviato il documento per
agire legalmente in un paese estero.
In particolare verranno valutate le diversità tra i paesi nei quali sono richiesti maggiori adempimenti
rispetto a quelli nei quali la legislazione rende tale adempimento meno oneroso.
AVVERTENZA LEGALE ED ESONERO DA RESPONSABILITA’
Questa guida si pone l’obiettivo di evidenziare le caratteristiche generali degli ordinamenti giuridici vigenti nei
diversi Stati, in un’ottica di tutela preventiva del credito con l’avvertenza, comunque, che essa contiene delle
mere indicazioni di riferimento che vanno sempre verificate caso per caso prima di intraprendere la relativa
azione legale, anche perché non si garantisce la loro completezza accuratezza ed aggiornamento e si declina
ogni responsabilità per eventuali errori ed omissioni.
Di conseguenza, tali indicazioni non devono essere interpretate come raccomandazioni per lo svolgimento
delle relative attività ed azioni legali.
Per tutti i motivi rappresentati Euler Hermes S.A. (N.V.) Rappresentanza generale per l'Italia, i suoi
partners, agenti, dipendenti declinano ogni tipo responsabilità nei confronti di chiunque prenda qualsiasi
decisione o intraprenda azioni sulla base delle informazioni contenute nella presente guida.
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Linee guida
1) La procura va compilata ed inviata nella lingua del paese dove si agisce legalmente. Laddove viene
inviata l’annessa traduzione in italiano è soltanto per agevolare la compilazione della procura in lingua
straniera.
2) La procura va inviata presso lo studio legale del paese dove si agisce legalmente e non presso la
nostra sede.
3) E` necessario inviare la documentazione richiesta nel minor tempo possibile e darcene sempre pronta
conferma all’indirizzo di posta elettronica [email protected], avendo cura di citare il
nostro numero di riferimento (mandato EHSS).
4) L’estratto conto va sempre inviato senza computare i conteggi di liquidazione poiché si agisce per
l’intero importo in sofferenza.
Indice
Distinzione tra notaio, apostille e ambasciata ............................................................ p. 3
Paesi .......................................................................................................................... p. 5
Francia ................................................................................................................................................... p. 5
Germania................................................................................................................................................ p. 5
Spagna ................................................................................................................................................... p. 5
Portogallo................................................................................................................................................ p. 6
Austria..................................................................................................................................................... p. 6
Irlanda ..................................................................................................................................................... p. 6
Svizzera .................................................................................................................................................. p. 8
Polonia .................................................................................................................................................... p. 8
Croazia ................................................................................................................................................... p. 8
Inghilterra................................................................................................................................................ p. 9
Romania ................................................................................................................................................. p. 9
Stati Uniti ................................................................................................................................................ p. 9
Bulgaria................................................................................................................................................. p. 10
Turchia.................................................................................................................................................. p. 10
Slovenia ................................................................................................................................................ p. 10
Ungheria ............................................................................................................................................... p. 11
Olanda .................................................................................................................................................. p. 11
Grecia ................................................................................................................................................... p. 11
Belgio .................................................................................................................................................... p. 11
Danimarca ............................................................................................................................................ p. 11
Norvegia ............................................................................................................................................... p. 11
Australia................................................................................................................................................ p. 11
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Distinzione tra Notaio, Apostille e Ambasciata
AUTENTICAZIONE NOTARILE DI FIRMA DELLA PROCURA
L’autentica notarile di firma consiste nell’attestazione, da parte del notaio, che la sottoscrizione è stata
apposta in sua presenza e che la persona che sottoscrive l’atto sia effettivamente il legale
rappresentante pro tempore (o chi ha il potere di firma) della società che agisce in giudizio.
L’autentica di firma non conferisce alcun carattere di autenticità alla sostanza dell’atto.
Nell’autentica notarile, il funzionario può comunque controllare che il contenuto dell’atto sia conforme alla
legge ed al buon costume.
Per cui qualora si rifiuti di apporre il sigillo notarile, la firma può essere apposta sul documento in italiano
che andrà successivamente fatto tradurre presso il competente ufficio autentiche internazionali, sito
presso il Tribunale.
APOSTILLE
E’ una certificazione che convalida, con pieno valore giuridico, sul piano internazionale, l’autenticità
dell’atto pubblico, nel caso di specie della procura.
Essa sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata in tutti i paesi sottoscrittori della convenzione
dell’Aja del 1961.
L’apostille dunque è una annotazione che sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata o il consolato
che deve essere fatta sul documento originale.
A chi rivolgersi: per gli atti giudiziari e notarili – Procura della Repubblica presso il Tribunale competente
rispetto alla sede del notaio che ha autenticato la firma. Il cancelliere rilascia immediatamente l’apostille,
senza bisogno di marche da bollo, in pratica appone il timbro sul documento.
CONSOLATO O AMBASCIATA
Per tutti i paesi al di fuori della lista in calce, ossia che non hanno aderito la convenzione dell’Aja, il
documento andrà legalizzato presso il consolato o ambasciata:
Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bahamas,
Barbados, Bielorussia, Belgio, Belize, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brunei-Darussalam, Bulgaria, Capo
Verde, Cina (Hong Kong), Cina (Macao), Cipro, Colombia, Costa Rica, Croazia, Corea del Sud,
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Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Federazione Russa, Fiji, Finlandia, Francia,
Georgia, Germania, Giappone, Gran Bretagna, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Islanda, Isole
Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakhstan, Kirghizistan, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein,
Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldova, Monaco, Mongolia,
Montenegro, Namibia, Nuova Zelanda, Niue, Norvegia, Oman, Panama, Paesi Bassi, Perù, Polonia,
Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Domenicana, Romania, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia,
Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome e Principe, Serbia, Seychelles,
Slovacchia, Slovenia, Spagna, Sud Africa, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Tonga, Trinidad e
Tobago, Turchia, Ucraine, Ungheria, USA, Vanuatu, Venezuela.
Alternativamente aI notaio, l’autentica di firma (ad esempio quando il notaio si rifiuta a norma dell'art. 55
dell'Ordinamento del Notariato come disciplinato dalla Legge 16.02.1913 n. 89) può essere effettuata
presso l’ambasciata.
L'autenticazione di firma è la certificazione che la firma che appare alla fine di un documento è stata
apposta dalla persona descritta nel documento, di fronte al funzionario addetto.
Per ottenere l'autenticazione della firma è necessario presentarsi personalmente nell'ufficio consolare
muniti di un documento di riconoscimento valido e del documento da sottoscrivere.
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Paesi
FRANCIA
In Francia la procura viene inviata in lingua francese. Il documento deve essere debitamente siglato e
timbrato dal legale rappresentante pro tempore, non vi sono ulteriori formalismi.
La procura viene inviata in loco anche durante la fase stragiudiziale poiché la consorella può affidare il
caso all’esattore che, per poter agire ed accettare i pagamenti diretti, necessita del suddetto documento.
La procura viene fornita di volta in volta dalla consorella con i nomi delle parti che hanno contratto
l’obbligazione.
N.B. in caso di azione legale è importante inviare gli ordini e le bolle di consegna sottoscritte dal buyer.
GERMANIA
In Germania la procura è obbligatoria esclusivamente per il giudizio ordinario. Il documento deve essere
debitamente siglato e timbrato dal legale rappresentante pro tempore, non vi sono ulteriori formalismi.
L’ingiunzione di pagamento può essere richiesta depositando le fatture in sofferenza, l’estratto conto
aggiornato e le generalità del legale rappresentante del cliente.
L’opposizione al decreto ingiuntivo può essere addotta senza alcuna motivazione.
La procura è differente in caso di insinuazione allo stato passivo a seguito dell’apertura della procedura
concorsuale.
N.B. alleghiamo traduzione: è importante inviare gli ordini e le bolle di consegna (allegato n. 1).
SPAGNA
In Spagna la procura è obbligatoria. Il documento deve essere redatto riempiendo gli spazi in bianco con
le informazioni richieste, deve poi essere sottoscritto dal Rappresentante Legale, la cui firma dovrà
essere autenticata da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente il
documento andrà legalizzato presso la procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell’Apostille
della Convenzione de L’Aia del 1961 (allegato n. 2).
I documenti necessari per l’azione legale andranno depositati ed inviati al corrispondente
necessariamente in originale (fatture, ordini, conferme e documentazione relativa al trasporto sottoscritte
dal buyer).
Fondamentale è anche l’esibizione del Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o visura
camerale da cui si evincano i poteri di firma del rappresentante legale.
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Vi invitiamo a comunicare in via preventiva il nome di un testimone, che dovrebbe essere
l’amministratore o una persona legittimata a testimoniare ed a conoscenza dei fatti, con i relativi dettagli
anagrafici.
N.B la procura è sempre diversa poiché cambiano i nomi dei procuratori a seconda del distretto
giudiziario.
In particolare sono 2 le figure alle quali occorre conferire il potere di rappresentanza in giudizio:
- L’abogado, che ha compiti di difesa sull’intero territorio ed al quale è riservata in esclusiva l’attività di
consulenza;
- Il Procurador, che ha esclusivi compiti di rappresentanza della parte innanzi alle giurisdizioni.
PORTOGALLO
In Portogallo la procura viene inviata in lingua portoghese di cui disponiamo traduzione allegata, solo per
vs opportuna comodità (allegato n. 3).
Il documento deve essere redatto riempiendo gli spazi in bianco con le informazioni richieste. Deve poi
essere sottoscritto dal Rappresentante Legale, la cui firma dovrà essere autenticata da un notaio al quale
andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente, il documento andrà legalizzato presso la
procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell’Apostille della Convenzione dell’Aja del 1961;
(all. n. 3).
N.B. è importante sin da subito indicare i testimoni e se il cliente voglia avvalersi della rogatoria
internazionale piuttosto che recarsi in Portogallo, presso le loro Corti, per l’escussione dei testi .
AUSTRIA
In Austria la procura è in lingua inglese, deve essere debitamente siglata e timbrata dal legale
rappresentante pro tempore, non vi sono ulteriori formalismi. Il suddetto documento è valido sia per
l’azione monitoria sia per il giudizio ordinario.
I documenti per l’azione legale devono essere anch’essi siglati e timbrati dal legale rappresentante.
IRLANDA
In Irlanda, ai fini dell’azione legale, deve essere inviata la procura e la Loa (delega innanzi al Tribunale
Irlandese (allegato n. 4).
- La procura deve essere riempita, come da esempio allegato, inserendo i dati, facendo sottoscrivere il
documento dal rappresentante legale e da un altro membro della società a titolo di testimone, con
apposizione del timbro.
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- La LOA andrà invece compilata su carta intestata in ogni parte, apponendo timbro e firma del legale
rappresentante.
I documenti da inviare, in copia conforme, sono i seguenti :
1) Estratto conto (redatto su carta intestata);
2) Fatture in sofferenza;
3) Condizioni generali di vendita (specificare se tale documento non sia in Vs possesso - documento
più importante).
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SVIZZERA
In Svizzera la procura, inviata in lingua francese, è obbligatoria esclusivamente per il giudizio ordinario. Il
documento deve essere debitamente siglato e timbrato dal legale rappresentante pro tempore, non vi
sono formalismi.
L’ingiunzione di pagamento può essere richiesta depositando le fatture in sofferenza e l’estratto conto
aggiornato.
L’opposizione al decreto ingiuntivo può essere addotta senza alcuna motivazione.
POLONIA
In Polonia, ai fini dell’azione legale, occorrono due documenti entrambi su carta intestata: il contratto di
rappresentanza con l’avvocato e la procura in entrambe le versioni, inglese e polacca.
Nel “contract” andrà specificato:
1) Data - ragione sociale - sede legale - numero di registrazione alla C.C.I.A.A. nome del Vs legale rappresentante in stampatello - firma del Vs legale rappresentante e timbro della
società
«POWER OF ATTORNEY» e «PELNOMOCNICTWO»*
1. Data e luogo
2. Generalità e qualifica del legale rappresentante, firma e timbro della società
N.B. : i documenti in originale obbligatori per avviare l’azione legale sono le fatture in sofferenza,
l’estratto conto aggiornato, estratto del registro del commercio o visura camerale da cui si evincano i
poteri di firma del rappresentante legale.
* “Procura” in lingua polacca
CROAZIA
In Croazia la procura deve essere inviata in lingua croata di cui Vi alleghiamo traduzione, per Vs
opportuna conoscenza (allegato n. 5), da far sottoscrivere al Legale Rappresentante della società. Inoltre
è necessario inviare, in originale o in copia conforme, tre esemplari dei seguenti documenti, ognuno dei
quali dovrà essere timbrato e firmato con inchiostro blu dal rappresentante legale: fatture in sofferenza,
estratto conto aggiornato, ordini effettuati dal cliente, CMR o altri documenti da cui risulti che la merce è
stata fornita e ricevuta dal debitore, contratto stipulato tra le parti, corrispondenza intercorsa tra le parti.
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INGHILTERRA
In Inghilterra il documento da inviare è l’ALF (Approval Form of Litigation), vedi allegato n.4 Irlanda.
L’ALF va copiata su carta intestata e compilata in ogni parte, (indirizzo della sede legale importo senza calcolare gli interessi ed i costi aggiuntivi – il nome del rappresentante legale, la posizione
ricoperta dello stesso e la sua firma - la data), apponendo timbro e firma del legale rappresentante.
I documenti da inviare, in copia conforme, sono i seguenti :
- estratto conto (redatto su carta intestata);
- fatture in sofferenza;
- condizioni generali di vendita (specificare se tale documento non sia in Vs possesso- documento più
importante).
ROMANIA
In Romania la procura deve essere inviata in lingua romena in duplice copia di cui Vi alleghiamo
traduzione (per Vs opportuna conoscenza, allegato n. 6) da far sottoscrivere al Legale Rappresentante
la cui firma andrà autentica dal notaio della società.
Inoltre è necessario inviare, in originale o in copia conforme (la copia conforme necessita della dicitura
“ACCORDING TO THE ORIGINAL”), tre esemplari dei seguenti documenti: contratto siglato dalle parti –
estratto conto aggiornato – avvisi di pagamento – fatture in sofferenza.
N.B. alleghiamo traduzione.
STATI UNITI
Negli Stati Uniti D’America la procura (di cui inviamo una traduzione a mero titolo esemplificativo
poiché possono variare da Stato a Stato, allegato n. 7) deve essere compilata riempiendo gli spazi
bianchi. Deve poi essere sottoscritta dal Rappresentante Legale, la cui firma dovrà essere autenticata da
un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato.
La documentazione da inviare in copia conforme è la seguente: fatture, ordini, documentazione relativa al
trasporto, contratto tra le parti, condizioni generali di vendita nelle quali è importante specificare chi
assume il rischio dell’eventuale smarrimento della merce, GARANZIE PERSONALI.
N.B. È necessaria la presenza di un testimone da inviare in loco.
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BULGARIA
In Bulgaria la procura è obbligatoria; il documento deve essere redatto riempiendo gli spazi in bianco con
le informazioni richieste, deve poi essere sottoscritto dal Rappresentante Legale la cui firma dovrà essere
autenticata da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente, il
documento andrà legalizzato presso la procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell’Apostille
della Convenzione de L’Aia del 1961; ( all. n. 2).
I documenti necessari per l’azione legale andranno depositati ed inviati al corrispondente
necessariamente in copia conforme (fatture, ordini, estratto conto e documentazione relativa al
trasporto).
N.B. Fondamentale è anche l’esibizione del Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o visura
camerale da cui si evincano i poteri di firma del rappresentante legale (sempre in copia conforme).
TURCHIA
In Turchia la procura è obbligatoria; il documento deve essere stampato su carta intestata e redatto
riempiendo gli spazi in bianco con le informazioni richieste, deve poi essere sottoscritto dal
Rappresentante Legale la cui firma dovrà essere autenticata da un notaio al quale andrà specificato che
trattasi di atto privato; successivamente il documento andrà legalizzato presso la procura della
Repubblica che dovrà apporre il timbro dell’Apostille della Convenzione de L’Aia del 1961 (allegato n. 2).
I documenti necessari per l’azione legale andranno depositati ed inviati al corrispondente
necessariamente in copia conforme (fatture, ordini, estratto conto, conferme e documentazione relativa
al trasporto).
SLOVENIA
In Slovenia la procura deve essere inviata in lingua slovacca in triplice copia, di cui Vi alleghiamo
traduzione (per Vs opportuna conoscenza allegato n. 8) da far sottoscrivere al Legale Rappresentante,
con annesso timbro della società.
Inoltre è necessario inviare, in triplice copia conforme, anche l’esibizione del Certificato di iscrizione alla
Camera di Commercio o visura camerale da cui si evincano i poteri di firma del rappresentante legale, la
copia conforme dell’estratto conto aggiornato da noi fornito in lingua slovena, la copia conforme delle
fatture in sofferenza stampate su carta intestata, copia conforme del contratto siglato dalle parti,
documenti di trasporto, dichiarazione del calcolo degli interessi.
N.B. sotto ogni firma, il legale rappresentante dovrà scrivere il suo nome e cognome in stampatello a
lettere maiuscole.
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UNGHERIA
In Ungheria la procura deve essere inviata in lingua ungherese di cui Vi alleghiamo traduzione (per Vs
opportuna conoscenza, allegato n. 9) da far sottoscrivere al Legale Rappresentante con annesso timbro.
La procura, viene inviata in loco anche durante la fase stragiudiziale per la gestione del credito, inviando
due originali.
Inoltre è necessario inviare, in copia conforme, i seguenti documenti, ognuno dei quali dovrà essere
timbrato e firmato dal rappresentante legale: fatture in sofferenza, estratto conto aggiornato, ordini
effettuati dal cliente, CMR o altri documenti da cui risulti che la merce è stata fornita e ricevuta dal
debitore, Contratto stipulato tra le parti, corrispondenza intercorsa tra le parti, visura camerale o estratto
del registro del commercio, calcolo degli interessi.
N.B. Il paese e la dicitura Budapest non deve essere modificata. Nel caso in cui l’assicurato si opponesse
occorre far autenticare la firma del legale rappresentante da un notaio al quale andrà specificato che
trattasi di atto privato; successivamente il documento andrà legalizzato presso la procura della
Repubblica che dovrà apporre il timbro dell’Apostille della Convenzione de L’Aia del 1961; ( all. n. 2).
OLANDA
Non c’è bisogno.
GRECIA
Non c’è bisogno – solo su ordinanza del Giudice.
BELGIO
Non c’è bisogno.
DANIMARCA
Non c’è bisogno.
NORVEGIA
Non c’è bisogno.
AUSTRALIA
Non c’è bisogno.
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Euler Hermes
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