Regolamento rimborso pagamenti effettuati

Regione del Veneto
Azienda U.l.s.s. n. 16 – Padova
Sede Legale: Via Scrovegni 14 - 35131 Padova / c.f./p.iva 00349050286
PROCEDURA RIMBORSI PAGAMENTI
EFFETTUATI DA UTENTI
La presente procedura definisce le modalità di gestione dei rimborsi per pagamenti
effettuati da utenti per le prestazioni sanitarie erogate in regime di Servizio sanitario
Nazionale e in regime libero professionale.
Premessa
Il pagamento del ticket/costo della prestazione, può avvenire con le seguenti diverse
modalità:
1. pagamento presso riscuotitori automatici (l’assistito può pagare in qualsiasi riscuotitore
dell’Azienda Ulss 16, o dell’Azienda Ospedaliera di Padova o dell’Istituto Oncologico
Veneto, in quanto la macchina identifica l’Ente creditore dal codice a barre).
2. pagamento alla cassa con operatore;
3. pagamento on line con carta di credito
4. pagamento in banca :
4a - versamento presso filiale Antonveneta ;
4b - bonifico eseguito da altre banche;
4c - bonifico eseguito tramite home banking.
5. pagamento mediante bollettino di conto corrente postale (solo per le sedi in cui non vi è
altra possibilità).
Nei casi 1,2,3 e 4a il pagamento è legato alla prestazione dal CODICE A BARRE che si
compone di 30 caratteri come di seguito riportato:
da carattere
1
A carattere
2
3
19
19
21
22
26
29
26
28
30
Descrizione
Identifica l’azienda (01 Azienda Ospedaliera 03 Ulss 16 05
IOV)
Identificativo progressivo univoco della prenotazione
Identifica la provenienza (01 sgp, 02 ambl, 03 cup, 04 adt,
05 ps ,08 mds, 09 lab)
Importo della prestazione
Caratteri liberi ad uso futuro
Tipo di prestazione (0 ssn ticket,1 pagante,3 libera
professione, 4 cartelle cliniche,9 mancata disdetta )
Carattere di controllo
Da ciò ne consegue che ogni ricevuta è legata ad una prestazione e quindi non può
essere usata per accettazioni diverse; pertanto l’ambulatorio al quale l’utente consegna la
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ricevuta deve verificare che vi sia coincidenza tra il codice a barre riportato nella
prenotazione e quello riportato nella ricevuta.
Termini e condizioni per la richiesta di rimborso.
Si precisa che nel momento in cui si effettua l’accettazione del paziente, devono essere
verificate le condizioni dalle quali deriva l’obbligo di pagamento o meno e l’onere di
addebito (presenza di impegnativa, esenzioni per patologia o reddito ecc.).
Non possono pertanto essere effettuate variazioni successive se non motivate e pertanto
gli eventuali rimborsi possono essere autorizzati solo per i casi sotto dettagliati.
L’utente può chiedere il rimborso di quanto pagato entro 20 giorni lavorativi (scadenza
dettata da motivazioni fiscali e organizzative) dall’erogazione della prestazione e solo ed
esclusivamente per le seguenti motivazioni:
1.
2.
3.
4.
per non avere ottenuto la prestazione per cause a lui non imputabili: in tale caso il
rimborso può essere effettuato solo in presenza di una attestazione da parte
dell’ambulatorio che non ha erogato la prestazione, tale dichiarazione va rilasciata
compilando il modulo nella parte riservata all’ambulatorio e apposto timbro e firma
leggibile dell’operatore.
per avere eseguito un doppio o un errato pagamento: la prova dell’errore
commesso è rilevabile, nel primo caso nella presenza di una doppia ricevuta
collegata ad una stessa prestazione (es. stesso pagamento effettuato in banca, posta
e presso un riscuotitore ) nel secondo caso può accadere che l’importo pagato sia
diverso rispetto a quanto riportato nel foglio di prenotazione (solo nel caso non si sia
utilizzato il codice a barre e pertanto si può verificare solo per i pagamenti in banca e
posta) oppure sia stato pagato ad un ente invece che ad un altro (es. Azienda Ulss
16 e Azienda Ospedaliera o Istituto Oncologico Veneto e sempre e solo nella
fattispecie di pagamenti effettuati presso banche) e/ o per disallineamento informatico
tra gestionale sanitario e parte contabile.
per variazioni dell’accettazione/prenotazione, come ad esempio:
- prestazioni erogate diverse da quelle prenotate;
- errori di registrazione che comportino una variazione della prenotazione (ad
esempio esenzioni non considerate in fase di prenotazione ma riportate
nell’impegnativa);
- pagamento su foglio di accettazione di un altro utente per errore nella consegna da
parte dell’ambulatorio;
- prestazione disdetta entro i termini per la quale aveva già provveduto al pagamento
del ticket;
per le visite eseguite in regime libero professionale per rinuncia dell’onorario da
parte del medico.
Il rimborso deve essere effettuato solo ed esclusivamente per l’importo totale della
ricevuta di pagamento pertanto non sono ammessi rimborsi parziali. Nel caso in cui
varia l’accettazione, l’utente viene rimborsato dell’intero importo pagato e si emette una
nuova ricevuta di pagamento per l’importo dovuto.
Modalità di richiesta del rimborso e documentazione da allegare.
Il rimborso deve essere chiesto utilizzando il modulo allegato.
L’utente che chiede di essere rimborsato deve compilare tale modulo in ogni sua parte
coadiuvato se necessario dal personale dell’ambulatorio.
I rimborsi possono essere effettuati presso:
¾ Punto cassa Azienda Ulss 16 presso la Cassa centrale Azienda Ospedaliera ubicata
presso il monoblocco
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¾ Cassa Ospedale S. Antonio
¾ Cassa Ospedale dei Colli
¾ Cassa Ospedale di Piove di Sacco
Orari di accesso alle casse per le richieste di rimborso.
¾ Cassa Ospedale S. Antonio
dalle 11.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 16.00
¾ Cassa Ospedale di Piove di Sacco dalle 11.00 alle 16.00
¾ Cassa Ospedale ai Colli
dalle 08.00 alle 13.00
¾ Cassa presso Monoblocco Azienda Ospedaliera dalle 07.05 alle 19.00.
Il Dipartimento Economico Patrimoniale non effettua rimborsi se non per i pagamenti
effettuati con bonifico bancario da istituto di credito diverso dalla Banca Antonveneta e
tramite homebanking da qualsiasi istituto di credito, in quanto è necessario il riscontro con
l’accreditato nel conto, visto che in tal caso non vi è il collegamento con il codice a barre e
quindi l’evidenza a procedura del pagamento effettuato.
E’ pertanto necessario che tutti i rimborsi vengano effettuati dalle casse con operatore
sopra elencate a ciò abilitate in quanto si garantisce il rispetto dell’integrazione dei
movimenti finanziari con il codice a barre. Infatti si procede al rimborso della ricevuta con
conseguente dissociazione del pagamento dal codice a barre, si incassa la prestazione
con l’importo modificato (laddove vi sia il caso) e si rilascia all’utente la ricevuta per il
corretto importo pagato. Ciò garantisce quindi la tracciabilità a sistema di tutte le
operazioni, l’allineamento tra situazione contabile e gestionale sanitario e nessun onere
aggiuntivo per bonifici o invii di assegni a domicilio. L’utente stesso avrà immediatamente
il rimborso e il rilascio del corretto documento contabile (fattura o ricevuta) rappresentativo
dell’importo dovuto e pagato.
L’utente può anche delegare altri a riscuotere il rimborso al suo posto ma in questo caso
deve compilare, nel modulo di rimborso, la parte relativa alla delega e allegare copia del
proprio documento d’identità. Nel caso in cui ci sia una delega per ritiro referti, nell’ottica di
agevolare l’utente, tale delega può essere utilizzata anche per l’eventuale rimborso
relativo al ticket pagato relativo alla prestazione oggetto della delega stessa. Per i minori il
rimborso può essere richiesto o riscosso da un genitore o un tutore che autocertifica la
patria potestà.
Documentazione da allegare
Ai fini del rimborso l’utente deve allegare l’originale della ricevuta di pagamento del
ticket in suo possesso nel caso in cui il pagamento sia avvenuto presso la cassa, presso
una riscuotitrice automatica o presso uno sportello della banca.
Solo nel caso in cui il rimborso venga richiesto per prestazione non erogata, l’utente deve
allegare anche la copia di ricevuta spettante all’ambulatorio a cui non l’ha consegnata.
Nel caso in cui il pagamento del ticket sia avvenuto con bonifico, è sufficiente allegare la
copia della ricevuta in cui vi siano i riferimenti del conto dell’azienda su cui è stato fatto il
versamento e nella causale devono essere indicati gli estremi del numero di prenotazione
(in mancanza l’utente autocertifica che il pagamento si riferisce alla prestazione numero
del……..).
Per i pagamenti via web eseguiti collegandosi al sito aziendale, è necessario allegare un
copia della ricevuta che l’utente può stamparsi dal sito.
Per i pagamenti effettuati presso le filiali Antonveneta nella cui ricevuta è riportata la
dicitura “seguirà emissione di documento fiscale che sarà inviato a domicilio” per
procedere al rimborso è necessario che l’utente porti la fattura che ha ricevuto e solo in
tale caso sarà possibile procedere con l’emissione della nota di credito e relativo rimborso.
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E’ necessario allegare sempre una copia del foglio di accettazione sul quale l’utente ha
eseguito il pagamento (se ancora disponibile) e la copia dello stesso modificato
dall’ambulatorio, in modo da verificare l’allineamento tra il gestionale sanitario e la
procedura di gestione degli incassi.
Modalità di erogazione del rimborso.
Il cassiere che si trova a gestire una richiesta di rimborso deve assicurarsi che la richiesta
sia compilata correttamente in ogni sua parte ed alla stessa sia allegata la ricevuta in
originale (ove previsto) e tutti gli altri documenti previsti dalla casistica per cui si procede al
rimborso secondo quanto previsto dal presente regolamento.
Il cassiere deve controfirmare la richiesta di rimborso e acquisire la firma per “avvenuto
rimborso” da parte dell’utente o di suo delegato.
Procedure operative da seguire per il rimborso.
Si rimanda alle istruzioni operative di cassa dove sono riportate le procedure da seguire
per i rimborsi.
Controlli.
Il responsabile di cassa è tenuto a controfirmare tutti i rimborsi verificandone la
completezza e correttezza .
E’ compito del cassiere nel momento dell’erogazione del rimborso sollecitare gli ambulatori
a compilare correttamente la parte di loro competenza.
Verifiche a campione sui rimborsi vengono effettuate dal Dipartimento Economico
Patrimoniale in occasione delle periodiche verifiche di cassa.
Deroghe
Eventuali deroghe che si dovessero rendere necessarie per casi non previsti al presente
regolamento devono essere motivate e concordate dal responsabile di cassa con il
referente del Dipartimento Economico Patrimoniale.
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Mod. Rimborso - rev. Gennaio 2012
Spett.le
RICHIESTA DI
RIMBORSO
¨ AZIENDA OSPEDALIERA DI PADOVA
¨ AZIENDA ULSS 16 DI PADOVA
DA COMPILARE A CURA DELL’ASSISTITO
Il/la sottoscritto/a (intestatario della prestazione) _____________________________________________________
Nato/a____________________il_________
Chiede il rimborso di euro__________________ relativa al pagamento della prenotazione n_________
e per il motivo sotto certificato dall'ambulatorio.
B
A
R
R
A
R
E
L
A
A tal scopo allego:
□ documento di riconoscimento in corso di validità (patente, carta di identità, passaporto)
□ ricevuta/e di pagamento in mio possesso n.______________
□ dichiaro che il bonifico allegato si riferisce esclusivamente al pagamento della prenotazione sopra
indicata
□ dichiaro di non essere più in possesso di altre copie di ricevuta.
V
O
C
E
Data ______________
Firma dell'assistito _______________________________________________________
C
H
E
I
N
T
E
R
E
S
S
A
RISERVATO ALL'AMBULATORIO
Si
chiede che il rimborso venga erogato in quanto:
□ non è stato possibile effettuare la prestazione per cause non imputabili al paziente
○ per aver eseguito un doppio o errato pagamento
○ variazione accettazione/prenotazione
○ rinuncia all’onorario professionale (solo per le visite eseguite in regime libero professionale)
Cognome e Nome dell'operatore dell'ambulatorio_______________________________________________
N. interno di riferimento______________
Timbro e firma dell'ambulatorio
___________________________________________
DELEGA PER LA RISCOSSIONE DEL RIMBORSO
Il sottoscritto_____________________________delega al ritiro del rimborso____________________________
(allegare copia del documento di riconoscimento del delegato e del delegante)
RISERVATO ALL’UFFICIO CASSA
Il cassiere_______________________________________________vista la regolarità della domanda e della
documentazione allegata procede al rimborso.
Firma del cassiere____________________________________________
Firma dell'assistito o di suo delegato per avvenuto rimborso _______________________________
L'utente può chiedere il rimborso di quanto pagato entro 20 giorni lavorativi (scadenza dettata da
motivazioni fiscali e organizzative) e solo ed esclusivamente per le motivazioni certificate dall'ambulatorio
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