Mitel 400 Pacchetto Hospitality

Mitel 400 Pacchetto Hospitality
La soddisfazione dei clienti ha la massima priorità per gli alberghi e le imprese nel settore della
ricezione. Tutti i collaboratori, dalla reception al servizio in camera, apportano il proprio contributo per
questo scopo. Una soluzione di comunicazione che si integri perfettamente nei processi dell’albergo
aiuta i collaboratori in modo ottimale nel lavoro quotidiano. Contribuisce inoltre ad aumentare la
produttività e la qualità del servizio e contemporaneamente a mantenere bassi i costi.
Per alberghi
Il pacchetto Mitel 400 Hospitality è la soluzione
professionale per le funzioni di comunicazione
e amministrazione nel settore alberghiero e
assistenziale.
Comunicazione
moderna per hotel
Grazie alla struttura modulare del pacchetto con
componenti perfettamente compatibili è ottimale sia
per piccoli esercizi a partire da quattro camere, sia
anche per imprese con ampia offerta di comfort e
fino a 600 camere.
Sono disponibili tutte le funzioni del
server di comunicazioni MiVoice
Office 400: funzioni Unified
Communications, mobilità DECT
e integrazione di telefoni cellulari,
applicazioni CTI e automazione degli
edifici (citofono, comando delle porte,
delle serrande e dell’impianto
di condizionamento).
Una grande scelta di diversi telefoni per la reception,
le camere e il personale, un’applicazione software per
l’amministrazione nella reception e un’interfaccia per
l’integrazione dei comuni sistemi Property Management ed
inoltre ampie funzioni specifiche del settore consentono
un servizio eccellente per gli ospiti. Particolare attenzione
è stata dedicata alla facilità d’uso per il personale, ad es. al
ricevimento. Il personale può svolgere le proprie mansioni
in modo rapido ed efficiente. In tal modo non solo lavora
più piacevolemente, ma dispone anche di più tempo per
assistere i clienti in modo che siano lieti di ritornare.
Reception*
MiVoice
5380 +
M535
Hospitality
Manager
PMS
Camera
Stampante
di rete
Telefoni
analogici
Telefoni
di sistema
(IP & digitali)
Telefoni
SIP
Server di comunicazioni
MiVoice Office 400
DECT /
WLAN
Integrazione
di cellulari
Amministrazione basata
su web
MiVoice 5380
+ M535
MiVoice 5380
+ M535
Fax / Fax over IP
Integrazione
di cellulari
Management /
Amministrazione
2 | Mitel
Bar / Centro
benessere /
Ristorante
Backoffice
Mobilità
DECT
Pulizia,
riparazioni
* MiVoice 5380, Hospitality Manager e un PMS possono essere utilizzati in alternativa o anche in combinazione.
I vantaggi principali per…
…la gestione dell’albergo
• Offerta completa da un solo fornitore
Tutte le funzioni, applicazioni e
componenti sono perfettamente integrati.
• Flessibilità La soluzione si adatta
perfettamente ai processi esistenti e alle
esigenze di qualsiasi servizio; ne fanno
parte tra l’altro, gestione, reception,
pulizia, manutenzione, controllo dei
costi o fatturazione dei servizi.
• Ottimizzazione dei costi Il pacchetto
Hospitality può essere integrato
semplicemente nell’infrastruttura
esistente (con impianti di citofono e
videocitofono, gestione degli edifici,
sistemi di Property Management esterni
(PMS) e infrastruttura IT).
• Applicazione integrata per la reception
Grazie alla tecnologia web non è
necessaria installazione ed è sufficiente
un browser. È possibile allestire fino a
cinque posti di lavoro simultanei nella
reception, in ufficio e mobili, su un tablet.
• Interfaccia Micros© Fidelio certificata Per
sistemi Property Management esterni (PMS).
…il personale
• Lavoro efficiente e maggiore produttività
Sono disponibili funzioni specifiche del
settore come check-in con rilevazione
dei dati degli ospiti insieme ai desideri
particolari degli ospiti, impostazione
della lingua dell’ospite e configurazione
della richiesta di sveglia. Anche durante
il check-out il personale è supportato
con funzioni che accelerano il lavoro
come la stampa automatica della fattura
e la visualizzazione dello stato di pulizia
della camera.
• Sempre informati Il personale addetto
alle camere può modificare lo stato della
camera per es. in “pulita” o “in pulizia”
immettendo semplicemente un codice
sul telefono della camera o sul telefono
cordless DECT. Reception e managment
dell’albero sono così sempre informati.
• Comandi semplici Consente di risparmiare
tempo di apprendimento, in particolare in
caso di personale multilingua con ricambio
rapido. Una unica breve istruzione è
sufficiente per un uso professionale delle
funzioni alberghiere.
• Il telefono ottimale per ogni esigenza
Ampia scelta di diversi telefoni per
reception, backoffice, personale addetto
alla pulizia e alla riparazione.
…gli ospiti
• Servizio eccellente Gestione veloce e
non complicata durante il check-in e il
check-out.
• Telefoni delle camere Ampia scelta di
apparecchi dall’uso intuitivo studiati per
le esigenze degli ospiti.
• Conti telefonici dettagliati comprensivi
di dati sulle chiamate e addebiti.
• Servizio sveglia Impossibile perdere
una chiamata sveglia grazie al volume
minimo non regolabile; in caso di
chiamate sveglia senza risposta, il
personale viene informato.
• Ricevimento di messaggi Il LED Message
Waiting sul telefono della camera può
essere acceso e spento dalla reception.
In caso di ricezione di un nuovo
messaggio Voice Mail, la spia si accende
automaticamente. Con la pressione
di un tasto l’ospite viene messo in
comunicazione con la reception o
direttamente con la Voice Mailbox.
• Protezione dei dati personali Al checkout i dati personali degli ospiti come ad
es. liste di ripetizione della selezione ed
elenchi chiamate e i messaggi vocali
sono cancellati automaticamente dalla
Voice Mailbox. Nessun ospite successivo
può accedere ai dati dell’ospite
precedente.
• Funzione Baby-Call con telefoni Mitel
600 DECT.
Mitel | 3
Soluzioni per la reception
Molte sono le mansioni richieste al personale della reception: dare il benvenuto agli ospiti al loro check-in
e accomiatarsi al loro check-out, ricevere le prenotazioni, accettare e trasmettere le notizie per gli ospiti,
essendo sempre gentili, pazienti e disponibili.
Nessun problema con le soluzioni a tre front desk del pacchetto Mitel 400 Hospitality (MiVoice 5380/5380 IP, applicazione
integrata basata sul web, Property Management System) studiate per le esigenze specifiche. Quale sia la soluzione giusta
viene deciso in funzione del numero di camere, dell’esigenza di funzioni speciali e delle infrastrutture presenti; ad esempio
se con o senza PC con applicazione integrata o PMS esterno.
Funzioni:
• Check-in e check-out
• Immissione del nome dell’ospite da visualizzare sul tasto
camera di MiVoice 5380 (e in Hospitality Manager); consente
la ricerca per nome, la visualizzazione del nome durante una
chiamata dell’ospite dalla camera e la stampa della fattura
• Stampa automatica degli addebiti telefonici con modello
personalizzabile
• Controllo del messaggio “Message Waiting” sul telefono
della camera
• Programmazione di chiamate sveglia, avviso per richieste di
sveglia scadute
• Impostazioni camera
• Stato pulizia
Reception con MiVoice 5380
• Economico telefono per reception e posto operatore.
• Per esercizi con un massimo di 20 camere e quando ad es.
non c’è spazio nella reception per un PC.
• Utilizzo semplice e chiaro: gli input possono essere eseguiti con due clic. Vi è un tasto per ogni camera, attraverso il
quale è possibile eseguire gli input premendo dapprima il
relativo tasto funzione.
• MiVoice 5380 può essere usato contemporaneamente come
telefono della reception e posto operatore. Consente infatti
di rispondere alle chiamate in entrata senza abbandonare il
check-in iniziato.
• MiVoice 5380 può essere utilizzato anche ad integrazione
dell’applicazione PC: il guardiano notturno che non deve
avere accesso al PMS può in tal modo effettuare per mezzo
di MiVoice 5380 il check-in dei clienti in arrivo di notte.
4 | Mitel
Hospitality Manager
• Soluzioni per reception basate sul web.
Funzioni:
• Nessun onere d’installazione, in quanto basato sul browser
Hospitality Manager. Inoltre è indipendente dal sistema
operativo e gira su computer Windows, sistemi operativi
iOS (iPad) ecc.
• Check-in e check-out
• Possibilità d’impostazione di un massimo di cinque posti di
lavoro paralleli per reception, backoffice e i responsabili del
servizio di pulizia, ad es. mobile tramite Wi-Fi su PC tablet.
• Visualizzazione e rilevamento dello stato di pulizia e
delle indicazioni sulla manutenzione
• Prospetto eccellente delle camere e del loro stato.
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Prospetto delle camere in Hospitality Manager
1. Numero della camera
2.Nome pite (lingua)
3.Data di arrivo /data di partenza
4.Addebiti
5.Messaggio per l’ospite
6.Richiesta di sveglia
7.Indicazione di occupato Click to Call
(OfficeSuite)
• Stampa automatica degli addebiti telefonici con
modello personalizzabile
• Date di arrivo e partenza
• Redazione di informazioni sull’ospite
• Controllo del messaggio “Message Waiting” sul
telefono della camera
• Funzionalità di gruppo
- Gestione check-in/check-out (selezione della
stanza e controllo con lista, dettagli dell’ospite,
orario di arrivo)
- Check-in/check-out veloce
- Gestione sveglia di gruppo
• Richieste di sveglia
- Programmazione
- Prospetto
- Allarme per richieste di sveglia scadute
• Stampa di liste:
- Lista degli ospiti
- Lista dei check-out di un giorno
- Lista dei lavori di riparazione
• “Click to call”: le chiamate possono essere effettuate
con un clic del mouse dal PC (in combinazione con
Mitel OfficeSuite)
• Pratica guida in linea per reception e amministrazione
8.Impostazioni delle camere & autorizzazioni
9.Check-in /Check-out
10.Indicazione sulla manutenzione
11. Stato pulizia
Mitel | 5
Interfaccia Property Management
System (PMS)
Telefoni
Anche nella scelta di telefoni teniamo sempre conto delle
• L’interfaccia Micros Fidelio comune a livello
internazionale è lo standard di mercato nel settore
alberghiero. La soluzione MiVoice Office 400 è
stata certificata con Micros Fidelio e garantisce il
funzionamento affidabile e senza problemi.
esigenze specifiche dell’ambiente applicativo. Aastra offre
• Sono certificate le seguenti applicazioni Micros Fidelio:
garantendone la reperibilità.
– Suite8 PMS Version 8.8 Onwards
–O
PERA Suite PMS Version 4.0.04.x Onwards
Using IFC8 Application
– OPERA Suite PMS Version 5.0.x Onwards
– Fidelio Front Office 6.20
– Fidelio Suite 7.14
• Numerosi PMS di produttori rinomati sono già
certificati tramite il programma Mitel Partner.
un’ampia gamma di telefoni analogici, digitali, IP e SIP
con diversi design. Sono disponibili anche apparecchi
cordless che consentono la mobilità del personale pur
Tutti i telefoni Aastra supportano le seguenti funzioni
specifiche per alberghi:
• Fino a 14 lingue (indipendentemente dal telefono)
che vengono impostate automaticamente sul
telefono in base alla lingua dell’ospite immessa
al check-in
• Blocco dei tasti: gli ospiti non possono modificare i
tasti funzione preimpostati
• Volume minimo di chiamata per richieste di
sveglia affidabili
Funzioni:
• Check-in e check-out
• Nome dell’ospite e lingua
• Informazioni dettagliate sugli addebiti
• Fino a dieci diversi stati di pulizia
• Controllo del messaggio “Message Waiting” sul telefono
della camera
• Richieste di sveglia
• Supporto di codici minibar (immessi dal personale addetto
alla pulizia sul telefono della camera o sul cellulare)
• Registrazione di servizi (bar, ristorante, centro benessere)
sulla fattura per la camera.
6 | Mitel
• Programmazione centrale e blocco dei tasti del
telefono. Consente l’installazione veloce e la
semplice configurazione remota, possibile non solo
per i telefoni digitali e IP, ma anche per gli ultimi
telefoni analogici Mitel 6710 e 6730.
Funzioni relative al management
Il manager dell’impresa stesso può eseguire una semplice
configurazione dei parametri basata sul web senza
supporto di un tecnico. Per impedire l’accesso alle persone
non autorizzate, il login è protetto con una password.
I seguenti parametri possono essere impostati
autonomamente dal manager dell’impresa:
• Controllo dei costi
–D
efinizione dell’accesso alla linea urbana
(blocco alla selezione)
–C
alcolatore di supplemento per addebiti, ad es. per il
calcolo di maggiorazioni per chiamate con l’estero
–A
ddebiti telefonici a tempo (alternativa alle
informazioni sugli addebiti fornite dal provider)
• Adeguamento del cambio per una seconda valuta
• Aliquota IVA
• Comunicazione camera-camera
• Modelli per fatture telefoniche dettagliate
• Password degli addetti alla reception
La stampa di fatture ed elenchi di ospiti può essere
effettuata su una stampante presente in rete.
Combinazione pratica
Hospitality Manager o la soluzione PMS possono essere
utilizzati in modo ideale insieme ad MiVoice 5380. Ogni
modifica è sincronizzata automaticamente in tutti i
componenti. Insieme a Hospitality Manager, i responsabili
della pulizia possono seguire i check-out su MiVoice 5380
e organizzare in modo ottimale le pulizie. In caso di guasto
al PC MiVoice 5380 può inoltre svolgere i compiti principali
o essere utilizzato come posto di lavoro separato al bar o
nel ristorante.
Mitel | 7
mitel.com
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