scaricare - Condominio Mobi

SUPPORTO TECNICO
AI PRODOTTI:
PIGC GESTIONE CONDOMINIO
RENT MANAGER GESTIONE LOCAZIONI
REMOTE BACKUP SALVATAGGIO REMOTO
CONDOMINIO MOBI PUBBLICAZIONE DATI SU INTERNET
SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI
EMAIL MANAGER
Il programma di gestione condominio prevede con la funzione “Email Manager” la possibilità di inviare
comunicazioni ai condomini di tutto il condominio in modo completamente automatico ed efficiente.
Email Manager può essere eseguito:
DIRETTAMENTE IN FASE DI STAMPA
Semplicemente attivando il flag “Invia per email tramite Email
Manager.
Se la stampa che si sta eseguendo è una stampa senza destinatari
(ad esempio un bilancio o un riparto generale), sarà possibile
decidere se procedere all’invio immediato o se aggiungere ulteriori
documenti. Quando si deciderà per l’invio verrà richiesto dal
programma di selezionare i destinatari ai quali inviare questo
documento.
Al momento del primo invio dovrete configurare l’email del mittente
(in genere quella dello studio di amministrazione) e l’email sulla
quale desiderate ricevere le risposte. Queste impostazioni si
definiscono cliccando su “Configurazione dati mittente”.
Se la stampa che si sta eseguendo è una stampa con destinatari
inclusi nel documento (es. estratti conto, solleciti di pagamento), il
programma procederà all’invio immediato ai rispettivi destinatari.
La finestra di invio di Email Manager mostrerà i destinatari ai quali
verranno inviate le emails (i soggetti senza email verranno scartati
in fase di invio), ci sarà la possibilità di definire l’oggetto, il testo
della mail, aggiungere ulteriori documenti, definire il tipo di mail da
utilizzare (se normale o PEC).
SUCCESSIVAMENTE ALLA STAMPA
Se non si è proceduti all’invio
al momento della stampa,
sarà comunque possibile
procedere all’invio in
qualunque momento
chiamando Utilità/Email
Manager/MAIL.
DIRETTAMENTE DALL’ANTEPRIMA DI STAMPA
Se si desidera inviare l’anteprima di
stampa corrente via email ad un
destinatario con una email da
impostare manualmente, basta cliccare
sul pulsantino di invio per email
dell’anteprima di stampa.
DAI PULSANTI DI INVIO EMAIL DEL PROGRAMMA
Per inviare una email da una
scheda anagrafica, una
scheda fornitori, interventi
ecc. basta cliccare
sull’apposita icona che
attiverà immediatamente la
finestra di invio di Email
Manager.
MODALITA’ DI INVIO DELLE EMAIL
Email Manager prevede tre modalità di invio delle email:
- Tramite Microsoft Office Outlook
- Tramite client MAPI (Outlook Express, Windows Mail, Eudora ecc.)
- Diretto tramite SMTP
Indipendentemente dalla modalità scelta è necessario impostare
l’account di posta da utilizzare per l’invio.
E’ possibile predefinire nel programma fino a 4 accounts di posta
cliccando su “Configurazione dati mittente” in modo tale che al
momento dell’invio delle mail venga richiesto quale account utilizzare.
Nel caso si utilizzi l’invio tramite Outlook o MAPI sarà necessario
impostare solo il Nome Account (che dovrà corrispondere
esattamente a quello definito nel client di posta), la mail e il “Richiedi
risposte su”. Se si utilizza l’invio tramite SMTP dovranno essere
valorizzati anche i dati per l’invio diretto.
Nota
Il nome account in Microsoft
Outlook si trova richiamando
gli accounts, selezionando
quello interessato e cliccando
quindi su “Altre impostazioni”
Procedendo con l’invio verrà richiesto di selezionare
l’account di posta da utilizzare e la modalità di invio.
1) Invio tramite Outlook. Per utilizzare questa modalità è necessario che sia installato e configurato il
client Outlook sul computer in questione. La comunicazione con Outlook avviene tramite le librerie OLE,
se la versione di Outlook installata non prevede questa possibilità (alcune versioni ridotte di Outlook
spesso non la prevedono) suggeriamo di utilizzare la soluzione al punto 2. Outlook potrebbe richiedere
una conferma di sicurezza ad ogni invio, questo messaggio è in genere disattivabile in Outlook o in
Windows.
2) Invio tramite client di posta compatibile MAPI. Con questa modalità di invio le emails vengono
inviate al client di posta predefinito di Windows (che può essere anche Outlook). La comunicazione con
il client di posta avviene tramite il protocollo MAPI. Il client di posta potrebbe richiedere una conferma di
sicurezza ad ogni invio, questo messaggio è in genere disattivabile direttamente nel client di posta o in
Windows.
La maggior parte dei client di posta MAPI non permette l’invio di mail automatico con account diversi dal
predefinito quindi anche se per l’invio avete selezionato un account specifico, questo potrebbe non
essere accettato dal client di posta che potrebbe comunque procedere all’invio con l’account
predefinito.
3) Invio tramite SMTP. Con questa modalità di invio le emails vengono inviate tramite l’account di posta in
uso o semplicemente indicando il provider. E’ sicuramente il metodo di invio che consente la maggiore
velocità di invio. E’ necessario configurare i dati per l’inoltro diretto nella configurazione di Email
Manager: in genere è sufficiente indicare il server SMTP che è in genere fornito dal Vs. provider ed
eventualmente attivare l’autenticazione SMTP. Se l’invio è tramite PEC andranno sicuramente indicati
anche username, password, porta, SSL. I dati da indicare sono comunque gli stessi specificati nel client
di posta (Outlook, Thunderbird ecc) e in ogni caso reperibili in genere dal sito internet del provider di
posta o fornitore della linea internet. Suggeriamo di effettuare un invio di prova premendo l’apposito
pulsante per verificare che i dati specificati siano corretti.
Email Manager è naturalmente disponibile su tutte le versioni di PIGC e Rent Manager.
ESEMPI DI CONFIGURAZIONE PER L’INVIO TRAMITE SMTP

Configurazione di un account GMAIL
- Server smtp: smtp.gmail.com
- Username: <il tuo username gmail che usi per accedere alle email on line>
- Password: <il tuo password gmail che usi per accedere alle email on line>
- Porta: 465
- Autenticazione SMTP: si
- Utilizza SSL: si
Se si utilizza un account Gmail suggeriamo di attivare
nell’account Gmail l’accesso per App meno sicure in
Sicurezza/Autorizzazioni Account, in caso contrario l’invio
delle email potrebbe non essere consentito.

Configurazione di un account LIBERO
- Server smtp: smtp.libero.it
- Username: <la tua casella di posta di libero>
- Password: <la password della tua casella di posta>
- Porta: 465
- Autenticazione SMTP: si
- Utilizza SSL: si
PROBLEMI FREQUENTI USANDO L’INVIO TRAMITE SMTP


Con esclusione delle versioni cloud dei ns. prodotti, relativamente quindi solo ai ns. prodotti installati
in locale, se il fornitore della linea Adsl è diverso dal fornitore della mail (es. linea Telecom e mail
Tiscali) è in genere necessario indicare come server di posta in uscita quello del fornitore della linea
Adsl e non quello del fornitore della mail. Verificare con il supporto tecnico del fornitore della linea
Adsl.
In caso di errore “DISP_E_MEMBERNOTFOUND” ci potrebbe essere un problema di vario tipo, da
verificare:
1. Che username, password e server smtp inseriti siano corretti
2. Che la porta sia corretta e che siano attivi i flag di autenticazione smtp e utilizzo ssl (se richiesti
dal provider)
3. Che a PIGC/RENTMANAGER sia consentito dal firewall e dall’antivirus di inviare la posta
tramite SMTP e di utilizzare la porta relativa. Se si hanno dubbi è sufficiante disattivare antivirus
e firewall e ripetere il test di invio
DOMANDE RICORRENTI SUL FUNZIONAMENTO DELLA POSTA CERTIFICATA (PEC)
Cosa vuol dire posta "certificata" ?
Certificata vuol dire che il mittente che invia una e-mail ad un destinatario che a sua volta ha una casella
PEC, riceve una serie di notifiche che ne attestano la corretta avvenuta consegna. Tale sistema di
certificazione della data e dell'ora di invio e consegna, e dell'integrità del contenuto della e-mail consegnato
al destinatario, attribuisce alla PEC valore legale.
A che cosa serve?
Alla trasmissione di messaggi, che possono contenere qualsiasi tipologia di informazione ed allegato, di cui
si vuole avere la certezza della consegna. La PEC è nata per sostituire, attraverso i moderni mezzi di
comunicazione, la Raccomandata postale con ricevuta di ritorno, o raccomandata AR. Così come avviene
per la raccomandata AR, al mittente viene inviata una ricevuta che attesta la consegna al destinatario del
proprio messaggio
Posso utilizzare la PEC per inviare email a caselle di posta normali ?
Si, una casella di Posta Elettronica Certificata può essere utilizzata per inviare messaggi di posta
elettronica indirizzate a caselle non certificate (normali). In questo caso, nel rispetto del protocollo d'uso
della PEC, il messaggio indirizzato ad una casella normale non è direttamente leggibile nel corpo della
email, ma viene presentato come un allegato con estensione .EML, il quale è apribile come qualsiasi altro
allegato. Tuttavia il messaggio non sarà certificato e il mittente non riceverà la notifica di avvenuta
consegna con la conseguente perdita del valore legale.
Una email inviata da una casella "normale" ad una PEC è certificata ?
No. Le caselle PEC, per impostazione standard, non possono ricevere messaggi di posta normale.
Questa caratteristica è dovuta alla necessità di evitare che su di esse possano transitare messaggi di
SPAM (email pubblicitarie indesiderate).
Una e-mail proveniente da una casella non certificata (non PEC e quindi il cui titolare non è certificato) non
verrà accettata dal gestore della casella PEC del destinatario e verrà rigettata.
Tuttavia alcuni fornitori di servizio PEC permettono di modificare questa impostazione consentendo
all’utente di scegliere se ricevere o rifiutare la posta non certificata indirizzata alla propria PEC.
Attenzione, le email inviate da una casella normale a una PEC non sono messaggi di posta certificati.
Rischio di ricevere SPAM o Virus sulla mia casella PEC ?
No. Le caselle PEC sono protette da sistemi Antivirus e Antispamming. Inoltre non è possibile inviare e-mail
da mittenti sconosciuti (non certificati) a caselle PEC, poiché vengono rifiutati dal Gestore destinatario.
Questo annulla completamente il problema della posta elettronica spazzatura.
Attenzione. Se viene disattivato il blocco delle email non certificate, decade anche la protezione contro i
messaggi di SPAM.
C’è un limite al numero di messaggi che posso ricevere nella mia casella?
La casella certificata ha uno spazio dedicato di 100MB. Quindi, quando la casella è piena i messaggi in
arrivo vengono rifiutati e persi. La casella di posta deve essere quindi liberata da una parte dei messaggi
che contiene. Se si utilizza un client che non mantiene i messaggi sul server è sufficiente leggere i nuovi
messaggi in arrivo. Nel caso in cui si utilizzi un client che mantiene i messaggi sul server si deve
provvedere a scaricare sul proprio computer (o a cancellare) una parte dei messaggi residenti su server.
Come posso contestare un destinatario che asserisce di non aver ricevuto una e-mail inviata alla
sua casella PEC?
Con la posta certificata posso opporgli la ricevuta di consegna. Questa ricevuta attesta, con firma del
provider scelto dal destinatario, la data e l’ora in cui il messaggio gli è stato consegnato nella casella.
Si possono inviare messaggi utilizzando il campo “CCN” e/o “BCC” che nascondono l’indirizzo del
destinatario in un invio multiplo?
In base al manuale sulle “Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante
posta elettronica certificata” rispettivamente ai capitoli 6.1 e 6.3.1 si stabilisce che: Ai fini della
determinazione dei dati di certificazione fanno fede, per il sistema, gli elementi utilizzati per l’effettivo
instradamento del messaggio verso i destinatari (campi “To” e “Cc”). I dati di indirizzamento presenti nel
campo “Ccn” o “Bcc” non sono considerati validi dal sistema in quanto nascondono l’indirizzo del
destinatario. Qualora il messaggio non superi i controlli (nel caso venga utilizzato il campo “Ccn” o “Bcc”), il
punto di accesso non dovrà accettare il messaggio all’interno del sistema di posta certificata emettendo il
relativo avviso di non accettazione.
Per quanto tempo rimane traccia delle e-mail certificate trasmesse ?
30 mesi. La normativa obbliga i Gestori del servizio PEC a conservare le trasmissioni effettuate per un
periodo di trenta mesi.
Cordiali saluti e buon lavoro.
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