Ciclo Attivo - Softwareuno

Software per la gestione dell’amministrazione
AD HOC
Servizi alla Persona
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AD HOC Servizi alla Persona – Manuale Utente
CICLO ATTIVO
Il ciclo attivo di Ad Hoc Servizi alla Persona è stato espressamente progettato per garantire un flusso documentale
flessibile e coerente con i processi di fatturazione dei servizi propri delle Aziende di Servizi alla Persona.
Grazie a questa architettura modulare e scalare, è possibile implementare qualsiasi tipi di organizzazione operante
nel settore socio-sanitario, a partire da:
• Struttura RSA di tipo residenziale, classica fatturazione delle Rette e servizi accessori
• Strutture che forniscono servizi semi-residenziali: Centri diurni, Day Hospital.
• Struttura socio-sanitaria con servizi integrati: RSA, IDR, Hospice, Prestazioni ambulatoriali
• Comunità per l’assistenza di disabili, tossicodipendenti, età evolutiva.
• Gruppi e Holding socio-sanitarie di medie e grandi dimensioni, sia multi-azienda che multi-sede con
complessa gestione della fatturazione sul territorio (es. Strutture in regioni diverse)
• Cooperative con servizi integrati: ADI (assistenza domiciliare integrata) e outsourcing di risorse in
servizi socio-sanitari (gestione RSA) e servizi di supporto (pulizie, asili, catering, manutenzioni)
Grazie all’esperienza maturata in questo settore attraverso la realizzazione di prodotti informatici specifici è stato
possibile sviluppare Ad Hoc Servizi alla persona con una struttura modulare che permette di attivare in modo
integrate le seguenti funzionalità:
1. Fatturazione servizi residenziali e semi-residenziali.
2. Fatturazione per prestazioni socio-sanitarie domiciliari e sanitarie
3. Fatturazione commesse, appalti e servizi di supporto
4. Fatturazione generica
Tutti questi moduli sono collegati ad una unica base dati che garantisce una analisi coerente ed un controllo di
gestione multi-servizio efficace e semplice da gestire.
Fatturazione servizi residenziali e semi-residenziali.
Il ciclo di fatturazione dei servizi residenziali e semi-residenziali ha alcune caratteristiche fondamentali quali il
calcolo automatico della retta sulla base di informazioni di presenza/assenza nel periodo calcolato che sono
totalmente configurabili. Tale impostazione permette la generazione del flusso documentale in automatico secondo
le regole proprie della struttura, Ente o cooperativa. In sintesi le caratteristiche principali che compongono questo
modulo sono:
• Tariffe completamente configurabili
• Periodicità fatturazione libera
• Fatturazione anticipata e/o posticipata
• Fatturazione prestazioni accessorie con periodicità diversa
• Calcolo assenze configurabile
• Possibilità fatturazione a sedi diverse
• Gestione Pensioni
Tariffe completamente configurabili
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AD HOC Servizi alla Persona – Manuale Utente
Le tariffe che permettono il calcolo della retta non sono legate solo all’utente ma anche al pagatore. Questa scelta
permette una grande flessibilità di calcolo. Basti citare ad esempio la diversità di calcolo tra la quota sanitaria e la
quota sociale della retta, oppure della differenza che può intercorrere tra la quota pagata da privati e quella erogata
dal comune.
Le tariffe possono essere impostate in diverse modalità:
• sulla base della tipologia di prestazione
• a scaglioni di quantità: il valore della prestazione varia a seconda del numero di prestazioni/giornate
godute dall’utente
• in base a qualsiasi informazione relativa all’utente, dall’alloggio occupato alla valutazione socio
sanitaria, dall’anzianità residenziale al modello di rendicontazione regionale, dal comune di residenza
all’ASL di provenienza, etc. Tale variabilità dipende non solo dall’organizzazione della struttura ma
anche dalla natura del servizio che può riguardare Anziani non autosufficienti, disabili,
tossicodipendenti.
In alternativa al calcolo più o meno complesso della retta nel periodo è sempre possibile stabilire una retta
concordata ed il suo periodo di validità
Periodicità fatturazione libera
Il periodo di fatturazione non è vincolato ed è perciò possibile impostare una fatturazione rette con cadenza:
• Mensile
• Bimestrale
• Trimestrale
• Semestrale
• Annuale
• Da data a data (periodo libero)
Fatturazione anticipata e/o posticipata
Le modalità di fatturazione possono essere due:
• Fatturazione anticipata con
conguaglio a consuntivo
• Fatturazione posticipata
Per un unico utente è possibile scegliere
modalità di fatturazione diverse a fronte di
diversi pagatori. Il classico esempio è la
fatturazione anticipata della quota sociale
(parenti) e posticipata per la quota sanitaria
(ASL).
Fatturazione prestazioni accessorie con periodicità diversa
Le prestazioni accessorie, quali ad esempio quote fisse o forfetarie per prestazioni tipo: lavanderia, trasporti,
ristorazione (in casi particolari), possono essere predisposte per essere fatturate forfetariamente con periodicità
diversa da quella della retta (ad esempio ogni
trimestre, semestre, annualmente, etc…).
Possibilità fatturazione a sedi diverse
Spesso accade che il pagatore della fattura, spesso
un Ente, imponga delle regole di fatturazione per
sedi diverse. Per esempio molte ASL prevedono
fatturazioni raggruppate per distretto di riferimento
dell’utente. Ad Hoc Servizi alla Persona è in grado di
soddisfare questa esigenza in modo semplice,
configurabile e diretto senza creare inutili duplicati di
informazione come spesso accade in altre soluzioni.
Calcolo assenze configurabile
Calcolo assenze completamente configurabile in
base a qualsiasi informazione relativa all’utente o
calcolata.
E’ possibile calcolare il consuntivo delle assenze e il loro valore economico, per il calcolo della retta, o del
conguaglio in caso di fatturazione anticipata, avendo a disposizione contatori come “Totale giornate assenza
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continuative”, “Totale giornate di assenza nell’anno”, in modo da soddisfare tutte le diverse tipologie di
trattamento/calcolo delle giornate di assenza e relativo valore economico.
Come nel caso della fatturazione anticipata/posticipata è possibile legare più di una modalità di calcolo per ogni
utente se sono presenti più pagatori che richiedono metodologie di valorizzazione delle assenze diversificate.
Gestione Pensioni
Le pensioni vengono trattate come un acconto in grado di concorrere al pagamento della retta (quota sociale), in
modo da permettere una corretta gestione contabile.
Fatturazione per prestazioni socio-sanitarie domiciliari e sanitarie
Questo processo di fatturazione pur semplificato rispetto processo tipico della retta delle strutture residenziali e
semi-residenziali, richiede comunque una certa attenzione alle caratteristiche specifiche delle prestazioni sociosanitarie ed in particolare:
• Gestione dei documenti originari e quindi della tracciabilità dei documenti emessi
• Fatturazione periodica o a fine ciclo
Gestione dei documenti originari e quindi della tracciabilità dei documenti emessi
Permette la gestione delle impegnative e dei voucher, e relativo document management (vedi capitolo relativo). Ad
Hoc Servizi alla Persona acquisisce le prestazione consuntivate singolarmente e all’interno di un ciclo/periodo –
dagli operatori - e le valorizza a seconda delle tariffe vigenti.
Fatturazione periodica o a fine ciclo
La fatturazione può essere effettuata sia per le prestazioni erogate all’interno di un certo periodo che per tutte le
prestazioni di un ciclo al termine del ciclo stesso.
Fatturazione commesse, appalti e servizi di supporto
Tale modalità di fatturazione riguarda tipicamente prestazioni legate ad un contratto di fornitura. Sono tipiche delle
cooperative sociali e sono spesso definite appalti o commesse.
Come nel caso delle rette, la fatturazione è predisposta per essere ciclica nel periodo e genera i documenti
secondo le regole previste dal contratto di fornitura.
Esempi concreti li troviamo nei contratti di locazione, servizi pulizie, servizi di lavanderia, manutenzioni, catering
alimentare, etc.
Le funzionalità principali di questo modulo di fatturazione sono:
• Fatturazione contratti con periodicità ciclica
• Fatturazione servizi accessori con periodicità diversa
• Gestione di tariffe in base alla quantità o di tariffe forfetarie
Fatturazione contratti con periodicità ciclica
Una volta definita la frequenza di fatturazione (ciclicità) i documenti vengono emessi in automatico nel periodo
previsto da contratto.
Fatturazione servizi accessori con periodicità diversa
Prestazioni accessorie quali ad esempio quote fisse o forfetarie per prestazioni tipo: addebito detersivi lavanderia o
pulizie oppure per figura professionale (es. servizi di manutenzione di routine).
Alcune di queste prestazioni possono essere predisposte per essere fatturate forfetariamente con periodicità
diversa da quella del contratto di base (ad esempio la fatturazione per il servizio pulizie può essere mensile mentre
il contributo per il materiale di consumo semestrale).
Gestione di tariffe in base alla quantità o di tariffe forfettarie
Per tutti i contratti che non prevedono una quota fissa è possibile calcolare l’importa sulla base del consuntivo di
diverse quantità: giornate, ore, pezzi, metri quadrati, etc…
Fatturazione manuale
Grazie alla fatturazione manuale è comunque possibile aggiungere e modificare al bisogno prestazioni o servizi
occasionali o comunque non impostati nei cicli automatici di fatturazione fin qui illustrati.
Fatturazione generica
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AD HOC Servizi alla Persona – Manuale Utente
In ultima analisi rimane disponibile il processo di fatturazione generico che permette tipicamente l’addebito di beni
e/o servizi non istituzionali. Grazie alla flessibilità garantita dal flusso documentale e da tutta una serie di
automatismi, il caricamento di un documento è estremamente veloce: selezionando l’intestatario vengono subito
valorizzati i campi relativi allo stesso (listino, contratto,
pagamento,…). Le righe del documento possono
essere compilate sfruttando il caricamento rapido
(imputazione delle righe da lettore con memoria oppure
da
file di testo o foglio elettronico, con possibilità di
evadere automaticamente righe di un eventuale
documento di origine) oppure importando direttamente
le
righe da un documento a monte del flusso.
Collegamento Contabilità analitica
Tutti i documenti prodotti dai diversi processi di
fatturazione che meglio si adattano alla realtà aziendale in cui operano, contengono già tutte le informazioni
necessarie per alimentare in flusso informativo per la contabilità analitica e per il controllo di gestione (Ripartizione
della retta per voce di costo e per centro di costo, imputazione delle date di competenza)
Incassi
La procedura di contabilizzazione di tutti i documenti prodotti dai diversi processi di fatturazione, è già predisposta
per la rilevazione automatica anche degli incassi laddove questi siano contestuali all’emissione dei documenti
stessi (Copertura parziale della retta mensile mediante utilizzo della pensione dell’utente)
Portafoglio utente
Spesso accade che la struttura si faccia carico della gestione del denaro dell’utente gestendo con esso esigenze
non legate al contratto di residenzialità o di semi-residenzialità.
Per aiutare nella gestione di questa esigenza Ad Hoc Servizi alla Persona rende disponibile un modulo
extracontabile che permette di ottenere un accurato estratto conto del flusso di denaro.
Deposito cauzionale
Ad Hoc Servizi alla Persona fornisce un modulo per la gestione dei depositi cauzionali. Questi vengono tenuti
separati dalla normale gestione della contabilità dell’utente, in quanto depositi infruttiferi non gestibili, ma, al tempo
stesso, vengono prodotte visualizzazioni e stampe per la corretta tenuta delle somme ed il controllo tra il dato
cumulativo presente nel bilancio contabile ed il suo dettaglio.
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