REGOLAMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

Transcript

REGOLAMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO
INTERNO E DI GESTIONE DEI RISCHI
DI RETELIT SPA
28 Agosto 2015
Retelit S.p.A.
Viale Francesco Restelli 3/7 - 20124 Milano (MI)
Tel. (39) 02 2020 45.1 - Fax (39) 02 2020 45.359
Capitale Sociale Euro 144.208.618,73 i.v.
R.E.A. 1595443 – Registro Imprese di Milano
Codice Fiscale e P.IVA 12897160151
Regolamento del sistema di controllo e di gestione dei rischi – Ver. Agosto 2015
Pagina 1 di 16
Retelit S.p.A.
Sommario
ART. 1 – PREMESSA ....................................................................................................................................... 3
ART. 2 - CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE ........................................................................................... 4
ART. 3 - COMITATO CONTROLLO E RISCHI ............................................................................................. 6
ART. 4 - AMMINISTRATORE INCARICATO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E DI
GESTIONE DEI RISCHI ................................................................................................................................... 9
ART. 5 - INTERNAL AUDIT ......................................................................................................................... 10
ART. 6 - COLLEGIO SINDACALE ............................................................................................................... 12
ART. 7 – IL DIRIGENTE PREPOSTO ALLA REDAZIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI
SOCIETARI ..................................................................................................................................................... 12
ART. 8 – ORGANISMO DI VIGILANZA ...................................................................................................... 14
ART. 9 – LA SOCIETA’ DI REVISIONE LEGALE ...................................................................................... 15
ART. 10 - MODIFICHE DEL REGOLAMENTO .......................................................................................... 16
Pagina 2 di 16
ART. 1 – PREMESSA
1.1
Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi di Retelit S.p.A. (“Retelit”) è costituito
dall'insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte a consentire
l'identificazione, la misurazione, la gestione e il monitoraggio dei principali rischi. Il sistema è
integrato nei più generali assetti organizzativi e di governo societario adottati da Retelit e tiene
in adeguata considerazione la normativa ed i modelli di riferimento nonché le best practice
esistenti in ambito nazionale e internazionale.
1.2
Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi concorre ad assicurare il corretto
svolgimento dell’attività sociale, la salvaguardia del patrimonio sociale, l'efficienza e l'efficacia
dei processi aziendali, l'affidabilità dell'informazione finanziaria, il rispetto di leggi e
regolamenti nonché dello statuto sociale e delle procedure interne.
1.3
Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi coinvolge, ciascuno per le proprie
competenze:
a) il Consiglio di Amministrazione (il “C.d.A.”), che svolge un ruolo di indirizzo, supervisione
e valutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi;
b) un Amministratore incaricato dell’istituzione e del mantenimento di un efficace sistema di
controllo interno e di gestione dei rischi (l’“Amministratore Incaricato”);
c) il Comitato Controllo e Rischi (il “Comitato Controllo e Rischi”), istituito in seno al
Consiglio di Amministrazione, secondo quanto previsto dal Principio 7.P.4 del Codice di
Autodisciplina delle società quotate approvato nel luglio 2014 dal Comitato per la Corporate
Governance (il “Codice di Autodisciplina”), con il compito di supportare, con un’adeguata
attività istruttoria, le valutazioni e le decisioni del C.d.A. relative al sistema di controllo
interno e di gestione dei rischi, nonché quelle relative all’approvazione delle relazioni
finanziarie periodiche;
d) il Responsabile della funzione di Internal Audit (l’ “Internal Auditor”), incaricato di
verificare che il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi sia funzionante e adeguato;
e) Il Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari attesta l’attendibilità
del bilancio nonché la corrispondenza delle comunicazioni di natura contabile diffuse al
mercato con il sistema complessiva delle scritture contabili. Inoltre, predispone adeguate
procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio di esercizio e del bilancio
consolidato nonché di ogni altra comunicazione di carattere finanziario;
f) Il Collegio Sindacale, che vigila, tra le altre funzioni di competenza, sull’efficacia del sistema
di controllo interno e di gestione dei rischi.
Pagina 3 di 16
Retelit S.p.A.
Le attività di controllo dei sopracitati soggetti devono essere coordinate con le funzioni
dell’Organismo di Vigilanza ex d.lgs. 231/2001 e della Società di Revisione.
1.4
Il presente Regolamento disciplina il funzionamento del Comitato Controllo e Rischi, e, al fine
di evitare sovrapposizioni e duplicazioni di attività, descrive l’ambito di attività, nonché i
relativi compiti, le modalità di coordinamento e i principali flussi informativi relativamente a
ciascuno dei soggetti coinvolti nel sistema dei controlli interni e di gestione dei rischi, ai sensi
della regolamentazione di riferimento, senza in ogni caso limitare i poteri di iniziativa ed il
dovere di informativa degli stessi per l’esecuzione del proprio mandato.
ART. 2 - CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
2.1 Il Consiglio di Amministrazione svolge un ruolo di indirizzo, supervisione e valutazione
dell’adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi.
Il Consiglio di Amministrazione:
(i)
individua al suo interno l’Amministratore Incaricato;
(ii)
costituisce al suo interno il Comitato Controllo e Rischi.
2.2 Il Consiglio di Amministrazione, su proposta dell'Amministratore Incaricato e previo parere
favorevole del Comitato Controllo e Rischi, nonché sentito il Collegio Sindacale:
(i)
nomina e revoca il Responsabile della funzione di Internal Audit;
(ii)
assicura che lo stesso sia dotato di risorse adeguate all'espletamento delle proprie
responsabilità;
(iii)
definisce la remunerazione del Responsabile della funzione di Internal Audit
coerentemente con le politiche aziendali e le best practice in materia.
2.3 Il Consiglio di Amministrazione, previo parere del Comitato Controllo e Rischi:
a) definisce le linee di indirizzo del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, in modo
che i principali rischi afferenti la Società e le sue controllate risultino correttamente
identificati, nonché adeguatamente gestiti e monitorati, determinando inoltre il grado di
Pagina 4 di 16
Retelit S.p.A.
compatibilità di tali rischi con una gestione dell’impresa coerente con gli obiettivi strategici
individuati;
b) valuta, con cadenza almeno annuale, l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di controllo
interno e di gestione dei rischi rispetto alle caratteristiche dell’impresa e al profilo di rischio
assunto, nonché la sua efficacia;
c) approva, con cadenza almeno annuale, il piano di lavoro predisposto dal Responsabile della
funzione di internal audit, sentiti il Collegio Sindacale e l’Amministratore Incaricato;
d) descrive, nella relazione sul governo societario, le principali caratteristiche del sistema di
controllo interno e di gestione dei rischi, esprimendo la propria valutazione sull'adeguatezza
dello stesso rispetto alle caratteristiche dell'impresa e al profilo di rischio assunto;
e) valuta, sentito il Collegio Sindacale, i risultati esposti dalla società di revisione legale nella
eventuale lettera di suggerimenti e nella relazione sulle questioni emerse in sede di revisione
legale;
f) vigila affinché il Dirigente Preposto disponga di adeguati poteri e mezzi per l'esercizio dei
compiti a lui attribuiti, nonché sul rispetto effettivo delle procedure amministrative e
contabili.
Flussi informativi
2.4 I soggetti coinvolti nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi riferiscono al Consiglio
di Amministrazione in merito alle attività di controllo svolte. In particolare il Consiglio riceve ed
esamina:
a) le relazioni semestrali del Comitato Controllo e Rischi;
b) le relazioni semestrali dell’Organismo di Vigilanza;
c) le relazioni periodiche dell’Internal Auditor;
d) i pareri espressi dal Comitato Controllo e Rischi in riferimento alle materie di sua competenza;
e) la eventuale lettera di suggerimenti e la relazione della Società di revisione legale;
f) l’elenco dei rischi identificati dall’Amministratore Incaricato.
Il Consiglio di Amministrazione riferisce al Collegio Sindacale almeno trimestralmente
sull’andamento della gestione ed il Collegio può richiedere informazioni agli Amministratori anche
esternamente alle sedute consiliari.
Pagina 5 di 16
Retelit S.p.A.
ART. 3 - COMITATO CONTROLLO E RISCHI
Composizione e nomine
3.1
Il Comitato Controllo e Rischi è istituito con delibera del Consiglio di Amministrazione ed è
composto da almeno tre Amministratori Indipendenti ai sensi delle previsioni del Decreto
Legislativo n. 58 del 24 Febbraio 1998 (il “TUF”) e del Codice di Autodisciplina. In alternativa,
il Comitato Controllo e Rischi può essere composto da almeno tre Amministratori non esecutivi,
la maggioranza dei quali in possesso dei requisiti di indipendenza indicati dal TUF e dal Codice
di Autodisciplina. In ogni caso, il Presidente del comitato è scelto tra gli amministratori
indipendenti. Almeno un componente del Comitato deve possedere un'adeguata esperienza in
materia contabile e finanziaria o di gestione dei rischi, da valutarsi da parte del C.d.A. al
momento della nomina.
3.2
Il Presidente e gli altri componenti il Comitato vengono nominati e possono essere revocati con
deliberazione del Consiglio di Amministrazione.
Il Consiglio di Amministrazione determina il Presidente del Comitato, al quale spetta il compito
di coordinare e programmare le attività̀ del Comitato e di guidare lo svolgimento delle relative
riunioni.
3.3
Il Comitato, su proposta del Presidente, nomina un segretario, scelto anche al di fuori dei propri
componenti, cui è affidato il compito di redigere il verbale delle riunioni.
Compiti e poteri
3.4
Il Comitato Controllo e Rischi, nell’assistere il Consiglio di Amministrazione:
a) valuta, unitamente al Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari e
sentiti la società di revisione legale e il Collegio Sindacale, il corretto utilizzo dei principi
contabili e la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato;
b) esprime pareri su specifici aspetti inerenti all’identificazione dei principali rischi aziendali;
c) esamina le relazioni periodiche, aventi per oggetto la valutazione del sistema di controllo
interno e di gestione dei rischi, e quelle di particolare rilevanza predisposte dalla Funzione di
Internal Audit.
Pagina 6 di 16
Retelit S.p.A.
d) monitora l'autonomia, l'adeguatezza, l'efficacia e l'efficienza della Funzione di Internal Audit;
e) può chiedere alla Funzione di Internal Audit lo svolgimento di verifiche su specifiche aree
operative, dandone contestuale comunicazione al Presidente del Collegio Sindacale;
f) riferisce al Consiglio, almeno semestralmente, in occasione dell’approvazione della Relazione
finanziaria annuale e semestrale, sull’attività svolta nonché sull’adeguatezza del sistema di
controllo interno e di gestione dei rischi.
g) svolge gli ulteriori compiti che gli vengono attribuiti dal Consiglio di Amministrazione; in
particolare, a seguito di apposita attribuzione dal parte del Consiglio di Amministrazione,
svolge le funzioni di Comitato Parti Correlate in conformità alle previsioni della “Procedura
per la disciplina delle Operazioni con Parti Correlate” adottata dal Consiglio di
Amministrazione.
Retelit mette a disposizione del Comitato le risorse finanziarie adeguate per l'adempimento dei propri
compiti, nei limiti del budget approvato annualmente dal Consiglio.
Convocazione, svolgimento e verbalizzazione delle riunioni
3.5
Il Comitato si riunisce con la frequenza necessaria per lo svolgimento delle proprie funzioni o
quando lo richieda uno dei membri del Comitato o il Presidente del Collegio Sindacale. In ogni
caso, il Comitato si riunisce almeno due volte all'anno in occasione dell'approvazione del
bilancio e della relazione semestrale. Ai lavori del Comitato partecipa il Presidente del Collegio
Sindacale o altro Sindaco da lui designato; inoltre sono invitati il Presidente del Consiglio di
Amministrazione, l’Amministratore Incaricato, gli altri Sindaci, e il Responsabile della
Funzione di Internal Audit. Inoltre, possono essere invitati il Dirigente Preposto, e altri soggetti,
qualora la loro presenza sia ritenuta opportuna in considerazione degli argomenti da trattare.
3.6
Il Comitato è convocato dal Presidente mediante avviso di convocazione trasmesso ai
destinatari tramite raccomandata, fax o e-mail, di norma almeno tre giorni prima di quello della
riunione. In caso di necessità e urgenza, l’avviso di convocazione può essere inviato almeno
dodici ore prima dell’ora fissata per la riunione.
3.7
L’avviso contiene l’indicazione del luogo, del giorno e dell’ora della riunione, nonché l’elenco
delle materie da trattare. Il Comitato, comunque, può validamente deliberare, anche in
mancanza di formale convocazione, ove siano presenti tutti i suoi membri e gli stessi dichiarano
di essere sufficientemente informati sugli argomenti oggetto della riunione.
Pagina 7 di 16
Retelit S.p.A.
3.8
Il Presidente del Comitato può di volta in volta invitare alle riunioni del Comitato altri soggetti
la cui presenza possa essere di ausilio al migliore svolgimento delle funzioni del Comitato
stesso. Il Comitato può avvalersi a spese della Società del supporto di consulenti esterni, previa
verifica che il consulente prescelto non si trovi in situazioni che ne compromettano
l'indipendenza.
3.9
Le riunioni sono presiedute dal Presidente del Comitato o, in caso di sua assenza o
impedimento, dal componente più anziano in possesso dei requisiti di indipendenza, presente
alla riunione. È ammessa la possibilità che le riunioni del Comitato si tengano audio-conferenza
o video-conferenza, a condizione che tutti i partecipanti possano essere identificati e sia loro
consentito di seguire e di intervenire simultaneamente alla trattazione degli argomenti
affrontati, nonché visionare documenti in tempo reale. La riunione si considera comunque
tenuta nel luogo in cui si trova il Presidente del Comitato.
3.10 Il Comitato è validamente riunito in presenza della maggioranza dei componenti in carica e
delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Le riunioni risultano da verbali redatti dal
Segretario, tenuti e conservati in ordine cronologico e firmati dal Presidente del Comitato e dal
Segretario stesso.
Flussi informativi
3.11 Il Comitato Controllo e Rischi:
a) nello svolgimento delle proprie funzioni ha facoltà di accedere alle informazioni e alle
funzioni aziendali necessarie;
b) trasmette in ogni caso copia dei verbali ai componenti del Comitato, al Presidente del
Consiglio di Amministrazione, all’Amministratore Incaricato, ai Sindaci, al Dirigente
Preposto e al Responsabile della Funzione di Internal Audit.
c) può chiedere informazioni alla società di revisione legale al fine della valutazione della
corretta applicazione dei principi contabili e la incontra almeno annualmente.
d) può richiedere copia dei verbali dell’Organismo di Vigilanza e scambia informazioni con lo
stesso per il tramite del Presidente almeno annualmente.
Sostituzione di membri del Comitato
3.12 Qualora per dimissioni o altre ragioni dovesse venire meno uno dei membri del Comitato, il
Consiglio di Amministrazione provvede alla nomina di un sostituto nella prima riunione utile,
Pagina 8 di 16
Retelit S.p.A.
nel rispetto dei requisiti di composizione del Comitato sopra indicati. Qualora, per motivi di
urgenza si renda necessario tenere una o più riunioni del Comitato ed il Consiglio di
Amministrazione non abbia ancora provveduto alla nomina del sostituto, il Presidente può
chiedere ad un consigliere non esecutivo e indipendente del Consiglio, se esistente, di
partecipare alla riunione.
ART. 4 - AMMINISTRATORE INCARICATO DEL SISTEMA DI CONTROLLO
INTERNO E DI GESTIONE DEI RISCHI
Nomina
4.1
L'Amministratore incaricato del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi è nominato
dal Consiglio di Amministrazione e può essere, alternativamente, un Amministratore già
investito di deleghe operative ovvero un Amministratore non destinatario di altre deleghe, che
sia ritenuto particolarmente adatto allo svolgimento della tale funzione, il quale per effetto
dell'incarico ricevuto è qualificato come esecutivo.
Compiti e Poteri
4.2
L'Amministratore incaricato:
a) cura l’identificazione dei principali rischi aziendali, tenendo conto delle caratteristiche delle
attività svolte da Retelit e dalle sue controllate, e li sottopone periodicamente all’esame del
Consiglio di Amministrazione;
b) dà esecuzione alle linee di indirizzo definite dal Consiglio di Amministrazione, curando la
progettazione, realizzazione e gestione del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi
e verificandone costantemente l'adeguatezza e l'efficacia;
c) si occupa dell'adattamento di tale sistema alla dinamica delle condizioni operative e del
panorama legislativo e regolamentare.
Flussi informativi
4.3
L'Amministratore Incaricato:
Pagina 9 di 16
Retelit S.p.A.
a) sottopone periodicamente all'esame del Consiglio di Amministrazione i rischi aziendali
identificati;
b) può chiedere alla Funzione di Internal Audit lo svolgimento di verifiche su specifiche aree
operative e sul rispetto delle regole e procedure interne nell'esecuzione di operazioni
aziendali,
dandone
contestuale
comunicazione
al
Presidente
del
Consiglio
di
amministrazione, al Presidente del Comitato Controllo e Rischi e al Presidente del Collegio
Sindacale;
c) riferisce tempestivamente al Comitato Controllo e Rischi o al Consiglio di Amministrazione
in merito a problematiche e criticità emerse nello svolgimento della propria attività o di cui
abbia avuto comunque notizia, affinché il Comitato o il Consiglio possano prendere le
opportune iniziative.
ART. 5 - INTERNAL AUDIT
Nomina
5.1
Il Consiglio di Amministrazione, su proposta dell’Amministratore Incaricato e del Presidente
del Consiglio di Amministrazione, previo parere favorevole del Comitato Controllo e Rischi e
sentito il Collegio Sindacale, nomina e revoca il Responsabile della funzione di internal audit,
assicurandosi che lo stesso sia dotato delle risorse adeguate all'espletamento delle proprie
responsabilità e definendone la remunerazione coerentemente con le politiche aziendali.
5.2
La Funzione di internal audit, nel suo complesso o per segmenti di attività, può essere affidata
a un soggetto esterno alla Società, purché dotato di adeguati requisiti di professionalità,
indipendenza e organizzazione.
Compiti e poteri
5.3
Il Responsabile della funzione di internal audit:
a) verifica, sia in via continuativa sia in relazione a specifiche necessità e nel rispetto degli
standard internazionali, l'operatività e l'idoneità del sistema di controllo interno e di gestione
del rischi, attraverso un piano di audit, approvato dal Consiglio di Amministrazione, basato
su un processo strutturato di analisi e prioritizzazione del principali rischi;
b) non è responsabile di alcuna area operativa e dipende gerarchicamente dal Consiglio di
Amministrazione;
Pagina 10 di 16
Retelit S.p.A.
c) ha accesso diretto a tutte le informazioni utili per lo svolgimento dell'incarico;
d) verifica, nell'ambito del piano di audit, l'affidabilità dei sistemi informativi inclusi i sistemi di
rilevazione contabile;
Flussi informativi
5.4
Il Responsabile della funzione di Internal Audit:
a) predispone relazioni periodiche (almeno semestrali) contenenti adeguate informazioni sulla
propria attività, sulle modalità con cui viene condotta la gestione del rischi nonché sul rispetto
dei piani definiti per il loro contenimento. Le relazioni periodiche contengono una valutazione
sull'idoneità del sistema di controllo interno e di gestione del rischi;
b) predispone tempestivamente relazioni su eventi di particolare rilevanza;
c) trasmette le relazioni di cui ai punti a) ed b) ai Presidenti del Collegio Sindacale, del Comitato
Controllo e Rischi e del Consiglio di Amministrazione nonché all’Amministratore Incaricato;
d) può partecipare alle riunioni del Comitato Controllo e Rischi;
e) svolge specifiche attività di audit eventualmente richieste dal Presidente del Comitato
Controllo e Rischi, il quale ne darà notizia al Presidente del Collegio Sindacale, al Presidente
del Consiglio di Amministrazione e all’Amministratore Incaricato;
f) svolge specifiche attività di audit eventualmente richieste dall’Amministratore Incaricato, il
quale dovrà darne notizia al Presidente del Collegio Sindacale, al Presidente del Consiglio di
Amministrazione e al Presidente del Comitato Controllo e Rischi;
g) informa il Consiglio di Amministrazione per il tramite dell’Amministratore Incaricato in
merito alle eventuali richieste di attività di audit specifiche ricevute dagli altri soggetti
coinvolti nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi. I risultati delle attività di
verifica in oggetto saranno menzionati nelle relazione periodiche predisposte dal
Responsabile dell’internal audit;
h) può far parte dell’Organismo di Vigilanza al fine di favorire il collegamento con le funzioni
aziendali e l’attuazione delle raccomandazioni dell’Organismo stesso, fermo restando che nel
caso in cui l’Internal auditor non facesse parte dell’Organismo, il Presidente richiederà
incontri periodici al fine di garantire il corretto scambio di informazioni per gli argomenti di
competenza;
Pagina 11 di 16
Retelit S.p.A.
i) richiede uno scambio periodico, almeno semestralmente, di informazioni con la società di
revisione legale in riferimento alle problematiche di natura contabile e delle attività di
controllo interno relative alla predisposizione della reportistica finanziaria.
ART. 6 - COLLEGIO SINDACALE
6.1
Il Collegio sindacale rappresenta il vertice del sistema di vigilanza di Retelit e vigila
sull'efficacia del sistema di controllo interno e di gestione del rischi ai sensi dell’art. 149 del
TUF e del Principio 7.P.3 d) del Codice di Autodisciplina.
Flussi informativi
6.2
Il Collegio Sindacale può scambiare informazioni con i soggetti coinvolti nel sistema di
controllo interno e di gestione dei rischi delle società controllate in merito ai sistemi di
amministrazione e controllo e all'andamento generale dell'attività sociale.
6.3
Il Collegio Sindacale:
a) riceve le relazioni periodiche dell’Internal Auditor;
b) riceve informazioni con periodicità almeno trimestrale dagli Amministratori in merito
all’andamento della gestione;
c) riceve l’avviso di convocazione e i verbali delle riunioni del Comitato controllo e rischi ed è
inviato alle riunioni del Comitato;
d) può richiedere informazioni ai soggetti coinvolti nel sistema di controllo interno e di gestione
dei rischi di Retelit;
e) può richiedere alla Funzione di internal audit lo svolgimento di verifiche su specifiche aree
operative od operazioni aziendali;
6.4
Uno dei membri del Collegio Sindacale può far parte dell’Organismo di vigilanza al fine di
facilitare il coordinamento ed il flusso informativo dei due organi.
ART. 7 – IL DIRIGENTE PREPOSTO ALLA REDAZIONE DEI DOCUMENTI
CONTABILI SOCIETARI
Nomina
Pagina 12 di 16
Retelit S.p.A.
7.1
Il Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari è nominato dal Consiglio
di Amministrazione, previo parere obbligatorio del Collegio Sindacale, ai sensi dell’art. 154bis del TUF e dell’art.22 dello statuto sociale.
Compiti e poteri
7.2
Il Dirigente preposto esercita le funzioni di legge ed in particolare ha la responsabilità ed il
compito di:
a) predisporre adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio di
esercizio e del bilancio consolidato nonché di ogni altra comunicazione di carattere
finanziario;
b) rilasciare una dichiarazione scritta che attesta la corrispondenza degli atti e delle
comunicazioni della Società diffuse al mercato e relativi all'informativa contabile anche
infrannuale della stessa Società alle risultanze documentali, ai libri e alle scritture contabili;
c) attestare con apposita relazione resa secondo il modello stabilito con regolamento della
CONSOB, allegata al bilancio di esercizio, al bilancio semestrale abbreviato e al bilancio
consolidato:
-
l'adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure di cui alla precedente lettera a) nel
corso del periodo cui si riferiscono i documenti;
-
che i documenti sono redatti in conformità ai principi contabili internazionali applicabili
per legge;
-
la corrispondenza dei documenti alle risultanze dei libri e delle scritture contabili;
-
l'idoneità dei documenti a fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione
patrimoniale, economica e finanziaria della Società e dell'insieme delle imprese incluse
nel consolidamento;
-
per il bilancio di esercizio e per quello consolidato, che la relazione sulla gestione
comprende un'analisi attendibile dell'andamento e del risultato della gestione, nonché della
situazione della Società e dell'insieme delle imprese incluse nel consolidamento,
unitamente alla descrizione dei principali rischi e incertezze cui sono esposti;
-
per il bilancio semestrale abbreviato, che la relazione intermedia sulla gestione contiene
un'analisi attendibile delle informazioni di cui al comma 4 dell'articolo 154-ter del TUF.
Al Dirigente preposto sono attribuiti poteri di carattere organizzativo e gestionale per l'esercizio dei
Pagina 13 di 16
Retelit S.p.A.
compiti attribuiti dalla vigente normativa per lo svolgimento dei quali sono riconosciute al Dirigente
adeguate risorse finanziarie, nei limiti del budget approvato annualmente dal Consiglio.
Flussi informativi del Dirigente Preposto
7.3
Il Dirigente Preposto si coordina con:
a) le funzioni aziendali della società ed in particolare:
-
richiede e riceve informazioni dai responsabili di funzione della prima linea in merito allo
svolgimento delle attività che hanno impatto sulla situazione economica, patrimoniale e
finanziaria del gruppo e sulle procedure finanziarie;
-
si interfaccia con l’Investor Relator e gli altri soggetti aziendali che si occupano della
comunicazione verso l’esterno al fine di adempiere all’attività di verifica della
corrispondenza tra i dati da diffondere al mercato e le risultanze dei libri e delle scritture
contabili;
-
si coordina con l’Internal Auditor per lo svolgimento delle attività di controllo inerenti alla
predisposizione della reportistica finanziaria condividendo i risultati delle stesse;
b) i soggetti coinvolti nel sistema dei controlli interni e di gestione dei rischi, ed in particolare:
-
presenta al Consiglio di Amministrazione e al Comitato Controllo e Rischi una relazione
semestrale in merito alle attività di controllo del processo di formazione dei dati contabili,
alle criticità riscontrate e alle attività programmate;
-
riferisce al Comitato Controllo e Rischi in merito al corretto utilizzo dei principi contabili;
-
fornisce al Collegio Sindacale, così come all’Organismo di Vigilanza ed alla Società di
Revisione per quanto di propria competenza, le informazioni e l’assistenza eventualmente
richieste per lo svolgimento delle rispettive attività di verifica e vigilanza.
ART. 8 – ORGANISMO DI VIGILANZA
8.1
Il sistema di controllo interno di gestione dei rischi di Retelit si completa con il c.d. “Modello
Organizzativo” adottato ai sensi del d.lgs. n. 231/2001 (il “Modello”), volto a prevenire la
commissione dei reati che possono comportare una responsabilità della Società.
Pagina 14 di 16
Retelit S.p.A.
8.2
L’organismo di vigilanza di Retelit è nominato dal Consiglio di Amministrazione su proposta
dell’Amministratore Incaricato e sentito il Comitato Controllo e Rischi.
Compiti e poteri
8.3
All’Organismo di Vigilanza di Retelit è affidato sul piano generale il compito di vigilare:
a) sull’osservanza delle prescrizioni del Modello, in relazione alle diverse tipologie di reato
contemplate dal Decreto;
b) sulla reale efficacia ed effettiva capacità del Modello, in relazione alla struttura aziendale, di
prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto;
c) sull’opportunità di aggiornamento del Modello, in relazione alle mutate condizioni aziendali
e alle novità legislative e regolamentari.
Flussi informativi
8.4
Le linee di reporting dell’Organismo di vigilanza sono definite nel Modello Organizzativo ed
in particolare sono:
a) su base continuativa, direttamente con il Presidente e con l’Amministratore Delegato;
b) su base periodica, nei confronti del Consiglio di Amministrazione, del Comitato Controllo
Rischi e del Collegio Sindacale.
8.5
L’Organismo di Vigilanza di Retelit presenta una relazione almeno semestrale al Consiglio di
amministrazione sull’attività di vigilanza svolta.
8.6 Per un migliore monitoraggio delle attività nelle Aree a Rischio e per i diversi aspetti attinenti
all’attuazione del Modello, l’Organismo di Vigilanza si coordina con le altre funzioni aziendali
(anche attraverso apposite riunioni) e con l’Internal Auditor, e richiede informazioni alla
Società di Revisione per gli aspetti di propria competenza.
ART. 9 – LA SOCIETA’ DI REVISIONE LEGALE
9.1
Sebbene soggetto esterno alla Società, le funzioni della Società di revisione sono
interdipendenti con l’intero sistema dei controlli interni, per la correlazione esistente fra
l’efficienza del controllo interno e la qualità della revisione.
Pagina 15 di 16
Retelit S.p.A.
ART. 10 - MODIFICHE DEL REGOLAMENTO
Il Comitato controllo e rischi, congiuntamente con l’Amministratore Incaricato, verifica
periodicamente l'adeguatezza del presente Regolamento e sottopone al Consiglio di amministrazione
eventuali modifiche e integrazioni da apportare.
Pagina 16 di 16

REGOLAMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

Transcript

Documenti analoghi

Donatella Busso

CAPO VI. Il Comitato dei genitori

Sala cinema di Dont - Acqua Bene Comune Belluno

Convocazione Assemblea CoGe 26 11 16

3 - Linee di indirizzo per il Sistema di Controllo Interno e di Gestione

Riccardo Bertollini

CURRICULUM di MICHELE ROSBOCH

Raoul Francesco Vitulo Presidente del Collegio Sindacale Nato a

Bertollini Riccardo – Biografia breve

ATTO COSTITUTIVO_Palermo città futura