capitolato tecnico

REGIONE VENETO
AZIENDA ULSS N. 16
PADOVA
PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CASSA
PER L’AZIENDA ULSS 16 DI PADOVA, L’AZIENDA OSPEDALIERA DI
PADOVA E L’ISTITUTO ONCOLOGICO VENETO (IOV)
CAPITOLATO TECNICO
CIG: 64062783D8
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Art. n. 1 Modalità del servizio
II servizio di Cassa dovrà essere svolto secondo le disposizioni in materia vigenti nel tempo,
presso la sede di Padova e tramite tutti gli sportelli dell’Istituto bancario.
L’Istituto bancario dovrà mantenere funzionante, per tutta la durata del servizio, almeno uno
sportello per ognuno dei seguenti Comuni: Padova, Selvazzano Dentro, Albignasego, Abano
Terme e Piove di Sacco; qualora al momento della partecipazione alla presente gara l’Istituto
bancario non dovesse disporre di alcun sportello nei sopra citati Comuni, lo stesso si impegna ad
aprirne almeno uno per ciascun Comune entro 90 (novanta) giorni dall’aggiudicazione.
L'attività di trasmissione di banche dati, documentazioni o altro fosse necessario dall'istituto
tesoriere precedente al nuovo istituto aggiudicatario del servizio di cui al presente capitolato
risultante dalla celebrazione delle procedure di gara dovrà essere svolta da parte degli istituti di
credito senza alcun onere a carico delle aziende sanitarie.
L’Istituto bancario dovrà produrre tutti i documenti previsti dalla normativa in vigore nel tempo
(rendicontazioni periodiche, ecc.).
Gli ordinativi informatici a firma digitale (si veda al riguardo il successivo periodo del presente
articolo) non saranno restituiti dall’Istituto bancario in quanto già in possesso, fin dall’invio, in
originale dalle Aziende.
L’Istituto bancario si impegna a consegnare nei termini previsti dalla vigente normativa unitamente
al Rendiconto del Tesoriere, un supporto informatico ovvero un apposito “pacchetto” contenente i
dati relativi all’esecuzione dei mandati a firma digitale.
Il “pacchetto” inoltrato e sottoscritto con firma digitale ed il supporto informatico costituiscono
discarico formale per l’esercizio per il quale è reso il Rendiconto del Tesoriere. L’Istituto bancario
garantisce la conservazione di tutti i documenti informatici nella modalità e nei tempi previsti dalla
normativa vigente.
L’Istituto bancario dovrà custodire ed amministrare sotto la propria responsabilità i titoli ed i valori
che rientrano nella disponibilità delle Aziende, nonché quelli depositati da terzi per cauzioni a
favore delle stesse Aziende; questi ultimi dovranno essere restituiti dal medesimo entro 5 giorni
dalla richiesta di scarico e dovranno avere gestione separata in un conto corrente specifico
fruttifero senza oneri aggiuntivi per le Aziende. Di tale gestione, è garantita la rendicontazione
semestrale.
L’Istituto bancario curerà le operazioni di conto corrente postale, provvedendo anche ai relativi
prelevamenti su disposizione delle Aziende.
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Il servizio di cassa comprende la gestione della riscossione dei ticket sanitari a carico dei cittadini
utenti, la riscossione delle tariffe dell'attività ospedaliera, di quella specialistico – ambulatoriale,
delle tariffe dei diritti sanitari e veterinari e di ogni altra riscossione inerente l’attività delle Aziende,
anche svolta da propri dipendenti in regime di libera professione intra moenia.
L’Istituto bancario dovrà garantire sin dall’inizio del servizio il mantenimento presso le attuali sedi
del parco macchine (riscuotitori automatici) esistente, con le relative funzionalità (lettore foglio bar
code e lettore tessera TEAM), tra cui l’integrazione con il sistema contabile e quello sanitario
aziendali attualmente in uso. Dovrà inoltre garantire l’integrazione a questi ultimi anche qualora
dovessero essere sostituiti o modificati dalle Aziende.
L’Istituto bancario dovrà prevedere, in sede di gara, l’implementazione di nuovi sistemi di
pagamento ad integrazione di quelli attualmente in uso (cassa con operatore, cassa automatica,
filiali tesoreria, pagamenti via web tramite pc/tablet/smartphone) ossia l’utilizzo di tecnologie
alternative quali RFID (Radio-Frequency IDentification), NFC(Near Field Communication) o di
circuiti di pagamento quali Paypal e addebito su conto telefonico. L’eventuale offerta di ulteriori
modalità di pagamento o innovazioni tecnologiche derivanti dallo sviluppo del mercato determinerà
l’attribuzione di un punteggio secondo quanto indicato nel paragrafo 13 del disciplinare di gara,
come proposta migliorativa del servizio.
II servizio comprende anche la raccolta del denaro e la gestione di tutte le riscuotitrici presenti
nelle sedi richiamate nell’allegato 1. Tale servizio si intende esteso anche alla raccolta del denaro
presente nelle Casse Aziendali richiamate sempre nell’allegato 1.
L’Istituto bancario si impegna, tramite propri addetti o il personale di società di service all'uopo
delegata, a ritirare i contenitori di denaro, ad effettuare il riscontro delle consistenze, le quadrature
contabili di ogni riscuotitrice ed a mantenere sempre adeguatamente riforniti i cassetti
rendibanconote e rendimonete incorporati nelle apparecchiature.
La raccolta del contante incassato dalle riscuotitrici e dalle casse aziendali deve avvenire con la
frequenza riportata nell’allegato 1. Le somme così raccolte devono essere contabilizzate entro il
giorno lavorativo successivo a quello del prelevamento.
I dati identificativi, comprensivi di foto, del personale addetto alla raccolta del denaro, sia
dipendente dell’Istituto bancario o della società in service appositamente delegata, dovranno
essere preventivamente comunicati alle Aziende e tempestivamente aggiornati in caso di
sostituzioni.
Se nel corso della durata della convezione diminuisse il fabbisogno dei riscuotitori automatici
attualmente in uso anche a fronte dell’implementazione di nuove modalità di pagamento (ad
esempio, il sopra citato Near Field Communication ) le Aziende potranno valutare un’eventuale
restituzione di parte del parco macchine esistente a fronte dell’implementazione di nuove
tecnologie alternative.
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L’eventuale offerta di nuove riscuotitrici, in aggiunta rispetto a quelle già esistenti presso le
Aziende, proposta dall’Istituto bancario, eventualmente anche in sostituzione di quelle già in uso
presso le Aziende al momento dell’aggiudicazione del servizio che riportino almeno le medesime
caratteristiche tecnologiche e funzionali di quelle in uso, determinerà l’attribuzione di un punteggio
secondo quanto indicato al paragrafo 14 del disciplinare di gara, come proposta migliorativa del
servizio.
L’Istituto bancario aggiudicatario (anche attraverso la società di Service di cui si potrà avvalere), al
momento dell’indizione della presente gara, si farà carico di acquistare o, a sua discrezione, di
sostituire (presso le sedi dove sono attualmente installati) n. 2 riscuotitori Data4 di proprietà
dell’Azienda Ulss 16; n. 1 riscuotitore Data4 di proprietà dello IOV; n. 2 riscuotitori Data4 di
proprietà dell’Azienda Ospedaliera di Padova, con le funzionalità attualmente esistenti, al valore
contabile residuo al momento dell’avvio del servizio.
In caso di sostituzione, l'Istituto di credito si accollerà l'onere del ritiro e dello smaltimento delle
riscuotitrici di cui al comma precedente.
Si riporta di seguito l’elenco delle macchine Data4 in questione con il relativo valore residuo al
31/12/2014:
VALORE
MODELLO
MATR.
INVENT.
RESIDUO
SEDE
AL
31/12/2014
BLU SAFE NEW POS EMV
10518
BI3000
A.O.
BLU LIGHT DESK GDS ADM
28090161
EKS 500-L
A.O.
BLU LIGHT DESK GDS ADM
CI080
EKS 500-L
Ulss 16
BLU SAFE DESK
BLU SAFE DESK
10548
Ulss 16
10577
IOV
877450
894667
641583
Ospedale
.
S.
Antonio
Distretto Noventa
Padovana
CSM
via
Buzzaccarini
€ 2.040,00
€ 0,00
€ 0,00
645614
C.S.S. ai Colli
€ 2.160,00
10958
Distretto Torreglia
€ 2.160,00
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L’Istituto bancario aggiudicatario potrà rendersi disponibile, a fronte della richiesta delle Aziende, di
implementare le funzionalità dei riscuotitori automatici (cash) prevedendo che, su opzione
dell’utente, gli stessi trattengano il resto a titolo di liberalità (“resto solidale”), garantendo
l’emissione del corretto documento fiscale e l’integrazione con il software aziendale, il tutto senza
oneri per le aziende. Tale implementazione qualora apportata sarà considerata innovazione
tecnologica valutata nell'ambito del criterio di cui al paragrafo 14 del disciplinare di gara, come
proposta migliorativa del servizio.
Art. 2 - Oneri di manutenzione delle riscuotitrici
Tutti gli oneri di manutenzione ordinaria e straordinaria per l’intera durata contrattuale sono a
carico dell’Istituto bancario. Tra questi anche quelli connessi all’aggiornamento del software che si
dovesse rendere necessario a seguito di cambiamenti della normativa sanitaria, fiscale e/o
tributaria.
A titolo esclusivamente di esempio, si riportano di seguito le principali cause di malfunzionamento
delle riscuotitrici a fronte delle quali è necessario un intervento di manutenzione:
inceppamento carta ricevute
mancata erogazione resto
dispositivo POS non funzionante
riavvio per mancata erogazione corrente
macchina fuori servizio per cause varie e relativo riavvio
inceppamento denaro (sia banconote che monete)
problemi vari non previsti nelle voci sopra riportate.
Inoltre, dovranno essere previsti costanti interventi di manutenzione preventiva alle riscuotitrici tali
da garantire alle stesse il normale funzionamento senza interruzioni tra i quali, sempre a titolo
esemplificativo:
sostituzione carta ricevute
sostituzione nastro
pulizia parti varie delle macchine
Per quanto riguarda la determinazione delle penalità conseguenti alle eventuali inadempienze
contrattuali nella gestione delle riscuotitrici, si rinvia all’art. 13 del capitolato d’oneri.
L’Istituto bancario dovrà garantire il collegamento via web delle riscuotitrici, che dovranno essere
collegate on line alla ditta fornitrice il servizio di manutenzione ordinaria e straordinaria tramite le
reti aziendali, ai fini del monitoraggio on line sul funzionamento delle stesse; il monitoraggio sul
funzionamento delle riscuotitrici e gli interventi di manutenzione derivanti dal cattivo funzionamento
delle stesse sono disciplinati secondo quanto previsto nel protocollo di cui all’allegato 2.
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Art. 3 - Oneri assicurativi e costi a carico dell’Aggiudicatario e delle Aziende
Gli oneri relativi all’accensione di apposite assicurazioni RCT, furto e scasso delle riscuotitrici e
sottrazione del denaro in esse contenuto sono a carico dell’ Istituto bancario.
Saranno inoltre a totale carico dell’ Istituto bancario i seguenti costi:
- rotoli per la stampa con le riscuotitrici dei ticket e delle fatture, con personalizzazione
pubblicitaria, se richiesta dall’Istituto bancario, sul retro del documento stampato dalla macchina.
Resteranno invece a carico delle Aziende i costi sotto elencati:
- costo e consumi energia elettrica,
- costo e consumi linea telefonica se previsti.
L’imputazione di altri costi non previsti saranno concordati tra le Aziende e l’Istituto bancario.
L’Istituto
bancario
dovrà
inoltre,
dall’inizio
effettivo
del
servizio,
provvedere
al
mantenimento/sostituzione dei dispositivi POS già esistenti che accettino carte di pagamento
abilitate almeno ai circuiti Bancomat/VISA/MASTERCARD/MAESTRO/BANCOPOSTA presso tutte
le postazioni operative degli sportelli cassa delle Aziende riportate nell’Allegato 1; per la presa
visione di tali casse aziendali, così come per le casse automatiche, potranno essere richiesti dagli
Istituti bancari partecipanti appositi sopralluoghi.
Gli oneri relativi alle operazioni effettuate tramite POS e Carta di Credito (commissioni sul
transato), comprese quelle effettuate tramite riscuotitrici automatiche, sono a carico delle Aziende
in base alle condizioni dell’offerta risultata aggiudicataria secondo i criteri di cui all’art. 8 del
disciplinare di gara.
Art.4 - Servizi Informatici Integrati di riscossione e pagamento obbligatori
Le Aziende e l’Istituto bancario collaborano nel campo dell'informatica, onde consentire il razionale
utilizzo e il potenziamento degli strumenti di elaborazione dati e di controllo elettronico dei servizi.
In particolare l’Istituto bancario assicura la presenza di WebServices per il trasferimento di dati con
le Aziende - con spese a proprio carico – specificatamente per gli ordinativi di pagamento e di
riscossione, per verifiche e interrogazioni sulla situazione delle Aziende e per eventuali altri servizi
di "home - banking" a cui le Aziende stesse dovessero essere interessate.
Per quanto riguarda le operazioni di incasso, l’Istituto bancario dovrà garantire il mantenimento
dell’attuale servizio di incasso via web, tramite utilizzo da parte degli utenti di carte di credito, sia
degli importi relativi all’attività istituzionale (ticket) sia di quelli fatturati a fronte di attività in libera
professione intra moenia o, comunque, non rientrante nell’attività istituzionale delle Aziende. Gli
incassi avvenuti utilizzando tale modalità, dovranno essere tempestivamente comunicati
dall’Istituto bancario al sistema informativo delle Aziende. Anche in questo caso, gli oneri relativi
alle operazioni effettuate tramite Carta di Credito, sono a carico delle Aziende in base alle
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condizioni dell’offerta risultata aggiudicataria secondo i criteri di cui al paragrafo 16.1 del
disciplinare di gara. Gli incassi avvenuti con tale modalità, nelle quotidiane comunicazioni relative
agli stessi, dovranno essere separatamente indicati dall’ Istituto bancario. Tale sistema di
pagamento si deve collegare ai portali dei pagamenti on line delle Aziende, già operativi, che
consentono agli utenti di accedere via web alle procedure di prenotazione e di pagamento delle
Aziende stesse. Le specifiche tecniche di tali portali verranno comunicate all’ Istituto bancario una
volta aggiudicato il servizio.
L’Istituto bancario dovrà inoltre garantire il mantenimento dell’attuale servizio di pagamento da
parte degli utenti presso le sue filiali, sia dei ticket che delle fatture, tramite la lettura del codice a
barre presente sui fogli di prenotazione per la lettura delle informazioni riguardanti il pagamento (n.
prenotazione, nome e cognome dell’utente, codice fiscale, tipo prestazione, etc.); a fronte di tali
incassi, l’Istituto bancario dovrà garantire il flusso informatico di ritorno al fine dell’integrazione
delle informazioni con il sistema sanitario delle prenotazioni e con quello contabile delle Aziende.
L’Istituto bancario dovrà garantire la quadratura tra quanto effettivamente incassato e quanto
scaricato dalla lettura dei codici a barre e darne settimanalmente formale conferma.
L'affidatario del servizio dovrà garantire l'adeguamento di tutte le procedure /sistemi informatici ,
inclusi quelli installati nelle riscuotitrici automatiche, necessari per l'espletamento del servizio di
tesoreria/cassa di cui al presente capitolato, per l’intera durata del contratto, in caso di emissione
di nuove banconote e monete correnti senza che ciò comporti alcun onere economico per le
stazioni appaltanti.
L’affidatario del servizio dovrà garantire l’interfaccia con le procedure/sistemi informatici delle
aziende sanitarie per l’intera durata del contratto, senza che ciò comporti alcun onere economico
per le stazioni appaltanti.
Art. 5 - Estensione del servizio alle nuove riscuotitrici e punti cassa aziendali
Eventuali attivazioni di nuove riscuotitrici (in aggiunta a quelle previste dal presente capitolato) e/o
punti cassa successive all’avvio del contratto, verranno tempestivamente comunicate all’Istituto
bancario al quale verrà chiesta autorizzazione affinché le modalità del servizio ed i relativi oneri,
anche per queste eventuali nuove riscuotitrici e/o punti cassa, siano quelli disciplinati dagli artt. 1
punto 5, 2 e 3 del presente capitolato, restando inteso che detta autorizzazione non potrà essere
irragionevolmente negata.
L'Istituto di Credito metterà a disposizione gratuitamente, su richiesta dell'Istituto Oncologico
Veneto , fino ad un massimo di tre Pos GPRS/GSM mobili destinati all'attività di raccolta delle
donazioni, con l'applicazione delle medesime condizioni applicate per i pagamenti a mezzo
riscuotitrici
a
mezzo
carte
di
pagamento,
abilitate
almeno
ai
circuiti
Bancomat/VISA/MASTERCARD/MAESTRO/BANCOPOSTA.
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Art.6 - Assistenza e consulenza alle Aziende Sanitarie
L’ Istituto bancario deve prestare l'assistenza e la consulenza richiesta dalle Aziende in merito
all’eventuale acquisizione di finanziamenti speciali (compresi eventuali ricorsi a project financing,
leasing finanziari/operativi e immobiliari) e, più in generale, su consulenze in materia finanziaria.
Art.7 – Mutui
L’Istituto bancario deve accettare le delegazioni di pagamento emesse dalle Aziende in garanzia di
eventuali mutui, da questa contratti, con l'obbligo da parte dello stesso Istituto bancario di
accantonare dalle disponibilità di cassa le somme necessarie per il pagamento delle relative rate di
ammortamento.
Art.8 - Esercizio aziendale
L'esercizio aziendale delle Aziende ha durata annuale, con inizio il 1° gennaio e fine il 31 dicembre
di ciascun anno.
Art. 9 - Riscossione delle entrate
Le entrate sono incassate dall’Istituto bancario in base agli ordinativi di riscossione informatici a
firma digitale, individuali o collettivi, emessi dalle Aziende, numerati progressivamente per ciascun
esercizio e per ciascuna gestione e contenenti: l'esercizio e la data; le causali dei versamenti; lo
stato ai fini dell'imposta sul bollo; il cognome e il nome o la ragione sociale, l'indirizzo o la sede dei
debitori; gli importi da introitare; ogni altra precisazione riguardante le modalità di riscossione dei
titoli.
L’Istituto bancario è tenuto ad accettare tutti i versamenti che i terzi intendono effettuare a favore
delle Aziende e a rilasciare, in loro vece, le relative quietanze, numerate progressivamente
nell'ambito di ciascuna gestione, senza oneri sul titolo di versamento a carico dei terzi versanti.
Copia delle quietanze o altro documento contenente gli stessi elementi devono essere
tempestivamente trasmessi alle Aziende che provvederanno all'emissione degli ordinativi entro il
30 del mese successivo. L’Istituto bancario è tenuto ad effettuare il servizio di riscossione dei
corrispettivi di cui al precedente art. 4, comma 5, presso tutti i propri sportelli rilasciando ricevuta in
triplice copia: una copia per la banca, una per l’utente e un’altra (da consegnare sempre all’utente)
per l’azienda. A cadenza giornaliera l’Istituto bancario provvederà ad un riepilogo di tutti gli incassi
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distinti per oggetto, provvedendo all'emissione dei documenti d'incasso che a cadenza mensile
saranno riepilogati in un prospetto contabile per la copertura con ordinativi di riscossione.
Relativamente all’incasso dei ticket e delle fatture tramite lettura del codice a barre riservato alla
banca riportato nelle prenotazioni, identificativo in modo univoco della prestazione per la quale si
incassa il corrispettivo, il riepilogo degli incassi avverrà, a cadenza giornaliera, mediante invio di un
file secondo il tracciato record che verrà fornito dall’Azienda; ciò per garantire l’integrazione con il
gestionale aziendale.
Le quietanze di cui al primo capoverso, devono riportare le generalità di chi effettua il versamento,
la causale del versamento (estremi della nota, della fattura, ecc.) e, da quando operativo l’utilizzo
del codice a barre, il numero della prestazione incassata.
Gli assegni emessi a favore delle Aziende sono presentati per l'incasso dagli operatori
successivamente comunicati all’Istituto Bancario entro 10 giorni dall’avvio del servizio. Gli ordinativi
di riscossione conseguenti sono emessi con le modalità di cui al precedente comma. Le Aziende
autorizzano, fin d'ora, l’Istituto bancario ad addebitare sul conto corrente l'importo degli assegni
che gli venissero restituiti insoluti dopo l'accreditamento. La riscossione degli assegni e l’eventuale
riaddebito non comporta oneri per le Aziende.
Tutte le operazioni di incasso devono essere contabilizzate nei conti delle Aziende accesi presso
l’Istituto bancario con valuta il giorno di effettuazione.
I conti correnti postali, aperti per l'esazione dei proventi delle attività socio-sanitarie e per la
raccolta delle donazioni, sono intestati alle Aziende e la firma di traenza sui documenti di
prelevamento è riservata all’Istituto bancario. I prelevamenti sono disposti dalle Aziende, mediante
emissione di ordinativi di riscossione intestati a Poste S.p.A.. L’Istituto bancario esegue i
prelevamenti emettendo appositi assegni postali entro tre giorni dalla data di ricevuta
dell'ordinativo e accredita gli stessi sui conti correnti delle Aziende. Anche per tali operazioni la
valuta di accreditamento nei conti delle Aziende deve essere quella di effettuazione
dell’operazione.
Art. 10- Pagamento delle spese
1. I pagamenti sono eseguiti dall’Istituto bancario in base agli ordinativi di pagamento informatici a
firma digitale, individuali o collettivi, emessi dalle Aziende, numerati progressivamente per ciascun
esercizio e contenenti: l'esercizio e la data; le causali delle spese e gli estremi dei documenti che
le giustificano; lo stato ai fini dell'imposta sul bollo; il cognome e nome o la ragione sociale;
l'indirizzo o la sede; le eventuali persone autorizzate a rilasciare quietanze; gli importi da pagare;
ogni eventuale altra precisazione riguardante le modalità di estinzione dei titoli.
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L’eventuale comunicazione ai creditori dell'emissione degli ordinativi è fatta a cura e spese delle
Aziende
2. Nell'effettuare i pagamenti l’Istituto bancario accerta l' idoneità del percipiente e acquisisce le
quietanze nelle forme previste dalla legge. Le Aziende possono disporre, con apposita
annotazione, che gli ordinativi di pagamento siano estinti con una delle seguenti modalità, senza
alcun onere a carico dell’Azienda Sanitaria:
a) accreditamento in conto corrente, bancario o postale, intestato al creditore;
b) commutazione in assegno circolare non trasferibile da spedire al creditore,
c) commutazione in vaglia postale ordinario o telegrafico o in assegno postale localizzato;
3. Eventuali commissioni a carico dei fornitori dovranno essere per un massimo di € 3,00, con
esclusione della commissione per i bonifici inferiore a € 1.000,00, i bonifici verso le farmacie
convenzionate, le forniture MEPA e CONSIP, i soggetti del terzo settore, il personale dipendente e
assimilato (MMG, PLS, SAI, borsisti, co.co.co., interinali e LSU, etc.) e i consulenti convenzionati
anche se liberi professionisti. Eventuali offerte al ribasso dell’importo delle commissioni,
determinerà l’attribuzione di un punteggio secondo quanto previsto dal paragrafo 13 del
disciplinare di gare come proposta migliorativa del servizio.
Le Aziende assicurano l’invio degli ordinativi di pagamento all’Istituto bancario periodicamente e, di
norma, non oltre il 15 dicembre, salvo i titoli relativi a coperture o a pagamenti aventi scadenza
perentoria successiva o ad altri urgenti ed inderogabili pagamenti, o altra data maggiormente
agevolativa per le aziende comunicata dall’Istituto per iscritto anche per mezzo informatico.
Gli ordinativi di pagamento digitali, accreditati o commutati ai sensi del presente articolo, si
considerano pagati a tutti gli effetti.
Le dichiarazioni di accreditamento o di commutazione sostituiscono le quietanze dei creditori,
devono essere apposte o allegate al relativo titolo, recare gli estremi dell'operazione ed essere
sottoscritte dall’Istituto bancario. Per i pagamenti effettuati tramite conto corrente o vaglia postale
vengono allegate le relative ricevute e per gli assegni circolari i talloncini "matrice".
L’ Istituto bancario dispone i pagamenti nei limiti delle disponibilità dei conti correnti e delle
anticipazioni di cassa entro il primo giorno lavorativo successivo a quello dell’invio telematico o
entro la scadenza se indicata nell’ordinativo o altrimenti nota.
I mandati di pagamento rimasti interamente o parzialmente inestinti alla data del 31/12 sono
commutati d’ufficio in assegni postali localizzati o secondo le diverse modalità che verranno fornite
dalle Aziende.
Le eventuali penalità del ritardo dei pagamenti rispetto ai termini sopra indicati sono a carico
dell’Istituto bancario
Tutte le operazioni di pagamento devono essere contabilizzate nei conti delle Aziende accesi
presso l’Istituto bancario con valuta secondo quanto stabilito dalla normativa nazionale vigente;
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Le spese obbligatorie per legge, per contratto, o convenzionalmente considerate tali, devono
essere pagate dall’Istituto bancario anche in assenza dell'ordinativo su presentazione di appositi
elenchi o comunicazioni, debitamente sottoscritte.
Questi versamenti consistono, in particolare ma non in via esclusiva, nel pagamento di:
imposte e tasse statali, regionali o locali a titolo di acconto o di imposta, dovute direttamente o
quale sostituto;
stipendi sia a favore di personale dipendente , assimilati (tra i quali borsisti, co.co.co., interinali e
LSU, ecc.), e convenzionato, ;
contributi previdenziali, assistenziali e sociali a carico delle Aziende o dei dipendenti;
diritti, canoni o contributi obbligatori, ivi compresi i canoni di concessione su beni altrui;
rate di ammortamento di mutui e di altri prestiti;
utenze fascicolate ed altro (le “domiciliazioni” potranno essere autorizzate dagli stessi soggetti che
hanno potere di firma negli ordinativi di pagamento o loro delegati)
Per ogni singolo pagamento eseguito senza ordinativo l’Istituto bancario provvederà a trasmettere
apposito documento dal quale si deve rilevare il beneficiario, la causale, l'importo del pagamento e
la dicitura "pagamento senza mandato"
Le Aziende trasmetteranno gli ordinativi di pagamento conseguenti alle operazioni di cui al
precedente comma 9 entro il giorno 30 del mese successivo a quello dell'operazione.
Art. 11-Pagamento degli emolumenti al personale dipendente, assimilato, in quiescenza,
agli amministratori e convenzionato
Gli emolumenti vengono messi in pagamento dall’Istituto bancario ai singoli beneficiari come
segue:
stipendi mensili con valuta di accredito per i beneficiari al giorno 27 di ogni mese;
stipendio di dicembre e 13.a mensilità, di regola, con valuta di accredito per i beneficiari il giorno
20 dicembre.
Se i giorni stabiliti sono festivi, i versamenti vengono effettuati il giorno lavorativo antecedente.
La trasmissione dei ruoli stipendiali (elenchi nominativi dei beneficiari riportanti le informazioni
necessarie per consentire al tesoriere di procedere con i pagamenti) dovrà essere garantita tramite
invio delle informazioni in formato elettronico (file prodotto dalla procedura di gestione del
personale dipendente e convenzionato) secondo modalità, che verranno definite prima dell’avvio
effettivo del servizio, che garantiscano l’affidabilità e la sicurezza. Per quanto riguarda la
trasmissione dei ruoli stipendiali dell’Azienda Ulss 16, quest'ultima invierà all’Istituto bancario due
distinti flussi, uno per i dipendenti e uno per i non dipendenti. La regolarizzazione dei due flussi
avverrà attraverso l'emissione di due mandati per ciascun flusso, distinti per area Sanitaria e area
Sociale del Bilancio. Tali flussi potranno essere inviati direttamente all’Istituto bancario
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aggiudicatario a cura dei servizi competenti, previa apposita comunicazione dei nominativi delle
persone incaricate a tale attività formalizzata all’Istituto bancario dai rappresentanti legali delle
Aziende.
Art.12 - Documenti contabili
1. Gli ordinativi di pagamento e quelli di riscossione devono essere firmati e trasmessi in forma
digitale dal personale autorizzato dal legale rappresentante dell’Ente, all’Istituto bancario.
2. La nomina delle persone tenute alla firma dei documenti contabili è sollecitamente trasmessa
all'Istituto bancario, unitamente alla comunicazione delle loro generalità, qualifiche e firme
autografate. Analogamente, le Aziende comunicano le eventuali variazioni che possono intervenire
per decadenza, revoca, assenza o sostituzione. Queste comunicazioni hanno effetto dalla data
della loro ricezione da parte dell’Istituto bancario.
Art.13 - Servizi di cassa interna e fondi operativi
Per la gestione dei fondi operativi, potranno essere aperti appositi conti correnti presso l’ Istituto
bancario alle medesime condizioni previste dal presente capitolato.
Art. 14 - Adempimenti e verifiche
L’Istituto bancario invia alle Aziende, quotidianamente, il giornale di cassa sul quale devono essere
riportati, dettagliatamente, le riscossioni e i pagamenti effettuati e la situazione finanziaria globale
per ogni gestione aperta. La descrizione di ciascuna operazione deve consentire l'individuazione
dell'esatta natura e dell'oggetto delle singole operazioni.
Entro il giorno 5 di ciascun mese, l’Istituto bancario trasmette alle Aziende la distinta degli
ordinativi di riscossione e di pagamento non ancora estinti, nonché la situazione di cassa alla fine
del mese precedente, distinta per gestione.
L’ Istituto bancario dovrà trasmettere ogni trimestre la situazione per ciascuna gestione delle
riscossioni e dei pagamenti suddivisi per codice meccanografico.
L’Istituto Bancario dovrà trasmettere entro il trimestre successivo l’estratto conto scalare
trimestrale di tutti i conti delle Aziende accesi presso l’Istituto Bancario al fine di consentire alle
stesse di effettuare i necessari controlli e, se del caso, procedere con le eventuali contestazioni
entro 6 mesi dal ricevimento degli estratti conto stessi.
Le Aziende hanno diritto di procedere a verifiche di cassa e dei valori dati in custodia ogni
qualvolta lo ritenga necessario ed opportuno. L’Istituto bancario deve esibire ad ogni richiesta tutta
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la documentazione relativa alla gestione della tesoreria. Dopo ogni verifica viene redatto verbale,
copia del quale viene consegnata all’ Istituto bancario.
L’istituto Bancario è tenuto a tutti gli adempimenti normativi in qualità di agente contabile, in
particolar modo alla resa del conto giudiziale entro i due mesi successivi alla chiusura
dell'esercizio cui il conto si riferisce, così come previsto dall’art. 74 del Regio Decreto n.
2440/1923.
Art. 15 - Anticipazione di cassa
Ai sensi delle vigenti leggi, in mancanza di disponibilità di cassa, l’Istituto bancario è tenuto ad
effettuare anticipazioni straordinarie di cassa nella misura massima prevista dalle vigenti leggi.
L'anticipazione viene gestita direttamente attraverso i conti correnti aperti per le varie gestioni. Per
i pagamenti ordinati dalle Aziende o relativi a spese obbligatorie, l’ Istituto bancario, in assenza di
fondi disponibili, utilizza l'anticipazione nella misura giornalmente necessaria, accertata in sede di
chiusura delle operazioni di riscossione e di pagamento, senza bisogno d'alcuna ulteriore
formalità. Alle operazioni di addebito in sede di utilizzo dell’anticipazione, e di accredito, in sede di
rientro, viene attribuita la valuta corrispondente alla giornata in cui viene effettuata l’operazione.
L’Istituto bancario è obbligato a procedere di propria iniziativa per l’immediato rientro totale o
parziale delle anticipazioni non appena si verifichino entrate libere da vincoli.
Nessuna commissione deve essere applicata per l’utilizzo e/o la disponibilità dell’anticipazione di
cassa oggetto del presente articolo.
Gli interessi passivi applicati in caso di attivazione dell'anticipazione saranno calcolati mediante la
seguente formula:
tasso interesse passivo = EURIBOR, tre mesi lettera (365 ), rilevato nel mese precedente al
trimestre di applicazione ( 1/1–1/3 – 1/6 – 1/9 ) diminuito o aumentato dello spread offerto in sede
di gara.
Art. 16 – Smobilizzo crediti
Le Aziende, qualora lo ritenessero necessario, possono aderire, con proprio formale
provvedimento, al Protocollo d’Intesa di cui alla Deliberazione della Giunta Regionale del Veneto n.
205 del 26/02/2013, applicando i criteri e le regole previste nel protocollo vigente o negli eventuali
aggiornamenti che allo stesso dovessero essere apportati nel futuro.
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Art. 17 - Rapporti di conto corrente
Il servizio di tesoreria e cassa è svolto a titolo gratuito, in conformità a quanto stabilito con il
presente capitolato e nell’osservanza delle norme vigenti, in particolare della disciplina relativa al
servizio di cassa delle Aziende del SSN.
Le disponibilità delle Aziende Sanitarie, in relazione alla natura delle entrate, confluiscono sia sulla
contabilità speciale infruttifera accesa a nome dell’Azienda medesima presso la competente
sezione di tesoreria provinciale dello Stato sia sul conto corrente bancario fruttifero. Sulla
contabilità speciale confluiscono le entrate provenienti, direttamente o indirettamente, dal bilancio
dello Stato nonché le somme rivenienti da operazioni di indebitamento assistite, in tutto o in parte,
da interventi finanziari dello Stato. Sul conto corrente di tesoreria confluiscono le entrate proprie
delle Aziende.
Sulle giacenze di cassa è applicato il tasso offerto in sede di gara da parte dell’Istituto bancario
aggiudicatario.
La liquidazione degli interessi, sia a credito che a debito, avverrà trimestralmente.
Gli accrediti e gli addebiti nei conti correnti aperti per le varie gestioni dovranno essere effettuati
con valuta stesso giorno. Nel caso di operazioni che non danno luogo a movimento di denaro la
valuta è compensata.
Art. 18 - Gestione Servizi Sociali
Ai sensi dell'art. 10, comma 4, della Legge regionale 14.9.1994, n.55 il presente servizio, per
quanto riguarda l’Azienda Ulss n. 16, si ritiene esteso anche alla gestione dei Servizi Sociali.
Art. 19 - Gestione Liquidatoria
Per quanto riguarda l’Azienda Ulss n. 16, il presente servizio si ritiene esteso anche alla gestione
liquidatoria dell’ex Ulss 21, (art. 6 comma 1, Legge 724/94)
Art. 20 – Acquisizione di servizi aggiuntivi
Nell’ambito dello sviluppo della collaborazione tra l’Istituto bancario e le Aziende, potrà vedere
l’erogazione di un eventuale contributo da parte dell’Istituto bancario da utilizzarsi per i seguenti
servizi aggiuntivi:
Borse di studio;
14
Contributi per studi e ricerche di interesse aziendale;
Sponsorizzazioni per convegni, attività formativa, iniziative di promozione e comunicazione di
servizi delle Aziende;
Acquisizione di tecnologia clinica e ICT;
Acquisizione dispositivi digitali e servizi digitali nella erogazione delle attività delle Aziende (smart
card individuale, telemedicina, etc.)
L’eventuale contributo, per ogni anno di durata del contratto di cui trattasi, sarà determinato, per
ciascuna Azienda, in funzione dell’offerta economica avanzata dall’Istituto bancario aggiudicatario
per abitante residente nel territorio dell’Azienda Ulss n. 16 alla data del 31/12/2013
I residenti al 31/12/2013 risultano essere n. 494.338
L’offerta economica moltiplicata per il numero di residenti è da considerarsi tre volte: per l’Azienda
Ulss n.16 e per l’Azienda Ospedaliera per intero, mentre per lo IOV per un quinto.
Qualora le Aziende non dovessero dar seguito entro il singolo esercizio all’acquisizione dei servizi
aggiuntivi come sopra richiamati per un controvalore economico pari a quello annualmente offerto
dall’Istituto bancario aggiudicatario del servizio, la parte residua di tale cifra può essere utilizzata,
in aggiunta a quella annualmente garantita, per l’acquisizione di tali servizi entro la data di
scadenza del contratto di tesoreria.
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ALLEGATO N. 1 DEL CAPITOLATO TECNICO
(Rif. Art.1 – Modalità del servizio – punto 5):
Riscuotitrici collocate presso le sedi come di seguito riportato:
Elenco delle riscuotitrici di proprietà del Tesoriere, già presenti e funzionanti al momento
dell’aggiudicazione della gara:
UBICAZIONE
PRESSO
Azienda
4° piano pediatria
Centro
Ospedaliera
Clinico
Ambulatoriale
Via
Modena
Clinica Ostetrica
Dermatologia
Divisione Ostetrica
Giustinianeo
Malattie Infettive
Odontoiatria
Monoblocco
Neuroscienze
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
MODELLO
TIPOLOGIA
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos / Cash
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
16
Pronto
Soccorso Azienda
Centrale
Ospedaliera
Poliambulatorio
Azienda
Pediatria
Ospedaliera
Poliambulatorio
Azienda
Pediatria
Ospedaliera
Policlinico
Piano Azienda
Terra
Pronto
Ospedaliera
Soccorso Azienda
Pediatrico
Laboratorio
S. Massimo
Laboratorio
S. Massimo
Laboratorio
S. Massimo
Giustinianeo
Ortopedia
Ospedaliera
Analisi Azienda
Ospedaliera
Analisi Azienda
Ospedaliera
Analisi Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Azienda
Ospedaliera
Bassilichi
Pos / Cash
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos / Cash
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos / Cash
Bassilichi
Pos
Bassilichi
Pos / Cash
Bassilichi
Pos / Cash
Busonera
IOV
Bassilichi
Pos
Radioterapia
IOV
Bassilichi
Pos
Busonera
IOV
Bassilichi
Cash
Busonera
IOV
Bassilichi
Cash
C.s.s. Colli
ULSS 16
Bassilichi
Pos
C.s.s. Colli
ULSS 16
Bassilichi
Pos / Cash
C.s.s. Colli
ULSS 16
Bassilichi
Pos
Abano ULSS 16
Bassilichi
Pos
Distretto
17
Terme
Distretto
ULSS 16
Bassilichi
Pos
Distretto Cadoneghe ULSS 16
Bassilichi
Pos
Distretto Limena
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos
Distretto Selvazzano ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos / Cash
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos / Cash
ULSS 16
Bassilichi
Pos
ULSS 16
Bassilichi
Pos
Ospedale Piove di ULSS 16
Bassilichi
Pos / Cash
Albignasego
Distretto
Piazza
Mazzini
Distretto Rubano
Distretto
Via
D’Avanzo
Distretto
Via
Piovese
Distretto
Via
Scrovegni
Distretto
Via
Scrovegni
Distretto
Via
Scrovegni
Ambulatori
Igiene
Pubblica
Ambulatori
Igiene
Pubblica
Ambulatori
Igiene
Pubblica
Ospedale Piove di
Sacco
18
Sacco
Ospedale Piove di
ULSS 16
Bassilichi
Pos
Ospedale S.Antonio
ULSS 16
Bassilichi
Pos
Ospedale S.Antonio
ULSS 16
Bassilichi
Pos / Cash
Ospedale S.Antonio
ULSS 16
Bassilichi
Pos
Sacco
Riscuotitrici inserite all’interno del sistema”web2park” della ditta Cityware collocate presso
l’autopark di Via Gattamelata n.60 per le quali è richiesto solo il servizio di raccolta denaro e
interventi di manutenzione ordinaria (cambio carta, ecc) :
MATRIC.
Q2060511
Q2060512
Q2060513
UBICAZIONE
AutoPark
PROPRIETA'
Via
Gattamelata, 60
AutoPark
Via
Gattamelata, 60
AutoPark
Via
Gattamelata, 60
Azienda Ospedaliera
Azienda Ospedaliera
Azienda Ospedaliera
Parcometro modello STELIO presso il parcheggio di Via Orus angolo con via San Massimo per la
quale è richiesto solo il servizio di raccolta denaro.
Elenco delle riscuotitrici presenti e funzionanti al momento dell’aggiudicazione della gara di
proprietà delle Aziende e che dovranno essere sostituite o in alternativa, acquistate, dall’Istituto
Bancario /RTI o dalla società di Service:
MATRIC.
10518
N°
INVENTARIO
877450
TIPOLOGIA
SEDE
BLU SAFE
Ospedale
NEW POS EMV BI3000
S.Antonio
PROPRIETA'
Azienda Ospedaliera
19
28090161 894667
BLU LIGHT DESK
GDS ADM EKS 500-L
Distretto
Padovana
BLU LIGHT DESK
C.S.M.
GDS ADM EKS 500-L
Buzzacarini
645614
BLU SAFE DESK
C.S.S. Colli
10958
BLU SAFE DESK
CI080
641583
10548
10577
Azienda Ospedaliera
Noventa
Distretto
Torreglia
Via
Azienda Ulss 16
Azienda Ulss 16
Istituto Oncologico Veneto
Eventuali attivazioni di nuove riscuotitrici successive all’avvio della seguente convenzione,
verranno tempestivamente comunicate all’Istituto bancario al quale verrà chiesta autorizzazione
affinché le modalità del servizio ed i relativi oneri (esclusi quelli per l’acquisizione delle nuove
riscuotitrici che saranno a carico delle Aziende, salvo accordi diversi presi tra le parti), anche per
queste eventuali nuove riscuotitrici, siano quelli disciplinati dagli artt. 1 punto 5, 2 e 3 del presente
capitolato, restando inteso che detta autorizzazione non potrà essere irragionevolmente negata.
Il prelievo presso le riscuotitrici dovrà essere effettuato con cadenza bisettimanale, non a giorni
fissi, per tutte le riscuotitrici collocate nelle varie sedi delle Aziende.
Il prelievo presso le riscuotitrici dell’Autopark dovrà avvenire giornalmente mentre quello presso la
riscuotitrice del parcheggio di Via Orus sarà settimanale.
Dovrà in ogni caso essere garantito il reintegro del fondo per la gestione dei resti in modo da
garantire il funzionamento della riscuotitrice.
Casse interne: sono collocate presso le seguenti sedi:
Monoblocco cassa istituzionale e libera professione (Azienda Ospedaliera)
Monoblocco cassa istituzionale (Azienda Ulss 16)
Monoblocco cassa libera professione (Azienda Ulss 16)
Area Est presso Clinica Ginecologica (Azienda Ospedaliera)
Via Modena (Azienda Ospedaliera)
Via Modena (Azienda Ulss 16)
Ospedale S. Antonio (Azienda Ulss 16)
Ospedale Ai Colli (Azienda Ulss 16)
Cassa Odontoiatria (Azienda Ospedaliera)
Cassa Serv. Veterinario Via Sarpi (Azienda Ulss 16)
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Cassa Serv. Veterinario di Selvazzano (Azienda Ulss 16)
Cassa Ospedale di Piove di Sacco (Azienda Ulss 16)
Eventuali nuove sedi che verranno attivate successivamente all’avvio della seguente convenzione,
verranno tempestivamente comunicate all’Istituto bancario al quale verrà chiesta autorizzazione
affinché le modalità del servizio ed i relativi oneri, anche per queste eventuali nuove sedi, siano
quelli disciplinati dagli artt. 1 punto 5, 2 e 3, restando inteso che detta autorizzazione non potrà
essere irragionevolmente negata.
Il prelievo presso le casse deve essere garantito dall’Istituto bancario secondo quanto disciplinato
all’art. 1 comma 5 con le seguenti cadenze:
casse c/o Monoblocco, cassa di Via Modena, cassa Area Est presso Clinica Ginecologica, casse
Ospedale S. Antonio, casse Ospedale di Piove di Sacco: quotidianamente;
cassa Ospedale ai Colli, cassa Odontoiatria, tre volte alla settimana;
Cassa Servizio Veterinario di Via Sarpi, Cassa Veterinario di Selvazzano, una volta alla settimana.
Presso le casse Monoblocco e Odontoiatria (Azienda Ospedaliera) l’Istituto bancario, su richiesta
dell’Ente, garantirà un servizio di fornitura monete (per erogazione resti) di € 5.000,00 con cadenza
mensile per cassa Monoblocco e € 2.000,00 bimensile per cassa Odontoiatria..
l’ Istituto bancario dovrà inoltre provvedere a garantire i dispositivi POS che accettino carte di
pagamento abilitate almeno ai circuiti Bancomat/VISA/MASTERCARD/MAESTRO/BANCOPOSTA
presso tutte le postazioni operative degli sportelli di cassa interna aziendale sopra richiamati.
21
ALLEGATO N. 2 DEL CAPITOLATO TECNICO - Protocollo Monitoraggio Funzionamento
macchine riscuotitrici
Gli uffici delle Aziende appositamente individuati quali responsabili per il monitoraggio del
funzionamento delle riscuotitrici, a fronte di mal funzionamenti delle macchine, mandano una
segnalazione via mail all'indirizzo dell’Istituto bancario, che verrà comunicato all’avvio del servizio,
facente capo al Servizio della banca appositamente individuato per la gestione di tali
problematiche; l'indirizzo mail dell’Istituto bancario invia una mail automatica alla ditta che gestisce
la manutenzione.
le riscuotitrici trasmettono automaticamente via web una segnalazione di anomalia alla ditta che
gestisce la manutenzione delle stesse ed ai servizi aziendali appositamente individuati (le due
segnalazioni 1) e 2) quindi, sono indipendenti l'una dall'altra al fine di garantire l’avvenuta
segnalazione).
il Servizio della banca di cui al precedente punto 1 monitora l'intervento e predispone una statistica
sulle segnalazioni e sui relativi interventi che mensilmente renderà disponibile alle Aziende;
qualora dalle statiche risulti un frequenza anomala di inceppamenti in un riscuotitore, l’Azienda si
riserva la facoltà di chiedere una verifica strutturale della macchina.
la ditta che gestisce la manutenzione provvede a sistemare la problematica se di tipo "ordinario"
entro 6 ore lavorative (con giornata lavorativa convenzionalmente considerata dalle h. 8,00 alle h.
18,00) dalla comunicazione dell’avvenuto guasto/malfunzionamento; ai fini di eventuali
contestazioni sul rispetto della tempistica per la manutenzione, fa fede l’ora della mail automatica
inviata ai servizi aziendali di cui al punto 2) e, in mancanza per cause tecniche, della mail inviata
dagli uffici di cui al punto 1).
la ditta che gestisce la manutenzione provvede ad inviare una mail al Servizio della banca di cui al
precedente punto 1 e agli uffici di competenza delle Aziende qualora la problematica sia di tipo
straordinario intendendo con questo "non sistemabile nelle 6 ore lavorative". Questo al fine di
consentire agli uffici di competenza la pianificazione delle attività "d'emergenza" conseguenti (es.
allungamento apertura casse aziendali, comunicazione agli utenti di dove poter pagare in
alternativa, etc.). Anche la filiale di riferimento della banca dovrà essere portata a conoscenza
della problematica al fine di garantire il servizio di incasso anche a fronte della situazione di
emergenza (es. aumento numero cassieri)
se gli uffici di competenza delle Aziende, scadute le 6 ore lavorative, riscontrano ancora il
malfunzionamento della macchina senza aver ricevuto la mail che segnala la necessità di
intervento straordinario, provvedono ad inviare una mail di sollecito sempre all'indirizzo dell’Istituto
bancario che verrà comunicato all’avvio del servizio. Quindi si riparte dal punto 4). Se entro le
successive 6 ore lavorative non si dovessero risolvere le problematiche di natura ordinaria, si
22
richiama integralmente quanto riportato all’art. 13 del capitolato d’oneri per la determinazione delle
penalità conseguenti alle inadempienze contrattuali nella gestione delle riscuotitrici.
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