Comunicazioni Fax per l`azienda

Comunicazioni via Fax per l’ambiente aziendale
Nell’ambiente aziendale odierno, l’ Email e il Fax sono i due principali metodi di comunicazione e di scambio
delle informazioni. Spesso il business richiede l’utilizzo di una o di entrambe queste soluzioni per mantenere i
contatti con i venditori, i clienti, gli utenti esterni e con unità remote.
In ognuno dei casi indicati, una trasmissione rapida, efficace e a basso costo diventa un fattore determinante.
Tuttavia, in molte circostanze, non è facile garantire il raggiungimento di tutti questi aspetti se l’azienda usa
sia Fax che Email. Entrambi sono metodi insicuri e con poche garanzie per il trasferimento delle
informazioni. I seguenti sono problemi che possono insorgere:
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Il destinatario avrà ricevuto il Fax o l’Email?
Il Fax sarà arrivato completo e leggibile?
Il destinatario avrà gli strumenti necessari per leggere il messaggio?
Come posso provare che il messaggio è stato inviato?
Qualcuno non autorizzato avrà visto il messaggio dato che il Fax è stato recapitato da terza
persona?
Queste sono solo alcune delle domande che inquietano gli utilizzatori del Fax per il loro business.
Assicurarsi che il messaggio sia stato inviato correttamente attraverso altri sistemi (ad esempio telefonate
intercontinentali) può far lievitare parecchio il costo finale del Fax o dell’ Email. Il rapporto costo/efficacia
dell’utilizzo del Fax o Email potrebbe divenire conseguentemente molto sfavorevole.
ExtraFax è un servizio Fax/Email che è stato ideato per risolvere queste problematiche. E’ stato progettato
con lo scopo di fornire un accurato ed efficace servizio di Fax e Email, con una particolare attenzione ai costi,
sia per un ambiente multi utente con utenti anche aldilà dei confini nazionali sia per piccole realtà con pochi
utenti. ExtraFax si fa carico delle seguenti problematiche che vengono affrontate nella gestione quotidiana:
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Accurata ed efficiente spedizione delle informazioni sulla rete Fax/Email
Sistemi garantiti di trasmissione e ricezione di messaggi Fax/Email sia all’interno che all’esterno
della rete aziendale
Sistema conveniente e unificato di messaggistica aziendale
Servizio “cost-effective” per un uso frequente
I benefici offerti da ExtraFax
Ci sono una moltitudine di benefici derivanti dall’utilizzo di ExtraFax come sistema di integrazione per le
comunicazioni in un ambiente aziendale.
ExtraFax può incrementare il livello di intercomunicazione, ottenere una coordinazione efficiente sia del
front-end che del back-end e altri aspetti dello scambio quotidiano di messaggi relativi al business:
1. Integrazione del sistema di invio Fax/Email
2. Gestione delle comunicazioni Fax/Email e del flusso del traffico
3. Implementazione di una struttura di account e una gestione “cost saving”
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4. Fornitura di un’interfaccia per l’accesso sia mobile che esterno per l’utilizzo aziendale da parte di
utenti che non si trovano in ufficio.
Installando un Server e client ExtraFax su Lotus Notes o Domino potrete inviare Fax semplicemente
inserendo il numero di Fax del destinatario ed esso verrà trasmesso con la stessa facilità di una normale
Email. In aggiunta, ExtraFax permette agli utenti di inviare schermate video di documenti aperti o di pagine
web in modo semplicissimo, come se desideraste inviarle alla vostra stampante.
Invio integrato di Fax/Email
Attraverso l’uso di Server Lotus Notes o Domino, ExtraFax migliora le performance dell’ambiente aziendale
permettendo di realizzare uno scambio di documenti e di informazioni senza nessun inconveniente. Usando
l’interfaccia Email e le routine di Lotus Notes, ExtraFax aggiunge un livello di integrazione offrendo la
possibilità di inviare anche fax . Questo è realizzato mediante l’uso di un ExtraFax Server che si appoggia a
Lotus Notes o Domino. Il compito di gestire il servizio Email e Fax è la funzione principale di ExtraFax.
Amministrazione del servizio Email/Fax
Il servizio “Amministrazione Email/Fax” è l’interfaccia utente di amministrazione di ExtraFax. Potete vedere
le impostazioni della configurazione e cambiarle tenendo traccia delle variazioni nel data base dell’ “Ufficio
Postale ExtraFax”(ExtraFax Post Office data base). Il data base dell’ufficio postale mantiene memorizzate le
liste delle configurazioni e le registrazioni di tutti i rapporti relativi alle Email o Fax. Qui è dove potete
monitorare il Server ExtraFax ed eventualmente configurarlo per particolari necessità.
Amministrazione utenze e sicurezza
In aggiunta alla precedente funzione di base, il data base Ufficio Postale governa anche la sicurezza e
l’amministrazione degli utenti del Server ExtraFax. La sicurezza in ExtraFax è definita congiuntamente dai
settaggi della sicurezza a livello Lotus Notes&Domino e dai settaggi propri di ExtraFax. Gli elementi che
possono essere configurati includono la preclusione all’accesso di utenti o gruppi, accessi a numeri extra
urbani o internazionali, oppure persino livelli di filtro che arrivano a singoli numeri di fax che volete bloccare.
Questo permette di mantenere il controllo sul livello di accesso degli utenti ExtraFax che vi protegge da abusi
e usi impropri.
Amministrazione delle porte e dei Devices
In molte situazioni, ExtraFax è in grado di rilevare e configurare automaticamente le porte presenti sul vostro
Server. ExtraFax può supportare un vasto spettro di Fax devices, da sistemi fax evoluti come fax boards
Brooktrout e Gammalink o specifici come Dialogic Board con possibilità di Fax-on-demand fino a semplici
fax modem. Potete usare un range molto ampio di tali devices o configurare il vostro ExtraFax per usarli tutti,
a secondo delle vostre disponibilità hardware e necessità di comunicazione.
Questi settaggi sono stati disegnati per aiutarvi a fornire all’ambiente aziendale un network sicuro di messaggi
fax/email, migliorando le funzioni di Lotus Notes e Domino. Questo permette agli utenti di personalizzare il
proprio ambiente di messaging a secondo dei requisiti aziendali.
Gestione del traffico di Fax/Email
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ExtraFax aggiunge al sistema di routing di Lotus Notes e Domino un migliore sistema di bilanciamento del
carico e del controllo del flusso delle attività mediante un Server ExtraFax. ExtraFax può gestire priorità al
carico di Email e Fax per dimensione e destinatario e può bloccare o rifiutare quelle che eccedono tali criteri.
Se un’installazione aziendale ha più di un Server ExtraFax o sistemi multipli di fax ad alte prestazioni (come
solitamente hanno medie o grosse aziende) allora ExtraFax può sfruttare al meglio le sue capacità di gestione
del traffico distribuendo fax in arrivo o in partenza sui diversi Server o sistemi.
Amministrazione e Integrazione di Server Multipli
Un fattore chiave della gestione del traffico fax/email è la capacità di amministrare configurazione e attività
tra diversi Server in una sola console. Il database dell’ufficio postale ExtraFax (ExtraFax Post Office) effettua
un controllo centralizzato del setup e delle operazioni tra Server multipli. Attività come il bilancio del carico
(distribuzione e regole di bilanciamento tra i Server) e la collaborazione di Server multipli può essere
configurata e controllata da un unico Post Office centrale. Attraverso questo singolo ufficio postale, potete far
lavorare contemporaneamente diversi Server ExtraFax. Questo vi aiuta a incrementare il carico e minimizzare
la congestione del traffico, e vi permette di far funzionare un sistema di network messaging in tutta
tranquillità.
Schedulazione dei fax e controllo del carico
Le funzioni di schedulazione si interconnettono con le attività di least-cost-routing e di bilanciamento delle
attività. ExtraFax fornisce un set di regole per il sistema di bilanciamento del carico per effettuare decisioni
sulla priorità. La decisione sul bilanciamento del carico viene effettuata da un apposito algoritmo residente nel
Server ExtraFax.
Le attività di schedulazione dei fax assistono il sistema di bilanciamento in particolari task tra i quali la
suddivisione di grosse quantità o di fax particolarmente voluminosi determinando l’urgenza dei task. Potete
definire il livello di performance del Server desiderato semplicemente cambiando questi parametri. Questi
settaggi permetteranno inoltre di cambiare altri fattori come la ripetizione automatica, la frequenza, durata e
periodo dei tentativi e il rapporto sui tentativi falliti.
Il controllo del carico è implementato attraverso l’uso di varie misure di pre/post processo. Il Server ExtraFax
vi permette inoltre di selezionare una lista di routine e di tabelle che dettagliano chi e quale gruppo è
autorizzato ad usare i servizi forniti dal Server ExtraFax. Tutti gli altri aspetti, come ad esempio il formato di
uscita, la notifica e il logging a un processo fax (sia in caso di successo che fallimento), e il rendering può
essere gestito con facilità attraverso l’uso di ExtraFax.
Gestione dei costi e Accounting
Una delle funzioni più utili del Server ExtraFax è l’abilità di effettuare funzioni di calcolo dei costi. Tale
funzione, in ExtraFax, non si limita a semplici aspetti quali il calcolo dell’utilizzo e del tempo totale, ma
include altre funzioni avanzate come il risparmio sui costi.
Spedizione al minor costo
La spedizione al minor costo è un aspetto essenziale di ExtraFax. Questa funzione permette di utilizzare
Server ExtraFax multipli distribuiti in regioni o nazioni diverse per risparmiare sui costi delle spedizioni di
fax. Questo risparmio è effettuato mediante il link esistente tra questi Server e inviando a loro il messaggio.
ExtraFax analizzerà la destinazione del fax e lo invierà al Server dal quale è possibile ottenere il minor costo
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di spedizione. Con questa funzionalità, per molte aziende inviare fax all’estero costerà quanto una normale
chiamata urbana.
La spedizione al minor costo (Least-cost Routing) è una funzione di gestione dei costi che utilizza un network
di Server ExtraFax in domini diversi e vi assiste per la riduzione dei costi di invio. Tutti i Server ExtraFax
appartengono e sono definiti da domini fax. Mediante l’uso di questa caratteristica del dominio, least-cost
routing esegue funzioni di routing tra domini fax remoti. L’invio dei fax a questi domini remoti è gestito da
informazioni definite nella tabella di routing.
Fig. 1 A – Diagramma concettuale di come ExtraFax effettua il routing di un fax interno con l’ausilio del Least-Cost Routing.
Il Least-Cost routing prende le decisioni di routing basandosi sulle istruzioni definite nella tabella di routing.
Tale tabella produce informazioni necessarie alla decisione quali l’analisi del prefisso internazionale e/o
locale contenuti nel messaggio da inviare. ExtraFax confronta i prefissi contenuti nel messaggio con quelli
presenti nella tabella di routing e determina se è possibile instradare il messaggio verso un Server in un
dominio fax che è prossimo alla destinazione finale. Non appena il messaggio verrà ricevuto sul Server, esso
provvederà ad inoltrarlo effettuando una semplice telefonata urbana.
L’effettuazione di questo processo di routing permette ad ExtraFax di instradare un Fax al Server più vicino
alla destinazione finale prima che la telefonata venga effettuata. Questo aiuta certamente a risparmiare sui
costi di trasmissione.
Call Accounting e Statistiche
Il Call Accounting e le funzioni di statistica sono un set di funzioni a valore aggiunto fornite da ExtraFax.
ExtraFax fornisce agli utenti la possibilità di centralizzare il monitoraggio, calcolare e valutare la totalità del
traffico fax che attraversa il sistema. Con ogni Fax Console ci sono delle funzioni di Cost Accounting. Queste
funzioni possono fornire “billing information” (informazioni di fatturazione) per ogni singolo utente finale.
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Potete preparare tabelle di costo per determinare quanto costa l’invio di fax ad orari diversi per località
diverse persino usando diversi gestori telefonici. Una volta configurato, ExtraFax sarà in grado di valutare
rapidamente ed efficacemente i costi.Tali funzioni sono specialmente utili in aziende che necessitano un
addebito agli utenti o per aziende di servizi che forniscono servizi fax e che in questo modo potranno fatturare
il servizio ai propri clienti senza il costo addizionale e l’inconveniente di usare un altro software.
Per calcolare il costo di utilizzo si devono inserire le informazioni relativa ad ogni singolo gestore (carrier) nel
database dell’ufficio postale attraverso le tariffe di accesso e le fasce orarie. Definirete il prezzo della
chiamata di ogni singolo operatore (per unità di tempo) per la distanza della chiamata e per fasce orarie nella
tabella di calcolo.
Combinando i dati delle attività di messaging e routing e la lista dei costi, il data base Post Office può
trasmettervi un ampio range di informazioni utili, fra le quali il gestore utilizzato, la frequenza e la durata del
gestore e i costi dei fax.
Accesso a Fax Anywhere
Al giorno d’oggi, la possibilità di accedere alla propria mail e ai propri fax da qualsiasi parte del mondo è
molto importante. Ovviamente può essere fatta facilmente con l’ausilio di Laptop e Notebook spesso forniti
dalle aziende, tuttavia questa soluzione diventa talvolta troppo onerosa per molte aziende specialmente se di
modeste dimensioni.
Le comunicazioni email e fax con il vostro ufficio possono essere mantenute utilizzando ExtraFax. ExtraFax
vi fornisce un interfaccia per l’accesso via web da tutto il mondo. Basta che voi e la vostra azienda abbiate un
accesso internet e potrete collegarvi in remoto al vostro account persino da un Internet Café e inviare o
ricevere fax come fareste normalmente in ufficio. Per le “businesspersons” non sarà quindi più necessario
inviare fax da posti insicuri. Attraverso l’uso di questa interfaccia i fax potranno essere inviati e i documenti
ricevuti, e lo stato dei fax verrà riportato ad ogni step del processo per garantire che la spedizione sia il più
accurata possibile.
Amministrazione di sistema remota di ExtraFax
Mediante l’uso dell’interfaccia web del Post Office data base, l’amministratore ExtraFax può configurare
ExtraFax in remoto. Il Server, le porte, i settaggi, ecc. possono essere configurati dal client web ,compresa la
visualizzazione e la modifica di tutti gli stati e le priorità dei fax in arrivo e in partenza.
Accesso Remoto alle funzioni di utilità dei fax
Ci sono diverso modi con i quali potete accedere in remoto ai servizi fax/mail del vostro Server ExtraFax:
Attraverso un account privato.
Per fare questo potete mandare un messaggio fax come una comune email al Domino Mail Server
usando una conversione email che è simile all’invio di un fax da un Client Notes.
Mediante il web client di Lotus Domino.
Accedendo al vostro file di posta NSF del Mail Server di Domino attraverso un browser web,
potete inviare e ricevere posta e fax come se siate normalmente in internet, basta che abbiate
installato un Server ExtraFax.
Attraverso l’interfaccia web del data base Post Office.
Se avete accesso al data base del Post Office, potete controllare i fax ricevuto o lo stato dei vostri
messaggi inviati mediante un browser web. Anche Lotus Domino fornisce questa funzione..
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Attraverso la funzione di stampa di applicazioni esterne.
Da alcune applicazioni è possibile stampare un documento o un file come fax usando le funzioni
di stampa del programma stesso. Il dialog box “Print To Fax” di ExtraFax apparirà
nell’applicazione e vi permetterà di scegliere gli indirizzi, i numeri fax, le copertine e altri dettagli
che saranno spediti come parte del fax.
Servizio Fax-on-Demand
Il Server ExtraFax fornisce il servizio di Fax-on-Demand, che può essere integrato con un sistema IVR
(Interactive Voice Response). Questa integrazione è disegnata per fornire al Server ExtraFax la capacità di
rispondere alle richieste IVR, fornendo i form/documenti appropriati al chiamante su sua richiesta. Per poter
usare questo servizio dovete avere una scheda fax Dialogic e una scheda Fax-on-Demand sul Server.
Qualche volta potreste essere lontani dal vostro ufficio e avere la necessità di accedere al sistema fax
aziendale per avere la certezza della privacy del materiale che state inviando o ricevendo.
Altre volte potreste voler controllare fax, cambiarne le priorità o eseguire task di manutenzione
mentre siete fuori ufficio.
In queste situazioni ExtraFax è la vostra soluzione.
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