Interventi per migliorare l`accessibilità dei documenti in formato PDF

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Interventi per migliorare l’accessibilità dei documenti in formato PDF
(Portable Document Format)
Il Sito Istituzionale del Comune, rende disponibili quotidianamente, per i suoi utenti, numerosi materiali,
all’interno delle varie Sezioni del sito stesso. Tali documenti sono presenti come allegati, che l’utente può
visualizzare o scaricare dal sito.
La predisposizione dei documenti da inserire nel sito, da parte degli incaricati della gestione del sito
stesso, comporta un lavoro di continua creazione dei file nei vari formati Ms Word, Ms Excel, Ms
PowerPoint, ecc., che spesso vengono convertiti e pubblicati in formato PDF, per proporre file più
“leggeri” (e quindi velocizzare il download) e non modificabili.
La normativa italiana e quella internazionale relative all’accessibilità dei siti web, richiedono che tutte le
informazioni e le funzionalità presenti sui siti web, siano accessibili ai soggetti con diverse abilità. Tale
esigenza si estende anche ai contenuti del sito resi disponibili, ad esempio, mediante i file/documenti
allegati e, soprattutto, quando ci si riferisce a formati proprietari, come PDF, DOC, XLS, PPT, ecc., che
non vengono visualizzati direttamente dal browser, ma richiedono di essere visti mediante altre
applicazioni (Plug in).
È pertanto necessario intervenire adeguatamente, al fine di favorire tale accessibilità, prendendo
adeguati provvedimenti sia nel caso si voglia semplicemente convertire un file PDF già esistente, sia in
caso di creazione di un documento PDF con uno dei programmi del pacchetto Office (Ms Word, Ms
Excel, ecc.).
Convertire un file PDF esistente, in formato accessibile con il programma Adobe Acrobat
I file in formato PDF già esistenti possono essere resi accessibili, in maniera molto semplice, grazie
all’utilizzo del software Adobe Acrobat; per ottenere un documento accessibile è sufficiente seguire le
seguenti istruzioni:
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aprire il software Adobe Acrobat;
aprire il file PDF da rendere accessibile;
cliccare sul menu Avanzate > Accessibilità > Rendi accessibile
salvare il documento.
Creare un file in formato PDF accessibile da Ms Word, Ms Excel, Ms PowerPoint, ecc.
Attualmente è possibile convertire i documenti PDF esistenti, in formato accessibile, ma non sempre
questo passaggio consente il raggiungimento di un’accessibilità piena. Se, invece, dobbiamo creare ex
novo un file con un programma appartenente al pacchetto Office ed intendiamo, in seguito salvarlo in
formato PDF, per renderlo disponibile sul sito web, è bene osservare alcuni accorgimenti, per renderlo
fruibile ai soggetti con diverse abilità:
le informazioni contenute nel documento devono essere in formato testo e non inserite come
immagine;
se si crea un documento con Ms Word:
è importante dare una struttura logica al documento, per renderlo accessibile e
maggiormente navigabile; ciò è possibile utilizzando gli stili come, ad esempio, i titoli per le
pagine o organizzando il contenuto del documento in livelli di struttura o creando capitoli,
sezioni e sottosezioni.
Utilizzare gli appositi comandi di Ms Word per:
•
creare spazi tra i paragrafi (menu Formato > Paragrafo ed impostare la distanza nel
box Spaziatura); non utilizzare il tasto INVIO per ottenere lo stesso risultato;
•
disporre il testo in due o più colonne (menu Formato > Colonne); non utilizzare il
tasto TAB per ottenere lo stesso risultato;
•
disporre un testo in formato tabellare (comando Inserisci tabella o Disegna tabella);
non utilizzare tabelle esistenti in altri documenti.
Associare un testo alternativo ad ogni immagine (posizionarsi sull’oggetto, cliccare con il
tasto destro del mouse e selezionare Formato immagine > web).
Non salvare il documento in forma protetta dalla copia, in quanto ciò non consente la lettura
da parte del software vocale Jaws.
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