Job description Ervet – 31/03/2014

Transcript

Organigramma della Società
Job description delle
posizioni organizzative aziendali
BOLOGNA, Marzo 2014
Job description delle posizioni organizzative aziendali
INDICE
PRESENTAZIONE ...................................................................................................5
MODELLO ORGANIZZATIVO .................................................................................7
JOB DESCRIPTION ............................................................................................... 10
PRESIDENTE ......................................................................................................... 11
DIRETTORE OPERATIVO ..................................................................................... 13
Infrastrutture e Sistemi Informativi .......................................................................................... 17
Comunicazione ....................................................................................................................... 20
Sicurezza ................................................................................................................................ 22
Procedure, atti e controllo progetti ......................................................................................... 24
Pool di segreteria e Servizi generali ....................................................................................... 26
Analisi economica e statistica ................................................................................................ 33
AREA OPERATIVA ................................................................................................ 36
Responsabili di Unità .............................................................................................................. 37
Coordinatori di progetto con ruolo organizzativo .................................................................... 40
Coordinatori di progetto .......................................................................................................... 43
Esperti .................................................................................................................................... 46
AREA AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO ........................................ 48
Controllo di Gestione e Rendicontazione ............................................................................... 52
Amministrazione, Finanza, Personale .................................................................................... 55
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Presentazione
Il presente documento riporta il modello organizzativo e di funzionamento,
l’organigramma e le job description delle posizioni organizzative della Società
approvato dal Consiglio di Amministrazione del 31 marzo 2014.
Il documento contiene
a) Il modello organizzativo
b) Le job description
c) La matrice ruoli e responsabilità per il 2014
d) L’assegnazione dei progetti a seguito dell’adozione del nuovo modello
organizzativo
Il modello organizzativo descrive le modalità operative di Ervet e l’organigramma della
società. Le job description sono i processi che devono essere presidiati dai diversi
dipendenti ERVET.
La matrice ruoli e responsabilità definisce la relazione fra organigramma e personale
della società.
L’assegnazione dei progetti alle aree si è resa necessaria a seguito dell’adozione del
nuovo modello organizzativo e consiste nell’assegnazione dei progetti alle unità ed ai
loro responsabili, nonché il loro coordinamento ai coordinatori di progetto.
Il presente documento è aggiornato alla data del 31 marzo 2014.
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Modello organizzativo
Ervet opera attraverso l’esecuzione di progetti finanziati dai propri soci tramite
Convenzioni e Programmi annuali con riferimento alle aree strategiche individuate dalla
mission della Società nella propria legge istitutiva.
Questa modalità operativa viene tradotta nel modello organizzativo identificando
un’area operativa, che presidia l’esecuzione dei progetti finanziati, e aree o funzioni di
staff che si occupano delle attività trasversali e di supporto alla realizzazione dei
progetti.
Nei due schemi che seguono si evidenzia come l’azione delle Unità dell’area operativa
avvenga per progetti, la cui responsabilità è assegnata ai coordinatori di progetto.
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La struttura organizzativa della società prevede:
 Un Consiglio di Amministrazione
 Un Presidente con funzioni di amministratore delegato
 Una direzione operativa
 Responsabili d’Area,
 Responsabili di Unità,
 Responsabili di funzione,
 Coordinatori di progetto e esperti. Ad alcuni coordinatori vengono assegnati
particolari ruoli organizzativi, secondo quanto presentato nello schema 1.
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Per quanto riguarda l’area operativa, i progetti vengono assegnati ad un coordinatore
di progetto a inizio anno; conseguentemente, il coordinatore di progetto dipende dal
Responsabile di Unità di riferimento per l’esecuzione di quello specifico progetto. Un
coordinatore di progetto può quindi dipendere da uno o più responsabili di unità in
ragione dei progetti che gli vengono assegnati da coordinare.
L’unità è il livello superiore di coordinamento dell’area operativa e viene identificata
come area tematica complessa di intervento della società. La società può identificare
livelli di coordinamento di livello inferiore con riferimento ad aree tematiche
specialistiche che potranno essere coperte da coordinatori di progetto ruolo
organizzativo.
Per quanto riguarda le attività trasversali, viene identificata un’area Amministrazione
Finanza e Controllo, delle funzioni specialistiche (controllo e rendicontazione, sistemi
informativi e infrastrutturali, comunicazione, amministrazione finanza e controllo), un
Pool di segreteria e servizi generali.
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Job Description
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Presidente
Il Presidente, nonché Amministratore delegato, oltre alle funzioni di rappresentanza
legale della Società, assume le funzioni di responsabile degli affari legislativi ed
istituzionali della società.
Il Presidente ha il compito di:
1. Definire gli orientamenti strategici operativi della società in accordo con gli
azionisti
2. Gestire i rapporti con le istituzioni, i soci e tutti gli altri stakeholders aziendali e
di seguire gli aspetti contrattuali in generale ed i temi di natura societaria e
giuridica.
3. Coordinare tutte le azioni di difesa della società e di garantire l’effettivo utilizzo
ed attuazione degli strumenti/procedure di governance aziendale.
4. Convocare le assemblee ed i consigli di amministrazione della società.
5. Stipulare le convenzioni con la Regione Emilia-Romagna o altri soggetti ed i
contratti con i fornitori.
Il Presidente con riferimento alla gestione delle Risorse Umane,
1.
Ha il compito di autorizzare l’avvio delle fasi procedurali connesse al reperimento
di personale e di collaboratori esterni, fino all’assunzione o alla stipula di contratti.
2.
Definisce, insieme al Direttore Operativo, le politiche inerenti agli stipendi, al
sistema di incentivazione e valutazione del personale e controlla la perequazione
degli stipendi in riferimento agli aumenti annuali.
3.
Gestisce, eventualmente con il supporto del consulente del lavoro, i rapporti con le
rappresentanze sindacali territoriali.
4.
Autorizza il programma
delegandone la gestione.
per
la formazione
professionale
del
personale
Il presidente, con riferimento alle politiche per la comunicazione,
a) Sulla base di piani presentati dal Responsabile, autorizza le politiche per la
comunicazione della società
Per gli aspetti gestionali di cui alle attività sopra elencate, il Presidente si avvale del
Direttore operativo e del Responsabile dell’area Amministrazione, Finanza e Controllo.
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Direttore Operativo
Rivisto da
Approvato da
Presidente
Consiglio di Amministrazione
Data ultima approvazione
31/3/2014
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Funzione
Direttore operativo
Posizione
Direttore operativo
Superiore
Gerarchico
Elisa Valeriani
Titolo
Presidente
Descrizione Generale
Il direttore operativo contribuisce alla definizione degli orientamenti strategici della Società a
supporto della Presidenza e del Consiglio di Amministrazione.
Il direttore operativo supporta il Presidente nella definizione delle procedure di responsabilità
dello stesso; presidia e supporta il presidente nelle relazioni con il cliente; ricopre un ruolo di
collegamento tra la Presidenza e l’Area operativa.
Il direttore operativo garantisce il raggiungimento degli impegni assunti dalla Società nella
realizzazione delle attività progettuali commissionate dai Clienti e nella predisposizione delle
linee di azione previste dai programmi e dalle convenzioni.
A tale scopo il Direttore operativo provvede a coordinare l’Area operativa in modo da
accrescere il livello di efficienza ed efficacia atteso nella gestione dei progetti e a monitorare
l’andamento tecnico ed economico dei suddetti progetti, al fine di informare la Presidenza in
merito ad eventuali rischi aziendali o al mancato raggiungimento di obiettivi strategici.
Nell’ambito della Convenzione con RER tiene i contatti operativi con il referente regionale,
coadiuvato dal Responsabile dell’Area Amministrazione Finanza e Controllo per gli aspetti di
natura finanziaria e gestionale.
Il Direttore operativo, pur non assumendo la responsabilità di tutti i progetti, ricopre un ruolo di
promotore di sinergie fra i progetti e le risorse assegnate. Compito del direttore operativo è
quello di sovrintendere all’organizzazione delle fasi operative di progetto (pianificazione,
esecuzione e rendicontazione) secondo quanto previsto dalle procedure aziendali e di
intervenire per quanto riguarda lo sviluppo di nuove progettualità e la gestione della
soddisfazione dei clienti.
Il direttore operativo presidia le funzioni strategiche orizzontali previste dal modello
organizzativo.
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Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
Presentazione
convenzione
triennale e
programma
annuale
1.
Supporta il presidente ed il Cda nella predisposizione dei
documenti utili all’approvazione della Convenzione e del
Programma annuale.
2.
Monitora l’avanzamento
conseguenti
Coordinamento
Area operativa
3.
Risponde del mancato raggiungimento e degli scostamenti dei
risultati raggiunti rispetto agli obiettivi assegnati e delle
irregolarità che si dovessero riscontrare nelle attività demandate
4.
Promuove incontri periodici con il Presidente, i Responsabili di
unità e gli esperti di progetto al fine di relazionare in merito allo
stato di avanzamento dei progetti assegnati alle funzioni
operative
5.
Mantiene e migliora la motivazione e la professionalità dei
collaboratori, assegnando obiettivi e compiti, divulgando
aggiornamenti normativi delle politiche e procedure aziendali
6.
Può svolgere direttamente la funzione di Responsabile di
progetto per progetti di competenza o per attività complesse che
coinvolgono varie funzioni
7.
Propone al Presidente le funzioni operative incaricate di gestire i
progetti aziendali previsti
8.
Assegna i progetti aziendali alle funzioni operative e si interfaccia
con i responsabili per la nomina di Coordinatori di progetto
incaricati della gestione operativa dei progetti
9.
Collabora con i Responsabili di unità ed i Coordinatori di progetto
nella redazione del budget economico del progetto e
nell’individuazione delle risorse con le competenze richieste
10.
Raccoglie le proposte definitive dei budget di progetto
predisposte dai Responsabili di unità ed i Coordinatori di
progetto, al fine di ottenere l’autorizzazione del Presidente
11.
Definisce insieme ai Responsabili di unità ed i Coordinatori di
progetto le procedure mediante le quali gestire l’esecuzione dei
progetti e verificare l’avanzamento delle attività rispetto agli
obiettivi attesi
12.
Verifica con la collaborazione dei Responsabili di unità,
l’avanzamento dei progetti aziendali e comunica al Presidente
l’andamento dei progetti strategicamente più rilevanti,
individuando eventuali criticità
Sviluppo nuove
progettualità
13.
Interviene su richiesta del Presidente, nel caso di nuove iniziative
progettuali, al fine di esprimere un giudizio di merito sulla
fattibilità tecnica del progetto e per individuare preventivamente
possibili criticità o minacce
Recruiting
14.
Collabora con il Presidente nella ricerca e selezione delle figure
professionali da inserire nei progetti aziendali, secondo quanto
Pianificazione
progettuale
Esecuzione e
rendicontazione
dei progetti
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del
programma
e
le
procedure
Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
previsto nelle procedure AC02 e RU01
Sistemi
informativi
15.
Svolge funzioni di presidio della funzione Sistemi Informativi e
Infrastrutturali, interagendo quotidianamente con il responsabile,
risolvendo problematiche di particolare rilievo e intervenendo
sulle irregolarità che si dovessero riscontrare
Servizi generali
ed organizzativi
16.
Supporta il Presidente nella valutazione, proposizione ed
attuazione di nuovi assetti organizzativi della società
17.
Supporta il Presidente nella gestione delle comunicazioni interne
rivolte verso il personale dipendente
18.
Verifica l’efficienza dei servizi di supporto di propria competenza
19.
È responsabile della manutenzione e ed implementazione delle
procedure aziendali secondo gli standard qualitativi richiesti e
coerentemente alle innovazioni legislative, anche tramite supporti
esterni.
20.
Programma l’attività dell’Ufficio procedure, atti e controllo progetti
ed il Pool di segreteria e ne verifica l’operatività
Sistema di
qualità
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Infrastrutture e Sistemi Informativi
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
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Funzione
Infrastrutture e sistemi informativi
Posizione
Responsabile di funzione
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Il responsabile della funzione assicura l’efficiente sviluppo e gestione delle infrastrutture
tecnologiche (informatiche e telematiche) e dei beni mobili e immobili della società.
Con riferimento al primo ambito di attività, garantisce l’adeguato supporto tecnico al
personale della società nel risolvere eventuali problemi rilevati nell’utilizzo degli strumenti
informatici; può essere impiegato in attività a carattere progettuale, rispondendo in prima
persona al responsabile d’unità o al coordinatore di progetto
Con riferimento al secondo ambito, il responsabile di funzione predispone, anche in accordo
con l’RSPP per quanto di competenza, un piano per gli interventi di manutenzione ordinaria e
straordinaria dei beni mobili e immobili della società. Il piano, approvato dal Presidente
successivamente alla validazione del responsabile A&F e del direttore operativo, rappresenta
il riferimento per gli interventi da effettuarsi sulle strutture.
Il responsabile della funzione ha il compito di coordinare le risorse di supporto alla sua
funzione, distribuendo obiettivi e compiti e mantenendone motivazioni e professionalità, di
dare organizzare i processi di acquisto, di valutare gli effetti degli interventi realizzati.
Mansioni Svolte
Processo
Coordinamento
della funzione
Gestione delle
infrastrutture IT
Descrizione
1.
Coordina le risorse assegnate alla propria funzione, distribuendo
obiettivi e compiti e mantenendone le motivazioni e le
professionalità
2.
Apporta la necessaria competenza nel proprio campo di attività
3.
Assicura la funzionalità, la qualità e la tempestività delle
elaborazioni, la sicurezza fisica e logica dei dati e l’adeguato
dimensionamento delle risorse informatiche
4.
Risponde del mancato funzionamento del servizio ad esso
assegnato e del mancato raggiungimento degli obiettivi previsti
5.
Elabora e propone piani di sviluppo informatico atti a soddisfare
le esigenze interne aziendali
6.
Provvede ad ottimizzare l’utilizzo dei sistemi informatici affinché
corrispondano ai fini informativi aziendali e a controllare il
funzionamento dei sistemi installati
7.
Propone e realizza scelte HW e SW adeguate alle esigenze
aziendali nel rispetto degli investimenti economici pianificati e
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Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
concordati con il responsabile di area
8.
Cura e mantiene i rapporti con le funzioni aziendali, realizzando il
servizio di help desk e collaborando alla definizione e
razionalizzazione delle esigenze tecniche di natura informatica
9.
Verifica costantemente il mercato del settore EDP per identificare
opportunità ed alternative tecniche ed operative
10.
Coordina le attività di gestione del sito e della INTRANET
aziendale, in coordinamento con il Presidente e con i referenti
per la comunicazione
11.
Propone soluzioni informatiche previste dalla realizzazione di
singoli progetti e su richiesta dei Responsabili di unità
12.
Realizza l’esecuzione delle attività previste tramite risorse interne
o la supervisione di risorse esterne;
Gestione degli
acquisti
13.
Supporta il Direttore Operativo ed il Responsabile dell’Area
Amministrazione Finanza e Controllo nel processo di acquisto di
materiale informatico e telematico predisponendo tutto quanto
necessario riguardo i propri ambiti di competenza
Gestione delle
infrastrutture non
ict
14.
Elabora e propone il Piano per la manutenzione ordinaria e
straordinaria dei beni mobili e immobili della società
15.
Cura e mantiene i rapporti con le funzioni aziendali sui temi
infrastrutturali
Gestione degli
acquisti
16.
Gestisce, conseguentemente al piano approvato, il processo di
acquisto dei beni e servizi necessari per la corretta
manutenzione delle strutture della società predisponendo tutto
quanto necessario riguardo i propri ambiti di competenza
Supporto area
operativa
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Comunicazione
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
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Funzione
Comunicazione
Posizione
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Il responsabile della comunicazione supporta Il Presidente ed il Direttore Operativo nella
valutazione, predisposizione e attuazione delle politiche di comunicazione della società.
Inoltre gestisce le risorse tecniche necessarie per lo svolgimento delle attività di
comunicazione
Infine, valuta i risultati dell’attività di comunicazione, unitamente al Presidente ed al Direttore
Operativo
Mansioni Svolte
Processo
Servizi di
comunicazione
Descrizione
1.
Supporta Il Presidente ed il Direttore Operativo nella progettazione
e pianificazione delle attività di comunicazione
2.
Definisce, sentito il Presidente e il Direttore Operativo, il budget
operativo delle attività di comunicazione
3.
Identifica le risorse tecniche necessarie per lo svolgimento delle
attività di comunicazione e gestisce le risorse esterne necessarie
4.
Attua le politiche di comunicazione progettate
5.
Valuta i risultati delle attività di comunicazione, unitamente al
Presidente e Direttore Operativo
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Sicurezza
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
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Funzione
Sicurezza
Posizione
Responsabile Sicurezza Protezione e Prevenzione
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Il Responsabile Sicurezza Protezione e Prevenzione è nominato dalla società ai sensi del
D.Lgs. n. 81/2008.
Egli svolge tutti i compiti e le attività previste da tale Decreto Legislativo.
Mansioni Svolte
Processo
Servizi di
sicurezza
Descrizione
1.
Svolge tutti i compiti e le attività che il D.Lgs. 81/2008 attribuisce al
Responsabile Sicurezza Protezione e Prevenzione
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Procedure, atti e controllo progetti
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
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Funzione
Procedure, atti e controllo progetti
Posizione
Responsabile di Ufficio
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Il responsabile dell’Ufficio svolge quanto di propria competenza in merito alle procedure
aziendali, curando in particolare la corretta applicazione delle procedure stesse anche
monitorando quanto di competenza di altre figure.
Presidia, con supporti tecnici esterni, l’evoluzione della normativa a tale proposito.
Supporta il Presidente e il Direttore operativo nella stesura degli atti di propria competenza (ad
es. L.231; Privacy; Sicurezza; Trasparenza valutazione e merito, Organizzazione, ecc.)
Supporta il Presidente nell’attuazione degli atti previsti dalla LR istitutiva di ERVET e dalle
convenzioni relative (Programma annuale, Piano di attività, stati di avanzamento).
Supporta il direttore operativo nel controllo sullo stato di avanzamento dei progetti.
Il responsabile di ufficio è anche Segretario del Consiglio di Amministrazione.
Mansioni Svolte
Processo
Assistenza alla
gestione delle
procedure
Descrizione
1.
Provvede alla corretta applicazione delle procedure aziendali
2.
Provvede al costante aggiornamento dell’Albo prestatori d’opera
della Società, attraverso l’archiviazione informativa dei CV inviati
alla Società
3.
Supporta i Responsabili di Unità nella fase di avvio delle
procedure di propria competenza
4.
Supporta il Direttore operativo nella valutazione e approvazione
degli iter procedurali richiesti per quanto concerne la corretta
gestione procedurale
Segreteria CdA
5.
Partecipa ai CDA e ne redige i verbali
Predisposizione
atti
6.
Supporta il direttore operativo, il Presidente ed il Cda nella
stesura degli atti di propria competenza
Controllo
progetti
7.
Gestisce il sistema di analisi dello stato di avanzamento progetti
8.
Predispone reportistiche sullo stato di avanzamento progetti a
beneficio della direzione operativa, dell’area finanza e controllo,
del Responsabile funzione controllo e rendicontazione.
9.
Verifica le revisioni di budget conseguenti alle analisi condotte
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Pool di segreteria e Servizi generali
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
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Funzione
Pool di segreteria e servizi generali
Posizione
Assistente di Segreteria di Presidenza e Direzione operativa
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
L’assistente di segreteria ha il compito di supportare il Presidente e la Direzione operativa
nella gestione dei loro impegni istituzionali e statutari oltre a quello di gestire tutte le normali
attività di segreteria, anche a supporto del Consiglio d’Amministrazione.
A tale scopo, la Segretaria di Presidenza e Direzione operativa si preoccupa, da un lato, di
curare i rapporti del Presidente e della Direzione operativa con gli organi interni e con tutti gli
enti esterni, utilizzando un’attenta gestione dell’agenda, delle telefonate e della
comunicazione sia nei confronti dei clienti che del personale aziendale, dall’altro, di
organizzare il complesso di attività facenti capo ai vertici societari.
Fornisce supporto al Presidente, al Direttore operativo ed ai Responsabili di Unità nella
predisposizione dei contenuti dei contratti dei collaboratori esterni.
Fornisce supporto al Presidente, al Direttore operativo le attività delle funzioni di staff e per le
esigenze di comunicazione generale della società.
Fornisce supporto al Responsabile dell’Area Amministrazione Finanza e Controllo per la
predisposizione della corrispondenza in uscita.
Partecipa alla turnazione del centralino per la giornata del venerdì pomeriggio come da
accordo del 1° dicembre 2010.
Mansioni Svolte
Processo
Assistenza alla
Presidenza e alla
Direzione
Descrizione
1.
Gestisce l’agenda ed i contatti del Presidente e fissa o annulla gli
appuntamenti sulla base delle sue disponibilità
2.
Gestisce l’agenda ed i contatti del Direttore operativo, fissandone
o annullandone gli appuntamenti sulla base delle sue
disponibilità
3.
È responsabile dello smistamento delle telefonate e della
comunicazione dell'avvenuta telefonata al Presidente nel caso di
sua assenza e dell’invio e ricezione della sua corrispondenza
4.
È responsabile dello smistamento delle telefonate e della
comunicazione dell'avvenuta telefonata al Direttore operativo nel
caso di sua assenza e dell’invio e ricezione della sua
corrispondenza
5.
È responsabile delle prenotazioni di alberghi o biglietti sia per il
Presidente che per il Direttore operativo, eventualmente per
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Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
ospiti istituzionali e internazionali
Assistenza alle
funzioni di
Servizio
Segreteria CdA
Servizi generali
6.
Provvede alla segreteria del CdA e all’organizzazione ed editing
dei materiali per esso predisposti
7.
Provvede all’aggiornamento della mailing list aziendale e più in
generale al supporto segretariale delle attività di Comunicazione
aziendale
8.
Provvede a redigere i contratti di collaborazione esterna da
sottoporre alla firma esecutiva del Presidente
9.
Supporta il Responsabile dell’Area Amministrazione, Finanza e
Controllo nella predisposizione della corrispondenza in uscita
10.
Convoca su indicazione del Presidente le adunanze del CdA
11.
Partecipa alla turnazione del centralino nella giornata del venerdì
pomeriggio
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Funzione
Pool di segreteria e Servizi Generali
Posizione
Assistente di Segreteria operativa e Servizi generali
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
L’assistente di segreteria operativa ha il compito di assistere i responsabili di unità nella
gestione dei loro impegni, oltre a quello di occuparsi della archiviazione della documentazione
prodotta dalle varie funzioni.
Supporta, in caso di urgenza, i Servizi generali nella gestione dei servizi di propria
competenza (ad esempio nelle attività del Centralino, ecc.) e gestisce le attività inerenti le
missioni ed i viaggi dei responsabili di unità e delle risorse esterne.
Supporta il Responsabile della funzione Sistemi informativi e infrastrutturali nella
predisposizione degli ordini di materiale informatico nonché nella formazione interna.
Fornisce supporto segretariale all’Area Amministrazione Finanza e Controllo; in particolare nel
processo degli acquisti, sia nella fase di gestione dei fornitori che in quella di emissione degli
ordini d’acquisto, e nella gestione dei servizi generali.
Fornisce supporto ai responsabili per quanto riguarda gli aspetti collegati alla manutenzione
ordinaria della struttura aziendale.
Svolge attività di editing generale ed archivio dei documenti dell’Area operativa realizzati
verso l’esterno.
Gestisce il protocollo in entrata e in uscita della società.
L’assistente si occupa di gestire l’agenda dei responsabili di unità, di smistare le telefonate e
della comunicazione verso gli interlocutori esterni.
Mansioni Svolte
Processo
Segreteria
operativa
Descrizione
1.
Definisce insieme ai responsabili di unità ed alla direzione
aziendale i formati standard della documentazione ufficiale
della società
2.
Gestisce l’agenda dei Responsabili di unità
3.
Supporta i Responsabili di Unità per l’organizzazione di
iniziative esterne (convegni, seminari, ecc.)
4.
Provvede a realizzare le attività di editing di tutti i documenti
prodotti dalle unità operative
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Mansioni Svolte
Processo
Processo
Acquisti
Servizi Generali
Descrizione
5.
Risponde alle telefonate, smistandole ai colleghi delle funzioni
operative o prendendo nota di messaggi da lasciare in caso di
loro assenza
6.
È responsabile della prenotazione di alberghi, treni, aerei, ecc.
del personale assegnato alle funzioni operative
7.
Supporta la funzione Amministrazione e Finanza nella gestione
della scelta dei fornitori, formalizzando le richieste,
raccogliendo le offerte e producendo documenti di sintesi per
l’analisi comparativa delle proposte
8.
Provvede all’emissione ed archiviazione degli ordini di acquisto
da trasmettere ai fornitori
9.
Supporta la funzione Amministrazione e Finanza nel seguire gli
interventi interni di manutenzione ordinaria e straordinaria
10.
È responsabile del protocollo in entrata e in uscita.
11.
È responsabile della realizzazione delle attività di editing finale
di tutti i documenti prodotti dalla società con distribuzione verso
l’esterno
12.
Partecipa alla turnazione del centralino nella giornata del
venerdì pomeriggio
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Funzione
Posizione
Assistente Servizi generali
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
La risorsa si occupa in autonomia della gestione della library aziendale e collabora con il
responsabile di unità nella gestione generale dei servizi aziendali.
In accordo con la segreteria di direzione e con l’area operativa ha il compito di raccogliere e
gestire l’archivio generale dei documenti di lavoro prodotti da ERVET.
Mansioni Svolte
Processo
Gestione della
library
Servizi generali
Descrizione
1.
Archivia e cataloga tutte le pubblicazioni e i documenti di lavoro
realizzati dalla società sia a livello cartaceo che informatico
sulla Intranet aziendale
2.
Gestisce Secondo le indicazioni ricevute il servizio di biblioteca
aziendale
3.
Supporta I responsabili di unità nella produzione e nella stampa
dei documenti operativi dei progetti aziendali
4.
Provvede alla ricerca e reperimento di materiale e
documentazione di supporto per le funzioni operative e si
organizza per informare i responsabili della disponibilità della
documentazione pervenuta
5.
Partecipa alla turnazione del centralino nella giornata del
venerdì pomeriggio
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Funzione
Posizione
Accoglienza e servizi di centralino
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Esegue attività operative di sostegno alla struttura aziendale, occupandosi del servizio di
centralino, accoglienza visitatori e della posta.
Registra l’ingresso e l’uscita degli ospiti esterni ai fini della sicurezza
Mansioni Svolte
Processo
Servizi generali
Descrizione
1.
Smista le telefonate con tempestività e cortesia diramandole ai
colleghi competenti in merito alle esigenze degli interlocutori
2.
Annota e riporta ai colleghi le chiamate inevase in caso di loro
assenza
3.
Gestisce le visite, accogliendo i visitatori e cercando gli
interlocutori internamente
4.
Smista tempestivamente la corrispondenza in arrivo e partenza
5.
Effettua chiamate in rappresentanza di interlocutori della
società
6.
Registra gli ospiti esterni in entrata e uscita ai fini della
sicurezza
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Analisi economica e statistica
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
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Funzione
Analisi economica e statistica
Posizione
Coordinatore di progetto con ruolo organizzativo
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Il coordinatore di progetto ha il compito di gestire operativamente tutte le attività previste da un
progetto finanziato con la finalità di rispettare il budget e raggiungere gli obiettivi attesi. Il
coordinatore di progetto può anche gestire attività specifiche di progettazioni complesse.
Il coordinatore di Progetto provvede a coordinare ed eseguire le attività, confrontandosi con il
Direttore operativo o con i Responsabili di Unità in relazione agli stati di avanzamento e ad
eventuali criticità emerse in corso d’opera.
Il coordinatore di progetto può partecipare in qualità di esperto all’interno di progetti coordinati
da diversi Responsabili di Unità.
Il coordinatore di progetto si fa parte attiva nella gestione delle procedure aziendale collegate
all’esecuzione degli stessi.
Infine, con il Presidente ed il Direttore Operativo svolge attività di sviluppo di progetti
innovativi, attraverso l’elaborazione di idee progettuali nuovi nella propria area di competenza
Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
Pianificazione
progettuale
1.
Propone al Direttore operativo ed al responsabile di unità il
budget tecnico-economico dei progetti di propria competenza,
provvedendo a compilare l’eventuale modulistica richiesta (per
esempio: scheda tecnica di progetto, gantt delle attività, ecc.)
Esecuzione e
rendicontazione
dei progetti
2.
Gestisce l’esecuzione delle attività di progetto pianificate e
concordate con i clienti, rispettando le modalità di esecuzione ed
i tempi previsti; le procedure aziendali relative alle attività
progettuali.
3.
Coordina il lavoro delle risorse esterne assegnate al team di
lavoro
4.
Interagisce con il referente del cliente al fine di misurare il livello
di gradimento raggiunto in relazione alle attività svolte
5.
Controlla l’avanzamento di progetto al fine di evidenziare
eventuali disallineamenti rispetto alle attività pianificate
6.
Produce la reportistica di progetto richiesta Direttore operativo e
dal responsabile di unità, finalizzata a verificare lo stato
avanzamento tecnico ed economico dei progetti
Pag. 34 / 61
Sviluppo di
progetti
innovativi
7.
Collabora con l’Amministrazione, il Responsabile di Unità ed il
Direttore operativo al fine di predisporre la documentazione
inerente la rendicontazione di progetto
8.
Collabora come esperto alla realizzazione di progetti coordinati
dalle altre funzioni operative
9.
Elabora idee e propone progetti innovativi nelle aree di propria
competenza
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Area Operativa
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
Pag. 36 / 61
Responsabili di Unità
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
Pag. 37 / 61
Area
Operativa
Posizione
Responsabile di unità
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Il Responsabile di unità ha il principale compito di presidiare tutte le iniziative progettuali di
propria competenza, rispondendo in prima persona al Direttore operativo ed al Presidente a
riguardo dei risultati raggiunti. Il Responsabile di Unità coopera nella definizione delle linee
strategiche dell’area.
Il responsabile di Unità si occupa di verificare periodicamente l’avanzamento tecnicoamministrativo dei progetti assegnati, interfacciandosi direttamente con i coordinatori di
progetto e, considerata la maturata esperienza nelle tematiche di riferimento, assistendoli
nelle decisioni operative di progetto.
Tiene i rapporti con i referenti operativi dei committenti di progetto e con i responsabili
regionali referenti dei progetti stessi.
Nell’ambito della Convenzione triennale con la Regione Emilia-Romagna, collabora con il
Direttore Operativo ed assume un ruolo rilevante anche in chiave di gestione del rapporto
relazionale con i referenti regionali.
Il Responsabile di unità assume la responsabilità dei progetti ad esso direttamente assegnati
e presidia tutte le fasi operative (pianificazione, esecuzione e rendicontazione).
Il responsabile di unità gestisce le procedure aziendali relative all’attuazione dei progetti, per
quanto di propria responsabilità.
innovativi, attraverso l’elaborazione di idee progettuali nuovi nella propria area di competenza.
Mansioni Svolte
Processo
Coordinamento
dell’unità
Pianificazione
Descrizione
1.
Coordina le risorse assegnate alla propria unità, distribuendo
obiettivi e compiti e mantenendone le motivazioni e
professionalità
2.
Apporta la necessaria competenza nelle materia di propria
competenza
3.
Assicura ai clienti la regolarità, la qualità e la tempestività di tutte
le fasi di realizzazione di un progetto
4.
Risponde del mancato raggiungimento degli obiettivi assegnati
alla propria unità
5.
Redige, con la collaborazione dei Coordinatori di progetto i
contenuti tecnici ed i relativi budget economici dei progetti
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Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
progettuale
assegnati alla propria unità
6.
Individua, in collaborazione con i Coordinatori di progetto, il team
di risorse da assegnare a ciascun progetto, evidenziando le
competenze non presenti al fine di dare avvio alla fase di ricerca
e selezione di risorse esterne
7.
Definisce insieme al Direttore operativo le procedure di
esecuzione dei progetti e verifica il raggiungimento degli obiettivi
attesi
8.
Supervisiona l’esecuzione di tutte le attività di progetto
pianificate; Gestisce per quanto di competenza le procedure
aziendali relative; definisce piani di comunicazione di progetto
9.
Verifica con la collaborazione dei Coordinatori di progetto e
l’Amministrazione e conformemente a quanto concordato con
l’Ufficio procedure atti e controllo progetti, l’avanzamento tecnicoeconomico dei progetti, individuando eventuali criticità, rilevando
colli di bottiglia nell’esecuzione delle attività e valutando la qualità
del lavoro svolto
10.
Collabora con l’Amministrazione nella predisposizione della
reportistica richiesta dai clienti ai fini della rendicontazione di
progetto (Convenzione RER ed Extra Convenzione)
11.
Fornisce al Direttore operativo una reportistica di sintesi relativa
all’andamento tecnico-economico dei progetti e trasmette un
elenco di criticità con relativo impatto
12.
Richiede l’inserimento di risorse esterne, nel caso in cui siano
richieste specifiche competenze professionali non presenti
internamente
13.
È coinvolto nel processo di selezione delle risorse, mediante la
partecipazione a colloqui tecnici con i potenziali candidati
Customer
Satistaction
14.
Presidia i clienti sviluppando relazioni di natura commerciale e
testando il livello di soddisfazione raggiunto rispetto ai risultati
attesi
Sviluppo di
progetti
innovativi
15.
competenza
Esecuzione e
rendicontazione
dei progetti
Recruting &
scheduling
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Coordinatori di progetto con ruolo organizzativo
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
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Area
Operativa
Posizione
Coordinatori di progetto con ruolo organizzativo
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
innovativi, attraverso l’elaborazione di idee progettuali nuovi nella propria area di competenza
Mansioni Svolte
Processo
Pianificazione
progettuale
Esecuzione e
rendicontazione
dei progetti
Descrizione
1.
2.
Collabora con il responsabile di unità nella predisposizione e
gestione delle procedure di acquisizione di beni e servizi e di
selezione di collaboratori esterni.
3.
progettuali.
4.
lavoro
5.
6.
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Mansioni Svolte
Processo
Sviluppo di
progetti
innovativi
Descrizione
7.
Produce la reportistica di progetto richiesta dal Direttore
operativo e dal responsabile di unità, finalizzata a verificare lo
stato avanzamento tecnico ed economico dei progetti
8.
9.
10.
competenza
Pag. 42 / 61
Coordinatori di progetto
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
Pag. 43 / 61
Area
Operativa
Funzione
Coordinatori di progetto
Posizione
Coordinatore di progetto
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
Mansioni Svolte
Processo
Pianificazione
progettuale
Esecuzione e
rendicontazione
dei progetti
Descrizione
1.
2.
Collabora con il responsabile di unità nella predisposizione e
gestione delle procedure di acquisizione di beni e servizi e di
selezione di collaboratori esterni.
3.
progettuali.
4.
lavoro
5.
6.
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Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
7.
Produce la reportistica di progetto richiesta Direttore operativo e
dal responsabile di unità, finalizzata a verificare lo stato
avanzamento tecnico ed economico dei progetti
8.
9.
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Esperti
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
Pag. 46 / 61
Area
Operativa
Funzione
Esperto
Posizione
Esperto
Superiore
Gerarchico
Roberto Righetti
Titolo
Direttore operativo
L’esperto svolge mansioni di concetto che richiedono particolari conoscenze tecniche ed
adeguata esperienza (svolte con autonomia operativa e creatività) pur nell’ambito delle
direttive ricevute.
L’esperto risponde al Coordinatore di progetto e al Responsabile di Unità per quanto di
rispettiva competenza e si confronta con gli stessi sugli stati di avanzamento e ad eventuali
criticità emerse in corso d’opera.
L’esperto partecipa all’interno di progetti coordinati da diversi Responsabili di Unità o
Coordinatori di progetto.
Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
Pianificazione
progettuale
1.
Propone al Coordinatore di progetto ed al Responsabile di Unità
linee progettuali o attività, provvedendo ad inserirle all’interno dei
progetti presentati
Esecuzione e
rendicontazione
dei progetti
2.
Gestisce l’esecuzione delle attività assegnate, rispettando le
modalità di esecuzione ed i tempi previsti
3.
Controlla l’avanzamento delle attività assegnate al fine di
evidenziare eventuali disallineamenti rispetto alle attività pianificate
4.
Produce la reportistica delle attività assegnate richiesta dal
Responsabile di unità e dal Coordinatore di progetto , finalizzata a
verificare lo stato avanzamento tecnico ed economico dei progetti
5.
Coordinatore di progetto al fine di predisporre la documentazione
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Area Amministrazione
Finanza e Controllo
Rivisto da
Approvato da
Giuliano Morelli
31/3/2014
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Area
Amministrazione, Finanza e Controllo
Posizione
Responsabile d’Area
Superiore
Gerarchico
Elisa Valeriani
Titolo
Presidente
Il Responsabile dell’Area Amministrazione Finanza e Controllo ricopre innanzitutto un ruolo di
coordinamento e supervisione dei processi gestiti dalle funzioni assegnate, in modo da
garantirne il corretto svolgimento.
Il suo obiettivo principale è quello di supportare il Presidente ed il Direttore Operativo nelle
attività finalizzate ad una gestione amministrativa della società in linea con i vincoli normativi
ed i principi contabili adottati ed, inoltre, nella produzione ed interpretazione delle informazioni
richieste dagli organi di governo e dal middle management.
Per quanto detto, il Responsabile dell’Area Amministrazione Finanza e Controllo, oltre ad
occuparsi della Gestione della Tesoreria, è investito del ruolo di garante dell’effettivo
adempimento degli obblighi di natura fiscale, della redazione del Bilancio e della corretta
tenuta delle scritture contabili. Egli è, inoltre, coinvolto nel processo di Pianificazione
Strategica a supporto del Direttore operativo e del Presidente sia identificando ruoli e attività
da porre in essere nella propria area per il costante miglioramento dei servizi di supporto
amministrativo, finanziario e di controllo, sia assicurando l’attendibilità delle informazioni
gestionali e di contabilità direzionale a supporto delle decisioni prospettiche aziendali e della
stesura dei Piani Strategici di medio-lungo periodo.
Mansioni Svolte
Processo
Coordinamento
Area
Amministrazione
Finanza e
Controllo
Descrizione
1.
Opera nel rispetto delle direttive ricevute, dei piani e delle
strategie approvate, delle politiche e delle procedure aziendali
in ambito amministrativo-finanziario
2.
Assicura la regolarità fiscale della società e gli assolvimenti
amministrativi della società
3.
Coordina le politiche e le attività amministrativo-contabili,
finanziarie e di controllo di gestione
4.
Risponde delle irregolarità normative che si dovessero
riscontrare nella funzione AF&C e del mancato
raggiungimento degli obiettivi assegnati
5.
Formula e propone politiche, analisi, sistemi contabili e
soluzioni di problemi relativi a tematiche fiscali, legali e
societarie
6.
Propone i metodi e principi contabili da applicarsi e verifica
che i sistemi contabili e gestionali rispondano ai fini informativi
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Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
della società
Redazione
Bilancio e
Adempimenti
Fiscali
7.
Definisce di concerto con la direzione aziendale le politiche di
bilancio purché in linea con i requisiti di legge e le politiche
aziendali
8.
Assicura la tenuta e l’aggiornamento della contabilità, la
tenuta e la custodia dei libri legali, fiscali e degli archivi
amministrativi
9.
Coordina la regolare redazione dei bilanci e delle relative
dichiarazioni fiscali e di altro tipo
10.
Cura e mantiene i rapporti amministrativi con le autorità
competenti, enti finanziari, istituti di credito, auditor, clienti e
fornitori
11.
Cura e mantiene la gestione finanziaria della Società,
controllando il flusso economico e di credito, i tempi di
realizzazione dei progetti d’investimento e del recupero dei
crediti
12.
Assicura il controllo di gestione, la valutazione degli
investimenti e dei cespiti
13.
Assicura la puntualità e corretta elaborazione dei reports, dei
budgets previsionali e consuntivi accompagnandoli con
relazioni di analisi legate agli scostamenti
14.
Predispone la procedura di budgeting, ne coordina la stesura
ed il controllo, formulando in prima persona il budget delle
spese generali amministrative e dei costi del personale
15.
Mantiene e migliora la motivazione e la professionalità dei
collaboratori, assegnando obiettivi e compiti, divulgando
aggiornamenti normativi delle politiche e procedure aziendali
16.
Assegna obiettivi e ruoli all’interno della propria area
17.
È responsabile della bozza di Bilancio civilistico e gestionale
e della corretta applicazione dei principi contabili
18.
Assicura al Presidente tutte le informazioni contabili e i dati
gestionali richiesti e ne garantisce la correttezza ed affidabilità
19.
Propone al Presidente i percorsi di sviluppo dell’Area Finanza
e Controllo al fine di intraprendere un percorso di costante
miglioramento dei servizi di supporto amministrativo,
finanziario e di controllo
20.
Assicura l’informativa di contabilità direzionale ai vertici
aziendali al fine di dare supporto nel processo strategicodecisionale
21.
Supporta la Direzione aziendale nella stesura dei piani
strategici di medio-lungo periodo (Piani Strategici)
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Mansioni Svolte
Processo
Tesoreria e
Finanza
Descrizione
22.
Supporta i vertici aziendali nell’intraprendere decisioni in
merito ad operazioni finanziarie della società, inclusa la
gestione della cassa, dell’impiego di eccedenze di liquidità,
delle linee di credito bancarie, della scelta e delle relazioni
con le banche, della copertura da rischi di cambio, del
patrimonio immobiliare, ecc.
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Controllo di Gestione e Rendicontazione
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
Pag. 52 / 61
Area
Funzione
Controllo di Gestione e rendicontazione
Posizione
Superiore
Gerarchico
Giuliano Morelli
Titolo
Responsabile Area AF&C
Il Responsabile della funzione “Controllo di Gestione” si occupa in prima persona di
supportare la direzione aziendale nella pianificazione pluriennale, predisponendo i piani
strategici di medio-lungo periodo, nel processo di budgeting, raccogliendo i dati dalle varie
funzioni e predisponendo i prospetti di sintesi e, nel processo di reporting, provvedendo alla
produzione delle informazioni richieste dai vertici aziendali e dai vari responsabili di area.
Ha il compito di ottimizzare i sistemi di gestione della pianificazione, del budget e del
reporting, portando all’attenzione del Presidente e del direttore operativo eventuali percorsi di
sviluppo dei sistemi e modelli di riferimento utilizzati. In tale ambito ha anche l’obiettivo di
predisporre proposte di riprogettazione del modello di controllo di gestione che, dietro
autorizzazione del Presidente, Direttore operativo e Responsabile dell’Area Affari Finanza e
Controllo, avrà cura di implementare.
Si relazione con il responsabile dell’ufficio procedure, atti e controllo progetto per l’analisi dei
budget operativi di progetto e per gli stati di avanzamento dei progetti.
E’ responsabile, in accordo con il coordinatore dell’area finanza e controllo, delle
rendicontazioni dei progetti della società, in particolare per quanto riguarda i progetti
internazionale.
Inoltre, ha il compito di coordinare le eventuali risorse assegnate alla sua funzione,
distribuendo obiettivi e compiti e mantenendone le motivazioni e professionalità.
Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
Pianificazione
strategica
1.
Predispone sulla base delle informazioni fornite dalla direzione
aziendale, i piani di sviluppo strategico ed economico della
società nel medio-lungo periodo
Budgeting e
Forecasting
2.
È responsabile della gestione e del rispetto delle scadenze per
la redazione e presentazione del budget aziendale. In tale
ambito, richiede l’invio delle schede di budget alle funzioni
aziendali, dall’ufficio procedure atti e controllo progetti e
predispone i prospetti di sintesi
3.
Elabora sulla base delle richieste d’investimento pervenute ed
autorizzate dalla direzione aziendale, il budget degli
investimenti
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Mansioni Svolte
Processo
Reporting
Rendicontazione
e
consuntivazione
Descrizione
4.
Provvede ad effettuare periodicamente le analisi degli
scostamenti dei dati di budget rispetto ai consuntivi, anche a
partire dalle informazioni fornite dall’Ufficio procedure, atti e
controllo progetti
5.
Rivede sulla base delle richieste dei responsabili di Unità e
funzione, il budget d’inizio anno della società ed aggiorna i
forecast dietro autorizzazione della direzione aziendale
6.
Elabora la reportistica relativa all’analisi di profittabilità dei
clienti e delle commesse e all’analisi degli scostamenti rilevati
dal confronto tra i dati di Budget e quelli a Consuntivo
7.
Stabilisce insieme alla direzione aziendale, i requisiti alla base
del modello di controllo aziendale, individuando gli oggetti di
analisi del business ed i driver di riallocazione dei costi
8.
È responsabile della produzione di un Tableaux de Bord a
supporto della Direzione aziendale
9.
Verifica l’avanzamento economico finanziario gestionale delle
commesse, utilizzando specifici indicatori di performance
10.
Predispone la documentazione necessaria per il monitoraggio
della commessa. Produce i prospetti di rendicontazione
secondo la normativa applicata da inviare ai vari committenti e i
documenti interni di consuntivazione
Pag. 54 / 61
Amministrazione, Finanza, Personale
Rivisto da
Approvato da
Direttore operativo
31/3/2014
Pag. 55 / 61
Area
Funzione
Posizione
Responsabile di Funzione
Superiore
Gerarchico
Elisa Valeriani
Titolo
Presidente
Il Responsabile della funzione “Amministrazione, Finanza, Personale” ha il ruolo di coordinare
e gestire tutti i processi amministrativo-contabili della società. In particolar modo si occupa
della redazione del bilancio, di tutti gli adempimenti di natura amministrativo-fiscale e di dare
un adeguato supporto operativo alla Direzione Aziendale nella gestione della finanza
aziendale (gestione investimenti patrimoniali).
Il Responsabile della funzione “Amministrazione, Finanza, Personale” ha, inoltre, il ruolo di
gestire tutte le attività generiche aziendali garantendo l’efficienza dei servizi che gli sono stati
affidati ed eseguendo le politiche concordate con la Presidenza.
Si occupa della gestione degli acquisti della società nel rispetto delle procedure aziendali e del
sistema di deleghe adottato.
Inoltre, ha il compito di coordinare le risorse assegnate alle sue funzioni, distribuendo obiettivi
e compiti e mantenendone motivazioni e professionalità.
Mansioni Svolte
Processo
Coordinamento della
funzione
Ciclo Attivo
Descrizione
1.
Gestisce le attività del settore amministrativo di cui ha la
responsabilità ed i rapporti con i soggetti esterni e le altre
funzioni aziendali
2.
Assicura la regolarità, la qualità e la tempestività dei dati
contabili, di bilancio civilistico e dei libri legali, fiscali e dei
relativi archivi
3.
Divulga alla propria funzione gli aggiornamenti delle
normative, delle politiche e procedure aziendali
4.
Risponde del mancato raggiungimento degli obiettivi
eventualmente assegnati alla sua funzione ed alle risorse
assegnate
5.
Garantisce l’applicazione di metodi e principi contabili e
l’ottimizzazione dei sistemi amministrativi affinché
rispondano ai fini informativi
6.
È responsabile della gestione del credito, nel cui ambito di
attività, sentita la Direzione aziendale, decide ed esegue le
politiche di recupero dei crediti scaduti e le relative modalità
di attuazione
Pag. 56 / 61
Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
7.
Verifica la correttezza delle procedure di fatturazione,
provvedendo agli eventuali aggiustamenti
8.
Redige le dichiarazioni fiscali, i bilanci annuali civilistici e le
relative relazioni, mantenendo i rapporti operativi, per le
aree di competenza, con i Revisori Esterni ed i Sindaci della
Società
9.
Si avvale di collaborazioni esterne per il calcolo e
produzione delle buste paghe
10.
Sovrintende alla tenuta ed aggiornamento della contabilità
ed alla custodia dei libri legali e fiscali, degli archivi
documentali ed informatici
11.
Assicura la puntualità e la conformità ai requisiti di norma
delle scadenze fiscali e delle vidimazioni dei libri obbligatori
12.
Apporta la necessaria competenza in materia fiscale e
civilistica
COGE e COAN
13.
Provvede a coordinare e verificare le attività di
riconciliazione della contabilità generale e di quella analitica
Tesoreria e Finanza
14.
Supporta Il responsabile d’area nella gestione dei rapporti
con gli istituti di credito e nell’esecuzione delle operazioni
finanziarie decise dalla società, inclusa la gestione della
cassa, dell’impiego di eccedenze di liquidità, delle linee di
credito bancarie, della scelta e delle relazioni con le banche,
della copertura da rischi di cambio, del patrimonio
immobiliare, ecc.
Servizi generali ed
organizzativi
15.
Mantiene i rapporti con i fornitori di servizi (pulizie, vigilanza,
ecc.) selezionando i migliori al costo più basso; si occupa
delle necessità relative alla manutenzione ordinaria delle
strutture aziendali
16.
Gestisce tutti i contratti generali della società: luce, acqua,
telefoni, pulizie, ecc.
17.
Gestisce direttamente gli acquisti aziendali di materiale di
consumo, cancelleria e beni di investimento mediante la
ricerca del fornitore, la valutazione delle offerte e la relativa
ordinazione
18.
Raccoglie e analizza le richieste di acquisto e provvede alla
gestione delle trattative con i fornitori
19.
Raccoglie le richieste di manutenzione e migliorie degli
uffici, coordinando gli opportuni interventi
20.
Interviene sulle richieste di manutenzione e/o interventi
tecnici sulle macchine d’ufficio, sugli impianti di
illuminazione, sui locali, ecc.
Bilancio Civilistico e
Adempimenti fiscali
Gestione degli
acquisti
Pag. 57 / 61
Area
Funzione
Posizione
Esperto amministrativo e contabile su ciclo attivo, ciclo passivo e COAN
Superiore
Gerarchico
Giuliano Morelli
Titolo
Resp. Funzione
Amministrazione & Finanza
L’esperto amministrativo e contabile su Ciclo Attivo e Passivo e COAN ha il compito di
svolgere quella parte di attività amministrative connesse al processo di vendita di servizi ed
acquisto di beni/servizi effettuati dalla società.
A tale scopo, si occupa della gestione dell’anagrafica clienti e fornitori, della gestione contabile
di contratti attivi e degli ordini di acquisto, della fatturazione attiva e passiva, sia per quanto
riguarda l’emissione cartacea delle fatture che della verifica delle registrazioni contabili, ed,
infine, della gestione di tutte le attività connesse all’incasso e pagamento/estinzione dei debiti.
In caso di assenza dell’addetto amministrativo, paghe contributi e cassa svolge le operazioni
di cassa.
Nell’ambito dei processi amministrativi gestiti è anche responsabile della manutenzione del
sistema contabile in riferimento alle tabelle/anagrafiche di propria competenza.
Infine, ha il compito di supportare il responsabile di funzione nelle registrazioni di rettifica
periodica delle fatture da emettere e ricevere.
Mansioni Svolte
Processo
Ciclo Attivo
Ciclo Passivo
Descrizione
1.
Provvede all’inserimento dei dati amministrativi delle offerte
commerciali sul sistema informatico ed alla loro opportuna
archiviazione
2.
Provvede all’emissione delle fatture da inviare ai clienti. A tale
scopo gestisce uno scadenziario delle fatture da emettere
3.
Provvede alla registrazione delle fatture attive ed alla loro
successiva archiviazione
4.
Provvede nell’ambito del processo di chiusura contabile, a
registrare in contabilità le eventuali “fatture da emettere” di
competenza dell’esercizio
5.
Provvede a verificare la tempestività dei pagamenti dei clienti,
effettuando le opportune registrazioni contabili
6.
Provvede all’inserimento sul sistema amministrativogestionale degli ordini di acquisto autorizzati dai responsabili
di riferimento
Pag. 58 / 61
Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
7.
Verifica la conformità delle fatture passive rispetto ai
beni/servizi consegnati ed agli accordi pattuiti, provvedendo
alla loro successiva registrazione in contabilità
8.
Provvede alla gestione dell’anagrafica fornitori, inserendo ed
aggiornando i dati anagrafici a sistema
9.
Gestisce uno scadenzario delle fatture passive al fine di poter
proporre al responsabile di funzione i pagamenti da effettuare
10.
Provvede a predisporre, dietro autorizzazione del
responsabile di funzione, le distinte di pagamento da
trasmettere alle banche ed alla successiva verifica di addebito
sul conto corrente, aggiornando la situazione contabile con
opportune registrazioni
11.
Provvede nell’ambito del processo di chiusura contabile, a
registrare in contabilità le eventuali “fatture da ricevere” di
competenza dell’esercizio, compresi i costi da ricevere delle
prestazioni dei collaboratori a progetto
12.
Verifica le dichiarazioni presentate dai collaboratori e le
relative note spese al fine di predisporre un flusso informativo
completo di dati gestionali (COAN) utili per l’elaborazione dei
cedolini delle paghe bimestrali
Pag. 59 / 61
Area
Funzione
Posizione
Esperto amministrativo e contabile su paghe, Contributi e Cassa
Superiore
Gerarchico
Giuliano Morelli
Titolo
Resp. Funzione
Amministrazione & Finanza
L’esperto amministrativo e contabile su Paghe, Contributi e Cassa ha il compito di collaborare
con il proprio superiore ed il responsabile Risorse Umane per la gestione delle paghe e
contributi del personale aziendale unitamente a tutte le operazioni contabili, amministrative,
fiscali richieste dalla Legge per le suddette mansioni.
Ha il compito di gestire la cassa aziendale e di supportare il responsabile di funzione nella
gestione delle polizze assicurative e degli adempimenti contabili e fiscali connessi
all’amministrazione del personale e dei collaboratori.
Mansioni Svolte
Processo
Gestione
amministrativa
del personale
Altre attività
amministrative
Descrizione
1.
Controlla i cartellini delle presenze, dei permessi/ferie al fine di
aggiornare le ore di lavoro dei dipendenti
2.
Effettua i calcoli per la predisposizione dei dati da trasmettere
allo Studio che predispone le buste paghe
3.
Stampa le buste paghe e provvede a consegnarle ai dipendenti
4.
Supporta il responsabile Risorse Umane nell’attuazione
giornaliera delle attività inerenti la gestione del personale e dei
relativi archivi documentali ed informatici
5.
Registra in contabilità generale ed analitica tutti i costi del
personale dipendente e dei collaboratori a progetto
6.
Gestisce la cassa corrente, provvedendo a richiederne il
reintegro e ad aggiornare sia la contabilità che il giornale di
cassa
7.
Supporta il responsabile di funzione nella stipula e nella
gestione delle polizze assicurative aziendali, effettuando il
pagamento dei premi, controllando le polizze, gestendo i
rapporti con i broker ed effettuando le opportune registrazioni
contabili
8.
Supporta il proprio superiore nella gestione degli adempimenti
fiscali connessi all’amministrazione del personale e dei
collaboratori, mediante l’elaborazione dei certificati relativi alle
Pag. 60 / 61
Mansioni Svolte
Processo
Descrizione
ritenute d’acconto, la verifica e consegna dei modelli CUD al
personale dipendente e collaboratori ed, infine, supporta il
responsabile di funzione nella redazione dei moduli F24 e dei
modelli 770
Pag. 61 / 61

Job description Ervet – 31/03/2014

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