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Procedure semplificate grazie alla fatturazione
elettronica OB10
Data: 7 Ottobre, 2013
Gentile Signore/a,
All’interno di una strategia globale finalizzata al passaggio verso un ambiente senza documenti cartacei e
del nostro programma “BioPharma”, volto ad ottimizzare l’efficienza operativa della nostra azienda, BristolMyers Squibb sta implementando un sistema di fatturazione elettronica per tutte le fatture inviate dai propri
Fornitori di beni e servizi.
Grazie alla fatturazione elettronica la Sua azienda potrà beneficiare della consegna sicura e garantita in
poche ore delle Sue fatture, consentendoci cosi’ di eleborarle in maniera piu’ rápida e accurata.
Sul sito www.OB10.com potrà inoltre visualizzare lo stato delle Sue fatture tramite un account online
protetto.
Sulla base di un'analisi delle attività di fatturazione svolte durante l’anno scorso, la Sua azienda è stata
inclusa in questo programma strategico di Bristol-Myers Squibb e richiediamo, pertanto, la Sua
partecipazione. A partire dal 19 dicembre 2013, il Dipartimento contabilità fornitori di Bristol-Myers Squibb
non accetterà più fatture cartacee dalla Sua azienda; la fatturazione elettronica sarà l'unico modo per inviare
fatture a Bristol-Myers Squibb.
Bristol-Myers Squibb ha stretto una collaborazione con OB10, un fornitore esterno di servizi di fatturazione
elettronica, al fine di agevolare il Suo passaggio a tale modalita’ e gestirne l'avanzamento. OB10 offre
soluzioni flessibili per l'emissione di fatture elettroniche in grado di soddisfare una vasta gamma di tipologie
di formati, sistemi e requisiti dei fornitori.
Abbiamo chiesto a OB10 di contattarLa nel corso dei prossimi 10 giorni per aiutarla a comprendere tutte le
opzioni disponibili e fornirLe il supporto necessario durante il passaggio alla fatturazione elettronica. Inoltre,
una volta entrato a far parte della rete OB10, sarà in grado di inviare fatture elettroniche anche ad altri clienti
della rete OB10, ottimizzando e migliorando così ulteriormente le Sue procedure.
Per raggiungere questo obiettivo, Le chiediamo di rispettare le tempistiche indicate di seguito.
Tempistiche
Data di scadenza
Evento
Quali
passi
deve
intraprendere per operare
con
OB10,
partner
strategico di Bristol-Myers
Squibb
Entro e non oltre il
21 novembre 2013
Scelta dell'opzione:

Modulo Web

Soluzione integrata
Il contratto di servizio deve
essere
firmato
e
consegnato.
Entro e non oltre il
28 novembre 2013
Fornitura del file di prova
Completamento del foglio di
lavoro
relativo
all'implementazione,
fornitura del file di prova e
collaborazione costante con
l'esperto d'implementazione
di OB10 per riesaminare e
approvare il trasferimento
dei file di dati.
Entro e non oltre il
12 dicembre 2013
Invio/attivazione
fattura
Invio della prima fattura a
Bristol-Myers Squibb con
OB10
19 dicembre 2013
Scadenza
prima
Tutte
le
fatture
cartacee
ricevute dopo questa data
verranno respinte
Grazie alla fatturazione elettronica, potrà usufruire dei seguenti vantaggi:

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
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
Garanzia di consegna delle fatture - Un processo di fatturazione sicuro, veloce ed ecosostenibile
con consegna garantita di fatture a Bristol-Myers Squibb nell'arco di 3 ore, in piena conformità alle
normative fiscali.
Funzionalità di conversione degli ordini di acquisto - Riporta automaticamente tutti i dettagli dei
suoi numeri di ordine di acquisto in una fattura.
Maggiore puntualità nei pagamenti
Servizio di controllo dello stato delle fatture - Consente di monitorare lo stato di tutte le fatture
durante il processo di approvazione e di pagamento.
Tecnologia per la FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY: non servono software o hardware
aggiuntivi.
Fatturazione, archiviazione e reporting online.
Eliminazione di molte cause alla base dei ritardi nei pagamenti
Conformità IVA indipendentemente dal luogo di spedizione o ricevimento della fattura.
Soluzione ecologicamente sostenibile: risparmia alberi e costi di trasporto
La fatturazione elettronica tramite OB10 comporta un costo. Tuttavia, secondo le nostre aspettative, i
vantaggi derivati dall’impiego di questo sistema sono tali da compensare completamente questo costo. Il
foglio informativo allegato descrive le opzioni e i costi per il servizio OB10.
Ulteriori informazioni sulla rete, il costo per la fatturazione elettronica tramite OB10 e sui benefici che il
servizio può apportare alla Sua azienda sono reperibili qui e all'indirizzo www.OB10.com/bms. OB10 sarà
lieta di chiarire ogni aspetto quando la contatterà.
La ringraziamo anticipatamente per il suo sostegno a questa importante iniziativa. Ci auguriamo di ricevere
presto le sue fatture tramite OB10. Se desidera contattare OB10, invii una e-mail a
[email protected]
Cordiali saluti,
George Matsagas
Alan Goring
Director Global Expenditures
Bristol-Myers Squibb
Director Indirect Sourcing EMEA
Bristol-Myers Squibb
Domande frequenti su OB10
Dovrò sottoscrivere un contratto con OB10?
Sì. Se sceglie di usare la Soluzione Integrata sottoscriverà un accordo specifico con OB10.
Se sceglie di usare il modulo online le sarà richiesto di accettare i termini e le condizioni
standard.
Perché Bristol-Myers Squibb non si assume il costo del servizio?
Per usare il servizio di OB10 è previsto un costo a carico sia della Sua azienda, che di
Bristol-Myers Squibb poiché entrambi traiamo benefici dal servizio. Le nostre analisi
mostrano che, considerati i costi di stampa e spedizione, inviare una fattura elettronica
tramite OB10 può essere più economico.
È obbligatorio fatturare tramite OB10 se si hanno rapporti commerciali con
Bristol-Myers Squibb?
Sì. A partire da 19.12.2013, il Dipartimento contabilità fornitori di Bristol-Myers Squibb
non accetterà più fatture cartacee dalla Sua azienda. Di conseguenza, le fatture
elettroniche saranno l'unica modalità per garantire un pagamento sicuro.
Dovrò utilizzare questo servizio anche se attualmente le mie fatture vengono
pagate puntualmente?
Si. L'utilizzo del servizio OB10 aiuterà a garantire la puntualità di pagamento anche in
futuro.
Che cosa accade se continuo a inviare fatture cartacee?
Saremo lieti di continuare a ricevere le Sue fatture cartacee mentre collabora con OB10
per completare la Sua registrazione. Abbiamo stabilito il termine del 19.12.2013 per la
transizione dei fornitori alla rete.
Quando inizierà ad inviare le fatture tramite la rete di OB10, si accerti di sospendere
l'invio delle copie cartacee.
Nota: le fatture cartacee ricevute dopo l'inizio dell'invio tramite OB10 saranno respinte.
Bristol-Myers Squibb effettuerà pagamenti usando OB10?
OB10 non è una piattaforma per i pagamenti. Bristol-Myers Squibb continuerà a usare i
metodi di pagamento attuali.
Devo installare un software?
No. Non occorre installare alcun software. OB10 fornisce una soluzione di facile utilizzo.
Invece di imporre standard di dati, la funzione di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY
di OB10 accetta fatture in qualunque formato e struttura di file.
Ho già inviato alcuni dati per la fattura direttamente ad altri clienti; posso
inviare fatture EDI/XML direttamente a Bristol-Myers Squibb?
EDI e XML per OB10 sono semplicemente formati di dati; pertanto, qualora scelga di
utilizzare la Soluzione Integrata, per far pervenire i dati a OB10 potrà utilizzare il formato
che preferisce. Bristol-Myers Squibb non rileverà dati elettronici direttamente dai fornitori
ma un singolo file di fatture da OB10 che conterrà le fatture di tutti i nostri fornitori.
Dispongo già di una funzionalità per emettere fatture ai miei clienti attraverso
Internet che consente di visualizzare sul web un'immagine della fattura. Posso
utilizzare questa funzionalità al posto di OB10?
No, la rete OB10 garantisce che Bristol-Myers Squibb riceva i dati che lei invia in un
formato che verrà caricato sul nostro software di contabilità e, laddove applicabile,
associato a un record di ricevimento merce. Fornire a Bristol-Myers Squibb un'immagine
della fattura o l'opzione di scaricare i dati con un formato fisso non soddisfa i requisiti e i
processi aziendali di Bristol-Myers Squibb.
Cosa succede se il mio sistema non è in grado di creare fatture elettroniche?
La preghiamo di rivolgersi al suo rappresentante OB10 per vedere quali sono le soluzioni
disponibili.
Posso inviare fatture elettroniche a tutti i miei clienti usando OB10?
Si. Una volta iscritto alla rete OB10, OB10 la abiliterà a inviare fatture elettroniche a
qualsiasi cliente membro della rete.
Sto pensando di cambiare a breve il mio software di fatturazione, posso
aspettare?
Il nostro obiettivo è che tutti i fornitori siano registrati e che inviino le fatture entro il
19.12.2013. La rete OB10 accetta qualsiasi formato di dati in entrata, potrà così entrare
a far parte della rete e inviare le sue fatture.
Quando sarà pronto per utilizzare il suo nuovo software, non dovrà far altro che
comunicare a OB10 le modifiche all'output dei dati, OB10 effettuerà le necessarie
modifiche alla rete, garantendo una transizione senza intoppi e la consegna delle fatture
senza interruzione.
OB10 offre assistenza in più lingue?
Si, OB10 offre servizi di vendita, implementazione e supporto in inglese, francese,
tedesco, olandese, spagnolo e italiano.
Inoltre, OB10 dispone di numeri locali per l'assistenza clienti nei seguenti Paesi:
Australia +61 (0)1800035399
Belgio +32 (0)24031011
Danimarca +45 (0)80885818
Finlandia +358 (0)800118871
Francia +33 (0)170708100
Germania +49 (0)69222220290
Irlanda +353 (0)12477709
Italia +39 0236006340
Malesia +60 (0)1800813158
Paesi Bassi +31 (0)207121385
Nuova Zelanda +64 (0)800448121
Singapore +65 (0)8001204757
Spagna +34 (0)914141472
Svezia +46 (0)850578418
Regno Unito +44 (0) 8701657420
Sono disponibili altre informazioni sul servizio OB10?
Si, visiti il sito www.OB10.com/bms
Dove posso trovare informazioni su come diventare acquirente che utilizza il servizio
OB10?
Visiti il sito www.OB10.com