TNT EMPLOYEES SOCIAL MEDIA GUIDELINES

SOCIAL MEDIA: LINEE GUIDA
PER I DIPENDENTI TNT
Come far sentire la propria voce e trasmettere
TNT – The People Network on-line
Version: 1.2
September 2014
Social media: linee guida
per i dipendenti TNT
Cosa sono i social media
I social media sono mezzi di comunicazione che si
affidano a tecnologie on-line per agevolare
l'interazione sociale. Invitando gli utenti a diventare
produttori di contenuti anziché semplici consumatori,
trasformano le tradizionali modalità di comunicazione
in vere e proprie conversazioni. In questo modo
favoriscono la democratizzazione della conoscenza e
dell'informazione.
Es. Facebook, Twitter, blog, Youtube, Slideshare, LinkedIn,
Xing, Ning, Hyves, Flickr, Wikipedia e molti altri.
Permettici di mostrarti
I social media offrono quindi una grande
opportunità, ma possono anche rivelarsi un'arma a
doppio taglio. Per questo presentiamo ai dipendenti
TNT queste linee guida: per aiutarvi a trarre il
meglio da questi nuovi mezzi di comunicazione ed
evitare da cui possono nascere situazioni poco
piacevoli.
Questo documento non è un manuale per coloro
che gestiscono i canali di comunicazione ufficiale
di TNT, ma riguarda soltanto le vostre attività
personali sui social media, sia che avvengano sul
posto di lavoro che a casa.
In linea di massima, quello che fate al di fuori
dell'orario lavorativo non ci riguarda. Tuttavia, non si
smette mai di essere dipendente TNT. La maggior
parte degli “incidenti” sui social media sono
imputabili ad una mancata consapevolezza circa le
conseguenze (potenzialmente anche negative) che
le vostre azioni e il vostro comportamento hanno
sulla reputazione del vostro datore di lavoro.
Perché usare i social media?
I social media possono essere utilizzati in diversi
modi e con finalità differenti:
•come strumento per creare la tua rete di contatti: la
vita non è altro che la somma dei tuoi contatti
professionali e personali;
•per favorire la comunicazione (come in passato i
cellulari e la posta elettronica);
•per partecipare a discussioni;
•per contribuire alla reputazione di TNT online.
Di seguito un esempio reale che
avrebbe potuto essere evitato con
un po' di buon senso:
Quando sono le persone giuste ad incontrarsi,
possono accadere grandi cose. In tutto il mondo sono
le persone che lavorano nella nostra azienda ed i
nostri clienti ad essere il cuore pulsante di TNT. Ecco
perché ci consideriamo The People Network.
Senza persone a dare vita a questa rete, The People
Network costituirebbe solo una serie di parole. I
social media offrono ai nostri dipendenti
canali/strumenti per farsi ascoltare e rappresentare
questa rete di persone. Si tratta di una forma di
comunicazione che offre un potenziale significativo
per migliorare la reputazione di TNT ed altrettante
responsabilità.
Altri esempi: Domino’s pizza video, Canadian woman
loses benefits over Facebook photo, Kevin Colvin, fired
for her Facebook update.
Principi fondamentali
Qui di seguito trovate alcuni principi generali che
possono aiutarvi nella vostra attività sui social
media:
1. Conoscere i Principi etici aziendali
Vi invitiamo a leggere con attenzione e a conoscere i
Principi etici aziendali di TNT, che forniscono i
principi fondamentali per i dipendenti nei loro rapporti
con i colleghi, clienti, fornitori e altri stakeholder. Tali
Principi sono validi anche nell’interazione sui social
media.
2. Specificate di non essere un portavoce
Incoraggiamo la partecipazione ad account, blog,
gruppi e siti Web dedicati a TNT. Tuttavia, chi voglia
aprire uno di questi spazi, esprima chiaramente che
non si tratta di un canale di comunicazione ufficiale di
TNT. È inoltre necessario indicare che le idee e le
opinioni espresse sono personali, in particolare
quando si tratta di argomenti collegati alle attività di
TNT (trasporto, logistica, ecc.). Se necessario,
inserite uno scarico di responsabilità (“Le opinioni e le
posizioni espresse sono personali e non rispecchiano
necessariamente quelle di TNT.”) per ribadire che
non state parlando a nome di TNT.
In caso di dubbi
Chiedete al vostro responsabile se è “sicuro”
pubblicare on-line informazioni specifiche. Se
avete domande sui social media non relative ai
contenuti, contattate:
[email protected]
3. Rispettate le linee guida di TNT sul marchio
La coerenza del marchio TNT è importante. Se
inserite nel vostro spazio on-line il logo TNT fate in
modo di attenervi all’immagine coordinata TNT
Utilizzate sempre la versione più recente. Non
“schiacciate”, né alterate in altro modo il logo. Non
utilizzate il logo in combinazione con il nome di un
prodotto. Impiegate la corretta tonalità di arancione
(#FF6600) e gli altri colori aziendali. Per ulteriori
informazioni consultate le Linee guida di TNT sul
marchio (su ExpressNet).
4. Siate consapevoli che i social media sono un
sistema sociale
I social media sono paragonabili a un qualunque
contesto sociale - una riunione, una festa, quattro
chiacchiere al bar. Comportatevi come se vi
trovaste in una di queste situazioni. Non dimenticate
le buone maniere: presentatevi prima di parlare,
non fingete di essere qualcun altro, non
intromettetevi e non interrompete le conversazioni
degli altri, e così via. Fate in modo, insomma, che le
azioni e il comportamento sui social media siano in
linea con l'immagine che volete dare di voi stessi
sul posto di lavoro e con i clienti. Tenete presente
che state condividendo uno spazio sociale – on-line
o off-line – con il vostro responsabile, nonché con
colleghi e clienti.
5. Ricordate che Google non dimentica
Tutto ciò che pubblicate resta on-line per molto
tempo. Tenetelo presente prima di pubblicare
qualcosa di cui potreste pentirvi.
Linee guida per i dipendenti
TNT sui social media
COSA FARE
Tenete presenti i Principi etici
aziendali di TNT.
Siate voi stessi, raccontate chi siete e
per chi lavorate, in special modo
quando promuovete TNT.
Se utilizzate il logo TNT, attenetevi
alle Linee guida di TNT sul marchio.
Indicate chiaramente che le idee / le
opinioni espresse sono vostre. Parlate
sempre in prima persona.
Raccontate i fatti onestamente, siate
sinceri. Sostenete il vostro punto di
vista con fatti. Riportate le fonti dei
vostri contenuti.
Date un valore aggiunto e riflettete
prima di pubblicare.
Fate sempre ricorso al buon senso e
alla cortesia. Ammettete gli errori e, se
necessario, chiedete scusa.
Rispettate le culture, le religioni, i
valori, ecc. degli altri.
Rispettate il copyright. Non utilizzate
logo, marchi, musica, immagini, ecc.,
senza previa autorizzazione.
Monitorate le reazioni alle vostre
pubblicazioni facendo in modo che
siano autentiche, rispettose e legali
quanto le vostre.
COSA NON FARE
Non pubblicate cose che non
mostrereste a vostra madre / al vostro
responsabile.
Non fate spam.
Non adottate tecniche di marketing
occulto.
Non parlate a nome di TNT
(se avete un blog / spazio personale,
inserite una dichiarazione di non
responsabilità).
Non deformate né modificate il logo
TNT. Non associate il logo TNT a
contenuti inappropriati.
Non mentite.
Non provocate liti. Non pubblicate
materiale diffamatorio, volgare,
osceno o intimidatorio.
Non divulgate informazioni interne.
Astenetevi dal commentare le
performance aziendali di TNT
Non citate colleghi e/o stakeholder,
non pubblicate i loro materiali senza
autorizzazione.
Non censurate le opinioni altrui.
In caso di dubbi, domande e suggerimenti:
[email protected]
Per maggiori informazioni sui Social Media in TNT:
http://expressnet.tnt.com/socialmedia
Come reagire ai post su TNT
SÌ
SÌ
SÌ
SÌ SÌ
NO
Si tratta di posta indesiderata
(testo vago con collegamenti sospetti)?
SÌ
SEGNALA
Cerca il pulsante per le segnalazioni o
invia un messaggio personale al
proprietario dello spazio on-line /
dell'account.
NO
L'autore è un “troll”
(un soggetto il cui scopo èd infastidire
gli altri)?
NO
SÌ
Il contributo pubblicato è uno sproloquio
o uno scherzo
volto a ridicolizzare o a schernire?
LIMITATI A MONITORARE LA
SITUAZIONE
Monitora la situazione senza
rispondere. Nel caso in cui la situazione
degeneri, denuncia il fatto a
[email protected]
NO
Il contributo pubblicato contiene
informazioni sbagliate a cui vorreste
rettificare?
SÌ
ACCERTATI DEI FATTI
Verifica i fatti in prima persona e
rispondi con osservazioni fattuali che
possono essere viste da tutti.
SÌ
RISOLVI IL PROBLEMA
Se necessario scusati, cerca di fare il
possibile per essere d'aiuto e rendere
pubblico questo tuo impegno. Se non
sei in grado di risolvere il problema,
comunicalo al dipartimento competente
o invia un’e-mail a [email protected].
NO
Il contributo è stato pubblicato da un
cliente / stakeholder insoddisfatto?
Come contribuire?
COSA FARE e COSA NON FARE
Hai trovato un post che riguarda TNT. Il
contenuto / tono è positivo?
SENTITI LIBERO DI CONTRIBUIRE
Puoi semplicemente “accettare” i
commenti dei clienti (rispondendo ai
commenti positivi e dando
suggerimenti), o favorire ulteriormente
la discussione.
Condivisione dei contenuti (di campagne)
TNT
Voi -The People Network- siete ambasciatori di
TNT sui social media. Sentitevi liberi di fare clic su
«mi piace» sulle nostre pagine ufficiali o di
condividere i post ufficiali di TNT sulle vostre pagine
personali.
Considerate attentamente i vostri post. Ricordate che
qualsiasi post o condivisione potrà innescare reazioni
che porteranno a esprimere commenti su TNT e sui
materiali ufficiali TNT.
È bene sottolineare che i video di TNT contengono
già didascalie con le informazioni ufficiali TNT che
verranno automaticamente condivise insieme al
video. Pertanto, se non siete certi su cosa dire nel
vostro post, potete semplicemente condividere il
video senza aggiungere il vostro commento.
Cosa devo fare se la mia rete reagisce:
È fantastico se i vostri amici e la vostra rete scrivono
la loro reazione personale a un post di TNT. Ma cosa
rispondere se hanno una domanda su TNT? O
quando la reazione è molto negativa?
• In generale, si applicano le norme relative al
«COSA FARE» e «COSA NON FARE» per i Social
Media.
• Se non siete certi su cosa dire, rivolgetevi al
vostro responsabile oppure contattate:
[email protected]
Istruzioni su come condividere post ufficiali TNT:
Dalla pagina Facebook di TNT alla vostra pagina
personale di Facebook:
•Se non siete ancora 'amici' della nostra pagina
globale di Facebook, potete esprimere il vostro «mi
piace» qui:
http://www.facebook.com/TNTPeopleNetwork
•Se desiderate condividere un video o un post, fate
clic sul pulsante «Condividi»
• Viene visualizzata una finestra pop-up con le
opzioni di condivisione
• Scegliete come desiderate condividere il post
utilizzando il menu a tendina. Potete scegliere di
pubblicarlo sul vostro diario, sul diario di un
amico, in un gruppo o in un messaggio privato.
• Opzionale: Potete inserire un messaggio da
pubblicare insieme al video/post
• Fate clic su «Condividi link» per pubblicare
automaticamente il post e completare il processo
Dal canale Dal canale YouTube di TNT alle vostre
pagine Facebook ,LinkedIn, Twitter personali
• Potete seguire il canale globale Youtube di TNT
qui: http://Youtube.com/TNTPeopleNetwork
• Se desiderate condividere un video, cliccate sul
pulsante «Condividi»
• L’area sotto il pulsante «Condividi» si espanderà
fornendo ulteriori opzioni
• Fate clic sull’icona «f» di Facebook nel pannello
delle opzioni di condivisione che appare
• Accedete a Facebook
• Scegliete come volete condividere il video,
usando il menu a tendina (potete scegliere di
postarlo sul vostro diario, sul diario di un amico,
in un gruppo o come messaggio privato)
• Se scegliete qualsiasi opzione diversa da «Sul
tuo diario», vi verrà chiesto di inserire il nome di
un vostro amico o di un gruppo con il quale volete
condividere il video
• Opzione: Potete inserire un messaggio da
pubblicare insieme al video.
• Se avete un account Twitter o LinkedIn, potete
inoltre condividere il posto selezionando le icone
Twitter e LinkedIn
• Fate clic sul pulsante «Condividi collegamento»
per pubblicare automaticamente il post e
completare il processo
Condivisione dei contenuti (di campagne)
TNT
Dalla pagina LinkedIn di TNT alla vostra pagina
personale LinkedIn
•Se non seguite la pagina LinkedIn globale di TNT,
potete fare clic sul pulsante «Follow» (Segui) sulla
pagina http://www.Linkedin.com/company/TNT/ (o su
qualsiasi altra pagina ufficiale di TNT)
•Se desiderate condividere un video o un post, fate
clic sul pulsante «Share an update» (Condividi un
aggiornamento) presente sotto il video/post
•Appare quindi una finestra pop-up con le opzioni di
condivisione
•Scegliete come desiderate condividere il video/post,
utilizzando il menu a discesa
•Potete anche decidere di posizionare il video/post in
gruppi o inviarlo a singole connessioni (Connections).
Vi verrà richiesto di inserire il nome di un amico o di
gruppo con il quale desiderate condividere il video
•Opzione: Inserire un messaggio da pubblicare
insieme al video/post
•Opzione: Se disponete di un account Twitter, potete
anche condividere il post su Twitter (selezionando
«Public» (Pubblico) + Twitter)
•Fate clic sul pulsante «Share link» (Condividi link)
per pubblicare automaticamente il post e completare
il processo
Condividere un video come aggiornamento di stato
personale su Facebook, LinkedIn o Twitter
•Se desiderate condividere un video come
aggiornamento dello stato personale, dovete
utilizzare un link (che può essere un bitly o un
collegamento Youtube)
•Sulla pagina iniziale del vostro account Facebook,
LinkedIn o Twitter, fate clic su «Stato / Share an
update / Scrivi un nuovo tweet»
•Incollate il link nel vostro aggiornamento di stato /
tweet
•LinkedIn e Facebook: verrà visualizzata
automaticamente un’immagine statica del video (+
didascalia/descrizione).
•LinkedIn e Facebook: Scegliete con chi volete
condividere il post (usando il menu a tendina)
•LinkedIn : Se avete un account Twitter, potete
inoltre condividere il video lì (scegliendo «Public»
(Pubblico) + Twitter)
•Opzione: Inserite un messaggio da postare
insieme al video
•Fate clic sul pulsante «Pubblica / Share Link /
Tweet» per pubblicare automaticamente il post e
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In caso di dubbi, domande e suggerimenti:
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•Opzione: Aggiungete un messaggio quando ritwittate
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