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Collaborazione:
gestione documentale,
workflow e portali
I vantaggi della collaborazione
per l’ottimizzazione della produttività
Collaborazione:
gestione documentale,
workflow e portali
I vantaggi della collaborazione per
l’ottimizzazione della produttività
Una delle sfide principali per le organizzazioni che vogliono rispondere efficacemente
ai cambiamenti del mercato e accrescere il proprio vantaggio competitivo è riuscire
a connettere persone, informazioni e processi di business in modo da eliminare le aree
di inefficienza.
Un grande alleato: Microsoft Office System, un ambiente
di collaborazione completo ed efficace
La condivisione strutturata dei documenti all’interno dell’organizzazione aziendale e la
corretta gestione dei flussi di lavoro possono risultare fondamentali per il successo
di un’impresa. Come realizzare questi obiettivi sfruttando tecnologie facili da implementare
e gestire?
Microsoft Office System è un sistema completo e integrato che comprende server,
servizi e applicazioni desktop progettati per collegare più efficacemente gli utenti
e le aziende alle informazioni e ai processi di business. Include le edizioni 2003
di Microsoft® Office (quindi Outlook®, Word, Excel, PowerPoint®, Access, Publisher nelle
versioni 2003 oltre a Business Contact Manager ed InfoPath® 2003); soluzioni desktop
stand alone quali Visio® 2003, FrontPage® 2003, Project 2003 e OneNote® 2003; prodotti
server quali SharePoint® Portal Server 2003, Exchange Server 2003, Live Communications
Server 2005, Project Server 2003; Live Meeting 2005 (un servizio per le videoconferenze
on line) e Office Online, un servizio web dove è possibile trovare gratuitamente modelli,
formazione, demo e soluzioni integrate di partner qualificati.
Microsoft Office System permette di trasformare le informazioni in valore di business,
migliorando la connessione fra persone, processi e dati.
La nostra offerta
Realizzazione di portali intranet basati su piattaforma
Microsoft SharePoint Portal Server e su tecnologia Microsoft
.NET e SQL Server in ambienti fortemente integrati.
Ci occupiamo grazie alla nostra esperienza multipiattaforma
di migrazione di applicativi Lotus Notes ad ambiente
Microsoft Exchange, Microsoft Microsoft SharePoint Portal
Server e Microsoft .NET.
Case Study Darma SpA
Darma SpA, licenziataria del marchio Carglass® e leader
mondiale vetri auto, con un network che conta oggi oltre
BRAIN FORCE
BRAIN FORCE S.p.A. fa parte del gruppo BRAIN FORCE
Holding AG, una delle principali società di software
e servizi a livello europeo, presente in nove paesi
e quotata alla borsa di Francoforte.
140 fra filiali tutte in gestione diretta ed officine mobili,
doveva sostituire l’applicativo gestionale, ormai datato e
non in linea con l’operatività aziendale. A ciò si aggiungeva
un corposo aumento dei volumi di dati generati, che
contribuiva ad allungare i tempi necessari per sviluppare
report. Occorreva un sistema flessibile, affidabile e,
È Microsoft Gold Certified Partner con riconosciute
soprattutto, in grado di gestire tutte le attività informative
competenze in Microsoft Business Solutions, Advanced
con un unico database. Abbiamo realizzato per
Infrastructure Solutions, Networking Infrastructure
Darma/Carglass un sistema informativo basato su quattro
Solutions, Information Worker e Learning Solutions. Ha
importanti riferimenti: Microsoft Navision per l’ERP,
sede legale a Milano; sede operativa ed amministrativa
e una filiale a Milano-Cologno Monzese, una filiale
a Padova ed una a Roma, dalle quali segue progetti
e Clienti sul territorio nazionale.
Microsoft CRM per la gestione delle attività di call center,
la soluzione Web e l’implementazione di SharePoint Portal
Server per l’integrazione e l’archiviazione documentale
di tutte le informazioni.
“I vantaggi sono tangibili. Rispetto al precedente
sistema disponiamo di una migliore qualità delle
informazioni, il database è sincronizzato, è anche
BRAIN FORCE S.p.A.
Via Alessandro Volta, 16
20093 Cologno Monzese (MI)
Tel. 02 250941
Via Ticino, 26
35030 Sarmeola di Rubano (PD)
Tel. 049 8976800
Via Ludovico di Savoia, 4
00185 Roma
Tel. 06 70497618
diminuito drasticamente il ricorso all’assistenza
hardware e software sui sistemi delle filiali, che
in passato generavano problematiche per i tecnici”.
Stefano Montagner, Responsabile Sistemi Informativi di
Darma/Carglass
Gestione documentale: i documenti
che servono, senza sprechi di tempo
In ogni azienda si producono ogni giorno quantità
ingenti di documenti, dalle fatture alle bolle di
accompagnamento, dalle offerte commerciali ai progetti
o alle semplici comunicazioni di posta elettronica.
Se questi documenti non sono gestiti in modo ottimale la
“macchina aziendale” può rischiare di incepparsi, di perdere
un importante know-how sulla vita dell’impresa, dei suoi
prodotti, dei suoi processi e dei suoi clienti con un evidente
danno in termini di “competitività”.
Per garantire una gestione veramente efficiente delle
informazioni ed evitare che “perdano” una buona parte
del loro valore, ciascun dipendente dovrebbe condividere
in forma strutturata all’interno del team di lavoro
i propri documenti anzichè archiviarli sul PC o accumularli
in una cartella sul server. In questo modo le informazioni
potrebbero essere sempre reperibili quando servono,
in un’area Web accessibile con gli opportuni criteri
di accesso e di riservatezza.
Gli spazi di lavoro offerti dalla tecnologia Microsoft®
SharePoint® costituiscono un punto di accesso unico
e centralizzato per archiviare, condividere e rendere
consultabili i documenti tra tutti i componenti di un gruppo
di lavoro, con la possibilità di indicizzarli secondo diversi
criteri di ricerca.
Portali aziendali: strumenti semplici
per condividere le informazioni
Per migliorare la produttività dei dipendenti è essenziale
attuare una condivisione strutturata delle informazioni
e un’organizzazione efficiente delle attività aziendali, con
un effetto diretto sui margini e sulla redditività. Si tratta
di rendere più efficace il lavoro dei dipendenti
nell’elaborazione delle informazioni, che si tratti di
personale commerciale, amministrativo o tecnico.
È possibile raggiungere quest’obiettivo con soluzioni che
migliorano la produttività dei singoli e dei gruppi, senza
duplicare inutilmente le attività. Un portale Web costruito
con tecnologia Microsoft SharePoint rende più efficace
la comunicazione e la condivisione delle informazioni,
pur proteggendole da accessi indesiderati. Può essere usato
per garantire alla rete commerciale la disponibilità di dati
sulle vendite sempre aggiornati oppure per lavorare
su offerte o progetti in comune; per accedere ai sistemi
gestionali o di CRM oppure semplicemente per pubblicare
le policy aziendali o la rubrica dei numeri di telefono interni. Avere a disposizione in modo semplice e rapido tutte le
informazioni che servono migliora la produttività dei dipendenti con un notevole risparmio di tempo e l’opportunità di
concentrarsi sulle priorità di business.
Workflow: un processo più efficiente
per i progetti aziendali
Quando si lavora su un progetto, non è sempre facile
riunire tutte le persone coinvolte, gestire la correzione
dei documenti e il controllo delle successive versioni riviste
dai diversi attori o impedire che le informazioni riservate
finiscano in mani sbagliate.
Con Microsoft Office System è possibile ottimizzare
la comunicazione e la collaborazione per un’attività
operativa più agile e spedita, in cui i componenti di un
gruppo di lavoro - anche se non fisicamente seduti intorno
allo stesso tavolo - possono condividere tutte le informazioni
disponibili e il loro stato di avanzamento. Il risultato è
la possibilità di comunicare meglio e lavorare insieme in
modo più produttivo: i processi sono più efficienti, i progetti
procedono più spediti, i clienti sono più soddisfatti.
I vantaggi per il business aziendale
Microsoft Office System offre tutti gli strumenti che
permettono di:
sfruttare soluzioni innovative ed integrate che ottimizzano i
Basta pubblicare i documenti relativi al progetto in un’area
processi di gestione documentale e workflow e implementano
condivisa creata con Microsoft Windows SharePoint
i portali come uno strumento di collaborazione efficace e
Services o Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
realmente utile per il successo dell’azienda
®
e applicare ai documenti la funzione di controllo delle
versioni, in modo da garantire che le informazioni
garantire agli utenti aziendali un più facile accesso alle
disponibili siano sempre aggiornate ed evitare qualsiasi
informazioni di cui hanno bisogno, in modo che possano
perdita di dati tenendo nel contempo traccia delle diverse
acquisire conoscenze più approfondite e diventare più
modifiche apportate.
produttivi ed efficienti
Microsoft Office System consente anche di impostare regole
per impedire l’inoltro, la copia o la stampa dei documenti
e dei messaggi di posta elettronica da parte di persone non
autorizzate, evitando la diffusione di informazioni riservate
o il loro uso improprio (Information Rights Management).
Se nella procedura sono coinvolti i sistemi informativi
aziendali è possibile inserire le informazioni provenienti
dai gestionali o da altre applicazioni di business (dati di
vendita, ordini dei clienti, informazioni relative alle paghe
dei dipendenti) direttamente all’interno dei documenti, in
maniera completamente automatizzata.
migliorare la capacità dell’azienda di anticipare, gestire
e rispondere prontamente ai cambiamenti del mercato
sviluppare in modo semplice e rapido soluzioni di
collaborazione e condivisione delle informazioni efficaci
e integrate, permettendo di ridurre gli investimenti
necessari e di massimizzare il rendimento
ottimizzare processi e servizi di gestione documentale
con la massima garanzia in termini di sicurezza e protezione
dei dati.
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