Gestione dei contratti

Ciclo di formazione
per PMI
Gestione dei contratti
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Ciclo di formazione per PMI
Gestione dei contratti
Vi siete mai chiesti se avete una visione d’insieme di
tutti i contratti stipulati dalla vostra azienda? Riuscite
a gestire in modo adeguato questo aspetto della vostra
attività?
Uno studio pubblicato da KPMG nel 2002 ha messo in
luce i rischi e i problemi legati alla gestione dei contratti.
Sintetizziamo nel seguente riquadro i pericoli più frequentemente segnalati:
Concludere contratti nell’interesse dell’azienda ha un’importanza fondamentale, ma non basta: è altrettanto
importante garantire che quanto pattuito si concretizzi
effettivamente, ed esercitare un controllo in questo
senso.
Le indicazioni riportate nelle pagine seguenti vi mostreranno come ottimizzare la gestione dei contratti nella
vostra azienda.
2. Gestione dei contratti: i tre pilastri fondamentali
Una gestione dei contratti ben strutturata si fonda su tre
pilastri. A seconda del tipo di contratto può essere opportuno fare riferimento a uno, due o tutti e tre i pilastri.
• 19% degli intervistati:
rischi legati al mancato rispetto delle scadenze
• 21% degli intervistati:
timore di smarrire i contratti
• 29% degli intervistati:
timore di rischi legati ai contenuti dei contratti
• 29% degli intervistati:
faticosa ricerca di documenti importanti
• 46% degli intervistati:
contratti non aggiornati
I tre pilastri della gestione dei contratti
Pilastro 1
Fondamenti
1.3 Definizione
delle priorità e
pianificazione
1.2 Definizione
delle possibilità
di azione
1.1 Definizione
del modello di
business
Se anche per voi la gestione dei contratti è fonte di
preoccupazione, questo ciclo di formazione vi sarà utile
per apportare significativi miglioramenti nella vostra
azienda.
1. Diverse tipologie di contratto
Ogni impresa ha a che fare con diverse tipologie di contratto. La seguente figura ne propone una prima classificazione sommaria.
Panoramica sulle diverse tipologie di contratto (non esaustiva)
Direzione
aziendale
• Contratti di gestione d’affari
• Contratti di società / contratti di management
• Convenzione di tutela del segreto
• Appartenenze
Produzione di
beni e servizi
• Contratti con acquirenti
• Contratti di servizio esterno e rappresentanza
• commerciale
• Contratti di agenzia
• Contratti di licenza / di distribuzione
Contratti con subfornitori
Gestione
delle risorse
• Contratti dei collaboratori
• Contratti di assicurazione
• Contratti hardware e software
• Contratti con aziende attive nel settore
• delle telecomunicazioni
• Contratti di locazione
• Contratti di manutenzione
• Contratti di credito
• Contratti con fornitori di servizi
• Contratti di assistenza
• Contratti di leasing
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Pilastro 2
Attuazione
2.3 Stipula del
contratto
2.2 Trattative
2.1 Strutturazione
del contratto
Pilastro 3
Applicazione
3.3 Provvedimenti
in caso di
controversie
3.2 Controllo
sull’attuazione
3.1 Esecuzione
del contratto
2.1. Pilastro 1: «Fondamenti»
1.1. Definizione del modello di business
Prima di approfondire gli aspetti legati alla gestione dei
contratti, l’azienda deve fare assoluta chiarezza sul proprio modello di business, rispondendo a domande come
queste:
• L’azienda è una semplice società di vendita o fabbrica
autonomamente i prodotti che commercializza?
• L’azienda necessita di collaboratori fissi o può avvalersi anche di lavoratori interinali?
• L’azienda ha un proprio magazzino per i materiali
oppure opta per un approvvigionamento just-in-time?
A seconda della risposta a queste domande, i contratti
vanno strutturati in modo diverso.
1.2. Definizione delle possibilità di azione
A seconda delle proprie dimensioni e della propria rilevanza sul mercato, l’azienda può assumere una determinata posizione nella conduzione delle trattative. È quindi
importante chiedersi in che modo porsi a seconda della
situazione e quali altre opzioni sono disponibili. Una
piccola impresa in trattativa con un’azienda detentrice di
monopolio dispone di possibilità di azione e di un margine di negoziazione molto limitati.
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Ciclo di formazione per PMI – Gestione dei contratti
1.3. Definizione delle priorità e pianificazione
A seconda della situazione in cui si trova l’azienda rispetto al proprio ciclo di vita, può essere più o meno opportuno imbarcarsi a oltranza in trattative per la stipulazione
di contratti. Soprattutto le aziende di recente costituzione o che stanno appena cominciando a crescere devono
darsi priorità precise in relazione alla stipula dei contratti
e attuare un’attenta pianificazione su scala temporale.
Come criteri per la definizione delle priorità si possono
utilizzare i seguenti:
• Influsso finanziario sul risultato dell’impresa o sul
capitale proprio
• Influsso temporale sulla produzione e la fornitura di
beni e servizi
• Necessità di assicurarsi risorse non abbondanti
2.3. Stipula del contratto
Non appena i contenuti del contratto sono stati fissati, è
importante approdare alla stipula il più velocemente possibile. In questa fase vanno considerati i seguenti aspetti:
• Il contratto è stato controllato da un proprio rappresentante legale? È stato possibile appurare che
l’accordo contrattuale in questione non determini una
violazione di altri obblighi contrattuali?
• Il contratto è formulato in modo tale che anche una
terza persona, a distanza di anni, possa comprendere
facilmente quali erano l’obiettivo e il contenuto del
contratto stesso? Può infatti accadere che un domani
le persone che hanno seguito le trattative interrompano la collaborazione con la vostra azienda!
2.3. Pilastro 3: «Applicazione»
2.2. Pilastro 2: «Attuazione»
2.1. Strutturazione del contratto
Prima di avviare le trattative per la stipula di un contratto, l’impresa e la controparte devono avere ben chiaro
quali sono i punti cardine del contratto stesso. Essi possono comprendere:
• Definizione degli obiettivi del contratto (obiettivi
imprenditoriali)
• Definizione dei contenuti del contratto (prestazione,
compenso per la prestazione, modalità di pagamento,
disposizioni a livello di responsabilità, disposizioni
finali)
• Definizione della forma del contratto (dichiarazione di
intenti, contratto preliminare, contratto ecc.)
• Definizione di struttura e articolazione
2.2. Trattative
Prima di entrare nel vivo delle trattative, l’azienda deve
chiarire
• il margine di negoziazione di cui dispone (alternative
rispetto alla controparte in questione o elevata dipendenza)
• i ruoli all’interno della propria delegazione (good cop
o bad cop)
• il lasso di tempo di cui dispone per le trattative
• le condizioni aggiuntive da rispettare
Una buona preparazione consente di far valere ampiamente i propri interessi: sicuramente la controparte si è
preparata bene!
3.1. Esecuzione del contratto
L’esecuzione del contratto, analogamente alla fase delle
trattative, deve essere ben preparata, onde evitare che
già all’inizio si verifichino incomprensioni tra le parti. Sono importantissimi, ad esempio, i seguenti preparativi:
• Organizzazione dell’esecuzione: i collaboratori
dell’azienda che dovranno occuparsene sono a conoscenza del contenuto del contratto e sanno cosa
viene chiesto loro?
• Garanzia della prestazione / dei diritti: le prestazioni / i diritti derivanti dal contratto possono essere
garantiti in conformità a quanto concordato? Sono
stati attuati i necessari provvedimenti organizzativi
all’interno dell’azienda?
3.2. Controllo sull’attuazione
Considerando la mole di contratti che un’azienda sottoscrive nel corso degli anni, è importante esercitare un
controllo sulla loro attuazione.
A tal fine, è utilissimo tenere un registro centralizzato dei
contratti, che contenga le seguenti informazioni per ogni
contratto:
• Contraenti
• Contenuto essenziale del contratto (prestazione,
impegni, modalità di pagamento)
• Disposizioni particolari
• Durata del contratto
• Disdetta del contratto
• Punti di contatto con altri contratti
Il registro va aggiornato costantemente, e almeno una
volta al mese si dovrebbe effettuare un controllo in
relazione all’adempimento dei contratti. In questo modo
si garantisce anche che i contratti non vengano proseguiti tacitamente nonostante sussistesse l’intenzione di
disdirli.
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Ciclo di formazione per PMI – Gestione dei contratti
3.3 Provvedimenti in caso di controversie
Un buon contratto, una volta stipulato, non ha più
bisogno di essere ripreso in mano. Tuttavia, può accadere che in fase di applicazione del contratto si giunga a
un’impasse. In questo caso, occorre adottare provvedimenti adeguati alla gravità della situazione, procedendo
per gradi fino a giungere eventualmente, e solo come
extrema ratio, al ricorso in tribunale.
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Spesso i problemi che sorgono tra le parti contrattuali
dipendono da una comunicazione lacunosa; in questi
casi, è opportuno cercare una soluzione nel contesto di
un colloquio chiarificatore. Se non si ottiene l’esito sperato, occorre puntare al raggiungimento di un accordo
extragiudiziale: tra le varie possibilità esistenti in questo
ambito vi sono la rinegoziazione, la conciliazione, la mediazione. Solo qualora anche questi tentativi falliscano è
opportuno rivolgersi al tribunale arbitrale o ordinario.
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