servizi distintivi per alberghi

CartaSi SpA • Gruppo CartaSi (capogruppo: Si Holding SpA) • Corso Sempione 55, 20145 Milano
Telefono 02 3488.1 • Fax 02 34884180 • http://www.cartasi.it • e-mail: [email protected]
Capitale Sociale: euro 27.000.000 i.v. • Reg. Imprese Milano, C.F. e P. IVA: 04107060966
REA Milano n. 1725898 • Elenco Generale UIC n. 35288 • Elenco Speciale Bankitalia codice n. 32875
SERVIZI DISTINTIVI PER ALBERGHI
L’ALBERGO (insegna) ……………………………………………………………………… codice CartaSi …………………………
Partita IVA …………………………………………………………………………………………………………………………………
con sede a …………………………………………………………………………………………………………………………………
in via …………………………………………………………………………………………………………………………………………
PROPONENTE
Dichiara di aver preso visione ed approvare il contratto riportato di seguito.
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DATA
TIMBRO ALBERGO
FIRMA ESERCENTE
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TIMBRO E FIRMA…………………………………………………………
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TIMBRO E FIRMA…………………………………………………………
…………………………………………………………
TIMBRO E FIRMA…………………………………………………………
ABI BANCA
COD AGENTE
CLIENTE
Il presente contratto consente agli alberghi convenzionati di offrire un set di servizi ai titolari delle
carte di credito CartaSi nonché ai titolari delle carte riportanti i marchi internazionali VISA,
MasterCard e JCB alle condizioni e con le modalità di seguito indicate. Tali servizi verranno regolati,
per quanto qui non previsto, dalle “Condizioni Generali di Adesione per l’Esercente” già
sottoscritte con CartaSi S.p.A.. Per una descrizione dettagliata delle responsabilità di esercenti e
titolari e dei limiti di applicabilità dei vari servizi, si rimanda ai regolamenti pubblicati dai Circuiti
Internazionali VISA, MasterCard e JCB, che l’albergo dichiara fin d’ora di conoscere ed accettare.
I servizi previsti sono:
• Prenotazione Garantita o “No-show”
• Advance Deposit Service
• Priority Check-out Service
• Delayed Charge
Regole generali:
- I servizi previsti non possono essere effettuati con le carte elettroniche.
- L’albergo dovrà conservare tutta la documentazione di seguito citata per almeno 12 mesi dal
momento della transazione.
- L’albergo dovrà comunicare, chiaramente e per iscritto, al titolare della carta di credito tutti i dati
e le informazioni di seguito indicati (in particolare il Codice Prenotazione e la “cancellation
policy”), anche qualora l’interlocutore non sia il titolare bensì un intermediario (es: prenotazioni
tramite UTELL). In questo ultimo caso, il rapporto sarà comunque da intendersi tra titolare ed
albergo e quindi l’albergo dovrà sempre richiedere tutti i dati del titolare e della carta.
- “Priority Check Out Agreement” e “Delayed Charge Agreement”: tali Agreement possono essere
sottoscritti dal titolare anche durante le procedure di check-in. A tal fine l’albergo dovrà
predisporre apposita modulistica.
- Qualora l’albergo non si attenga alle disposizioni sottoindicate relative ai singoli servizi verrà
riaddebitato degli importi incassati a fronte dei medesimi.
- L’albergo dovrà inviare la documentazione ai titolari via fax o e-mail o comunque in modo che
possa esserne provata l’avvenuta ricezione. Qualora il titolare lo richieda, la documentazione
DEVE essere inviata via posta.
PRENOTAZIONE GARANTITA O NO-SHOW
Il servizio di Prenotazione Garantita (o No-show) consente ai titolari di carta di credito di prenotare soggiorni
anche di una sola notte, comunicando il numero della propria carta a garanzia della prenotazione. In caso
di mancata presentazione del titolare, se la prenotazione non sia stata cancellata nei termini e con le
modalità previsti, l’albergo potrà addebitare al titolare l’importo corrispondente ad un pernottamento.
1. Prenotazione
1.2 Informare il titolare, prima di effettuare la prenotazione, sulle modalità ed i termini del servizio
di Prenotazione Garantita, specificando in particolare:
- Modalità per la cancellazione (riportate al successivo articolo 2)
- Responsabilità in caso di no-show o di mancata cancellazione della prenotazione
1.3 Assegnare un Codice Prenotazione alla richiesta di prenotazione ed annotare su apposito
registro tale Codice Prenotazione ed i dati di cui al precedente punto 1.1.
1.4 Inviare al titolare conferma scritta della prenotazione, indicando:
- Importo complessivo del soggiorno prenotato
- Dettagli relativi al tipo di sistemazione e durata del soggiorno
- Indirizzo esatto dell’albergo
- Codice Prenotazione
- Data ed orario entro cui effettuare validamente la cancellazione della prenotazione (se non
specificato diversamente, la cancellazione dovrà essere accettata dall’albergo fino alle ore 18.00
del giorno previsto di arrivo)
- Responsabilità in caso di mancato arrivo e di mancata cancellazione della prenotazione nei
termini e con le modalità previsti
- Importo che gli verrà addebitato in caso di No-show o di mancata cancellazione nei termini e con
le modalità previsti (che non potrà essere superiore all’importo di una notte di soggiorno)
- Invito a conservare la documentazione
- Modalità per la cancellazione della prenotazione (riportate al successivo punto 2)
2. Cancellazione
L’albergo è tenuto ad accettare le cancellazioni delle prenotazioni effettuate entro i termini e con le
modalità comunicate per iscritto al titolare al momento della prenotazione. Ciascun albergo può
definire la propria “cancellation policy” autonomamente e dovrà comunicarla per iscritto al titolare.
Qualora la “cancellation policy” non sia definita dall’albergo valgono le indicazioni dei Circuiti
Internazionali che prevedono che la cancellazione della prenotazione debba essere validamente
accettata qualora comunicata dal titolare entro le 18.00 del giorno previsto per l’arrivo.
3. No Show
L’albergo dovrà mantenere la prenotazione della camera fino alle ore 12.00 del giorno
successivo a quello previsto per l’arrivo. In caso di mancato arrivo del titolare e mancata
cancellazione della prenotazione entro i termini e con le modalità stabiliti (c.d. “No Show),
l’albergo dovrà:
3.1 Compilare un ordine di pagamento CartaSi, indicando:
- Importo corrispondente ad una notte di pernottamento
- Numero e data di scadenza della carta di credito
- Nome del titolare
- Codice Autorizzazione
- Imprintatura dei dati dell’albergo
- Dicitura no-show in sostituzione della firma del titolare
L’albergo dovrà richiedere - in ogni caso - l’autorizzazione per l’importo corrispondente alla prima
notte di pernottamento chiamando il Numero Verde 800-15.19.19 (in servizio 24 ore su 24) ed
ottenere il Codice Autorizzazione.
Tale operazione, che deve essere effettuata il giorno successivo a quello previsto per l’arrivo, può
essere eseguita tramite POS qualora questo sia abilitato alla digitazione manuale del codice carta.
Il pagamento avverrà secondo le normali procedure per le transazioni effettuate con carte di
credito, in cartaceo o mediante POS.
4. Overbooking
In caso di overbooking, l’albergo è tenuto a fornire ai titolari di carte VISA e MasterCard:
- Sistemazione analoga a quella per cui è stata effettuata la prenotazione, facendosi carico
dell’importo relativo alla prima notte
- Eventuale trasporto verso la nuova sistemazione
- Una telefonata di 3 minuti e l’invio dei messaggi presso la nuova destinazione
In caso di overbooking, l’albergo è inoltre tenuto a fornire ai titolari di carte JCB:
- Sistemazione analoga a quella per cui è stata effettuata la prenotazione, facendosi carico
dell’importo relativo al numero di notti prenotate o fino al momento in cui si sarà liberata la
sistemazione inizialmente prenotata
- Eventuale trasporto giornaliero da e verso la sistemazione alternativa fino al momento in cui si
sarà liberata la sistemazione inizialmente prenotata
- Due telefonate di 3 minuti e l’invio dei messaggi presso la nuova destinazione
Aggiornamento n. 5
Data ultimo aggiornamento: gennaio 2007
1 - copia per CartaSi
1.1 Acquisire dal titolare una comunicazione scritta contenente:
- Numero e data di scadenza della carta di credito
- Nominativo del titolare, come indicato sulla carta
- Indirizzo, recapito telefonico e E-mail (se disponibile) del titolare
- Durata del soggiorno e tipo di accomodamento
1000003574
2.1 Assegnare un Codice Cancellazione alle richieste di cancellazione pervenute entro i termini e
con le modalità stabiliti.
2.2 Inviare al titolare conferma scritta della cancellazione indicando:
- Nominativo del titolare
- Codice Cancellazione
- Invito a conservare la documentazione
L’ALBERGO DOVRÀ:
Servizi Distintivi per Alberghi
L’ALBERGO DOVRÀ:
ADVANCE DEPOSIT SERVICE
L’”Advance Deposit Service” consente ai titolari di carte di credito di prenotare soggiorni, pagando
un anticipo tramite carta di credito a garanzia della prenotazione. Il pagamento dell’anticipo può
avvenire anche senza la presenza fisica del titolare presso l’albergo.
In caso di mancata presentazione del titolare, o in caso di cancellazione della prenotazione oltre i
termini comunicati dall’albergo, l’albergo avrà il diritto di trattenere l’anticipo pagato dal titolare.
Nel caso in cui il presente servizio venga utilizzato per effettuare il pagamento con carte di credito
corporate di soggiorni di dipendenti di aziende, tutte le comunicazioni e la corrispondenza
dovranno essere indirizzati sia al titolare della carta sia a colui il quale usufruirà del soggiorno.
1. Prenotazione
Il pagamento avverrà secondo le normali procedure per le transazioni effettuate con carte di
credito, in cartaceo o mediante POS.
1.5 Inviare al titolare, entro 3 giorni lavorativi dalla data della transazione, copia dell’ordine di
pagamento o dello scontrino compilato con tutti i dati indicati al precedente punto 1.4 e
contenente l’invito a conservare la documentazione.
2. Cancellazione della prenotazione
L’albergo è tenuto ad accettare le cancellazioni delle prenotazioni pervenute entro i termini e con
le modalità comunicate al titolare al momento della prenotazione.
L’ALBERGO DOVRÀ:
L’ALBERGO DOVRÀ:
1.1 Acquisire dal titolare una comunicazione scritta contenente:
- Numero e data di scadenza della carta di credito
- Nominativo del titolare come indicato sulla carta
- Indirizzo per l’invio della documentazione, recapito telefonico e E-mail (se disponibile)
- Data prevista di arrivo, durata del soggiorno e tipo di sistemazione
2.1 Compilare un ordine di pagamento CartaSi, indicando:
Inviare al titolare una comunicazione scritta, indicando:
- Conferma dell’avvenuta cancellazione della prenotazione
- Codice Cancellazione
1.2 Determinare l’importo dell’anticipo, che non può essere superiore all’importo complessivo del
soggiorno e comunque non superiore all’importo per 14 notti.
1.3 1.3 Inviare al titolare una comunicazione scritta, indicando:
- Importo previsto per l’intero soggiorno e importo dell’anticipo
- Data prevista di arrivo in albergo
- Nome e indirizzo esatto dell’albergo
- Informazione che l’albergo ha l’obbligo di mantenere la prenotazione per la sistemazione
richiesta per il numero di notti pagate
- “cancellation policy”
- Codice Prenotazione
- Informazione che eventuali cancellazioni da parte del titolare verranno confermate allo stesso
per iscritto
- Informazione che l’anticipo o parte di esso (indicandone l’esatto ammontare) non verrà restituito
qualora il titolare non si presenti o effettui la cancellazione della prenotazione non rispettando
i termini e le modalità previsti dalla “cancellation policy”
- Richiesta al titolare di restituire all’albergo la comunicazione in oggetto sottoscritta per
accettazione
La comunicazione dovrà essere restituita dal titolare debitamente sottoscritta dallo stesso per
accettazione.
In mancanza di tale documentazione sottoscritta dal titolare NON sarà possibile effettuare
l’operazione descritta al successivo punto 1.4.
1,4. Compilare un ordine di pagamento CartaSi indicando:
- Importo dell’anticipo
- Numero e scadenza della carta di credito
- Nome del titolare
- Codice Autorizzazione
- Imprintatura dei dati dell’albergo
- Dicitura “advance deposit” in sostituzione della firma del titolare
Tale operazione può essere eseguita tramite POS qualora questo sia abilitato alla digitazione
manuale del codice carta.
2.2 Compilare una Nota di storno CartaSi (da consegnare in banca con apposito riepilogo) oppure
inviare direttamente a CartaSi una richiesta di storno indicando:
- Importo dell’anticipo
- Numero e data di scadenza della carta di credito
- Nome del titolare
- Codice Cancellazione
- Imprintatura dei dati dell’albergo
- Dicitura “advance deposit” in sostituzione della firma del titolare
2.3 Inviare al titolare, entro 3 giorni lavorativi dalla data della transazione, copia del documento
di storno compilato con tutti i dati indicati al precedente punto 2.2 e contenente l’invito a
conservare la documentazione.
3. Overbooking
L’albergo è tenuto a mantenere la prenotazione per il numero di notti pagate come anticipo.
Qualora il titolare si presenti in ritardo (anche di giorni) dovrà trovare la disponibilità della
sistemazione per cui ha pagato l’anticipo.
IN CASO DI OVERBOOKING L’ALBERGO DOVRÀ:
3.1 Compilare una Nota di storno CartaSi (da consegnare in banca con apposito riepilogo) oppure
inviare direttamente a CartaSi una richiesta di storno indicando:
- Importo dell’anticipo
- Numero e data di scadenza della carta di credito
- Nome del titolare
- Imprintatura dei dati dell’albergo
- Firma del titolare
3.2 Fornire al titolare:
- Sistemazione analoga a quella per cui è avvenuta la prenotazione, facendosi carico dell’importo
relativo al numero di notti corrispondenti all’importo dell’anticipo
- Eventuale trasporto giornaliero da e verso la nuova sistemazione
- Due telefonate di 3 minuti e l’invio dei messaggi presso la nuova destinazione
PRIORITY CHECK OUT SERVICE E DELAYED CHARGE
Il “Priority Check-Out Service” consente al titolare di evitare le procedure di check-out al momento
della partenza dall’albergo: il titolare che abbia sottoscritto un apposito accordo (Agreement)
potrà lasciare l’albergo senza effettuare il check-out.
In tal caso il conto verrà addebitato sulla carta di credito del titolare e la documentazione verrà
spedita all’indirizzo indicato dal titolare. Il “Delayed Charge” consente all’albergo di addebitare al
titolare che abbia sottoscritto apposito accordo (Agreement) l’importo relativo a spese non note al
momento del checkout o relativo a danni arrecati dal titolare e rilevati dopo la sua partenza.
La carta di credito dovrà essere presentata all’albergo al momento della sottoscrizione
dell’Agreement (preferibilmente durante il check in), affinché l’albergo possa validamente
- compilare (ed annullare) un voucher di pagamento con l’imprintatura dei dati della carta e la
data di sottoscrizione dell’Agreement
- richiedere, chiamando il Numero Verde 800-15.19.19 (attivo 24 ore su 24), la preventiva
autorizzazione per l’importo previsto per il soggiorno (anche se inferiore al proprio limite di
spesa) ed ottenere il Codice Autorizzazione.
1.2 Consegnare al titolare (o in albergo o per posta, entro 3 giorni dall’avvenuta transazione):
- copia del Priority Check-Out Agreement
- conto dell’albergo con dettaglio delle voci di spesa
- copia dell’ordine di pagamento di cui al precedente punto 1.1
Delayed charge
Una transazione di tipo Delayed Charge può avvenire entro 90 giorni di calendario dalla data
della transazione correlata (indipendentemente dal fatto che la transazione correlata sia un
normale pagamento con carta di credito, un Advance Deposit Service o un Priority Check-out
Service).
L’ALBERGO DOVRÀ:
Far sottoscrivere al titolare un Agreement in cui indicare:
• Numero e data di scadenza della carta di credito
• Nominativo del titolare, come indicato sulla carta
• Numero di telefono e indirizzo per l’invio della ricevuta
L’ALBERGO DOVRÀ:
Tale Agreement dovrà prevedere che:
- il titolare riconosce espressamente come validi e dallo stesso accettati tutti gli importi relativi a
telefonate, consumazioni etc. o ad eventuali danni rilevati e/o riscontrati successivamente alla
sua partenza, ed autorizza l’albergo ad addebitare sulla propria carta di credito tutti i suddetti
importi (Delayed Charge)
- il titolare autorizza l’albergo ad addebitare sulla propria carta di credito tutte le spese sostenute
durante il soggiorno nel caso in cui debba lasciare l’albergo senza effettuare il check-out (Priority
Check Out Service)
Priority check out service
- Numero e data di scadenza della carta di credito
- Nome del titolare
- Codice Autorizzazione
- Imprintatura dei dati dell’albergo
- Dicitura “Priority Check Out” in sostituzione della firma del titolare
Tale operazione può essere eseguita tramite POS qualora questo sia abilitato alla digitazione
manuale del codice carta. Il pagamento avverrà secondo le normali procedure per le transazioni
effettuate con carte di credito, in cartaceo o mediante POS.
1.1 Compilare un ordine di pagamento CartaSi indicando:
- Importo complessivo delle spese da addebitare al titolare
- Numero e data di scadenza della carta di credito
- Nome del titolare
- Codice Autorizzazione
- Imprintatura dei dati dell’albergo
- Dicitura “Signature on file” in sostituzione della firma del titolare
Tale operazione può essere eseguita tramite POS qualora questo sia abilitato alla digitazione
manuale del codice carta.
Il pagamento avverrà secondo le normali procedure per le transazioni effettuate con carte di
credito, in cartaceo o mediante POS.
1000003574
L’ALBERGO DOVRÀ:
1.1 Compilare un ordine di pagamento CartaSi indicando:
- Importo complessivo delle spese da addebitare al titolare
Servizi Distintivi per Alberghi
1.2 Inviare al titolare per posta, entro 3 giorni dall’avvenuta transazione:
- copia del Delayed Charge Agreement
- conto dell’albergo con dettaglio delle voci di spesa
- copia dell’ordine di pagamento di cui al precedente punto 1.1
Aggiornamento n. 5
Data ultimo aggiornamento: gennaio 2007