2012 - Piano triennale per l`individuazione di misure finalizzate alla

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2012 - Piano triennale per l`individuazione di misure finalizzate alla
allegato b) alla deliberazione n. 58 del 28.5.2012
PIANO
TRIENNALE
PER
L’INDIVIDUAZIONE
DI
MISURE
FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DI ALCUNE SPESE DI
FUNZIONAMENTO ART. 2, COMMI 594 E SEGG. LEGGE 244/2007
(Legge Finanziaria 2008).
Con deliberazione della Giunta camerale n. 58 del 28.5.2012, al fine del contenimento
delle spese di funzionamento delle strutture camerali, con esplicito riferimento all’art. 2,
comma 594 e seguenti della L. 244/2007, si è predisposto un piano di razionalizzazione
delle dotazioni strumentali e di apparati elettronici ed informatici per il triennio 2012/2014.
E’ stata effettuata una preliminare ricognizione della situazione esistente con riferimento
alla verifica dell’idoneità delle dotazioni strumentali, anche informatiche , che corredano le
stazioni di lavoro nell’automazione d’ufficio dalla quale è emerso quanto segue:
dotazioni strumentali
Personal computer
Stampanti
Fotocopiatrici in proprietà
Fotocopiatrici a noleggio Consip
Fax
Telefoni fissi
situazione al
1/1/2012
126
113
9
5
13
120
Le dotazioni strumentali “standard” di ogni posto di lavoro, inteso come postazione
individuale, è così composta:
• un personal computer con sistema operativo Windows (2000 / XP) e con gli applicativi
tipici dell’automazione d’ufficio (pacchetto Office);
• un telefono;
• una stampante;
• un fax in dotazione ad ogni area di lavoro.
PIANO SOSTITUZIONE ATTREZZATURE INFORMATICHE
1
FINALITA’
Con il presente documento vengono fissate le linee guida, a valere per gli anni 2012-2014,
per la sostituzione delle attrezzature informatiche ad uso personale (pc, monitor,
stampanti e scanner). Il fine è di razionalizzare le spese, attraverso la programmazione
degli acquisti in base alle reali esigenze dell’Ente.
2
SITUAZIONE ATTUALE
2.1 Personal computer
La dotazione è estremamente eterogenea, essendo costituita da pc acquistati in tempi
diversi (si va dal 2001 al 2010) e di conseguenza di marche e modelli diversi (sono
presenti una dozzina di tipologie). Tutti i pc in uso hanno Windows XP.
2.2 Monitor
Essendo stati acquistati in genere insieme ai pc, la situazione è molto simile: la data di
acquisto va dal 2003 al 2008, con diverse tipologie presenti. E’ stata da tempo completata
la sostituzione dei CRT, pertanto tutti i modelli presenti sono di tipo LCD; le dimensioni
vanno da 17” a 19”.
2.3 Stampanti
Si è recentemente provveduto alla sostituzione della maggior parte delle stampanti,
avvalendosi delle apposite convenzioni Consip: pertanto, la quasi totalità (90) delle
stampanti attualmente in dotazione sono del modello Samsung 3471, acquistate nel 20092010. L’omogeneità del modello permette, tra l’altro, una più razionale gestione
dell’acquisto dei consumabili.
2.4 Scanner
Attualmente sono presenti 17 scanner, classificabili in:
− 3 di fascia alta (situati al Protocollo), anno di acquisto 2008-2009
− 4 di fascia intermedia, anno di acquisto 2009-2010
− 10 di fascia bassa, anno di acquisto 2000-2006
3
VALUTAZIONI E PIANO DI SOSTITUZIONE
3.1 Personal computer
Nonostante l’età media piuttosto elevata delle apparecchiature, le stesse sono state fino
ad oggi adeguate alle esigenze degli uffici, sia per le modeste richieste di risorse da parte
dei software utilizzati (si tratta quasi esclusivamente di applicazioni Office, posta
elettronica e web), sia per l’ampliamento della memoria RAM effettuata nel 2008 al fine di
potenziare i pc più datati.
Tuttavia, occorre prevedere la sostituzione a breve/medio termine della totalità delle
macchine, per i seguenti motivi:
− in diversi casi gli utenti riscontrano una certa “lentezza” nell’esecuzione dei programmi
e questo, a prescindere da altre valutazioni, si traduce in un costo per l’Ente
rappresentato dai tempi di attesa;
− tutti i nuovi software e relativi aggiornamenti sono progettati e testati per il
funzionamento sui sistemi operativi più recenti, ovvero Vista e 7; pertanto, i casi di
malfunzionamento o di totale incompatibilità con Windows XP sono destinati a
diventare sempre più frequenti;
− il supporto a XP da parte di Microsoft terminerà ad aprile 2014; dopo tale data,
l’utilizzo di tale sistema operativo diventerà pertanto sconsigliabile per motivi di
sicurezza.
Nella sostituzione occorre tenere presente l’incompatibilità dei sistemi Vista/7 con i sistemi
2000/XP, il che comporta sostanzialmente l’impossibilità per gli utenti di spostarsi da una
postazione XP a una postazione 7 e viceversa. Pertanto, in considerazione dei
frequentissimi casi di mobilità interna, è opportuno che la sostituzione sia pressoché
contemporanea, quantomeno a livello di Servizio.
Tutto ciò premesso, si ritiene di provvedere alla sostituzione di tutti i personal computer
nel corso del 2012-2013, previo opportuno stanziamento di bilancio, ricorrendo alle
convenzioni Consip in corso di validità al momento.
In ogni caso, non verranno sostituiti i computer non ancora completamente ammortizzati,
ovvero con meno di 5 anni.
3.2 Monitor
I monitor sono, per loro natura, i beni meno soggetti ad obsolescenza o a guasti, rispetto
ai computer e alle stampanti. Pertanto, non appare necessario prevedere una sostituzione
a breve, salvo casi di rotture peraltro piuttosto rare.
Dato però che la disponibilità di display di dimensioni adeguate potrebbe consentire, oltre
ad un maggiore comfort per gli utenti, una minore necessità di ricorso alla stampa per
mere esigenze di lettura, potrebbe risultare opportuna la sostituzione dei monitor da 17”
con modelli da almeno 19”.
Tale opportunità andrà comunque valutata, nell’ambito dell’acquisto dei pc di cui al punto
precedente, in base al prezzo di acquisto e quindi al rapporto costi/benefici.
3.3 Stampanti
Essendo quasi tutte, come detto, di recente acquisto, non si ritiene necessario prevederne
la sostituzione prima del 2014.
A partire dal 2011, verrà incrementato l’utilizzo delle fotocopiatrici come stampanti di rete
per le stampe più voluminose, per ridurre sia i costi di stampa che l’usura delle stampanti
personali.
3.4 Scanner
In base alla programmazione delle attività per il corrente anno, occorre che tutti gli uffici
abbiano la disponibilità di uno scanner, al fine di gestire in totale autonomia la posta in
uscita.
Pertanto, occorre prevedere l’acquisto di 16 scanner, sia per la dotazione degli uffici che
attualmente ne sono sprovvisti, sia per la sostituzione dei modelli più obsoleti.
4
TABELLA DI RIEPILOGO
oggetto
personal computer
monitor
stampanti
scanner
n. unità da acquistare
50
45
27
anno
2012
2013
2012
0
11
5
2011
2012
note
solo se economicamente conveniente, in base al
prezzo e alla disponibilità di bilancio
CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFONI
a) telefoni fissi
Misure in corso
Ogni posto di lavoro ha in dotazione un apparecchio telefonico.
Gli apparecchi sono di proprietà della Camera di Commercio. La sostituzione viene
effettuata esclusivamente in caso di guasto irreparabile.
Per il collegamento internet e posta elettronica degli uffici si utilizza il servizio di
Infocamere, attraverso le linee dati già esistenti.
Al fine di contenere la complessiva spesa per la telefonia si è provveduto a:
1) aderire alle convenzione Consip per la telefonia fissa e trasmissione dati;
2) monitorare, attraverso il software Blue’s, le telefonate in uscita;
3) invitare i dipendenti a privilegiare l’utilizzo della posta elettronica limitando l’utilizzo
dell’apparecchio telefonico alle telefonate verso linea fissa, riducendo le abilitazioni alle
chiamate verso telefoni cellulari.
Misure previste
Saranno confermate ai consegnatari di apparecchi telefonici, le misure in corso.
Avendo acquisito nel 2001 un centralino della ditta SELTA, gli apparecchi devono essere
della stessa marca per garantirne la compatibilità. Vengono acquistati con il sistema
dell’affidamento diretto. Nel prossimo triennio verranno ridotti sulla base delle effettive
esigenze.
b) telefoni cellulari
Misure in corso
Sono attualmente attivi telefoni cellulari, con onere a carico dell’Amministrazione e con
tariffe in convenzione CONSIP, limitatamente a:
• Presidente
• Segretario Generale
• Autista
• Provveditore
Gli apparecchi cellulari sono stati assegnati in relazione alla funzione ricoperta che richiede
pronta e costante reperibilità.
Misure previste
Il servizio Provveditorato effettuerà, nel rispetto della normativa sulla tutela e riservatezza
dei dati personali, verifiche a campione sul traffico telefonico fatturato (le fatture
presentano un elenco del dettaglio delle telefonate) per accertare la natura istituzionale
delle chiamate imputate alla Camera. Sulla base delle suddette considerazioni, al momento
non risulta necessario apportare, per il triennio 2012/2014 alcun correttivo, fatti salvi i
necessari aggiornamenti in base alla funzionalità dei medesimi apparecchi. La Camera di
Commercio proseguirà nell’azione intrapresa di razionalizzare al meglio l’utilizzo di telefoni
cellulari.
CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFAX
Misure in corso
L’affermazione dei servizi di posta elettronica ha prodotto il ridimensionamento dell’utilizzo
degli apparecchi telefax.
Misure previste
Al fine della razionalizzazione dei costi la presenza di telefax è prevista per una pluralità di
uffici. Attualmente sono n. 13 Esiste un fax con funzione “istituzionale” a servizio
dell’intero Ente, predisposto anche per inviare fax all’estero. L’attivazione di un servizio di
Fax Server che consente di inviare e ricevere fax direttamente dal PC, ha contribuito a
ridurre i costi di gestione e si prevede che nel triennio ne venga potenziato l’utilizzo.
Si pensa quindi di ridurre il numero di fax nel prossimo triennio.
CRITERI DI GESTIONE DELLE APPARECCHIATURE DI FOTORIPRODUZIONE
Misure in corso
Da alcuni anni è in essere un piano per la revisione del servizio di fotocopiatura. In
particolare si è provveduto a:
- ottimizzare la gestione delle 9 macchine fotocopiatrici in proprietà (con una capacità di
copie al minuto che variano da un minimo di 20 ad un massimo di 55), acquistate oltre
-
-
10 anni fa e con un elevato numero di fotocopie, attraverso un contratto di tipo costocopia tutto incluso con la ditta fornitrice .
proseguire il rapporto instaurato a seguito dell’acquisizione di macchine in noleggio
sulla base della Convenzione Consip (n. 4); dal mese di gennaio 2012 è presente n. 1
fotocopiatrice a colori, acquisita sempre tramite adesione alla convenzione Consip ;
monitorare, mediante contatore e rilevazione mensile, il numero di fotocopie.
Misure previste
- ottimizzare le
apparecchiature
dotate di funzione integrata di fotocopiatrice e
stampante di rete;
- individuare le aree di lavoro in cui collocare le macchine dimensionando la capacità di
stampa in relazione alle esigenze di fotoriproduzione e stampa di ogni singola area e
quindi massimizzando il rapporto costo/beneficio;
- prevedere ogni anno un contratto di noleggio inclusivo della manutenzione della
macchina e della fornitura dei materiali di consumo, ad esclusione della carta.
CRITERI DI GESTIONE DELLE AUTOVETTURE
Misure in corso
Il parco automezzi è attualmente di 3 autovetture e di n. 1 scooter (è stata indetta un’asta
pubblica per l’alienazione dello scooter ma la stessa è andata deserta).
La dotazione di automezzi è così composta:
tipo e marca
FIAT PUNTO
targa
BR 795 GV
FIAT PUNTO
DL 689 WT
LANCIA THESIS
CN 727WW
SCOOTER
anno
062X3
2007
uso
servizio
SERVIZI DI POLIZIA Ufficio Metrico
GIUDIZIARIA
SERVIZI DI POLIZIA Ufficio Metrico
GIUDIZIARIA
SIG. PRESIDENTE
DI
RAPPRESENTANZA
NON PIU’ UTILIZZATO
ATTIVITA’
AUSILIARIE
alimenta
zione
BENZINA
Classe
EURO
BENZINA/
metano
BENZINA
L’Ente possiede solo una autovettura di rappresentanza e due autovetture assegnate
all’ufficio Metrico per l’espletamento delle funzioni di polizia giudiziaria, una delle quali,
immatricolata nel 2007, acquistata tramite convenzione Consip.
Misure di razionalizzazione previste
Si ritiene di non aumentare il numero complessivo delle autovetture.
Prima di acquisire un nuovo automezzo, l’Ente dovrà effettuare una valutazione
comparativa, in relazione alla tipologia di automezzo e all’uso cui esso sarà destinato,
sull’opportunità di procedere all’acquisto oppure al noleggio a lungo termine “tutto
compreso”.
L’asta per l’alienazione dello scooter di proprietà camerale è stata indetta nel 2008 ed è
andata deserta. Si ipotizza una sua rottamazione.
Il parco automezzi soddisfa strettamente i fabbisogni dell’ente e pertanto non è possibile
dismettere autovetture.
Ogni responsabile appronta idonea modulistica nella quale sono registrati giornalmente
per ogni automezzo in dotazione:
1) il giorno e l’ora di utilizzo,
2) il nominativo del dipendente che utilizza l’automezzo
3) la destinazione e/o il servizio da espletare
4) il giorno e l’ora di rientro dell’automezzo
5) i chilometri percorsi
La Camera di Commercio ha già da anni adottato misure finalizzate alla razionalizzazione
dell'utilizzo delle autovetture e al contenimento dei relativi costi, tramite l’impiego delle
autovetture stesse per motivi strettamente legati ad esigenze di servizio, dietro diretta
autorizzazione del Segretario Generale per spostamenti all’interno della città o in località
non coperte da adeguati servizi di mezzi pubblici.
Le misure si sono dimostrate adeguate ad ottemperare alle disposizioni normative che
hanno indicato precisi limiti di spesa per le autovetture di servizio
Sulla base delle suddette considerazioni non risulta necessario apportare correttivi
gestionali per il triennio 2012-2014 e la Camera proseguirà nell’azione di razionalizzazione
già intrapresa con l’obiettivo di contenere i costi annuali, nel rispetto dei limiti normativi
imposti.
CRITERI DI GESTIONE DEI BENI IMMOBILI
Misure in corso
La Camera di Commercio espleta la propria attività istituzionale su più sedi, tutte di
proprietà, come di seguito elencato:
SEDE CAMERALE
Negli ultimi anni, in ottemperanza a quanto disposto dall’art. 55 comma 9 della Legge
finanziaria n. 449 del 27.12.2007, la Camera di Commercio ha provveduto a dismettere,
gradualmente, gli immobili in locazione.
Con la scelta di aderire alla convenzione Consip per la gestione del servizio di facility
management
effettuata all’inizio del 2010 l’Ente si è impegnato da un lato a ridurre il
degrado della sede camerale e, dall’altro, ad effettuare gli interventi tecnici
sull’impiantistica in modo da garantirne la perfetta efficienza.
Al piano terra della sede camerale, è situato il BAR BORSA, i cui locali sono stati concessi
in locazione.
Nel 2009 l’Ente ha provveduto a sottoscrivere un contratto accessorio al protocollo di
intesa stipulato con l’Amministrazione Comunale di Reggio ed Enia, per l’apertura di
sportelli presso la sede camerale. A seguito di tale accordo, alla Camera è riconosciuto un
rimborso forfettario
oltre ad un terzo di ogni spesa sostenuta riferibile ai costi di
struttura.
Il 28.12.2010 con rogito del notaio Rubertelli, è stata acquisita la proprietà del secondo
piano della sede camerale, di mq 1.295.
la Camera di Commercio è proprietaria di n. 2 unità immobiliari,
ristrutturati nel 1999 ed aventi una superficie complessiva di mq 70, accatastati come
negozi, situati nella galleria S. Rocco. L’Ente camerale entrò in possesso dei locali nel 1960
ma l’anno di acquisto (rogito) risale al 1962.
LOCALI IN GALLERIA:
L’intervento di riqualificazione dell’Isolato san Rocco, ormai in via di ultimazione, ha, di
fatto, riqualificato anche i locali di proprietà camerale che potrebbero divenire “strategici”
per coloro che intendono aprire una attività commerciale nel centro storico.
I locali si trovano in una posizione baricentrica rispetto al sistema Via Emilia e costituisce
una sorta di “cerniera” tra le due piazze (Della Vittoria e Martiri del 7 luglio).
Si prevede di concedere in locazione attiva detti locali
PALAZZO SCARUFFI
Il Palazzo per una parte ospita i Consorzi di tutela, per un’altra è destinato ad attività
istituzionale e promozionale (incontri b.t.b. corsi di formazione, ecc.)
SEDE DI MANCASALE
La sede decentrata,
è ubicata presso il polo fieristico di Mancasale e nelle immediate
vicinanze della fermata mediopadana dell’alta velocità. Attualmente è utilizzata per attività
istituzionali (sala contrattazioni) e promozionali
Misure di razionalizzazione previste
L’Ente si propone di continuare nella politica di contenimento dei consumi e dei relativi
costi di gestione e di funzionamento. Sono previsti interventi di manutenzione ordinaria al
fine di evitare il degrado degli immobili di proprietà e prevenire situazioni di urgenza e
pericolo. Gli investimenti saranno comunque monitorati in relazione ai limiti previsti dal
D.L. n. 78 del 2010 convertito in Legge n. 122/2010.
IL SEGRETARIO GENERALE
(Dott.Michelangelo Dalla Riva )
IL PRESIDENTE
(Enrico Bini)