Avv.Giacopuzzi - Confindustria Verona
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D I R I T T O d’ I M P R E S A CIVILE, COMMERCIALE & NUOVE TECNOLOGIE LE SEMPLIFICAZIONI AGLI ADEMPIMENTI PRIVACY INTRODOTTE DAL DECRETO SVILUPPO A L Avv. Luca Gi Giacopuzzii – www.lucagiacopuzzi.it l i ii Studio Legale Giacopuzzi, Verona – Diritto d’Impresa www.studiogiacopuzzi.it g p Studio Studio Legale Legale Giacopuzzi Giacopuzzi –– Diritto Diritto d'Impresa d’Impresa–- www.studiogiacopuzzi.it www.studiogiacopuzzi.it PRIVACY: LE NOVITA’ DEL DECRETO SVILUPPO La L.12 luglio 2011 n.106, di conversione del D.L. 70/11, ha apportato rilevanti il i modifiche difi h al Codice Privacy Le modifiche, modifiche tutte immediatamente applicabili, applicabili realizzano una riforma della disciplina relativa al trattamento dei dati personali effettuato dalle imprese IL DECRETO SVILUPPO: I TEMI OGGETTO D’INDAGINE NOVITA NOVITA’ • la (ri)definizione delle “finalità amministrativo-contabili” • la deroga all’applicazione del Codice per i trattamenti di dati nei rapporti B2B per finalità amministrativo-contabili • l’esonero dal consenso per lo scambio informativo infragruppo • l’esclusione l’ l i dall’obbligo d ll’ bbli dell’informativa d ll’i f ti e del d l consenso in i caso di ricezione di curricula vitae trasmessi spontaneamente • ll’allineamento allineamento del marketing postale al tele-marketing tele marketing • l’estensione del campo di applicazione dell’autocertificazione sostitutiva del DPS Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL DECRETO SVILUPPO: GUIDA ALLA LETTURA Per comprenderne ratio e portata applicativa, le modifiche di recente introduzione vanno considerate “tessere tessere di un mosaico” mosaico il sistema-privacy, unitariamente considerato Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LA “CHIAVE DI LETTURA” DELLA TEMATICA IN ESAME UN’AVVERTENZA UN AVVERTENZA PRELIMINARE: “La privacy” è una materia complessa p e di non immediata decifrazione,, atteso che le regole normative vanno lette unitamente alle indicazioni del Garante Vi sono adempimenti da porre in essere e precetti da osservare, pena l’applicazione l’ li i di sanzioni i i (amministrative ( i i i e/o / penali). i) Il tutto fermo l’obbligo di risarcire il danno eventualmente arrecato. Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LE SANZIONI Il quadro dell’impianto sanzionatorio Artt. 161 - 172 D.Lgs. 196/03 Q l h esempio, Qualche s m i senza s alcuna l pretesa t s di esausitività s siti ità Inidonea informativa: sino ad € 36.000,00 Violazione misure di cui all’art. 33: sino ad € 120.000,00 Incompleta notificazione: sino ad € 120.000,00 Inosservanza provv. Garante ex art. 154.c: sino ad € 180.000,00 Ipotesi p aggravate: gg sino ad € 300.000,00 , Studio StudioLegale LegaleGiacopuzzi Giacopuzzi––Diritto Dirittod'Impresa d’Impresa– –www.studiogiacopuzzi.it www.lucagiacopuzzi.it “I PROVVEDIMENTI” DEL GARANTE ATTENZIONE: Un identico nome (id est “provvedimenti”) per indicazioni differenti QUALE PORTATA GIURIDICO-FORMALE? mere indicazioni a carattere divulgativo (154.1.h) prescrizioni impartite con efficacia vincolante (154.1.c) (sanzione per l’inosservanza: € 30.000,00 -180.000,00, ex art. 162.2-ter) Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LO “STATO DELL’ARTE” IN PUNTO PRIVACY In tema di privacy, privacy alcune modalità applicative sono ancora basate su approcci prettamente burocratici e di ordine puramente formale Da tale pprassi conseguono g adempimenti p superflui o ripetuti inutilmente Si pone, dunque, la necessità di “rileggere” la materia Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it PRIVACY: QUALI INDICAZIONI? Le definizioni e gli istituti essenziali della disciplina ci sono noti? La Cass. 21839/2011 qualifica il numero di un’utenza telefonica mobile come “dato dato sensibile sensibile” (errore grave) Giova recuperare alcune nozioni fondamentali da cui muovere Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL SISTEMA DEI DATI PERSONALI DATI PERSONALI COMUNI SENSIBILI GIUDIZIARI SEMI-SENSIBILI Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it GLI ADEMPIMENTI PRIVACY, IN ESTREMA SINTESI • Informativa • Consenso C • Notificazione Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LE (PRINCIPALI) DESIGNAZIONI Il Titolare del trattamento deve individuare formalmente, con atto scritto, i soggetti gg che hanno titolo pper trattare i dati Responsabile: interno ed esterno DESIGNAZIONI Detta figura figura, la cui designazione è facoltativa (*), (*) ricorre frequentemente in presenza di articolazioni interne delle realtà produttive ovvero in presenza di servizi in outsourcing [(*) v., tuttavia, Pr. Garante 16.06.2011] Incaricato Detta figura, la cui designazione è obbligatoria, individua le pers.fisiche che materialmente compiono operazioni di trattamento dei dati Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it L’INFORMATIVA E’il primo i “ bbli “obbligo-privacy” i ” neii confronti f ti dell’interessato d ll’i t t che cos’è? Deve rappresentare agli interessati, senza inutili formalità, le caratteristiche essenziali dei trattamenti effettuati Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it L’INFORMATIVA/2 L INFORMATIVA/2 L’utente deve anzitutto ricevere una chiara e completa informativa in ordine al trattamento dei dati raccolti F Formule l sintetiche i t ti h o colloquiali? ll i li? Ammissibili, purchè inequivoche Necessaria la presenza degli elementi di cui all’art. 13 D.Lgs.196/06 Auspicata la redazione di una prima informativa breve, breve che rinvia ad altra Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL CONSENSO Salvo ricorra una delle ipotesi di cui all’art.24, è NECESSARIO affinchè i privati e gli enti pubblici economici possano TRATTARE i dati personali preventivo espresso libero specifico informato revocabile Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL CONSENSO/2 Nello svolgimento dell’ordinaria attività d’impresa, il consenso NON è richiesto se: • il trattamento viene pposto in essere pper dare esecuzione ad un obbligo g di legge (art.24, 1 comma, lett.a) • i dati vengono trattati nell’esecuzione di un contratto o in fase precontrattuale (art.24, 1 comma, lett.b) • i dati provengono da registri ed elenchi pubblici (art.24, 1 comma, lett.c) • i dati sono relativi allo svolgimento di attività economiche (art. (art 24 24, 1 comma, lett.d) NOVITA’ p y p finalità • se i dati sono comunicati “inter-company”per amministrativo-contabili (NOVITA’ portata dal Decreto Sviluppo!) DATI SENSIBILI? REGOLE ULTERIORI (art.26) Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it INFORMATIVA + CONSENSO Ove l’art. 24 del Codice non ppossa trovare applicazione, pp , è necessario uno specifico consenso per ciascuna ciasc na finalità del trattamento dati (Provv. 23 marzo 2011) Il consenso: libero, informato e specifico Con la precisazione che il consenso che l’interessato “debba” prestare per poter fruire della prestazione richiesta non può definirsi libero, libero essendo piuttosto “indebitamente necessitato” Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL “DECRETO SVILUPPO” Delineati, seppur per cenni, Delineati cenni i principi fondamentali, è ora possibile prendere in esame le novità del Decreto Sviluppo Che accade in concreto? Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LA DEROGA ALL’APPLICAZIONE DEL CODICE Il comma 3-bis 3 bis dell dell’art art. 5 (introdotto dal Decreto Sviluppo) esonera dall’applicazione del Codice SOLAMENTE i trattamenti di dati personali di persone giuridiche, imprese, enti o associazioni effettuati dalle predette per fini amministrativo-contabili E’necessario delimitare con precisione il perimetro applicativo della semplificazione normativa Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LE FINALITA’ AMMINISTRATIVO AMMINISTRATIVO--CONTABILI PRELIMINARE è chiarire cosa si intenda per finalità amministrativo-contabili Il Garante, già nel 2008, si era sul punto così pronunciato: “Diverse realtà “Di l à trattano dati, d i anche h in i relazione l i a obblighi bbli hi contrattuali, li precontrattuali o di legge, esclusivamente per finalità di ordine amministrativo e contabile (gestione di ordinativi, buste paga e ordinaria corrispondenza con Clienti, fornitori, realtà esterne di supporto anche in outsourcing, dipendenti)” (Provv. 16.06.2208) Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LE FINALITA’ AMMINISTRATIVO AMMINISTRATIVO--CONTABILI Ed ancora, sempre nel 2008, il Garante aveva definito come trattamenti aventi finalità amministrativo-contabili i seguenti: “trattamenti trattamenti con strumenti elettronici finalizzati alla gestione dell dell’autoparco autoparco aziendale, alle procedure di acquisto dei materiali di consumo, alla manutenzione degli immobili sociali” (P (Provv. 27.11.2208, 27 11 2208 iin ttema di amministratori i i t t i di sistema: it FAQ 24) Con il Decreto Sviluppo si introduce una definizione normativa (art. 34, comma 1-ter) Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it L’ART. 34, COMMA 11-TER Art. 34 Art 34, cc. 1-ter, 1-ter primo periodo: “I trattamenti sono quelli connessi allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, a prescindere dalla natura dei dati trattati” Trattasi di una definizione di carattere generale, richiamata in diversi ambiti (P.19.06.08, (P 19 06 08 Inf Inf.Cons. Cons – P.27.11.08, P 27 11 08 Misure minime sicurezza, sicurezza P.27.11.08, Amministratori di sistema) Art. A t 34 34, c. 11-ter, secondo d periodo: i d “Perseguono tali finalità le attività organizzative interne, quelle funzionali all’adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali, alla gestione del rapporto di lavoro in tutte le sue fasi, alla tenuta della contabilità e all’applicazione delle norme in materia fiscale, sindacale, previdenzialeassistenziale,, di salute,, igiene g e sicurezza sul lavoro” Trattasi di un’elencazione non esaustiva LE FINALITA’ AMMINISTRATIVO AMMINISTRATIVO--CONTABILI: COSA NON SONO • scopi di comunicazione o promozione commerciale (i.e.: marketing) • analisi delle abitudini o scelte di consumo (i.e.: profilazione) • valutazione e monitoraggio circa la solvibilità economica di controparti commerciali (cl. (cl.-forn.) forn.) • finalità organizzative “esterne” (es.: trattamento di dati all’estero) Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LA DEROGA ALL’APPLICAZIONE DEL CODICE La deroga di cui all’art.5, comma 3-bis, opera in presenza delle seguenti condizioni: Trattamento “B2B” B2B Il tr. è effettuato nell’ambito di rapporti tra persone giuridiche, imprese, enti e associazioni N.B.: N B anche h con soggettii pubblici bbli i (es. ( P.A. P A o imprese i che svolgono un pubblico servizio pur se aventi forma giuridica privata) Dati relativi ai soggetti predetti d i Es.: dati anagrafici, marchi e altri segni distintivi, riferimenti del legale rappresentante o di soggetti che rivestono cariche sociali Finalità ammin.-cont. Unica finalità contemplata dalla norma in esame Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LO SCAMBIO INFORMATIVO INFRAGRUPPO L’art. 24, lett. i-ter, individua una nuova ipotesi di esonero dal consenso per le comunicazioni di dati a fini amministrativo-contabili t società, tra i tà enti ti o associazioni i i i con società i tà controllanti, t ll ti controllate, t ll t collegate ll t o sottoposte a comune controllo, nonché tra consorzi, reti di imprese, raggruppamenti e associazioni temporanee di imprese con gli aderenti In sostanza, sostanza vi è ll’esonero esonero dal consenso per le comunicazioni effettuate nell’ambito di gruppi o di altre forme organizzate di esercizio dell’attività d’impresa, p a fini amminist.-contab. Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LA GESTIONE DEI CURRICULA VITAE In relazione ai curricula inviati spontaneamente p da chi si candida all’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collab.profess. l’art. 13, comma 5-bis, elimina l’obbligo di fornire l’informativa. Cade anche la necessità di acquisire il consenso dell’interessato. E’sollecitata la raccolta di CV a mezzo delle form sul sito web aziendale? Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it CHE FARE, IN CONCRETO? Sul piano pratico, la mera consultazione di un CV non sollecitato può avvenire senza una previa informativa CV NON O INTERESSA SSA Chi lo riceve deve distruggere i dati, cessandone il tratt., come per legge (art. 16) VIENE CONSERVATO CO S A O Al momento del primo contatto, il canditato riceverà dal Titolare, anche oralmente, un’informativa breve, a“contenuto predeterminato” Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL DECRETO SVILUPPO E IL MARKETING Ill Decreto Sviluppo il h modificato ha difi l’art. 130, comma 3-bis Ove il destinatario non si sia iscritto nel Registro Pubblico delle opposizioni i i i (la (l cd. d Robinson bi List), i ) l’impresa li può utilizzare ili gli li indirizzi contenuti negli elenchi telefonici pubblici per effettuare attività pubblicitarie o promozionali mediante posta cartacea Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL DECRETO SVILUPPO E IL MARKETING Il Decreto Sviluppo ha esteso al marketing postale, in precedenza fondato sull sull’opt-in opt in ((“scelgo scelgo di farne parte”) parte ), il regime in tema di telemarketing, che si basa sull’opt-out (“scelgo di stare fuori”) OPT-IN L’operatore ha l’onere di ottenere il consenso dell’interessato OPT-OUT E’l’utente a doversi fare carico di opporsi all’uso all uso dei suoi recapiti Il perno è il registro pubblico delle opposizioni (cd. Robinson List), Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it TELEMARKETING E MAIL MARKETING Il regime di legge: ll’OPT OPT-OUT OUT D.P.R. 178/10 PROVV. GARANTE PRIVACY n.16 del 19.01.2011 La Robinson List mette l’abbonato al riparo dalle chiamate indesiderate dei soli operatori che utilizzano come fonte dei propri contatti gli elenchi telefonici pubblici e si avvalgono di addetti persone fisiche La raccolta dei dati da fonti diverse e il relativo utilizzo deve avvenire a norma di legge Studio Legale Giacopuzzi – Verona Bolzano – www.lucagiacopuzzi.it I RECENTI INTERVENTI DI SEMPLIFICAZIONE Le semplificazioni p in tema di marketingg hanno avuto ad oggetto gg unicamente Telemarketing e Mail marketing L’e-mail marketing soggiace ancora ad una rigorosa disciplina normativa, la cui portata viene precisata, altresì, da P Provvedimenti di ti del d l Garante G t Privacy Pi MKT & PRIVACY In tema di marketing • TELEMARKETING • MAIL MARKETING • opt-out (v. la cd. “Robinson List”) • E-MAIL MARKETING • FAX MARKETING • MMS-SMS MARKETING • MESSAGGI REGISTRATI • opt-in, salvo ipotesi residuali per l’e-mail marketing (v art. (v. art 130, 130 comma 4) Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa d’Impresa –– www.studiogiacopuzzi.it www.studiogiacopuzzi.it E-MAIL MARKETING: MARKETING NON SOLO PRIVACY Una disciplina p composita p REGOLAMENTAZIONE NORMATIVA - art. 130 Codice privacy - art. 9 D.Lgs. DL 70/03 Studio Legale Giacopuzzi – Verona Bolzano – www.lucagiacopuzzi.it E-MAIL MKT O B B L I G H I P E R L’ L I M P R E S A: a) Acquisire il previo consenso, informato, del destinatario b) Esplicitare E li it che h la l comunicazione i i ha h carattere tt commerciale i l c) Informare sulla facoltà di non ricevere ulteriori ee-mails mails d) Fornire un recapito, reale, per l’esercizio dei diritti ex art. 7 C.Pr. N.B.: Quanto precede ferme le eccezioni di cui all’art. 130 Studio Legale Giacopuzzi – Verona Bolzano – www.lucagiacopuzzi.it LE SANZIONI • Sanzioni amministrative Informativa: da 6 a 36.000 euro Consenso: da 10 a 120.000 euro Per casi di maggiore gravità: aumento sino al doppio. Per banche dati di particolare rilevanza: da 50 a 300.000 300 000 euro. euro • Sanzioni S i i penali Attenzione: il tutto fermo l’obbligo di risarcire il danno danno, anche di natura non patrimoniale Reclusione da 6 a 18 mesi ART 15 ART. Studio Legale Giacopuzzi – DIRITTO d’IMPRESA – www.studiogiacopuzzi.it DAL GARANTE PRIVACY Indicazioni utili si ricavano, altresì, da un’attenta lettura dei p provvedimenti del Garante Privacy. y Senza pretesa di esaustività, si ricorda che: • Il Titolare che acquista le “liste” liste risponde in prima persona del contenuto delle stesse (rectius: dell’idoneità delle predette) • Il ricorso ad outsourcers non è “deresponsabilizzazione” Provv. 16.06.2011: il Garante prescrive, i aii sensii dell’art. d ll 154.1.c, di designare gli outsourcers come “responsabili” Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it IL TRATTAMENTO DEI DATI DEI CLIENTI Non solo marketing: ambiti ulteriori rispetto alle ordinarie i t i di ttrattamento ipotesi tt t Un complesso l regime i normativo: i 1. Fidelizzazione in senso stretto 1 2. Profilazione della clientela 3. E-mail marketingg consenso non necessario consenso informato e distinto consenso informato e distinto, salve ipotesi particolari NOTIFICAZIONE per profilazione; sanzione: € 20.000,00-120.000,00 Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it Dati clienti I principali adempimenti, in sintesi Fidelizzazione Fid li i in senso stretto SI’ X Informativa Consenso X X Notificazione Tempi di conservazione Misure di sicurezza Designazioni dei soggetti NO X X X Profilazione E-mail marketing della clientela SI’ X X X X X X NO SI’ NO X X(1) ( ) X X X X (1) Vedasi, tuttavia, anche l’art. 130 D.Lgs. 196/03 (per le eccezioni), nonché il diverso regime per il telemarketing e marketing “postale” (DPR 178/10, P.Garante 19.01.2011 – D.L. 70/2011, cd. “Decreto Sviluppo”) Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LA PRIVACY IN AZIENDA: CONCLUSIONI IIn ambito bit privacy i sii deve d tendere t d a semplificazioni e a razionalizzazioni di sistema La semplificazione rappresenta • la chiave per decifrare una materia complessa • un obiettivo, cogente, evincibile da norme Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it LO STATO DELL’ARTE L materia, La i disomogeneo di e di non facile f il decifrazione, d if i non deve essere l’alibi per non muovere verso il rispetto delle indicazioni di legge e del Garante Dal PROBLEMA alla SOLUZIONE Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it COSA FARE, IN CONCRETO? ADEGUAMENTO TRATTAMENTI TRATTAMENTI “ORDINARI” “PARTICOLARI” N.B.: Il trattamento dei dati nei diversi soggetti gg non è mai uguale l’uno all’altro, perché si deve tener conto delle specificità p proprie p p dei titolari. • modulistica • policy • varie ed eventuali (Decreto Sviluppo) Tra gli altri: • marketing, on-line e cartaceo • telemarketing (Robinson list) • profilazione cliente • fidelizzazione cliente • videosorveglianza • biometria • trasferimento dati all’estero • web • amministratore di sistema DISCLAIMER - REGIME DI UTILIZZO DELLE SLIDES Le presenti slides vanno considerate quale mera esemplificazione delle materie trattate. trattate Il materiale è, pertanto, propedeutico all’attività di consulenza e/o di assistenza legale fornita dallo Studio al Cliente. Nessuna responsabilità N bilità legata l t add una decisione d ii assunta t sulla ll base b delle informazioni qui contenute potrà, quindi, essere attribuita al professionista o allo Studio Studio. © Studio Legale Giacopuzzi, 2011 DIRITTO D’IMPRESA Studio Legale Giacopuzzi – Diritto d'Impresa – www.studiogiacopuzzi.it PER APPROFONDIMENTI: D I R I T T O d’ I M P R E S A CIVILE, COMMERCIALE & NUOVE TECNOLOGIE 37121 Verona, Stradone San Fermo n.21 Tel : 045.8011287 Tel.: 045 8011287 Fax: 045.8039787 Numero verde: 800-148791 www.studiogiacopuzzi.it [email protected] Studio Legale Giacopuzzi – DIRITTO d’IMPRESA – www.studiogiacopuzzi.it