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ecOrganizer: Palm e FileMaker Pro a braccetto
Perché pagare per qualcosa che si può avere gratis?
Prima di addentrarmi in questo tutorial, ritengo sia opportuno fare chiarezza su un punto che non di
rado suscita perplessità: visto che Palm Desktop è gratuito, è un buon software (non per nulla deriva da Claris Organizer) e gira sotto MacOS “Classic” e OS X, perché acquistare un pacchetto commerciale che svolge le stesse funzioni?
La risposta è semplice: perché, oltre a svolgere le stesse funzioni, apre la porta ad una serie di funzionalità al di fuori della portata di Palm Desktop.
Alcuni esempi?
• ecOrganizer può girare in multiutenza, all’occorrenza anche in reti miste (è un prodotto FileMaker,
quindi ne eredita le peculiarità);
• benché si tratti di un prodotto commerciale, grazie alla sua accurata progettazione, è possibile
disporre di un accesso completo ai file contenenti i dati ecContacts ed ecActions (basta aprire
ecOrganizer tenendo premuto il tasto ALT ed inserire la password MASTER). Questa possibilità,
unita al modulo ecCustom, consente una rapida integrazione del pacchetto in sistemi gestionali
preesistenti;
• ecOrganizer dispone di un grande numero di funzioni in più, rispetto a Palm DesktopAd esempio,
è possibile collegare virtualmente ogni istanza prevista dal programma: un contatto ad una ditta, un
appuntamento ad un contatto, un impegno a più appuntamenti, un file (sì, potete collegare anche
dei file esterni, come gli allegati del vostro client email prediletto) ad un progetto e via dicendo.
FileMaker e Palm
Già da qualche anno gli utenti di FileMaker Pro dispongono di una versione, denominata Mobile,
che consente loro di trasferire i dati su palmare (Palm o PocketPC).
Benché si tratti di un software estremamente utile in alcune circostanze, FileMaker Mobile si rivela
inadeguato a svolgere compiti gravosi a cause delle numerose limitazioni che lo caratterizzano
(impossibilità di gestire campi calcolati e riassunto, assenza di script e relazioni ecc.). Chiunque
avesse pensato quindi di realizzare un sistema di gestione contatti/appuntamenti in Filemaker per
poi trasferirlo sul palmare per usarlo al posto delle applicazioni native ben presto si è dovuto ricredere.
Inoltre, gli utenti Palm amano la semplicità e immediatezza dell’agenda e ben pochi (compreso il
sottoscritto) sarebbero disposti a sostituirla con un applicativo differente.
D’altro canto, la semplicità e immediatezza di cui sopra finiscono con l’escludere un’efficiente integrazione con un sistema gestionale.
Non sarebbe bello poter visionare istantaneamente in un
portale, magari situato nella scheda anagrafica del cliente,
tutti gli appuntamenti segnati sul palm?
E che dire di poter disporre dell’archivio clienti del nostro
sistema di mailing (o di fatturazione) direttamente nella rubrica del palm?
E... Ma veniamo al sodo.
Con l’ultima release di ecOrganizer, è ora disponibile il modulo ecSync, composto dal modulo vero e proprio e da quattro
conduit per palm che andranno a sostituire, in Library ->
Application Support -> Palm HotSync, i canonici conduit di
Palm: ToDo Conduit, Memo Conduit, Datebook Conduit,
Address Conduit (per chi usa MacOS 9, il percorso è Cartella
Sistema -> Supporto Applicazioni -> Palm HotSync ->
Conduits).
E’ importante disinstallare i conduit originali, magari spostandoli in una cartella apposita, in modo da poterli recuperare
con facilità, prima di utilizzare i conduit di ecOrganizer.
Funzionamento dei conduit
Compiuta questa operazione, è possibile testare il sistema. Se utilizzate la versione runtime di
ecOrganizer, potete lanciare direttamente il programma. Se invece avete scaricato la versione
FileMaker, assicuratevi di installare i plugin allegati nella cartella ESTENSIONI FILEMAKER sita
nella cartella dell’applicazione.
Una volta avviato ecOrganizer, digitate DEMO sia come nome utente che come password, spostatevi nell’agenda giornaliera, cliccate il pulsante delle preferenze (i canonici due punti, lo trovate in
basso a destra, vicino all’icona dell’utente), impostata la lingua su IT dalla sezione GENERAL e
assicuratevi di inserire, nella sezione UTENTI, lo stesso nome utente che utilizzate nel palmare.
Prima di partire con la sincronizzazione, è il caso di vedere un po’ più nel dettaglio come funzionano
il meccanismo di interscambio dati tra ecOrganizer (un database relazionale multiutente) e le applicazioni Palm (archivi “flat” e monoutente).
Marcando la casella Palm First Run, nella schermata UTENTE ->PREFERENZE UTENTE, verranno sincronizzati tutti i contatti
e le note selezionate, tutti gli
appuntamenti e gli impegni
(con data) da oggi in avanti.
Le sincronizzazioni successive, invece, riguarderanno soltanto i record modificati.
Alcune limitazioni dovute alle
summenzionate differenze
strutturali sono:
in multiutenza è possibile sincronizzare soltanto i propri
appuntamenti, note, impegni
oltre alle persone di cui si
figura come contatti;
a causa dei limiti di informazioni trasferibili nel palmare, è
possibile sincronizzare un
massimo di 500 record per
tipo (Persone, Appuntamenti,
Impegni e Note);
le note sul Palm non possono superare i 4000 caratteri (ancor meno se si tratta di note allegate a
Contatti, Appuntamenti o Impegni: queste note verranno riportate in
ecOrganizer come “Palm Notes”, ma
non possono essere modificate se non
da palmare, a differenza delle Note del
Blocco Note, sincronizzabili nei due
sensi).
Al lavoro
Create un appuntamento di prova in ecOrganizer (il modo più rapido è spostarsi sull’agenda giornaliera e cliccare sulla riga corrispondente all’orario d’inizio prescelto) e premete il tasto di HotSync sul
vostro palmare: il vostro appuntamento verrà trasferito da ecOrganizer al palmare. Per il procedimento inverso, create un appuntamento sul vostro Palm, sincronizzate e ritroverete il vostro evento
su ecOrganizer.
Per trasferire un contatto o una nota da ecOrganizer al palmare, cliccate l’apposita casella di verifica a fianco del nome (non dimenticate che Palm è un sistema orientato sulla persona, non sulle
ditte (anche se una persona può far parte di una ditta, quindi assicuratevi di creare un contatto “persona” in ecOrganizer, altrimenti non potrete trasferirlo sul Palm).
Ogni schermata di ecOrganizer ha, sulla destra, una serie di linguette che mostrano gli elementi collegati all’oggetto che stiamo esaminando. Nel caso di un contatto, possiamo verificare al volo quali
appuntamenti abbiamo preso con questa persona, se ci sono impegni in scadenza, note, file e via
dicendo. Il meccanismo di associazione è molto elegante ed efficace: basta premere l’icona della
catena posta a fianco di ogni finestra per vedersi proporre una schermata di ricerca; una volta individuato l’elemento da associare, basterà selezionarlo e il collegamento verrà attivato.
Ma come ci si deve comportare in presenza di un sistema legacy? Ovvero, se volessi integrare
ecOrganizer e le sue funzionalità palm-oriented in un gestionale preesistente, già dotato di un sistema di anagrafica, non sostituibile con la gestione Contatti di ecOrganizer?
Il sistema più rapido e, tutto sommato, più comodo è di progettare un riversamento automatico dei
dati presenti in anagrafica nel file di ecOrganizer preposto alla conservazione dei Contatti
(ecContacts). In questo modo, l’inserimento di nuovi contatti avverrà dall’anagrafica, come l’utente è
abituato a fare: sarà il sistema ad occuparsi del trasferimento di questi dati in ecContacts e, di qui,
nel palmare.
Prima di cominciare, apriamo ecOrganizer tenendo premuto il tasto ALT ed inserendo la password
MASTER (terminate lo modifiche, richiudete ecOrganizer e riapritelo effettuando il login tradizionale).
Il primo passo consiste nel creare, nel vostro file Anagrafica, un campo testo che chiameremo !PK
ContactNr. Questo file memorizzerà l’identificativo assegnato da ecOrganizer ad ogni contatto.
Impostiamo la relazione ecContacts basata sul campo !PK ContactNr di Anagrafica con il suo omologo di ecContacts.
A questo punto, ci serve uno script che ci consentirà di creare in ecContacts un record contenente i
dati del nostro cliente.
Ma come?
Per prima cosa, creiamo, in ecContacts, uno script Imposta Codice Persona
Definisci il campo [ !PK CouplingNrs, !PK ContactNr & "X¶" ]
Definisci il campo [ CreatorNr::__Number2, CreatorNr::__Number2 + 1 ]
Vai al campo [ ]
Definisci il campo [ _gInternal, !PK ContactNr ]
Definisci il campo [ ecOrganizer by #1::_Lock, 1 ]
Definisci il campo [ !PK AddressNrs, !PK ContactNr ]
Definisci il campo [ !PK ForUserNr, !PK CreatorNr ]
Definisci il campo [ !PK Sort, "Person" ]
Definisci il campo [ !PK SubSort, "Mail" ]
Un po’ astruso? Non spaventatevi: lo script non fa altro che identificare il record che andremo a
creare come “Persona” e non come “Ditta”, rendendolo quindi trasferibile su Palm.
Fatto ciò, creiamo, in Anagrafica, lo script Assegna codice ecOrganizer
Esegui lo script [ Nome del file: "ecContacts", "New Record" ]
[ Sub-script ] facciamo creare ad ecContacts un nuovo record vuoto e facciamogli parcheggiare il
valore di !PK ContactNr in un globale, al quale potremo accedere anche se la relazione con
ecContacts non è ancora valida
Definisci il campo [ !PK ContactNr, ecContacts::!_gInternal] recuperiamo il valore del globale e assegniamolo al campo !PK ContactN di Anagrafica. Ora la relazione con ecContacts è valida e possiamo iniziare a trasferire i valori
Definisci il campo [ ecContacts::LastName, Cognome] oppure Ragione sociale, nel caso si tratti di
una ditta che volete far finire sul Palm
Definisci il campo [ ecContacts::FirstName, Nome]
Definisci il campo [ ecContacts::Sort, TipoSoggetto ] cliente, fornitore ecc.
Definisci il campo [ ecContacts::Adress, Indirizzo ]
Definisci il campo [ ecContacts::City, Città ]
Definisci il campo [ ecContacts::Zip, CAP ]
Definisci il campo [ ecContacts::State, Provincia ]
Definisci il campo [ ecContacts::EmailWork, Email ]
Definisci il campo [ ecContacts::URL, Web ]
Definisci il campo [ ecContacts::PhoneWork, TelLavoro ]
Definisci il campo [ ecContacts::PhoneMobile, Cellulare] e via dicendo
Vai al campo [ ]
Esegui lo script [ Nome del file: "ecContacts", "Imposta codice Persona" ]
[ Sub-script ]
Ora dobbiamo assegnare un valore al
campo !PK ContactNr
Vai al formato [ formato originale ]
Adesso che disponiamo di un meccanismo che trasferisce i dati dall’anagrafica ad ecContacts e ne riporta un codice per !PK ContactNr, possiamo impostare la relazione (l’ultima!) ecActions
(il file dove ecOrganizer registra tutti gli
eventi, siano essi appuntamenti, impegni, note, messaggi ecc.). La relazione
sarà basata sul campo !PK ContactNr
di Anagrafica collegato con il campo
omonimo di ecActions.
Basterà ora piazzare un portale basato
su ecActions in una schermata di
Anagrafica per visualizzare all’istante,
contatto per contatto, tutte le iniziative
intraprese per quel cliente (i vostri commerciali impazziranno, per questo!)
Naturalmente, il metodo che vi ho
descritto può essere migliorato in molti
modi, ad esempio studiando un sistema che lanci lo script di trasferimento
dei dati subito dopo aver terminato l’inserimento nella vostra anagrafica: ma non ho voluto rovinarvi
il divertimento... :-)
Buon lavoro a tutti.