Purchase-to-Pay (P-to-P)
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Purchase-to-Pay (P-to-P)
DATA SHE E t Purchase-to-Pay (P-to-P) Soluzione Purchase-to-Pay completamente automatizzata – dall’ordine di acquisto alla fattura Le soluzioni end-to-end P-to-P di SEEBURGER integrano con efficienza e continuità i diversi sottoprocessi quali l’Ordine di Acquisto, le notifiche del fornitore, il ricevimento delle merci e l’approvazione della Fattura. Processo dell’ Ordine di Acquisto Gli Ordini di Acquisto sono generalmente gestiti direttamente dai sistemi ERP dei nostri Clienti. Il modulo SAP “Materials Management” o un sistema SRM specifico per gli acquisti vengono spesso implementati direttamente presso il Cliente. Per i Clienti che richiedono una soluzione basata sul web, di facile utilizzo e non direttamente legata a SAP, offriamo la soluzione 4purchase. L’applicazione 4purchase consente alle Aziende di creare e di approvare gli Ordini di Acquisto direttamente dal catalogo prodotti o come free text ed integra in sé tutte le informazioni relative all’ Ordine d’acquisto stesso. Il confronto tra le Fatture e gli Ordini di Acquisto è infatti una funzionalità standard della soluzione P-to-P di SEEBURGER. Inoltre, tutte le componenti della soluzione sono basati sulla Business Integration Suite (BIS) e possono essere connesse tramite gateways a qualsiasi sistema ERP. Processo di Fatturazione 4invoice è una solution extension specifica per SAP che a costi contenuti interpreta, convalida e formatta automaticamente i dati provenienti da fatture non strutturate, come ad esempio fatture cartacee, fax o PDF, e li elabora mediante un ciclo centralizzato di approvazione e validazione all’interno del sistema ERP. Per questo 4invoice garantisce l’accurato controllo dei dati e la loro corrispondenza tra i documenti. Quando nell’Ordine di Acquisto (PO, Purchase Order) o nella Fattura si verificano disallineamenti di prezzo, di quantità, nei dati anagrafici dei fornitori o si riscontra la mancanza di riferimenti all’ordine, la soluzione 4invoice innesca automaticamente i workflows di verifica e di approvazione sulla base di regole predeterminate o allerta la persona di riferimento se è richiesto un intervento umano. La soluzione 4invoice riduce i rischi operativi, aumenta l’efficienza ed accelera i processi con l’innesco automatico dei workflows e la definizione delle procedure di escalation. Il sistema accurato di verifica delle informazioni contenute nella fattura permette ai Clienti di rispettare i requisiti legali dal punto di vista fiscale e di archiviazione. Inoltre, 4invoice utilizza dei workflows specifici basati su protocolli preconfigurati in grado di aggiornare in SAP ciascun processo di acquisto con l’immagine della Fattura contabile e degli altri documenti rilevanti. I Clienti sono così in grado di gestire con efficienza gli sconti e di negoziare il prezzo migliore con i fornitori grazie alla garanzia di pagamenti veloci. Funzionalità di reporting standard all’interno di SAP, come il “Reporting Cockpit” e l’ “Invoice Book” consentono infine alle Aziende di monitorare tutte le Fatture in entrata, distribuire il carico di lavoro tra i vari team e/o le singole persone, attivare procedure di escalation con fatturazione manuale se necessario e creare reports ad hoc per differenti destinatari quali ad esempio fornitori, reparto commerciale, reparto finanziario, etc. Piena trasparenza Visibilità e trasparenza dei processi, grazie alla registrazione e tracciabilità di tutte le transazioni. Accelerazione dei processi L’alto livello di automazione dei processi comporta la riduzione dei costi e delle tempistiche, dall’inserimento delle Fatture fino alla loro approvazione. Protocollo di processo End-to-End 4invoice è in grado di registrare dati di protocollo specifici, dalla creazione dell’Ordine di Acquisto al pagamento della Fattura. Aumento della conformità Verifica automatica di tutti i requisiti legali della Fattura, gestione dei diritti di approvazione della Fattura e delle restrizioni, revisione dei protocolli di processo e di reporting. Miglioramento di Cash-Flow e Liquidità La riduzione dei tempi del ciclo della Fatturazione permette pagamenti veloci, una migliore gestione degli sconti e l’eliminazione degli addebiti per i ritardi nei pagamenti. www.seeburger.it DATA SHE E t Purchase-to-Pay (P-to-P) Standard II Standard III Description “Mixed web & SAP” web-based post processing, web-based non-PO approval workflow, SAP-based PO Invoice clarification workflow “All in web” ed adatto ad ogni tipo di sistema ERP “All in SAP” Input Gateway OCR, EDI, web-based application OCR, EDI, web-based application OCR, EDI, web-based application Integration Platform BIS BIS BIS Interface to Archive System SAP file based SAP Post processing center web web SAP Taskmanager web web SAP Automatic User finding web web SAP PO Invoice Clarification Workflow (SAP related PO) SAP web SAP Non-PO Invoice Approval Workflow (No PO or non-SAP related PO) web web SAP Reporting Cockpit SAP – SAP Book of Invoices SAP – SAP Material Surcharges web web SAP Variants Manager web web – Mini HR-System for User Maintenance and User Finding – – SAP Purchase Manager Non-SAP - optional to 4invoice web web web Add-ons 4purchase Standard I 4invoice Dalla richiesta d’Acquisto al pagamento della Fattura – Processo purchase-to-pay automatizzato I nomi di prodotto menzionati sono marchi registrati. © SEEBURGER AG 10/2012 SEEBURGER Informatica SRL Unipersonale · Via Frua, 14 · I-20146 Milano · Phone + 39 02 45 48 53 68 · Fax + 39 02 43 51 01 10 · [email protected] · www.seeburger.it