Regolamento per l`acquisto di materiale informatico

Descrizione compiti e mandato commissione acquisti informatici e criteri di
acquisto materiale
1. La commissione acquisti informatici (di seguito CAI) ha il compito di:
• scrutinare le richieste di acquisto di certo materiale informatico
provenienti dai vari gruppi;
• uniformare per quanto possibile i criteri di acquisto
• effettuare economie di scala attraverso acquisti collettivi.
2. La
•
•
•
CAI si occupa di acquisti relativamente a:
PC desktop e monitor
portatili
dischi esterni a scopo di backup individuale
Non sono quindi di competenza della commissione sistemi server, specifiche
componenti (es. scheda espansione memoria) o accessori (es. webcam per
videoconferenza) o stampanti.
3. La procedura di acquisto utilizzata è di norma quella di acquisti in
convenzione presso CONSIP. La CAI effettua infatti sempre una ricerca sulla
base di articoli presenti in convenzione valutandone l’adeguatezza agli scopi
richiesti. Se non disponibili in convenzione si procede a RDO su MEPA.
4. Tre volte l’anno (tipicamente il 15 marzo, il 15 giugno e il 30 ottobre) le
richieste proveniente dai gruppi nel periodo in esame vengono raccolte e
aggregate procedendo ai relativi acquisti. Gli acquisti sono effettuati dalla CAI
e non direttamene dai gruppi fatti salvi casi particolari specificamente
autorizzati dalla CAI stessa. Si rimanda alle procedure per il dettaglio dei vari
passaggi.
5. di norma non sono ammessi acquisti sul materiale di cui al punto 2 se non
attraverso la procedura di cui al punto 4. Acquisti di urgenza (per es. portatile
guasto in modo irreparabile poco dopo che è terminata procedura di cui al
punto 4) possono comunque essere considerati e autorizzati dalla CAI previa
richiesta.
6. I membri della CAI sono nominati dal direttore della sezione.
7. Vengono adottati i seguenti criteri generali di acquisto:
7.1 Le specifiche dell'oggetto acquistato dipendono in ultima analisi
dall'uso individuato. Per uso a scopo di calcolo scientifico,
programmazione elettronica, CAD, ecc. le caratteristiche sono scelte in
generale come performanti nella fascia medio-alta per quanto concerne
risorse di RAM e tipo di CPU e nella fascia media come risorse di
storage e monitor con ovvie variazioni (per es. per un CAD può essere
importante il monitor). Si intende infatti evitare acquisti rapidamente
obsolescenti data la forte evoluzione del mercato.
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7.2 Similmente, per desktop e portatili la scelta del sistema operativo
viene adeguatamente motivata dal richiedente sulla base dell'uso
scientifico previsto per la risorsa e viene valutata dalla commissione.
7.3 I criteri di cui ai punti 7.1 e 7.2 sono volutamente generali data la
rapida evoluzione dei prodotti disponibili sul mercato. Per esempio
attualmente (Dic/2015) dischi SSD di grossa taglia non vengono
acquistati, ma questa scelta potrebbe essere rivista a fronte prevedibile
diminuzione loro prezzo di mercato.
7.4 Nell'ottica del contenimento complessivo dei costi, la CAI può
comunque prendere in considerazione richieste specifiche. Per esempio
un portatile performante che verrà utilizzato anche come desktop
replacement può risultare in un risparmio finale.
7.5 Per laptop e PC desktop si richiede estensione garanzia a tre anni
7.6 Di fronte a richieste con costi e/o specifiche al di fuori dei
parametri individuati, la CAI dovrà consultarsi necessariamente con il
direttore a cui rimane la decisione finale se autorizzare o meno tali
acquisti.
8. Oggetti informatici acquistati per uso lavorativo fortemente collegati ad una
persona (quali appunto portatili o PC desktop) devono avere un periodo minimo
di utilizzo di almeno 4 anni prima della loro richiesta di sostituzione. Oggetti
acquistati con un costo superiore alla media (per soddisfare richieste
specifiche) richiederanno un periodo minimo di 5 anni di ammortamento
prima della sostituzione (riparazioni al di fuori del periodo di garanzia
andranno ovviamente considerate caso per caso).
9. Al momento di richiesta di sostituzione di portatile o desktop l'oggetto
precedente va restituito al Servizio Calcolo per destinarlo a altro uso o
procedere alla sua disinventariazione se non più utilizzabile. Entro un mese
dalla consegna del 'nuovo' oggetto quello 'vecchio' va riconsegnato al Servizio
Calcolo a meno che quello 'vecchio' non sia stato assegnato a altro uso
internamente al gruppo, cosa che deve essere tassativamente comunicata alla
CAI specificando il nuovo utilizzatore.
10. La corretta registrazione delle garanzie e le richieste di assistenza e
riparazione sono sotto responsabilità dell'utilizzatore dell'oggetto non della CAI.
11. I gruppi di ricerca e in particolare i responsabili dei fondi devono avere
particolare cura ad avere sempre il quadro aggiornato del materiale assegnato
al proprio personale, in particolare per quello non strutturato. Al termine
dell'associazione con INFN (per es. borsista straniero, PhD) tutto il materiale
in uso deve essere restituito e la sua riassegnazione comunicata.
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Procedure da seguire per acquisto via CAI
Responsabilità della CAI, degli utilizzatori e dei responsabili di fondi
1. Un mese prima della scadenza di inoltro richieste alla CAI per acquisti la
CAI effettua una disamina dei PC desktop, laptop e monitor disponibili in
Convenzione CONSIP o presso Centri Regionali aggregatori di spesa. Viene
inoltre fatta una valutazione preliminare (stante la situazione di mercato in
quel momento) delle caratteristiche che si intendono adottare per acquisti di
tale materiale (es. tipo di CPU, dotazione RAM) se rivolto ad uso
scientifico/tecnico.
2. Ai responsabili di fondi vengono comunicate le caratteristiche dei modelli in
convenzione, le caratteristiche generali specificabili come da punto 1 e i prezzi
indicativi.
3. Nel mese precedente alla decisione degli acquisti la CAI effettua una
ricerca di ditte da invitare alle relative RDO sul MEPA e mantiene in generale
un elenco aggiornato anche in collaborazione con sezioni limitrofe.
4. Gli utenti che intendono richiedere l'acquisto di materiale informatico ne
discutono con i responsabili di esperimento. I responsabili di esperimento
compilano il form predisposto dalla CAI in cui indicano - tra l'altro motivazione d'acquisto, destinazione d'uso e utente della risorsa richiesta,
oggetti precedenti già assegnati. Il responsabile inoltre indica la cifra massima
che intende disporre per tale spesa. All'avvenuta compilazione del form i vari
dati vengono registrati su database e un mail di conferma è inviato allo CAI, al
responsabile fondi e all’utente a cui è destinata la risorsa.
5. Alla scadenza del termine fissato per la presentazione di richieste di
acquisto alla CAI, la CAI si riunisce ed esamina le richieste pervenute che
vengono aggregate per tipologia per quanto possibile. In questa fase la CAI può
interagire con i responsabili dei fondi per discutere eventuali variazioni delle
caratteristiche richieste. La CAI, per quanto possibile, cerca di rispettare le
caratteristiche indicate sempre che non impattino troppo sui costi (per es. la
dimensione del monitor del laptop è in qualche modo una scelta molto
personale collegata anche alla vista).
6. Per articoli non acquistabili in Convenzione, vengono poi indette procedure
RDO sul MEPA secondo tipologie opportunamente aggregate. In questa fase,
specie per acquisti isolati di un solo articolo con caratteristiche particolari, la
CAI può richiedere al gruppo di procedere direttamente all'acquisto sul MEPA
senza RDO.
7. All'avvenuta assegnazione delle gare su MEPA il tipo di articolo acquistato e
costo sono comunicati ai responsabili dei fondi così come la presumibile data
di consegna.
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8. Alla consegna del materiale la CAI registra nel database l'avvenuta
assegnazione del materiale e il suo utilizzatore.
9. Entro un mese dalla consegna del materiale, materiale equivalente "vecchio"
va consegnato al servizio di calcolo.
10. In particolare per guasti, si possono verificare richieste urgenti. La CAI
può autorizzare acquisti singoli fuori dalle normali scadenze (15/3, 15/6 e
15/10) sulla base di motivata urgenza. In particolare la CAI valuterà in questo
caso se l'acquisto sia attuabile attraverso gli aggiudicatari della più recente
gara.
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