Regolamento per l`utilizzo di apparecchi telefonici cellulari di servizio

Allegato alla deliberazione n. 864 del 24/7/2014
Regione del Veneto - AZIENDA U.L.SS. N. 8 ASOLO
REGOLAMENTO PER L’UTILIZZO DI APPARECCHI TELEFONICI CELLULARI
DI SERVIZIO
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INDICE
Art. 1 - Oggetto e finalità
Art. 2 – Principi di assegnazione e di utilizzo
Art. 3 - Modalità di richiesta
Art. 4 - Profili di abilitazione utenze e soggetti
Art. 5 - Controllo sull'utilizzo degli apparecchi
Art. 6 - Criteri di utilizzazione e Responsabilità
Art. 7 – Prima applicazione
Art. 8 - Modalità Trattamento dei Dati
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Art 1 - Oggetto e finalità
II presente regolamento disciplina le modalità per l’assegnazione e l’uso delle
apparecchiature di telefonia mobile al personale dipendente della Azienda ULSS 8 Asolo nel
rispetto di quanto previsto (per le parti non modificate) dalla Circolare del Ministero della
Funzione Pubblica n. 6 del 13.3.1996, Direttiva della Funzione Pubblica dell’11 aprile 1997,
Circolare del 30 ottobre 2001 e seguenti modificazioni.
Art. 2 Principi di assegnazione e di utilizzo
Ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture,
l’Amministrazione adotta misure dirette a circoscrivere l’assegnazione di apparecchiature di
telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio,
pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle
particolari attività che ne richiedono l’uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla
tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il
corretto utilizzo delle relative utenze. Ciò premesso, il presente Regolamento stabilisce che
il personale dipendente può essere dotato di telefono cellulare esclusivamente per i
seguenti casi:
-
Esigenze connesse al servizio di pronta reperibilità;
-
Esigenze di immediata reperibilità di Dirigenti impegnati su più sedi, al fine di garantire il
tempestivo intervento decisionale e le disposizioni operative;
-
Esigenze di immediata reperibilità di Dirigenti o di dipendenti del comparto, di tutti i
ruoli, con compiti specifici professionali, caratterizzati dalla necessità di rapido
intervento per attività urgenti ed indifferibili, nonché la continuità di erogazione dei
servizi al cittadino, ed attività che necessitino di comunicazioni che non possono essere
altrimenti soddisfatte con impianti di telefonia fissa e/o altri strumenti di comunicazione
quali la posta elettronica o maggiori costi rispetto all’uso del telefono cellulare;
-
Frequenti spostamenti tra plessi (reparti, servizi, uffici) diversi nell’ambito dell’Az. Ulss.
Ove possibile, in relazione alle esigenze da assolvere, deve privilegiarsi l’assegnazione di
apparati di telefonia mobili destinati ad un utilizzo collettivo da parte dei dipendenti
operanti nella medesima struttura.
L’assegnazione può essere permanente o limitata per specifiche esigenze a determinati
intervalli di tempo.
Il Direttore Generale, il Direttore Amministrativo, il Direttore Sanitario dell’Azienda e il
Direttore dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale sono dotati di un telefono cellulare
di servizio per tutta la durata del loro incarico, in relazione ai compiti e alle particolari
esigenze di servizio connesse all’espletamento dell’incarico.
L'utilizzo di apparecchi telefonici cellulari da parte di dipendenti risponde alla finalità di
facilitare i contatti nel corso dello svolgimento dell'attività lavorativa ed a consentire
comunicazioni urgenti o di emergenza.
La violazione del presente Regolamento potrà comportare l’applicazione di sanzioni
disciplinari.
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Art 3 - Modalità di richiesta
Gli apparecchi telefonici cellulari di proprietà dell'Ente, relative SIM aziendali e le eventuali
richieste di abilitazione ad ulteriori servizi ad essi correlati possono essere assegnati in
dotazione a dipendenti dell’Azienda ULSS previa compilazione dei relativi Moduli di
richiesta (da richiedere al referente telefonia dell’U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio),
esclusivamente da parte del Direttore/Responsabile competente previo parere favorevole
dei competenti Direttore di Dipartimento; di Struttura Tecnico Funzionale e del Direttore
Amministrativo.
La domanda, previa autorizzazione, deve essere poi inoltrata all’U.O. Servizi Tecnici e
Patrimonio.
Può essere richiesta, sempre dai soggetti di cui sopra, l’assegnazione di uno o più telefoni
cellulari per le esigenze di uno specifico Servizio, Struttura o Ufficio, da utilizzarsi
alternativamente tra i dipendenti del medesimo Servizio, Struttura o Ufficio in ragione delle
attività affidate, purchè rientranti tra quelle elencate all’art. 3 del presente Regolamento. In
tal caso il Responsabile della struttura provvederà all’annotazione in apposito registro della
data di consegna e riconsegna del dispositivo ai singoli dipendenti.
Il Direttore/Responsabile deve specificatamente indicare i motivi della richiesta, precisando
il grado di utilizzo previsto, la tipologia di chiamate che si intendono effettuare ed il relativo
ambito territoriale, le caratteristiche dell'apparecchio e gli eventuali servizi particolari o
accessori specifici richiesti. Allorquando venissero meno le motivazioni che hanno
giustificato l’assegnazione del cellulare al dipendente, il competente Direttore/Responsabile
dovrà dare opportune istruzioni per la restituzione dell’apparecchio e della SIM all’U.O.
Servizi Tecnici e Patrimonio.
Art. 4 – Profili abilitazione utenze e soggetti
Ad ogni cellulare di servizio è assegnata una scheda telefonica. Le relative utenze di
telefonia mobile si possono distinguere nei seguenti profili generali di abilitazione:
A) Traffico rete aziendale – on net (rete mobile e fissa inserite nella rete telefonica
aziendale (R.T.A.)) + liste numeri consentiti (off net);
B) Profilo A + chiamate verso numeri nazionali (eccetto 144, 166 e simili) e chiamate
verso numero mobile non inclusi nella R.T.A. dell’aulss;
C) Profilo B + chiamate da e verso numeri internazionali.
I profili sopra descritti sono analiticamente descritti nelle tabelle Consip (vedere tabelle
allegate in calce al presente documento) attualmente in vigore e aggiornate di volta in volta
che subiranno modifiche o integrazioni a seconda del tipo di contratto di telefonia mobile in
essere presso questa Azienda Ulss.
Le utenze con profilo C) sono assegnate di ufficio al direttore generale, al direttore
amministrativo, al direttore sanitario e al direttore dei servizi sociali e della funzione
territoriale.
I collegamenti WAP (Wireless application protocol), Internet tramite UMTS (Universal mobile
telecommunication system) e l’utilizzo dei messaggi di testo verranno consentiti solo per
interesse dell’Amministrazione e per lo svolgimento dell’attività di lavoro fuori sede.
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L'apparecchio telefonico cellulare assegnato in dotazione ai sensi del presente disciplinare
deve essere custodito dall'assegnatario sotto la propria responsabilità con la massima cura e
diligenza al fine di evitare di evitare danni, smarrimenti o sottrazioni. Egli ne è a tutti gli
effetti il custode e responsabile del suo corretto utilizzo dal momento della sua presa in
consegna fino alla restituzione e/o revoca.
Al venire meno dei requisiti di cui all’art. 3) del presente Regolamento, ovvero in caso di
cessazione del dipendente assegnatario del cellulare aziendale, il Dirigente della struttura
interessata dovrà dare tempestiva e immediata comunicazione al Referente della Telefonia
Aziendale presso l’U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio, che provvederà al ritiro e verifica del
materiale fornito e al riutilizzo dell’utenza.
L’apparato telefonico mobile assegnato è di uso personale, non può essere ceduto a terzi a
nessun titolo e dovrà essere utilizzato solo per finalità istituzionali.
In caso di uso collettivo del cellulare, la responsabilità è demandata al Responsabile
dell’U.O./Servizio assegnatario.
E’ escluso l’uso per motivi privati salvo l’ipotesi descritta nel paragrafo successivo.
Nel caso in cui il dipendente volesse utilizzare l'apparecchio dato in dotazione anche per
chiamate personali, dovrà effettuare apposita richiesta al referente dell’U.O. Servizi Tecnici
e patrimonio, in modo da abilitare il servizio di dual billing, tramite il quale la chiamata sarà
addebitata direttamente all'assegnatario dell'apparecchio.
Gli assegnatari dei telefoni cellulari, affinchè possano essere immediatamente rintracciabili
nei casi di necessità, hanno l’obbligo di mantenere il telefono cellulare in funzione, attivo e
raggiungibile, se le condizioni tecniche lo consentono, durante tutto l’orario di lavoro, di
reperibilità, ove prevista, o di rintracciabilità dell’assegnatario ed in tutti i casi in cui le
circostanze concrete lo rendano opportuno.
E’ obbligatorio l’uso del PIN di sicurezza della SIM.
I dipendenti dovranno comunque utilizzare il telefono nei casi di effettiva necessità ponendo
massima attenzione al contenimento della spesa.
Al momento dell'attivazione della "scheda SIM", vengono disattivati in maniera automatica
tutti i servizi multimediali a pagamento che comportano un ulteriore costo a carico
dell'ULSS. Sarà possibile riattivare i servizi su richiesta motivata del Dirigente.
Art. 5 - Controllo sull’utilizzo degli apparecchi
Ai fini del contenimento della spesa, il responsabile dell’u.o. servizi tecnici e patrimonio
effettuerà e relazionerà alla direzione ogni sei mesi sull’esito delle verifiche, nel rispetto
della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, un sistema per la verifica a
campione sul corretto utilizzo delle relative utenze.
Su richiesta di ciascun Direttore/Responsabile o su iniziativa dell’U.O. Servizi Tecnici e
Patrimonio, sarà possibile procedere quindi a verifiche (a campione o mirate) sugli elenchi
delle chiamate effettuate dai dipendenti dell’U.O. di competenza assegnatari di apparecchi
cellulari.
Se in esito alle verifiche di cui sopra si accertasse che l'apparecchio è stato utilizzato per
motivi diversi da quelli di servizio, il Dirigente deve darne immediata segnalazione con
propria nota scritta all’U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio.
Gli elenchi contenenti chiamate effettuate per motivi diversi da quelli di servizio, segnalate
dal Direttore/Responsabile con la nota di cui al comma 3, dovranno essere trasmessi anche
all’U.O. Gestione economica e previdenziale del personale e relazioni sindacali al fine di
provvedere alle corrispondenti ritenute sullo stipendio del dipendente.
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Quanto sopra salvo diverse valutazioni del Dirigente Responsabile nel caso sia valutata
l’eventuale violazione di norme disciplinari.
Art. 6 – Criteri di utilizzazione e Responsabilità
Il possesso del dispositivo telefonico dà luogo a delle forme di responsabilità previste dalla
Legge e dal presente Regolamento.
Al momento dell’assegnazione delle apparecchiature saranno forniti, come dotazione di
base per tutte le categorie di cellulari, i seguenti accessori:
-
Batteria;
-
Carica batteria;
-
Auricolare (ove necessario e/o appositamente richiesto);
-
Regolamento per l’utilizzo di apparecchi telefonici cellulari di servizio e relativi allegati a
disposizione sul portale dell’Azienda Ulss.
L’utilizzatore dell’apparecchiatura di telefonia mobile dovrà adottare, nell’impiego di tale
strumento, tutti gli accorgimenti per la sicurezza individuale.
L’Amministrazione non assume alcuna responsabilità per contravvenzioni o sinistri
imputabili all’uso del telefono cellulare durante la guida di autoveicoli o altro utilizzo
improprio.
In caso di malfunzionamento del cellulare o della relativa scheda SIM o dei relativi accessori,
l’utilizzatore ovvero il responsabile della struttura assegnataria dovrà consegnare
l’apparecchiatura completa al referente della Telefonia Aziendale presso l’UO servizi Tecnici
e Patrimonio, il quale provvederà alle verifiche di competenza e alla eventuale sostituzione
del cellulare, nei tempi e nelle modalità stabilite.
In caso di smarrimento o furto del cellulare e/o dei relativi accessori e/o della scheda SIM
l’utilizzatore è tenuto a sporgere immediata e formale denuncia alle autorità competenti e a
darne tempestiva comunicazione scritta al referente della Telefonia Aziendale presso l’UO
servizi Tecnici e Patrimonio ai fini dell’immediato blocco dell’utenza.
Nella comunicazione dovrà essere indicato in particolare, oltre al numero telefonico, il
numero della SIM aziendale (ICCD) e il numero abbinato al telefono cellulare o CODICE IMEI
al fine di consentire l’operazione di blocco immediato della scheda SIM e/o del cellulare.
L'utilizzo dell'apparecchio in difformità da quanto prescritto nel presente disciplinare può
comportare a carico dell'assegnatario, oltre alla revoca immediata dell'assegnazione, ogni
responsabilità giuridica, ivi comprese quella disciplinare e quella per risarcimento danni.
Art. 7 – Prima applicazione
Entro 45 giorni dall’entrata in vigore del presente regolamento, ogni Direttore/Responsabile
di Struttura/Unità Operativa dovrà rinnovare, per i cellulari già in uso, la richiesta con le
modalità definite dall’art. 2. Decorso tale termine senza il rinnovo della richiesta nelle
modalità indicate, l’UO Servizi Tecnici e Patrimonio provvederà a disattivare le SIM già in
uso ed a ritirare gli apparecchi eventualmente assegnati.
ART. 8 – Modalità di trattamento dei dati
La normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali è descritta nel Testo Unico
del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, intitolato "Codice in materia di protezione dei
dati personali" entrato in vigore il 1 gennaio 2004 e noto come Codice della privacy. Per
trattamento dei dati personali, secondo il vigente Codice della privacy (art. 4 D.Lgs. 196/03),
si intende “qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio
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di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la
conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il
raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la
cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati”.
Per Responsabile del trattamento dei dati si intende, ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett. g) del
vigente Codice della privacy (D.Lgs. 196/03), "la persona fisica, giuridica, la pubblica
amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al
trattamento dei dati personali.
Allegato 1): Tabelle Consip per profili abilitazione utenze
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ALLEGATO 1)
Tabelle piani tariffari CONSIP – MOBILE 5
PROFILI CONNESSIONE INTERNET / DATI
PROFILI CONNESSIONE FONIA
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