Novembre/Dicembre 2016 - Carlson Wagonlit Travel

CWT
connect
The Business Travel Magazine for Carlson Wagonlit Travel
ANNO XV • NOVEMBRE-DICEMBRE 2016 • N° 4
CWT
digital
3.0
CWT
il futuro è qui
CWT lancia la nuova STRATEGIA aziendale per diventare la Digital
Travel Management Company LEADER di mercato a LIVELLO GLOBALE.
Grazie a nuovi strumenti , processi e tecnologie , sempre più avanzati,
integrati e pensati in funzione dei VIAGGIATORI.
STRATEGY
Ripensare il futuro del business travel: da un lato mettendo al centro
successo dei viaggi aziendali - evidenzia Kurt Ekert, CEO e President di
il nuovo viaggiatore, con i suoi desideri e abitudini attuali, dall’altro
CWT - tutto ruota attorno al saper offrire ai viaggiatori un’eccellente
sviluppando al massimo tutte le opportunità che possono offrire le
esperienza di viaggio, personalizzata sul modello consumer,
nuove tecnologie digitali per rendere la gestione delle trasferte
che soddisfi al contempo la travel policy e le esigenze aziendali».
sempre più semplice, veloce e multicanale.
La consumerization infatti - ossia l’aspettativa di ritrovare caratteristi-
È questo, in estrema sintesi, il senso della nuova strategia CWT 3.0
che tipiche dei servizi consumer anche in ambito business – è ormai
appena lanciata.
diffusa a tutti i livelli. I viaggiatori vogliono quindi essere riconosciuti,
Il panorama dei viaggi d’affari è infatti cambiato rapidamente negli
“coccolati”, anticipati nelle loro preferenze e desideri, supportati nella
ultimi anni e CWT ha già compiuto investimenti importanti a li-
modalità più comoda per loro in quello specifico momento anche per
vello di innovazione tecnologica e di organizzazione per far evolvere
le trasferte aziendali. CWT ha raccolto la sfida e sta ridisegnando quin-
l’esperienza del viaggiatore, la gestione delle trasferte da parte dei
di processi e strumenti in un’ottica di digital innovation, promuovendo
responsabili aziendali, l’organizzazione di meeting ed eventi. Adesso
un’offerta di contenuti ancora più ricca e personalizzata e l’introdu-
ha deciso di compiere in modo ancora più deciso un ulteriore passo
zione di un portfolio di prodotti digitali innovativi, che rendano
in avanti: diventare 3.0.
più facile l’interazione del viaggiatore e ne aumentino soddisfazione e
Che cosa significa? Oggi i viaggiatori aziendali desiderano vivere un’e-
produttività, supportando al tempo stesso il travel manager in tutte le
sperienza di viaggio semplice e omogenea su tutti i canali a di-
sue attività: dall’ottimizzazione della gestione travel all’analisi dei dati,
sposizione, digitali, in primis, e off-line, in linea con quanto sperimen-
dalla comunicazione con i viaggiatori all’aumento della loro sicurezza.
tano ogni giorno come consumatori individuali. «Per una gestione di
L’utilizzo di prodotti digitali personalizzati va di pari passo con il sup-
In questo numero
In viaggio con …
CRIF
pag. 4
Eventi:
Focus su
Safety & Security
pag. 8
Research:
Mercato degli eventi
in crescita nel 2017
pag. 10-11
porto di un servizio di elevata professionalità: basti pensare alle fasi
l’app permetterà di pianificare i viaggi per gruppi di colleghi che si
di scelta dell’online booking tool più adatto per il cliente e alla sua
spostano insieme, nonché di sapere se e quali colleghi si trovano in
integrazione e implementazione piuttosto che all’assistenza in situa-
quel momento nella stessa località. E per semplificare e migliorare ul-
zioni critiche o di emergenza, ma non solo. Il fattore umano conti-
teriormente l’esperienza del viaggiatore via mobile, la prenotazione
nuerà quindi a rimanere fondamentale. Sarà una tecnologia - la più
dei voli è già in fase di test negli Stati Uniti e sarà successivamente
avanzata sul mercato - ma con un cuore
estesa nel resto del mondo.
umano quella che CWT metterà a dispo-
Saranno ulteriormente potenziati anche gli altri strumenti con cui si
sizione dei clienti. Non a caso il claim del-
interfacciano i viaggiatori, a partire da CWT Portal - il cruscotto per
la nuova strategia CWT 3.0 è “The digital
la gestione delle trasferte - e CWT Itinerary, che contiene tutte le
difference. Powered by people, fueled
informazioni sul proprio itinerario di viaggio.
by experience”. «Il futuro del business tra-
Gli hotel, poi, costituiscono un elemento cruciale nell’esperienza del
vel management - sottolinea ancora Ekert
viaggiatore. Ecco perché è stata costituita una divisione aziendale
- si giocherà sul fornire un’esperienza sen-
dedicata e il tema sarà una delle priorità strategiche di CWT per
za soluzione di continuità, unendo tecno-
il prossimo futuro. Molte quindi le novità in lavorazione su questo
logia e consulenza di personale esperto,
fronte, in termini sia di contenuti, sia di strumenti, sia di partnership.
Kurt Ekert,
per soddisfare sia i bisogni dei viaggiatori
CEO e President di CWT
sia le esigenze aziendali».
Gli strumenti per una gestione efficace
L’impegno e gli investimenti di CWT si focalizzeranno anche sull’ulte-
Il futuro è mobile
riore potenziamento degli stru-
La frontiera su cui si concentreranno
menti
maggiormente le novità per i viaggiato-
viaggi aziendali. Verrà gradual-
ri è il mobile, dato che gli smartphone
mente implementato un sistema
sono ormai uno strumento irrinunciabi-
di piattaforme, servizi e canali
le per tutti i viaggiatori grazie a cui pos-
ben integrati che costituiranno un
sono operare comodamente da ovun-
unicum per la gestione e il controllo
que, con semplicità e rapidità. La app
dell’intero ciclo della trasferta, ren-
CWT To Go - che conta già 750.000
dendo ancora più semplice interveni-
utenti nel mondo, ricevendo eccel-
re in un’ottica di miglioramento con-
lenti rating - sarà presto completamente aggiornata sia nell’interfaccia,
ttinuo. L’albero decisionale T&E, per
secondo gli attuali trend grafici, sia nelle impostazioni per la ricerca,
esempio, potrà aiutare a definire le aree
e
che diventerà ancora più intuitiva. La comoda funzionalità della pre-
principali di risparmio sulla base di un’analisi approfondita dei compor-
notazione hotel, che già oggi consente di scegliere tra 470.000 strut-
tamenti d’acquisto e delle spese evidenziati dal sistema di reporting
ture nel mondo senza alcuna fee inclusi i contenuti di Booking.com,
CWT AnalytIQs, dove in un futuro prossimo saranno integrati anche i
sarà arricchita di servizi aggiuntivi come la ricerca per sede azien-
dati relativi ai meeting ed eventi e le prenotazioni effettuate off-channel.
dale tramite geolocalizzazione e la visualizzazione delle recen-
Una visione chiara e lungimirante, insomma, traccia il futuro con una
sioni e dei rating attribuiti dai propri colleghi. Nel prossimo futuro
fitta roadmap per i prossimi anni.
CWT
utili
ai
responsabili
2
STRATEGY
che organizziamo, sia a livello internazionale - che ci permettono di conoscere a fondo
i desiderata delle aziende.
I tempi e le abitudini sono cambiate. Il viaggiatore vuole essere partecipe delle scelte
che lo riguardano in trasferta, è abituato a
strumenti semplici e veloci, vuole avere tutto
a portata di mano. E per i travel manager
aumenta la complessità della gestione delle trasferte, con temi sempre più delicati,
come la safety & security, o le necessità di
analizzare a fondo i tanti dati a disposizione
e di metterli a fattor comune per prendere
decisioni.
Il nostro ruolo di digital travel management
company è quello di un partner esperto e
Obiettivo: portare la customer experience a livelli ancora SUPERIORI. Creata una nuova
divisione dedicata al prodotto hotel, sempre più CENTRALE nell’offerta riservata ai clienti.
CWT sta promuovendo negli ultimi mesi una riorganizzazione com-
Un team per l’eccellenza
plessiva dei vertici del gruppo a livello globale per dare nuovo impul-
Anche l’Executive Leadership Team di CWT a livello globale ha visto
so all’innovazione e alla differenziazione, sotto la guida del nuo-
l’introduzione di nuove posizioni strategiche.
vo Presidente e CEO Kurt Ekert. «Il nostro obiettivo principale - spiega
Andrew Jordan, che ha fatto il suo ingresso in CWT ad aprile come
Ekert - è offrire una user experience di altissima qualità e un valore
Chief Technology Officer, ha ampliato le proprie responsabilità per gui-
ancora superiore ai nostri clienti. Sono felice di intraprendere questo
dare l’innovazione e gestire l’intero ciclo di vita dei prodotti in
viaggio proseguendo sulla strada della trasformazione digitale in-
un’ottica end-to-end.
sieme al nostro leadership team e a tutti i colleghi nel mondo».
Kelly Kuhn - precedentemente President EMEA - ha assunto il ruolo
Una delle novità più importanti è la costituzione di una nuova divisione
di Chief Customer Officer per occuparsi delle attività di global sales,
interamente dedicata agli Hotel per la gestione in un’ottica end-to-
customer engagement e program management, nonché di CWT Glo-
end di tutte le componenti e i prodotti/servizi legati al mondo alberghie-
bal Partners Network.
ro, sempre più importante nel travel management. Il ruolo di President
Patrick Andersen - già President Americas di CWT - è stato chiamato
Hotels a livello globale è stato affidato a
a ricoprire il ruolo di Chief Strategy & Commerce Officer, con respon-
Scott Brennan, in precedenza EVP Glo-
sabilità sulla strategia aziendale, il marketing, la comunicazione
bal Supplier Management, cui sono sta-
e la relazione con i fornitori, inclusi i partner tecnologici e distributivi.
te affiancate di recente altre due nuove
David Moran ha lasciato la responsabilità di EVP Global Marketing & En-
posizioni: Chief Technology Officer Hotel
terprise Strategy per diventare il nuovo Chief Human Resources Officer.
Distribution assegnata a Matt O’Keefe e
Qualche mese fa, infine, era stato nominato il nuovo Executive Vice
Vice President Hotel Operations attribuita
President Traveler Services, Matt Beatty, con responsabilità sul ser-
a Matt Brennan. «Abbiamo costituito la
vizio operativo. «Far sì che i viaggiatori vivano la migliore esperienza
divisione Hotel Distribution - spiega Scott
possibile è già al centro dell’approccio operativo di CWT - ha sottoli-
Brennan - con l’obiettivo di diventare
neato Beatty -. Grazie al nostro costante impegno per essere sempre
Scott Brennan,
leader mondiale nelle prenotazioni
all’avanguardia, continueremo a individuare nuove modalità per
President Hotel di CWT
alberghiere per i viaggiatori d’affari.
migliorare ulteriormente l’esperienza dei viaggiatori».
International
Editoriale
Fine anno, tempi di bilanci e di
propositi. Per
noi in CWT, di grandi propositi. Abbiamo ripensato a livello globale il nostro modello
di business e di servizio, mettendo a disposizione le nostre competenze, il know-how
tecnologico e la lunga esperienza nel settore per offrire un’esperienza ancora più semplice ed efficace ai nostri clienti. I cambiamenti, che viviamo con grande entusiasmo,
nascono dal contatto diretto con il mercato,
dal continuo dialogo con i clienti - travel
manager e viaggiatori -, dal confronto di
esperienze aziendali - sia a livello locale, in
occasione per esempio dei numerosi eventi
eccellenza
globale per CWT
Nuova organizzazione
professionale che mette al centro della propria visione e strategie i bisogni e le aspettative dei clienti ed è capace di proporre una
tecnologia dal cuore umano, che semplifica
le procedure e il lavoro dei clienti, li coinvolge, risolve i loro problemi e li anticipa con
nuovi, utili servizi. Insieme, per costruire il
business travel di domani.
Buona lettura e buon anno nuovo!
LORETTA BARTOLUCCI
Senior Director Sales, Marketing &
Advanced Client Solutions CWT Italy
CWT è stata nominata Most Admired Travel
Management Company dall’autorevole rivista specializzata internazionale The Beat. Il
9° “Annual Beat Readers’ Choice Awards” si
basa sui risultati di una survey tra i lettori cui
è stato chiesto quale impresa tra i fornitori di
servizi di viaggio, divisi in sei categorie, fosse quella che “ammirano maggiormente per la sua politica,
lo stile di gestione e i servizi
per la clientela business”. I sei
segmenti, nel dettaglio, comprendevano: compagnie aeree, hotel,
autonoleggio, travel management
company, fornitori di tecnologia
e sistemi di pagamento. CWT è
risultata quindi la più votata tra le
TMC. «Siamo molto onorati di aver
premi e awards
CWT nominata Travel Management
Company più ammirata
ottenuto dai nostri clienti e dai leader
del settore un riconoscimento per l’elevata qualità del nostro servizio - ha dichiarato
Patrick Andersen, Chief Strategy and Commerce Officer di Carlson Wagonlit Travel -.
In CWT siamo orgogliosi di sviluppare i
prodotti e la tecnologia più adeguati
e di mettere a disposizione le persone giuste
per offrire un’eccellente
esperienza di viaggio ai
nostri clienti e viaggiatori
di tutto il mondo».
Di recente CWT ha ottenuto altri riconoscimenti
a livello internazionale. In
particolare, nell’ambito
dei TTG Travel Awards
Asia è stata nominata Best Travel Management Company, categoria introdotta per
la prima volta in questo premio.
Anno XV Numero 4 • Novembre/Dicembre 2016
Carlson Wagonlit Travel Connect
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CORPORATE
3
CRIF
espansione
In viaggio con. . .
Il passaggio a un’unica TMC, un NUOVO TOOL di richiesta e prenotazione, maggiore
Lo sviluppo commerciale dell’azienda bolognese sta trainando i viaggi d’affari
controllo grazie a dati consolidati e a un avanzato strumento di reporting : queste le PRIinternazionali. L’UFFICIO TRAVEL ottimizza la gestione delle trasferte focalizzandosi sulORITÀ del gruppo per il travel.
la travel policy , su SAFETY & SECURITY e sul continuo DIALOGO con i viaggiatori .
Fondata a Bologna nel 1988, Crif è oggi un’azienda globale - spe-
come precisa Erbacci: «Il benessere e la produttività dei viag-
cializzata nello sviluppo e nella gestione di sistemi di informazioni
giatori in missione. Anche quando vanno in posti scomodi o lonta-
creditizie, business information e soluzioni per la gestione del rischio
ni devono stare assolutamente sereni e poter lavorare nelle migliori
e del credito - presente con attività dirette in 26 Paesi e 57 socie-
condizioni». Per questa ragione uno degli ambiti curati con particolare
tà. La continua espansione all’estero delle attività aziendali sta
attenzione è quello di Safety & Security. «Abbiamo un ufficio dedi-
comportando
un
significativo
di
Nuovi operativi , un SISTEMA TARIFFARIO più flessibile, il lancio del servizio di
PONTE AEREO tra Lisbona e Porto : sono molte le innovazioni introdotte da TAP
Portugal nel 2016.
cato - racconta Erbacci - con cui collaboriamo in modo stretto e una
aumento nei volumi dei viaggia-
partnership in essere con un operatore specializzato».
in 29 Paesi del mondo, cui se ne affiancano tante altre grazie agli
tori - circa 400 quelli frequenti,
Quali servizi di safety vi sono stati più utili?
accordi di code-share con compagnie aeree alleate.
su 1.000 dipendenti gestiti dalla
«Innanzitutto il traveler tracking che ci consente di sapere sempre
Di recente, per esempio, sono stati avviati accordi con JetBlue, per ga-
sede italiana - e una maggiore
dove si trovano i nostri collaboratori, ma anche poter avere in antici-
rantire comode connessioni in code share da New York-JKF e Boston
complessità, con numerose rotte
po informazioni dettagliate sui vari Paesi, per poter decidere con-
verso oltre 50 destinazioni del Nord America, e con la brasiliana Azul
intercontinentali. I viaggi d’affari
sapevolmente se recarci o meno in alcune località o quali accortezze
per l’integrazione dei rispettivi programmi Frequent Flyer.
sono gestiti da un travel office
seguire. Spesso inviamo proattivamente ai viaggiatori prima della
Per quanto riguarda l’Italia, nella stagione invernale 2016-2017 TAP
interno sotto la responsabilità di
partenza un vademecum sulla destinazione, con le specifiche su
opera 64 frequenze settimanali in partenza da Roma, Milano,
Stefania Erbacci, che assom-
eventuali diversità culturali di cui tenere conto. Ora abbiamo in pro-
Bologna e Venezia verso Lisbona, offrendo comodi collegamenti
ma al ruolo di travel manager
gramma di passare a un nuovo operatore specializzato che ci assista
anche quello di responsabile
maggiormente in loco in caso di necessità».
Membro di Star Alliance e compagnia aerea leader per i viaggi in
cipelaghi di Madeira e delle Azzorre, grazie ai nuovi voli giornalieri per
dell’ufficio eventi. «La nuova
Quali altre priorità avete per il prossimo anno?
Portogallo, con la più ampia rete di collegamenti per raggiungere il
Terceira e Ponta Delgada.
organizzazione del travel risale al
«Riprendendo alcune utili idee emerse dal confronto tra travel ma-
Paese, TAP Portugal ha promosso una serie di miglioramenti nel
2011 - spiega Erbacci - quando abbiamo creato un team dedicato alla
nager durante l’ultimo Focus Group organizzato a Milano da CWT,
corso degli ultimi mesi, per rendere il servizio ancora più ricco e vicino
Una flotta sempre più giovane
gestione del business travel. Nel 2014 poi, in linea con le accresciute
abbiamo intenzione di promuovere un consolidamento della Tra-
alle esigenze dei clienti.
A livello globale TAP Portugal opera in media 2.500 voli alla settimana
esigenze, abbiamo deciso di passare dal servizio di una agenzia locale
vel Policy a livello globale per andare verso una versione Corporate
Il vettore portoghese ha, infatti, ridisegnato il network e rafforza-
con una flotta composta da 78 aeromobili, di cui 20 per il lungo rag-
a una solida TMC, CWT, quale partner esperto che ci supportasse
comune a tutte le country, cui affiancare degli addendum locali. Inoltre
to la centralità dell’hub di Lisbona per rendere ancora più como-
gio, che la compagnia sta gradualmente rinnovando. Di recente sono
nello sviluppo di una cultura più matura del travel management.
vorremmo adottare il tool CWT Trip Order per facilitare le richieste
di gli spostamenti interni e di lungo raggio verso America Latina,
stati ordinati 53 nuovi Airbus widebody e da giugno sono opera-
«La veloce evoluzione del settore - continua Erbacci - impone infatti di
di prenotazione e introdurre un meccanismo di gamification, per
Africa e USA.
tivi 2 nuovi Airbus A330-200 - dotati di poltrone full-flat e del sistema
informarsi, aggiornarsi e intervenire continuamente per introdurre le
motivare e premiare chi contribuisce al saving. Un altro obiettivo im-
A partire dal 1 ottobre è entrato inoltre in vigore il nuovo sistema
di intrattenimento di ultima generazione - utilizzati per l’espansione
necessarie ottimizzazioni».
portante è poi aumentare il controllo e la visibilità sulla spesa,
tariffario valido per tutti i voli in Europa e Nord Africa. Disponibile per
del network in Nord America. TAP sarà, inoltre, il primo vettore in Eu-
consolidando i dati a livello internazionale e da varie fonti, così da
la classe Economy ed Executive, consente di scegliere anche in mo-
ropa a introdurre i dispositivi alari Sharklet sulla propria flotta di medio
poter utilizzare meglio le opportunità offerte dagli avanzati sistemi di
dalità one-way il servizio più in linea con le necessità di ogni passeg-
raggio, così da ottenere maggiore efficienza e ridurre le emissioni di
reporting a disposizione». L’agenda di lavoro è davvero fitta, consi-
gero, consentendo così di ottenere maggiori risparmi. Il nuovo sistema
gas serra, e sarà l’operatore di lancio dell’A330 Neo con la cabina
derando che si affianca anche alle tante attività per l’organizzazione di
tariffario è stato esteso anche al lungo raggio, garantendo la massima
Airspace by Airbus. Risale invece allo scorso luglio il rinnovo totale
eventi di formazione e comunicazione. «Fortunatamente, però, grazie
flessibilità senza più vincoli legati ai tempi di permanenza (min/
della flotta regionale di TAP Express (8 ATR72 e 9 Embraer 190),
alla stessa organizzazione e al contatto diretto tra l’ufficio travel e quel-
max stay) anche per tutti i voli intercontinentali.
per cui la compagnia ha investito 400 milioni di euro.
Stefania Erbacci,
Travel Manager di CRIF
Safety &
Security
Il nostro obiettivo
primario è SUPPORTARE
i dipendenti in trasferta
Su quali aree siete intervenuti in particolare per ottimizzare le
spese?
«Premesso che registriamo volumi continuamente in crescita, per esi-
4
ampia
ricco
novità
rete
Un anno
nel Paese e la possibilità di raggiungere dal proprio hub anche gli ar-
lo eventi possiamo creare continue sinergie» conclude Erbacci.
Il Travel Office di CRIF
Operativi in crescita
Sul fronte del potenziamento dei collegamenti, dall’estate scorsa il
genze di business in sviluppo, siamo intervenuti su più fronti, sempre
vettore ha rafforzato la propria presenza negli USA inaugurando i voli
in collaborazione con CWT. Abbiamo stilato un hotel program, strin-
giornalieri diretti da Lisbona per Boston e New York-JFK. I pas-
gendo accordi con una serie di strutture o catene alberghiere di nostro
seggeri diretti negli States (Miami, Boston, New York-Newark e JFK),
interesse; abbiamo promosso la compliance alla travel policy, in
come tutti quelli che volano su tratte intercontinentali, hanno inoltre
riferimento alle classi di servizio per i voli e i trasferimenti in treno,
la possibilità di fermarsi a Lisbona fino a 72 ore, in andata o in
raccomandando anche l’acquisto della best buy e dissuadendo dal
ritorno. Dallo scorso marzo, con il lancio della nuova TAP Express, è
preferire le compagnie aeree in base ai programmi di fidelizzazione». I
inoltre attivo il Ponte Aereo tra Lisbona e Porto, con collega-
risultati sono stati dunque raggiunti grazie a nuove regole adattate al
menti ogni ora.
contesto di mercato e alla collaborazione dei dipendenti.
Ma TAP non significa solo Portogallo. Attualmente il vettore serve 76
Il criterio guida per tutte le scelte è stato, in realtà, principalmente uno,
destinazioni - tra cui 10 in Brasile, 13 in Africa e 4 negli Stati Uniti -
CASE HISTORY
Una compagnia che piace
Diversi i riconoscimenti collezionati da TAP nel corso del
2016. Nell’ultima edizione dei World Travel Awards, TAP
è stata eletta nuovamente Compagnia Aerea Leader
Europea per il Sud America e per l’Africa; e UP Magazine
è stato ancora premiato come Rivista di Bordo Leader
in Europa. I lettori della prestigiosa rivista americana Global
Traveler le hanno inoltre attribuito di recente il titolo di Best
Airline in Europe.
TRANSPORT
5
ToolBox
tecnologie
L’offerta Booking.com su CWT Book2Go
Nel continuo sviluppo e aggiornamento della soluzione online CWT Book2Go si evidenzia la possibilità di prenotare
l’offerta di Booking.com, che si aggiunge agli hotel già finora disponibili (presenti su GDS
e non) o dell’hotel program aziendale portando a oltre 470.000 il numero totale di strutture
alberghiere tra cui scegliere nel mondo. Il tool, sviluppato da CWT e progettato specificamente
per il mercato italiano, consente inoltre di prenotare online i voli (sia Full Service che Low Cost),
l’autonoleggio e i treni, scegliendo comodamente online i biglietti ferroviari Trenitalia e NTV,
sia ad alta velocità (tutti i Freccia Rossa, Freccia Argento e Freccia Bianca di Trenitalia, e le corse
Italo di NTV) sia i regionali e Intercity (fino a 60 giorni di anticipo) e le tratte in congiunzione AV
e regionali. E per aiutare nella scelta della migliore soluzione, il sistema permette di confrontare
a colpo d’occhio per la stessa tratta le offerte di Trenitalia, di NTV e i voli disponibili. Una
peculiarità del tool sul mercato italiano è poi che consente di gestire l’intera trasferta anche con
pratiche miste (online/offline), tramite un unico punto di accesso e con un unico processo
autorizzativo.
Per CWT AnalytIQs una roadmap di implementazioni
L
L’innovativo
tool CWT AnalytIQs, che ha portato l’approccio da business intelligence nel reportting e analisi della spesa travel, viene continuamente arricchito e vedrà in particolare nei prossimi
mesi l’introduzione di funzionalità avanzate e utili alle esigenze operative. Con la release 3.3,
m
rrilasciata a fine novembre, gli standard report sulle varie voci di spesa, sono stati resi esportabili
aanche in formato excel e personalizzabili per periodi di tempo predefiniti; tra le Query si possono
includere nei Top Market Report anche quelli relativi alla spesa rail e gli itinerari di viaggio
aerei e rail suddivisi in dettaglio per segmenti (sub-trip analysis). È poi possibile programmare
le query, i report e l’estrazione dei dati in modo ricorrente, indicando le scadenze desiderate.
Nel primi mesi del 2017 inoltre sarà visibile nella dashboard principale, oltre al costo medio dei
biglietti
bi
li i aereii acquistati
i i ((nella
ll finestra Route IQ), anche l’indicazione della tariffa media per camera alberghiera (Hotel IQ)
confrontabile con quella degli altri clienti CWT top performer. Inoltre, sarà introdotta anche una finestra di Program IQ con
le analisi delle spese T&E (incluse quelle rilevate da carte di credito e note spese), catalogate secondo un albero decisionale
che aiuta a individuare il total cost medio dei viaggi e il peso dei vari servizi. In futuro saranno poi integrati anche la spesa per i
meeting e gli eventi e la funzione di CWT Program Messenger, per il monitoraggio della compliance alla policy.
Travel
Policy:
White Paper
perché e come ottimizzarla
QUANDO occorre AGGIORNARE la policy aziendale ? QUALI aspetti
è utile normare? QUANTO è importante la comunicazione
per renderla efficace ? Un nuovo CWT White Paper raccoglie
esperienze aziendali e offre una BREVE GUIDA per ottimizzarla .
Le norme di ingaggio per le trasferte sono più di un semplice rego-
“vivo”, da aggiornare costantemente in rapporto alle mutate esigenze
lamento da far applicare, in quanto indicano in realtà la direzione
dell’azienda o opportunità del mercato. Poi è importante che la travel
strategica verso cui si vuole andare nella gestione dei viaggi aziendali
policy sia frutto di un lavoro collettivo e partecipato in azienda:
e gli strumenti più idonei per raggiungere i propri obiettivi. È neces-
quanto più si condividono esigenze e regole con tutti i dipartimenti,
sario perciò definire la Travel Policy con grande consapevolezza, ma
tanto più si avrà successo nella compliance. Infine, bisogna gestire
soprattutto rivederla periodicamente ingaggiando tutti gli interlo-
con attenzione il change management e la motivazione dei viag-
cutori coinvolti, così da ottenere importanti risultati economici e
giatori, organizzando momenti di discussione pubblica, l’invio di co-
di processo. Si tratta infatti di un ambito estremamente importante del
municazioni ad hoc o puntando sull’incentivazione in chiave positiva,
travel management che, non a caso, ha richiamato un folto numero
attraverso un meccanismo di gioco e competizione interna.
di partecipanti ai due Focus Group organizzati da CWT a Milano e
Roma sull’argomento, dando vita a un interessante confronto tra i
Un approccio strutturato
travel manager di importanti realtà aziendali, nazionali e mul-
Nel White Paper, presto in uscita, si esaminano poi più in dettaglio,
tinazionali. Ecco perché abbiamo deciso di preparare un nuovo CWT
confrontando punti di vista ed esperienze aziendali, le diverse aree da
White Paper dedicato a questo tema, includendo alcune indicazioni
definire, che riguardando tutti i servizi di viaggio - aerei, treni, hotel,
provenienti da CWT Solutions Group e CWT Travel Management In-
autonoleggio, trasporti pubblici -; i diversi ambiti di applicazione
stitute, l’esperienza dei Program Manager di CWT e dei travel manager
- globale o locale, per ruolo o funzione -, nonché tempi e canali di
aziendali emersi durante gli incontri realizzati. L’obiettivo è offrire una
prenotazione. Solo agendo con precisione e chiarezza su tutti questi
breve guida e una concreta check-list di cose da fare per allineare
fronti, adattando le regole alla cultura e agli obiettivi aziendali, si potrà
la policy agli obiettivi aziendali e migliorarne l’applicazione.
fare della travel policy una “bussola” che conduce al successo.
Perché è così importante
L’obiettivo della Travel Policy è fornire ai propri dipendenti un approccio coerente, disciplinato ed efficace ai viaggi d’affari e a tutte le
Prenotare un hotel su CWT To Go è ancora più facile
spese connesse. Ci si dimentica spesso, però, che la TP è innanzitutto
La ricerca e prenotazione di una camera d’hotel direttamente dalla app CWT To Go viene resa sempre più semplice e veloce. Con la nuova release è possibile effettuare una ricerca
per nome della struttura, e nel 2017 anche per indirizzo dell’ufficio/sede del meeting motivo
del viaggio, così da avere evidenza delle strutture di maggiore interesse. L’app, che già offre
una scelta tra oltre 467.000 strutture nel mondo acquistabili senza alcuna fee inclusi i contenuti di Booking.com, indica quando le tariffe eccedono i massimali per città impostati
secondo la travel policy aziendale (Cap Rates) e a breve consentirà al viaggiatore in questo
caso di indicare l’eventuale giustificazione al fuori policy.
Tra le funzioni implementate di recente, interessante per i travel arranger aziendali la possibilità
di monitorare i viaggi dei propri colleghi (fino a 25), controllando lo stato dei voli prenotati (così da poter avvertire i viaggiatori in caso di problemi) e di cercare e prenotare per loro le
camere d’albergo. La app, scaricata da oltre 750.000 viaggiatori nel mondo, offre inoltre informazioni in tempo reale, invia in automatico via email o sms alert relativi ai voli prenotati (in caso di ritardi,
modifiche, cancellazioni) e ai cambi di gate; consente di effettuare il check-in mobile con un elevato numero di
vettori (più di 250) e mette a disposizione informazioni sulla destinazione come previsioni del tempo, mappe della destinazione,
un elenco di amenity (tra cui ristoranti, bar, locali), un convertitore di valuta e un indicatore dei fusi orari.
e travel arranger sull’organizzazione della trasferta, gli accordi con i
uno strumento di comunicazione che oltre a informare viaggiatori
fornitori e le procedure da seguire, li può motivare a collaborare.
La modifica dei comportamenti dei viaggiatori è un leva essenziale
per il miglioramento delle performance aziendali, se si pensa che secondo una ricerca effettuata dal CWT Travel Management Institute
le aziende possono arrivare a risparmiare in media il 20% della
spesa totale agendo anche solo su cinque aree principali del ciclo
di viaggio, quali la prenotazione aerea anticipata, l’uso di tariffe restrittive, la scelta dei fornitori preferenziali, la regolamentazione dei
livelli di qualità (classe di volo/categoria hotel) e l’utilizzo dei canali di
prenotazione preferenziali. Intervenire sulla compliance alla policy può
portare concreti benefici.
Un documento vivo e partecipato
Per ottenere maggiore efficacia può essere utile, secondo le migliori
esperienze, tenere presenti tre aspetti fondamentali.
7 tips per ottimizzare la Travel Policy
Ecco qualche suggerimento su come impostare il lavoro di revisione/aggiornamento/redazione della travel Policy.
La TP deve essere il frutto di un lavoro collettivo e partecipato in azienda.
Prevedere procedure di controllo dell’effettiva applicazione
della TP, definendo, anche in accordo con la TMC, check-list e
report per misurare la compliance.
Approcciare la definizione della TP come un progetto, con metodo
e responsabilità individuate così come da project management.
Semplificare: costruire il documento per moduli che affrontano
varie tematiche e accanto alla struttura fissa rimandare i dettagli in specifici allegati.
Curare con particolare attenzione la comunicazione: realizzare
video, infografiche, sintesi e cartellonistica accattivanti e
immediatamente leggibili.
Evitare zone grigie lasciate alla libera interpretazione: aspetti
non normati causano problemi e dubbi ai viaggiatori e in fase di
rendicontazione amministrativa.
Distinguere cosa afferisce al business travel e cosa ai meeting ed eventi (per i viaggi in gruppo).
In primis, bisogna ricordarsi che la Travel Policy è un documento
6
TOOLBOX
WHITE PAPER
7
Focus su
Safety Security
assistenza
&
L’evento annuale di
CERCA GLI HOTEL
E LE TARIFFE
PREFERENZIALI
DELL’AZIENDA
VISUALIZZA
LE STRUTTURE
PREFERITE
DAI COLLEGHI
PRENO
OTA
UN HOTEL
DOVE HAI GIÀ
SOGGIORNATO
ACTE in Italia è stato dedicato a uno dei temi più attuali: la tutela dei
viaggiatori in missione da CRITICITÀ e RISCHI . Dai tool automatici alle soluzioni
personalizzate, un confronto su come sviluppare il duty of care delle aziende.
Minacce e attacchi terroristici, terremoti e disastri naturali, rapida diffu-
creta, fondamentale per assicurarsi che i dipendenti siano disponibili
sione di epidemie segnano purtroppo la cronaca quotidiana. La per-
a spostarsi per motivi di lavoro - ha fatto notare Antonio Calegari,
cezione dei viaggiatori sulla sicurezza viene pesantemente influenzata
vice president e Country Director Italy, Spain and Greece di CWT -.
da tutto ciò e le necessità delle aziende di minimizzare i rischi e far-
L’azienda deve perciò farsi carico di tutte le problematiche ed essere
si trovare pronti in caso di necessità aumentano di pari passo. A questi
fedele alla promessa di prendersi cura del dipendente confermando
temi è stato dedicato l’annuale forum dell’associazione internazionale
la propria credibilità giorno per giorno». Il viaggiatore d’altra parte,
ACTE (Association of Corporate Travel Executive) tenuto a Milano a
previa una completa informazione su rischi e regole da seguire, deve
fine novembre, che ha richiamato un folto gruppo di partecipanti.
essere responsabilizzato e contribuire alla propria sicurezza seguendo
procedure e comportamenti corretti. «Nella cultura del Sud-Europa si
Uno scenario in continua evoluzione
tende a puntare sulla definizione di regole e di processi autorizzati-
A rendere più complessa la gestione della safety & security dei di-
vi per controllare che vengano rispettate - ha spiegato Calegari -. Nella
pendenti in trasferta è il cambiamento nello scenario internazionale
cultura anglosassone, invece, si cerca di garantire la sicurezza attraver-
ELLERS
16%
North
America
aavvenuto negli ultimi anni,
28%
28% 50% 44% 13%
Central
and South
America
Europe
ccome ha fatto notare Pie-
and East Asia
Middle East Russia
Central Asia and Pacific
so l’informazione e la responsabilizzazione del viaggiatore».
ttro Di Comite di Inter-
Esperienze a confronto
national SOS (società
n
Per garantire maggiore efficacia alle soluzioni di S&S è importante partire
specializzata nell’assisten-
da una approfondita conoscenza delle esigenze aziendali, con-
za medica e di sicurezza
frontandosi però anche con le best practice nel mercato. «Una buona
ai viaggiatori): «Le neces-
pratica da considerare, in uso sempre nei Paesi anglosassoni, - ha ag-
sità di S&S sono cambiate
giunto Calegari - è quella di coinvolgere allo stesso tavolo di lavoro risk
negli ultimi anni, perché
manager, responsabili viaggi aziendali e TMC così da individuare
non riguardano più solo i Paesi un
linee guida, norme, modifiche alla travel policy e strumenti più idonei».
tempo considerati a rischio ma anche quelli più avanzati. Inoltre,
Molto interessante anche il confronto tra i responsabili viaggi presenti
l’incremento della minaccia terroristica ha avuto un forte “effetto psi-
all’evento. Tra i temi affrontati, in particolare, come promuovere la con-
cologico”, innalzando il livello di insicurezza percepita». Secondo
sapevolezza dei viaggiatori, le modalità di comunicazione più efficaci, i
una recente ricerca realizzata per International SOS da Ipsos MORI,
possibili modelli organizzativi per la gestione della sicurezza in azienda,
infatti, il 72% dei decision maker aziendali ritiene che i rischi in viag-
la scelta delle soluzioni tecnologiche più idonee, la considerazione
23% 24% 38% 2%
n South Asia
North Africa Sub Sahara
Africa
df
Australia and
New Zealand
on
travellers to this regi
gio siano aumentati nell’ultimo anno e il 57% pensa che nel 2017
delle spese per la sicurezza quale costo o, viceversa, investimento,
aumenteranno ancora. «In realtà, il rischio terroristico è diventato una
oltre naturalmente alla necessità di un aggiornamento costante.
minaccia da non sottovalutare, ma rimangono numericamente più
rilevanti gli incidenti stradali e gli eventi legati alla microcrimiviaggio della sharing economy, come Uber e Airbnb, che pongono
nuove tematiche da affrontare».
Le aziende non possono quindi trascurare di gestire con attenzione
questo ambito. Eppure, c’è ancora molto da fare se si considera che
in un pool online, lanciato da Andrea Giuricin (professore dell’Università degli Studi Milano Bicocca), solo il 57% dei presenti ha indicato che in azienda stanno implementando azioni di risk management:
ben il 43%, dunque, ancora non lo fa.
Una cultura da diffondere in azienda
Le ragioni per occuparsi di S&S in realtà sono molte. «Il duty of care
delle aziende non è solo una necessità morale ma un’esigenza con-
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EVENTI
I MUST HAVE PER LE AZIENDE
© 20
2016
016 CWT
nalità - ha spiegato Di Comite -. Da considerare poi i nuovi servizi di
Le soluzioni per garantire la safety & security dei dipendenti sono
diversificate e ogni azienda deve scegliere quelle più adatte al
proprio profilo dei viaggiatori e di traffico; sono però ormai considerati irrinunciabili:
•
•
•
alert e informazioni da fornire ai viaggiatori prima della
partenza;
il servizio di assistenza ai viaggiatori 24/7;
un tool di traveler tracking per localizzare i viaggiatori.
Per chi ha esigenze più complesse, poi, si possono predisporre
- anche con la consulenza di società specializzate come International SOS - report di intelligence su singoli Paesi, strumenti
per mettersi rapidamente in comunicazione con i viaggiatori, servizi di rimpatrio o assistenza medica in loco.
Con la nostra travel app CWT To Go™, i viaggiatori d’affari
possono prenotare in pochi secondi uno dei 467.000 hotel disponibili - incluse le strutture preferenziali dell’azienda - direttamente dal proprio dispositivo mobile.
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In Europa, invece, continua la tendenza delle aziende alla riduzione
dei costi, a causa della forte competizione e delle modeste perfor-
2017 Meetings and Events Forecast
mance economiche. Severe linee guida aziendali, budget ridotti, e
regolamentazione di alcuni settori potrebbero favorire la scelta di alberghi di categoria media e l’adozione di programmi di Strategic
I trend globali per il settore
La ricerca si è focalizzata poi sull’analisi di alcune tendenze qualitative
•
che vedranno crescere la propria importanza nel corso del 2017.
Sul fronte del Food & Beverage, per esempio, i prezzi sono destinati ad aumentare a livello globale,
a causa dell’aumento dei costi di produzione, del
cambiamento nelle importazioni ed esportazioni, ma
anche della crescita di particolari richieste alimentari da parte dei
partecipanti. È sempre più alta infatti l’attenzione, specie in Europa e
Nord America, verso l’utilizzo di prodotti locali “a chilometro zero”, di
cibi di qualità e biologici, di menù sani ed energizzanti adatti a fa-
eventi
Sicurezza e tecnologie saranno tra le tendenze PRIORITARIE per l’anno
prossimo. Per ottimizzare i budget sarà utile IMPLEMENTARE programmi di Strategic
Meetings Management ed essere FLESSIBILI su date e destinazioni
A livello globale gli analisti prevedono un rallentamento nella crescita
dimensioni maggiori, ma riducendo la spesa media giornaliera
del PIL nel 2017, creando un contesto maggiormente favorevole per
per partecipante grazie a negoziazioni più accurate, aggiornate anche
gli event planner aziendali per ottenere un miglior rapporto qualità-
ogni trimestre.
prezzo e ridurre il costo medio per partecipante. È una delle eviden-
In Sud America, invece, a causa di performance economiche nazionali
ze dell’ultimo CWT Meetings & Events Forecast 2017, lo studio
al di sotto delle aspettative (per esempio in Cile, Argentina e Perù),
realizzato dalla divisione di CWT specializzata nell’organizzazione di
si assiste a una riduzione del numero e delle spese per eventi, fino
eventi a tutto tondo per offrire informazioni utili per pianificare con
al 10% in meno nel costo per partecipante giornaliero. In Brasile le
successo il budget M&E per il prossimo anno. Le previsioni indicano
tariffe alberghiere sono attese in diminuzione poiché i recenti Mon-
una crescita complessiva dell’industria degli eventi a livello globale e
diali e Olimpiadi hanno creato una solida infrastruttura e un surplus
in media un aumento nella dimensione dei gruppi in importanti
di offerta, mentre a Panama, che vede crescere il proprio appeal, la
aree geografiche (+6% in Europa, +5% in Asia Pacifico, +3/5% in
domanda alberghiera è prevista in rialzo (+2,9%).
Nord America), sebbene in alcune zone ci possa essere una diminu-
Molto diversa la situazione in Asia Pacifico dove i costi per parte-
zione nella spesa meeting dei clienti. «Guardando al 2017, il nostro
cipante e le dimensioni dei gruppi sono attesi in crescita, così come
studio prevede una crescita significativa per i meeting ed eventi in
il numero di eventi (+25%). Il mercato infatti è trainato sia dalla
diverse aree del mondo - sottolinea Cindy Fisher, vice president e
domanda nazionale in continua crescita, per esempio in India oltre
global head di CWT Meetings & Events -. Gestendo con maggiore
che in Cina, sia dalla domanda regionale, con l’emergere dei flussi in
flessibilità date e destinazioni, i planner aziendali potranno trarre
outgoing delle aziende cinesi che organizzano eventi nelle destina-
pieno vantaggio dal mercato attuale per ottimizzare i risultati dei loro
zioni limitrofe.
meeting ed eventi».
Le principali evidenze per aree geografiche
Guardando più in dettaglio le performance dei vari mercati regionali,
in Nord America il 2017 sarà più favorevole ai buyer dato che
l’offerta alberghiera dovrebbe superare la domanda per la prima volta
dal 2009. Ci si attende che i planner organizzino eventi con gruppi di
10
RESEARCH
Ecco alcuni indicazioni offerte dagli esperti per migliorare la gestione M&E nel 2017, in base alle evidenze del Forecast:
Implementare programmi di Strategic Meetings Management
• Focus sulla strategia, non sulla tattica, iniziando da aree specifiche per poi ampliarle in modo graduale.
Meetings Management, quale chiave per l’ottimizzazione.
Mercato degli
in crescita nel 2017
I SUGGERIMENTI PER AVERE SUCCESSO
Considerare di affidare in outsourcing parti del programma
per accelerarne lo sviluppo e aggiungere competenze esterne, in particolare per il venue sourcing.
Ottimizzare la tecnologia;
• Riconsiderare l’utilizzo delle tecnologie in azienda per garantire un maggiore supporto e valore aggiunto per l’organizzazione e il raggiungimento degli obiettivi M&E.
Implementare una strategia ad hoc per gli small meeting
• Sfruttare le sinergie tra business travel e small meeting per
ottimizzare costi e benefici.
vorire la produttività durante i meeting, di un’offerta più variegata che
includa scelte gluten-free, vegetariane e vegane.
Creativi per moltiplicare i risultati
In linea con quanto avviene nell’ambito del business travel, diventerà
Gli esperti e analisti hanno incluso nello studio anche alcuni
prioritaria anche nel settore M&E la preoccupazione per la sicurezza
suggerimenti per rendere gli eventi più efficaci. Chi partecipa
dei partecipanti agli eventi. In particolare, i programmi di safety &
a un evento ormai ha già avuto diverse esperienze e si presen-
security, oltre al tradizionale tracking dei viaggi aerei, si amplieran-
ta con aspettative più elevate, dando per scontata o superata una
no fino a includere tutte le persone coinvolte in un
semplice agenda di interventi interessanti che si susseguono. Può
meeting, a qualsiasi titolo (dagli speaker allo staff
essere utile allora inserire sempre qualche elemento di innovazione
tecnico, al singolo partecipante), così da facilitare i
sia nella sede - scegliendo per esempio location inusuali come
piani d’emergenza.
una cantina vinicola, uno studio di design o il laboratorio di un’artista
L’evoluzione tecnologica, che sta giocando un
-, sia nei contenuti, prevedendo sempre momenti di teamwork o
ruolo importante nella trasformazione delle moda-
apprendimento personale attraverso attività concrete e di ispirazio-
lità di organizzazione e fruizione degli eventi già da
ne. Ancora, risulta efficace aggiungere elementi di corporate social
qualche anno, vedrà in particolare emergere il ruolo
responsibility, dal fundraising al team building che lascia un’eredi-
dei tool che consentono l’interazione virtua-
tà tangibile dell’evento a favore di categorie svantaggiate (come co-
le. Grazie alla tecnologia si cercherà di coinvolgere
struire mobili per case d’accoglienza o migliorare un centro anziani).
i partecipanti, sia presenti all’evento live sia in re-
Creatività e fantasia per personalizzare ogni evento sono un must da
moto, e di farli interagire in modalità bidirezionale
considerare anche in tempi di cost reduction. L’intero studio è scarica-
creando valore per il raggiungimento degli obiettivi.
bile gratuitamente dal sito www.carlsonwagonlit.it
La volatilità caratterizzerà i viaggi d’affari nel settore ERM
Il 2017 sarà un anno caratterizzato da estrema volatilità per i viaggi delle aziende dei settori energy, resources & marine, a causa
della combinazione di più fattori: l’aumento minimo dei prezzi del
petrolio, il rallentamento della crescita sia nelle economie mature sia
in quelle emergenti e l’aumento delle risorse energetiche alternative
e rinnovabili. Lo indica il nuovo studio Energy, Resources and Marine Forecast 2017 realizzato dalla divisione specializzata nel settore
energetico di CWT.
Negli Stati Uniti, in
particolare, i prezzi dei
biglietti aerei rimarranno pressoché stabili,
anche se per effetto
del consolidamento
delle compagnie aeree statunitensi si potrà assistere a un aumento su specifiche
rotte come Houston
(+3,5%). Nelle altre aree del Continente americano l’andamento
è atteso in media stabile, ma con una spiccata variabilità legata alle
politiche commerciali aggressive dei vettori regionali o all’inflazione
(a Rio de Janeiro -8%, Buenos Aires -5,6%, Calgary +2,3%).
In Cina, le tariffe aeree sono previste in rialzo nel 2017 (Hong Kong
+3%, Shanghai +1,2%). Nella restante parte dell’Asia Pacifico i
prezzi sono attesi stabili (Kuala Lumpur +0,2%, Jakarta +0,1%,
Perth +0,6%) anche per effetto della pressione verso il basso esercitata dai vettori low cost.
In Europa, Medio Oriente e Africa, i prezzi dei voli dovrebbero rimanere stabili o diminuire leggermente (Aberdeen +1%, Antwerp
-3,5%), a eccezione di alcuni mercati chiave come Sakhalinsk
(Russia + 6,2%), Bassora (Iraq, +5,9%), Dubai +5,4% e Città del
Capo +5,1%. In EMEA le tariffe alberghiere nel 2017 saranno
influenzate dalla crisi in corso nel settore o da un eventuale rimbalzo. Ci si attende una diminuzione, in particolare, a Dar-el-Salam
(Tanzania, -4,6%), Dubai (-4,4%) e Lagos (Nigeria, -4,4%); in
rialzo invece le tariffe a Città del Capo (+7,1%), Riad (+4,9%) e
Copenaghen (+3,3%).
RESEARCH
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