Guida Operativa per Open Office Writer

Direzione Didattica di Bastia Umbra (PG)
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Piccola
Guida Operativa per Open Office Writer
ad uso di docenti di Scuola Primaria
a cura di Marco Fazion
Versione β
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Utilizzo della guida.
Questa guida, anche se è concepita per uso a video, può essere stampata e consultata come un
normale testo scritto; a video, può essere letta integralmente, scorrendo le pagine, oppure puoi
cliccare sulle domande per spostarti automaticamente alle risposte.
La guida si rivolge a persone che abbiano già una certa competenza con Word di Microsoft Office
ed è quindi incentrata sui principali problemi di passaggio da un programma all'altro, evidenziati
durante i corsi tenuti al personale docente.
Buon lavoro e – spero – buon divertimento!
SOMMARIO
Informazioni generali sulla guida
A chi si rivolge questa guida?
Posso diffondere questa guida?
Informazioni generali su Open Office
Cosa è Open Office?
Come mai Open Office è gratis?
Il passaggio a Open Office
Perché dovremmo passare ad Open Office?
Il passaggio all'open source è difficile?
Ma i bambini a casa hanno tutti MSO; come faranno?
Dove posso trovare O.O.?
Come si installa O.O.?
Compatibilità tra Open Office a Microsoft Office
Ma posso aprire un file di Microsoft Word in Open Office Writer?
E se invece voglio aprire un file di O.O. Writer in M.S. Word?
Come posso salvare un file di O.O. Writer in formato adatto a Microsoft?
Ogni caratteristica dei due programmi può essere “tradotta” dall'uno all'altro?
Come posso far vedere un file di O.O. a chi non ha quel programma?
Cos'è un file di Acrobat o .pdf?
Come salvo in .pdf da O. Writer?
(approfondimento sulla creazione di .pdf per gli utenti più esperti)
Formato pagina, Word Art, Clip Art, Gif animate...
In questo programma non capisco come impostare il formato della pagina...
Ai bambini piace molto arricchire i testi con le Word Art ma non le trovo...
Per creare una Font Work
Ai bambini piace molto arricchire i testi con clip art, suoni e gif animate ma non trovo nulla...
Ho seguito le istruzioni per aprire la gallery di gif e clip ma non succede niente...
La raccolta è molto povera, posso arricchirla?
Come faccio a creare riferimenti incrociati in un testo, come quelli usati per questa guida?
Ho trovato un errore nel manualetto; come te lo posso segnalare?
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A chi si rivolge questa guida?
Pur essendo di qualche utilità ad ogni utente che voglia affrontare il passaggio a Open Office,
Questa Guida è pensata per un insegnante di Scuola Primaria che abbia già una discreta
dimestichezza con Microsoft Office e che stia affrontando il passaggio a Open Office. Per questa
ragione vi sono illustrate funzioni particolari, come le “Word Art”, le Gif animate ecc, solitamente
inutili agli altri utenti.
Per il resto, come si vedrà in seguito, le differenze tra i due programmi sono minime e l'utente
mediamente alfabetizzato non dovrebbe avere problemi a passare indifferentemente da un sistema
all'altro.
Posso diffondere questa guida?
La guida è gratuita e nasce proprio per la maggior diffusione possibile. Non ti consento tuttavia
di modificarla o trarre vantaggi economici dalla sua diffusione senza il mio consenso scritto, che
puoi richiedermi a [email protected]
Cosa è Open Office?
Open Office (O.O.) è l'alternativa gratuita a Microsoft Office (M.S.O.). In pratica, è un programma
con tutte le caratteristiche di M.S.O., anzi, con qualcosa in più, e che “dialoga” perfettamente con
MSO e con ogni altro programma di scrittura. La parola “open” rimanda alla locuzione “open
source” e si riferisce al fatto che il codice sorgente con cui è scritto il programma è di pubblico
dominio. Così qualunque programmatore può modificare il programma secondo le sue esigenze, o
aggiungervi funzioni. Però non potrà vendere il prodotto così realizzato, ma solo renderlo
gratuitamente disponibile. La filosofia dei programmi open è che il sapere, l'informazione, la
conoscenza non sono merci e non dovrebbero essere comprate o vendute.
Come mai Open Office è gratis?
Perché è creato ed aggiornato da centinaia di volontari in tutto il mondo. L'idea di base è che
anche i Paesi in Via di Sviluppo, le pubbliche amministrazioni, gli studenti, le famiglie e in generale
tutti i soggetti che non hanno soldi da buttare via possano disporre di un ottimo pacchetto di
automazione d'ufficio senza violare la legge.
Il paradosso è che per ora, in Italia, O.O. ha trovato migliore accoglienza nelle aziende - attente alla
spesa, alla qualità ed anche alla legalità – che non presso i soggetti per cui è stato creato...
Perché dovremmo passare ad Open Office?
Probabilmente, il pacchetto di MSO che hai a casa, è detenuto illegalmente e così pure molti di
quelli montati a scuola.
Educare alla legalità significa anche non esercitare, per primi, la pirateria informatica.
Oltre tutto, l'installazione di programmi pirata è un reato penale e, oltre a multe salatissime,
comporta l'interdizione per alcuni anni da ogni pubblico ufficio.
Sotto il profilo sociale, va anche detto che il costo di un pacchetto di MSO rasenta quello di un
nuovo pc e la scuola non può certo permettersi di spendere le sue scarse risorse in modo così
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dissennato, acquistando a caro prezzo ciò che può invece avere gratis.
Ci sono stati anche alcuni pronunciamenti governativi in favore dell'open source, primo fra tutti,
anni or sono, quello del Ministro Stanca, ma sono finora pressoché caduti nel vuoto. Solo una
Provincia, quella autonoma dell'Alto Adige, è ad oggi “migrata” interamente all'open source.
Pensate che il solo Comune di Milano spende 300.000 Euro all'anno per le licenze Microsoft... In
altri paesi europei e persino in alcuni Stati degli USA, la patria di Microsoft, l'acquisto di
programmi a pagamento è stato da tempo bandito dalle Pubbliche Amministrazioni
Sotto il profilo personale e professionale, invece, scoprirai presto che alcune funzioni, presenti in
O.O. e non in M.S.O., sono davvero comodissime: per fare solo un esempio, il .pdf con cui
abbiamo reso disponibile questo manualetto si ottiene in un “clic”.
Il passaggio all'open source è difficile?
Il passaggio al sistema operativo Linux si presenta ancora decisamente complesso e richiede tempo,
pazienza e una buona competenza informatica; viceversa, quasi ogni programma a pagamento ha un
suo “concorrente” open.
A differenza del passaggio ad ambienti open in grafica, GIS o web o industrial design,
relativamente complesso, il passaggio a Open Office è davvero semplicissimo: i programmatori
hanno creato un ambiente estremamente simile a MSO proprio per facilitare il passaggio.
Le poche differenze, molte delle quali decisamente migliorative, sono l'oggetto di questo piccolo
manuale operativo, che non ha alcuna pretesa di completezza e riguarda solo l'ambiente di scrittura.
Ma i bambini a casa hanno tutti MSO; come faranno?
I bambini, a differenza di noi adulti, hanno un'elasticità mentale che non crea loro in genere alcun
problema a compiere le semplici operazioni di salvataggio, importazione ed esportazione descritte
in queste pagine, a patto che qualcuno glie le insegni. Quanto al lavoro ordinario, è mia esperienza
personale che, in genere, si accorgono a malapena che non stanno usando il “vecchio” programma.
Questo perché utilizzano molto i videogiochi, che si imparano di norma per “tentativi ed errori”
alcuni dei quali sono decisamente più complessi da apprendere dei programmi in cui lavoriamo.
Inoltre, puoi far installare loro a casa O.O., magari accompagnandolo con questo breve
manualetto. Tanto il programma che il manualetto sono liberi e gratuiti e non commettete alcun
reato copiandoli su un cd ed offrendoli ai genitori. Va inoltre considerato che, vista l'espansione dei
programmi free (e il calo costante dei soldi da buttare via), i bambini di oggi lavoreranno, da
adulti, in un mondo “open”.
Anche spiegare loro e ai loro genitori che la violazione della proprietà intellettuale altrui è un
furto, potrebbe essere vista come una parte – sia pure marginale – della mission educativa di
una scuola pubblica, o comunque, di qualsiasi istituzione educativa.
Dove posso trovare O.O.?
Il programma si scarica da Internet: entra nel sito www.openoffice.org, poi vai a “native
language”. (Noterai che O.O. è prodotto anche in numerosissime versioni linguistiche di Paesi in
via di sviluppo, per le quali le grandi ditte di software non prevedono traduzioni dei propri
programmi).
Quindi vai su “italiano”, poi “download”, poi su OpenOffice.org 2.1.01
1 Il manualetto è aggiornato a gennaio 2007, nel tempo la versione potrebbe cambiare, come pure l'architettura della
pagina del sito.
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A questo punto compare la schermata in cui ti si chiede di scegliere la versione più adatta al tuo
sistema operativo. In linea di massima, se non sai che versione di Java hai sul tuo pc (o nemmeno se
ce l'hai) scegli la versione con JRE.
Come si installa O.O.?
A questo punto, cliccando sul link, all'apertura della finestra di dialogo, scegli di “salvare” il file in
una posizione qualsiasi (ad esempio nella “documenti”).
Quando il file è completamente scaricato, cliccaci sopra con un doppio clic.
Questo attiva l'installazione.
La procedura di installazione “tipica” è quella che consigliamo ed è estremamente semplice.
Un'unica accortezza: ad un certo punto si aprirà una finestra di dialogo in cui ti si chiederà di
decidere quali file devono essere aperti in automatico da OO quando ci clicchi sopra.
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Puoi scegliere di aprire in automatico con Open Office i file di Word (.doc) Excel (.xls) o
Powerpoint (.ppt) o di Macromedia o Frontpage (.html), di decidere manualmente, di volta in volta
(in Xp con “apri con”) l'ambiente di utilizzo.
Se hai deciso che OO sarà la sola suite di office automation presente nel tuo pc, chiedi l'apertura
automatica di tutti questi tipi di file, altrimenti, decidi tu liberamente.
A differenza di altri programmi, che quando si installano nel tuo computer decidono per te,
modificando a loro piacere le impostazioni del tuo pc, O.O. ti lascia libero di scegliere....
Ma posso aprire un file di Microsoft Word in Open Office Writer?
Il file si apre normalmente, utilizzando il comando “file – apri”. Open Office apre senza
problema i file di M.S..Word. .Questi file si riconoscono, oltre che per la loro icona, per l'estensione
.doc (es. alunni.doc). In linea generale, ricorda che O.O. apre o inserisce moltissimi tipi di file in più
rispetto a MS Office, per la semplice ragione che è free e, dunque, non partecipa a guerre
commerciali di alcun genere...
E se invece voglio aprire un file di O.O. Writer in M.S. Word?
Al momento attuale, questa operazione è impossibile; sempre che il file non sia stato salvato
precedentemente in .doc dal suo autore. Microsoft, a differenza di Open Office, non riconosce
formati diversi dal proprio, anche se, per far fronte all'espansione dei programmi open presto
renderà disponibile una plug in scaricabile da Internet per importare direttamente file di O.O.
Come posso salvare un file di O.O. Writer in formato adatto a Microsoft?
Il comando “salva con nome” in O.O. propone, per primo, il proprio formato nativo (il .odt),
tuttavia consente di salvare in numerosissimi altri formati.
E' sufficiente eseguire il seguente comando:
“file”
“salva con nome”
selezionare “Microsoft Word 97/2000/xp (.doc)”
quindi, “salva”.
Se poi lavorerai ancora il file in O.O. Writer, il programma, ad ogni salvataggio, si limiterà a
ricordarti che stai usando un formato diverso dall'.odt, che ciò potrebbe crearti perdite, e ti chiederà
se lo vuoi salvare in .odt o se desideri mantenerlo in .doc.
Ogni caratteristica dei due programmi può essere “tradotta” dall'uno all'altro?
No. In effetti, come abbiamo detto, O.O. ci avverte che alcune cose potrebbero andare perse. In
linea generale, si tratta di tutte quelle formattazioni o oggetti tipiche di M.S. Office e di lui solo,
come, ad esempio, alcune tabelle molto complesse, o le Word Art. La stessa cosa, va detto, accade
anche tra versioni diverse di M.S. Word, come ben sa chi ha provato a riutilizzare file generati
con Word '97 inWord 2000 o in Word Xp.
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Come posso far vedere un file di O.O. a chi non ha quel programma?
Se il file non contiene Word Art, sfondi proprietari di MSO o tabelle nidificate estremamente
complesse, semplicemente utilizzando il salvataggio in .doc descritto sopra.
Altrimenti, bisogna creare un file di Adobe Arcobat (.pdf) cosa che O.O. fa senza alcuna
difficoltà.
Il .pdf originato da Open Office consente addirittura di esportare in .pdf le presentazioni di
“Impress” (il PowerPoint di Office) mantenendone tutti i collegamenti.
In questo modo potrai, per esempio, tenere una lezione o una conferenza, senza preoccuparti di
quale sistema operativo troverai al tuo arrivo... funzionerà sempre e comunque alla perfezione! Lo
stesso dicasi, più semplicemente, per le presentazioni realizzate a scuola e visualizzate a casa dai
bambini e dai loro genitori.
Cos'è un file di Acrobat o .pdf?
E' un file che può contenere testo, immagini, grafici, Word Art... come Writer o Word. Solo che
la Adobe, che crea ottimi programmi di grafica professionale, ha creato un programma che
trasforma i tuoi file di testo in file grafici, di estensione .pdf.
Il programma si chiama Adobe Acrobat e costa molto. O.O. ha tuttavia integrato alcune delle
funzioni di Adobe Acrobat nella sua suite, per cui crea file .pdf con una grande facilità.
I file .pdf sono multipiattaforma (cioè si leggono ugualmente bene su Ibm, Mac o Linux) e non
abbisognano di set di caratteri, per cui, ad esempio, possono venire letti benissimo anche in pc con
set di caratteri asiatici, o del Nord Europa.
Questo è un vantaggio facilmente intuibile da quei docenti che, impegnati in progetti transnazionali,
come Erasmus, hanno scoperto quanto possa essere difficile comunicare...
I file .pdf non sono modificabili, per cui hanno valore legale; possono essere quindi utilizzati per
trasmettere fatture, verbali di consigli di amministrazione ecc.
Come salvo in .pdf da O. Writer?
Se non hai esigenze particolari, basta cliccare sull'icona .pdf sulla barra e attribuire un nome al
file.
(approfondimento sulla creazione di .pdf per gli utenti più esperti)
Se, invece, si vuole determinare il valore di compressione delle immagini contenute nel file,
bisogna eseguire il comando
“file”
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“esporta nel formato pdf”
“salva”
a questo punto si aprirà una finestra di dialogo da compilare.
Se il file dovrà essere caricato in un sito web per essere letto solo a video o se dobbiamo mandarlo
per posta elettronica o metterlo in un dischetto, puoi comprimere le immagini in esso contenute (il
testo e il “bianco” della pagina “pesano” pochissimo.
•
Una compressione al 50% riduce moltissimo il peso, a video si legge bene, ma in stampa
domestica dà problemi (immagine sfocata) ed è impossibile da mandare in stampa
tipografica
•
Una compressione all'80% riduce meno il peso, a video si legge benissimo, e si stampa in
modo più che decoroso in stampa domestica. (non in stampa tipografica)
•
Se invece andiamo in stampa tipografica (O.O. a differenza di MSO e Publisher lo fa
direttamente!) abbiamo bisogno di una risoluzione a 300 dpi senza compressione e il file
sarà molto pesante.
Il programma ci consente anche di ridurre i dpi, ma è un'operazione che riduce molto la nitidezza
dell'immagine contenuta nel .pdf e la sconsigliamo, con l'unica eccezione di file destinati ad essere
solo letti a video e mai stampati.
Il .pdf di questa piccola guida è stata realizzata proprio usando la finestra di dialogo di cui abbiamo
appena parlato. Per curiosità, la cattura delle schermate è stata realizzata usando il tasto “Stamp” o
un programma di cattura free, molto efficace, MW Snap.
In questo programma non capisco come impostare il formato della pagina...
In effetti sei abituato a trovare questo comando nel menù file. E, tuttavia, la scelta operata da MSO
era altamente arbitraria: il formato di una pagina, infatti, non c'entra nulla con il formato del file...
Più ragionevolmente O.O. colloca il formato della pagina in
“formato”
“pagina”
Ai bambini piace molto arricchire i testi con le Word Art ma non le trovo...
Word Art è un marchio di M.S.O. e non sarebbe stato legittimo “copiarlo”. In O.O le Word Art si
chiamano “Fontwork”.
Prima di affrontare il loro uso, una piccola spiegazione generale:senza addentrarci in problematiche
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tecniche sui file vector, ricorda che questo tipo di caratteri sono generati da un'applicazione e
inseriti dentro un programma di scrittura.
Ogni ambiente di scrittura fornisce la possibilità di crearne, ma la loro compatibilità è bassissima:
questo significa che, a volte, non si aprono correttamente nemmeno tra edizioni diverse dello stesso
programma. Il modo più sicuro di visualizzarli è quindi esportarli in .pdf. (v. pp. 8 e9. ).
Inoltre, qui come per quanto riguarda le gif animate, la “filosofia” open differisce molto da quella
commerciale: alle vaste raccolte di immagini preconfezionate e poco personalizzabili, che
caratterizzano il mondo MSO, pochi esempi totalmente personalizzabili secondo le esigenze
dell'utente caratterizzano il mondo O.O.
Per creare una Font Work
aprire in menù di disegno (se non è già aperto), quindi:
“visualizza”
“barre dei simboli”
“disegno”
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(la barra si dispone in basso)
A questo punto, fai un clic sull'icona della “galleria Fontwork”.
Come puoi notare, i modelli sono in numero inferiore a quelli che presenta MS Word e, tuttavia,
O.O. dà all'utente la possibilità di modificarli in modo pressoché illimitato.
Seleziona un modello di formato cliccandoci sopra
Attenzione: dato che non tutte le opzioni possono essere espresse in qualsiasi momento o applicate
a qualsiasi forma, è conveniente scegliere una Fontwork più possibile simile a quella che vogliamo
realizzare.
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L'immagine Fontwork viene inserita.
Per introdurre un testo nella Fontwork, si fa un doppio clic per far comparire la piccola scritta
“fontwork”.
Modificandone il testo (seleziona e scrivi)
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e cliccando fuori, viene modificato il contenuto della Fontwork.
Per modificarlo ulteriormente, sarà sufficiente un altro doppio clic sulla Fontwork.
Per modificare invece forma, colore e ombreggiatura della Fontwork, clicca su
“formato”
“oggetto”
“fontwork”
CURVATURA
INCLINAZIONE
ALLINEAMENTO NEL FOGLIO
CRENATURA (distanza) CARATTERI
OMBREGGIATURE...
OPZIONI NUMERICHE
COLORE DI FONDO
Compare a questo punto una finestra in cui è possibile, in modo del tutto intuitivo, modificare
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forma e posizione dell'oggetto.
Tutti questi comandi si integrano con gli usuali strumenti di colorazione,
presenti anch'essi anche in M.S.Word, ottenendo, con pochi clic, risultati come questo
Ai bambini piace molto arricchire i testi con clip art, suoni e gif animate ma non trovo nulla...
Open Office ha al suo interno una piccola raccolta di clip art, sfondi, suoni ecc.
Per aprire tale raccolta è sufficiente cliccare sull'icona del “quadretto”.
Questo apre la raccolta.
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Ho seguito le istruzioni per aprire la gallery di gif e clip ma non succede niente...
A volte accade, per varie ragioni, che per attivare il riquadro della gallery, dopo aver cliccato
sull'icona, sia necessario dimensionarlo, “prendendolo” con il mouse per la superficie ombreggiata
che lo identifica e “tirando” verso il basso.
La raccolta è molto povera, posso arricchirla?
La raccolta è concepita proprio per essere personalizzata dall'utente. E' possibile introdurre ogni
tipo di gif animata o meno, suoni, ecc. scaricati da internet.
Per introdurre una nuova gif animata nella raccolta, ad esempio, salviamola sul desktop (tasto
dx, poi, salva immagine con nome)
Quindi,
1) se la gif può essere congruamente inserita in una delle categorie già esistenti, dimensionare
la finestra di programma ed inserirla nella raccolta trascinandola con il mouse. (v. immagine
del punto 2)
2) Se invece vogliamo creare una categoria nuova, come nell'esempio, che riguarda la gif di
una rana, clicchiamo sul pulsante “nuovo argomento”, attribuiamo il nuovo nome (animali)
alla cartella, e poi, come sopra eseguiamo il trascinamento
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Per inserire l'immagine gif nel documento, è sufficiente trascinarla con il mouse dalla gallery al
punto di inserzione desiderato.
La procedura descritta è utilizzabile per ogni altro tipo di inserzione.
Come faccio a creare riferimenti incrociati in un testo, come quelli usati per questa guida?
I riferimenti incrociati2 permettono di accedere a oggetti e passaggi di testo specifici da un unico
documento.
Sono, come hai potuto vedere, molto pratici per aiutare l'utente a orizzontarsi velocemente in un
documento complesso.
Un riferimento incrociato si compone di una destinazione e di un riferimento (origine), che vengono
inseriti come comandi di campo nel documento.
Per poter inserire un riferimento incrociato, devi per prima cosa specificare le destinazioni del
riferimento.
2 Per la trattazione di questo punto utilizziamo, integrandolo, il testo della guida di O.O.
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Per inserire una destinazione:
1. Seleziona il testo da usare come destinazione per il riferimento incrociato.
2. Scegli “Inserisci” - “Riferimento incrociato”. Comparirà questa finestra di dialogo
3. Nell'elenco “Tipo di campo”, seleziona “Imposta riferimento”.
4. Inserisci un nome (anche una semplice abbreviazione, come puoi vedere sopra) per la
destinazione nella casella Nome. Il testo selezionato viene visualizzato nella casella
“Valore”.
5. Fai clic su “Inserisci”. Il nome della destinazione viene aggiunto all'elenco “Selezione”.
Lascia aperta la finestra di dialogo e passa alla sezione successiva.
1.
2.
3.
4.
5.
Per creare un riferimento incrociato a una destinazione:
Spostati nel documento fino a selezionare il testo da usare come riferimento (origine)3
Nell'elenco Tipo di campo, seleziona "Inserisci riferimento".
Nell'elenco “Selezione”, seleziona la destinazione da utilizzare per il riferimento incrociato.
Nell'elenco “Formato”, seleziona il formato per il riferimento incrociato. Il formato specifica
il tipo di informazione che viene visualizzata come riferimento incrociato. Ad esempio,
"Testo di riferimento" inserisce il testo completo della destinazione (come nella nostra
guida), mentre "Pagina" inserisce il numero di pagina in cui si trova la destinazione.
6. Clic su “Inserisci”.
7. Al termine, clic su “Chiudi”.
Ho trovato un errore nel manualetto; come te lo posso segnalare?
Se hai trovato errori, o anche solo difficoltà a comprendere un argomento così, come è stato
esposto, scrivimi a [email protected] .
3 Questo passaggio è mancante nella guida a O.O. e genera non poca confusione.
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