Tipi di convegni e loro specificità

Tipi di convegni e loro specificità
Capitolo 1
Negoziazione, contratti e assicurazioni con
I convegni sono forme di comunicazione aggregata indispensabili per la crescita culturale, lo sviluppo
economico, il progresso scientifico e sociale in ogni epoca e ad ogni latitudine.
Vi sono diverse forme di convegno che differiscono tra loro per il tipo di partecipanti, gli obiettivi da
raggiungere, i tempi organizzativi, le modalità di interazione, i risvolti economici e altro ancora. Ogni
tipologia di meeting richiede spazi, processi di comunicazione pre e post evento, rituali, supporti tecnici e
contributi professionali molto di versi tra loro.
La progettazione, l’organizzazione, la gestione e la valutazione dei convegni richiedono professionalità
specifiche sia per chi ha la responsabilità dell’intero evento aggregativo, sia per i diversi professionisti e
tecnici che contribuiscono a realizzare le varie fasi del progetto.
La professionalità è indispensabile per lo sviluppo delle discipline. Si pensi a che cosa sarebbe accaduto
nel settore della sanità se non si fossero sviluppate le specializzazioni, ciascuna delle quali consente
ricerche ed evoluzioni scientifiche.
La conoscenza delle forme e la diffusione di una terminologia precisa facilitano il dialogo e l’interazione
tra professionisti anche di nazioni e culture diverse, e contribuisce ad incrementare i risultati.
Ci pare quindi utile proporre uno schema che possa spiegare le differenze e le particolarità proprie di
ciascuna forma di evento aggregativo. Il punto fondamentale è che non ci troviamo di fronte a semplici
differenze terminologiche: in realtà dietro a ciascun tipo di evento aggregativo vi sono esigenze,
specificità, problemi operativi, impostazioni, tempi e logiche a volte molto differenti tra loro.
GRIGLIA DELLE TIPOLOGIE AGGREGATIVE
Prima di addentrarci in un elenco analitico di tutte le forme di convegno, concentriamo la nostra analisi
sulle seguenti 6 tipologie:
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conferenza (del tipo "stampa")
congresso (prevalentemente di tipo scientifico)
convention aziendale
forum (di esperti)
seminario
simposio
Ne analizzeremo le differenze rispetto a un numero limitato di parametri, non dimenticando che il nostro
obiettivo è quello di andare oltre una classificazione terminologica e di avvicinarci, invece, il più possibile
alla realtà operativa. Gli elementi che prenderemo in considerazione sono:
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a) scopi principali per i quali si convoca il meeting
b) numero dei partecipanti
c) frequenza
d) durata
e) tempi di organizzazione
f) comunicazione che precede l'evento
g) fasi in cui l'apporto del meeting planner è importante
h) rapporto psicologico iniziale tra relatore e uditori
i) importanza della scenografia e dell'allestimento.
Ci pare questo il momento opportuno per proporre il termine "convegni" – dal latino cum venio, dal quale
deriva convenire, ovvero venire insieme - quale sinonimo dell'anglosassone "meeting & eventi". Useremo
questo termine per indicare genericamente qualsiasi forma di riunione.
Riteniamo doveroso fare una premessa prima di avviare l'analisi delle differenze fra i vari tipi di convegni:
una griglia esemplificativa non esaurisce tutte le possibilità del fenomeno in esame. Ciò significa che si
possono avere casi che si allontanano dalle classificazioni riportate, senza che questo infici il senso del
confronto.
a) Scopi principali per i quali si convocano i convegni
In sintesi, un convegno può essere organizzato per informare, formare, dibattere, motivare / incentivare,
decidere o divulgare informazioni.
Lo scopo generale di divulgazione accomuna la conferenza, il congresso, il forum ed il simposio. Il
congress. Il forum ed il simposio hanno anche l'obiettivo di dibattere idee e proposte. Informare e
decidere sono caratteristiche della conferenza, mentre il congresso può avere gli scopi di informare e
comunicare. La convention ha normalmente obiettivi di motivazione, di formazione, di comunicazione e di
dibattito.
Il seminario, infine, non può che avere l'obiettivo di formare e di informare.
Queste differenze sono abbastanza importanti perché, a seconda di quali sono gli scopi principali del
convegno, bisogna allestire la sala in un determinato modo, minimizzare o esaltare la presenza dei
relatori, calibrare diversamente i tempi, ecc.
b) Numero dei partecipanti
La terminologia anglosassone definisce "delegati" coloro che sono i destinatari della comunicazione
congressuale. Ma questo termine presuppone una delega conferita al partecipante da parte di qualcuno,
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Rodolfo Musco, CMP, CMM
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superiore o collega del delegato. Nei convegni politici o sindacali questo si verifica quasi sempre, mentre
negli altri tipi di convegni è preferibile usare il termine "partecipante" per indicare chi siede in platea ad
ascoltare le relazioni. Alle conferenze, ai forum ed ai seminari partecipano relativamente "poche"
persone, al congresso ne partecipano "molti", mentre convention e simposio possono avere sia "pochi"
che "molti" intervenuti.
Abbiamo messo tra virgolette gli aggettivi di quantità poiché assegniamo ad essi un valore relativo e
concettuale. Tuttavia in base a questa classificazione dovremmo astenerci dal chiamare congresso, ad
esempio, una riunione con meno di 100 partecipanti.
c) Frequenza
Generalmente le convention hanno frequenza annuale, e i congressi sono convocati a scadenza periodica
(annuale o biennale).
I simposi sono anch'essi periodici, ma generalmente con cadenza biennale. Conferenza e forum non
hanno cadenze periodiche, mentre i seminari si organizzano una tantum.
d) Durata
Un giorno o poco più sono generalmente i tempi per conferenze e forum. Convention e simposi sono
usualmente organizzati in 2-3 giorni. I seminari possono durare da 1 a 6 giorni, mentre i congressi hanno
generalmente una durata che oscilla tra i 3 ed i 4 giorni.
Questi, lo ripetiamo, sono elementi generalizzabili, ma che non si applicano a tutti i casi.
e) Tempi di organizzazione
La casistica in merito ai tempi di organizzazione è molto ampia e ciascun meeting planner può citare
esempi ben diversi da quanto stiamo per esporre. Sempre semplificando, possiamo dire che i tempi medi
di organizzazione oscillano dalle 2-4 settimane per le conferenze, 1-3 mesi per la convention, 2-6 mesi per
il forum ed i seminari, 8 mesi per i simposi e da 1 a 4 anni per i congressi.
f) Comunicazione prima dell'evento
Per comunicazione prima dell'evento intendiamo quella serie di messaggi che, oltre a fornire informazioni
sul convegno, anticipano in qualche misura i contenuti che si intendono trasmettere con l'evento.
Per le conferenze ed i forum, la comunicazione prima del convegno è ridotta all'essenziale: luogo, data,
ora, argomento principale e nome dei relatori.
Per le convention, in genere, non si comunicano neanche gli argomenti (che dovranno essere desunti dal
titolo del convegno), né i nomi dei relatori. Si forniscono, invece, le informazioni che definiremmo "di
cortesia": come raggiungere la sede del convegno, e quando è previsto che gli "invitati" (normalmente
spesati per il viaggio e il soggiorno) rientreranno ai loro domicili.
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