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Corso completo di Excel 2003 per Certificazione Microsoft Office Specialist e Patente Europea (ECDL)
- Prof. Roberto Fantaccione
Premessa
Excel 2003 è un programma della suite di office 2003, in grado di organizzare e gestire tabelle mediante fogli
elettronici. Una tabella, o foglio di lavoro, è una matrice bidimensionale organizzata in righe e colonne. Una
tabella è formata da celle, individuate dall’incrocio di 65.536 righe per 256 colonne; ogni cella può contenere
dati (numerici, testuali o di altro tipo), formule o l’indirizzo di un’altra cella.
La cella è individuata da un indirizzo univoco, esso è determinato dalla lettera corrispondente alla colonna e
dal numero di riga. Per esempio, la cella B3 corrisponde all’incrocio della colonna B con la riga 3.
Il file generato con Excel è chiamato Cartella di lavoro e può contenere uno o più fogli di lavoro (di default
Excel imposta la cartella di lavoro con tre fogli).
Come si presenta Excel 2003
La cartella di Excel si presenta come nella figura sottoriportata (figura 1).
La prima riga viene chiamata Barra dei titoli ed indica rispettivamente il nome dell’applicativo ed il nome della
cartella (o nome di file). Excel assegna il nome Cartel1 al file non ancora registrato su disco.
Sempre nella barra dei titoli, in fondo a destra, abbiamo i pulsanti di gestione finestra: vengono utilizzati per
ridurre ad icona il file excel, per ripristinare ciò che è stato precedentemente ridotto ad icona ed infine per
chiudere definitivamente excel.
Subito dopo la barra dei titoli troviamo la barra dei menu, essa contiene tutte le operazioni di gestione di
Excel; è possibile aprire il menu a tendina corrispondente semplicemente selezionando il titolo presente nel
menu (File, Modifica, ecc.).
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La barra degli strumenti è posizionata sotto la barra dei menu e contiene i comandi maggiormente utilizzati
nella gestione del programma Excel. La barra degli strumenti più utilizzata è chiamata barra degli strumenti
standard, in essa troviamo i comandi (pulsanti) di scelta rapida sotto riportati.
Barra degli strumenti di formattazione
Questa barra permette di effettuare operazioni di formattazione. E’ utilizzata per eseguire in modo veloce
modifiche del carattere, ad esempio modifiche nella dimensione del carattere, nell’allineamento a sinistra,
centrato e giustificato del testo. E’ utilizzata per eseguire formattazioni o di un singolo carattere, ovvero di una
porzione di paragrafo, o di una porzione di testo.
Barra della formula
La barra della formula è divisa in tre zone, nella prima viene indicato l’indirizzo della cella attualmente
selezionata (cella attiva o funzione attiva), nella seconda sono riportati i pulsanti Annulla, Invio e Inserisci
funzione ed infine nella terza zona viene visualizzato il contenuto della cella selezionata.
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Etichetta del foglio di lavoro
Come già detto, all’apertura Excel genera automaticamente una nuova cartella di lavoro contenente tre fogli di
lavoro. Il foglio attivo è chiamato Foglio1. Per cambiare foglio di lavoro bisogna attivare la linguetta
corrispondente.
Per aggiungere un nuovo foglio di lavoro seguire le indicazioni riportate di seguito: selezionare nella barra dei
menu la voce Inserisci-----Foglio di lavoro, a questo punto verrà aggiunta un’etichetta di nome Foglio4.
Per spostarci nel foglio4, bisogna selezionare l’etichetta Foglio4.
Se si vuole rinominare il Foglio4 bisogna: selezionare l’etichetta Foglio4, cliccare il tasto destro del mouse e
quindi scegliere la voce Rinomina.
Barra di stato
L’ultima riga di Excel contiene la Barra di stato, in essa sono visualizzati i messaggi che descrivono l’attività
corrente di excel ( esempio NUM per indicare che il tasto Bloc Num è attivato).
Sempre sulla barra di stato è riportato il calcolo automatico che visualizza automaticamente il totale di una
selezione di celle, oltre al risultato somma è possibile ottenere altri calcoli come la media, il massimo o minimo
di una selezione di celle. Per attivare il calcolo automatico bisogna fare clic con il tasto destro del mouse sul
riquadro per selezionare la funzione desiderata.
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Calcolo automatico nella barra di stato
Come spostarsi nel Foglio di lavoro
Per eseguire spostamenti nel foglio di lavoro è possibile utilizzare le tecniche sotto descritte:
CTRL+ va alla prima cella occupata a destra sulla stessa riga, se non ci sono celle va all’ultima colonna IV
CRTL+ va alla prima cella occupata a sinistra sulla stessa riga, se non ci sono celle va alla prima colonna A
CTRL+
va alla prima cella occupata in alto sulla stessa colonna, se non ci sono celle va alla prima riga
CTRL+
va alla prima cella occupata in basso sulla stessa colonna, se non ci sono celle va all’ultima riga
ossia alla riga n. 65536
CTRL + FINE va alla cella corrispondente all’intersezione tra l’ultima colonna e l’ultima riga che contengono
dati.
CRTL+Maius+
Seleziona la colonna corrispondente fino all’ultima cella occupata, se non ci sono
celle occupate va all’ultima riga n. 65536 .
CRTL+Maius+
Seleziona la riga corrispondente fino all’ultima cella occupata, se non ci sono
celle occupate va all’ultima colonna IV.
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Per selezionare una colonna fate clic sulla lettera corrispondente
Per selezionare una riga fate clic sul numero corrispondente
Per selezionare più colonne fate clic sulla lettera corrispondente e trascinate a destra o a sinistra, stessa cosa
per selezionare più righe.
Per selezionare celle, colonne o righe non adiacenti tenere premuto il tasto CTRL mentre selezionate .
Per selezionare l’intero foglio di lavoro fare clic sul pulsante vuoto nell’angolo superiore a sinistra tra la colonna
A e la riga 1.
La Zona
Un intervallo di celle è un blocco rettangolare di celle adiacenti individuato da una cella che ne definisce
l’angolo superiore sinistro ed una cella che ne definisce l’angolo inferiore destro. Un intervallo di celle così
costituito è detto Zona.
Selezionare le zone sopra indicate.
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Modificare le dimensioni de colonne e righe
Le colonne hanno una larghe standard di 8,43 cm. Per modificare la larghezza di una colonna posizionarsi in
una qualsiasi cella della colonna o selezionarla interamente quindi selezionare dal menu Formato le scelte
Colonna-Larghezza e digitare il nuovo valore.
Analoga operazione può essere effettuata per la riga che all’origine ha una dimensione di 12,75 cm.
Quindi andare su formato scegliere Riga-Altezza e digitare il valore desiderato.
Formato Generale
Excel assegna automaticamente a tutte le celle il formato generale. Il formato generale ha la caratteristica che
a qualsiasi dato inserito vengono eliminati gli zeri all’inizio e alla fine. E’ chiaro che un numero reale così
rappresentato non viene incolonnato correttamente. Per ovviare a tale inconveniente occorre selezionare le
celle interessate e dal menu Formato richiamare il comando Celle, quindi selezionare la scheda Numero e la
categoria Numero ed indicare quante cifre decimali si vogliono visualizzare, vedi esempio sotto riportato
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Le Formule
Per inserire una formula, posizionarsi nella barra delle formule e digitare il segno =.
All’interno della formula si possono utilizzare i seguenti operatori:
+
*
/
^
Per l’addizione
Per la sottrazione
Per la moltiplicazione
Per la divisione
Per l’elevamento a potenza
Ordine delle operazioni
Se in una formula sono presenti più operatori, Excel esegue le operazioni da sinistra verso destra dando
priorità alla elevazione a potenza quindi alla moltiplicazione e alla divisione che verranno eseguite prima
dell’addizione e della sottrazione
Esempio: inserite nella cella A1,B1 e C1 i valori 10,20 e 30 e nella cella D1 la seguente formula:
= A1+B1*C1
Excel eseguirà prima la moltiplicazione ottenendo 600 e quindi l’addizione per produrre 610 come risultato
finale.
Per cambiare l’ordine delle operazioni occorre usare le parentesi tonde in quanto Excel esegue prima i calcoli
racchiusi tra parentesi.
Esempio: per far si che nell’esempio precedente venga eseguita prima l’addizione e dopo la moltiplicazione la
formula sarà:
=(A1+B1)*C1
In questo caso il risultato sarà 900
E’ possibile usare più gruppi di parentesi; in questo caso Excel esegue per primi i calcoli contenuti nelle
parentesi più interne.
Esempio: =(A1+(B1-C1))*D1
Pulsante somma automatica
Una funzione è una formula predefinita che esegue un particolare tipo di calcolo.
La funzione più utilizzata in assoluto è la funzione Somma
Il pulsante Somma automatica presente sulla barra degli strumenti standard inserisce la funzione somma e
seleziona anche l’intervallo di celle nella colonna o nella riga attiva che contiene i valori da sommare,
immettendoli automaticamente.
Per utilizzare il pulsante somma automatica:
Selezionare la cella nella quale si vuole inserire la somma (generalmente sotto una colonna o alla destra di
una riga contenenti valori numerici); nell’esempio è stata selezionata la cella A5
Fare clic sul pulsante Somma automatica ( la zona soprastante la cella selezionata viene incorniciata da una
linea tratteggiata e sulla barra della formula viene inserita la funzione =somma(A1:A4) recante tra le parentesi
l’inizio e la fine della zona da sommare. Per confermare fare clic
sul pulsante invio sulla barra della formula. Per calcolare la
somma anche dei valori inseriti nella colonna B , invece di
ripetere i passi suddetti è possibile copiare la formula inserita in
A5.
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Copiare le formule ( riferimenti assoluti)
Dopo aver inserito una formula in una cella è possibile copiarla nelle celle adiacenti in quanto Excel aggiorna i
riferimenti delle celle contenute nella formula in base alla direzione della copia (riferimento relativo).
Quando si vuole confrontare un intervallo di valori diversi con un singolo valore questa regola non è valida.
Vediamo l’esempio sotto:
Immaginiamo di voler creare un foglio di calcolo per la registrazione delle nostre entrate mensili nell’anno
2008. E’ intuitiva quindi la costruzione della tabella sopra illustrata, in quanto sulla colonna A riporto i
periodo, sulla colonna B le entrate e sulla colonna C le uscite. Successivamente mi posiziono sulla cella D2 e
digito la formula (=B2-C2), il risultato che otterrò con i dati digitati è -1,00 per la colonna D2. A questo punto
seleziono la cella D2 e la trascino fino alla cella D13: in tal modo otterrò una copia della formula B2-C2, con la
conseguenza che la formula inserita dopo la copia (cella D3) non sarà (=B2-C2) ma (=B3-C3). Tale
riferimento è stato cambiato in quanto excel copia le formule eseguendo uno shift (spostamento) degli indirizzi
colonna e riga, ossia esegue un ricalcolo degli indirizzi relativi, con il risultato dell’incremento del valore da B2
a B3 e da C2 a C3.
Adesso ci posizioniamo nella cella B14 ed eseguiamo la somma di B2:B13. Immaginiamo ora di voler inserire
nella cella E2 la percentuale delle entrate di gennaio sul totale (cella B14), è chiaro che l’operazione da
eseguire sarà =B2/B14, il cui risultato è 0,09. Con il procedimento di copia ed incolla o trascina celle, provo
adesso ad estendere tale formula su tutta la colonna E fino alla cella E13. Ci accorgiamo che nella posizione
E3 si verifica un errore. L’errore verificatosi è conseguenza della copia che ha provocato uno shift o
incremento della cella B2 in B3 (incremento corretto), ma di conseguenza ha provocato un incremento del
denominatore portandolo da B14 a B15 ( incremento non corretto). A tal proposito occorre quindi fissare il
denominatore al valore B14: questa operazione viene eseguita inserendo un $ prima della lettere e un $ prima
del numero (riferimento assoluto) o digitando F4 su B14.
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Come nascondere e visualizzare righe e colonne
Capita spesso che in un foglio di Excel ci siano più righe o colonne di quelle che si desidera vedere
contemporaneamente. In questo caso risulta utile nascondere tali righe o colonne così che non appaiono a
video oppure durante la stampa e magari visualizzarle nuovamente all’occorrenza.
Selezionare la colonna D del file sopra riportato ( fare clic sulla lettera D che indica la colonna) clic destro del
mouse e scegliere Nascondi oppure menù Formato scegliendo Colonna e poi fare clic su Nascondi.
Selezionare ora la riga 14 (fare clic sul numero che identifica la riga) poi con un clic sul tasto destro del mouse
e scegliete Nascondi oppure dal menù Formato scegliete Riga e poi Nascondi.
Per visualizzare nuovamente la colonna D occorre selezionare contemporaneamente sia la C che la colonna E
facendo un clic sulla lettera C, che identifica la colonna, e tenendo premuto il tasto del mouse trascinare sulla
lettera E che identifica la colonna E. Dal menù Formato scegliere Colonna poi Scopri o in alternativa un clic
destro e scegliere Scopri. Stessa operazione per visualizzare la riga 14.
Modifica il tipo di carattere la dimensione, il colore e lo sfondo di una cella
In Excel i comandi che diamo agiscono sulle celle attive o su quelle selezionate, di conseguenza per poter
modificare il tipo di carattere, la larghezza o il colore di sfondo, dobbiamo selezionare la porzione di foglio sul
quale sono presenti le celle che contengono il testo da modificare. Possiamo scegliere di dare il comando
attraverso il pulsante della barra degli strumenti di formattazione oppure attraverso la finestra di dialogo.
Quindi, posizionarsi sulla cella B3 del nostro foglio di lavoro e trascinare, tenendo premuto il tasto del mouse,
dalla cella B3 fino alla cella B14, quindi scegliere dalla barra degli strumenti di Formattazione il tipo di carattere
Garamond e la dimensione 12.
Fare clic sul triangolo con il vertice rivolto verso il basso del pulsante colore riempimento per scegliere il colore
grigio 80%.
Per modificare il colore del carattere fare clic sul triangolino con il vertice verso il basso vicino al pulsante
Colore di riempimento e scegliere il colore carattere Bianco, in alternativa dal menù Formato scegliere celle
poi all’interno della scheda Carattere scegliere il tipo di carattere richiesto e le dimensioni sulla scheda Motivo
il colore di riempimento.
Continuare a formattare l’intervallo di celle B3:F3 allineando verticalmente al centro il testo contenuto nelle
celle. Dal menù Formato scegliere celle e dalla finestra di dialogo Formato celle fate clic sulla scheda
Allineamento selezionate A1 centro l’allineamento del testo sia in orizzontale che in verticale e 45°
l’Orientamento del testo. Fate clic sul pulsante OK
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Esercizio 1
Questo esercizio consiste nel creare una tabella per il calcolo delle quote di ammortamento dei beni
ammortizzabili.
1. Creare il seguente “Piano di ammortamento”. Lasciare per il momento vuote le celle indicate
come formula.
2. Aggiungi le formule richieste tenendo presente che:
Fondo= Costo * Perc% /100 * (“Digitare l’anno corrente “ – Anno)
Esempio ->
E7=D7*B7/100*(2010-C7)
Quota=Costo*Perc.% / 100
Residuo = Costo-Fondo
Le formule sull’ultima riga consistono nella sommatoria delle singole colonne
3. Formatta il titolo con caratteri in neretto corpo 16 colore rosso sfondo grigio 40%
4. Formatta il titolo delle colonne con caratteri in neretto corpo 14 colore bianco sfondo blu
5. Inserisci una riga vuota prima e dopo la riga con i titoli delle colonne.
6. Inserisci una riga vuota tra la colonna D e la colonna E
Per inserire una nuova colonna tra B e la C posizionarsi su una qualunque delle celle D e fare clic
inserisci presente nella barra dei menù e successivamente su Colonne.
7. Rinomina il foglio di lavoro chiamandolo “ammortamento” e colora di rosso la linguetta scheda.
8. Dal menù visualizza scegliere Intestazione e piè di pagina , quindi dalla finestra di dialogo Imposta
Pagina scegliere la scheda Intestazione e pié di pagina e fare clic sul pulsante Personalizza
intestazione. A questo punto compare una nuova finestra di dialogo nella quale, facendo clic sul
riquadro di sinistra, sarà possibile inserire il testo “Piano di Ammortamento”; spostatevi ora nel
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riquadro di destra e selezionate il sesto pulsante partendo da sinistra (immagine di una cartella) alla
fine fare clic sul pulsante OK.
9. Nascondete tutte le righe contenenti le voci “Computer”
10. Salvare il file con il nome “ammortamento” ed inviarlo all’indirizzo email: [email protected].
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Esercizio 2
Sei l’amministratore di un condominio e devi creare una tabella per ripartire le spese condominiali.
1) Creare la tabella seguente: lasciare per il momento vuote le celle indicate come formula.
1) Aggiungi le formule richieste tenendo presente che:
- Il costo del riscaldamento va ripartito in proporzioni diretta alla superficie dell’unità immobiliare;
- il costo dell’ascensore va ripartito in proporzione diretta al piano occupato;
- il costo della pulizia scale va ripartito per metà in proporzione diretta al piano occupato e per metà ai
millesimi di proprietà.
2) Aggiungi una colonna finale che sommi le spese di ogni condominio
3) Formatta il titolo con caratteri in neretto corpo 20
4) Formatta il titolo con colonne con caratteri in neretto corpo 14
5) Inserisci una riga vuota prima e dopo la riga con i titoli delle colonne
6) Orientare il titolo Residenza “ Il Sole” a 45° e nascondere la riga Gescal.
7) Salvare il file con il nome “condominio” ed inviarlo all’indirizzo email: [email protected].
Suggerimento: la ripartizione di un costo per le quote millesimali si calcola moltiplicando il costo stesso per
la singola quota millesimale e dividendo il totale dei millesimi. Analogamente si ripartisce un costo per il
piano o la superficie dell’appartamento.
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