capitolato speciale per l`affidamento del servizio di posta elettronica

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CAPITOLATO SPECIALE
PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA IBRIDA, DEL RELATIVO
SERVIZIO DI RECAPITO, DEI SERVIZI POSTALI, DEL SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE E
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI DIGITALI, DELLA FORNITURA DI UN
FRAMEWORK APPLICATIVO PER LA GESTIONE INFORMATIZZATA DEI PROCESSI
DOCUMENTALI AZIENDALI
PER CONTO DELL’ASL DI MANTOVA (CAPOFILA), ASL DI PAVIA, ASL DI CREMONA
PREMESSA
L’Azienda Sanitaria Locale di Mantova bandisce una procedura aperta aggregata e, in
qualità di capofila, procede su delega e mandato per le seguenti Aziende:
- Asl di Pavia (Azienda Mandante)
- Asl di Cremona (Azienda Mandante)
Il presente capitolato disciplina gli aspetti tecnici per l’affidamento del servizio di posta
elettronica ibrida, del relativo servizio di recapito, dei servizi postali, del servizio di
archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali, della fornitura di un
framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali
(con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali,
gestione documentale, ecc).
ART. 1 - OGGETTO DELL’APPALTO
L'appalto prevede l’articolazione in 4 lotti:
Lotto 1) Servizio di posta elettronica ibrida -CIG. N. 5898098072
Il servizio comprende tutte le operazioni di elaborazione, stampa, imbustamento e
consegna al recapitista (aggiudicatario del lotto 2) per il recapito delle comunicazioni
aziendali, tra cui:
•
•
•
Screening, vaccinazioni, fatture(*) (ivi compresi i solleciti) per l’Asl di Mantova
(capofila)
Screening per l’Asl di Pavia
Screening e fatture (ivi compresi i solleciti) per l’Asl di Cremona
(*) A far data, presumibilmente dal 31.03.2015, con l’entrata in vigore dell’obbligo
della fatturazione elettronica, una parte delle fatture rivolte verso la pubblica
amministrazione, non faranno più parte del presente lotto.
Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse – Area Economico Patrimoniale
via dei Toscani, 1- 46100 Mantova - Edificio 3 - Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected]
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ASL Mantova - Sede Legale - via dei Toscani, 1 - 46100 Mantova - Tel. 0376 3341 - www.aslmn.it - CF/PI 01838560207
Per l’ ASL di Cremona “le fatture” resteranno comprese nel lotto anche dopo l’entrata in
vigore della fatturazione elettronica in quanto trattasi di note di addebito (non fatture)
del servizio veterinario.
Lotto 2) Servizio di recapito della posta elettronica ibrida - CIG N. 5898099145
Tutta la corrispondenza relativa al lotto 1 (posta elettronica ibrida) dovrà essere
consegnata alla ditta recapitsta (aggiudicataria del lotto 2).
Le ditte concorrenti per il lotto 2) dovranno essere in possesso delle autorizzazioni di
legge necessarie ad operare quali consolidatori di Posta Massiva omologata e di Posta
Target.
Lotto 3) Servizi postali (raccolta, smistamento, trasporto e distribuzione degli invii postali) CIG N. 5898104564
Il servizio comprende il recapito di tutta la corrispondenza aziendale (esclusa la posta
elettronica ibrida), ad eccezione della riserva legale a favore di Poste Italiane, ai sensi
dell’art. 4 del D.lgs. 261/99 e s.m.i.
I fabbisogni stimati dell’ASL di Mantova (Capofila) e delle aziende aggregate sono
indicati nell’allegato 1).
Tali fabbisogni sono da intendersi annuali ed hanno un valore puramente indicativo,
potendo gli stessi subire nel corso di vigenza dell’appalto variazioni in più o in meno in
relazione all’effettive esigenze delle singole Asl (Capofila e aggregate). Pertanto la/le
ditta/e aggiudicataria/e non potranno sollevare alcuna eccezione o richiedere
indennizzi o recedere dall’appalto, dovrà pertanto essere in grado di eseguire i servizi e
la fornitura nei quantitativi e per le tipologie di volta in volta effettivamente occorrenti.
Lotto 4) Servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali e
fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi
documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione
degli atti aziendali, gestione documentale, ecc) - RIGUARDA SOLO L’ASL MANTOVA)
GIG. N. 5898111B29
L’Asl di Mantova intende procedere alla sostituzione degli attuali software di protocollo
informatico, delibere/determine, gestione documentale, conservazione sostitutiva, con
un sistema integrato, configurabile, scalabile, nel rispetto della normativa vigente.
L’obiettivo è quello di migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali
supportandoli con strumenti evoluti di gestione informatizzata dei workflow documentali.
L’ASL di Mantova intende pertanto acquistare:
y un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali
aziendali, di seguito framework applicativo, che comprenda:

protocollo informatico;
gestione delibere, determine, atti amministrativi aziendali;
sistema di classificazione, fascicolazione ed archiviazione;
sistema di gestione documentale e gestione dei procedimenti amministrativi
aziendali;
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via dei Toscani, 1- 46100 Mantova – Edificio 3 – Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected]
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sistema di progettazione/disegno dei workflow;
yun sistema/servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva per la conservazione di:
fatture elettroniche;
referti di laboratorio analisi;
altre tipologie documentali.
In relazione alla partecipazione alla presente procedura di gara, ciascun concorrente
potrà formulare l’offerta per singolo lotto, più lotti o tutti lotti e risultare pertanto
aggiudicatario di uno o più lotti.
L’Asl di Mantova (capofila) e stazione appaltante si riserva la facoltà di aggiudicare
anche in presenza di una sola offerta valida per lotto, purché ritenuta congrua e
conveniente.
L’Asl di Mantova (capofila) si riserva altresì, la facoltà di revocare (e non aggiudicare) in
qualsiasi momento l’intera procedura, o uno solo dei singoli lotti, per sopravvenute
ragioni di pubblico interesse o per la modifica delle circostanze di fatto o dei presupposti
giuridici su cui la procedura si basa, come anche di non procedere all’aggiudicazione,
qualora ritenga che nessuna delle offerte ottenute sia conveniente o rispondente alle
proprie esigenze, come previsto dall’art. 81, comma 3 del D.lgs. 163/06 e s.m.i.
ART. 2 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 1)
Lotto 1) Servizio di posta elettronica ibrida - CIG. N. 5898098072
Il servizio di posta elettronica (ibrida), comprende le seguenti attività:
- Acquisizione dei file di input
- Elaborazione grafica e composizione del documento
- Normalizzazione degli indirizzi e dei CAP di recapito
- Stampa ed imbustamento
- Confezionamento e predisposizione della corrispondenza per l’invio
- Archiviazione ottica dei documenti. Il servizio dovrà consistere nell’archiviazione di tutti i
documenti stampati, che dovranno essere consultabili e resi immediatamente disponibili
su richiesta di ciascuna Asl per un periodo di 24 mesi.
- Controllo delle attività
2.1) Acquisizione dei file di input
L’attività di acquisizione dei dati forniti da ciascuna Asl avviene per via telematica,
tramite l’invio del file da parte della struttura preposta, mediante un servizio predisposto
a cura della ditta aggiudicataria (lotto 1), nel rispetto delle misure minime ed idonee di
protezione contro la diffusione non autorizzata dei dati personali dei cittadini, ai sensi del
D.lgs. 196/2003 e s.m.i.
La ditta aggiudicataria del lotto 1) dopo aver ricevuto i file procederà ad inviare una
distinta elettronica in cui vengono riportati il numero dei record acquisiti ed ogni
dettaglio utile alla verifica della corrispondenza dei file inviati con quelli ricevuti dalla
ditta stessa.
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2.2) Composizione, personalizzazione e verifica grafica dei documenti
L’Asl trasmetterà alla ditta aggiudicataria del lotto 1) le istruzioni necessarie per la
composizione di ogni singolo lotto e la tipologia dei documenti in esso contenuti e
provvederà alla consegna di un fac-simile per ogni tipologia di documento al quale
rapportarsi per lo svolgimento delle attività d stampa.
Oltre ai tracciati dei file in input, saranno consegnati alla ditta aggiudicataria tracciati
record per la stampa delle informazioni variabili.
La ditta elaborerà i dati ricevuti attraverso procedure automatiche trasferendoli nei
propri Sistemi Informativi, secondo un tracciato precedentemente concordato a
seconda della tipologia del documento trattato.
Elaborazione file
A seguito della fase iniziale di configurazione, la ditta aggiudicataria del lotto 1) è tenuta
a fornire, a titolo di prova e per ogni lotto inviato, un campione di stampa, completo e
strutturato il quale sarà sottoposto alla validazione della struttura preposta (Centro
screening dell’Asl, Vaccinazioni, Servizio Economico Finanziario).
La predisposizione della bozza dovrà essere effettuata secondo la seguente tempistica:
Tipologie di richieste
Richiesta normale/standard
Richiesta urgente
Richiesta emergenza
Tempi di realizzazione bozza grafica
Entro 2 gg. lavorativi dalla consegna del
file. Eventuali modifiche successive entro 1
giorno lavorativo.
Entro 1 giorno lavorativo dalla consegna
del file. Eventuali modifiche successive
entro 1 giorno lavorativo.
Entro massimo 4 ore dalla consegna del
file. Eventuali modifiche successive saranno
concordate per le vie brevi ed eseguite
contestualmente.
La tempistica, come sopra dettagliata, deve essere sempre rispettata, anche in caso di
elaborazione simultanea di diverse tipologie di documenti.
Si precisa che la busta, su richiesta dell’Asl, potrà essere dotata di una, due o tre finestre;
la diversa tipologia della busta non determinerà in nessun caso alcuna variazione del
prezzo del plico base.
Il software impiegato della ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà interfacciarsi con i
software in uso delle singole Asl (capofila) ed aggregate, secondo le modalità che
saranno all’uopo individuate e comunicate, a seguito dell’aggiudicazione.
2.3) Normalizzazione degli indirizzi e dei CAP di recapito
La ditta aggiudicataria (lotto 1) dovrà provvedere al controllo e all’eventuale correzione
degli indirizzi utilizzando i più aggiornati database disponibili sul mercato (stradari, elenchi
telefonici, ecc...), relativamente alla località e all’indicazione delle vie con contestuale
verifica e correzione del CAP (se presente) o sua assegnazione (se assente o generico).
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La ditta aggiudicataria fornirà al Servizio competente entro il primo giorno lavorativo, il
file contenente i nominativi scartati ed indirizzi bonificati affinchè si possa provvedere alla
correzione ed aggiornamento del data-base assistiti.
Tale attività è da intendersi ricompresa nel prezzo offerto e pertanto non sarà
riconosciuto alcun corrispettivo aggiuntivo.
La ditta aggiudicataria, una volta all’anno, dovrà fornire a ciascuna Asl (sia capofila che
aggregate), l’elenco degli indirizzi normalizzato, secondo il tracciato richiesto da
ciascuna di esse.
2.4) Elaborazione di stampa ed imbustamento
Le attività di stampa ed imbustamento comprendono tutte le lavorazioni necessarie per
garantire la predisposizione, la stampa ed il trattamento dei documenti fino alla fase di
postalizzazione, comprese tutte le attività necessarie a rendere il materiale stampato
idoneo alla spedizione (piegatura, imbustamento, inserimento opuscoli informativi,
ecc..).
Le spese relative alla carta necessaria per la stampa e alle buste, saranno interamente a
carico della ditta aggiudicataria del lotto 1), la quale dovrà tenerne conto ai fini della
formulazione del prezzo di stampa offerto.
Tutte le attività di composizione grafica, personalizzazione, stampa, trattamento ed
imbustamento, svolte dalla ditta aggiudicataria del lotto 1), risultano comprese nel
prezzo di offerta relativo alla fornitura e stampa di ogni singolo foglio.
Successivamente alla stipulazione del contratto, in ogni caso prima dell’avvio del
servizio, la ditta “recapitista della posta elettronica ibrida”, aggiudicataria del lotto 2),
dovrà comunicare alla ditta aggiudicataria del lotto1) le specifiche tecniche idonee a
garantire il corretto coordinamento tra l’attività di stampa e la successiva attività di
postalizzazione, in accordo con la stazione appaltante.
Caratteristiche di stampa
La stampa dovrà avere le caratteristiche grafiche come di seguito indicate.
Lettere in bianco/nero e/o full color.
La stampa in bianco/nero e/o full color dovrà rispettare le seguenti specifiche tecniche:
- fogli in formato UNI A4 di carta grammatura pari a 80gr/mq
- risoluzione bianco/nero e/o colori ad alta qualità
- stampa in formato solo fronte o fronte/retro
Buste
La busta di invio dovrà avere un formato standard, la cartà sarà di grammatura pari a
80gr/mq. in ogni caso compatibile con il Regolamento contenente le condizioni
attuative del D.M. del Ministro delle Comunicazioni 12 maggio 2006 e s.m.i.
La busta sarà all’esterno di colore bianco, all’interno di colore bianco o grigio.
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Si precisa che la ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto
2), potrà richiedere alla ditta aggiudicataria del lotto 1) l’adozione di eventuali
specifiche tecniche, non menzionate nel presente capitolato, (es. Inserimento di loghi
e/o altro) senza che ciò determini alcun onere aggiuntivo a carico dell’Asl.
Potranno essere richieste buste con una, due o tre finestre.
La stampa e l’imbustamento dovranno essere effettuati a perfetta regola d’arte con
indirizzi sopra indicati, ben posizionati e visibili. Il formato, le finestrelle e la stampigliatura
dovranno in ogni caso risultare conformi alla normativa postale.
Sistema di controllo
La ditta aggiudicataria del lotto 1) deve garantire e certificare la corretta produzione di
ogni singolo gruppo di invio di corrispondenza e, in caso di interruzione del processo
produttivo, il corretto recupero di scarti e ripristini.
A tale scopo, deve essere predisposto un sistema di controllo che darà luogo
all’elaborazione di un report; quest’ultimo conterrà il flusso di statistiche relativo ai dati
della lavorazione e recante, in particolare, gli identificativi dei documenti interessati da
anomalie/interruzioni (lacerazione documento, errato abbinamento, scarti).
Tale sistema di controllo consentirà, al termine del processo di stampa, la corretta
riproduzione di tali documenti e il conseguente aggiornamento delle reportistiche.
Nell’eventualità che si verifichino scarti durante la fase di imbustamento, la ditta
aggiudicataria del lotto 1) dovrà predisporre un sistema che consenta di mettere in atto
le procedure di ripristino; in tal caso dovrà essere ritentata la procedura automatica con
conseguente aggiornamento del report di tracciamento della lavorazione, con
l’indicazione del totale dei documenti recuperati e la segnalazione dettagliata degli
stessi.
Il report di controllo sopra menzionato dovrà contenere le seguenti informazioni:
- tipo modello in lavorazione
- identificativo delle unità di lavorazione che formano il gruppo di invio
- totale dei documenti in lavorazione
- dettaglio dei documenti in lavorazione e loro composizione (numero di fogli)
- totale e dettaglio dei documenti scartati
I flussi informativi per singola unità di lavorazione dovranno rimanere disponibili per un
periodo di almeno 6 mesi, dalla consegna dei documenti alla ditta recapitista della
posta elettronica ibrida (aggiudicataria del lotto 2).
In ogni caso, la ditta aggiudicataria del lotto 1) sarà obbligata a fornire tali dati secondo
le specifiche tecniche di records e nel formato anche elettronico richiesto dalla stazione
appaltante.
2.5) Predisposizione della corrispondenza per la fase di recapito
Al termine del processo di stampa ed imbustamento, la ditta aggiudicataria del lotto 1)
procederà al successivo confezionamento dei plichi in scatole ed in pallet.
Tale attività prevede la gestione dell’allocazione fisica del cartaceo in apposite scatole
(organizzate in bancali), ai fini della successiva consegna nelle sedi e secondo le
modalità indicate dalla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria
del lotto 2), per la conseguente attività di postalizzazione.
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La ditta aggiudicataria del lotto 1), si assumerà la responsabilità del buon esito
dell’accettazione, dando comunicazione immediata a ciascuna Asl nel caso di
mancata accettazione.
Sarà onere della ditta aggiudicataria del lotto 1) fornire a propria cura e spese la
modulistica per il completamento dei plichi e/o delle scatole da spedire (modelli per le
raccomandate, etichette, codici a barre), e tutto quanto necessario alla predisposizione
dei plichi pronti per la consegna alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida,
aggiudicataria del lotto 2).
I costi di tali forniture saranno a totale carico della ditta aggiudicataria del lotto 1).
Comunicazione alla ditta recapitista per la presa in carico della corrispondenza
La ditta aggiudicataria del lotto 1), con preavviso di almeno 3 giorni lavorativi, dovrà
inviare alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida (aggiudicataria del lotto 2) e,
per conoscenza a ciascuna Asl (capofila ed aggregate), una comunicazione attraverso
Posta Elettronica Certificata, con l’indicazione della data a partire dalla quale la
documentazione stampata sarà pronta per la presa in carico e la successiva
postalizzazione.
Si fa presente che la data indicata nella comunicazione PEC, sarà considerata valida e
riferita al completamento del servizio di stampa nonchè quale data di presa in carico
per la ditta recapitista. Si evidenzia che la data indicata nella PEC dalla ditta
aggiudicataria del lotto 1) dovrà essere stampata all’interno di ciascun documento da
postalizzare.
Dovrà essere fornito un Report, sia in formato elettronico che cartaceo contenente tutte
le informazioni idonee a consentire la verifica puntuale della lavorazione ultimata. Tale
report dovrà permettere la tracciabilità della comunicazione da spedire per gruppo,
della data, del nome e cognome del destinatario, codice cliente, nome e codice del
mittente ed ogni altra eventuale chiave di ricerca indicata dalle Asl in rapporto alle
proprie esigenze.
Su richiesta dell’Asl, la ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà fornire in corso d’opera e in
tempo reale, un esaustivo stato di avanzamento delle attività inerenti a ciascuna
richiesta di lavorazione, indicando le cause di eventuali ritardi e i tempi stimati di
completamento delle attività. Fino alla presa in carico da parte della ditta recapitista
della posta elettronica ibrida, la ditta aggiudicataria del lotto 1) è responsabile
dell’integrità della documentazione.
I tempi di lavorazione massimi, dalla data di invio dei files da parte di ciascuna Asl, alla
data di consegna all’incaricato del servizio di recapito (posta elettronica ibrida), sono
stabiliti in numero di 3 giorni lavorativi. In caso di mancato rispetto dei tempi, ciascuna
Asl potrà applicare le penali successivamente specificate.
Distinta di spedizione
La ditta aggiudicataria del lotto 1), deve preparare una distinta di spedizione della
corrispondenza da conferire alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, suddivisa
per gruppi di invio, quale documento di accettazione da parte del recapitista. La
distinta cartacea dovrà essere sottoscritta dai responsabili individuati sia da parte della
ditta aggiudicataria del lotto 1) che da parte della ditta recapitista della posta
elettronica ibrida e, dovrà essere inviata a ciascuna Asl a comprova dell’avvenuta
consegna.
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2.6) Archiviazione ottica dei documenti
Per ogni documento saranno gestiti i dati indispensabili per una corretta archiviazione
(codice fiscale, tipologia documento, numero, data archiviazione) individuando delle
chiavi di ricerca per codice fiscale, indirizzo, data e luogo di nascita, n. di
raccomandata, ecc. La gestione per codice fiscale deve permettere in tempo reale la
possibilità di effettuare ricerche “trasversali” in tutto l’archivio, visualizzando in maniera
univoca tutta la documentazione prodotta.
Il servizio dovrà assicurare la consultazione e l’estrazione della copia di qualsiasi
documento trasmesso nel lotto di spedizione a partire dal terzo giorno successivo alla
presa in carico da parte della ditta recapitista della posta elettronica ibrida.
2.7) Controllo delle attività
Ciascuna Asl, si riserva la possibilità di effettuare controlli di produzione a campione sui
documenti, sull’imbustamento e sul confezionamento dei prodotti presso la sede della
ditta aggiudicataria del lotto 1) a seguito dell’aggiudicazione e durante l’esecuzione del
servizio. La verifica sarà volta ad accertare che quanto stampato sia conforme alle
specifiche tecniche previste dal presente capitolato speciale.
In caso di verifiche con riscontro negativo, l’Asl valutata la tipologia e la gravità delle
anomalie riscontrate, darà alla ditta aggiudicataria del lotto 1) un termine non superiore
a 2 giorni lavorativi, per concludere la produzione e definire le problematiche riscontrate.
Decorso inultilmente tale termine l’Asl potrà decidere di applicare le penali
successivamente specificate.
Assistenza tecnica e formazione degli operatori
La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà:
- fornire username e password per l’accesso al portale web;
- garantire l’erogazione dell’assistenza necessaria per lo svolgimento di tutte le attività
del servizio oggetto del lotto;
- fornire ogni altra indicazione tecnica e operativa per lo svolgimento del servizio.
Nel caso in cui la procedura per l’erogazione del servizio richieda particolari
configurazioni informatiche ovvero la disponibilità di software non in dotazione da parte
di ciascuna Asl (Mantova capofila) ed Asl di Pavia e Cremona, sarà onere della dtta
aggiudicataria del lotto 1) provvedere a fornire quanto sopra, senza alcun costo
aggiuntivo.
Dovrà inoltre essere garantita la formazione degli operatori di ciascuna ASL (capofila) ed
aggregate, per un corretto utilizzo del portale, pari ad almento due giorni/annui per
operatore.
La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà individuare un proprio referente a cui spetterà il
compito di interfacciarsi con ogni ASL per la risoluzione di ogni tipo di criticità che
dovesse verificarsi durante tutto il processo di lavorazione del lotto, compresa la fase
conclusiva di postalizzazione.
Il servizio di assistenza (compreso nel prezzo offerto) dovrà essere attivo dalle ore 8.00 alle
ore 18.00 di tutti i giorni feriali (sabato escluso), con intervento e risoluzione delle criticità
entro le 24 ore dalla chiamata, mentre con riferimento a quelle di invio della
documentazione tramite la rete, entro 48 ore dalla chiamata.
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Tipologia dei documenti (LOTTO 1)
Per quanto riguarda la tipologia dei documenti rientranti nel lotto 1) si rinvia all’allegato
1), nel quale vi è indicata la distinzione per ciascuna Asl (sia capofila che aggregate),
con la specifica delle quantità annuali (presunte).
I quantitativi oggetto dell’appalto, sono suscettibili di variazioni sia in aumento che in
diminuzione. Tali variazioni non comporteranno, in ogni caso, alcuna modifica
nell’applicazione dei prezzi unitari rispetto a quelli offerti in sede di gara.
Organizzazione delle attività (LOTTO 1)
Il servizio di posta elettronica ibrida deve prevedere, compreso nel prezzo di offerta,
quanto segue:
- Supporto formativo al personale dell’Asl (Mantova capofila), Asl di Pavia e Cremona
(aggregate), nelle diverse fasi del servizio
- Sistema informativo dedicato di monitoraggio e controllo
- Assistenza tecnica con l’intervento entro 24 ore dalla chiamata, attiva dalle 8.00 alle
18.00, dal lunedì al venerdì
- Supporto per la costruzione dei documenti
- Supporto nella spedizione dei documenti e risoluzione delle problematiche d’invio della
documentazione tramite la rete
- Possibilità di personalizzare e modificare le lettere secondo le esigenze di ciascuna Asl
Requisiti di sicurezza
Per garantire il pieno rispetto della normativa in tema di privacy, la ditta aggiudicataria
del lotto 1), dovrà indicare i nominativi delle persone che all’interno della stessa
tratteranno i dati trasmessi, e la persona fisica incaricata del trattamento dei dati ai sensi
del D.lgs. 196/03 e s.m.i..
La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà prevedere tutte le misure atte a garantire i
requisiti di sicurezza delle informazioni trattate, con riferimento alla riservatezza, integrità
e disponibilità dei dati, nel rispetto degli adempimenti previsti dal D.lgs. 196/03 e s.m.i.,
correlati per la tutela dei dati personali.
Di seguito sono indicati i requisiti minimi specifici di sicurezza che le componenti
tecnologiche dell’infrastruttura utilizzata dalla ditta per l’erogazione del servizio, devono
soddisfare:
- utilizzo di canali di colloquio su internet mediante protocolli di comunicazione sicuri
- utilizzo di uno o più strumenti per la certificazione e riservatezza dei dati quali: firma
elettronica, posta elettronica certificata, ecc.
Lotto 2) Servizio di recapito della posta elettronica ibrida - CIG N. 5898099145
La ditta recapitista della posta elettronica ibrida (nel caso in cui l’aggiudicatario di tale
lotto non coincida con quello del lotto 1), con preavviso di 3 giorni lavorativi, riceverà dal
service di stampa della ditta aggiudicataria del lotto 1) una comunicazione a mezzo
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Posta Elettronica Certificata, con l’indicazione della data a partire dalla quale la
documentazione stampata sarà pronta per la presa in carico e relativa postalizzazione.
Si fa presente che la data indicata nella comunicazione PEC sarà quella a decorrere
dalla quale sarà calcolata la tempistica per la postalizzazione e, quindi, l’applicazione di
eventuali penali.
Per ogni spedizione e per ciascun gruppo di invio, la ditta recapitista provvederà a
verificare che le comunicazioni indicate in distinta siano coincidenti con quanto preso in
carico, segnalando (entro 48 ore dalla presa in carico), eventuali anomalie al
responsabile dell’esecuzione del contratto, attraverso una comunicazione a mezzo PEC.
La ditta recapitista, ricevuta la comunicazione PEC da parte della ditta aggiudicataria
del lotto 1), provvederà al ritiro e alla relativa postalizzazione.
Si precisa che il prezzo offerto per l’attività di postalizzazione è da intendersi comprensivo
anche del servizio di ritiro di tutta la posta elettronica ibrida.
Le ditte concorrenti per il lotto 2) dovranno essere in possesso delle autorizzazioni di
legge necessarie ad operare quali consolidatori di Posta Massiva omologata e di Posta
Target.
La ditta aggiudicataria del lotto 2) dovrà provvedere al recapito della posta elettronica
ibrida attenendosi alle condizioni, ai termini e secondo le modalità di invio di
corrispondenza massiva di cui al Decreto Ministero Comunicazioni 12.05.2006 (per gli
inviti delle vaccinazioni e degli screening), fatto salvo i prezzi definiti in sede di gara.
Mentre per il recapito dei solleciti attinenti le vaccinazioni e il pagamento delle fatture la
ditta aggiudicataria del lotto 2) dovrà attenersi alle disposizioni previste per Posta Target,
fatto salvo i prezzi definiti in sede di gara.
Il resto della corrispondenza (sempre facente parte del lotto 2) dovrà essere recapitata a
mezzo raccomandata A.R.
Durante la vigenza dell’appalto, la stazione appaltante in qualità di capofila e/o le
Aziende aggregate potranno richiedere variazioni circa la tipologia dei documenti e la
scelta della modalità di spedizione.
Lotto 3) Servizi postali (raccolta, smistamento, trasporto e distribuzione degli invii postali) CIG N. 5898104564
Le attività comprese nel lotto 3) sono elencate di seguito:
a) Il ritiro giornaliero della corrispondenza indirizzata all’Asl presso l’ufficio Poste centrali di
Mantova, Cremona e Pavia e consegna presso l’Ufficio Protocollo di ciascuna Azienda
sanitaria locale (capofila) e aggregate:
yASL MANTOVA: Via dei Toscani, 1
yASL CREMONA: Via San Sebastiano, 14
yASL PAVIA: Viale Indipendenza, 3
b) La raccolta della corrispondenza in partenza dall’Ufficio Protocollo della sede di
ciascuna Asl (Mantova, Cremona, Pavia);
c) Affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione;
d) Invio della restante corrispondenza
e) Redazione di appositi rendiconti
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f) Certificazione in forma elettronica, attraverso il sistema informatico implementato dalla
ditta aggiudicataria, del rispetto dei termini di consegna.
In ogni caso il recapito sarà ritenuto perfezionato soltanto:
1) al momento dell’immissione nella cassetta postale del destinatario
2) nel caso di consegna presso stabili con la presenza di custode, al momento della
consegna della comunicazione al destinatario.
Il servizio deve intendersi eseguito con mezzi, strumenti e personale esterno all’Asl,
qualificato ed idoneo alla distribuzione della corrispondenza da e per l’Asl di Mantova
(capofila) e le Asl aggregate (Pavia e Cremona), nell’ambito del territorio nazionale ed
extra nazionale.
4.1) Volume della corrispondenza
La corrispondenza spedita per conto dell’ASL di Mantova relativa all’anno 2013 è
risultata in totale di n. 71.223 pezzi, per l’ASL di Cremona in n. pezzi 94.643, per l’Asl di
Pavia in n. 112.481 pezzi.
I quantitativi, suddivisi per grammatura sono specificati nell’allegato 1), in ogni caso sono
da intendersi come indicativi e non vincolanti sia per l’ASL (capofila) e le Asl aggregate.
4.2) Caratteristiche del servizio di gestione e recapito della corrispondenza aziendale
La stazione appaltante (A.S.L. di Mantova, capofila) affida in esclusiva alla Ditta
recapitista (di tutta la corrispondenza aziendale, ad eccezione degli invii derivanti dalla
posta elettronica ibrida e rientranti nella riserva legale a favore di Poste Italiane)
l'effettuazione delle operazioni di seguito elencate:
Servizio di prelievo e consegna della corrispondenza in arrivo:
- Prelievo quotidiano da parte della ditta recapitista dalle Poste centrali di Mantova,
Cremona, Pavia della corrispondenza indirizzata all'Asl di Mantova, Asl di Cremona e
Pavia dalla casella postale ed eventuale ritiro di corrispondenza ad essa connessa
giacente allo sportello, compreso il rilascio di firma per ricevuta in nome e per conto di
ciascuna Asl (capofila) e aggregate, e consegna di tutto il materiale all'Ufficio Protocollo
di ciascuna Azienda sanitaria Locale dell’ASL entro le ore 9.00. Tale attività deve
intendersi già compresa nella formulazione dell’offerta.
- Fornitura e pagamento di modulistica postale da parte dell’aggiudicatario del lotto 3).
Servizio di ritiro e invio della corrispondenza:
- Consegna e spedizione giornaliera da parte della ditta recapitista della corrispondenza
previo:
a) ritiro della corrispondenza pronta per la spedizione suddivisa per peso e tipologia da
parte dell’aggiudicatario dall’Ufficio Protocollo dell’Asl (capofila) dell’Asl di Cremona e
dell’Asl di Pavia in ogni giorno lavorativo non festivo dal lunedì al venerdì entro e non
oltre le ore 9.00;
b) affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione;
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_______________________
c) postalizzazione della corrispondenza o invio della corrispondenza nello stesso giorno
del ritiro o al più tardi entro il giorno lavorativo successivo, da parte dell’aggiudicatario.
Trattandosi di un servizio avente anche carattere di urgenza, nell’arco della giornata
potrebbero verificarsi ritiri e spedizioni urgenti non derogabili, tali da richiedere la
disponibilità al ritiro per la successiva spedizione della corrispondenza sino alle ore 17.
Ciascuna Asl provvederà in ogni caso a consegnare alla Ditta recapitista, la
corrispondenza già imbustata. La fornitura degli accessori saranno forniti all’Asl con costi
a carico della Ditta aggiudicataria.
L’Asl si riserva la facoltà di modificare gli orari indicati, in ragione di una diversa
organizzazione dei servizi aziendali.
La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà anticipare le spese postali (anche per l’ambito
di riserva legale), che saranno poi rimborsate da ciascuna Asl.
4.3) Luogo e modalità di svolgimento del servizio
La ditta recapitista ha l’obbligo, laddove non ne disponga, di dotarsi entro 30 giorni dalla
data di aggiudicazione, di una sede operativa nel Comune di ciascuna Asl (Mantova
capofila) e Asl di Pavia e Cremona. La mancata costituzione della sede operativa entro
il prescritto termine comporterà la risoluzione del contratto, la risoluzione opererà di diritto
previo invio di raccomandata a.r. da parte di ciascuna Asl.
La corrispondenza dovrà essere predisposta dall’aggiudicatario con le seguenti
modalità:
A) Corrispondenza prioritaria:
- controllo e verifica delle distinte riepilogative predisposte da ciascuna Asl e
controfirmate dalla ditta aggiudicataria (ove richiesto);
- affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione, da effettuarsi nella sede
della Ditta aggiudicataria.
- invio della restante corrispondenza
B) Corrispondenza raccomandate semplici e con A.R.:
- controllo e verifica delle distinte riepilogative predisposte da ciascuna Asl, e
controfirmate dalla ditta aggiudicataria (ove richiesto);
- verifica della coincidenza tra le raccomandate elencate in ciascuna distinta
riepilogativa predisposta da ogni Settore con la materiale esistenza delle stesse; in caso
di esito concordante, timbratura confirmatoria di ciascuna distinta. In caso contrario
dovrà essere effettuato un controllo congiunto in contraddittorio con il Settore mittente;
- trascrizione sulla ricevuta di ritorno della raccomandata del numero riferito al codice a
barre (nella sede della Ditta);
- affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione, da effettuarsi nella sede
della Ditta aggiudicataria mediante utilizzo di propria macchina affrancatrice di cui
dovrà provvedere a tutte le operazioni di manutenzione straordinaria o periodica.
- invio della restante corrispondenza raccomandata.
Nel consegnare la distinta riepilogativa della corrispondenza per le raccomandate,
ciascuna Asl provvederà a contrassegnare quelle attinenti le procedure giudiziarie,
prima che avvenga il ritiro da parte della Ditta aggiudicataria.
12
_______________________
Il servizio dovrà essere svolto in conformità alla normativa vigente in materia di invii di
corrispondenza rientranti nell’ambito del servizio postale universale.
Trattandosi di un servizio indispensabile per l’ASL e di conseguenza un servizio avente
anche carattere di improrogabilità e urgenza, la ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà
mettere a disposizione di ciascuna Asl personale qualificato ed in numero sufficiente per
eseguire nei tempi più celeri tutti i servizi richiesti e dovrà procedere
all’approvvigionamento tempestivo dei materiali e di quanto occorrente per effettuare il
servizio.
La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà concordare con l’ASL e, più segnatamente
con il “Responsabile dell’esecuzione del contratto”, modalità e tempi di intervento;
attendendosi alle disposizioni che lo stesso impartirà e sarà responsabile a proprie spese
di eventuali iniziative prese arbitrariamente o non autorizzate dal Responsabile
individuato e preposto.
Tutte le prestazioni richieste nel presente capitolato dovranno essere svolte senza ritardi
indipendentemente da guasti che possano avvenire ai mezzi (macchine affrancatrici,
automezzi) di proprietà e/o in locazione dell’aggiudicatario.
4.4) Tempi e modalità di inoltro della corrispondenza
Tutte le operazioni finalizzate alla spedizione della corrispondenza dovranno svolgersi di
norma entro la stessa giornata in cui la Ditta aggiudicataria del lotto 3) ne ha ricevuto
l’assegnazione.
In caso di affidamento di quantitativi particolarmente consistenti, la tempistica verrà di
volta in volta concordata con l’Asl, nella persona del Responsabile dell’esecuzione del
contratto.
L’invio di tutta la corrispondenza oggetto del presente capitolato dovrà avvenire
secondo le modalità offerte e ritenute idonee da ciascuna Asl ed in conformità alle
norme vigenti.
4.5) Rendiconti giornalieri della corrispondenza recapitata
La Ditta aggiudicataria del lotto 3) provvederà quotidianamente a compilare e a
trasmettere a ciascuna Asl entro il giorno successivo, appositi rendiconti delle Asl stesse,
denominati "centri di costo", od eventuale altro documento sostitutivo che dovesse
essere richiesto, consistenti nella rilevazione quantitativa e per tipologie della
corrispondenza, spedita dai singoli Settori di ogni Asl. La ditta aggiudicataria del lotto 3)
dovrà poi rilasciare al referente/responsabile dell’esecuzione del contratto regolare
distinta degli invii avvenuti.
Le firme per avvenuta spedizione sulla stessa, non impegnano le singole Asl che si
riservano di comunicare a verifica avvenuta le proprie osservazioni ed eventuali
contestazioni.
4.6) Cura e riservatezza
La ditta aggiudicataria del lotto 3), nel trasportare i plichi contenenti la corrispondenza,
dovrà adottare tutti gli accorgimenti ritenuti necessari per la salvaguardia del contenuto
degli stessi e per la tutela della riservatezza della corrispondenza in essi contenuta.
Tutta la corrispondenza dovrà essere trattata con la cura necessaria per garantirne
l’integrità con particolare attenzione per i plichi relativi a documentazione presentata a
seguito di bandi di gara qualora siano riconoscibili da apposita indicazione visibile
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_______________________
esternamente e per i quali si richiede sia apposta sul plico stesso una dichiarazione
attestante la data e l’ora di arrivo all’ufficio protocollo dell’Asl. I dipendenti della ditta
dovranno mantenere il segreto su fatti o circostanze concernenti l’organizzazione delle
Asl, delle quali abbiano avuto notizia durante l’espletamento del servizio.
4.7) Riserva legale
L’attuale normativa nazionale prevede un’Area Riservata del servizio universale postale
alle Poste Italiane per:
- i servizi inerenti le notificazioni di atti a mezzo posta e di comunicazioni a mezzo posta
connesse con la notificazione di atti giudiziari di cui alla legge 20 novembre 1982, n. 890
e s.m.i;
- i servizi inerenti le notificazioni a mezzo posta di cui all’art. 201 del d.lgs. 30 aprile 1992, n.
285 (codice della strada).
Le eventuali successive modifiche che dovessero intervenire nell’ordinamento postale e
nella determinazione dell’area di riserva si intenderanno automaticamente assunte dalle
parti.
Lotto 4) Servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali e
fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi
documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione
degli atti aziendali, gestione documentale, ecc) - (INTERESSA SOLO L’ASL DI MANTOVA),
GIG. N. 5898111B29
5.1) Caratteristiche generali
La fornitura deve comprendere, a pena d’esclusione il framework applicativo (con
particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione
documentale, ecc..) secondo le specifiche di seguito dettagliate:
•
•
•
•
•
•
•
tutte le componenti software per la messa in opera del sistema;
le licenze per 200 utenze contemporanee;
tutte le componenti software per le postazioni di protocollazione;
un componente software per il disegno dei processi documentali e la loro
configurazione;
un modulo di accesso e/o estrazione dei dati presenti nel sistema informativo
oggetto della gara;
l’eventuale produzione e manutenzione dei flussi dati verso la Regione
Lombardia o l’Amministrazione Centrale (es. Flussi Ministeriali);
il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva.
I dati di contesto sono:
9
9
9
9
9
9
N. 40 postazioni di protocollazione
N. 300 utenti complessivi del sistema
N. 80717 protocolli annui
N. 305 protocolli giornalieri
N. 5.000 fatture all’anno
N. 20.000 referti di laboratorio all’anno
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_______________________
I dati numerici, come sopra elaborati, sono da intedersi indicativi, potendo gli stessi
subire variazioni, in relazione alle esigenze aziendali.
La fornitura non comprende:
•
•
•
•
•
•
•
sistemi hardware server e client;
licenze di sistemi operativi server;
licenze di relational database management system;
licenze di sistemi operativi client;
hardware specifico per le postazioni di lavoro (stampanti etichette, scanner,ecc.);
licenze software per applicativi di produttività individuale (es. Microsoft Office);
manutenzione ed assistenza sistemistica sui server.
E’ tuttavia onere della ditta concorrente fornire indicazioni dettagliate in merito ai
requisiti hardware/software necessari per l’installazione del sistema. Il fornitore deve
indicare le specifiche tecniche delle stampanti che possono essere utilizzate nella
procedura, ed eventualmente fornire un elenco delle stampanti (marca e modello)
compatibili con la procedura per la stampa delle etichette del modulo di gestione del
protocollo.
5.2) Funzionalità generali
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
sistema di autenticazione integrato con il servizio Microsoft Active Directory
aziendale;
sistema di autorizzazione integrato ed unico per tutto il framework applicativo,
con possibilità di assegnare più ruoli al singolo utente;
gestione delle autorizzazioni di lettura e scrittura sul singolo documento;
funzionalità di monitoraggio e tracce delle attività svolte;
gestore unificato dei workflow documentali aziendali. Deve essere presente un
livello unico di interfacciamento con il file system, il database, le interfacce
d’integrazione con altri sistemi;
sistema di progettazione, generazione, manutenzione di form per la gestione di
procedure interne all’Azienda, senza la necessità di acquistare ulteriori licenze;
compatibilità con i diversi formati documentali (es. Doc, DocX, Odt, Xml, Jpg, etc
…);
memorizzazione in formato XML delle informazioni di supporto ai documenti;
notifica di assegnazione mediante posta elettronica;
interfaccia in italiano, di semplice utilizzo, uniforme per tutti i moduli applicativi
offerti.
5.3) Funzioni di protocollo
E’ richiesta, a pena d’esclusione, la conformità e il rispetto della vigente normativa in
materia di protocollo informatico, gestione informatica dei procedimenti amministrativi,
linee guida prodotte dall’Agenzia per l’Italia Digitale. In particolare si richiedono le
funzionalità di seguito elencate:
5.3.1 - Protocollo
•
•
Gestione dei flussi di corrispondenza in ingresso/uscita e comunicazioni interne;
Workflow di protocollazione standard previsto dalla normativa;
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_______________________
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Funzionalità di ricerca anagrafica e documentale avanzate con supporto
all’individuazione dei documenti protocollati ed utilizzo di parole chiave;
Gestione amministrativa di semplice realizzazione;
Gestione delle liste anagrafiche (mittenti/destinatari/gruppi di destinatari);
Gestione registro giornaliero e di emergenza;
Integrazione con il sistema di posta elettronica aziendale Microsoft Exchange;
Integrazione con il sistema di posta elettronica certificata regionale;
Gestione dei documenti in formato digitale;
Gestione dei documenti firmati mediante Firma Elettronica Avanzata e Firma
digitale;
Acquisizione, trasformazione e gestione dei documenti in formato cartaceo;
Presenza di strumenti di scannerizzazione integrati per acquisizione dei documenti
cartacei;
Manipolazione, autocorrezione dei documenti acquisiti in formato cartaceo;
Gestione degli allegati al documento principale;
Gestione di riferimenti precedenti relativi al documento protocollato;
Segnatura del documento principale mediante produzione di etichette (codice a
barre) che lo individuino in modo univoco;
Gestione della modifica e dell’annullamento del protocollo già registrato nel
rispetto della normativa vigente;
Gestione dell’archivio e-mail sia riportanti protocollo ufficiale, sia acquisite nel
programma a fini archivistici/organizzativi;
Limite sulla dimensione dei documenti da acquisire.
5.3.2 - Titolario
•
•
•
•
•
•
Gestione del titolario di classificazione di semplice realizzazione;
Funzionalità di aggiornamento, sostituzione del titolario in uso, storicizzazione;
Modifiche al titolario consentite solo al responsabile/gruppo di responsabili;
Gestione di campi aggiuntivi, oltre a quelli espressamente previsti per legge;
Filtri di visibilità sul titolario;
Gestione della classificazione nella fase di inserimento del documento nel
fascicolo mediante valori testuali o mediante codici.
5.3.3 - Fascicolazione ed archiviazione
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestione dei fascicoli per procedimenti e pratiche;
Gestione gerarchica dei fascicoli e dei sotto-fascicoli;
Creazione di relazioni fra fascicoli;
Gestione degli attributi del fascicolo;
Funzionalità di inserimento dei documenti nei fascicoli con mantenimento della
classificazione originale dei documenti;
Funzionalità di spostamento dei documenti fra fascicoli;
Gestione degli archivi:
a. corrente
b. di deposito
c. storico
Gestione delle operazioni di chiusura dei fascicoli con trasferimento nell’archivio
di deposito;
Gestione dell’elenco dei documenti e fascicoli da trasferire in conservazione.
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_______________________
5.4 - Gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi con particolare riferimento
a deliberazioni, determine, atti amministrativi e più in generale a flussi documentali e
procedurali
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestione dei processi mediante workflow;
In particolare si richiede l’implementazione dei seguenti processi/procedimenti:
a. Deliberazioni;
b. Determinazioni;
c. Atti amministrativi-legali (gare, contratti, ricorsi, sanzioni, etc …);
Strumento per la progettazione ed il disegno dei workflow;
Verifica dello stato dell’iter dei processi;
Identificazione del responsabile del procedimento;
Reportistica sugli atti;
Integrazione con Albo pretorio on-line esistente presso l’Azienda;
Gestione del numero di protocollo provvisorio e definitivo;
Gestione tramite filtri della diversa tipologia di documenti;
Gestione della data d’inserimento, modifica, annullamento, approvazione,
pubblicazione;
Gestione annullamento documenti pubblicati;
Acquisizione documenti allegati sia in formato cartaceo che digitale;
Strutturazione del trattamento delle diverse tipologie documentali in forma
gerarchica basata sui centri di costo aziendali;
Gestione anagrafica degli utenti e raggruppamento per centri di costo;
Gestione dell’organigramma aziendale (integrazione con i sistemi informativi che
gestiscono la copia master dell’organigramma);
Gestione visualizzazione e consultazione dei documenti inseriti;
Gestione di note da apporre ai documenti;
Modalità di ricerca dei documenti per chiave (protocollo), oggetto documento,
parole chiave contenute nel documento, anno di creazione, anno di
approvazione, anno di pubblicazione;
Tracciabilità dei percorsi documentali.
5.5 - Gestione documentale
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Acquisizione documenti sia in formato cartaceo che digitale;
Gestione tramite filtri della diversa tipologia di documenti;
Gestione della data d’inserimento, modifica, annullamento, approvazione,
pubblicazione;
Strutturazione del trattamento delle diverse tipologie documentali in forma
gerarchica basata sui centri di costo aziendali;
Gestione anagrafica degli utenti e raggruppamento per centri di costo;
Gestione dell’organigramma aziendale (integrazione con i sistemi informativi che
gestiscono la copia master dell’organigramma);
Gestione visualizzazione e consultazione dei documenti inseriti;
Gestione di note da apporre ai documenti;
Modalità di ricerca dei documenti per chiave (protocollo), oggetto documento,
parole chiave contenuta nel documento, anno di creazione, anno di
approvazione, anno di pubblicazione;
Tracciabilità dei percorsi documentali.
5.6 – Sistema di progettazione/disegno dei workflow procedurali
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_______________________
•
•
•
Applicazione per la progettazione ed il disegno dei workflow;
Funzionalità di generazione delle web-form relative al workflow;
Gestione delle abilitazioni/autorizzazioni sugli elementi del workflow;
5.7 - Archiviazione/conservazione sostitutiva
•
•
•
•
•
•
Piena rispondenza alla normativa in materia di archiviazione/conservazione
sostitutiva;
Gestione della ricezione, invio, archiviazione dei documenti relativi ai flussi di
fatturazione elettronica e dei referti di laboratorio analisi;
Sistema per la generazione di connettori basati su standard sicuri di
comunicazione/trasmissione;
Elevata configurabilità del sistema;
Elevati livelli di sicurezza del sistema;
Sistema WEB based per l’amministrazione/gestione del servizio.
5.8 - Integrazioni
Il framework applicativo dovrà presentare, pena esclusione, le seguenti integrazioni:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
integrazione con l’infrastruttura di dominio Microsoft Active Directory dell’ASL di
Mantova, per funzionalità di Single Sign On;
iintegrazione con i sistemi informativi amministrativi di gestione del personale, della
contabilità generale ed analitica, del controllo di gestione o più in generale dei
sistemi informativi che gestiscono le anagrafiche di base per configurare il
sistema;
integrazione con il servizio/sistema di conservazione sostitutiva offerto;
integrazione con i sistemi di gestione multicanale/postelizzazione, oggetto degli
altri lotti;
integrazione funzionale con l’indice IPA;
integrazione con le specifiche presenti e future del progetto regionale CRS-SISS di
Regione Lombardia;
integrazione con sistemi di fax server/fax management;
integrazione con il servizio di Posta Elettronica Certificata di Regione
Lombardia/ASL Mantova;
integrazione delle funzionalità di firma digitale con carta operatore CRS-SISS.
5.9 - Servizi ed attività professionali comprese nella fornitura
La fornitura deve comprendere, a pena d’esclusione, i servizi e le attività professionali di
seguito dettagliate:
A)Servizi di Project Management
L’offerente dovrà garantire, pena esclusione, la fornitura di tutti i servizi di project
management e di tutti gli elementi complementari necessari all'attivazione e alla messa
in produzione della fornitura. Si devono ritenere compresi:
•
•
•
l’analisi della situazione esistente;
l’analisi delle necessità dell’Azienda con la validazione obbligatoria del personale
delle strutture competenti;
la definizione di un piano di avvio in esercizio;
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_______________________
•
•
•
•
•
l’installazione e la configurazione dei moduli;
la formalizzazione delle personalizzazioni;
il recupero di eventuali dati pregressi;
il supporto all’avviamento;
ogni attività indispensabile alla corretta attivazione e funzionamento del sistema,
senza alcun onere aggiuntivo, anche se non espressamente specificato in offerta.
B)Formazione
L’attività di formazione deve prevedere:
a. addestramento degli utenti-formatori e degli utenti-utilizzatori del sistema, con
formazione teorica e pratica;
b. supporto agli utenti nella fase di avviamento, per l’utilizzo del sistema.
In particolare si richiedono 15 giornate lavorative di formazione dedicate, su gruppi di 12
operatori al massimo, presso la sede della formazione dell’ASL di Mantova.
C)Manutenzione ed assistenza
La ditta concorrente dovrà fornire, per tutta la durata contrattuale, a pena d’esclusione,
le seguenti tipologie di manutenzione:
¾ Manutenzione correttiva: risoluzione dei malfunzionamenti dei programmi e dei
moduli software oggetto della fornitura.
¾ Manutenzione evolutiva: aggiornamento dei sistemi offerti al fine di garantire
l’aggiornamento e l’aderenza dei sistemi offerti alle Linee Guida dei Sistemi
Informativi delle ASL e alle Linee Guida sulla Sicurezza Informatica di Regione
Lombardia.
¾ Manutenzione (adeguamento normativa): aggiornamento dei sistemi offerti al fine
di garantire la piena aderenza alla normativa sul protocollo informatico e sulla
gestione documentale.
Si ritengono comprese, nell’offerta presentata, tutte le operazioni di inizializzazione per
ciascun nuovo anno solare.
5.10 - Applicazione provvedimento garante della Privacy del 27.11.2008 - G.U. n. 300 del
24.12.08 (Amministratore di sistema)
La ditta aggiudicataria del lotto 4) risulta l’Amministratore di Applicazioni e dei Data Base
in ambito. Tali profili svolgono specifiche funzioni previste nel profilo più generale di
Amministratore di sistema previsto dal provvedimento del Garante per la protezione dei
dati personali del 27/11/2008 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 300 del 24 dicembre
2008 “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari di trattamenti effettuati con strumenti
elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema” e
successive modifiche ed integrazioni. La ditta aggiudicataria del lotto 4) dovrà
provvedere alla nomina degli amministratori di Applicazioni e di Base Dati e fornire
all’Azienda l’elenco contenente gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte
quali amministratori di sistema. Tale elenco dovrà essere conservato ed aggiornato
direttamente dalla ditta.
In qualunque momento, sarà facoltà dell’Asl, richiedere alla ditta aggiudicataria del
lotto 4) l’elenco aggiornato degli amministratori di sistema. La ditta dovrà fornire al
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_______________________
Titolare dei dati tutte le informazioni necessarie o richieste espressamente dall’Asl per la
redazione annuale del Documento programmatico della Sicurezza.
Art. 6 - DURATA DELL’APPALTO
La durata dell’appalto sarà di cinque anni, a decorrere dalla data che sarà indicata
nella delibera di aggiudicazione definitiva.
Trascorso un anno dall’effettivo inizio del servizio, l’Asl potrà procedere d’ufficio alla
risoluzione del contratto qualora siano intervenuti mutamenti sostanziali nella normativa
postale tali da rendere non più conveniente per l’Asl stessa la prosecuzione del rapporto.
I primi sessanta giorni di esercizio s’intendono di prova ed entro tale periodo il contratto
potrà essere risolto dall’Asl in qualsiasi momento, con preavviso di quindici giorni a mezzo
raccomandata a.r., senza che la ditta possa invocare diritto a risarcimento alcuno,
fermo restando l’obbligo comunque di effettuare il servizio per i due mesi successivi alla
data di disdetta.
E’ prevista la possibilità di prorogare il servizio, per un periodo di sei mesi, a parità di
condizioni economiche e contrattuali, nelle more dell’aggiudicazione del nuovo
contratto e, comunque sino a che l’Asl non abbia aggiudicato il nuovo appalto e sia
intervenuta la completa attivazione del nuovo servizio.
Art. 7 - SCIOPERI
In caso di sciopero dei propri dipendenti, le ditte aggiudicatarie dei lotti 2) e 3) saranno
tenute a darne comunicazione scritta a ciascuna Asl (capofila ed aggregate), in via
preventiva e tempestiva. Nel caso di sciopero del personale che si protragga oltre le 24
ore continuative, l’aggiudicatario è tenuto ad assicurare un servizio minimo per
consegne urgenti (che saranno individuate dall’Asl stessa).
Si applicano comunque le disposizioni di cui alla Legge n.146 del 12/06/1990 e s.m.i.
attenendosi al disposto relativo all’Amministrazione Pubblica “per la tutela dei servizi
minimi essenziali” rientrando il servizio oggetto del presente appalto in tale casistica.
Art. 8 - OBBLIGHI DELL’AGGIUDICATARIO
Il servizio dovrà essere svolto esclusivamente con l’impiego di personale dipendente
regolarmente assunto, nelle diverse fattispecie ammesse dalla legge.
L’aggiudicatario è tenuto per tutta la durata della prestazione ad osservare nei confronti
dei lavoratori dipendenti, condizioni normative e retributive conformi ai contratti collettivi
nazionali di lavoro di settore e agli accordi integrativi vigenti, a rispettare le norme di
sicurezza nei luoghi di lavoro, nonché tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti
di lavoratori o soci.
La ditta deve dichiarare di riservare al personale dipendente trattamenti non inferiori ai
minimi contrattuali previsti dal C.C.N.L. applicabile alla categoria e, di provvedere
regolarmente al versamento di tutti gli oneri previdenziali, assicurativi ed assistenziali
previsti dalla legge a favore del proprio personale dipendente.
La ditta è tenuta alla scrupolosa osservanza di tutte le norme sulla prevenzione degli
infortuni, adottando ogni accorgimento per salvaguardare l’incolumità del proprio
personale e di terzi, sollevando nel modo più ampio da ogni responsabilità l’Asl.
Il personale della ditta aggiudicataria dovrà essere riconoscibile per l’uso dell’uniforme
ed il possesso di un tesserino di riconoscimento aziendale.
Le spese per gli abiti di servizio, le tessere, i distintivi ed ogni altra cosa affine o
conseguente all’organizzazione del personale sono a carico della ditta aggiudicataria.
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La ditta aggiudicataria dovrà avvalersi di personale qualificato e tecnicamente
preparato, in possesso delle abilitazioni necessarie allo svolgimento del servizio.
I mezzi e le attrezzature impiegate, nonché le relative modalità di impiego, dovranno
essere uniformate alle normative di sicurezza vigenti.
Il mancato rispetto delle disposizioni e di ogni obbligo contributivo e tributario derivante
dal presente capitolato, formalmente accettato, consente all’Asl di sospendere in tutto
o in parte i pagamenti, fino alla regolarizzazione della posizione, senza che ciò
attribuisca alcun diritto per il ritardato pagamento.
In caso di mancata regolarizzazione l’Asl, potrà, risolvere il contratto stesso, ipso facto et
jure.
Art. 9 - NOMINA REFERENTI
Per garantire la regolare esecuzione delle prestazioni, ciascuna ditta aggiudicataria,
prima dell’inizio dello svolgimento del servizio, dovrà nominare un referente incaricato di
dirigere, coordinare e controllare l’attività del personale dell’aggiudicatario stesso,
contestualmente
ciascuna
Asl
provvederà
ad
individuare
un
proprio
referente/responsabile dell’esecuzione del contratto.
Il responsabile dell’esecuzione del contratto di ogni singola Asl si rivolgerà direttamente
al Referente della ditta aggiudicataria, per verificare l’esecuzione del contratto e per
ogni eventuale problema che dovesse verificarsi durante l’espletamento del servizio.
Art. 10 - CONTROLLI E PENALITA’
La/le ditta/e aggiudicataria/e saranno considerate responsabili dei danni che per fatto
suo/loro, e/o dei dipendenti e dei mezzi, dovessero arrecare alle persone o alle cose sia
delle Asl che dei terzi, durante il periodo contrattuale, intendendosi pertanto sollevata
ed esonerata ciascuna Asl da qualsiasi conseguenza, diretta o indiretta, derivante
dall’esecuzione dei servizi oggetto del presente capitolato.
La ditta deve impegnarsi a custodire con cura e diligenza la corrispondenza,
riconoscendo, in caso di smarrimento o distruzione, il rimborso dei costi sostenuti e
documentati dall’Asl per il suo rinvio e per le conseguenze derivanti dal mancato invio
nei termini stabiliti.
Le ditte aggiudicatarie dei lotti 2) e 3) terranno indenne l’Asl ed il destinatario da ogni
sanzione pecuniaria irrogata dagli organi ispettivi dell’Autorità per le Garanzie nelle
Comunicazioni o da altri da questo espressamente incaricati, derivante da errori di
affrancatura ed invio imputabili alla ditta stessa.
La ditta aggiudicataria del lotto 3) s’impegna altresì a rispettare la riserva legale prevista
a favore di Poste Italiane e, a manlevare l’Asl da qualsiasi responsabilità, addebito ad
esso imputata a causa dell’inosservanza delle norme vigenti in materia di disciplina del
servizio postale.
Gli eventuali disservizi imputabili al Servizio Postale Nazionale e/o a Corrieri terzi non
produrranno in ogni caso il venir meno degli obblighi previsti in carico all’aggiudicatario.
Ciascuna Asl, effettuerà quotidianamente i controlli dei rendiconti delle spedizioni,
elaborati da parte della ditta aggiudicataria del lotto 3). Mensilmente si procederà al
controllo su quanto fatturato, tramite la verifica dei rendiconti giornalieri delle spedizioni
dichiarate dalla ditta stessa.
Nel caso in cui l’Asl verificasse inesattezze o incongruenze nei conteggi provvederà a
darne immediata comunicazione alla Ditta per le dovute rettifiche.
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Il Responsabile dell’Esecuzione del contratto d’appalto, potrà controllare ogni qualvolta
lo riterrà opportuno, il corretto e puntuale svolgimento dei servizi, specie per quanto
riguarda le modalità e le tempistiche previste dal presente capitolato.
Per le inadempienze come di seguito elencate, si procederà all’applicazione delle
seguenti penalità:
a) in caso di ritardo nell’esecuzione delle prestazioni nelle tempistiche previste (per il
lotto 2) e 3), ogni singola Asl potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per
ciascun giorno di ritardo;
b) in caso di difformità della prestazione effettuata rispetto a quanto previsto nel
capitolato, potrà essere applicata una penale pari ad € 500,00 per ogni
contestazione;
c) in caso di ritardo nel recapito della posta elettronica ibrida, ciascuna Asl potrà
applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di ritardo;
d) in caso di mancato recapito della posta elettronica ibrida, ciascuna Asl potrà
applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di ritardo;
e) in caso di ritardo nell’avvio del lotto 4), rispetto alle tempistiche indicate nella
relazione, l’Asl di Mantova potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per
ciascun giorno di ritardo;
f) in caso di ritardo per gli interventi di assistenza tecnica (manutenzioni), l’Asl di
Mantova potrà applicare una penale pari ad € 500,00 per ciascun giorno di
ritardo.
La penale applicata sarà decurtata dall’importo della prima fattura utile,
successivamente al mese in cui si è verificata l’inadempienza. Ciascuna Asl si riserva la
possibilità di aumentare le predette penali, commisurandole alla gravità dell’irregolarità.
Per le inadempienze contestate, la Ditta dovrà comunicare in ogni caso le proprie
deduzioni nel termine massimo di 3 giorni dalla data di ricevimento della contestazione
che sarà effettuata dall’Asl a mezzo raccomandata A.R. o mediante PEC.
Qualora, a giudizio insindacabile dell’Asl, le deduzioni non siano ritenute accoglibili,
saranno applicate alla ditta le penali come sopra riportato.
Art. 11 - DIRETTORE DELL’ESECUZIONE DEL CONTRATTO
Ciascuna Asl nominerà, ai sensi dell’art.119 comma 3 del D.lgs. 163/2006 e s.m.i. il proprio
direttore dell’esecuzione del contratto, al quale saranno demandati i compiti previsti
dall’art.10 del medesimo decreto citato. Lo stesso, dovrà occuparsi dello svolgimento
delle verifiche analoghe a quelle di cui all’art.1662 del Codice Civile e dovrà controllare
la perfetta osservanza da parte dell’appaltatore di tutte le prescrizioni e le disposizioni
contenute nei documenti contrattuali.
Art. 12 - DEPOSITO CAUZIONALE DEFINITIVO
A garanzia di tutte le obbligazioni contrattuali assunte con la stipula del contratto,
ciascuna ditta aggiudicataria dovrà prestare, ai sensi dell’art. 113 del D.lgs. 163/2006 e
s.m.i. una garanzia fideiussoria pari al 10% dell’importo contrattuale, al netto dell’Iva.
La garanzia fideiussoria deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della
preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art.
1957, comma 2, del codice civile, nonché l’operatività della garanzia medesima entro
quindici giorni, a semplice richiesta scritta dell’Azienda Sanitaria Locale.
22
_______________________
In caso di R.T.I., tale deposito cauzionale dovrà essere effettuato dal concorrente
designato capogruppo, con l’indicazione esplicita degli altri operatori economici facenti
parte del raggruppamento, e della copertura del rischio anche per tutti loro, mentre in
caso di Consorzio, dal consorzio medesimo.
Fideiussione o polizza dovranno avere validità di almeno sei mesi oltre la durata del
contratto. Nessun interesse è dovuto sulle somme costituenti i depositi cauzionali.
La restituzione della cauzione definitiva sarà effettuata alla fine del periodo di
fornitura/servizio, sempre che non vi siano contestazioni in atto e risultino assolti tutti gli
impegni contrattuali previsti.
La mancata costituzione della garanzia comporta la revoca dell’affidamento e
l’acquisizione della cauzione provvisoria da parte dell’Asl, che provvederà ad
aggiudicare l’appalto al concorrente che segue in graduatoria.
La garanzia copre gli oneri per il mancato od inesatto adempimento e cessa di avere
effetto a completa ed esatta esecuzione delle obbligazioni nascenti dal contratto
stesso. Qualora l’ammontare della garanzia dovesse ridursi per effetto dell’applicazione
di penali, o per qualsiasi altra causa, la ditta dovrà provvedere, su richiesta dell’Asl, ad
integrare la garanzia.
Art. 13 - FATTURAZIONE E MODALITA’ DI PAGAMENTO
La ditta dovrà attenersi alle disposizioni previste dall’art. 3 “Tracciabilità dei flussi
finanziari” di cui alla legge n.136 del 13.08.2010 e s.m.i.: l’inosservanza comporterà la
nullità assoluta del contratto, così come sancito al comma 8) dello stesso articolo.
In particolare l’aggiudicatario ha l’obbligo di comunicare all’Asl gli estremi del proprio
conto corrente bancario o postale, dedicato anche in maniera non esclusiva alle
commesse pubbliche e di individuare la/le persona/e delegate ad operare sullo stesso.
Tutti i pagamenti da parte dell’ASL (capofila) e aggregate, saranno effettuati sul conto
corrente indicato.
A fronte della puntuale effettuazione delle prestazioni descritte nel presente capitolato,
l’Asl provvederà al pagamento del corrispettivo dovuto previa presentazione di regolare
fattura.
I pagamenti saranno effettuati nel termine massimo di 60 giorni previsti dalla legge.
La ditta aggiudicataria dovrà tassativamente allegare alla fattura copia della distinta
circa le spedizioni avvenute. Sono in ogni caso a carico dell’aggiudicatario tutti i costi
(incluse le tasse) che potranno derivare dalla spedizione tramite Poste Italiane.
I costi dei bolli anticipati dalle ditte aggiudicatarie dei lotti 2) e 3) saranno rimborsati
dalle Asl a consuntivo, entro 60 giorni dalla data di presentazione delle relative fatture.
Le fatture dovranno obbligatoriamente riportare:
•
•
•
il dettaglio delle tipologie di invito o documento (posta elettronica ibrida)
codice CIG assegnato per la presente procedura
corrispettivi unitari e totali secondo i prezzi pattuiti
Il suddetto termine di pagamento sarà sospeso in mancanza dei requisiti sopra descritti
23
_______________________
e/o nel caso in cui risulti la non conformità tra la fornitura e quanto richiesto.
I termini di pagamento saranno sospesi a seguito di formale comunicazione, anche a
mezzo fax, nella quale verranno precisate le motivazioni della suddetta sospensione. I
termini di pagamento rimarranno sospesi sino al momento dell’avvenuta risoluzione della
causa di sospensione.
Le fatture mensili dovranno essere intestate a:
Azienda Sanitaria Locale della Provincia di Mantova
Via dei Toscani n.1- 46100 Mantova
C.F. e P. IVA n. 01838560207
Azienda Sanitaria Locale della Provincia di Pavia
U.O.C. Risorse Economico Finanziarie
Viale Indipendenza n.3 - 27100 Pavia
P.IVA 01748780184
Azienda Sanitaria Locale della Provincia di Cremona
Via S. Sebastiano n.14 - 26100 Cremona
P.IVA 01150400198
ART. 14- REVISIONE PREZZI
E’ prevista la revisione dei prezzi, trascorsi trenta mesi di durata del contratto, da
effettuarsi sulla base di un’istruttoria condotta dal dirigente responsabile dell’acquisizione
di beni e servizi dell’Asl, ai sensi dell’art. 115 del D.lgs. 163/06 e, comunque previa
richiesta formale da parte della ditta aggiudicataria.
ART. 15- DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO - SUBAPPALTO
In ottemperanza a quanto previsto dall’art. 118, comma 1 del D.lgs. 163/06 e s.m.i., il
contratto non può essere ceduto a pena di nullità, salvo quanto previsto dall’art. 116 del
medesimo decreto legislativo.
Per quanto riguarda il subappalto questo s’intende sottoposto alle condizioni di cui
all’art. 118 del D.lgs. 163/06 e s.m.i.
La cessione del contratto o il subappalto realizzati in maniera non conforme ai predetti
articoli di legge comporteranno la risoluzione del contratto con oneri a carico, con
conseguente incameramento del deposito cauzionale definitivo e il risarcimento dei
danni subiti.
ART. 16- RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Il contratto potrà essere risolto ai sensi dell’art. 1453 del Codice Civile (Risolubilità del
contratto per inadempimento), inoltre la risoluzione opera di diritto, ai sensi dell’art. 1456
Codice Civile (Clausola risolutiva espressa), nei seguenti casi:
-
in caso di frode, di grave negligenza, di contravvenzione nell’esecuzione degli
obblighi e condizioni contrattuali;
in caso di cessione d’azienda, di cessazione di attività, oppure nel caso di
concordato preventivo, di fallimento e di atti di sequestro o di pignoramento a
carico dell’aggiudicatario;
24
_______________________
-
nei casi di cessione o subappalto non autorizzati dall’Ente;
in caso di morte dell’aggiudicatario, quando la considerazione della sua persona
sia motivo determinante nell’aggiudicazione;
più di due contravvenzioni ai patti contrattuali o alle disposizioni di legge, durante
la vigenza del contratto, con l’applicazione delle penali;
in
caso
di
violazione
delle
norme
contemplate
nel
Codice
Etico/Comportamentale;
in tutti gli altri casi espressamente previsti dal presente capitolato.
Al verificarsi delle sopraelencate ipotesi, la risoluzione si verifica di diritto quando l’Asl
determini di valersi della clausola risolutiva e comunichi tale volontà in forma scritta
all’appaltatore.
Ai sensi dell’art. 3, comma 9 bis, della Legge 136/2010 e s.m.i., il mancato utilizzo del
bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena
tracciabilità delle operazioni costituisce causa di risoluzione del contratto.
Il contratto si intende altresì risolto di diritto, restando l’Asl obbligata a remunerare solo ed
esclusivamente le prestazioni effettivamente rese dalla ditta aggiudicataria, nell’ipotesi
di annullamento giurisdizionale del provvedimento di aggiudicazione ovvero dei
presupposti atti di gara. Analogamente l’efficacia del contratto è sospesa in caso di
sospensione dell’aggiudicazione.
Nei casi previsti dall’art. 1454 del c.c. “Diffida ad adempiere”, qualora la ditta non dia
corso nei termini indicati nella stessa all’adempimento richiesto dall’Amministrazione.
La risoluzione del contratto comporta l’incameramento della garanzia fideiussoria oltre
al risarcimento dei danni derivanti dalla maggior spesa dovuta alla necessità di affidare
il servizio ad altra ditta.
ART. 17- RECESSO
L’Asl di Mantova e le Asl aggregate potranno recedere dal contratto stipulato, in
qualsiasi momento, con un preavviso di almeno 60 giorni, da comunicarsi alla ditta
aggiudicataria con lettera raccomandata A/R o mediante PEC nei seguenti casi:
¾ per un diverso assetto organizzativo dell’Asl, determinato da normative nazionali
e/o regionali, che faccia venire meno la necessità della prestazione dei servizi
oggetto del presente capitolato;
¾ mutamenti di carattere normativo sia a livello nazionale che regionale in materia
di competenza e modalità di erogazione del servizio oggetto del presente
capitolato da parte delle Asl;
¾ attivazione durante la vigenza del rapporto contrattuale di una convenzione da
parte di CONSIP o di ARCA avente ad oggetto i servizi di cui al presente
capitolato;
¾ qualora, successivamente alla stipula del contratto, fosse accertata la sussistenza
di una causa d’esclusione di cui all’art. 38 del D.lgs. 163/06 e s.m.i.
In caso di recesso, l’Asl di Mantova e le Asl aggregate saranno tenute a riconoscere al
fornitore, esclusivamente, il corrispettivo dovuto per le prestazioni effettuate alla data di
comunicazione del recesso, purché siano state eseguite correttamente ed a regola
d’arte, secondo le condizioni contrattuali, rinunciando, fin d’ora, il fornitore a qualsiasi
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_______________________
ulteriore pretesa, anche di natura risarcitoria, ed a ogni ulteriore compenso, indennizzo
e/o rimborso spese.
Dalla data di efficacia del recesso, la ditta dovrà cessare tutte le prestazioni contrattuali
assicurando, tuttavia, attraverso l’attivazione di una diretta consultazione con le aziende
committenti, che tale cessazione non pregiudichi la continuità dei servizi e non comporti
alcun danno per l’Asl di Mantova e le Asl aggregate.
Fermo restando quanto sopra previsto, qualora taluno dei componenti l’organo di
amministrazione o l’amministratore delegato o il direttore generale o il responsabile
tecnico della ditta aggiudicataria siano condannati, con sentenza passata in giudicato,
per delitti contro la Pubblica amministrazione, l’ordine pubblico, il patrimonio, ovvero
siano assoggettati alle misure previste dalla normativa antimafia, l’Asl di Mantova e le Asl
aggregate avranno diritto di recedere dal contratto stipulato, qualunque sia il suo stato
d’esecuzione, e senza preavviso. In tali ipotesi, il fornitore avrà diritto al pagamento di
quanto correttamente eseguito a regola d’arte, secondo i corrispettivi e le condizioni
contrattuali in essere, rinunciando espressamente, fin d’ora, a qualsiasi pretesa
risarcitoria, ad ogni ulteriore compenso o indennizzo e/o rimborso delle spese.
ART. 18- TRATTAMENTO DEI DATI
La ditta aggiudicataria ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni di cui
venga in possesso e, comunque, a conoscenza, di non divulgarli in alcun modo e in
qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo, per scopi diversi
da quelli strettamente necessari all’esecuzione dell’appalto.
La ditta è responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti
e collaboratori, nonché dei propri eventuali subappaltatori e dei dipendenti, consulenti
e collaboratori di questi ultimi, degli obblighi di segretezza anzidetti.
In caso di inosservanza degli obblighi citati, l’Asl ha la facoltà di dichiarare risolto di diritto
il contratto, fermo restando che l’appaltatore sarà tenuto a risarcire tutti i danni che
dovessero derivare all’Asl.
La ditta potrà citare i termini essenziali del presente appalto, nei casi in cui ciò fosse
condizione necessaria per la partecipazione ad altre gare di appalto.
Fermo restando quanto previsto nel presente capitolato, la ditta s’impegna, altresì, a
rispettare quanto previsto dal D.lgs. n.196/2003 e s.m.i.
Ai sensi di quanto previsto dal D.lgs. 196/2003 in tema di trattamento di dati personali, le
parti dichiarano di essersi preventivamente e reciprocamente informate, prima della
sottoscrizione del contratto, circa le modalità e le finalità dei trattamenti di dati personali
che saranno effettuati per l’esecuzione del contratto medesimo.
Ai fini della suddetta normativa, le parti dichiarano che i dati personali forniti con il
presente atto sono esatti e corrispondono al vero, esonerandosi reciprocamente da
qualsivoglia responsabilità per errori materiali di compilazione, ovvero per errori derivanti
da un’inesatta imputazione dei dati stessi negli archivi elettronici e cartacei. I trattamenti
dei dati saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e nel rispetto
delle misure di sicurezza.
Con la sottoscrizione del contratto, le parti dichiarano inoltre di essersi reciprocamente
comunicate tutte le informazioni previste dagli articoli da 31 a 36 (misure di sicurezza) del
decreto legislativo citato, ivi comprese quelle relative ai nominativi del responsabile e
del titolare del trattamento e le modalità di esercizio dei diritti dell’interessato previste
dall’articolo 9 del D.lgs. 196/2003.
La ditta aggiudicataria del lotto 4) sarà individuata, secondo quanto previsto dall’art. 29
del D.lgs. 196/03 quale responsabile (esterno) del trattamento dei dati.
26
_______________________
I compiti assegnati al Responsabile esterno del trattamento non potranno eccedere
quanto strettamente funzionale e necessario per l’espletamento dei servizi affidati con il
presente capitolato e le misure minime di legge (art. 33 del Codice, disciplinare tecnico).
Resta in ogni caso esclusa qualsiasi responsabilità o compiti al responsabile (esterno) del
trattamento in merito a:
- adempimenti verso l’Autorità Garante
- adempimenti verso i soggetti interessati. La nomina dei Responsabili esterni è di
esclusiva competenza del titolare del trattamento dei dati, e il responsabile esterno deve
nominare e comunicare alla stazione appaltante gli incaricati e fornire loro le istruzioni
come previsto dalla normativa. Le lettere di nomina dovranno essere trasmesse all’Asl
quale titolare del trattamento dei dati. Qualora siano effettuati interventi di modifica del
software, essi dovranno essere svolti nel rispetto delle specifiche tecniche stabilite dal
D.lgs. 196/03 e s.m.i. in materia di Protezione dei Dati Personali, ed in particolare di
quanto richiesto dal disciplinare tecnico allegato B) del Codice, in materia di misure
minime di sicurezza.
Art. 19 - SICUREZZA NEI LUOGHI DI LAVORO
La ditta aggiudicataria è tenuta ad osservare tutte le norme di legge che regolano la
previdenza e l’assistenza sociale e al rispetto di tutti gli obblighi connessi alle disposizioni
in materia di sicurezza, protezione ed igiene dei lavoratori e deve aver adempiuto a tutti
gli obblighi previsti dal D.lgs. 81/08 e s.m.i ed in particolare a quello della redazione del
documento di valutazione dei rischi inerenti all’attività da svolgere. In tale documento
devono essere accuratamente analizzati i rischi relativi al servizio in oggetto ed introdotti
nel ciclo lavorativo dell’Asl committente, definite ed applicate le conseguenti misure di
prevenzione e protezione.
L’aggiudicatario è ritenuto interamente responsabile dell’applicazione delle misure di
sicurezza previste dal documento di valutazione dei rischi suddetti e provvederà inoltre,
a proprie spese ed a propria piena e totale responsabilità:
-
a formare ed informare i propri dipendenti relativamente ai rischi connessi allo
svolgimento del servizio oggetto della presente gara, ed alle misure di protezione
da attuare per ridurre tali rischi,
a controllare e a pretendere che i propri dipendenti rispettino le norme vigenti in
materia di sicurezza e di igiene, nonché le disposizioni che l’Asl committente ha
definito in materia;
a disporre e controllare che i propri dipendenti siano dotati ed usino i Dispositivi di
Protezione Individuali e Collettivi previsti ed adottati dall’offerente stesso per i rischi
connessi agli interventi da effettuare;
a curare che tutte le attrezzature di lavoro ed i mezzi d’opera siano a norma ed in
regola con le prescrizioni vigenti,
ad informare immediatamente l’Asl committente in caso di infortunio/incidente e
di ottemperare, in tali evenienze, a tutte le incombenze prescritte dalla legge;
ad applicare nei confronti di eventuali subappaltatori, approvati dall’Asl, le
procedure previste dall’art. 26 del D.lgs. 81/2008, con specifico riguardo alla
formazione e trasferimento dell’informazione circa i contenuti del DUVRI, e
all’organizzazione e al rispetto dei conseguenti interventi compensativi di tutela.
27
_______________________
Art. 20 - CODICE ETICO/DI COMPORTAMENTO E PATTO D’INTEGRITA’ REGIONALE
Per le Aziende che svolgono la propria attività secondo i contenuti di cui al Codice
Etico-Comportamentale, quale dichiarazione dei valori, insieme dei diritti dei doveri e
delle responsabilità dell’Ente, nei confronti dei portatori di interesse (dipendenti, fornitori,
utenti ecc.), tutti i fornitori, quali soggetti terzi, sono tenuti nei rapporti con le Aziende, ad
uniformare la loro condotta ai criteri fondati sugli aspetti etici definiti nel Codice EticoComportamentale, tenendo presente che la violazione delle stesso comporterà la
risoluzione di diritto del rapporto contrattuale in essere, nonché il pieno diritto delle
Aziende di chiedere ed ottenere il risarcimento dei danni patiti per la lesione della sua
immagine ed onorabilità.
Per l’Asl della Provincia di Mantova, il Codice di Comportamento deliberato il 31
Gennaio 2014, sostituisce il precedente Codice Etico e concorre all’attuazione del
Sistema Anticorruzione, in ottemperanza alla Legge 190/12, è reperibile sul sito internet
aziendale: www.aslmn.it.
Per l’Asl della Provincia di Pavia: www.asl.pavia.it
Per l’Asl della Provincia di Cremona. www.aslcremona.it
L’Asl stabilisce, altresì, in maniera cogente e vincolante, per tutti i soggetti coinvolti nella
presente procedura di appalto, l’obbligo di conformare la propria condotta ai principi di
lealtà, trasparenza e correttezza contenuti nel Patto d’Integrità Regionale, adottato
dalla Giunta Regionale con Deliberazione n. 1299 del 30.01.2014.
Art. 21- CLAUSOLA DI ESTENSIONE
In attuazione dei principi sanciti dal Piano Socio Sanitario Regionale 2002/2004
approvato con D.C.R. Lombardia n. 462 del 13.03.2002, dalla D.G.R. Lombardia VII/12101
del 14.02.2003 e dalla D.G.R. Lombardia n. VII/12528 del 28.03.2003 che auspicano forme
consorziate di acquisto tra gli Enti del S.S.R., così come ulteriormente ribadito dalla D.G.R.
n. VIII/3776 del 13.12.2006 - allegato III - parte II, la quale, nello stimolare forme di
aggregazione per acquisti ed appalti nell’ambito del S.S.R., pone l’accento su “gare
aziendali aperte ad adesioni successive”, l’Azienda Sanitaria Locale di Mantova
sottoscrisse con le Aziende sotto indicate un accordo per attivare modalità di acquisto a
livello aggregato.
Tale accordo consente agli Enti firmatari di chiedere al soggetto che, a seguito della
procedura in oggetto sarà dichiarato aggiudicatario, l’estensione del contratto, alle
condizioni tecnico-organizzative definite dalla procedura stessa, (fatte salve le
specificità delle Aziende successivamente aderenti, quali modalità e luoghi di
consegna) riservandosi la facoltà, per quanto riguarda l’aspetto economico, di
concordare con il fornitore condizioni più favorevoli per tutte le Aziende
Sanitarie/Ospedaliere interessate all’appalto.
Pertanto, nel corso di validità del contratto sottoscritto con l’Azienda Sanitaria Locale di
Mantova, al soggetto individuato come aggiudicatario potrà essere richiesto di
estendere la fornitura anche ad una o più delle Aziende più avanti indicate.
La durata di quest’ultima fornitura non potrà protrarsi oltre quella del contratto originario
stipulato dall’Azienda Sanitaria Locale di Mantova, ivi incluse eventuali proroghe.
Per il resto, fatte salve le eventuali migliorie economiche, questa Stazione appaltante
resterà estranea in ordine ai patti e condizioni che si stabiliranno fra fornitore ed Azienda
Sanitaria/Ospedaliera cui viene esteso l’accordo, che daranno origine ad un rapporto
contrattuale autonomo.
28
_______________________
Il fornitore non è obbligato ad accettare la richiesta di estensione. In ogni caso, al fine di
rendere determinabile l’oggetto del contratto, si dichiara sin d’ora che la fornitura
richiesta alla ditta aggiudicataria che accetti la richiesta di estensione di altra Asl/AO
aderente all’AIPEL non potrà eccedere complessivamente il valore pari al 500% del
valore di ogni lotto.
Le Aziende Ospedaliere/Sanitarie che hanno aderito all’accordo interaziendale per la
disciplina delle forme aggregate riguardanti le forniture di beni e l’appalto di servizi sono
le seguenti:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
A. O. “Carlo Poma” di Mantova;
A. O. Desenzano del Garda (Brescia);
A. O. Istituti Ospitalieri di Cremona;
A. O. “Mellino Mellini” di Chiari (Brescia);
A.O. Ospedale Maggiore di Crema;
A.O. Ospedali Riuniti di Bergamo;
A.O. Provincia di Lodi;
A. O. Spedali Civili di Brescia;
A. O. Treviglio Caravaggio (Bergamo);
A.O. Seriate (Bergamo);
A.O. Provincia di Pavia;
ASL Provincia di Brescia;
ASL Provincia di Cremona;
ASL Vallecamonica-Sebino;
ASL Provincia di Lodi;
ASL Provincia di Mantova;
ASL Provincia di Pavia;
Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Lombardia e dell’Emilia (BS).
Il fornitore non è obbligato ad accettare la richiesta di estensione.
Art. 22 - CONTROVERSIE
Per eventuali controversie che dovessero insorgere durante la vigenza dell’appalto, sarà
competente il Foro ove ha sede l’Ente stipulante il contratto.
Art. 23- SPESE CONTRATTUALI
Sono a carico della ditta aggiudicataria le eventuali spese inerenti al contratto, quali
quelle di bollo, di eventuale registrazione fiscale, di stampa del contratto e simili, mentre
l’IVA sarà assolta secondo le vigenti disposizioni di legge.
Art. 24- NORME DI RINVIO
Per quanto non espressamente previsto nel presente capitolato si rinvia alle norme
vigenti in materia di disciplina del servizio postale (ivi comprese le Circolari Ministeriali), al
D.lgs. 163/06 e s.m.i., nonché al Codice Civile.
Per quanto riguarda il lotto 3) si rinvia la D.P.R. 428/98 “Regolamento recante norme per
la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche”, nonché
alle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico
dei procedimenti amministrativi ed a ogni altra norma vigente.
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Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 1341 e 1342 del Codice Civile, la ditta
aggiudicataria dichiara di accettare espressamente tutte le condizioni e i patti contenuti
nel presente capitolato speciale d’appalto.
Il Dirigente
Servizio Approvvigionamenti ed Economia delle Risorse
F.to(Dott. Luigi Faccincani)
Allegato 1) - Fabbisogni
Allegato 2) - Patto d’integrità regionale
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via dei Toscani, 1- 46100 Mantova - Edificio 3 - Tel. 0376 334482 - Fax 0376 334975 - e-mail [email protected]
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