AlFresco guida - Regione Umbria

 AlFresco guida Enterprise Content Management
Una soluzione di Enterprise Content Management (ECM) è l'insieme di strumenti che
consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di
un’organizzazione, indipendentemente dal suo formato.
Componenti Principali
I componenti principali che costituiscono una soluzione ECM sono:








Sistema di acquisizione
Sistemi di Form Processing (OCR, ICR, OMR, BCR, HCR)
Optical Character Recognition (OCR - Riconoscimento ottico dei caratteri)
Intelligent Character Recognition (ICR - Riconoscimento intelligente dei caratteri)
Optical mark recognition (OMR - Riconoscimento ottico dei checkbox)
Barcode Recognition (Riconoscimento Barcode)
Handwriting recognition (Riconoscimento scrittura manuale)
Sistema di gestione
Il componente di Gestione si occupa del controllo, dell'indicizzazione e della verifica
dell'integrità delle informazioni acquisite.





Document management (DM)
Web Content Management
Records Management
Business Process Management (BPM)
Archiviazione e conservazione
I componenti per l'archiviazione sono utilizzati per quelle informazioni che non devono
essere più modificate e necessitano di essere salvate permanentemente. I dispositivi più
comuni al salvataggio delle informazioni sono: Hard disk (anche di rete, come NAS), Nastri
Magnetici o Dischi ottici.
Distribuzione
Le informazioni gestite, archiviate e conservate, possono essere distribuite attraverso
diversi canali. I principali canali di distribuzione sono: internet ed intranet, e-mail e fax,
formato cartaceo.
2 Introdu
uzione ad Alfre
esco
Alfresco è un Enterrprise Content Man
nagementt (ECM) uttilizzato in sistemi
Microsoft Windows e Unix-lik
ke. Da com
me si può evincere
e
dalla
d
tipoloogia di softtware,
viene utiliizzato per la gestion
ne di conte
enuti azien
ndale, di do
ocumenti, per
la collabo
orazione tra
t utenti e per la g
gestione dii record, ma
m anche ddi contenu
uti web
e grafica.
Sviluppatto utilizzan
ndo Java, JSP
J
e JavvaScript, è disponibile in due vversioni, una
free rilascciata sotto la licenza
a Open So
ource GNU
U/GPL e un
n’altra di tiipo
commercciale. Utilizzza Spring, Hibernat e, Lucene
e, MyFaces
s e si basaa sulla
programm
mazione orientata ag
gli aspetti. Alfresco è:
è

open source;

enterprise
e (caratterrizzato da scalabilità
à aziendale
e, infrastru
uttura e coontrollo aziiendale);

un gestorre di conte
enuti di div
verso tipo ((documenti, record, pagine W
Web, immag
gini,
contenuti avanzati);

un conten
nt manage
ement orie
entato versso chi ha bisogno
b
di modularitàà e di pres
stazioni
scalabili;

un softwa
are con un
n’ottica “se
ervice orien
nted”;
Inoltre un
na caratterristica moltto importa
ante è che in Alfresco
o abbiamoo la gestio
one
dei workflow: si po
ossono inffatti, gestirre i proces
ssi decisionali o dii monitora
aggio,
facendo in modo ch
he gli uten
nti interagisscano con
n il sistema
a, caratteriistica moltto
ricercata dalle aziende. Un sistema EC
CM come Alfresco
A
no
on è un daatabase
relazionale ma può
ò essere uttilizzato al suo posto
o ed è mollto più. An che se è diverso
d
da altri CMS (Joom
mla, Drupal etc etc) vviene da alcuni cons
siderato il m
miglior CM
MS.
Altre cara
atteristiche
e di Alfresc
co sono le
e seguenti:

ricerche ssemplici, avanzate
a
e full-text;

possibilità
à di gestione delle versioni e d
dello storic
co delle modifiche;
3 
sistema di commenti su più parti, per esempio su discussioni, documenti e cartella;

gestione dei metadati;

presenza di politiche di sicurezza per limitare l’accesso e/o le modalità di utilizzo dei
documenti;

sistema di regole per l’automatizzazione dei processi.
4 Installazione Alfresco
È possibile configurarlo in modo standard per soddisfare le esigenze più comuni,
ma è anche possibile configurarlo in modo completamente personalizzato e
soddisfare i requisiti specifici che i vari modelli di business impongono. Per
l’installazione di Alfresco abbiamo bisogno di:

Java SE Development Kit 6 o superiore;

un application server (per esempio Tomcat o JBoss);

un database (Alfresco viene fornito pre-configurato per MySQL, è comunque possibile
installarlo su Oracle, PostgreSQL, MS-SQL o altri DBMS);

OpenOffice.org portable (per la conversione dei documenti tra un formato e un altro);

Flash Player Version 10.x o superiore;

SWF Tools.
Se ci manca qualche componente fondamentale sarà richiesto durante
l’installazione. Dallapagina dei download si scarica il file che ci interessa, per
esempio quello per Windows. Si avvia l’eseguibile, si sceglie la lingua (l’italiano è
compreso nel pacchetto insieme con altre lingue). Viene chiesto di selezionare i
componenti che vogliamo installare e poi di cliccare su Avanti. Selezioniamo tutti i
componenti.
Come detto, possiamo installare Alfresco in due modalità: con i server con la
configurazione di default oppure con la personalizzazione delle porte del server e le
proprietà dei servizi. Viene chiesta la cartella del nostro computer dove verrà
installato il software. La schermata successiva riguarda il database: possiamo
utilizzare un database MySQL in bundle oppure utilizzare un database che abbiamo
creato in precedenza. Nel primo caso è richiesta una password per accedere al
database, nel secondo caso l’url, il driver JDBC, il nome del database e dell’utente
e la password di accesso.
Viene richiesta la password per l’account dell’amministratore, il nome del server
Quick e la porta utilizzata. Per default abbiamo localhost e la porta 6060. Inseriti
tutti i dati richiesti sarà installato Alfresco Community nel computer, operazione che
si compirà in pochi minuti.
Finita l’installazione possiamo avviare il nostro Alfresco, che è raggiungibile
aprendo un browser e inserendo una delle seguenti url: http://127.0.0.1:8080/share
oppurehttp://127.0.0.1:8080/alfresco/. La prima url, che indicheremo con Alfresco
Share, è un’interfaccia per l’elaborazione collaborativa di tutti i contenuti aziendali
da parte degli utenti Alfresco e ha le seguenti funzionalità:

la libreria di documenti: comprende la capacità di scaricare contenuti, thumbnail e
utilizzare il visualizzatore flash, i meta data, i tags e i feed RSS rendendo lo strumento
facile da utilizzare;

la ricerca: permette agli utenti di cercare persone con la stessa facilità con cui si
cercherebbe un contenuto;
5 
la creazio
one di team
m virtuali per
p progettti e comun
nità, con membri
m
siaa interni ch
he esterni;

gli activityy feeds: se
ervono perr avvertire
e gli utenti di cosa sta
a cambianndo in un progetto
p
oppure co
osa è nuovvo;

la possibiilità di crea
are conten
nuti usand o un wiki, un blog oppure ancche Micros
soft
Office;

un ambie
ente di svilu
uppo rapid
do di appli cazioni ch
he utilizza scripting e compone
enti
riutilizzab
bili;

la possibiilità di utilizzzare un’a
architettura
a a n livelli: questo permette
p
uuna scalab
bilità
senza hardware o investimen
i
nti softwarre e concilia più utiliz
zzatori su risorse ha
ardware
esistenti;
La seconda url indicata espo
one un’inte
erfaccia pe
er esplorarre gli elem enti prese
enti
negli spazzi di Alfressco, per crreare nuovvi contenuti, gestire utenti, gruuppi e cate
egorie
e navigarre tra i nod
di. Questo ci fa capirre che ogn
ni cosa pre
esente in A
Alfresco è, in
pratica, un nodo ch
he appartie
ene a uno workspac
ce. Sui nod
di possiam
mo eseguirre delle
query, pe
er esempio
o con Luce
ene.
Vedremo ora come
e utilizzare al meglio
o questo ECM.
Se apriam
mo il browsser con il link
l
http:///127.0.0.1::8080/sharre/ compa rirà il pann
nello di
controllo, come in figura.
f
Lo scopo del pannello di controllo di Alfresco (o dashbo
oard) è quuello di ave
ere a
portata dii mano tuttti i componenti che sono utiliz
zzati più di frequentee e tutte le
e
informazioni utili pe
er la gestio
one dei sitii, dei conte
enuti e degli utenti. È compos
sto da
più dashle
et che rap
ppresentan
no un widg
get con un sommario
o con le innformazion
ni di un
compone
ente. Come
e possiamo ben ved
dere, abbia
amo nel pa
annello di controllo alcuni
a
widget e m
moduli per diverse funzioni:
f
g estione de
el profilo, gestione
g
ddei siti,
calendario e compiti. In alto abbiamo
a
u
un menu con alcune voci:
6 
il mio pannello di controllo: è la pagina che abbiamo aperto;

siti: per creare un sito oppure per cercare uno dei siti creati;

persone: per ricercare gli utenti che accedono alle pagine;

repository: per gestire un insieme di documenti e file di tipo diverso;

segue: è un insieme di collegamenti per i compiti, i workflow e i diversi strumenti
integrati (applicazioni generiche, gruppi, repository, utenti etc etc).
I dashlets disponibili, alcuni visibili nel pannello di controllo, sono i seguenti:

Per iniziare: contiene alcune istruzioni per coloro che accedono alla parte Share per la
prima volta;

Il mio calendario: contiene gli eventi creati;

RSS Feed: per default mostra i feed del sito di Alfresco ma può essere personalizzato;

Alfresco Network: un widget collegato al portale di Alfresco;

Le mie attività sui siti: mostra le azioni più recenti svolte nei siti dove l’utente è
membro. Le attività possono essere filtrate;

Il mio profilo: mostra alcune informazioni sul profilo;

I miei siti: mostra una lista di tutti i siti creati o di cui l’utente fa parte;

I miei compiti: sono presenti le attività assegnate incomplete e i flussi di lavoro;

Contenuti che sto modificando: visualizza gli ultimi tre elementi di alcune sezioni come
i post di blog, le pagine wiki e le discussioni di un forum;

Feed CMIS: mostra i feed CMIS. Il CMIS definisce un modello di dominio e un insieme
di API (per esempio Web Services), che possono essere utilizzati dalle applicazioni per
interagire con uno o più sistemi o repository ECM;

Vista web: per inserire una url della pagina web da visualizzare;

I miei spazi di lavoro per riunioni;

I miei documenti: mostra la lista dei documenti che l’utente sta modificando;

Configurazione records management.
Possiamo personalizzare la propria bacheca, sia nel numero di colonne (da una a
quattro) sia nei dashlets da visualizzare. Per farlo troviamo in alto a destra il
pulsante “Personalizza pannello di controllo”. Il layout di default è composto da tre
colonne, di cui quella centrale è più larga rispetto alle altre. Cliccando sul pulsante
“Cambia layout” possiamo scegliere quello che preferiamo tra quelli disponibili.
Supponiamo di scegliere un layout composto da due colonne, di cui una più stretta
e una più larga. Possiamo poi trascinare con il metodo drag e drop e aggiungere
(cliccando sul pulsante “Aggiungi dashlet”) i pannelli disponibili dentro le colonne.
Una volta fatte le nostre modifiche al pannello di controllo per salvare basta cliccare
sul pulsante “Ok” in fondo alla pagina.
7 Possiamo creare dei dashlet personalizzati. Per farlo dobbiamo seguire i seguenti
passi: supponiamo di voler fare un dashlet che saluti l’utente con un hello world.
Supponiamo che Alfresco sia installato dentro “C:”. Prima di tutto dobbiamo creare
un file che chiameremohello.html.ftl che dovrà essere inserito nella cartella
C:AlfrescotomcatwebappsalfrescoWEB-INFclassesalfrescotemplates. Questo file
rappresenta un template che utilizza Freemarker. Dentro il file inseriamo per
esempio questo codice:
<#assign name = person.properties.userName>
Hello ${name}
Dobbiamo poi creare un file JSP che include il file creato prima. Il contenuto del file
deve essere il seguente:
<%@ taglib uri="/WEB-INF/repo.tld" prefix="r" %>
<%-- Note that this template is loaded from the classpath --%>
<r:template template="/alfresco/templates/hello.html.ftl">
</r:template>
Il file jsp deve essere inserito nella cartella
C:Alfrescotomcatwebappsalfrescojspdashboardsdashlets. Adesso andiamo dentro
C:AlfrescotomcatwebappsalfrescoWEB-INFclassesalfresco e apriamo il file webclient-config.xml. Dobbiamo inserire il nuovo dashlet: nel file andiamo a cercare il
tag dashlet e inseriamo queste righe:
<dashlet id="hello" label="Hello Dashlet"
description="My Hello Dashlet"
jsp="/jsp/dashboards/dashlets/hello.jsp">
</dashlet>
In questo modo una volta riavviato Alfresco vedremo il nuovo dashlet tra quelli
disponibili.
8 Gestio
one del profilo,, dei gru
uppi e degli
d
uttenti
Un utente può visualizzare e modific
care il pro
oprio proffilo. Nel paannello di
controllo basta clicccare sulla voce “Pro
ofilo” del da
ashlet “Per iniziare” oppure de
entro il
dashlet sttesso del profilo.
p
Pe
er il profilo abbiamo le informazioni geneerali dell’utente
(nome, co
ognome, qualifica,
q
lo
ocalità, so
ommario, fo
oto, contatti e dettaggli dell’azie
enda),
l’elenco d
dei siti di cui è memb
bro l’utente
e e l’elenc
co dei conttenuti che ha aggiun
nto più
di recente
e. L’utente
e può modificare ancche la password. Ino
oltre nella barra delle
applicazio
oni che tro
oviamo in alto
a a desttra abbiam
mo un men
nu che connsente di
modificarre il profilo, la passw
word, di vissualizzare una guida
a di aiuto, ddi disconn
nettersi
e di pubb
blicare un proprio
p
sta
ato che sa rà condiviso e letto da altri.
Un utente può app
partenere a uno o p
più grupp
pi: per defa
ault sono ppresenti già due
gruppi: ALFRESCO
O_ADMINIISTRATOR
RS e EMA
AIL_CONT
TRIBUTOR
RS. Per creare
un nuovo
o gruppo dobbiamo selezionar
s
re la voce Segue–>g
gruppi–>sffoglia–>cliccare
sull’icona
a in alto a destra
d
sop
pra la tabe
ella dei gru
uppi esistenti e inserrire il nome
e
identificattivo e il no
ome con cu
ui sarà vissualizzato il gruppo.
Figurra 3. I grup
ppi di uten
nti in Alfres
sco
(clic pe
er ingrand
dire)
Se invece
e vogliamo
o creare un nuovo u tente biso
ogna selez
zionare le vvoci Segue–
>Utenti e cliccare su
s “Nuovo utente”. R
Rispetto ad
d altri CMS
S ed ECMS
S, Alfresco
o
chiede co
ome obblig
gatori più dati,
d
cioè n
nome, cog
gnome, ind
dirizzo emaail, nome utente
e passwo
ord. Possia
amo poi as
ssegnare ll’utente a uno o a più gruppi
preceden
ntemente creati.
c
Per farlo nella
a scheda di
d modifica
a dell’utentte, sotto
“Informazzioni sull’uttente”, dob
bbiamo ce
ercare il grruppo nel quale
q
voglliamo
aggiunge
ere la perso
ona e clicc
care su ag
ggiungi.
9 Workflow
Grazie alla gestione dei workflow, Alfresco permette di ottenere flussi di elevata
complessità mediante l’utilizzo di regole e azioni. I flussi possono essere anche
personalizzati e possono essere creati sia in parallelo sia in serie. Infatti, è possibile
far eseguire più compiti da persone diverse e decidere se questi task devono
essere eseguiti in parallelo oppure in sequenza. A ogni cambio di stato del
processo possiamo inviare delle notifiche via mail. Per ogni task possiamo
prevedere delle scadenze e decidere l’evoluzione del flusso qualora il task non
venga eseguito entro i termini stabiliti. Possiamo anche programmare delle
operazioni che vengono svolte ad intervalli regolari.
Per creare un nuovo compito basta cliccare su Segue–>i miei compiti–>avvia
workflow–>selezionare la tipologia di compito che vogliamo inserire e compilare il
form scrivendo un messaggio, la scadenza e l’utente a cui viene assegnato.
Possiamo assegnare il compito a un altro utente oppure esaminare e approvare un
contenuto (secondo modalità diverse, per esempio singolarmente o in gruppo). Per
ogni workflow possiamo assegnare scadenze e priorità. Nella pagina con l’elenco
dei compiti possiamo vedere con facilità le scadenze e le priorità dei diversi
workflow.
10 Creare
e un sito
o di colllaborazzione per
p più person
p
e
Chi fa parrte di un te
eam o, in genere,
g
ha
a i permes
ssi, dovreb
bbe esseree in grado di
creare e ccondividerre contenu
uti ed even
nti, creare gruppi di discussion
d
ne, scriverre post
di un blog
g o voci di un wiki. Nella
N
praticca gestire un sito, co
on le sue ppagine e i suoi
contenuti. Vediamo
o come si fa
f a creare
e un sito. Dal
D panne
ello di conttrollo o dallla
Toolbar ccliccare su “Crea sito“. Compa
arirà una finestra
f
co
ome quellaa in figura con le
seguenti voci:

Nome: no
ome che sarà visualizzato com
me titolo del sito;

Nome UR
RL: nome da
d inserire
e nell’url pe
er il sito;

Descrizio
one: breve descrizion
ne del sito
o;

Tipo: tipo
ologia del sito.
s
Attuallmente è p
previsto, come voce, solo “sitoo di collabo
orazione”;

Visibilità;
Una volta
a creati il tu
utto, comp
parirà il pa
annello di controllo
o del sito. Questa pagina
la troviam
mo andand
do a inserirre nel brow
wser l’url
“http://127
7.0.0.1:8080/share/p
page/site/X
XXX/dash
hboard” dove XXX è il Nome URL
U
inserito. Q
Questa è simile
s
a qu
uello visto in precede
enza, ma come posssiamo ved
dere
dalla figurra ci sono delle diffe
erenze.
11 In alto ab
bbiamo un menu oriz
zzontale co
on delle vo
oci che afffrontano tuutti gli aspetti del
sito:

Wiki;

Blog;

Raccolta documentti;

Calendarrio;

Link;

Discussio
oni;

Elenchi dati;

Membri;
Vediamo queste vo
oci una per volta. La
a prima, co
ome possia
amo compprendere dal
d
nome, se
erve per crreare un wiki
w e la trroviamo alla pagina
“http://127
7.0.0.1:8080/share/p
page/site/X
XXX/wiki”. Da questto link posssiamo inserire
le pagine, rinomina
arle e modificarle. Qu
uando si va
v a creare
e lapaginaa del wiki viene
utilizzato un editor WYSIWYG
W
G. Oltre all corpo della pagina dobbiamoo inserire ili titolo
e possiam
mo anche aggiungerre dei tag; una volta inseriti tutti nella paagina princ
cipale
del wiki vedremo l’e
elenco.
12 La voce su
uccessiva serve
s
per creare
c
un b log oppure
e per configurare Alfreesco integra
andolo
con un blo
og esterno. Per creare
e il proprio
o blog bastta inserire i post cliccaando su “N
Nuovo
post”. Ancche qui, com
me per le pagine
p
della
a sezione wiki,
w dobbia
amo inseriree il titolo, il testo
con l’edito
or WYSIWY
YG e i tag più
p appropr iati. Il post può essere
e salvato coome bozza
a
oppure pu
ubblicarlo (ccon visibilità
à interna o esterna). Ai
A post del blog possoono essere inseriti
dei comme
enti, come possiamo vedere in ffigura.
Come dettto, possiam
mo integra
are un blog
g esterno. I blog con cui Alfrescco attualme
ente può
interfaccia
arsi sono WordPress
W
e Typepad
d. Basta ins
serire un ID
D identificattivo, il nome del
blog, una descrizione
e, l’url da cui si raggiu
unge, il nom
me utente e la passwoord per il
collegame
ento.
13 Per quanto
o riguarda la raccolta
a di docum
menti, viene
e utilizzata per la gesttione e il
caricamen
nto dei file. Possiamo creare dellle cartelle che
c conteng
gono i nodii (formando
o anche
una gerarcchia).
Ogni carte
ella inserita ha un nom
me, un titolo
o e una des
scrizione. Per
P inseriree una sottoc
cartella
basta entrrare nella cartella che la deve co
ontenere e poi
p cliccare
e su “Nuovaa cartella” o in
alternativa
a crearla e poi spostarrla. Per spo
ostarla bastta andarci sopra
s
e clicccare, a de
estra,
sulla voce “Vedi detta
agli”. Da lì possiamo m
modificare i metadati prima inse riti, copiarla
ao
spostarla d
da un’altra parte, elim
minarla, crea
are delle re
egole oppure prenderee quelle di un’altra
cartella, ge
estire i perm
messi e gli aspetti e ccambiare il tipo. Inoltre
e possiamoo inserire de
ei
commenti.
Per inserirre un file ne
el sito bisog
gna cliccare
e su “Caric
ca”, selezio
onare i file da caricarre,
anche più di uno per volta. Una
a volta cariccati se clicc
chiamo sopra un file ccomparirà, nella
n
nuova pag
gina, l’antep
prima, i me
etadati e le azioni poss
sibili da fare sul docum
mento che sono
simili a quelle per la cartella. Rispetto a prrima ci sono
o delle voci in più, perr esempio
Download, vedi nel browser,
b
mo
odifica offli ne e carica
a nuova verrsione.
14 Calend
dario e un foru
um
L’utente p
può fare uso anche di un cale ndario e di
d esso può
ò avere vissualizzazio
oni
diverse, p
per esemp
pio per mese, per se
ettimana o per giorno
o. L’utentee può
aggiunge
ere un even
nto, clicca
ando sul pi ù che com
mpare nelle
e voci del calendario
o
oppure su
ul bottone “Aggiung
gi evento““.
Possiamo
o tenere trraccia di un elenco d
di collegam
menti a pagine. Per oogni link in
nserito
dobbiamo
o obbligato
oriamente inserire il nome e l’url, poi se vogliamo una desc
crizione
e i tag. In più possiamo contrrassegnare
e un colleg
gamento come
c
interrno: questo vuol
dire che vverrà aperrto nella stessa finesstra del bro
owser, altrrimenti al cclick si aprrirà
una nuovva finestra.. Come pe
er le altre vvoci viste precedent
p
emente annche per i link
possiamo
o inserire dei
d comme
enti.
In Alfresc
co è prev
visto anch
he una sorrta di foru
um, che viene creatoo attravers
so
delle disccussioni. Per
P creare una nuova
a discussione dobbiiamo cliccaare su “Nu
uovo
argomentto”, inserirre titolo, te
esto ed eve
entuali tag
g e salvare
e. In questo
to modo glli
utenti, oltre a creare discussioni, potran
nno rispon
ndere, ved
dere quali aargomentii sono
nuovi, i piiù attivi (ch
he sono quelli con u
un maggior numero di
d rispostee e almeno
o una)
e quelli crreati dall’u
utente stes
sso.
Un aspettto molto in
nteressantte è quello
o degli elen
nchi di da
ati: se si seeleziona questa
q
voce com
mparirà una
a finestra come
c
in fig
gura.
15 Esistono vari tipi di elenchi ch
he possiam
mo creare
e, in partico
olare riguaardano eve
enti,
riunioni, ccompiti, ind
dirizzi e prroblemi. S upponiam
mo di aggiu
ungere un elenco de
ei
compiti d
da svolge
ere, clicchiamo su “E
Elenco di compiti
c
(av
vanzato)” e inseriam
mo
titolo (obb
bligatorio) e descrizione (facolltativa). In questo ca
aso sarà ccreata una
tabella pe
er l’elenco. Tutti gli elementi
e
h anno anch
he altre vo
oci importaanti come la data
di inizio e di fine, la
a priorità e la percen tuale di co
ompletame
ento di un lavoro. Pe
er
aggiunge
ere un nuovvo elemen
nto abbiam
mo, sopra l’elenco, il pulsante da cliccarre con
il quale asssegniamo
o tutti i cam
mpi scritti prima.
Infine abb
biamo i me
embri: pos
ssiamo ric
cercare me
embri opp
pure aggi ungerne altri.
Possiamo
o invitare le persone
e al sito cre
eato. Bastta cercare l’utente coon la barra
a di
ricerca e selezionare il ruolo da assegn
nargli.
Possiamo
o aggiung
gere anche utenti e
esterni, co
ome possia
amo vederre in figura
a.
16 Figura 14. Ag
ggiunta ute
enti estern
ni
(clic pe
er ingrand
dire)
Ritornando
o alla pagin
na del pann
nello di con
ntrollo poss
siamo vedere in altro ttre pulsanti: il
primo, “Invvita”, ha le medesime funzioni de
ella voce “M
Membri” de
escritta prim
ma, il secon
ndo
serve per personalizzzare la pag
gina mentre
e l’ultimo co
ontiene più voci. Quesste
sono: mod
difica detta
agli sito, personalizza
p
a sito e abb
bandona sito. La perssonalizzazio
one del
pannello d
di controllo del sito è uguale
u
a qu
uella di Alfresco generrica, descriitta in una delle
d
sezioni pre
ecedenti.
Se invece andiamo su
s Persona
alizza sito,, questo ci permette di aggiunge re nuove pagine
p
diverse da
a quelle pre
edefinite. Se clicchiam
mo su “Aggiiungi pagine”, ci verràà chiesto di
selezionarre una nuovva pagina ma
m non ne abbiamo. È necessarrio quindi ccrearla.
Supponiam
mo di volerr aggiungerre una pagiina “Hello Apollo
A
and Fenix”. Perr farlo dovrremo
creare un file xml che
e salveremo con il no me “helloP
Page.xml”; al
a suo interrno dovremo
scrivere un
n codice di questo tipo.
<?xml ver
rsion='1.0
0' encodin
ng='UTF-8'
'?>
<title>He
ello Apoll
lo and Fen
nix</title
e>
<descript
tion>Una pagina
p
per
rsonalizza
ata per Al
lfresco</d
descriptio
on>
<template
e-instance
e>helloPag
ge</templa
ate-instan
nce>
<authenti
ication>ve
entus85</a
authentica
ation>
</page>
Supponiam
mo ancora una volta che
c Alfrescco sia installlato dentro
o “C:”. Quessto file va inserito
nella carte
ella C:Alfresscotomcatw
webappssh
hareWEB-IN
NFclassesa
alfrescositee-datapages.
Dobbiamo
o ora creare
e una pagin
na xml per definire il nome
n
e il pe
ercorso dell template. Anche
questo file
e viene chia
amato hello
oPage.xmll ma va inserito in que
esta cartellaa
C:Alfresco
otomcatweb
bappsshare
eWEB-INFcclassesalfrescosite-da
atatemplatee-instances
s e al
suo interno ci deve essere
e
un codice
c
come
e il seguen
nte:
<?xml ver
rsion='1.0
0' encodin
ng='UTF-8'
'?>
17 <template-instance>
<template-type>org/alfresco/sample-helloPage</template-type>
<properties>
<hasTreeview>true</hasTreeview>
</properties>
</template-instance>
Il template è un file che si può chiamare per esempio sample-HelloPage.ftl (come è stato
giustamente indicato nel file xml precedente) e va inserito in questa cartella
C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescotemplatesorgalfresco. Questo file
contiene tutto il codice necessario alla pagina, per esempio io ho inserito queste righe:
<head></head>
<body><h1>Hello World!</h1><br>Hello Apollo and Fenix!</h1></body>
Dobbiamo infine creare un ulteriore file che chiameremo web-framework-configcustom.xmle verrà salvato nella cartella C:Alfrescotomcatsharedclassesalfrescowebextension. Al suo interno inseriamo il seguente codice:
<alfresco-config>
<config evaluator="string-compare" condition="SitePages" replace="true">
<pages>
<page id="helloPage">helloPage</page>
</pages>
</config>
</alfresco-config>
A questo punto non ci resta che riavviare Tomcat, accedere alla sezione Share di Alfresco
(che ricordo è l’indirizzo http://localhost:8080/share/) e torniamo nella pagina Personalizza
sito e clicchiamo Aggiungi Pagine. Ci troveremo così la nostra pagina personale.
L’altra sezione importante è quella raggiungibile dall’url
http://127.0.0.1:8080/alfresco/. A sinistra del pannello centrale abbiamo dei link per
un aiuto sull’uso, mentre a destra pagina abbiamo i compiti comuni:

Esplorare elementi nello spazio di homepage: abbiamo i diversi spazi e al loro interno i
contenuti;

Creare uno spazio nello spazio di homepage;
18 
Aggiungere contenuto allo spazio di homepage: per aggiungere un file sullo spazio
homepage di Alfresco;

Creare contenuto nello spazio di homepage: per creare da zero un contenuto (di
diverso tipo) sullo spazio indicato.
In alto abbiamo un menu orizzontale che ci permette di accedere alla console di
amministrazione, al profilo oppure alla sezione di aiuto. La console di
amministrazione viene utilizzata per gestire gli utenti, i gruppi, le categorie e per
esplorare i nodi dello spazio. In particolare le categorie contengono come elementi,
i tag, le lingue, i software document classification e le regioni (che indicano
continenti o zone). È possibile aggiunge una nuova categoria attraverso il bottone
“Aggiungi categoria” che troviamo in alto a destra della pagina.
Interessante è la voce Browser nodi perché è quella che ci permette di vedere
come è strutturato all’interno Alfresco. Come altri CMS, si fa uso del concetto di
nodi, di padre e di figli. Ogni cosa, come detto, è un nodo, ha un padre e può avere
uno o più figli. Ogni nodo ha delle proprietà e fa parte di uno spazio. Se per
esempio vogliamo vedere il nodo corrispondente a un utente dobbiamo seguire
questo percorso: workspace://SpacesStore‐‐>system‐‐>people e poi selezionare
l’utente.
Da qui possiamo ben vedere che per ogni nodo è indicato il path, la reference, il
tipo di nodo (nel caso dell’utente è il tipo “person”), i padri, tutte le proprietà definite
dal tipo, l’aspect, i permessi ed eventuali figli. Inoltre all’interno del browser nodi
possiamo fare delle ricerche, in particolare con Lucene. Per default come tipologia
di ricerca abbiamo “noderef” ma noi dobbiamo utilizzare lucene quindi dobbiamo
selezionare lucene e poi lanciare la nostra query di ricerca. Lucene ha una sintassi
particolare che possiamo trovare sulla pagina di ricerca del wiki di Alfresco. Per
esempio se vogliamo vedere tutti i nodi figli di company_home la query da usare è
la seguente: +PATH:”/app:company_home/*”.
19 Personalizzazione Sito
Ritornando alla pagina del pannello di controllo possiamo vedere in altro tre pulsanti: il
primo, “Invita”, ha le medesime funzioni della voce “Membri” descritta prima, il secondo
serve per personalizzare la pagina mentre l’ultimo contiene più voci. Queste
sono: modifica dettagli sito, personalizza sito e abbandona sito. La personalizzazione del
pannello di controllo del sito è uguale a quella di Alfresco generica, descritta in una delle
sezioni precedenti.
Se invece andiamo su Personalizza sito, questo ci permette di aggiungere nuove pagine
diverse da quelle predefinite. Se clicchiamo su “Aggiungi pagine”, ci verrà chiesto di
selezionare una nuova pagina ma non ne abbiamo. È necessario quindi crearla.
Supponiamo di voler aggiungere una pagina “Hello Apollo and Fenix”. Per farlo dovremo
creare un file xml che salveremo con il nome “helloPage.xml”; al suo interno dovremo
scrivere un codice di questo tipo.
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
<title>Hello Apollo and Fenix</title>
<description>Una pagina personalizzata per Alfresco</description>
<template-instance>helloPage</template-instance>
<authentication>ventus85</authentication>
</page>
Supponiamo ancora una volta che Alfresco sia installato dentro “C:”. Questo file va inserito
nella cartella C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescosite-datapages.
Dobbiamo ora creare una pagina xml per definire il nome e il percorso del template. Anche
questo file viene chiamato helloPage.xml ma va inserito in questa cartella
C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescosite-datatemplate-instances e al
suo interno ci deve essere un codice come il seguente:
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
<template-instance>
<template-type>org/alfresco/sample-helloPage</template-type>
<properties>
<hasTreeview>true</hasTreeview>
</properties>
</template-instance>
Il template è un file che si può chiamare per esempio sample-HelloPage.ftl (come è stato
giustamente indicato nel file xml precedente) e va inserito in questa cartella
C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescotemplatesorgalfresco. Questo file
contiene tutto il codice necessario alla pagina, per esempio io ho inserito queste righe:
20 <head></head>
<body><h1>Hello World!</h1><br>Hello Apollo and Fenix!</h1></body>
Dobbiamo infine creare un ulteriore file che chiameremo web-framework-configcustom.xmle verrà salvato nella cartella C:Alfrescotomcatsharedclassesalfrescowebextension. Al suo interno inseriamo il seguente codice:
<alfresco-config>
<config evaluator="string-compare" condition="SitePages" replace="true">
<pages>
<page id="helloPage">helloPage</page>
</pages>
</config>
</alfresco-config>
A questo punto non ci resta che riavviare Tomcat, accedere alla sezione Share di Alfresco
(che ricordo è l’indirizzo http://localhost:8080/share/) e torniamo nella pagina Personalizza
sito e clicchiamo Aggiungi Pagine. Ci troveremo così la nostra pagina personale.
21 Console di amministrazione e browser nodi L’altra sezione importante è quella raggiungibile dall’url http://127.0.0.1:8080/alfresco/. A
sinistra del pannello centrale abbiamo dei link per un aiuto sull’uso, mentre a destra pagina
abbiamo i compiti comuni:

Esplorare elementi nello spazio di homepage: abbiamo i diversi spazi e al loro interno i
contenuti;

Creare uno spazio nello spazio di homepage;

Aggiungere contenuto allo spazio di homepage: per aggiungere un file sullo spazio homepage
di Alfresco;

Creare contenuto nello spazio di homepage: per creare da zero un contenuto (di diverso tipo)
sullo spazio indicato.
In alto abbiamo un menu orizzontale che ci permette di accedere alla console di
amministrazione, al profilo oppure alla sezione di aiuto. La console di amministrazione
viene utilizzata per gestire gli utenti, i gruppi, le categorie e per esplorare i nodi dello
spazio. In particolare le categorie contengono come elementi, i tag, le lingue, i software
document classification e le regioni (che indicano continenti o zone). È possibile aggiunge
una nuova categoria attraverso il bottone “Aggiungi categoria” che troviamo in alto a destra
della pagina.
Interessante è la voce Browser nodi perché è quella che ci permette di vedere come è
strutturato all’interno Alfresco. Come altri CMS, si fa uso del concetto di nodi, di padre e di
figli. Ogni cosa, come detto, è un nodo, ha un padre e può avere uno o più figli. Ogni nodo
ha delle proprietà e fa parte di uno spazio. Se per esempio vogliamo vedere il nodo
corrispondente a un utente dobbiamo seguire questo percorso: workspace://SpacesStore‐‐
>system‐‐>people e poi selezionare l’utente.
Da qui possiamo ben vedere che per ogni nodo è indicato il path, la reference, il tipo di
nodo (nel caso dell’utente è il tipo “person”), i padri, tutte le proprietà definite dal tipo,
l’aspect, i permessi ed eventuali figli. Inoltre all’interno del browser nodi possiamo fare delle
ricerche, in particolare con Lucene. Per default come tipologia di ricerca abbiamo “noderef”
ma noi dobbiamo utilizzare lucene quindi dobbiamo selezionare lucene e poi lanciare la
nostra query di ricerca. Lucene ha una sintassi particolare che possiamo trovare sulla
pagina di ricerca del wiki di Alfresco. Per esempio se vogliamo vedere tutti i nodi figli di
company_home la query da usare è la seguente: +PATH:”/app:company_home/*”.
22 Note:
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