regolamento aziendale utilizo telefonia mobile aziendale San

Referente Telefonia Mobile Aziendale
Sig.Roberto Locci
Tel.3484894301-0658703978
REGOLAMENTO PER L’ASSEGNAZIONE E L’USO DELLE
APPARECCHIATURE DI TELEFONIA MOBILE
SOMMARIO
Art. 1 – OGGETTO DEL REGOLAMENTO...................………........…… pag 2
Art. 2 – NORME DI RIFERIMENTO…………..……………….....…..
pag. 2
Art. 3 – CRITERI DI ASSEGNAZIONE……………………………
pag. 2-3
Art. 4 – MODALITA DI UTILIZZO………………………………
pag. 3-4
Art. 5 –ACCESSORI E SICUREZZA………………………………
pag 4
Art. 6 –CRITERI DI CONSERVAZIONE DEL BENE E RESPONSABILITA
DELL’UTILIZZATORE ……………………………………… pag 4-5
Art.7 – SISTEMA DI VERIFICHE ……………………………………. pag 6
Art.8 – MODALITA’ DI GESTIONE…………………………………….pag 6
Art.9 – MODALITA’ E PROCEDURE DI CONTROLLO………………pag 7-8-9
ALLEGATI
1) Modulo Richiesta Telefonia Mobile
2) Modulo Richiesta Sostituzione Telefonia Mobile
3) (CER 16 02 14);
(CER 16 02 13*)
4) (CER 16 06 04);
(CER 16 06 02*)
(CER 16 06 05)
REGOLAMENTO PER L’ASSEGNAZIONE E L’USO DELLE
APPARECCHIATURE DI TELEFONIA MOBILE
Art. 1
(Oggetto del regolamento)
Il presente regolamento disciplina le modalità per l’assegnazione e l’uso delle apparecchiature
di telefonia mobile al personale dipendente dell’Azienda Ospedaliera San Camillo-Forlanini di
Roma
Art. 2
( Norme di riferimento )
Per quanto attinente il presente Regolamento, si fa riferimento alla Direttiva del Ministero
della Funzione Pubblica del 30 ottobre 2001, all'art. 2 comma 594 e 595 della Legge n.244/07
(Finanziaria 2008) e successive modifiche e disposizioni e ad ogni altra norma attinente,
anche se non direttamente citata.
Art. 3
(Criteri di assegnazione)
1.L’assegnazione del telefono cellulare di servizio è correlata all’insediamento in cariche
istituzionali di particolare rilevanza o a particolari posizioni nell’organizzazione del
lavoro, in considerazione della effettiva necessità o opportunità d’uso del cellulare, della
impossibilità ad utilizzare mezzi alternativi, degli eventuali disguidi o maggiori costi
conseguenti al mancato uso del cellulare.
2.L’apparecchiatura di telefonia mobile aziendale di categoria G con la possibilità di
effettuare telefonate in Italia e all’estero, al fine di consentire lo svolgimento delle attività
istituzionali anche fuori sede e garantire nel contempo la reperibilità, viene assegnata
esclusivamente al Direttore Generale o altro dipendente in caso straordinario.
3.Apparecchiature di telefonia mobile di categoria D e G abilitate a
effettuare chiamate solo nell’ambito delle rete telefonica fissa e/o mobile dell’A.O.
e/o verso i numeri preferenziali, possono essere assegnate a personale
sanitario, a personale che svolge attività di manutenzione e sicurezza, a personale
amministrativo e a personale di altri servizi, qualora ricorrano una o più delle seguenti
condizioni:
-personale con specifica responsabilità direttiva / organizzativa / altro;
-esigenze di reperibilità;
-servizi fuori sede;
-frequenti spostamenti tra plessi (reparti, servizi, uffici) diversi nell’ambito dell’A.O.;
-espletamento, anche temporaneo, di attività che necessiti di particolari esigenze di
comunicazione, che non possono essere altrimenti soddisfatte con impianti di telefonia
fissa e/o altri strumenti di comunicazione quali la posta elettronica.
4. Le ulteriori richieste di assegnazione di apparati per telefonia mobile e le eventuali
richieste di abilitazione a ulteriori servizi, dovranno essere formulate, mediante compilazione
del modulo allegato 1 , dal Responsabile di U.O./Servizio/Ufficio/Dipartimento, tenuto conto
di effettive e motivate necessità, secondo i criteri specificati una volta acquisito il parere
favorevole U.O.C Controllo di Gestione e dal Servizio di Telefonia Aziendale .
Art. 4
(Modalità di utilizzo)
1.Il Gestore e il tipo di configurazione delle apparecchiature di telefonia mobile da fornire
in dotazione al personale sono determinati dall’Amministrazione tramite le procedure
previste dalla normativa vigente in materia di scelta del contraente.
2.Definizione delle classi di utilizzo prevede, tra le altre, le categorie di apparecchiature Classe D,
classe E, classe G che verranno assegnate al personale dipendente come segue:
Personale dipendente
Direttore Generale classe G o autorizzazione casi straordinari
Direzioni , Direttori Dipartimenti Direttori U.O.C. classe E
Responsabili Servizi classe E
Personale Medico classe D
Personale Sanitario classe D
Personale Amministrativo classe D
Personale Manutenzione/Sicurezza classe D
Fatto eccezione per alcune circostanze che dovranno essere formalizzate e motivate dal
Responsabile della UU.OO. di appartenenza mediante il modulo in allegato.
3.Le classi G, E, D e Dati comprendono i seguenti rispettivi servizi:
Classe G
abilitazione a telefonate verso tutti i telefoni fissi e mobili ed Estero
Classe E
abilitazione a telefonate verso tutti i telefoni fissi e mobili
Classe D
abilitazione a telefonate verso tutti i telefoni fissi e mobili della rete aziendale
Dati
abilitazione a connesione Internet tramite Super Key
mentre tutte le categorie sono abilitate a ricevere telefonate senza limitazioni
Messaggistica SMS Segreteria telefonica
e-mail se dotati dall’Azienda di telefono Black Berry.
PS. Si fa divieto di utilizzare le SIM con apparati telefonici non aziendali
4. Il referente della Telefonia Mobile dell’A.O. dovrà provvedere al carico/scarico/consegna/ritiro
delle apparecchiature di telefonia mobile e delle Sim Card.
5.Ciascun utilizzatore riceverà il cellulare che gli è stato assegnato, fatta eccezione per le
apparecchiature in dotazione a più persone che verranno consegnate al Responsabile
dell’Unità Operativa/Servizio. In questo caso il predetto Responsabile dovrà individuare
gli utilizzatori delle apparecchiature i quali dovranno sottoscrivere di volta in volta per
“presa in carico” apposito modulo.
6. Il Responsabile dell’Unità Operativa/Servizio può delegare un referente di reparto alla
custodia del prospetto di “presa in carico” .
7. L’utilizzo delle apparecchiature per telefonia mobile non è consentito nelle aree in cui si
trovano attrezzature elettromedicali sensibili ai disturbi elettromagnetici, al fine di non
pregiudicarne il corretto funzionamento.
Art. 5
(Accessori e sicurezza)
1. Al momento dell’assegnazione delle apparecchiature, saranno forniti, come dotazione di
base di tutte le categorie di cellulari, i seguenti accessori:
• batteria,
• carica batterie,
• auricolare.
2. L’utilizzatore dell’apparecchiatura di telefonia mobile dovrà adottare, nell’impiego di tale
strumento, tutti gli accorgimenti per la sicurezza individuale.
3. L’Amministrazione non assume alcuna responsabilità per contravvenzioni o sinistri
imputabili all’uso del telefono cellulare durante la guida di autoveicoli o altro utilizzo
improprio.
Art. 6
(Criteri di conservazione del bene e responsabilità dell’utilizzatore)
1. Il cellulare di servizio è fornito in uso al dipendente utilizzatore che ne diventa custode e
responsabile del corretto impiego.
2. L’utilizzatore prenderà in consegna il telefono cellulare previa sottoscrizione di
dichiarazione di conoscenza delle disposizioni del presente Regolamento.
3. In caso di malfunzionamento del cellulare o della relativa scheda SIM o dei relativi
accessori, l’utilizzatore dovrà consegnare l’apparecchiatura completa unitamente a copia
del modulo ( Allegato 2) al referente del Servizio Telefonia Mobile Aziendale che provvederà alle
verifiche di competenza.
4. In caso di smarrimento o di furto del cellulare l’utilizzatore è tenuto a sporgere immediata
denuncia alle autorità competenti (Ufficio di Polizia. o della località ove si verifica tale situazione)
e a darne tempestiva comunicazione scritta alla
U.O.C. Controllo di Gestione e al Referente della Telefonia Mobile dell’A.O..
Nella comunicazione dovrà essere indicato in particolare il numero telefonico abbinato al cellulare
al fine di consentire l’operazione di blocco immediato della scheda SIM e/o del cellulare.
5. A seguito della segnalazione della denuncia dismarrimento/furto si provvederà all’automatica
sostituzione del cellulare, nei tempi e con le modalità stabilite.
6. L’assegnazione del telefono cellulare di servizio dà luogo, in carico all’utilizzatore, alle
medesime forme di responsabilità patrimoniale previste per i consegnatari di beni
dell’Amministrazione.
7. In caso di smarrimento/furto dell’apparecchiatura di telefonia mobile l’A.O. ha facoltà di
trattenere a titolo di risarcimento, mediante ritenuta in busta paga, l’importo che verrà
richiesto dal Gestore del Servizio di Telefonia Mobile proprietario dei beni.
8. In caso di ripetuti smarrimenti, furti o quant’altro, l’assegnazione delle apparecchiature di
telefonia mobile sarà revocata.
9. L’A.O. si riserva inoltre la facoltà di revocare o sospendere l’assegnazione delle
apparecchiature di telefonia mobile per mancato utilizzo, per esigenze aziendali e
comunque per qualsiasi altra motivazione, con obbligo per l’utilizzatore di immediata
riconsegna del bene all’U.O.C Controllo di Gestione e/o al referente della Telefonia Mobile
aziendale.
10. Sostituzione dell’apparecchiatura di telefonia mobile in caso di guasto si provvederà
all’automatica sostituzione del cellulare, nei tempi e con le modalità stabilite.
11.In caso di cessazione dell’attività istituzionale a qualsiasi tipo il telefono con relativa Sim
devono essere riconsegnate al referente della telefonia mobile.
12. Gestione e smaltimento dell’apparecchiatura di telefonia mobile fuori uso avverrà secondo la
procedura Aziendale (in allegato 8-9) e sarà cura del Referente controllarne la corretta applicazione.
Art. 7
1.L’Azienda in attuazione dell’art.2 comma 594 della Legge Finanziaria 2008, nel rispetto della
normativa sulla tutela e riservatezza dei dati personali, applica un sistema di verifiche sull’utilizzo
corretto delle utenze telefoniche.
Art. 8
MODALITA’ DI GESTIONE:
è fatto divieto assoluto l’abbandono di qualsiasi apparecchiatura/attrezzatura. In caso di fuori uso di
apparecchiature l’U.O. e/o il personale detentrice devono osservare quanto di seguito indicato.
Eseguire richiesta scritta, all’U.O.C. Controllo di Gestione per la sostituzione dell’apparecchiatura
di telefonia mobile con la contemporanea consegna del telefono guasto.
Dopo accurata verifica del guasto dell’apparecchio il Referente della telefonia mobile provvederà
allo smaltimento dell’apparato ( separando la batteria che verrà smaltita in maniera separata dalla
componente elettronica) nel punto di raccolta sito c/o gli uffici del Servizio Salute e Sicurezza.
La richiesta è necessaria al fine di poter attivare il servizio di smaltimento che deve essere
effettuato da una ditta autorizzata al ritiro e trasporto di tali tipologie di rifiuti.
Al momento del ritiro dei rifiuti in questione gli operatori della ditta autorizzata incaricati, devono
obbligatoriamente rilasciare al Responsabile Telefonia Mobile Aziendale una copia del modulo di
movimentazione interna che dovrà indicare: l’unità produttiva del rifiuto, la tipologia del rifiuto, il
peso presunto la firma e il timbro del responsabile dell’U.O. detentrice. Una copia del documento
di movimentazione interna deve essere conservata presso l’U.O.C. Controllo di Gestione per 5 anni
ed una copia deve essere inviata via fax presso l’Ufficio di Igiene Aziendale.
PUNTI DI PRODUZIONE:
Struttura Salute e Sicurezza Ospedale C. Forlanini Corpo D Piano Terra
Art. 9
Modalità e procedure relative ai controlli sull’utilizzazione degli strumenti di
telefonia mobile Aziendali
“Modalità e procedure relative ai controlli sull’utilizzazione degli strumenti di telefonia a
disposizione dall’amministrazione per lo svolgimento dell’attività lavorativa”
L’Azienda effettua i controlli su tutti gli strumenti di telefonia mobile messi a disposizione
dall’A.O.stessa al fine di verificarne il corretto utilizzo. I controlli sono effettuati sulle base delle
informazioni trasmesse dagli operatori telefonici alla struttura competente. Le informazioni
contengono: il volume complessivo del traffico telefonico (relativo sia ai tempi sia all’importo)
delle chiamate in uscita addebitate all’Azienda con riferimento ai servizi voce/dati per ciascuna
singola utenze, il dettaglio del traffico telefonico, comprensivo di data/ora/durata chiamata, numero
chiamato (ultime tre cifre oscurate) per ciascuna singola utenza, volume dati scambiato per quanto
riguarda il traffico dati /Internet. Le informazioni inerenti alle spese relative alle singole utenze
sono periodicamente trasmesse ai Responsabili delle strutture a cui risultano assegnate le utenze
stesse. I controlli effettuati dall’A.O.devono in ogni caso rispettare i seguenti principi:
a) necessità: i dati trattati durante l’attività di controllo devono essere sempre e soltanto quelli
strettamente necessari a perseguire le finalità di consentire di monitorare e mirano a ridurre la spesa
pubblica, sia rilevando eventuali danni patrimoniali già posti in essere, sia agendo quale deterrente
rispetto a comportamenti impropri e potenzialmente dannosi, per cui la loro omissione potrebbe
comportare responsabilità patrimoniali dirette a carico dell’Azienda;
b) proporzionalità: i controlli devono sempre essere effettuati con modalità tali da garantire, nei
singoli
casi concreti, la pertinenza e non eccedenza delle informazioni rilevate rispetto alle
finalità perseguite e specificate;
c) imparzialità: i controlli devono essere effettuati su tutte le strumentazioni telefoniche messe a
disposizione dall’Azienda e conseguentemente possono coinvolgere tutti gli utilizzatori delle stesse,
a qualunque titolo abbiano assegnata la strumentazione. L’imparzialità inoltre deve essere garantita
mediante sistemi automatici di estrazione casuale per l’effettuazione dei controlli a campione ed in
nessun caso possono essere effettuati controlli mirati e ripetuti nei confronti di soggetti specifici con
finalità discriminatorie o persecutorie o volutamente sanzionatorie. I controlli puntuali possono
essere effettuati soltanto sulla base di specifiche, oggettive e circostanziate segnalazioni;
d) trasparenza e correttezza: in base a tale principio l’amministrazione deve mettere in atto tutte
le azioni necessarie per garantire la preventiva conoscenza da parte di tutti i soggetti potenzialmente
sottoposti ai controlli del presente disciplinare. Devono pertanto essere informati dei possibili
controlli tutti i soggetti che operano, a qualunque titolo e con qualunque rapporto, per l’Azienda.
e) protezione dei dati personali: i controlli devono in ogni caso essere effettuati rispettando la
dignità e la libertà personale dei soggetti sottoposti a controllo garantendo altresì la riservatezza dei
dati personali raccolti durante la procedura di controllo. I dati devono essere gestiti soltanto dai
soggetti preventivamente designati quali responsabili e incaricati del trattamento. I controlli devono
essere effettuati rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali ed in
particolare le prescrizioni di cui all’art. 11 del Codice.
Modalità del trattamento dei dati
La normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali è descritta nel Testo Unico del
Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, intitolato "Codice in materia di protezione dei dati
personali" entrato in vigore il 1 gennaio 2004 e noto come Codice della privacy.
Per trattamento dei dati personali, secondo il vigente Codice della privacy (art. 4 D.Lgs. 196/03), si
intende “qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di
strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la
consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo,
l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di
dati, anche se non registrati in una banca di dati”.Per Responsabile del trattamento dei dati si
intende, ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett. g) del vigente Codice della privacy (D.Lgs. 196/03), "la
persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od
organismo preposti dal titolare al trattamento dei dati personali".
Per Incaricato del trattamento dei dati si intende, ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett. h) del vigente
Codice della privacy (D.Lgs. 196/03), "la persona fisica autorizzata a compiere le operazioni di
trattamento dal titolare o dal responsabile".L'art. 30 del Codice precisa che le operazioni di
trattamento possono essere compiute solo da soggetti nominati incaricati. Tale specificazione rende
doverosa la designazione all'interno della struttura del titolare.
Modalità dei controlli sull’utilizzo delle strumentazioni telefoniche
Il controllo sull’utilizzo delle strumentazioni telefoniche, effettuato in forma anonima, è di tre
tipologie:
a) puntuale;
b) a campione;
c) controllo occasionale a seguito di “screening generale” dei tabulati in presenza di evidenti
anomalie;
e si effettuano nel modo di seguito indicato.
a) Controllo puntuale
Il controllo puntuale è effettuato su utenze telefoniche determinate, a seguito di specifica
segnalazione effettuata da un soggetto terzo. Si considera terzo anche l’operatore telefonico.
Nel caso in cui la segnalazione del soggetto terzo si riferisca a una persona nominativamente
individuata, la struttura competente all’effettuazione dei controlli deve dare informazione del
controllo in corso al soggetto cui si riferisce la segnalazione, specificando che può essere presentata
richiesta di accesso ai relativi documenti amministrativi a norma della Legge n. 241/1990 e ss. mod.
e int.
b) Controllo a campione
Estrazione del campione
Il campione è costituito, in via alternativa:
b.1) da una percentuale pari al 2% del totale delle utenze assegnate, con esclusione di quelle dati;
b.2) da tutte le utenze assegnate ad una determinata struttura organizzativa.
L’identificativo univoco delle utenze è dato dalla posizione dell’utenza nella lista utenze
complessiva, ordinata per numero utenza crescente, indipendentemente dall’operatore telefonico.
Nel caso b.1) sono estratte a sorte, con un generatore di numeri casuali, le singole posizioni (righe)
fino al raggiungimento della percentuale sopra determinata.
Nel caso b.2) è estratta a sorte, con un generatore di numeri casuali, una struttura organizzativa tra
tutte quelle dell’Agenzia e sono sottoposte a controllo tutte le utenze assegnate alla struttura
estratta. Le estrazioni di cui sopra sono effettuate alla presenza di due testimoni; dell’estrazione
viene redatto un verbale.
c) Controllo occasionale a seguito di “screening generale” dei tabulati in presenza di evidenti
anomalie
Suddetta tipologia di controllo viene attivata a seguito di un esame di carattere generale, in
corrispondenza del processo di copiatura dei dati forniti, mediante CD, dall’operatore telefonico nel
computer degli incaricati e in cui emerga una palese e immediata anomalia nei tabulati del traffico
telefonico.
Disposizioni sanzionatorie e finali
A seguito dei controlli effettuati (in forma anonima) ove emergano comportamenti in violazione del
presente regolamento, o comunque “anomali”, il personale incaricato invierà alla Struttura
Complessa (Responsabile della Struttura e personale assegnatario delle utenze telefoniche) in cui è
stata rilevata l’anomalia avvisi generalizzati, in cui si evidenzierà l’utilizzo irregolare degli
strumenti aziendali e si inviteranno gli interessati ad attenersi scrupolosamente ai compiti assegnati
e alle istruzioni impartite nel presente regolamento. In tale circostanza saranno nuovamente
effettuati controlli su quelle utenze per assicurarsi dell’assenza di ulteriori anomalie.
Qualora le violazioni persistessero l’Azienda si riserva di procedere a controlli nei confronti dei
singoli consegnatari. In questa ipotesi si provvederà ad inviare all’assegnatario dell’utenza stessa
l’estratto delle telefonate oggetto di controllo. Il Responsabile della Telefonia Mobile Aziendale
procederà, quindi, in contradditorio con l’assegnatario dello strumento di telefonia per la verifica
della correttezza nell’utilizzo e a trasmettere l’esito di suddetta verifica U.O.C Controllo di
Gestione per le successive attività di competenza.
La modalità di tenuta dei report dei controlli effettuati è nel rispetto della legge vigente in materia di
Privacy e verranno conservati presso l’ufficio del Referente della Telefonia Mobile Aziendale.
ALLEGATI 2
U.O.C Gestione di Controllo
D.ssa Daniela Donetti
Referente Telefonia Mobile Aziendale
Sig.Roberto Locci
Richiesta sostituzione telefonia mobile
Io sottoscritto …………………………………………………………………………………
Responsabile dell’UU.OO. e/o Servizio …………………………………………………….
Richiedo per particolari esigenze di pronta reperibilità :
sostituzione telefono cellulare aziendale Cod Imei…………………………………………
O
guasto
O
smarrito
O
rubato
sostituzione Sim aziendale N°……………………………………………………………….
O
guasto
O
smarrito
O
rubato
Reperibilità UU.OO e/o Servizio.……………………………………………………………..
Reperibilità del dipendente:
Cognome…………………………….Nome………………………Qualifica…………………..
Roma
Firma
ALLEGATI 1
U.O.C Gestione di Controllo
D.ssa Daniela Donetti
Referente Telefonia Mobile Aziendale
Sig.Roberto Locci
Richiesta telefonia mobile
Io sottoscritto …………………………………………………………………………
Responsabile dell’UU.OO. e/o Servizio ……………………………………………..
Richiedo per particolari esigenze di pronta reperibilità :
O
Telefono cellulare aziendale
O
Sim aziendale
O
Internet Key
Reperibilità UU.OO e/o Servizio.……………………………………………………
Reperibilità del dipendente:
Cognome………………………………………
Nome………………………………………….
Qualifica………………………………………
abilitata a :
O
Telefonate intra-aziendali
O
Telefonate intra ed extra-aziendali
O
Telefonate intra ed extra-aziendali-estero
O
Abilitazione email aziendale
Roma
Firma
ALLEGATI 3
SCHEDA RIFIUTO TELEFONIA MOBILE
TIPOLOGIA RIFIUTO: apparecchiature fuori uso (CER 16 02 14);
apparecchiature fuori uso contenenti componenti pericolosi (CER 16 02 13*)
DEFINIZIONE: sono da intendersi tutte le apparecchiature elettriche ed elettroniche
compresi i video terminali, di cui sia stato dichiarato il fuori uso. Le apparecchiature
sono da considerare rifiuti speciali o rifiuti speciali pericolosi nel caso contengano
componenti che possono rappresentare un rischio per la salute nell’uomo o causare
danni all’ambiente.
ALLEGATI 4
SCHEDA RIFIUTO TELEFONIA MOBILE

TIPOLOGIA RIFIUTO: batterie alcaline (CER 16 06 04); batterie al nichel-cadmio
(CER 16 06 02*); altre batterie (CER 16 06 05)
DEFINIZIONE: sono rifiuti speciali e pericolosi le batterie a secco utilizzate per
alimentare alcuni dispositivi medici quali ad esempio (laringoscopi, holter dinamici,
termometri timpanici, telefonia mobile ecc.). le batterie a secco e/o al litio esaurite sono da
considerarsi come rifiuti speciali e devono essere raccolte secondo le seguenti modalità.