Memorandum Plico Telematico Referenti di sede

Esame di stato a.s. 2014/2015
MEMORANDUM PER I REFERENTI DI SEDE
Informazioni utili per i referenti di sede
1.
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E’ necessario che ci sia almeno un referente di sede per ogni sede fisica d’esame. Si consiglia, come indicato nella
nota Prot.n.1382 del 21.04.2015, l’individuazione di più referenti di sede per far fronte ad eventuali necessità che
dovessero emergere.
Per le scuole statali il plico è unico a livello di istituzione scolastica; il referente di sede dovrà selezionare la sede
scolastica di interesse e la relativa commissione all’interno del Plico.
Per le scuole paritarie il plico è unico per ogni codice meccanografico. Quindi se il referente è stato nominato per 3
scuole diverse, dovrà effettuare il download di 3 pacchetti “Plico Telematico” ed effettuare le operazioni previste
per ciascuno dei 3 plichi (FAQ21).
Per ogni eventualità del caso si ricorda che la funzione di abilitazione dei referenti plico telematico è sempre
disponibile anche durante le prove d’esame (FAQ29).
Deve essere allestita almeno una postazione di lavoro, per il download del plico telematico e la successiva stampa
delle prove d’esame, in ogni sede scolastica in cui si svolgono le prove scritte d’esame. Sarebbe preferibile
predisporre una postazione di lavoro per ciascuna commissione operante nell’istituto. Ogni sede scolastica in cui si
svolgono le prove scritte dovrebbe avere un collegamento ad internet; qualora ciò non fosse possibile è però
indispensabile che tale collegamento sia garantito almeno a livello di sede centrale dell’istituto (FAQ23).
Il referente di sede deve garantire le caratteristiche richieste per le postazioni di lavoro dedicate al download del
plico, ovvero:
i.
Sistema operativo Windows XP, Windows Vista, Windows 7 o Windows 8. In questo ultimo caso,
durante l’esecuzione dell’applicazione, apparirà un messaggio a video: sarà necessario cliccare sulla
scritta “Ulteriori informazioni”, e a quel punto premere il pulsante Esegui comunque (FAQ9).
ii.
Acrobat Reader 9 installato (altrimenti è disponibile nella sezione “Guide Operative e materiale di
supporto” nella home page del portale SIDI al percorso Procedimenti Amministrativi Esami di Stato –
Plico Telematico); questo è importante perché senza questa versione di Adobe si potrebbe incorrere in
problemi in fase di test del Plico. Potrebbe infatti comparire, dopo aver inserito la Chiave Ministero (di
prova) cliccando sul bottone “Apri” i messaggi di errore come “Il file non è associato a nessun
programma per l`esecuzione dell’operazione” (si veda FAQ 22).
iii.
Stampante in grado di stampare almeno 8 ppm in formato A4 con una risoluzione in bianco e nero di
almeno 300 DPI.
Plico Telematico
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4.
Non è prevista la simulazione.
Nome plico telematico <codice_istituto.exe>.
Modalità di comunicazione della chiave ministeriale alle ore 8:30 di ogni giorno dedicato alle prove d’esame
(prima, seconda e quarta prova):
i.
sito internet www.istruzione.it
ii.
portale SIDI (homepage e area dedicata Plico telematico)
iii.
service desk al numero verde 800 903080 tramite veloce sistema di indirizzamento automatico
iv.
e-mail all'indirizzo di posta elettronica delle scuole e referenti di sede
v.
App Android
vi.
Pagina web dedicata (dispositivi Mobile e fissi)
Modalità di download del plico:
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i.
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6.
Accede al SIDI con le proprie credenziali di accesso e con il contesto opportuno per la scuola di
riferimento (nel caso di nomina su più scuole paritarie).
ii.
Accedere alla funzione Gestione Anno Scolastico Esami di Stato Esami di stato e di Abilitazione alla
Libera Professione Plico Telematico Download.
Si ricorda che per il suo corretto funzionamento è fondamentale cliccare sul pulsante "Salva" per
scaricare in locale il plico (FAQ 6). Si precisa che in funzione del browser utilizzato e delle impostazioni
predefinite, è possibile utilizzare “Salva” ed indicare il percorso ove salvare l’eseguibile, oppure è
necessario accedere direttamente alla cartella di destinazione dei download (in genere proprio nella
cartella Download) e prelevare l’eseguibile.
iii.
Cliccare sul tasto "Conferma download" dopo avere completato il salvataggio.
NOTA BENE: Tramite questa funzione saranno comunicati ai referenti di sede un Codice Utente e una
Password da annotare e conservare in un luogo sicuro perché dovranno essere successivamente
utilizzate per l’apertura del plico. Il codice utente e la password dei referenti di sede della stessa
istituzione scolastica saranno uguali. Saranno il Dirigente Scolastico e il Responsabile degli Istituti Paritari
ad assicurare la conservazione di questi codici e a dare disposizioni affinché accedano alle postazioni di
lavoro dedicate al plico esclusivamente i referenti di sede.
Per accedere alle prove contenute nel plico sarà necessario attendere la comunicazione della Chiave Ministeriale i
giorni delle prove (una distinta per ogni prova).
Le prove speciali, escluse quelle in Braille uniche cartacee, saranno contraddistinte in modo da essere facilmente
individuabili all’interno del plico telematico. Sarà compito del referente di sede, in accordo con la commissione,
procedere al download della stessa su supporto magnetico per renderla disponibile direttamente sulla postazione a
disposizione del candidato.
Attività preliminari all’esame
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2.
Entro l’8 Giugno:
i. cancellare il vecchio plico
ii. verificare i dati di recapito email, telefonico su Rete Scolastica e Anagrafe Scuole non Statali
iii. fare in modo che le postazioni dedicate al plico telematico siano protette da password (FAQ27)
iv. verificare che le impostazioni delle stampanti siano su formato A4, zoom al 100%, orientamento in
verticale (qualunque altra impostazione potrebbe generare stampe incomplete e, quindi, non corrette)
(FAQ26).
v. verificare la presenza dei software adatti alla lettura/visualizzazione delle prove speciali
vi. completare quanto prima, dove fosse necessario, le attività di profilatura dei referenti di sede e
verificare che essi accedano correttamente al SIDI e all'area Esami di Stato.
Dal 9 al 15 Giugno
i. DOWNLOAD E APERTURA DEL PLICO secondo le modalità indicate al punto 4 del paragrafo “PLICO
TELEMATICO”
ii. VERIFICHE DA EFFETTUARE IN CARICO AL REFERENTE DI SEDE (FAQ11):
• correttezza e completezza dell’anagrafica dell’Istituto e delle scuole (attivando il menù a tendina
accanto alla voce ‘SCUOLA’)
• presenza di tutte le commissioni (attivando il menù a tendina accanto alla voce ‘COMMISSIONE’)
• presenza di tutte le prove d’esame previste comprese le prove speciali eventualmente presenti
cliccando sui pulsanti relativi alle singole prove (1a Prova, 2a Prova, 4a Prova) oppure cliccando il
tasto Informazioni che consente di visualizzare l’elenco delle prove in formato testo e html. In
particolare è importante la verifica del fabbisogno relativo alle prove contenenti testi in lingua
straniera (per queste, tra parentesi nell'elenco, sono indicate le sigle delle lingue con cui è
composta la prova). In questa sezione è presente una Guida Smart all’uso del plico.
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Se durante la fase di Test e di controllo il Referente verifica che nel Plico manca una prova, deve
immediatamente contattare la Struttura Tecnica Esami di Stato (FAQ14).
iii. TEST DI STAMPA:
• effettuare il test di stampa della postazione di lavoro dopo aver selezionato la coppia scuolacommissione. Premere il bottone "Test" nella finestra principale dell'applicazione e seguire le
istruzioni indicate nei pop-up.
• La fase di test si deve concludere con la stampa in pdf del testo di esempio ed è necessario
verificare SEMPRE che il testo stampato sia perfettamente coincidente con il testo visualizzato a
video. nel caso di più postazioni predisposte nella sede d’esame, verificare su ciascuna di esse il
corretto funzionamento del plico con test di stampa (FAQ20).
• comunicare al SIDI l'esito del test necessario per verificare il corretto funzionamento della
postazione di lavoro in modo da essere pronti i giorni delle prove scritte:
a. nel caso di esito positivo cliccare sul tasto Stampa completata con successo
b. nel caso di esito negativo cliccare sul tasto Impossibile completare la stampa e contattare i
Nuclei di supporto territoriali.
In entrambi i casi l’operazione restituirà un codice da inserire poi sul SIDI nella sezione Gestione
Anno Scolastico
Esami di Stato
Esami di stato e di Abilitazione alla Libera Professione
Plico Telematico Verifica Esito Test. Nel caso di esito negativo sarà possibile inserire una breve
descrizione dell’esito.
• Si ricorda possibile ripetere il test più di una volta (si veda FAQ 13).
Il giorno dell’esame (17, 18 e 23 giugno; 1 e 2 luglio)
1.
2.
3.
Attivazione del plico mediante doppio click del tasto sinistro del mouse (FAQ 7)
Accedere al plico utilizzando i codici di accesso di cui al punto 4 del paragrafo “PLICO TELEMATICO”
Alla pubblicazione della chiave ministeriale, il referente di sede provvederà a stampare le prove ricordando che
dovrà:
• Selezionare la scuola, la Commissione e la Prova d’esame da aprire
• Inserire nel campo Chiave la Chiave Ministeriale nell’apposita casella in basso a sinistra e verificare che
appaia il segno di spunta verde che indica la correttezza della chiave inserita.
• Cliccare sul tasto Apri/Salva per aprire/salvare la prova d’esame nel formato della prova stessa (ad es.
Acrobat Reader per PDF, Windows Media Player per MP3, …).
• Stampare la prova d’esame (in caso di dubbi sulla bontà della stampa si invita a controllare con quanto
visualizzato a video). E' raro, ma possibile, infatti, che alcune stampanti non stampino correttamente
alcuni caratteri come trattini, linee, ecc. (fondamentali nelle formule matematiche). In caso di dubbi è
quindi necessario verificare la prova direttamente a video; sarà così possibile fornire la rettifica agli
studenti senza dover ricorrere al Nucleo di Supporto regionale o provinciale (si veda FAQ22).
Organizzazione di supporto alle scuole
1.
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3.
Il supporto avverrà: scuola Ufficio di Ambito Territoriale Ufficio Scolastico Regionale task force Ministero.
Il referente di sede, in caso di problemi, potrà contattare l’UAT : per telefono, per mail e in ultima istanza, per fax
Nel caso di problema tecnico di reperibilità della prova la priorità è cercare di risolvere il problema tecnico, prima di
arrivare a dare il plico alle scuole. Nel caso in cui l’unica via possibile sia l’invio della traccia alla scuola, la procedura
da seguire è la seguente:
i. il referente di sede invia un’email dall’indirizzo di PEO (comunicato in fase di nomina SIDI) al referente
dell’UAT
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ii. il referente dell’UAT chiama la scuola di cui la persona risulta referente di sede per verificare
l’autenticità della richiesta di supporto
iii. il referente dell’UAT invia mediante PEO la prova al referente di sede.
Se la prova si deve spostare sul territorio, il referente si deve far scortare dai carabinieri; in questo caso occorre che
gli UAT avvisino la prefettura.
Qualunque “problema” dev’essere verbalizzato
I referenti non devono divulgare la loro mail e devono presidiarla soprattutto durante i giorni delle prove d’esame.
Riferimenti dell’Ufficio di Ambito Territoriale
NUMERO TELEFONICO DEDICATO SOLO PER PLICO TELEMATICO: 0543 451347
Sara Boscherini
0543-451334
email: [email protected]
Franca Tamburini
0543-451332
amil:
FAX
[email protected]
0543 370783
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