INDICE - Istituto Scalcerle

INDICE
PRINCIPI E REGOLE
2
DEFINIZIONI
3
VISITE DI ISTRUZIONE DI UN GIORNO
Autorizzazioni
Presentazione
Accordi con il vettore
Raccolta del denaro
Annotazione sul registro
Spunti
Modulistica
Promemoria
4
4
4
4
4
5
5
5
5
VIAGGI DI ISTRUZIONE DI PIU’ GIORNI
Proposta
Conferma
Approvazione
Controlli
Autorizzazioni, anticipi, rinunce
Comnicazione alle famiglie
Effettuazione
Al ritorno
Spunti
Documentazione
Voli Low Cost
Modulistica
Promemoria
6
6
6
7
7
7
8
8
8
8
8
8
9
9
SCAMBI CULTURALI
Organizzazione
Voli Low Cost
Modulistica
Promemoria
10
10
10
10
INDENNITA’ E RIMBORSI PER VISITE
DI ISTRUZIONE, VIAGGI , SCAMBI
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1
ISTRUZIONI PER VISITE, VIAGGI e SCAMBI
ESTRATTO DAL QUADERNO 1 – PRINCIPI E REGOLE
Le iniziative considerate sono:






visite di istruzione (un giorno);
viaggi d’istruzione, di integrazione culturale in località italiane ed estere (più giorni)
scambi culturali;
viaggi connessi a progetti
soggiorni/viaggi studio
le vacanze studio
Il periodo massimo utilizzabile per classe ogni anno è di sei giorni scolastici e dette iniziative
devono essere ultimate prima dell’ultimo mese di scuola.
Non rientrano in questo limite le visite di istruzione coincidenti con il normale orario delle
lezioni e le vacanze-studio che di regola si svolgono in periodi di sospensione delle lezioni.
I viaggi di istruzione all’estero sono previsti solo per le classi del triennio.
L’adesione degli alunni deve essere non inferiore ai ¾ della classe, per i viaggi d’istruzione, e
dell’intera classe per le visite d’istruzione..
Ad ogni visita, viaggio ecc. non possono prendere parte di regola più di tre classi purché
parallele o consecutive, possibilmente appartenenti allo stesso indirizzo scolastico, salvo diverso
parere del Consiglio d’Istituto.
La programmazione di queste iniziative deve seguire le istruzioni previste dall’apposita
procedura (vedi più avanti) con presentazione di tutta la documentazione richiesta in tempo utile
per l’approvazione del Consiglio di Istituto.
Il personale amministrativo e scolastico può partecipare alla visita o viaggio con funzione di
vigilanza, in caso di necessità. In questo caso è considerato in servizio e senza oneri a suo carico.
Il personale esterno alla scuola (figli, coniugi o parenti) non possono prendere parte a visite o
viaggi di istruzione a meno che non abbiano una apposita autorizzazione del dirigente previa
approvazione del Consiglio di Istituto.
Almeno uno degli accompagnatori deve essere insegnante della classe e preferibilmente di
materie attinenti alle finalità del viaggio.
A conclusione del viaggio il docente accompagnatore presenterà una relazione sul viaggio
utilizzando l’apposito modello D 29VIR. evidenziando informazioni che possano fornire
suggerimenti per le future iniziative.
Se, nella relazione finale dei docenti accompagnatori, vengono segnalati comportamenti
individuali o collettivi negativi, questi verranno valutati dal consiglio di classe, che assumerà
provvedimenti disciplinari del caso e potrà decidere di sospendere i singoli alunni dalla
partecipazione a future visite oppure lo svolgimento della visita di istruzione per l’anno
successivo per l’intera classe.
L’Istituto favorisce gli scambi tra classi e scuole in Italia ed all’estero. Gli scambi possono
essere svolti da tutte le classi secondo la programmazione dei Consigli di Classe ed in conformità
con le norme vigenti.
2
L’Istituto sostiene l’esperienza delle vacanze-studio all’estero che potranno svolgersi su richiesta
degli studenti senza alcun onere diretto per la scuola
DEFINIZIONI
Docente responsabile:
E’ il docente che propone ed effettua il viaggio o scambio con una singola classe.
E’ anche il Responsabile del gruppo.
Qualora accetti di organizzare lo stesso viaggio per più classi viene nominato
Responsabile di gruppo dal Coordinatore V.I. Con esso collaborano per le
procedure gli insegnanti accompagnatori. Ad esso spettano le decisioni durante lo
svolgimento del V.I.
Docente accompagnatore:
Collabora con i colleghi alla buona riuscita del viaggio dal punto di vista organizzativo didattico e
disciplinare.
*Direttore amministrativo/a:
Verifica la congruità a bilancio delle varie spese per i V.I.; registra i versamenti ed emette gli ordini
di pagamento e di rimborso a vettori ed agenzie. E’ il DSGA
*Coordinatore V.I.:
Con delega del dirigente scolastico è responsabile delle visite di istruzione e organizza i viaggi di
istruzione. Riceve dai docenti proponenti la documentazione descritta nella procedura per i V.I. E’
il tramite tra i docenti e le agenzie di viaggio nella richiesta di V.I. Tiene informati i docenti;
conferma gli ordini alle agenzie; collabora con l’ufficio del personale per le necessità organizzative
interne; redige il prospetto complessivo per l’approvazione del Consiglio di Istituto e la relazione
finale.
*Assistente amministrativa/o
Fornisce la modulistica e gli elenchi alunni. Riceve dai docenti proponenti la documentazione
descritta nella procedura per le visite di istruzione. Collabora con il coordinatore dei viaggi di
istruzione raccogliendo e controllando la modulistica, i permessi ed i versamenti. Collabora con
l’ufficio del personale per le necessità organizzative interne comunicando i nominativi di classi e
docenti impegnati.
* Per il nominativo vedi l’organigramma del personale nel sito della scuola per l’anno i corso.
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PROCEDURA per le VISITE DI ISTRUZIONE di UN GIORNO
Per “visite d’istruzione” si intendono tutte le attività da svolgersi all’esterno dell’istituto con durata
al massimo di una giornata
Esse seguono la seguente procedura:
1.
AUTORIZZAZIONE DEI DOCENTI DELLA CLASSE
a.
b.
c.
d.
e.
f.
2.
L’autorizzazione, di regola, viene richiesta in Consiglio di Classe e deve risultare a
verbale.
Un docente può comunque proporre una visita di istruzione anche se non dispone ancora
della preventiva autorizzazione del C.d.C. compilando il modello D33-AV3rev4 e
procurando personalmente il consenso scritto (firma) dei docenti nelle cui ore di lezione
si svolgerà l’attività. In nessun caso gli studenti possono essere considerati responsabili
di questa fase.
I docenti organizzatori sono tenuti a comunicare per iscritto alle famiglie degli alunni la
meta della visita di istruzione e la spesa prevista utilizzando il modello D30-AV1rev4 da
compilare in modo completo.
L’uso del mezzo personale di trasporto è consentito solo all’inizio e alla fine del regolare
orario di lezione.
Per motivi di sicurezza le visita di istruzione che si svolgono in coincidenza con l’orario
delle lezioni devono prevedere per gli alunni del biennio la partenza ed il rientro
obbligatorio a scuola.
Alla visita di istruzione è tenuta a partecipare l’intera classe, chi non vi partecipa sarà
considerato assente.
PRESENTAZIONE DELLA RICHIESTA
Almeno 3 giorni prima vanno presentati in segreteria didattica alla assistente
amministrativa:
a.
il modello D33-AV3rev4 di domanda con le firme dei docenti in servizio che
autorizzano.
b.
tutti i permessi dei genitori o facenti funzione su modello D30-AV1rev4
c.
il modello D28-EVIrev6 Elenco degli alunni visita istruzione
N.B. Nessun alunno minorenne può partecipare alla visita se non ha il permesso firmato dai
genitori. I nomi di chi non ha presentato il permesso saranno depennati dall’elenco dei partecipanti
e risulteranno assenti nel giorno della visita.
3.
ACCORDO CON IL VETTORE.
Se non si utilizzano i mezzi pubblici il CVI provvederà a contattare le ditte per la prenotazione del
mezzo e a confermare l’ordine.
4.
RACCOLTA DEL denaro per il trasporto e VERSAMENTO della quota.
Se è prevista una partecipazione alle spese da parte degli studenti (per esempio per il mezzo di
trasporto, per ingresso a mostre, per cinema, teatro, ecc.) il docente responsabile deve provvedere a
comunicare alle famiglie degli alunni la quota richiesta ( MOD-D30-AV1rev4), a raccogliere le
ricevute di versamento e a consegnare il tutto in segreteria didattica, alla assistente amministrativa.
Le famiglie provvederanno a versare la quota sul CCP della scuola n. 12458352 o tramite bonifico
bancario( IBAN vedi sito). Non dimenticare di riportare sulla ricevuta le indicazioni: destinazione,
giorno, classe e nome dello studente. Il versamento può avvenire anche collettivamente o a
gruppi.
4
3.
ANNOTAZIONE SUL REGISTRO DI CLASSE
a.
Il docente proponente, comunica agli studenti e docenti del CdC la visita programmata
ed annota l’uscita sul registro di classe elettronico, nella sezione agenda, in
corrispondenza del giorno della sua effettuazione.
6. SPUNTI PER VISITE DI ISTRUZIONE
a.
Materiali vari, offerte ecc. ecc. sono reperibili in vicepresidenza e nel Sito della scuola.
7. MODULISTICA
Ecco i modelli da utilizzare e dove si trovano
MOD-D33-AV3rev4
MOD-D30-AV1rev4
MOD-. D28-EVIrev6
Distributori presso la portineria, in
segreteria didattica, nel sito della
scuola
Distributori presso la portineria, in
Autorizzazioni dei genitori visite di
segreteria didattica, nel sito della
istruzione
scuola
Distributori presso la portineria, in
Elenco alunni visita istruzione
segreteria didattica, nel sito della
scuola
Richiesta visita di istruzione ed
elenco alunni
PRO MEMORIA
1. Ho compilato il modulo di richiesta con le firme dei colleghi e l’elenco dei partecipanti?
2. Ho prenotato il mezzo di trasporto?
3. Ho avuto la conferma dal vettore?
4. Ho raccolto i permessi dei genitori?
5. Ho annotato l’uscita sul registro di classe?
6. Ho raccolto le ricevute?
7. Ho presentato il tutto in segreteria didattica almeno 3 giorni prima della visita?
5
PROCEDURA per i VIAGGI DI ISTRUZIONE DI PIU’ GIORNI
1.
LA PROPOSTA
a.
La proposta di V.I. con la relativa meta deve essere approvata dal C. di classe e
verbalizzata. In mancanza di verbalizzazione il C. di classe dovrà essere riconvocato.
b.
Il docente proponente compila il modello D52-CVIrev4 (comunicazione viaggio
istruzione) e lo consegna al coordinatore viaggi di istruzione.
c.
Nel più breve tempo possibile il coordinatore viaggi di istruzione raccoglie le indicazioni
sui presumibili costi dei i viaggi proposti e comunica ai docenti proponenti la spesa
indicativa prevista.
d.
Il docente responsabile il V.I.

Comunica agli alunni l’ammontare della spesa individuale indicativa che va
riportata dagli alunni sui moduli per l’autorizzazione (MOD D49-APrev6)
reperibile in segreteria didattica e sul sito di Istituto.

Raccoglie le autorizzazioni e la ricevuta del versamento che può essere
effettuato tramite bollettino di CC postale o bonifico bancario.
Nella ricevuta va indicato il nome dello studente, la classe, la meta del
Viaggio.
e.
Il docente proponente consegna:
Copia della richiesta al Consiglio di Istituto sul modello D52-CVIrev4 e il

D35-EVSrev0 (elenco alunni partecipanti) , al coordinatore V.I.

I moduli di autorizzazione delle famiglie firmati ed accompagnati dalle
ricevute del versamento degli anticipi pari al 50% delle quote individuali
prevedibili (oppure dell’intero costo del biglietto aereo se si utilizza una
compagnia low cost, quando il detto 50% sia inferiore a quello del volo), alla
assistente amministrativo/a.
----------------------------------------------------f. Le eventuali richieste di agevolazioni economiche, corredate dalla domanda scritta dei
genitori e dalla fotocopia del loro modello ISE, vanno presentate, in segreteria
amministrativa, prima della approvazione del V.I. da parte del Consiglio di Istituto.
g. La proposta al Consiglio di Istituto si realizza tramite la presentazione di un prospetto
da parte del Coordinatore V.I
Qualora il CdI non approvasse il viaggio o, se il viaggio non potesse essere realizzato, le somme
versate verranno restituite ad eccezione di quelle utilizzate per l’acquisto del biglietto aereo delle
compagnie low cost.
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2.
L’APPROVAZIONE
a. Il coordinatore V.I. raccoglie almeno tre preventivi di spesa e collabora con il docente
responsabile alla individuazione del preventivo più conveniente e idoneo alle esigenze e
invia conferma alle Agenzie.
b. Il coordinatore V.I. prepara un prospetto complessivo dei viaggi lo presenta al Consiglio di
Istituto per l’approvazione
a. L’approvazione del CdI. avviene di regola entro il 15 di Ottobre
b. In caso di approvazione il coordinatore V.I. la comunica al docente responsabile del viaggio.
c. In caso di non approvazione la documentazione andrà integrata ed eventualmente,
ripresentata.
d. In caso di successivo cambiamento della meta del viaggio dovrà essere riconvocato il
Consiglio di classe per l’approvazione della nuova destinazione.
e. In caso di rinuncia all’iniziativa, il docente responsabile del viaggio comunica la decisione
al coordinatore V.I.
f. Una volta scelta l’Agenzia, accettato il suo preventivo e conosciuta la quota individuale
definitiva, il docente proponente provvede a comunicare alle famiglie l’ammontare del saldo
del viaggio. Il saldo dovrà essere versato sul CCP della scuola n° 12458352 prima della
partenza.
g. Le ricevute del saldo indicanti nome, classe e meta vanno consegnate in segreteria didattica
alla collaboratrice amministrativa Sig.ra. Amalia Melaccio da parte del docente
responsabile del viaggio che si avvarrà della collaborazione del docente accompagnatore.
h. La collaboratrice amministrativa fornisce a tutti i docenti accompagnatori gli elenchi dei
partecipanti da utilizzare per i controlli, l’ingresso a musei, mostre, ecc.
3.
LA CONFERMA
a. Il coordinatore V.I. invia conferma alle Agenzie di viaggio prescelte..
b. Prima dell’effettuazione dei V.I. il coordinatore V.I. si riunisce con la segretaria del
personale per le verifiche relative ai docenti, agli orari ed alle date dei V.I.
4.
AUTORIZZAZIONI, ANTICIPI e RINUNCE
Anticipo ed autorizzazione vanno consegnate congiuntamente in segreteria didattica.
Il saldo va versato prima della partenza.
La rinuncia al viaggio da parte di uno o più alunni, dopo che la scuola ha accettato le
quote definitive comunicate dall’agenzia di viaggio, qualora comporti una
maggiorazione delle quote individuali degli altri partecipanti comporta la non
restituzione parziale o totale dell’anticipo versato.
In caso di rinuncia(per giustificati motivi di famiglia o di salute), dopo il versamento
dell’acconto, sarà restituita la quota ad eccezione delle seguenti voci:
 Costo dei biglietti aerei non rimborsabili.(low cost)
 Eventuale penale richiesta dall’agenzia.
 Eventuale penale dovuta all’incremento delle quote individuali in seguito a
riduzione del numero dei partecipanti.
 In caso di rinuncia per motivi non giustificati, l’acconto versato non sarà
restituito.
Anche la mancata partenza per qualsiasi motivo comporta il pagamento di una penale
stabilita dall’agenzia.
La restituzione dell’anticipo potrà essere fatta solo dopo l’effettuazione del viaggio e
solo dopo il pagamento della fattura, detratte eventuali penali.
7
5. ASSICURAZIONI SANITARIE E PER RINUNCIA VIAGGIO.
Gli studenti sono coperti da una assicurazione “medico bagaglio” in caso di smarrimento delle
valige durante il viaggio aereo o in caso di malattia all’estero, in aggiunta a quella fornita dal
Servizio Sanitario Nazionale.
Per tutte le prestazioni di assistenza in viaggio i numeri telefonici di riferimento sono :
In Italia 800914956
All’estero 00390642115564
Il testo del contratto assicurativo completo è reperibile sul Sito dell’Istituto nella Home al link
“Assicurazione”
In caso di rinuncia al viaggio da parte di uno studente, documentata da certificato medico,
l’assicurazione rimborserà le spese dietro presentazione di ricevute o fatture. Il docente
responsabile è tenuto a comunicare immediatamente o almeno entro le 24 ore il nominativo
dello studente assente, alla segreteria didattica.
L’Assicurazione rimborserà le spese solo se la denuncia di infortunio/malattia viene presentata
entro il 7° giorno lavorativo successivo alla partenza programmata.
6.
LA COMUNICAZIONE ALLE FAMIGLIE
a.
7.
L’ EFFETTUAZIONE
a.
8.
Materiali vari, offerte ecc. ecc. sono reperibili in vicepresidenza o nel Sito della scuola
DOCUMENTAZIONE DIDATTICA
a.
11.
Al ritorno i docenti responsabili del viaggio sono tenuti a stendere la relazione
utilizzando il modello D29-VIRrev2 ed a consegnarla, entro un mese, al CV I
SPUNTI PER VIAGGI DI ISTRUZIONE
a.
10.
Se durante il viaggio sorgono problemi, il docente responsabile del viaggio è tenuto a
mettersi in contatto con il Dirigente scolastico o con il Dirigente Amministrativo per
concordare la soluzione.
AL RITORNO
a.
9.
Il docente responsabile del viaggio comunica a tutti gli alunni ed alle loro famiglie il
programma definitivo dettagliato del viaggio su modello D53-PVIrev2, indicando anche
tutte le attività di carattere didattico-culturale che saranno svolte ed i recapiti. In calce al
programma del viaggio sono indicate le norme comportamentali da osservare con
particolare riguardo alla sicurezza individuale degli alunni.
Su richiesta dei docenti organizzatori Il coordinatore V.I fornisce il materiale didattico
relativo alle visite di istruzione.
MODULISTICA
Elenco dei modelli da utilizzare e dove si trovano:
MOD-D52-CVIrev2
MOD-D49-APrev6
Comunicazione viaggio di
istruzione
Autorizzazioni dei genitori con
accettazione dei costi indicativi
prevedibili
In segreteria didattica e nel sito
della scuola
In segreteria didattica e nel sito
della scuola
8
MOD D35-EVSrev0
CCP 12458352
MOD D09-RSrev0
MOD-D53-PVIrev2
MOD-D29-VIRrev2
12.
In segreteria didattica e nel sito
della scuola
In segreteria didattica o ufficio
Bollettino di conto corrente postale
postale
Registr. sito“dovesiam”
Nel sito di Istituto
Programma definitivo del viaggio In segreteria didattica e nel sito
di istruzione da dare alle famiglie
della scuola
In segreteria didattica e nel sito
Valutazione finele del viaggio
della scuola
Modulo Elenco alunni viag. istr
PRO MEMORIA
1. Ho compilato e presentato al coord. V.I. la Proposta del viaggio di istruzione?
2. Ho compilato e presentato al cord. V.I. e al assistente amministrativo l’elenco alunni?
3. Ho compilato e presentato al assistente amministrativo i permessi assieme alle ricevute
dell’anticipo di tutti i partecipanti?
4. Ho comunicato alle famiglie l’ammontare del saldo?
5. Ho dato alle famiglie il programma definitivo del viaggio?
6. Ho compilato e presentato al coordinatore V.I. il modulo “Dovesiamonelmondo” ?
7. Ho compilato e presentato al coord. V.I. la relazione finale del viaggio?
9
PROCEDURA per gli SCAMBI CULTURALI
1. ORGANIZZAZIONE
L’organizzazione dello scambio culturale compete al docente organizzatore che ne riceve l’incarico
dal Dirigente scolastico.
2.
COMUNICAZIONE ALLE FAMIGLIE
Il docente responsabile comunica a tutti gli alunni ed alle loro famiglie il programma dello scambio
in un’apposita riunione nella quale i genitori riceveranno un foglio informativo dove verranno
precisate la destinazione, gli scopi dell’iniziativa, le date, le modalità del viaggio e dell’alloggio ed i
costi previsti. In tale occasione, o successivamente, i genitori compileranno la richiesta di
autorizzazione e sottoscriveranno i modulo di consenso e quello delle regole di comportamento
reperibili nel sito della scuola..
La documentazione comprende la richiesta al C.d.I., le autorizzazioni, le varie schede, gli elenchi
dei partecipanti, il programma di massima, la valutazione finale: CVI che ne verifica la
completezza.
3.
MODULISTICA
Ecco i modelli da utilizzare e dove si trovano
MOD-D52-CVIrev4
MOD- D46-SC3
D38-ASCrev1
MOD-D17-CGSrev0
MOD D35-EVSrev0
MOD D09-RSrev0
MOD-D47-RSC rev2
MOD-D12-RCErev1
4.
Comunicazione scambio del C. di
classe (al CVI e C.d.I)
In segreteria didattica e nel sito
della scuola (nell’area >docenti)
In segreteria didattica e nel sito
Scheda studente (infosheet)
della scuola (nell’area >docenti)
In segreteria didattica e nel sito
Autorizzazioni studenti
della scuola (nell’area >docenti)
Nel sito della scuola (nell’area
Consenso genitori
>docenti)
In segreteria didattica e nel sito
Elenchi studenti per scambio
della scuola (nell’area >docenti)
Iscrizione sito
Nel sito della scuola (nell’area
“dovesiamonelmondo”
>docenti)
In segreteria didattica e nel sito
Relazione finale scambio
della scuola (nell’area >docenti)
Nel sito della scuola (nell’area
Regole di comportamento all’estero
>docenti)
PRO MEMORIA
1. Ho compilato e presentato al coord. V.I. e al Consiglo di classe, la Proposta dello
Scambio?
2. Ho raccolto le autorizzazioni per la partecipazione allo scambio?
3. Ho fatto compilare agli studenti la “Scheda studente” e la ho inviata al partner?
4. Ho ricevuto dal partner la scheda “studente”?
5. Ho consegnato anche l’elenco studenti contenente numeri di telefono, nomi, ecc. in
segreteria didattica e ne ho stampato e fatto firmare alcune copie da portare in
viaggio?
6. Ho dato alle famiglie il programma definitivo dello scambio?
7. Ho compilato e consegnato il modulo “dovesiamonelmondo” al coordinatore V.I.?
10
INDENNITA’ E RIMBORSI PER VISITE DI ISTRUZIONE, VIAGGI, SCAMBI
Non è previsto alcun rimborso per pasti relativamente alle visite e viaggi di istruzione.
Per quanto riguarda gli scambi il Consiglio di Istituto ha deliberato un contributo di 50€ per ogni
studente ospitato per spese generali di ospitalità La gestione di questa cifra è affidata al docente
responsabile dello scambio.
.
E’ prevista poi una quota di 50€ a notte per il docente che ospita un collega straniero
. Si precisa inoltre che:
 quando un docente si reca all’estero per accompagnare gli studenti tutte le spese, viaggio,
vitto, alloggio e altre spese connesse allo scambio in loco devono essere incluse nella quota
individuale degli studenti. Se si chiede la collaborazione di un docente esterno (per es. un
collega in pensione) l’eventuale compenso pattuito deve essere a carico delle famiglie che
inviano i ragazzi all’estero

Solo i docenti che ospitano un collega straniero ricevono un rimborso spese pari a 50€ per
ogni notte di ospitalità. Il docente può anche decidere di ospitare il collega in una pensione,
B&B o appartamento. Comunque il limite rimane 50€ a notte tutto incluso (vitto, alloggio,
trasporti ecc. ecc.). Il numero di docenti ospitati deve essere pari al numero dei docenti che
sono stati ospitati dai colleghi stranieri.
.
Questa cifra è netta se si tratta di effettivo rimborso spesa. E’ invece lorda se si tratta
di un compenso alla persona.
Il rimborso netto è tale solo a fronte della presentazione di pezze giustificative (fatture
o scontrini fiscali), fino alla cifra dimostrata con pezze giustificative ; per la parte residua vi
sarà corrisposto un riconoscimento economico con relative trattenute fiscali.
Viene riconosciuto poi un compenso a parte, a carico del fondo d’istituto, ai docenti che
gestiscono lo scambio (ospiti o non ospiti che siano) o il progetto. Il compenso è lordo e si basa su
un calcolo approssimativo delle ore impiegate nella preparazione e nell’organizzazione
dell’accoglienza. In genere viene comunicato con la lettera d’incarico sul fondo d’istituto.
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