Istruzioni per la compilazione del Modulo Nota Spese

Istruzioni per la compilazione del Modulo Nota Spese
Modulo Nota Spese di Viaggio
• Consultare la Normativa sui rimborsi spese dei governatori distrettuali nel compilare la nota spese.
• Indicare la data della visita/riunione nella prima colonna.
• Indicare il codice di riunione nella terza colonna (usare la legenda nell'angolo in alto a destra del modulo).
• Per le spese al di fuori degli USA, i costi per pasti, hotel e trasporto devono essere indicati in valuta locale.
• Per le spese al di fuori degli USA, le spese per i chilometri dovranno essere in dollari USA e convertite nella
valuta locale alla fine della nota spese.
• Arrotondare i chilometri percorsi al numero intero più vicino.
• Per le note spese al di fuori degli USA, inserire il tasso di cambio di LCI in vigore alla data in cui la nota spese
viene inviata alla sede centrale. Usare il link sulla sinistra della cella. N.B.: questo invio è solo su formato
Excel.
• È richiesta la firma del governatore distrettuale (eccetto per i governatori in India) solo quando un
rappresentante ha viaggiato in sua vece; in quel caso devono firmare sia il governatore che il rappresentante.
Note spese
Entro il giorno 20 del mese successivo a quello di riferimento della nota spese, è necessario inviare la
seguente documentazione a Lions Clubs International:
• Nota spese di viaggio del governatore distrettuale (C-30).
• Rapporto riunione/visita del governatore distrettuale (M-26) per tutte le riunioni/visite.
• Allegare le ricevute appropriate dell'albergo, dei pasti e dei mezzi di trasporto.
Tale documentazione dovrà essere inviata a:
Lions Clubs International
Eurafrican Department
nd
300 W. 22 Street
Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA
Email: [email protected]
Fax: +1-630-571-1693
Trasferimenti
Se si utilizza l'auto per gli spostamenti, il totale del rimborso non potrà superare il costo del viaggio aereo in
classe economica. Il rimborso delle spese per gallerie, pedaggi autostradali, parcheggi, traghetti, bus, taxi e
treni potrà essere richiesto in aggiunta al rimborso chilometrico previsto. È necessario presentare le ricevute.
Oltre alla nota spese devono essere presentati i biglietti/coupon aerei, gli itinerari dei biglietti elettronici con la
ricevuta di pagamento con carta di credito, la ricevuta dell'agenzia viaggi o la copia dell'assegno incassato
attestante il pagamento.
Rappresentanti del governatore distrettuale
Solamente un primo o un secondo vice governatore distrettuale possono essere autorizzati dal governatore
distrettuale a fare delle visite in sua vece. Il pagamento a questi rappresentanti sarà effettuato sulla base della
Normativa sui rimborsi spese del governatore distrettuale. Tutte le richieste di rimborso spese dovranno essere
firmate dal governatore e dal rappresentante.
Visita del Presidente Internazionale o dei Vice Presidenti
In occasione di visite da parte del presidente internazionale o dei vice presidenti presso il vostro distretto
singolo o sub, è previsto il rimborso delle spese che il governatore distrettuale sosterrà per partecipare alla
riunione a cui è stato invitato. Non vi sono norme che prevedono il rimborso delle spese di viaggio sostenute
dal governatore per accompagnare gli officer internazionali o per l’organizzazione di dette visite. Per maggiori
informazioni si prega di consultare la Normativa sui rimborsi spese del governatore distrettuale.
DGCFI.IT 15-16