Manuale posta elettronica

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Manuale posta elettronica
GRUPPO CAMBIELLI
Posta elettronica (Webmail)
Consigli di utilizzo
Questo sintetico manuale ha lo scopo di chiarire alcuni aspetti basilari per l’uso della posta elettronica del
gruppo Cambielli.
Introduzione al sistema (schema architetturale)
Il sistema di posta elettronica utilizzato è basato su IBM Lotus Domino server e lotus inotes. Alla data
odierna (maggio 2010) la versione del sistema è la 8.5.1. Sintesi della architettura del sistema di posta: il
sistema di posta elettronica in cambielli è installato su DIVERSI SERVER. I server sono collegati tra loro, il
server principale si chiama SRVPORTAL, elenco dei server:
srvportal.cambielligroup.it (server principale, Cinisello)
premium.cambielligroup.it (Cinisello)
ef.cambielligroup.it (Cinisello)
dom02.cambielligroup.it (Bologna)
farmq.cambielligroup.it (server Quickr)
COME ACCEDERE ALLA PROPRIA CASELLA DI POSTA
L’accesso alla posta elettronica DALLA VPN O DALLA RETE DEGLI UFFICI DEL GRUPPO DEVE AVVENIRE
ATTRAVERSO UN BROWSER (INTERNET EXPLORER V.7 O V.8):
Figura 1 – accesso dalla rete degli Uffici Cambielligroup
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Autore: Alessandro Brizzolesi -Data creazione: 14 maggio 2010 - Modifica:26 luglio 2012 Release:1.1
Accedere utilizzando il proprio Username quello inviatoVi al momento della registrazione. E’ possibile usare
lo user name intero oppure uno abbreviato Es. “mario rossi” oppure “mrossi” e la password inviata.
Vi apparirà la schermata iniziale della posta
Server dove risiede la
casella di posta
Preferenze (vedi pag. successiva)
Funzione di ricerca
Accesso a:
Posta, Agenda (calendario),
Rubrica Contatti Personali, Elenco
Attività
Possibilità di ordinare i
messaggi per data- nome
o oggetto cliccando su
colonna
La videata iniziale potrebbe essere diversa e mostrare solo alcuni messaggi (es. gli ultimi 10), la prima
videata può essere personalizzata, ognuno può definire la propria.
Note consigli PER IL PRIMO ACCESSO DA UN NUOVO COMPUTER:
Consigli pratici se + la prima volta che viene usata la web mail da un “nuovo” computer.
1) Installazione ACTIVEX, al primo accesso potrebbe apparire questo messaggio
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Autore: Alessandro Brizzolesi -Data creazione: 14 maggio 2010 - Modifica:26 luglio 2012 Release:1.1
Dovete cliccare su OK e poi
Cliccare su questo messaggio
Rispondere “INSTALLA” alla finestra che poi appare a video.
2) SITI ATTENDIBILI, consigliamo di aggiungere ai siti attendibili tutti gli indirizzi “cambielligroup.it” vedi
figura 3, per aggiungere all’elenco i siti fare doppio click su il mondo o sulla parola internet (vedi figura 4) e
poi aggiungiamo il dominio cambielligroup.it (vedi fig. 5 e 6) :
Figura 3 - Siti attendibili
Figura 4 - SITO NON RICONOSCIUTO
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Autore: Alessandro Brizzolesi -Data creazione: 14 maggio 2010 - Modifica:26 luglio 2012 Release:1.1
Figura 5 - aggiunta sito attendibile
Figura 6 - aggiungere cambielligroup.it
ACCESSO DA INTERNET
(Previsto solo previa autorizzazione)
Figura 2 - accesso da INTERNET
Apparirà la seguente schermata (fig. 7) dove dovrete scegliere l’opzione “CONTINUA CON IL SITO WEB…”
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Autore: Alessandro Brizzolesi -Data creazione: 14 maggio 2010 - Modifica:26 luglio 2012 Release:1.1
Scegliere di continuare con il sito
Figura 7 - errore certificato (dovete scegliere di continuare)
Lettura delle mail (posta in entrata)
Tutte le nuove e-mail sono visibili nella posta in entrata (vedi figura sotto).
Per evitare di rallentare il sistema CONSIGLIAMO vivamente di tenere la posta in entrata il più libera e
vuota possibile ARCHIVIANDO IN CARTELLE LE MAIL.
Numero tra parentesi sono le mail ancora NON
LETTE (le mail non lette sono quelle rosse)
Funzione “tutti i documenti” visualizza tutti i messaggi
sia in entrata che inviati (usare PER RICERCHE)
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Archiviazione delle mail
Esistono due dipi di archiviazione:
1. Manuale: ogni mail può essere spostata in una cartella per argomento/classificazione.
Funzioni di spostamento e-mail in
cartelle.
Si può spostare una mail anche solo
“trascinandola” con il mouse
Cartelle e sottocartelle
2. Automatica: periodicamente le mail che sono hanno due anni vengono messe in un archivio
separato (in automatico sul server). L’archivio è consultabile solo via link (vedi figura sotto)
Link a archivio (storico) posta
Creazione nuovo messaggio
Ecco alcune informazioni relative alla funzione di creazione nuovo messaggio: è possibile inserire più
destinatari (separandoli con una virgola “,” ) sia come destinatari DIRETTI (PER) che come copia conoscenza
(CC) e come copia conoscenza NASCOSTA (CCN).
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I destinatari PER e CC non vedranno i CCN e i CCN non vedranno gli altri CCN eventuali
Per cercare nomi si può semplicemente scrivere il nome e cognome e il sistema cerca nella rubrica
AZIENDALE e in QUELLA PERSONALE o negli ultimi Indirizzi usati (contatti recenti). La ricerca nei contatti
recenti (che si può avviare con INVIO o cliccando su apre una tendina o una finestra vedi sotto)
Funzioni di formattazione della mail
Gli account interni sono seguiti dal suffisso “/GRPPSC/IT” che identifica gli utenti interni al server
Cambielligroup.
Cliccando sulla voce PER / CC / CCN è possibile aprire una finestra di ricerca (vedi figura sotto) dove è
pssibile cercare per “cognome” vedi esempio sotto
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2. Inserisci testo
3. clicca su cerca
1.Scegli rubrica
4. risultati
Il testo della mail può essere personalizzato (font, colori, tabelle) tuttavia occorre considerare che in caso di
invio della mail verso un “indirizzo esterno” la formattazione potrebbe non essere mantenuta (per esempio
la tabella potrebbe trasformarsi in un semplice testo). Per questo motivo nel caso in cui si vogliano inviare
testi particolarmente curati nella forma estetica o formattati consigliamo di allegarli come File.
Opzioni:
-
Alta priorità (utile per segnalare urgenza, il server cerca di inviare immediatamente la mail)
Ricevuta di Ritorno (per ricevere mail di conferma di lettura, è garantita solo per mail interna. Per
mail verso internet potrebbe non tornare mai la ricevuta)
Allegati:
E’ possibile allegare uno o più file alla mail
Aggiunta allegati
In caso di problemi con la gestione allegati verificare che la installazione dell ACTIVEX (vedi note pag.2-3). In
alternativa provare con la modalità LITE o Semplificata della posta.
Controllo ortografico:
Al momento di invio della mail potrebbe partire un controllo ortografico (simile a quello che si usa sui
programmi Office). E’ possibile disabilitarlo dalle preferenze.
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Preferenze (alcuni punti utili)
E’ possibile personalizzare alcune funzioni della posta
Es. FIRMA in automatico sotto la mail (entrare in preferenze-posta e poi FIRMA)
Inserire la firma che si desidera (solo testo o formattataRich Text)
Decidere se il sistema deve mettere firma in automatico
Client di posta predefinito (sezione GENERALI): se si desidera usare la funzione con il tasto destro mouse o
quando si clicca su un indirizzo email su una pagina web es. mailto:[email protected] e fare aprire in
automatico la web mail impostarla come POSTA PREDEFINITA
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FUNZIONE POSTA
PREDEFINITA
DIZIONARIO COLLEGATO
(controllo ortografico)
CONTATTI RECENTI (Immissione facilitata):
E’ possibile togliere indirizzi memorizzati in automatico dal sistema o DISATTIVARE la funzione di
completamento automatico (se non si vogliono memorizzare le mail usate)
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Cambio password: Il sistema chiede in automatico periodicamente la sostituzione della password: In caso Si
volesse procedere a cambiare la password autonomamente è necessario:
1.
2.
3.
4.
Accedere usando l’indirizzo https://srvportal.cambielligroup.it
Accedere alle preferenze della propria casella di posta
Accedere alla sezione sicurezza
Seguire la procedura di cambio password
La procedura di cambio password è utilizzabile solo se
ci ci trova in modalità “HTTPS” protetta
Cliccare per avviare la procedura di
cambio password
Iserire la vecchia password e la nuova (due volte).
Una volta completata la procedura il sistema potrebbe accettare ancora (per poco tempo) anche la vecchia
password (periodo di aggiornamento). Questo perché deve aggiornare tutti i server di accesso.
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