Overview 2014

Il Partner con cui ottimizzare
la gestione dei Viaggi d’Affari
La nostra storia
Le società del Gruppo Uvet
UVET VIAGGI TURISMO nasce a Milano nel 1950 dall’intuito
dell’imprenditore Francesco Patanè che partendo da una singola
agenzia di viaggio crea negli anni la più grande agenzia italiana
leader nel segmento dei viaggi d’affari. Il figlio Luca Patanè ricopre
l’incarico di Presidente dell’Azienda che nel tempo ha affiancato
all’attività di Business Travel anche quella di Tour Operator “tailor“tailor
made” per Africa, Oriente, Australia e Pacifico, Nord e Sud
America e quella distributiva (rete di agenzie di viaggio) come
c
UVET – ITN.
Nel 2001 AMERICAN EXPRESS e UVET VIAGGI TURISMO
danno vita ad una Joint-Venture
Joint Venture allo scopo di creare una realtà di
riferimento nel panorama del Business Travel italiano per la
gestione delle esigenze di viaggio di tutte le Aziende Nazionali e
Multinazionali
ultinazionali presenti in Italia.
Il Gruppo UVET è azionista di maggioranza del network di
Agenzie UVET – ITN,, uno dei maggiori poli distributivi italiani,
attivo nel comparto dei servizi turistici nel segmento consumer e
business. Le attività complessive (società controllate + network)
hanno generato nel 2012 volumi d’affari superiori a 2,2 miliardi di
euro.
Travel Net Solution,
Solution, nata da uno spin off della pre-esistente
pre
divisione informatica di Uvet Viaggi e Turismo, ha la sua missione
nella ricerca e nella progettazione di innovative soluzioni
informatiche per la gestione della mobilità integrata.
integrata
TraXall società che offre servizi di virtualizzazione dei processi
aziendali attraverso sistemi IT fruibili tramite cloud computing.
computi
Dalla richiesta dei servizi di viaggio necessari, alla gestione
automatizzata della nota spese, l’applicativo proposto gestisce
l’intero ciclo di vita di una trasferta.
TKT società Leader nella gestione delle flotti aziendali. A
disposizione della sua clientela un team altamente specializzato
nell’ottimizzazione dei costi legati alla gestione completa della
flotta e dell’assistenza al driver. Grazie allo sviluppo di software
tecnologicamente avanzati
avanzati Tkt integra tutti i processi legati alla
gestione della flotta con quelli legati alla rendicontazione e
all’addebito delle spese dei dipendenti.
Recente acquisizione del Gruppo UVET è Jakala Events, leader
italiano nella progettazione e realizzazione di eventi di
comunicazione e organizzazione di grandi eventi internazionali.
Jakala progetta, produce e gestisce convention, viaggi incentive e
attività di formazione aziendale, da 50 a 10.000 partecipanti,
curandone tutti gli aspetti.
Congress Lab è il provider di UVET AMEX dedicato alla
formazione del medico. HEALTH CARE LABS è il brand con il
quale opera nell’area della salute, quale laboratorio di idee e
soluzioni innovative orientate ad offrire un servizio completo ed
attento ad associazioni ed aziende, sia che si tratti di organizzare
un congresso medico, una campagna di comunicazione o di
implementare un progetto di Corporate Social Responsability.
Fondazione Atlante Nel dicembre 2011, Amadeus Italia, Ventura
Travel e il Gruppo Uvet hanno costituito la Fondazione Atlante con
l'obiettivo di mettere il patrimonio della propria esperienza al
servizio della solidarietà sociale e della cultura. La Fondazione si
propone di diffondere le diverse espressioni della cultura come
mezzi per il miglioramento della qualità della vita e della coesione
sociale e di finanziare iniziative solidali intervenendo in maniera
concreta su progetti specifici legati al turismo. L'attività si concentra
su tre macro-aree di intervento: Sociale, Cultura e Formazione,
con l'obiettivo di sostenere progetti legati al turismo responsabile e
accessibile, alla salvaguardia del patrimonio culturale, storico e
artistico, e alla formazione di operatori e professionisti del settore
turistico nei paesi in via di sviluppo. Maggiori informazioni sui
progetti attualmente in corso sono disponibili sul sito :
www.fondazioneatlante.it.
UVET nel 2004 ha creato una propria società a Bucarest che
opera regolarmente in attività di fullfilment per UVET, American
Express ed altre importanti Aziende italiane e straniere. Impiega
circa 250 operatori di call centre la cui attività è costantemente
monitorata dal personale italiano residente.
Avexia Voyages Le partecipazioni societarie di maggioranza del
Gruppo UVET comprendono infine Avexia Voyage, società
parigina specializzata nel settore viaggi d’affari e turismo partner
del network American Express: 5 mila aziende clienti e 10 uffici sul
territorio francese.
Il Gruppo American Express
Overview
American Express ha oggi nel mondo oltre 60,000 dipendenti impiegati per le attività di Servizi
Travel e Carte di Credito. Per il segmento Business Travel rappresenta oggi un brand indiscusso
con oltre 25 miliardi di dollari annui di volume d’affari. Per i nostri Clienti una partnership con
American Express significa poter contare sull’expertise di risorse specializzate in strategie di costsaving e, grazie anche al nostro importante potere di acquisto worldwide, avere accesso ad uno dei
più consolidati programmi di razionalizzazione della spesa che potrà consentire il raggiungimento di
inattesi risultati di contenimento del budget investito in Viaggi e Trasferte.
Nella propria gestione interna American Express, essendo anche una istituzione finanziaria, è molto
rigorosa nel rispetto degli standard amministrativi ed aziendali in genere, le procedure interne sono
simili a quelle richieste dalla legislazione americana per le holding bancarie e finanziarie. Questa è
una ulteriore garanzia sulla solidità finanziaria e su quindi la possibilità di consolidare con American
Express relazioni durevoli nel tempo.
La presenza worldwide di American Express è
garantita tramite 26 sedi di proprietà (per sede
intendiamo anche la relativa rete locale di uffici
presenti nel Paese) e da 4 joint-venture, in Italia,
Spagna, Cina e Giappone, (società create con un
Partner locale e nelle quali American Express ha
una presenza significativa di quote azionarie). Il
resto del Network è presidiato tramite accordi
esclusivi di American Express con primarie
organizzazioni locali di Travel Management che con
lei condividono I’impegno nell’offrire il più alto
standard di servizio disponibile nel rispetto di quanto
già è garantito da American Express alla propria
clientela internazionale.
Uvet American Express in Italia
Overview
UVET AMEX ha il proprio quartier generale a Milano ed
impiega 385 professionisti del turismo esclusivamente
impegnati per l’attività del Business Travel. Ha maturato nel
2013 un volume di intermediazione pari a circa 360 milioni di
euro. La gestione operativa sul territorio viene svolta da 6
importanti Business Travel Centre ubicati a Milano, Torino,
Treviso, Bologna, Firenze e Roma. In aggiunta alle proprie
agenzie dirette, dal 1995 Uvet Viaggi Turismo S.p.A. ha varato
un programma di affiliazione “ PARTNER OF UVET ” di
Agenzie di Viaggio specializzate nel Business Travel con
l’obiettivo di creare un Network in grado di garantire ai Clienti
una presenza capillare su tutto il territorio nazionale. A questa
rete viene dedicato un programma continuo di formazione che
consente di garantire ai Clienti elevati standard di qualità
anche attraverso le oltre 150 agenzie affiliate.
UVET Amex oltre ai servizi di Staff che riportano direttamente alla Presidenza :
Controllo di gestione
Amministrazione & Finanza, Approvvigionamenti & Logistica
Risorse Umane
è organizzata in 6 Aree Strategiche con riporto diretto all’Amministratore Delegato:
Supplier Relations
Marketing e Comunicazione
Vendite Clienti National
Vendite Clienti Multinational
Congressi ed Eventi
Service Delivery & Operations
Gestione operativa delle trasferte aziendali
Servizi di Base
La corretta gestione di una trasferta aziendale passa attraverso la fornitura dei
servizi primari di prenotazione e d’emissione titoli di viaggio oltre a tutte le
informazioni di supporto che l’Agenzia di Viaggio può fornire al suo passeggero
grazie al suo ruolo di consulente di viaggio. A titolo esemplificativo di seguito Vi
elenchiamo le principali attività svolte dal team che viene dedicato alla gestione
del CLIENTE aziendale:
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Prenotazioni, emissione e rimborsi di biglietteria aerea; nazionale, internazionale ed
intercontinentale
Prenotazioni, emissione e rimborsi di biglietteria ferroviaria nazionale ed internazionale
elettronica e cartacea attraverso l’utilizzo di sistemi di prenotazione Trenitalia / NTV.
Prenotazioni ed emissione di biglietteria marittima
Prenotazioni ed emissioni di voucher alberghieri e residence in Italia e nel mondo sia per
Hotel convenzionati direttamente dai nostri Clienti che presenti nella Directory Uvet American
Express;
Gestione prenotazioni hotel in allotment ;
Prenotazione ed emissione voucher autonoleggi per auto con o senza autista;
Fornitura di informazioni relativamente a rinnovi passaporti, nonché assistenza per la
richiesta di visti nei casi in cui tale documento si renda necessario per la destinazione
richiesta dal viaggiatore;
Fornitura di tutte le informazioni relative alla regolamentazione igienico - sanitaria per tutte le
destinazioni Internazionali;
Fornitura dettagliata delle informazioni relative all’itinerario di viaggio per ogni prenotazione
effettuata;
Gestione operativa delle trasferte aziendali
Servizi Executive
Particolare attenzione viene data a questo servizio che è rivolto alle
risorse che ricoprono una funzione strategica in Azienda. Il servizio
verrà erogato attraverso questo Team che seguirà H24/365 tutti gli
spostamenti delle risorse VIP assicurandosi che tutte le componenti
del viaggio rispondano pienamente alle esigenze specifiche del VIP
oltre a garantirne il massimo della qualità dei servizi.
Il servizio prevede un Team di operatori con almeno 15 anni di
esperienza e che rispondono pienamente alle seguenti
caratteristiche professionali e psicoattitudinali :
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Affermata competenza tecnica, capacità di soluzione di problemi operativi.
spiccate doti relazionali, affidabilità
cordialità, pazienza, capacità di ascolto attivo
flessibilità, orientamento al cliente
gestione di situazioni critiche e tolleranza allo stress in situazioni di emergenza.
Conoscenza approfondita degli strumenti di lavoro e della lingua Inglese scritta e parlata
I rapporti consolidati con le maggiori compagnie aeree operanti in Italia ci consentono di essere
particolarmente efficaci nell’attività di problem solving (liste d’attesa, riprotezioni etc.) mentre in
campo alberghiero American Express ha sviluppato un programma globale di oltre 11.000 alberghi
selezionati, tramite il quale sono state negoziate tariffe CORPORATE, con riduzione fino al 50%
rispetto alle tariffe ufficiali.
Tutte le risorse del Team saranno dotate di SmartPhone in modo di poter rispondere a qualsiasi tipo
di comunicazione via email, sms, telefonica. Al fine di garantire il supporto anche in casi di
emergenza le risorse dedicate a questo servizio saranno sempre affiancate con una risorsa di
backup .
Il team dell’Executive sarà in grado di offrire, oltre a servizi di prenotazione estremamente
personalizzati, numerosi servizi aggiuntivi tra cui :
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Assistenza aeroportuale VIP e servizi sottobordo
Prenotazione salette in aeroporto
Webcheck-in con emissione e consegna della carta d’imbarco
Gestione service limosine, anche con autista multilingue
Gestione operativa delle trasferte aziendali
Copertura orario di lavoro
Uvet American Express eroga i propri servizi rispettando i seuenti
orai di lavoro standard :
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Lunedi – Venerdi dalle ore 08:30 alle ore 19:00
Inoltre, per i nostri Clienti mettiamo a disposizione un servizio di “ Extended Hours Service “
operato dal nostro Business Travel Center nel quale sono presenti operatori dedicati forniti di
postazioni di lavoro GDS per lo svolgimento dell’attività d’assistenza.
Tutti gli operatori, rispondono ad un numero telefonico dedicato, e sono dotati di accesso alla posta
elettronica e ad Internet in modo tale da ricevere le richieste di viaggio o di assistenza in qualsiasi
modalità ( fax , e-mail , telefono, o strumento informatico ).
Il servizio EHS è disponibile nei seguenti orari:
• Lunedì - Domenica dalle ore 07.00 alle ore 22.00
Questo servizio è molto importante per tutti i passeggeri che pianificano o modificano la loro
trasferta anche negli orari non standar ma soprattutto risponde a tutti quei casi di emergenza
scaturiti da situazioni impreviste dove il supporto di un operatore professionale è fondamentale per
avere :
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Informazioni voli oltre ad informazioni utili per viaggiare
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Prenotazioni e biglietteria Aeree , modifiche, remissioni, annullamenti, biglietteria
prepagata in aeroporto.
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Biglietteria ferroviaria nazionale internazionale
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Prenotazioni alberghiere e prenotazioni di noleggi auto
•
Informazioni su stati di agitazione sindacali ( scioperi )
Tutti i giorni dalle 22.00 alle 07.00 365 giorni all’anno è in funzione il servizio ETS “ Emergency
Travel Service “ che viene fornito dal nostro Emergency Contact Center con operatori multilingua.
Secondo il programma American Express Corporate Travel “Worldwide Customer Care”, per tutti i
nostri Clienti garantiamo la massima assistenza comprese le situazioni di emergenza, ovunque nel
mondo. Ogni singolo ufficio viaggi American Express nel mondo, nell’ambito del citato programma
globale, garantisce la fornitura dei seguenti quali: riconferma voli, assistenza nella
conferma/cambiamento della prenotazione, assistenza per il cambiamento di itinerario, prenotazioni
alberghiere e prenotazioni di noleggi auto, assistenza per particolari emergenze locali.
Gestione operativa delle esigenze MICE
Servizio Meeting Incentive Convegni ed Eventi
Meeting, Incentive, Convention ed Eventi costituiscono
dei momenti vitali di crescita per le imprese.
L’esperienza maturata in oltre 20 anni di attività con
crescita costante in termini di volumi amministrati e di
soddisfazione dei clienti, l’acquisizione continua di
nuove professionalità in grado di completare sempre più
la gamma di servizi e competenze specialistiche offerte,
la solidità finanziaria e la vocazione internazionale
derivante dall’appartenenza al Gruppo UVET Amex,
fanno del nostro team uno dei migliori partner italiani per lo studio, la progettazione e realizzazione
di soluzioni globali e/o singoli servizi specialistici per iniziative di Event Marketing e Viaggi Incentive
di qualsiasi taglia e formato.
La grande esperienza sviluppata in questi settori consente inoltre alle divisioni specialistiche
“Congresses” e “Sport Events” di offrire un servizio di altissimo livello operativo e qualitativo sia nella
gestione congressuale che in occasione di grandi manifestazioni in tutto il mondo. Ogni aspetto
dell’evento viene preso in considerazione e sviluppato da specifici team:
Account: punto di riferimento con il Cliente, coordina tutte le fasi dell’evento
Project Leader: responsabile della progettazione dell’evento
Creative Productions: dedicato agli aspetti di comunicazione e produzione di allestimenti
e materiali necessari all’evento
Operation: dedicato a tutta la logistica operativa
Air Fare Specialist: migliora i processi operativi attraverso un’ottimale gestione delle
prenotazioni aeree (individuali e di gruppo) e contrattazione con le compagnie aeree
Supplier Relation: dedicato alla negoziazione con i fornitori in sinergia con il Cliente
Reporting & Analysis: dedicato al controllo contabile e alla consuntivazione dell’evento
MiniMeeting: Specializzato nella gestione operativa di meeting predefiniti e singoli servizi
Consulenza a supporto
Account Manager
UVET AMEX non offre alla propria clientela semplicemente il servizio di
Agenzia di Viaggio ma fornisce una consulenza più ampia per
migliorare la capacità di acquisto delle proprie Aziende Clienti, per
ottimizzare i loro processi interni ed infine poter contenere il budget
investito nelle trasferte di lavoro. Per raggiungere questi obiettivi è
determinante il contributo fornito da due settori UVET AMEX: il Team
degli Account Managers e quello di Supplier Relations.
Gli Account Managers sono professionisti con una consolidata esperienza operativa e commerciale
nel Turismo d’Affari. Hanno l’incarico di gestire il rapporto con i referenti delle Aziende Clienti
mettendo a disposizione la propria esperienza e preparazione professionale per ottimizzare il livello
delle prestazioni offerte, individuare e condividere gli obiettivi da raggiungere, le modalità e i tempi.
Queste le loro mansioni principali:
Sviluppo della Travel Policy Aziendale
Identificazione aree di risparmio
Andamento sul raggiungimento degli obiettivi cliente/fornitore
Affiancamento nelle trattative con i Fornitori di servizio
Verifica degli obiettivi di Saving
Politica per la Qualità
Rilevazione della soddisfazione del Cliente
Oltre alla conoscenza specifica del mercato e dei fornitori che offrono i servizi primari ai nostri
clienti la figura dell’Account Manager ricopre un ruolo di fondamentale nella ricerca e nella pro
positività di nuove opportunità di saving non necessariamente legate ai costi diretti.
Grazie ad una formazione specifica l’Account Manager svolge con il Cliente un’attività di Assesment
continuo sulla totalità dei processi legati alla trasferta di viaggio apportanto costantemente un
contributo al miglioramento degli stessi :
Processi legati alla richiesta della trasferta “ Pre Trip “
Processi legati alla scelta dei servizi “ Sistemi di Booking “
Sviluppo dei nuovi sistemi di controllo della “ Mobilità Integrata “
Definizione del “Total Cost Ownership”
Razionalizzazione dei processi legati alla gestione della “Nota Spesa”
Razionalizzazione dei Sistemi di Pagamento e loro integrazione con i sistemi contabili
del Cliente.
Pre Trip
Booking
Post Trip
Payment
Expense
Consulenza a supporto
Business Travel Review
La Business Travel Review è un documento che il team di consulenza dedicato condivide con il
Travel Manager. Esso riassume l’andamento degli acquisti, le performances rispetto a Service Level
Agreement e Key Performance Indicators, e traccia un raffronto tra diversi periodi di analisi ( ad
esempio, anno su anno o trimestre su trimestre ). La periodicità del documento viene concordata
col cliente e può essere mensile, trimestrale, semestrale o annua. Esso costituisce un valido
strumento di confronto tra cliente e fornitore; la cura dell’aspetto grafico consente al Travel Manager
di condividere a sua volta le risultanze del documento con le altre funzioni aziendali senza necessità
di rielaborazione.
All’interno del documento viene data particolare attenzione
all’ananlisi del controllo del Saving Air e Hotel. Il rapporto
fornisce i parametri che permettono di confrontare la tariffa
applicata da Uvet American Express rispetto alla tariffa IATA
pubblicata o , se il cliente lo desidera rispetto ai livelli di corporate
da lui definiti con i principali fornitori, e calcolarne il relativo
risparmio ottenuto. Il sistema ci permette anche di confrontare la
tariffa applicata da Uvet American Express con la più conveniente tariffa applicabile su quella
destinazione. Un codice accanto alla tariffa (Justification Code) permette di comprendere perché non
sia stato possibile applicare la migliore tariffa rispetto al biglietto. Uvet American Express ha la
possibilità di produrre e fornire un alto numero di informazioni standard, oltre a rapporti informativi
personalizzati rispetto alle esigenze del Cliente. La struttura e il contenuto dei rapporti informativi
verranno concordati in fase di implementazione del servizio.
Servizi complementari a supporto del Travel Manager
Supporto alla Formazione del Travel Manager
Ormai alla sua 10° edzione l’evento, creato ed orga nizzato totalmente da
Uvet American Express, è riservato ad una selezionata clientela
aziendale ed è il punto di riferimento privilegiato per tutti i responsabili di
grandi e medie aziende direttori del personale, direzione acquisti,
responsabili servizi generali, travel manager, assistenti di direzione
coinvolti attivamente nelle tematiche del Travel Management e motivati ad incontrare, nell’area
espositiva, gli operatori più dinamici della filiera dei viaggi d’affari (vettori aerei/catene
alberghiere/autonoleggi/società di servizi). Oltre 30 momenti di confronto tra Forum, Seminari,
Workshop e Case-History, a cui partecipano i migliori esperti e testimonial del settore, costituiscono
un ricco programma di incontri per l’analisi di temi, contenuti e scenari. Il programma di formazione
per le aziende prevede una serie di seminari organizzati in fase d’ implementazione di nuovi clienti e
periodicamente su clienti già consolidati. I seminari hanno lo scopo di creare un’ area di condivisione
con le segreterie che si occupano delle prenotazioni. Si tratta di un momento di conoscenza
reciproca che permette di iniziare o proseguire il rapporto nel miglior modo possibile.
Servizi complementari a supporto del Travel Manager
Gestione della flotta auto aziendale
La gestione della flotta ha un rilevante impatto finanziario ,logistico ,di
gestione corrente e di pianificazione. Una sua corretta gestione può ridurne i
costi complessivi ,ottimizzandola,controllando puntualmente le scadenze e i
km percorsi, riducendo i tempi di controllo delle fatture dei fornitori attraverso
l’utilizzo di software specifici, garantendo l’aderenza alle legislazioni vigenti . Nell’ottica del
programma di riduzione delle emissioni di CO2 di tutte le Aziende un’attenta gestione dell’uso della
flotta aziendale può produrre risultati significativi anche in ambito di sostenibilità ambientale, green
policy. Ritenendo che la spesa sostenuta per la mobilità abbia un alta incidenza nei costi aziendali,
Uvet American Express, attraverso TKT Fleet Management, società del Gruppo Uvet, si propone
come fornitore in outsourcing del servizio di gestione della flotta auto delle Aziende Clienti. Di seguito
le attività svolte per la gestione di auto ad uso promiscuo che per quelle ad uso strumentale.
Ciclo completo legato alla gestione di ogni autovettura :
Contratto
Controllo fatture
Assicurazione
Adempimenti fiscali
Car Policy
Gestione sinistri
Fuel card
Gestione multe
Patente a punti
Gestione dell’assistenza
Manutenzione
Reportistica
L’utilizzo del nostro staff permetterà al fleet manager aziendale di dedicarsi all’attività di controllo
dell'erogazione del servizio ed alla definizione della strategia di mobilità, senza essere più coinvolto in
attività di carattere operativo.
Uvet American Express
Referenze in Italia
UVET AMEX ha il piacere di annoverare tra i suoi più importanti Clienti prestigiose Aziende sia
Internazionali che Nazionali, Pubbliche e Private:
La tecnologia per il Business Travel
Dynamicsforbusiness: Mobilità e Multicanalità
Il pacchetto Dynamics4Business si compone di diverse soluzioni tecnologiche
ed esprime pienamente la filosofia di scegliere sia la modalità con cui effettuare
le proprie richieste di prenotazione, sia il canale di comunicazione,
introducendo alcuni concetti basati sulla reale flessibilità e rapidità delle
informazioni. La possibile integrazione con l’ERP dell’Azienda Cliente consente
all’utente di richiedere i servizi di viaggio, o di operare in regime di self-booking, direttamente dall’area
del proprio gestionale (SAP, Oracle, Navision etc) nella quale nasce la trasferta e dove avviene la
chiusura del processo con la compilazione della nota spese. La comunicazione avviene tramite
scambio di files in formato XML, formato progettato appunto per il trasporto e lo scambio di dati, che,
essendo indipendente da hardware, software ed applicazioni garantisce il dialogo tra diversi sistemi di
gestione note spese.
La tecnologia per il Business Travel
L’applicativo BizTr@vel per la gestione delle richieste di trasferta
BizTR@VEL, è un tool informatico ideale per la gestione
integrata delle trasferte. Lo strumento, di proprietà, è stato
sviluppato da TNS ict e prevede l’accesso al sistema tramite
WEB. La flessibilità, lo sviluppo in 4 lingue, e l’estrema
possibilità di personalizzazione fanno del nostro Tool il punto di
forza dell’offerta tecnologica di UVET Amex.
Le caratteristiche generali di BIZ Tr@vel sono:
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Gestione delle anagrafiche aziendali;
Gestione dei profili passeggeri;
Consultazione operativi voli di linea, disponibilità e tariffe;
Consultazione alberghi da Hotel Program georeferenziati e associati a POI del cliente;
Consultazione orari ferroviari e relative tariffe;
Area INFO con aggiornamento in tempo reale degli scioperi del settore trasporti
Gestione workflow di notifica o autorizzativo di primo e secondo livello;
Conferma invio richiesta;
Status della pratica (in attesa di preventivo, confermata, in modifica etc)
Archivio trasferte con storico sulla qualità della risposta e sul rispetto KPI;
Profilo amministratore, passeggero, travel arranger.
A seconda delle esigenze del Cliente il sistema può essere configurato per coprire una o più fasi del
processo. In particolare sono disponibili 3 moduli di configurazione, che possono anche essere
differenziati anche per singola Divisione di una stessa Azienda Cliente
La tecnologia per il Business Travel
L’applicativo BizTr@vel per la gestione delle richieste di trasferta
BizTr@vel Mail (Richiesta di Trasferta strutturata)
Un form strutturato di richiesta che arriva all’agenzia sia in
formato mail che in formato XML per essere preso in carico
automaticamente dal CRM Travel. La richiesta di viaggio può
essere compilata consultando on-line sia le disponibilità di
aerei su GDS, sia la directory hotel del cliente o dell’agenzia. Le proposte di viaggio ed eventuali
modifiche di trasferta vengono gestire tramite e-mail.
BizTr@vel Proposal
Oltre alle funzioni previste nella mail strutturata, il sistema permette
anche di ricevere in forma strutturata le proposte di soluzioni
individuate dall’operatore. Il viaggiatore o il Travel arranger possono
selezionare tramite flag quelle più congeniali o richiederne di nuove,
Consente la tracciatura completa di tutti gli stati della richiesta fino a
completa chiusura della trasferta
BizTr@vel Self Booking
A completamento delle funzioni previste dai due moduli applicativi
sopra descritti, il sistema è anche in grado di creare una
prenotazione in GDS sia per il servizio AIR che quelli HOTEL , RAIL
e CAR o di decidere quale servizio richiedere in modalità Offline.
La piattaforma BizTr@vel consente quindi una comunicazione binaria (invio / ricezione delle
informazioni) all’interno del Tool. Una piena ed immediata integrazione con il CRM (Customer
Relationship Management) UVET AMEX e, grazie alla possibilità di selezionare voli, alberghi, treni,
auto a noleggio direttamente dall’area consultazione costituisce un primo passo spesso decisivo
verso una configurazione del processo che preveda in futuro l’utilizzo di Biz Tr@vel modalità Self
booking Tool.
E’ importante sottolineare che nella modalità BizTr@vel Mail Strutturata il tool non genera alcuna
prenotazione, sono i consulenti viaggi UVET Amex ad elaborare la pratica, ad effettuare le proposte
di viaggio nel rispetto della Policy aziendale e, una volta ricevuta conferma, a compilare il piano di
viaggio definitivo. Ogni qualvolta il Travel Arranger (Segreteria preposta) invia una Richiesta di
servizio la pratica viene archiviata nel proprio Elenco Trasferte, consultandolo è possibile verificare
lo Status delle pratiche mediante un semplice sistema di icone colorate. Accedendo ad una pratica
la si può visualizzarne il contenuto e apportare modifiche o annullarla.
Nell’Archivio è possibile ottenere anche lo storico della pratica, cioè le schermate relative alle
proposte inviate dalla Travel Management Company ed eventualmente rifiutate dal Travel Arranger
o dal Passeggero stesso. Questa funzionalità è molto utile per la tracciatura dei tempi di risposta
nonchè per valutare la capacità propositiva della Travel management Company.
La tecnologia per il Business Travel
BIZ REPORT : il Tool di Business Intelligence per tenere la spesa sotto controllo costante
Uvet American
A
Express fornisce
ornisce il più completo sistema informativo
presente sul mercato, in grado di soddisfare tutte le esigenze correlate
alla gestione delle spese aziendali. Il tool è ideato per rispondere a tre requisiti fondamentali come, la
facilità di accesso, la rapidità di consultazione e l’affidabilità dei contenuti. Questi sono i prerequisiti
indispensabili per poter fornire una piattaforma decisionale efficace e completa ma soprattutto di
facile utilizzo. Prendere le decisioni migliori in maniera tempestiva e identificare
identificare aree di cost saving
sono entrambe attività che richiedono necessariamente l’utilizzo di uno strumento di Business
intelligence .
Riduzione del tempo per le segnalazioni correttive
Miglioramento e precisione delle comunicazione interna
Conoscenza delle performance dei fornitori Interni/ esterni
Comportamento dei dipendenti
Miglioramento della visione di mercato
Miglioramento dei processi interni aziendali
Miglioramento del processo decisionale base
Per tutte queste aree Biz Report è in grado di supportare le quattro fasi del processo decisionale
• La fase di osservazione sostenuta da report e dashboard
• La fase di orientamento sostenuta da analisi approfondite
• La fase di decisione,
decisione, risultato sia delle analisi che dello studio dei reports.
repo
• La fase di azione,, intrapresa grazie al supporto del portale o di altri strumenti di
comunicazione aziendale.
Al fine di poter analizzare tutti gli aspetti legati alla trasferta di viaggio secondo
una visione specifica Aziendale è anche ipotizzabile
ipotizzabile la creazione di due
Dashboard diverse secondo le aree di competenza
Human Resorse
Purchaising / Travel Management
Tutte le analisi presenti in Biz Report, sia di indicatori
sintetici di performance che di reporting
dettagliati,
consentono al Cliente di navigare
re attraverso il loro
contenuto espresso in una tabella o in un grafico
utilizzando la logica del “ Drill Down “ cioè, partendo da un
dato aggregato fino ad arrivare al massimo livello di
dettaglio. Utilizzando per esempio un report per la
l
definizione dell’Advanced Purchaising cliccando attraverso
il dato possiamo arrivare a visualizzare fino al dettaglio
de
massimo per passeggero.
La tecnologia per il Business Travel
twii : Sistema Integrato per la gestione delle note spese
Il termine twii–service rappresenta il servizio end-to-end di TraxAll di
business Travel Management. Si intende appartenente a tale ambito,
non solo la prenotazione e l’organizzazione di viaggi d’affari, ma
anche l’intera gestione del processo di prenotazione e fatturazione e
gestione della nota spese del dipendente. Elementi centrali del
servizio sono:
Lo streaming del processo
L’acquisto strategico, ovvero la stipula di convenzioni
contratti quadro di servizi e di pagamento
La fatturazione completa delle spese di viaggio;
l controlling delle spese di viaggio.
L’accesso al servizio può avvenire tramite il portale aziendale di
proprietà del cliente o tramite il twii Workplace:
Unico punto di accesso per tutte le funzionalità previste nel
processo di organizzazione e rendicontazione di una trasferta;
Accessibilità via Web 24/7
Condivisione in tempo reale di documenti, notizie,
comunicazioni direttamente riferite alle trasferte aziendali
(Knowledge Sharing);
La tecnologia per il Business Travel
twii : Sistema Integrato per la gestione delle note spese - modulo twii Pre-Trip
L’apertura di una nuova richiesta di trasferta richiede solo la digitazione di pochi dati di base
(date, destinazione, motivo);
I servizi di viaggio, gli anticipi di cassa e/o i servizi aggiuntivi alla trasferta vengono richiesti nello
stesso processo, utilizzando gli stessi form;
Applicazione e controllo della Travel Policy: processo configurabile in base alle regole indicate;
Allocazione preliminare o distribuzione dei costi preventivati direttamente nella struttura costi di
SAP;
Workflow approvativo semplificato a più livelli, configurabile nel rispetto dei processi e della
gerarchia aziendali:
Flusso integrato di richiesta, valutazione delle proposte, conferma ed emissione del documento
di viaggio:
Modulo di prenotazione online (attivabile on demand - opzionale):
Personalizzazione e parametrizzazione di campi e liste per azienda, posizioni gerarchiche, ruoli
o gruppi di profilo;
Trip Template per i viaggi ripetitivi;
Personalizzazione del proprio profilo e delle proprie preferenze;
Notifiche via e-mail a supporto dell’avanzamento del processo ad ogni cambio di status;
Multi-lingua e multi valuta.
La tecnologia per il Business Travel
twii : Sistema Integrato per la gestione delle note spese - modulo twii Planning
Il piano di viaggio viene generato da tutti gli utenti finali che, dopo aver creato una richiesta di
trasferta, hanno necessità di organizzare il proprio viaggio e prenotare i relativi servizi. Il servizio
permette all’azienda di gestire due tipologie di opzioni per le prenotazioni:
twii Plan che permette all’utente finale di richiedere i propri servizi ad UVET AMEX. Il
modulo gestisce una comunicazione online e strutturata tra il richiedente (o la sua
assistente) e il fornitore dei servizi di viaggio in modo che richiesta, proposte tariffarie,
scelte dell’utente e dati di biglietteria vengano sempre tracciati a sistema in maniera
capillare. Lo storico resta sempre visibile per i supervisori o per il Travel Manager che può
puntualmente intervenire laddove necessario, anche prima che il documento di viaggio
venga consuntivato e dunque eventuali lost saving definiti.
Booking online con la possibilità per l’utente finale e/o la sua assistente di prenotare
online voli, hotel e auto a noleggio tramite connessione a GDS
La tecnologia per il Business Travel
twii : Sistema Integrato per la gestione delle note spese - modulo twii Post Trip
Automatizza il processo di nota spese (streamlining);
Flusso integrato dei dati di trasferta nella nota spese del
dipendente (servizi di viaggio prepagati, anticipi di cassa
da restituire);
Calcolo automatico delle percorrenze chilometriche;
Multi-allocazione su più centri di costo anche della singola
voce di spesa;
Configurazione delle regole, notifiche, blocchi, alert nel rispetto della Travel Policy
aziendale;
Multi-valuta, multi-forme di pagamento, multi-lingua;
Flussi automatici di gestione dei pagamenti di rimborso verso i dipendenti;
Flussi automatici di contabilizzazione delle spese nella contabilità aziendale;
Workflow approvativo a più livelli per l’autorizzazione di rimborso al dipendente;
Pre-popolamento delle transazioni con carte di credito individuali e lodge;
Validazione delle spese e controllo in tempo reale della Travel Policy Compliance;
Gestione massimali di spesa per destinazione/servizio e regole di rimborso spese per
ruolo, gruppi di profilo, centro di costo, società, etc.;
Gestione automatizzata di diarie, esenzioni e rimborso IVA localizzati in base al paese di
contabilizzazione;
Alimentazione e tracking di un database globale di tutti i dettagli della trasferta e delle
spese di trasferta per il controllo di tutte le tipologie di spesa coinvolte Caricamento
automatico verso le contabilità dell’azienda Cliente;
Notifiche via e-mail a supporto dell’avanzamento del processo ad ogni cambio di status.
Tipicamente è il superiore diretto che ha l’incarico di approvare o respingere il pagamento di una nota
spese, ma il sistema può recepire anche workflow approvativi a più livelli.
L’utente finale che ricopre il ruolo di approvatore è supportato da evidenze per i fuori policy e può
verificare le pendenze in una apposita agenda che riepiloga tutte le pratiche in attesa.