Bando `ESPRESSIONI di INTERESSE`

Bando ‘ESPRESSIONI di INTERESSE’
Manuale di Istruzioni per l’utilizzo
dei file excel di rendicontazione
PREMESSA
La rendicontazione dei progetti a valere sul bando Espressioni di Interesse si sviluppa in 2 fasi. La prima sarà
svolta da tutti i partner utilizzando ciascuno un file excel preimpostato e disponibile sul sito internet
Finanziamenti On Line. La seconda fase sarà a carico del Capofila che dovrà inserire sulla sezione riservata
di Finanziamenti On Line i dati forniti dai singoli partner con i file excel. Per quest’ultima fase è a
disposizione degli utenti un Manuale di Istruzioni scaricabile nella sezione online ‘Rendicontazione’. Il
presente documento vuole invece fornire utili istruzioni per l’utilizzo e la compilazione dei file excel.
Innanzitutto, l’iter di rendicontazione dovrebbe seguire questi step:
N° STEP
1
2
3
4
5
6
ATTIVITÀ
Il capofila richiede a Finlombarda S.p.A. i file excel e li distribuisce ai
partner di progetto
Ciascun partner compila il proprio file excel, seguendo le Istruzioni
riportate in questo documento
Completata la compilazione dei file excel, i partner li consegneranno al
Capofila
Il Capofila carica i file excel sulla sezione riservata del sito Finanziamenti
On Line
Il capofila, seguendo il Manuale di Istruzione presente nella sezione
‘Rendicontazione’ del sito Finanziamenti Online, inserisce nel sistema
GEFO tutti i dati presenti sui file excel forniti dai partner ed effettua l’invio
telematico
Il Capofila stampa il file .pdf generato dal software e, dopa averlo timbrato
e firmato, lo invia a Finlombarda entro e non oltre 10 giorni dalla data
dell’invio telematico
1
COMPOSIZIONE DEI FILE EXCEL
I file excel sono costituiti da 18 fogli: 16 fogli sono relativi alle singole voci di costo; 1 foglio è il riepilogo dei
costi ammessi e rendicontati; 1 foglio è per la verifica sullo stato dei pagamenti delle voci di spesa
rendicontate. La tab. 1 fornisce informazioni di base sui 18 fogli.
Tabella 1 - Informazioni di base sui Fogli excel
N°
Codice/Nome
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
RI-A.1
RI-A.2
SS-A.1
SS-A.2
RI-B
SS-B
RI-C
SS-C
D-Spese.Generali
RI-E
SS-E
RI-F
SS-F
RI-G
SS-G
H
TOTALE
PAGAMENTI
Categoria di Costo
Voce di Spesa
Ricerca Industriale
Personale Tecnico
Ricerca Industriale
Personale di Management
Sviluppo Sperimentale
Personale Tecnico
Sviluppo Sperimentale
Personale di Management
Ricerca Industriale
Strumenti e Attrezzature
Sviluppo Sperimentale
Strumenti e Attrezzature
Ricerca Industriale
Ricerca Contrattuale, Competenze Tecniche, Brevetti, Consulenze
Sviluppo Sperimentale
Ricerca Contrattuale, Competenze Tecniche, Brevetti e Consulenze
Ricerca + Sviluppo
Spese Generali
Ricerca Industriale
Altri costi di esercizio
Sviluppo Sperimentale
Altri costi di esercizio
Ricerca Industriale
Studi di Fattibilità
Sviluppo Sperimentale
Studi di Fattibilità
Ricerca Industriale
Diritti di proprietà Intellettuale
Sviluppo Sperimentale
Diritti di proprietà Intellettuale
Ricerca + Sviluppo
Personale messo a disposizione da Centri di Ricerca o Grandi Imprese
Riepilogo di tutti i costi: ammessi, rendicontati (sia in fase intermedia che in fase finale)
Controllo sullo stato dei pagamenti delle spese rendicontate
Da
Compilare
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
La figura 1 fornisce un’anteprima di come si presenta la sequenza dei 16 fogli attivi dei file excel:
Figura 1 - Sequenza dei fogli attivi dei file excel predisposti
2
FOGLI: Struttura di base
Tutti i fogli (ad eccezione del n. 9, 17 e 18) hanno la stessa struttura di base, con alcune differenza legate
alla diversa natura dei costi. La struttura di base è molto semplice ed è rappresentata in fig.2 (schermata
ridotta al 25%).
TITOLO
Categoria di Costo e
voce di spesa
VALIDITÀ di SPESA
Date di INIZIO e di FINE di ammissibilità
della voce di costo in esame
+
TERMINE ULTIMO di PAGAMENTO
Data entro cui tutte le spese devono
essere pagate (quietanzate)
SPESE RENDICONTATE
(Rendicontazione Intermedia)
Sezione di inserimento dei dati di spesa:
fatture, fornitori, importi, pagamenti, ecc.
SPESE RENDICONTATE
(Rendicontazione Finale)
Sezione di inserimento dei dati di spesa:
fatture, fornitori, importi, pagamenti, ecc.
TOTALI
Costi rendicontati in fase Intermedia,
Finale, Totale e stato dei Pagamenti
Figura 2 - Struttura di Base dei fogli excel
Il fogli sono protetti. Solo alcune celle posso essere compilate: nella tabella ‘Rendicontazione Intermedia’
possono essere inseriti dati solo nelle celle di colore AZZURRO; nella tabella ‘Rendicontazione Finale’
possono essere inseriti dati solo nelle celle di color VERDE CHIARO. Le altre celle assumo automaticamente
valori (numeri o date) e non possono essere selezionate dall’utente.
Inoltre, alcune celle possono assumere soltanto specifici valori per cui all’inserimento di dati non
ammissibili il file risponde con una segnalazione di errore e non permette forzature. La fig.3 mostra cosa
accade quando si vuole inserire un valore non ammissibile.
3
Esempio.
L’utente vuole inserire i seguenti dati.
FATTURA - Imponibile: 10.000
FATTURA - Iva: 2.000
VALORE (della FATTURA) IMPUTABILE al PROGETTO - Imponibile: 20.000
L’inserimento dei primi due dati non comporta chiaramente alcun problema. Quando poi l’utente intente
inserire il valore di 20.000 nella cella ‘VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Imponibile’, il software evidenzia
un errore in quanto il valore imputabile al progetto non può chiaramente essere superiore al valore della
fattura stessa.
Figura 3 - Esempio di 'Segnalazione di Errore' di inserimento valore ‘numerico’ non ammissibile
In figura 4 è riportato un altro esempio.
In questo caso il controllo è effettuato sull’inserimento di una ‘data’. Dai dati in alto a sinistra del foglio si
evince che il periodo di validità delle spese parte dalla data del 29/12/2009 (INIZIO Validità fatture) e finisce
il 01/06/2011 (FINE Validità fatture). In questo caso, rappresentato in fig. 4, il software evidenzia un errore
in quanto l’utente sta inserendo una fattura con data 20/12/2009, cioè con data precedente alla data di
INIZIO Validità fatture. In altre parole il software non permette la registrazione di tale fattura poiché questa
non è rendicontabile.
4
Figura 4 - Esempio di 'Segnalazione di Errore' di inserimento 'data' non ammissibile
FOGLI: Caratteristiche peculiari
Come detto sopra, tutti i fogli hanno una struttura di base simile. Sono tuttavia individuabili alcune
differenze, dovute alla diversa tipologia di spesa a cui si riferiscono o alla diversa natura dell’informazione
che forniscono. È possibile identificare 5 gruppi di fogli, come specificato nella tabella seguente (tab.2):
N° GRUPPO
1
2
3
4
5
1
FOGLI APPARTENENTI AL GRUPPO 1
1, 2, 3, 4 e 16
5e6
7, 8, 10, 11, 12, 13, 14 e 15
9
17 e 18
I numeri si riferiscono a quelli riportati nella prima colonna a sinistra della tab.1.
5
GRUPPO n.1
Il Gruppo 1 comprende tutti i fogli che riguardano la rendicontazione di costi di Personale. La figura 5
fornisce un’anteprima della tabella che i partner dovranno compilare. Si ricorda che, in questo caso,
dovranno essere compilate solo le celle di colore AZZURRO.
-
Cognome e Nome
Qualifica
Ruolo svolto nel progetto
Data di avvio attività (formato gg/mm/aaaa)
Data di fine attività (formato gg/mm/aaaa)
Costo medio orario
Ore lavorate sul progetto
Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente il ‘Costo dell’addetto
rendicontato sul progetto’ nonché, a fine tabella (vedi fig.6), il ‘Costo totale del personale rendicontato sul
progetto’. Quest’ultimo viene inoltre riportato in calce al foglio (vedi fig.7) sia nella cella ‘RENDICONT.
INTERMEDIA’ sia nella cella ‘RENDICONTAZIONE TOTALE’.
Inoltre, sempre in calce al foglio viene fornita l’informazione relativa alla data della fattura più remota
(questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto).
Nel Gruppo 1 non sono richieste informazioni relative al pagamento.
Figura 5 - GRUPPO 1: Costi di Personale (tabella e calcolo automatico costi singolo addetto)
6
Figura 6 - GRUPPO 1: Costi di Personale (calcolo automatico costi totali di personale)
Figura 7 - GRUPPO 1: Costi di Personale (riepilogo totali costi rendicontati in fase intermedia, finale e totale).
GRUPPO n.2
Il Gruppo 2 comprende tutti i fogli che riguardano la rendicontazione di costi che prevedono l’imputazione
al progetto delle sole quote di ammortamento. Nel caso del bando Espressioni di Interesse, le uniche voci
di costo di questo tipo sono quelle per l’acquisto di ‘Strumenti e Attrezzature’. La figura 8 fornisce
un’anteprima della tabella da dover compilare. In questo gruppo (come in tutti gli altri che seguiranno ad
eccezione dei Costi Generali) verranno richiesti anche i dati sui pagamenti ed il software effettuerà dei
controlli sulle date di ammissibilità dei pagamenti. Per quest’ultimo tipo di controllo, il foglio riporta in alto
a sinistra un’ulteriore data ‘DATA ULTIMA di PAGAMENTO’, cioè la data oltre la quale non è più ammesso il
pagamento delle fatture e, di conseguenza, la rendicontabilità delle stesse.
7
Figura 8 - GRUPPO 2: Costi per Beni ammortizzabili (ammissibilità delle sole quote di ammortamento)
8
I dati richiesti sono:
-
Data fattura (formato gg/mm/aaaa)
N° fattura
Fornitore
Descrizione bene
FATTURA - Imponibile
FATTURA - IVA (anche se detraibile)
Anni di ammortamento fiscale
Il software calcola automaticamente il valore della Quota di Ammortamento annua (sia per il valore
dell’imponibile sia per l’IVA).
-
Durata di utilizzo del bene espresso in ANNI (questo valore non può essere superiore al periodo che
intercorre tra la data di acquisto del bene e la data di fine progetto)
Il software calcola automaticamente il valore del bene imputabile al progetto (sia per il valore
dell’imponibile sia per l’IVA2 ).
-
LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Imponibile pagato
LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Iva3
Data di pagamento
Modalità di pagamento 4
Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente i totali (cfr. fig.6) sia dei
valori imputati al progetto (imponibile e iva) sia dei valori pagati (imponibile e iva). Questi totali verranno
inoltre riportati in calce al foglio (cfr. fig.7) sia nella cella ‘RENDICONT. INTERMEDIA’ sia nella cella
‘RENDICONTAZIONE TOTALE’.
Inoltre, sempre in calce al foglio verrà fornita l’informazione relativa alla data della fattura più remota
(questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto).
2
Se il beneficiario ha dichiarato in sede di domanda che il costo da lui sostenuto per l’IVA è un costo detraibile, la colonna ‘VALORE
IMPUTABILE AL PROGETTO - Iva’ avrà di default un valore pari a zero e non sarà modificabile.
3
Se il beneficiario ha dichiarato in sede di domanda che il costo da lui sostenuto per l’IVA è un costo detraibile, il software non
permetterà l’inserimento del valore dell’IVA nella colonna ‘LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Iva Pagata’. In
questo caso, questa colonna presenterà di default un valore pari a zero.
4
Sono ammesse le sole modalità di pagamento elencate al paragrafo 5.2 delle Linee Guida di Rendicontazione pubblicate sul sito
internet di Finlombarda S.p.A..
9
GRUPPO n.3
Il Gruppo 3 comprende tutti i fogli che riguardano la rendicontazione di spese interamente rendicontabili
sul progetto. La figura 9 fornisce un’anteprima della tabella che i partner dovranno compilare.
Figura 9 - GRUPPO 3: Costi per Beni non ammortizzabili (ammissibilità dell’intera spesa sostenuta)
I dati richiesti sono:
-
5
Data fattura (formato gg/mm/aaaa)
N° fattura
Consulenza/Società di Servizi/Fornitore
Oggetto della fattura
FATTURA - Imponibile
FATTURA - IVA (anche se detraibile)
VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Imponibile
VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Iva5
LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Imponibile pagato
LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Iva6
Data di pagamento
Modalità di pagamento 7
Se il beneficiario ha dichiarato in sede di domanda che il costo da lui sostenuto per l’IVA è un costo detraibile, il software non
permetterà l’inserimento del valore dell’IVA nella colonna ‘VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Iva’. In questo caso, questa
colonna presenterà di default un valore pari a zero.
6
Cfr nota precedente.
7
Sono ammesse le sole modalità di pagamento elencate al paragrafo 5.2 delle Linee Guida di Rendicontazione pubblicate sul sito
internet di Finlombarda S.p.A..
10
Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente i totali (cfr. fig.6) sia dei
valori imputati al progetto (imponibile e iva) sia dei valori pagati (imponibile e iva). Questi totali verranno
inoltre riportati in calce al foglio (cfr. fig.7) sia nella cella ‘RENDICONT. INTERMEDIA’ sia nella cella
‘RENDICONTAZIONE TOTALE’.
Inoltre, sempre in calce al foglio verrà fornita l’informazione relativa alla data della fattura più remota
(questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto).
Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente i totali (cfr. fig. 6) sia dei
valori imputati al progetto (imponibile e iva) sia dei valori pagati (imponibile e iva). Questi totali verranno
inoltre riportati in calce al foglio (cfr. fig.7) sia nella cella ‘RENDICONT. INTERMEDIA’ sia nella cella
‘RENDICONTAZIONE TOTALE’.
Inoltre, sempre in calce al foglio verrà fornita l’informazione relativa alla data della fattura più remota
(questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto).
GRUPPO n.4
Nel Gruppo 4 rientra soltanto il foglio n.9 relativo ai Costi Generali. Poiché le spese generali vengono
imputate al progetto in maniera forfetaria, non è richiesto l’inserimento di alcuna fattura, ma soltanto del
valore imputabile al progetto (celle di colore AZZURRO e celle di color VERDE CHIARO).
Figura 10 - GRUPPO 4: Costi Generali
Una volta inseriti i dati richiesti, il foglio calcola la percentuale delle Spese Generali sul costo totale del
Personale (totale dei fogli n.1, 2, 3 e 4) e ne verifica il rispetto del massimale imposto da bando (15%). A
destra delle tabelle è presente una cella che fornisce l’esito della verifica.
11
Nella fig.11 la verifica risulta positiva - MASSIMALE RISPETTATO - in quanto la percentuale di incidenza dei
Costi Generali (pari ad € 45.000) sui Costi del Personale (pari ad € 362.500) è di 12,4%, cioè inferiore al 15%.
Figura 11 - Verifica POSITIVA del rispetto dei massimali delle Spese Generali: MASSIMALE RISPETTATO
Di contro, nella fig.12 la verifica risulta negativa - MASSIMALE NON RISPETTATO - in quanto la percentuale
di incidenza dei Costi Generali (pari ad € 60.000) sui Costi del Personale (pari ad € 362.500) è di 16,6%, cioè
superiore al 15%.
Figura 12 - Verifica NEGATIVA del rispetto dei massimali delle Spese Generali: MASSIMALE NON RISPETTATO
12
ATTENZIONE! Un esito negativo di tale verifica non blocca l’inserimento del dato, ma lo sforamento sarà
comunque tagliato in fase di istruttoria se il massimale del 15% non sarà rispettato a livello di budget
totale di progetto.
GRUPPO n.5
Nel Gruppo 5 rientrano 2 fogli riepilogativi nei quali non potrà essere inserito alcun dato (i fogli sono
interamente bloccati). I due fogli sono:
Foglio 17: Riepilogo Rendicontazione (fig.13)
Il Foglio (nominato ‘TOTALE’) riporta, per ogni voce di costo, le spese rendicontate in fase intermedia, in
fase finale, il totale rendicontato (intermedia + finale) e il totale delle spese ammesse. Le prime tre colonne
saranno compilate automaticamente a seguito dell’inserimento dei dati negli altri fogli. La quarta colonna
(colore grigio) è già compilata e riporta il budget ammesso in fase di istruttoria.
Figura 13 - Foglio 17: Riepilogo Rendicontazione
13
Foglio 18: Controllo Pagamenti (fig.14)
Il Foglio (nominato ‘PAGAMENTI’) riporta, per ogni categoria costo, il totale delle spese imputate al
progetto (imponibile + iva, se indetraibile), il totale dei pagamenti dichiarati e l’eventuale non pagato
(scoperto).
Figura 14 - Foglio 17: Controllo Pagamenti
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