Outlook Express - Francesco Baffa Website

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OUTLOOK EXPRESS CORSO AVANZATO
Prima di tutto non fatevi spaventare dalla parola “avanzato”, non c’è nulla di complicato in express
e in ogni caso vedremo solo le cose più importanti.
Le cose più importanti sono:
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Fare il backup di Outlook Express: Importa/esporta (rubrica, account, messaggi)
Identità
Visualizzazioni
Strumenti/opzioni
IMPORTA/ESPORTA
L’esigenza di importare o esportare questo tipo di informazioni è evidente: supponiamo di aver
compilato una rubrica in modo accurato; di sicuro ci seccherebbe parecchio perdere tutto e doverla
compilare nuovamente per colpa di una formattazione. Oppure potremmo avere l’esigenza di
trasportarla su un altro computer.
Lo stesso dicasi per le mail (i messaggi).
Facciamo finta di dover esportare tutto quello che abbiamo su un computer (tower) ad un altro (per
esempio un portatile)
Dal menù file si può importare od esportare la rubrica o i messaggi:
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Esporta Rubrica
dobbiamo decidere se esportare in formato testo separato da virgole (in realtà è un file csv, viene
letto con excell) oppure il formato Microsoft Exchange. (Vi consiglio il primo, per motivi di
compatibilità)
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Click su “sfoglia per decidere il percorso in cui salvare e il nome con cui salvare
decidiamo anche quali campi della rubrica vadano salvati:
Ed è fatta: nel percorso che avete deciso verrà salvato un file csv (abilitate sempre le estensioni
dei file!)
Non vi resta che fare la stessa cosa con i messaggi e … ricordatevi di salvare il tutto su CD !!!!
·
Importa Rubrica
aprite express e selezionate “altra rubrica e andrò ad importare il mio file.
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per cui express chiederà di fare il mapping:
Quando verrà richiesto di effettuare il mapping selezioniamo tutti i campi…
Questo problema si pone solo nel caso in cui il programma di posta che esporta la rubrica marchi i
campi con un nome diverso i campi rispetto a quello che fa il programma ricevente.
Nell’esempio fatto non abbiamo alcun problema perché Outlook Express esporta dal computer
fisso e Outlook Express importa nel computer portatile.
·
Esporta account
Fare un backup degli account consente poi di ripristinare tutto senza doverlo fare a mano,
evitandoci poi tutta la configurazione che magari non tutti sono capaci di fare. Salvare gli account è
altrettanto semplice: create prima una cartella sul desktop, in Outlook dal menu Strumenti
selezionare Account, nella finestra che si apre selezionare l'account da salvare e premere il
pulsante Esporta; una volta selezionato il file da salvare premere il pulsante salva dopo aver scelto
la cartella. Ripetere l'operazione per ogni account che si desidera salvare
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Importa account
Dal menu Strumenti selezionare Account, poi premere il pulsante Importa, selezionare il file
dell'account e premere Apri. Ripetere l'operazione per ogni account da importare.
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Esporta messaggi
Per salvare i messaggi la cosa si fa un po' piu complicata. La funzione Esporta infatti permette di
esportare i messaggi in Microsoft Outlook oppure Microsoft Exchange. Una volta che i messaggi
sono stati esportati in uno di questi programmi allora è possibile salvarli effettivamente. Questa
soluzione è davvero scomoda in quanto Microsoft Outlook e Microsoft Exchange non sono
normalmente installati sui pc, perchè sono programmi contenuti in altri pacchetti Microsoft. Per
salvare i messaggi dobbiamo quindi ricorrere a un trucchetto: si sa che Outlook Express salva i
messaggi in file .dbx, non ci resta che trovare quei file e salvarli. Ora dobbiamo scoprire dove
questi file sono salvati: da Outlook Express selezioniamo il menu Strumenti, Opzioni, tabella
Manutenzione, premiamo il pulsante Archivia cartella. Si aprirà una finestra che mostra il percorso
dell'archivio. Ora possiamo selezionare il percorso e poi copiarlo (tramite la combinazione di tasti
Ctrl+C oppure premendo il tasto destro del mouse e scegliendo Copia). Ora apriamo una finestra
qualsiasi, come risorse del computer e sulla barra degli indirizzi incolliamo il percorso appena
copiato, (se ci sono le virgolette togliamole) poi premiamo invio. Si aprirà la cartella dove sono
salvati i file. Ora possiamo selezionare i file e copiarli dove vogliamo.
Ricordiamoci di salvare il percorso anche su un file di testo ci servirà per rimettere i file
.dbx nel nuovo computer.
In alternativa possiamo cambiare anche il percorso dove si conservano i messaggi.
·
Importa messaggi
Il procedimento è analogo a quello del backup, in quanto stiamo maneggiando proprio i file di
archivio. Quindi dopo aver aperto la cartella (seguendo lo stesso procedimento fatto per il backup),
semplicemente copiamoci dentro i file .dbx precedentemente salvati. Riavviare Outlook Express
per rendere le modifiche effettive. Dobbiamo ricordarci, se i file erano stati salvati su un cd, di
togliere l'attributo di "Sola lettura", altrimenti non riusciremo ad accedere agli archivi.
CONCLUSIONI
Il procedimento descritto consente di fare le operazioni a mano. Esistono dei software che
permettono di farlo in automatico ma solitamente sono a pagamento e non fanno niente di più che
fare quello che facciamo a mano. Citiamo due programmi, uno freeware e uno shareware che
potrete trovare nella nostra fornitissima sezione download: OEBackup (freeware) e Outlook
Express Backup (shareware).
Si ricorda inoltre che le operazioni descritte andranno effettuate per ciascun utente, ossia se sul
computer esistono più utenti e ognuno utilizza Outlook Express autonomamente, sarà necessario
eseguire queste operazioni per ogni utente del computer.
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Identità
Ovvero: chi è che usa il programma?
Non mi ci soffermerò più di tanto. Due o più persone usano lo stesso computer? Avete account di
posta diversi? Impostate diverse identità!
Per aggiungere una nuova identità durante l'utilizzo della Rubrica
Scegliere Cambia identità dal menu File, quindi fare clic sul pulsante Gestisci identità.
Scegliere Nuova, quindi digitare il nome per la nuova identità.
Se si desidera includere una password per questa identità, selezionare l'opzione per la richiesta
della password e immettere la password.
File/identità
Se volete un minimo di privacy impostate anche le password.
Per cambiare identità: File/cambia identità
La gestione identità è importante per un aspetto: un’identità (una persona) può essere impostata
come default (cioè in mancanza di specificazioni il programma accede a quella piuttosto che ad
un’altra).
Per modificare le impostazioni correnti di un'identità dalla Rubrica
Scegliere Cambia identità dal menu File, quindi fare clic sul pulsante Gestisci identità.
Modificare le impostazioni desiderate.
Per modificare il nome o la password della propria identità, selezionarne il nome, quindi scegliere
Proprietà.
Per cambiare l'identità visualizzata all'avvio, selezionare quella desiderata dalla casella di riepilogo
a discesa. Se la casella di controllo è deselezionata, verrà chiesta l'identità desiderata ogni volta
che si apre un programma che la riconosce dopo che è stato riavviato il computer.
Per cambiare l'identità che si desidera utilizzare in tutti i programmi durante l'esecuzione di
processi automatici (indipendentemente dal fatto che la riconoscano o meno), selezionare l'identità
desiderata dalla casella di riepilogo a discesa.
Per eliminare un'identità dalla Rubrica
Scegliere Cambia identità dal menu File, quindi fare clic sul pulsante Gestisci identità.
Selezionare l'identità desiderata, quindi scegliere Rimuovi.
Non è possibile eliminare l'identità corrente, né l'ultima identità rimanente.
Quando si elimina un'identità, vengono eliminate le impostazioni corrispondenti ma non i relativi
dati.
Il comando Cambia identità è disponibile nella Rubrica solo quando questa viene aperta dal menu
di avvio (fare clic sul pulsante Start, scegliere Programmi, quindi Accessori e infine Rubrica).
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Visualizzazioni
In Outlook Express è possibile creare visualizzazioni personalizzate che consentano di
visualizzare i messaggi nel modo desiderato.
Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza, quindi fare clic su Definisci
visualizzazioni.
Scegliere Nuovo.
Selezionare una o più condizioni per la nuova visualizzazione.
Nella casella Descrizione visualizzazione sarà riportata una descrizione della visualizzazione in
fase di creazione. Aggiungere o eliminare condizioni, secondo le proprie esigenze, per creare la
visualizzazione desiderata.
Fare clic su una parola sottolineata nella casella Descrizione visualizzazione per scegliere
un'opzione o digitare un valore. ( per esempio mostra messaggi con giacenza oltre 15 giorni)
Fare clic su Mostra/Nascondi per specificare se mostrare o nascondere i messaggi che
soddisfano le condizioni di visualizzazione. (creare per esempio mostra messaggi con giacenza
oltre 15 giorni)
Per utilizzare le visualizzazioni per leggere i messaggi.
È possibile utilizzare una delle visualizzazioni predefinite di Outlook Express senza crearne di
nuove.
Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza, quindi fare clic su una delle seguenti
opzioni:
· Mostra tutti i messaggi
Verranno visualizzati tutti i messaggi nuovi e vecchi, letti e non letti presenti in una delle
cartelle, ad esempio Posta in arrivo.
· Nascondi i messaggi già letti
Verranno nascosti tutti i messaggi già letti e saranno visualizzati solo quelli non letti.
· Nascondi i messaggi letti o ignorati
Verranno nascosti i messaggi già letti o a cui è stato applicato il comando Ignora
conversazione.
I messaggi in arrivo possono anche essere ordinati in base all'oggetto. Per eseguire questa
operazione, scegliere Raggruppa messaggi per conversazione dal menu Visualizzazione
corrente.
Davanti ad ogni messaggio apparirà il simbolo + :
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Strumenti/opzioni
Generale:
Opzioni generali: cosa
vogliamo che faccia
Outlook non appena è
stato avviato.
Come voglio che si comporti
Outlook all’atto di ricevere i
nuovi messaggi
Io non voglio che
Outlook tenti di
connettersi per conto
suo, decido io quando.
Nel mio caso uso principalmente un altro
programma di posta che è settato come default e
– invece – è gestore di news predefinito.
· Lettura:
Ci trovate il colore per evidenziare i messaggi, le opzioni di lettura, i caratteri del testo
predefiniti.
· Conferme:
Penso sappiate che per ogni messaggio possiamo chiedere la “ricevuta di ritorno” e sapere se
la nostra mail e’ stata aperta, suggerisco di non usare questa opzione salvo per cose
estremamente importanti
· Invio
Abbastanza importante: potete scegliere se i messaggi debbano essere spediti subito oppure
messi nella cartella “posta in uscita”, se salvare una copia delle mail spedite (consiglio di si,
non si sa mai), Avete un’opzione utilissima che salva automaticamente in rubrica gli indirizzi di
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chi vi scrive (ma se siete coperti da spam e’ meglio disattivarla), possiamo scegliere in che
formato rispondere, se includere il messaggio originale nella risposta.
· Composizione
Si tratta di scegliere il tipo di carattere (per il formato html) ed eventualmente lo sfondo di
default quando componiamo un nuovo messaggio.
Lascio perdere i biglietti da visita, tanto non li usa nessuno.
· Firma
Questa può essere utile:
Ai messaggi in uscita potete aggiungere una scritta – magari potete scrivere due notizie su di
voi o un’indirizzo di posta alternativo, o magari il vostro sito
Francesco Baffa
Via Artaria
22100 Como
Tel +39031530136
http://www.frbaffa.altervista.org
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oppure scrivere:
Le informazioni contenute nella presente comunicazione e i relativi
allegati possono essere riservati e sono, comunque, destinati
esclusivamente alle persone sopraindicate. La diffusione,
distribuzione e/o copiatura del documento trasmesso da parte di
qualsiasi soggetto diverso dal destinatario è proibita, sia ai sensi
dell'art. 616 c.p. che ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003.
Se avete ricevuto questo messaggio per errore, vi preghiamo di
distruggerlo e di informarci immediatamente inviando un
messaggio all'indirizzo e-mail del mittente.
Avanzate: vi consente di selezionare gli account per i quali volete usare la firma che avete
preparato.
· Controllo ortografia
No comment
·
Protezione
se spuntate “ non consentire salvataggio o apertura…” vuol dire che non aprirete nessun
allegato che vi viene inviato. Se usate la posta per lavoro e in ufficio meglio andare sul sicuro,
così come se vi arrivano mail strane o da sconosciuti.
Gli ID digitali sono dei certificati, se volete seguire mamma Microsoft in tutto e per tutto potete
procurarvene uno personale, la vostra posta sara’ certificata (e’ un segno di qualita’ per chi
lavora, ma non stupitevi troppo se poi gli altri con cui lavorate non dovessero averlo)
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