Sperimentazione per l`introduzione di un software office open

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Area Tecnica Sviluppo siti ed applicativi
Sperimentazione per l’introduzione di un software office open source
Sperimentazione per
l’introduzione di un
software office open
source nell’Università
Federico II di Napoli
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Sperimentazione per l’introduzione di un software office open source
INDICE
1. PREMESSA...........................................................................................................................3
2. IL PROGETTO.......................................................................................................................3
3. I COSTI DA SOSTENERE.....................................................................................................7
4. ANALISI IMPATTO TECNICO ED ORGANIZZATIVO.........................................................8
5. SCENARI FUTURI...............................................................................................................11
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Sperimentazione per l’introduzione di un software office open source
1. Premessa
Nell’ambito dei lavori del Comitato Direttivo del CSI del 26.10.2009, a seguito dell’approvazione
delle scelte strategiche contenute nello studio di fattibilità per l’introduzione di un software office open
source, è stato deciso di procedere con l’ultimazione dello studio, che prevede un piano di dettaglio
relativo ai costi da sostenere, nonché un’analisi specifica dell’impatto tecnico ed organizzativo
nell'ipotesi di una sperimentazione.
In tale contesto si inserisce questo documento, con il quale si intende approfondire l’ipotesi di una
sperimentazione sull’introduzione di Openoffice all’interno dell’Ateneo, coinvolgendo uffici e
strutture in modo da favorire, come obiettivo finale, una migrazione completa da MS Office ad
Openoffice. Tale obiettivo si dovrà raggiungere gradualmente secondo un piano concordato con gli
organi competenti.
2. Il progetto
I software per l'automazione d'ufficio sono particolarmente articolati, e sono usati, a vari livelli, dalla
quasi totalità dei dipendenti.
La sostituzione di tale software va, pertanto, a modificare le abitudini quotidiane dell'utente, che in
molti casi non ha competenze specifiche sull'uso del computer ma si limita a memorizzare le singole
operazioni base di cui ha bisogno per le proprie attività ordinarie.
A seguito di tali considerazioni, un progetto di migrazione deve necessariamente coinvolgere a vari
livelli più settori dell'Ateneo:
 Strutture / uffici
 Formazione
 Assistenza utenti
 Supporto tecnico
 Comunicazione
 Monitoraggio
2.1.
Le strutture coinvolte
Data la diversità di strutture e di procedure utilizzate in Ateneo, sia di tipo centralizzato sia
utilizzate dai singoli utenti, si potrà prevedere di coinvolgere nella sperimentazione le strutture
tenendo conto delle esigenze legate soprattutto all’utilizzo delle procedure centralizzate integrate
con MS Office. Al fine di analizzare in dettaglio le esigenze operative delle strutture, si potrà
procedere ad un questionario da sottoporre a tutti i dipendenti afferenti a tali strutture per valutare
l'utilizzo di eventuali procedure non centralizzate nonché il livello di utilizzo della suite MS Office.
Sarebbe quindi opportuno procedere tenendo conto delle varie tipologie di utilizzo di Office,
coinvolgendo in una prima fase il personale del CSI, nell'ambito di un laboratorio operativo.
Di seguito le fasi previste:
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Fase 1: Laboratorio presso il CSI:
Durante questa fase si prevede di iniziare una sperimentazione sull'utilizzo della suite
Openoffice, creando una specie di laboratorio che possa fare da guida poi alla successiva fase.
Area CSI
Numero dipendenti
Gestione finanziaria e contabile
1
Gestione del personale
2
E-government
2
Sistemi di elaborazione e
microinformatica
1
Fase 2: Uffici dell'Amministrazione Centrale:
Durante questa fase sarebbe opportuno coinvolgere uffici di piccole dimensioni e personale di
uffici che utilizzano le procedure centralizzate, con il supporto del personale CSI già impegnato
nella fase 1:
Ufficio
Numero dipendenti
1 ufficio che non utilizza procedure centralizzate
5
3 uffici che utilizzano procedure CINECA
6
1 ufficio che utilizza procedure centralizzate non 5
CINECA
2.2.
La formazione
Al fine di procedere in modo efficace con l’introduzione di Openoffice all’interno dell’Ateneo, una
delle prime azioni da svolgere, anche in questa fase di sperimentazione, è la programmazione di
corsi di formazione specifici per i vari livelli di utilizzatori.
In particolare sono state individuate le seguenti tipologie di corsi con l’obiettivo di ricoprire le
differenti esigenze degli utenti:
A1 - Corso di formazione rivolto ai referenti informatici individuati nelle strutture con
un livello di approfondimento delle nuove caratteristiche della suite OpenOffice e della
sua interazione con le applicazioni preesistenti in ambito d’Ateneo tale da permettere un
valido supporto alle diverse tipologie di utenti. (36h – 40h)
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A2 - Corso base 1: differenze funzionalità base MS Office – Openoffice nell’ambito di
Word ed Excel (24h - 30h)
A3 - Corso base 2: differenze funzionalità avanzate MS Office – Openoffice nell’ambito di
Word ed Excel (30h – 36h)
A4 - Corso avanzato 1: differenze funzionalità base MS Office – Openoffice nell’ambito di
Access e Power Point (28h - 32h)
A5 -Corso avanzato 2: differenze funzionalità avanzate MS Office – Openoffice nell’ambito
di Access e Power Point (32h – 36h)
In questa prima fase di sperimentazione si può ipotizzare di erogare i corsi in modalità tradizionale,
pensando poi alla organizzazione di lezioni in modalità e-learning per un eventuale estensione della
sperimentazione a tutta l'Amministrazione Centrale.
2.3.
Il supporto agli utenti
Il supporto sarà erogato secondo le diverse modalità già attive nell'Ateneo e con differenti livelli di
coinvolgimento a seconda delle varie fasi attivate:
• realizzazione di una guida rapida operativa, con schermate della suite OpenOffice in
oggetto, destinata all’utenza di livello base ed avanzato.
• realizzazione di una guida di riferimento all’utilizzo delle procedure di terze parti
focalizzata nelle modalità di integrazione con la suite OpenOffice.
• supporto diretto mediante contatto, telefonico o via e-mail, tramite il Contact Center
d’Ateneo, mediante la fornitura di un servizio di Help Desk.
2.4.
Aspetti tecnici.
Il supporto tecnico sarà finalizzato alla gestione operativa con lo scopo di personalizzare le
postazioni di lavoro e lo stesso pacchetto Openoffice, in modo da rendere quanto più agevole
l'utilizzo del nuovo software.
2.4.1. Definizione del formato documentale
Tra le scelte da adottare c'è quella del formato documentale che dovrà essere utilizzato come
standard di Ateneo, OpenDocument oppure Microsoft Office (.doc .xls .ppt ecc..).Si
potrebbe decidere di operare per fasi successive, fino ad un definitivo passaggio, come
obiettivo a lungo termine, ad Openoffice che consentirebbe di utilizzare come formato
standard OpenDocument. A seguito di tali considerazioni la migrazione verso OpenOffice
deve essere un processo graduale, pertanto per un certo periodo di tempo non tutti i client
saranno in grado di leggere formati OpenDocument. Inizialmente i formati di Microsoft
Office potranno essere mantenuti come standard, solo dopo aver raggiunto una massa critica
di client dotati di OpenOffice sarà possibile passare al formato OpenDocument.
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2.4.1. Configurazione delle postazioni di lavoro
Le postazioni coinvolte nella sperimentazione potranno essere configurate secondo specifiche
esigenze, e lo stesso pacchetto Openoffice potrà essere modificato in modo da semplificarne
l’uso e ridurre l’impatto verso l’utente finale. Di seguito alcune raccomandazioni tecniche
che potrebbero essere adottate:
•
•
•
•
•
•
Installazione della suite Openoffice
Installazione di prodotto sostitutivo di Outlook (Thunderbird e sue estensioni)
Openoffice deve essere impostato come programma predefinito quando si aprono file
con estensione .doc, .xls, .ppt...
Installazione di eventuali estensioni che possono risultare utili per l'utenza
Installazione di modelli di documenti di uso frequente
Attivazione Quickstart di OpenOffice per velocizzare l'avvio, poiché risulta più lento di
MS Office
2.4.2.
•
•
2.5.
Migrazione dei documenti
analisi documentale per la verifica della criticità di migrazione dei documenti attraverso
una verifica delle tipologie di file utilizzati e valutazione della complessità degli stessi
al fine di poter procedere ad una conversione senza problemi.
conversione di tutti i file in open office e creazione di modelli di documento standard
Comunicazione
Per informare gli utenti in merito ai cambiamenti in atto nonché ai corsi di formazione saranno
utilizzati i vari canali informativi istituzionali disponibili, portando gli utenti alla consapevolezza
dell’importanza dello scopo finale dell’intervento stesso ed al loro coinvolgimento e motivazione.
Le iniziative che vengono proposte allo scopo di garantire un rilevante impatto informativo
sull’utenza sono :
• Pubblicazione di specifiche news nell’area pubblica del Portale d’Ateneo, per informare
della
sperimentazione in corso.
• Realizzazione di una sezione del sito del CSI dedicata alla sperimentazione in corso
all’interno
dell’Amministrazione, con relative informazioni e link utili.
• Informazione e promozione, tramite mailing list istituzionali, della specifica sezione
dedicata
all’Open Source sul sito del CSI e del relativo servizio di
assistenza telefonica erogato dal
Contact Center d’Ateneo.
2.6.
Monitoraggio
Allo scopo di acquisire suggerimenti e segnalazioni durante le varie fasi della sperimentazione, si
può ipotizzare un ruolo attivo del Contact Center d’Ateneo non solo finalizzato al supporto agli
utenti. Infatti il Contact Center potrà essere coinvolto nella fase di monitoraggio del progetto,
predisponendo dei sondaggi finalizzati a verificare l’andamento della sperimentazione presso gli
utenti delle strutture coinvolte.
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3. I costi da sostenere.
Per calcolare i costi si è fatto riferimento a valori medi di mercato, per i quali si è tenuto conto che:
•
•
•
il Cineca, per la formazione degli utenti, prevede un costo giornaliero di € 700,00;
una società specializzata nella formazione ha stimato un costo medio orario pari ad €
130,00, comprensivo di assistente, e per tale valutazione ha fatto riferimento al tariffario per
la formazione FSE;
il supporto tecnico può essere svolto da personale di categoria C, con un costo giornaliero
pari ad € 260,00, secondo i valori riportati nell'allegato A del “Regolamento di Ateneo per
la disciplina delle attività per conto terzi e la cessione di risultati di ricerca”
In attesa di prendere decisioni sul futuro della sperimentazione, e quindi sulla predisposizione
dei corsi in modalità e-learning, si prevede di erogare i corsi in questa fase nelle classiche
modalità in aula, esclusivamente di tipo base A2 ed A3.
Per la fase 1, trattandosi di un laboratorio presso il CSI, non si prevede alcun costo.
Fase 2: Tabella costi formazione
Corso
Partecipanti
Session Ore
i
Sessione
x Costo
A2
22
1
30
€ 3.900,00
A3
22
1
36
€ 4.680,00
€ 8.580,00
Fase 2: Tabella costi manualistica
Attività
Guida operativa
Openoffice
Costo
differenze
MS
Office
Guida utilizzo procedure terze parti
- € 750,00
€ 250,00
€ 1.000,00
Fase 2: Tabella costi supporto tecnico
Attività
N.ro postazioni
Ore
Costo
Configurazione postazioni di lavoro 16
16
€ 520,00
Migrazione documenti e verifica 16
SW
32
€
1.040,00
€
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1.560,00
Fase 2: Tabella costi totali
Attività
Costo
Formazione
€ 8.580,00
Manualistica
€ 1.000,00
Supporto tecnico
€ 1.560,00
€ 11.140,00
4. Analisi impatto tecnico ed organizzativo
Dallo studio di fattibilità è risultato che un certo numero di procedure sono utilizzate da un
considerevole numero di utenti. Alcune di tali procedure interagiscono con gli strumenti di MS Office;
tale situazione comporta un impatto elevato nell'introduzione del pacchetto Openoffice e pertanto
vanno analizzate la singole procedure per verificare la fattibilità del passaggio nonché i costi.
4.1.
Le procedure centralizzate
Le applicazioni centralizzate che si integrano con gli strumenti di MS Office sono:
•
•
•
•
•
•
•
ASIP, con circa 250 utenti
CIA, con circa 560 utenti di cui 70 Amministrazione Centrale
CSA, con circa 210 utenti
Procedura INPDAP, con circa 20 utenti
SIOC, con 6 utenti dell'Ufficio Organi Collegiali
Protocollo informatico
Firma digitale e PEC
ASIP
La procedura ASIP utilizza MS Word ed Excel ma, non essendo attualmente prevista una
manutenzione evolutiva, non è pensabile alcun intervento di adeguamento ad uno strumento di
Office Automation diverso da quello attuale, con il quale è fortemente integrato.
CIA
Il CINECA conferma che l'attuale funzione di 'stampa word' dei documenti presenti nella
procedura CIA è predisposta per il suo funzionamento unicamente con il prodotto Word di
Microsoft, non è possibile quindi dare alcuna garanzia di funzionamento con il prodotto 'Open
Office' o altri prodotti 'alternativi'; anzi il CINECA anticipa, anche senza avere fatto prove
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approfondite in merito, che con ogni probabilità il meccanismo di stampa word non funziona
attualmente con prodotti diversi da MS Word.
Discorso diverso invece per la funzione di esportazione dei file verso excel; tale funzione infatti, al
di là del nome, non è effettivamente integrata con Excel, ma si limita ad esportare un file in
formato .csv e poi aprirlo con il programma a cui l'estenzione file .csv è associata di default,
pertanto tale meccanismo dovrebbe funzionare anche con prodotti alternativi ad Excel.
Un ulteriore osservazione del Cineca per il nostro ateneo: tutte le considerazioni fatte sopra infatti
valgono per gli specifici PC su cui la procedura CIA è installata, nella nostra realtà, basata
sull'utilizzo di CIA in terminal server, i PC dei singoli utenti non sono comunque minimamente
interessati da tali 'vincoli', semmai il problema riguarda solo i computer che 'fungono' da terminal
server per la procedura CIA..
Attualmente ci sono 8 server per la gestione dei terminali remoti, e solo su tali postazioni si
potrebbe pensare di mantenere una installazione di MS Office.
CSA
Per quanto riguarda la procedura del personale CSA, il Cineca, sollecitato in merito ad un possibile
adeguamento della procedura, afferma quanto segue:
1) CSA prevede, al termine di alcune sue funzioni di stampa, di eseguire automaticamente il
programma MS Word generando un documento con la funzionalita' "Stampa unione", unendo un
modello di documento già predisposto con valori di campi di tali modello comuncati da CSA al
momento dell'esecuzione della funzione.
2) Le funzioni di CSA coinvolte sono limitate e di uso occasionale (ad esempio: Stampa
certificazione INPS a gestione separata, Stampa certificazione lavoro autonomo, Caricamento
consulenti dell'anagrafe prestazioni, Stampa stato giuridico economico)
3) Per poter produrre le "stampe unione" esaminate senza utilizzare MS Word sono necessarie
alcune modifiche in CSA, che a seconda della soluzione da intraprendere avranno tempi e costi
molto diversi.
a) lancio automatico da CSA di OpenOffice come ora avviene per MS Word
Occorre riscrivere macro ora il Visual Basic all'interno di modelli MS Word con
analogo strumento Basic di OpenOffice e eseguire l'esecuzione automatica di
OpenOffice da CSA.
Prevediamo 15 giorni di lavoro, riservandoci di modificare questa stima una volta
analizzate in dettaglio le problematiche.
b) lancio e composizione documento da stampare con OpenOffice in modalità manuale
In questo caso si potrà eseguire la stampa unione aprendo in OpenOffice il file modello
e unendo come sorgente dati un file txt prodotto dalal funzione CSA.
Gia' ora utilizzare questa strada e' possibile.
Abbiamo provato ad esempio aprendo in OpenOffice CERTLAVAU.doc e, utilizzando il
file CERTLAVAU.TXT prodotto con una esecuzione della funzione "Stampa cert. lavoro
autonomo" con lo strumento "Stampa guidata in serie" di OpenOffice.
Certificare questa possibilità in CSA presuppone una modifica per evitare il lancio
automatico di MS Word (se impostato un nuovo parametro a livello di configurazione)
e la verifica che tutte le stampe unione producano e non cancellino i file dati utilizzati
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nel processo di stampa unione.
Stimiamo 3 giorni lavorativi
Procedura Inpdap
Per la procedura Inpdap valgono le stesse considerazioni fatte per la procedura ASIP.
SIOC
Anche l'attuale sistema di gestione degli organi collegiali rientra nelle procedure da sottoporre a
verifica, pur essendo utilizzato da un solo ufficio con un numero limitato di utenti.
Protocollo informatico
Nel protocollo possono essere acquisiti file immagine (.tiff/pdf) oppure file prodotti con strumenti
Office, oppure file binari (es .zip). In particolare, va verificata la disponibilità di visualizzatori .tiff
(equivalanti al MS document imaging), nonchè di visualizzatori di documenti (intendendo con
questo termine non solo i .doc) prodotti con MS Office su PC sprovvisti di tale suite.
Firma digitale e PEC
Il prodotto DigitalSign attualmente utilizazto per la sottoscrizione (e la verifica) dei documenti
risponde al requisito “WYSIWYS”:il file da firmare è cioè visualizzato in modo contestuale
all’atto della firma. Quindi, visto che i formati accettabili sono tutti quelli MS-Office (.doc, .xls,
.ppt, etc.) va verificata la compatibilità del prodotto con documenti prodotti con gli equivalenti
prodotti della suite OpenOffice. Analogo discorso per gli allegati PEC. Inoltre, per quanto riguarda
la problematica di registrazione di protocollo dei messaggi PEC, oggi si procede con il loro
salvataggio in formato “eml” che contiene tutti i dati di certificazione del messaggio. Vanno quindi
verificati i formati di salvataggio nella nuova piattaforma, la loro completezza e l’interoperabilità
con chi detiene postazioni MS (che potrebbe dover leggere la registrazioen di protocollo eseguita
da un utente dotato di Open Office), e viceversa.
4.2.
La altre procedure
Particolare attenzione dovrà essere posta alla valutazione di altre procedure che utilizzano gli
strumenti office e che non sono incluse fra le procedure centralizzate sopra descritte. Dovranno
essere analizzate le procedure segnalate dagli utenti nel questionario verificando la possibilità di
una migrazione ad Openoffice.
4.3.
L’impatto organizzativo
L’introduzione di un nuovo pacchetto software, in sostituzione di uno ampiamente diffuso e il cui
uso e’ già consolidato nell’utenza, richiede un notevole impegno nel valutare le conseguenze della
trasformazione a livello organizzativo, culturale e tecnico.
L’utente medio è già abituato all’utilizzo degli strumenti MS Office, in particolare Word ed Excel;
di tali software conosce i menù, le funzioni, le scorciatoie e pertanto, cambiare strumento passando
agli equivalenti software di Openoffice, potrebbe creare comprensibili resistenze, specie se non
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vengono fornite valide motivazioni per questo cambiamento. Di fondamentale importanza saranno
pertanto le fasi della formazione e della comunicazione che devono fare fronte con decisione a
questa resistenza mettendo in evidenza tutti gli aspetti positivi di questa trasformazione mediante
una decisa campagna di informazione, e devono in modo semplice formare gli utenti con corsi
mirati secondo le reali necessità di ogni singolo dipendente.
Proprio per superare le resistenze e le diffidenze dell’utenza, è molto utile l’approccio
incrementale, che parte da una sperimentazione che coinvolge solo poche strutture, selezionate
secondo opportuni criteri di disponibilità all’innovazione e al cambiamento, per arrivare poi ad un
totale progressivo coinvolgimento di tutto l’Ateneo.
5. Scenari futuri
Scopo della sperimentazione è una corretta valutazione dell'impatto tecnico ed organizzativo che
comporta la completa migrazione ad Openoffice, nonché una stima dei costi necessari per ottenere i
risultati prefissati e il risparmio che si ottiene dal mancato rinnovo delle licenze Microsoft. A tal scopo
si propone di seguito un riepilogo sull'utilizzo e sui costi attuali delle licenze ed alcune valutazioni sul
costo della migrazione.
Si ricorda che l’Università Federico II ha adottato due modalità per acquisire le licenze Microsoft:
Campus e Select.
Microsoft Campus Agreement è il programma di noleggio dei prodotti Microsoft creato per rispondere
al meglio ai bisogni del mondo universitario, che prevede la possibilità di noleggiare ad un prezzo
molto conveniente una vasta gamma di prodotti Microsoft e il cui canone si basa sul numero totale di
dipendenti. L’Ateneo ha sottoscritto un contratto Campus triennale per 1030 dipendenti
dell’Amministrazione Centrale per un canone di € 50.000 annui, a copertura di tutti i servizi e
applicazioni Microsoft (S.O., Office, Terminal Server, ….), e tale modalità non prevede limiti sul
numero di pc per dipendente.
Nell’ambito del progetto di migrazione ad un prodotto Office open source è opportuno valutare che
eliminare le licenze Office integrate nel programma Campus ha come conseguenza la disattivazione in
toto del contratto Campus, poiché il contratto Campus è comprensivo di tutti i prodotti. Pertanto le
licenze per i sistemi operativi, terminal server ed altri prodotti attualmente compresi nel contratto
Campus dovranno essere acquisite secondo altri canali, come il programma Microsoft Select. In ogni
caso andrebbe ridiscusso con Microsoft il rapporto complessivo in merito al pacchetto Office per una
valutazione corretta dei costi.
Di seguito si espone una tabella che riporta i costi previsti per la predisposizione dei corsi in modalità
e-learning; tali costi derivano da indicazioni di mercato e non tengono conto dei costi di erogazione.
Tabella costi formazione:
Corso Tipologia
Costo
A1
E-learning
€ 7.500,00
A2
E-learning
€ 6.500,00
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A3
E-learning
€ 7.500,00
A4
E-learning
€ 6.500,00
A5
E-learning
€ 7.500,00
€ 35.500,00
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